GUIDE À L'INTENTION DES UTILISATEURS DE LA CONFÉRENCE WEB VIA SERVICE DE SOUTIEN PÉDAGOGIQUE ET TECHNOLOGIQUE SSPT

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1 GUIDE À L'INTENTION DES UTILISATEURS DE LA CONFÉRENCE WEB VIA SERVICE DE SOUTIEN PÉDAGOGIQUE ET TECHNOLOGIQUE SSPT PARTICIPANT elearning & emeeting DERNIÈRE MISE À JOUR : FÉVRIER 2013

2 Table des matières Table des matières... 2 La conférence Web Via... 4 Démarches à effectuer avant votre première rencontre Via... 5 Matériel nécessaire... 5 Configuration requise... 5 Accéder à Via... 5 Le test de configuration... 6 Autoriser l'affichage de fenêtres... 7 Modifications au compte Via... 8 Présentation de la plateforme Via Accéder à une activité Via Accéder au compte Via Les périphériques La page d accueil Via Mes activités Les Modes Accéder Enregistrements Mes messages Les rôles dans Via L interface du participant Via La rétroaction non verbale Le clavardage Les options personnelles La gestion des droits de parole La bande passante Les outils de présentation Outils d annotation Télécharger un document Sondages Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 2

3 6. Le travail en ateliers Quitter l activité Télécharger une activité en format MP3 ou MP Soutien technique Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 3

4 La conférence Web Via La conférence Web Via est un outil de communication qui permet de réunir des gens dans un même lieu virtuel malgré la distance qui les sépare. Elle permet dans un premier temps une communication synchrone, c'est-à-dire en temps réel, de tous les participants avec un minimum d équipement : un ordinateur muni d une connexion Internet haute vitesse, une caméra Web, un micro-casque. Et dans un deuxième temps, une communication asynchrone permettant le visionnement ou l écoute d une activité Via en différé. Ces dernières années, la webconférence Via a été mise à profit dans le but d offrir certains cours à distance. Ainsi, certains programmes ont été développés entièrement en ligne dont la maîtrise qualifiante en sciences de l éducation. Finalement, un mode hybride, c est-à-dire un regroupement d étudiants en présence à l UQTR ainsi que des étudiants à distance par Via, a également fait son apparition pour répondre au besoin de formation de certains étudiants hors campus. Le présent guide se veut un outil de référence pour les étudiants, utilisateurs de la conférence Web Via, et est divisé en deux sections. La première partie présente les démarches à effectuer avant une première rencontre sur Via et la deuxième partie, les diverses fonctionnalités de l outil Via. De plus, un soutien technique est offert lors de chacune des conférences Web ainsi que 30 minutes avant celles-ci au numéro suivant : (866) poste 1 ou au poste 6222 depuis les locaux de l UQTR. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 4

5 Démarches à effectuer avant votre première rencontre Via Voici un résumé des démarches à effectuer avant de participer à une activité Via. Matériel nécessaire Un micro-casque (important pour éviter l écho); Une caméra Web (selon les exigences du présentateur); Un ordinateur avec un processeur d au moins 1 GHz, mémoire RAM d au moins 1Go. Configuration requise Une connexion Internet haute vitesse (éviter les connexions sans fil); Un navigateur recommandé par SVI (Explorer (6.0+), Mozilla FireFox (1.0+), etc.); L extension Adobe Flash Player 11.1 ou une version plus récente disponible à cette adresse suivante : Accéder à Via Pour accéder à la plateforme Via, rendez-vous à l adresse Identifiez-vous avec votre nom d utilisateur et votre mot de passe que vous utilisez pour accéder aux ordinateurs des salles publiques et au réseau sans fil. Pour créer ou modifier vos codes d accès, utilisez un ordinateur des salles publiques de l UQTR ou rendez-vous dans votre portail sous l onglet Informations personnelles, au bloc Gérer, et cliquer Choisir un mot de passe salle publique/réseau sans fil. Visitez la page via.uqtr.ca/aide pour plus d informations. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 5

6 Le test de configuration Avant votre première activité Via, rendez-vous dans la section Accueil. Cliquer ensuite sur Assistant de configuration pour vérifier votre vitesse de connexion, la performance de votre ordinateur ainsi que le bon fonctionnement de la sortie audio, du microphone et de la caméra Web. Suivre les indications qui apparaitront à l écran. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 6

7 Si vous éprouvez des difficultés à configurer vos périphériques, communiquez avec le soutien technique au numéro suivant : (866) poste 1 ou au poste 6222 depuis les locaux de l UQTR. Vous devrez refaire l assistant de configurations toutes les fois que vous utiliserez un ordinateur différent pour accéder à Via ou lorsque vous changerez l un de vos périphériques. Autoriser l affichage de fenêtres Si certaines fenêtres sont bloquées par votre navigateur Internet Explorer, vous devrez ajouter le domaine UQTR à vos sites de confiances. Cliquer sur l onglet Outils, en haut, à droite de votre navigateur puis Options Internet. Sous l onglet Sécurité, sélectionner Sites de confiances puis cliquer sur Sites. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 7

8 Inscrire dans la zone de texte *.uqtr.ca. Décocher la case Exiger un serveur sécurisé (https) pour tous les sites de cette zone. Cliquer Ajouter et ensuite Fermer. Redémarrer votre navigateur pour appliquer la modification. Modifications au compte Via Dans l onglet Mon profil de votre compte Via, vous pouvez mettre à jour certaines informations personnelles (zones en rouge ci-dessous) : vérifiez votre nom et prénom : si un chiffre apparait à la fin de votre nom de famille, vous pouvez le retirer. Sélectionnez le sexe (par défaut, le système indique Homme à tout nouvel utilisateur) et notez les numéros de téléphone pour vous rejoindre si vous le désirez. Votre nom d utilisateur et mot de passe sont les mêmes informations qui vous permettent d utiliser un ordinateur des salles publiques ou le réseau sans fil. Pour modifier votre mot de passe, cliquez ici. De plus, vous devez conserver votre adresse courriel de l UQTR dans le champ courriel. Pour connaître la démarche pour rediriger les courriels à une autre adresse, cliquez ici. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 8

9 Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 9

10 Présentation de la plateforme Via 1. Accéder à une activité Via Accéder au compte Via Si vous accédez à la plateforme Via par le biais de l adresse vous devrez vous identifier avec votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Visitez la page pour plus d informations. Les périphériques Lors d une activité Via, il est obligatoire d utiliser un micro-casque. L utilisation du micro-casque plutôt qu un microphone intégré à un portable ou une caméra Web assure une meilleure qualité de son et évite l écho dans les haut-parleurs. Selon le type de rencontre, il peut être recommandé d utiliser une caméra Web. 2. La page d accueil Via Mes activités La page d accueil de Via affiche vos activités passées et à venir par le biais du calendrier. Les Modes Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 10

11 À droite de la liste des activités, deux modes différents sont proposés : - Accéder Le mode Accéder permet d accéder à la conférence Web. Ce mode apparait 30 minutes avant le début de l activité. - Enregistrements Le mode Enregistrements permet, quant à lui, de revisionner une activité Via ainsi que les documents ou les tableaux blancs partagés. Les enregistrements doivent être rendus disponibles par le présentateur de la rencontre pour que le participant puisse y accéder. Si vous n avez pas été invité à l activité à partir de votre compte Via, utilisez le lien Web fournit dans le courriel pour accéder à l enregistrement. Mes messages Les messages envoyés par d autres participants d une rencontre Via s affichent dans l onglet Mes messages. Cliquer sur Nouveau message pour écrire à un ou plusieurs participants (s). Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 11

12 3. Les rôles dans Via Cette icône symbolise le Présentateur de la rencontre. Il peut, en tout temps, reprendre le contrôle de l animation de la rencontre. Il possède tous les droits de gestion: micros, clavardage, caméras, annotations et tableaux blancs. Son rôle lui permet aussi de déterminer le rôle des invités : animateur ou participant. Il y a un seul présentateur par rencontre. Cette icône représente un Animateur. Il est nommé par le présentateur de la rencontre. L animateur, lorsqu il est actif, possède les droits de gestion des outils de communication (micros, clavardage, caméras, annotation). Il peut y avoir plusieurs rôles animateurs pendant une rencontre mais seulement un animateur actif à la fois. Cette icône représente le Participant. Le participant a accès à l activité Via, 30 minutes avant son début. Son droit d interaction est géré par le présentateur ou l animateur. Le participant n a pas accès au mode Préparation d une activité Via. Lorsque nécessaire, une personne ayant un rôle de participant pourra obtenir un rôle d animateur. Cette modification peut être effectuée pendant la rencontre et à plusieurs reprises. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 12

13 4. L interface du participant Via Voici l interface des participants dans Via. Les icônes de communication disponibles sont régies par le présentateur ou l animateur. Lorsque l icône est encadrée de vert, l outil de communication est activé (micro, caméra). rétroaction non verbale activation de la caméra Web activation du microphone (débuter par un réglage à 50 % et ajuster au besoin) contrôle des hautparleurs Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 13

14 La rétroaction non verbale Quelques icônes permettent aux participants de communiquer rapidement avec le présentateur et l animateur. Ces icônes se situent dans le menu déroulant des états de la section options personnelles. Cliquer sur la flèche à droite de l icône pour ouvrir le menu. Demander le droit de parole. Je suis d accord. Je ne suis pas d accord. Je comprends. Je ne comprends pas. Je suis absent. Je suis occupé. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 14

15 Le clavardage Le clavardage, lorsque rendu disponible par l animateur ou le présentateur, permet une rétroaction non verbale et rapide envers un ou tous les autres participants ou seulement vers l animateur. Les options personnelles Le présentateur ou l animateur peut octroyer des droits différents aux participants selon les options qu il aura cochées : caméra Web, microphone, la barre d outils d annotations. Si les droits à la caméra et au microphone ont été accordés, cliquer sur l icône de la caméra Web et du microphone. Lorsque les périphériques sont activés, l icône est encadrée de vert. Le haut-parleur est activé par défaut. Cliquer sur l icône du haut-parleur pour le désactiver. La gestion des droits de parole Pendant l activité, l ordre d affichage des participants se modifie lorsqu un participant lève la main: le participant qui a levé la main voit son nom se classer en tête de liste. Le présentateur et l animateur peuvent ainsi donner le droit de parole à celui qui en a fait la demande. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 15

16 La bande passante À gauche de chacun des noms des participants, un rectangle coloré indique la qualité de la connexion Internet : un rectangle vert représente une bonne connexion, jaune une connexion moyenne et rouge une mauvaise connexion. Une bande jaune ou rouge peut compromettre la qualité de la rencontre pour ces participants. Voilà pourquoi il est important d avoir une connexion Internet haute vitesse et d éviter les réseaux sans fil. 5. Les outils de présentation Outils d annotation La barre d outils offrant les fonctions d annotation permet aux participants d écrire à l écran et sur les documents présentés. L animateur ou le présentateur peut la rendre accessible aux participants : elle se situe en haut, à droite de l interface. 1. Crayon 2. Surligneurs : jaune, vert, rose, orange ou bleu 3. Estampes : crochet, croix ou flèche 4. Grosseur des caractères 5. Formes rapides : cercle, rectangle ou ligne 6. Pointeur laser 7. Outil de déplacement 8. Curseur pour sélectionner ou déplacer un objet ou du texte 9. Gomme à effacer Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 16

17 10. Sélection de couleurs pour tous les outils à l exception du surligneur 11. Largeur de trait Télécharger un document Les participants peuvent télécharger un document, si le présentateur le rend disponible, en cliquant sur Documents à télécharger au bas, à droite de l écran. Sondages L animateur actif ou le présentateur peut créer différents types de sondages (oui ou non, vrai ou faux, choix multiples, confirmation) et inviter ensuite les participants à y répondre. Si un sondage apparaît à l écran, sélectionner une réponse et cliquer sur OK. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 17

18 L animateur actif ou le présentateur peut, par la suite, partager les réponses obtenues. Le participant reçoit un graphique présentant les choix de réponses des participants. 6. Le travail en ateliers Les ateliers permettent de créer des espaces de travail restreints à certains participants. L animateur ou le présentateur intègre des participants dans les différents ateliers et peut ensuite aller y intervenir. Le premier participant intégré dans l atelier devient l animateur par défaut, à moins qu un animateur se joigne à cet atelier. De plus, les participants d un même atelier peuvent travailler en collaboration sur un tableau blanc et avec les mêmes outils que dans la rencontre principale. Tout participant redirigé vers un atelier doit réactiver ses périphériques (microphone et micro-casque). La réactivation doit également se faire lorsque l animateur actif de la rencontre ou le présentateur met fin aux ateliers. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 18

19 7. Quitter l activité Cliquer sur Quitter l activité pour quitter la rencontre. L activité se poursuivra normalement pour les autres participants. 8. Télécharger une activité en format MP3 ou MP4 Si le présentateur de la rencontre offre la possibilité de télécharger l activité en format vidéo ou audio, il vous suffit de retourner dans la liste des activités Via et de cliquer sur Télécharger pour récupérer le fichier. Vous pouvez également cliquer sur Visionner pour revoir l activité. 9. Soutien technique Le soutien technique à la plateforme Via est assuré par la compagnie SVI esolutions. Le service téléphonique est accessible du lundi au vendredi de 8h00 à 22h00 ainsi que les fins de semaine 30 minutes avant le début de l activité en ligne et au cours de cette même activité, et ce, jusqu à 22 heures. De l extérieur: au poste 1 De l interne : poste 6222 Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 19

20 Vous pouvez également accéder au site Web de soutien technique de la compagnie SVI esolutions ou consulter le site d aide Via de l UQTR. Guide à l intention des utilisateurs de la conférence Web - Participants 20