Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance. Le DESS CAAE à distance de l'iae de Nancy

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1 1 Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance Le DESS CAAE à distance de l'iae de Nancy Etude de cas rédigée par Florence Ducreau (IAE, responsable pédagogique, Gérard Casanova (IAE, administrateur de la plate-forme), Rodolphe Charrier (Vidéoscop, chargé de médiatisation), Philippe Perrey (Vidéoscop - chargé de mission FOAD), Hélène Papadoudi (Maître de Conférences à l Université Nancy 2 en Sciences de l Education) Octobre 2000 Résumé L IAE (Institut d administration des entreprises) de Nancy propose une formation modulaire en ligne à son DESS CAAE, Certificat d aptitude à l administration des entreprises. Ce projet qui a démarré en 1999, était au départ inscrit dans le cadre de NUO (Nancy Université Ouverte) qui regroupe deux universités et il s est élargi à l ensemble des universités de Lorraine (LUO, Lorraine Université Ouverte) avec le soutien du Conseil régional. La formation s adresse à des cadres en formation continue. En , il y avait 17 inscrits. Contact Université NANCY 2 - Pôle Lorrain de Gestion - IAE C.O , Rue Michel Ney NANCY CEDEX Tél : Fax : Le site de l institut est le suivant : http :// Contact : Florence Ducreau, Florence.Ducreau@plg.univ-nancy2.fr, responsable pédagogique Gérard Casanova, Gerard.Casanova@plg.univ-nancy2.fr Sommaire Introduction générale A/ Le projet, visées, enjeux B/ Le dispositif de formation mis en place C/ Les moyens mis en œuvre D/ Les démarches de suivi, d évaluation E/ Economie du dispositif de formation Introduction générale Le dispositif décrit dans cette étude est la mise en place du DESS CAAE à distance. Le DESS CAAE (Certificat d Aptitude à l Administration des Entreprises) est un diplôme national reconnu par l Etat et commun aux différents IAE. Le recrutement

2 2 pour le CAAE à distance a débuté à l automne 1999 et la formation en décembre 99. Le DESS CAAE à distance s inscrit dans le projet NUO, Nancy Universités Ouvertes, regroupant les universités nancéennes Henri Poincaré (Nancy 1) et Nancy 2. Ce projet répond à un appel d offres du Ministère de l Education Nationale et de la Recherche sur la formation continue en décembre Il s agissait de créer un système de formations modulaires en ligne. Le projet a débuté à la rentrée 98 ; après une année de préparatifs divers (choix d une plateforme, recrutements d enseignants, organisation générale, ), il est opérationnel depuis la rentrée 99 et bénéficie de cinq postes d enseignants à l Université Nancy 2 type PRAG (enseignants du second degré affectés dans l enseignement supérieur), appelés pour cette raison «enseignants NUO». Le projet s élargit maintenant à toutes les universités lorraines avec le soutien du Conseil Régional sous la désignation «Lorraine Université Ouverte». Le DESS CAAE à distance est conduit par l'institut d'administration des Entreprises qui est un organisme de formation et de recherche de l'université Nancy 2.

3 3 L IAE de Nancy Université NANCY 2 - Pôle Lorrain de Gestion - IAE C.O , Rue Michel Ney NANCY CEDEX Tél : Fax : Le site de l institut est le suivant : http :// L'Institut d'administration des Entreprises est un organisme de formation et de recherche de l'université Nancy 2. Il existe depuis 42 ans et fait partie d'un réseau national qui regroupe 27 instituts ayant pour objet la formation universitaire diplômante et la recherche de pointe en gestion. L'IAE de Nancy s'est fixé un objectif : créer les conditions pour que tout diplômé puisse trouver les moyens de son insertion professionnelle et les éléments de son développement personnel. Cette stratégie se décline de la manière suivante. 1/ Renforcer l'ouverture internationale : elle va de l'échange d'étudiants et d'enseignants à la mise en place de diplômes délocalisés en passant par une activité de recherche associant des équipes de différentes nationalités. 2/ Continuer à développer la professionnalisation des diplômes en recherchant les opportunités avec les milieux économiques. 3/ Amorcer une démarche de qualité de services. L'étudiant en formation initiale ou l'auditeur en formation continue ne doit plus être considéré comme un usager du service public. La qualité du service formation dépend tout autant de son comportement de citoyen que de l'activité pédagogique des enseignants et des intervenants extérieurs. L IAE de Nancy, y compris ses délocalisations (Antilles, Moscou, Luxembourg, Epinal, ), compte 600 étudiants inscrits cette année, dont la moitié concerne la formation continue. A/ Le projet 1 - Visées du projet Le public du CAAE à distance rassemble des salariés en formation continue qui n auraient pas pu suivre le DESS en présentiel. L objectif était donc d augmenter l accessibilité au diplôme, moins pour des raisons de distance que pour des raisons de temps, le problème étant pour les salariés de se dégager une ou plusieurs plages horaires dans la semaine pour la formation. De plus, il s agit d une formation individualisée, par la forme d accès aux cours qui est sécurisée (chacun se connecte avec un nom d accès et un mot de passe) et par la possibilité de suivre uniquement le ou les cours dont l apprenant a besoin pour compléter ses compétences, et non toute la formation comme cela est demandé en présentiel. Ceci dit, les examens de fin de formation sont les mêmes pour tous les candidats quels que soient les enseignements suivis. La formation n est donc pas individualisée au sens d une formation «à la carte», avec un parcours propre à chaque candidat. Le diplôme est cadré sur ce qui est dispensé au niveau national en présentiel ; il n est donc pas question pour l instant d en modifier la structure. L aspect autoformation est clairement affiché dans ce dispositif : le temps de formation et le choix des modules (individualisation) est laissé à la libre

4 4 appréciation de chacun dans des limites fixées par le responsable pédagogique. Le gain de temps est précieux pour les cadres d entreprises. A cela s ajoute un aspect nouvelles technologies qui semble séduire bon nombre de salariés, voyant là une occasion de découvrir des procédés de formation innovants. Autant du côté des formateurs que du côté des apprenants, la dimension de test de ces nouveaux dispositifs est fondamentale. Et bien sûr, il s agit d exploiter au mieux les outils disponibles, notamment les outils de communication puisque tout se fait à distance. Il est en projet de développer une documentation accessible en ligne et des dispositifs de collecte d information pour certains cours. Pour ce qui est des coûts de la formation, ceux-ci diminuent surtout pour les apprenants qui économisent sur les déplacements et pour les entreprises qui sont gagnantes sur la réduction du temps de formation ; pour l institut, les dépenses n ont pas diminué, en tout cas pour cette phase de mise en place du dispositif. De même, il ne s agit pas dans l immédiat d augmenter l offre de formation. Par contre, sur un plan stratégique et commercial, vis à vis des autres IAE ou écoles de Gestion par exemple, cette mise en réseau de la formation est cruciale. Type d architecture de formation Le CAAE qu il soit présentiel ou à distance suit une maquette au plan national élaborée par le réseau des IAE. Voir le détail de la formation à l adresse suivante : http :// Il n a pas pour objectif l étude ou la mise en place d un logiciel de gestion ou autre. Ceci dit, un des points clés du dispositif est l existence de forums, un principal et un par discipline, qui permettent des échanges entre les salariés inscrits ou des échanges de documents (travaux de groupe). 2 Enjeux et innovations du projet Le processus de mise à distance a entraîné un certain nombre de modifications. Tout d abord, des compétences techniques et des équipements nouveaux ont été requis : utilisation d une machine serveur hébergée au sein du CIRIL, centre de ressources informatiques inter universitaire, désignation d un administrateur de la plate-forme, utilisation de logiciels dédiés à la création de documents Internet. Sur le plan pédagogique, les modes de formation changent aussi puisque l essentiel du travail se fait sur supports multimédia (il n y a pas de cours présentiel) et la communication par réseau, sans pour autant modifier le domaine de formation d origine qui reste la gestion. Le temps de la formation se gère en semaines et le suivi peut se faire de façon asynchrone. Les formateurs ont de ce fait de nouvelles fonctions à tenir nécessitant des compétences informatiques de base pour l utilisation simple de la plate-forme jusqu à la mise en ligne de documents en passant par la création de QCM.

5 5 Le public est différent puisqu on peut toucher ainsi des personnes qui ne se seraient pas inscrites en mode présentiel. La moyenne d âge et de revenus est plus élevée qu en formation initiale : il s agit de salariés cadres supérieurs. Du point de vue organisationnel, un poste PRAG (enseignant du second degré affecté dans l enseignement supérieur) NUO a été créé au sein de l IAE pour répondre à la demande des nouvelles compétences que requiert un tel dispositif. Le poste a été pourvu par un enseignant nouveau à l Institut. Tous ces changements ont été acceptés par les enseignants du CAAE qui ont pris part activement au projet ; les personnels administratifs n ont vu aucune modification dans les modalités d inscription. L organisation préexistante a facilité la tâche : une longue expérience du DESS en présentiel et un fort esprit de l équipe tourné vers les nouvelles technologies ont permis la réalisation concrète du dispositif. Actuellement, afin d ouvrir de nouvelles perspectives, des partenariats entre l IAE, d autres écoles universitaires de Gestion et les opérateurs du réseau (France Télécom notamment) sont fortement envisagés. 3 Avancement du projet Le DESS CAAE existe déjà depuis une dizaine d année ; sa version à distance n est pas encore complètement stabilisée mais cela ne remet pas en cause le diplôme. Des ajustements se feront nécessairement selon les progrès de la technique, les modes de travail, etc. Il s agit d une expérimentation et en tant que telle, elle subit différentes influences censées améliorer le dispositif. Ainsi, même si une politique planifiée existe pour le diplôme, il peut être amené à évoluer en cours d année si des besoins particuliers apparaissent qui n étaient pas prévus (par exemple une formation supplémentaire aux outils de la plate-forme). B/ Le dispositif de formation mis en place 4 - Publics, objectifs de formation, recrutement Objectifs de formation Le CAAE, c est : une formation diplômante, sanctionnée par un diplôme de 3ème cycle (Bac+5), DESS reconnu par l'etat, une formation généraliste qui aborde les différents domaines de la gestion des entreprises. Par ses apports conceptuels et méthodologiques, le CAAE peut jouer un rôle décisif dans la carrière des cadres en leur permettant de consolider, d'organiser et

6 6 d'enrichir les connaissances acquises en entreprise. Les programmes sont conçus de manière à donner aux auditeurs une formation générale à la gestion des entreprises, sans impliquer de connaissances préalables dans les disciplines dispensées. Il leur permet également une évolution vers des postes de responsabilité plus large et favorise ainsi le passage de fonctions techniques à des fonctions technicocommerciales ou à des responsabilités d'usines, voire de filiales. C est l éloignement et le manque de temps qui les conduit à choisir ce type de formation à distance. Public Le CAAE s'adresse aux cadres en Formation Continue. C est un public divers (médecin, ingénieur). La promotion se compose cette année de 17 auditeurs (ou apprenants). Inscrits au DESS CAAE à distance Première année 17 Recrutement Comme pour tous les DESS, l'inscription n'est jamais automatique, elle suppose : la possession de l'un des diplômes suivants : Ingénieur, Maîtrise, Diplôme de pharmacien, médecin, architecte, Diplôme étranger de niveau équivalent (attestations de diplôme et relevés des notes ou des mentions obtenues, traduits en français, à fournir), et d une expérience professionnelle d'au moins 5 ans en position de cadre, le dépôt d'un dossier d'inscription au concours d'accès à la formation auprès du secrétariat de l'iae, une autorisation d'inscription accordée par le Jury de sélection à l'entrée au DESS CAAE, l'inscription administrative des candidats admis, avec paiement des droits d'inscription universitaires, pour les personnes souhaitant bénéficier du régime "Formation Continue", la signature, entre l'iae et l'employeur du candidat, ou l'organisme dont il dépend, d'une convention de Formation Continue qui fixera les conditions et le coût spécifique de la formation. La sélection se fait au travers de : un test écrit de culture générale, un entretien se déroulant devant un jury composé d'un universitaire et d'un professionnel. Tous les candidats sans exception doivent passer le test. Les résultats au concours ne constituent qu'un des éléments d'appréciation : le cursus antérieur, la motivation sont également pris en considération.

7 7 Les apprenants sont globalement favorables à ce mode d apprentissage entièrement à distance. Aucun pré-requis n est exigé en informatique. Cependant on a constaté la nécessité d organiser des séances de formation à l usage de la plate-forme pour certains étudiants et même des séances plus particulières à une fonctionnalité donnée : par exemple sur la façon de télécharger des documents de travail (deux séances de deux heures ont été nécessaires). 5 - Objectifs de formation liés aux fonctionnalités de la plate-forme On peut mettre en exergue deux grands objectifs de formation typiquement liés à la plate-forme. Il s agit tout d abord de l autonomie d apprentissage (même si le public visé est déjà habitué dans son environnement professionnel à cette autonomie) à travers : la connexion et la consultation libre des contenus de formation disponibles via l Internet ; c est le concept de la plate-forme de formation en mode connecté (ici WebCT) la gestion individuelle des temps et du rythme de la formation dans le cadre de dates fixées à l avance dans le calendrier l auto évaluation par les exercices auto-corrigés de la plate-forme l apprentissage collectif grâce aux outils de communication (échange d informations par messagerie, forum, tableau blanc) : l autonomie ne mène pas à l isolement Il s agit ensuite des méthodes de travail : l usage de l outil informatique pour toutes les phases de traitement et de consultation des documents (récupération, envoi, création et mise en forme éventuellement à l extérieur de la plate-forme, etc.) le travail coopératif structuré via le tableau blanc ou le forum avec des documents partagés la communication d informations et la discussion par messagerie électronique (tutorat, forum, ). 6 - Organisation et pédagogie L enseignement est modulaire et complètement à distance, à l exception des séminaires : la formation se fait sur deux années universitaires et représente 465 heures équivalent TD (HETD) dont une partie se déroule sur la plate-forme (voir les détails plus loin), aucun cours n a lieu en présentiel, un séminaire de regroupement est prévu avant chaque cours «on line» et en fin de cours, en moyenne, un regroupement a lieu tous les deux mois, en général le samedi (pour respecter les emplois du temps), chaque apprenant bénéficie d un suivi individualisé hebdomadaire,

8 8 l apprenant utilise des ressources pédagogiques multimédias sur cédéroms et sur la plate-forme pédagogique, il y a un devoir (le sujet est déposé et téléchargeable sur la plate-forme) par cours et tous les quinze jours ; il peut être fait collectivement ou individuellement selon les disciplines (ex : en statistiques, il s agit plus d un travail individuel même si il est possible de confronter ses résultats sur le forum, tandis qu en ressources humaines, la concertation et le travail coopératif sont plus évidents) ou selon le type de travail (une recherche documentaire sur Internet par exemple sera plus individuelle dans un premier temps mais un échange collectif final sera utile à tous) ; il est à rendre soit sous forme imprimée, soit dans un fichier transmis par messagerie électronique. Pour avoir des précisions sur le contenu de la formation CAAE, consultez la page suivante : http :// Les apprenants accèdent à la plate-forme depuis leur domicile ou leur lieu de travail. Une assistance informatique est prévue en appelant par téléphone l administrateur de la plate-forme. D autre part, le dispositif est assisté par la plate-forme à hauteur du tiers de la formation (33%). En effet, l essentiel des cours se trouve sur cédéroms remis aux apprenants au début de la formation. La plate-forme complète cette base de cours en permettant les échanges entre apprenants ou entre apprenants et formateurs, ainsi qu en fournissant toute une batterie d exercices auto-corrigés et une base d envoi de travaux divers. Mais elle contient aussi des documents pédagogiques et des éléments de cours à consulter. Cette répartition sur deux supports a l avantage de limiter les temps de connexion qui deviennent coûteux dès qu ils sont à la charge des utilisateurs, d autant plus lorsque les fichiers sont lourds ou qu ils nécessitent un temps de chargement important (type fichiers vidéo) ; de plus, on paie la connexion tout le temps de la consultation du cours puisque la plate-forme WebCT fonctionne en mode connecté. Le recours aux nouvelles technologies n'exclut pas l'utilisation des outils classiques d'acquisition des connaissances : Centre de Documentation, supports de cours écrits, échange d'expériences, Etudes de cas, Au total, la part globale du «virtuel» par rapport au présentiel est estimée à 90%. Le rôle du formateur s en trouve évidemment modifié. Puisqu il n y a plus de cours magistraux devant le public à former, la présence du formateur s exprime essentiellement à travers la messagerie électronique. Donc, il se doit de répondre régulièrement au courrier électronique (quotidiennement si possible), de participer activement au forum global et au forum spécifique au cours dont il est responsable ; ainsi il peut assurer un suivi individuel des apprenants en répondant à des questions et problèmes particuliers ; il assure aussi une veille pédagogique quant à l utilisation de la plate-forme ; de plus, il propose et corrige des devoirs ; enfin il organise des sessions de travail coopératif («chat» et tableau blanc). Au niveau du temps consacré à ces différentes tâches, le gain n est pas évident ; au contraire, l individualisation du suivi aurait tendance à l accroître.

9 9 7 - Evaluation et positionnement des apprenants Les modalités d examen sont identiques à ce qui se faisait précédemment puisqu il s agit d un diplôme existant aussi en présentiel : ce sont des examens sur table dans les locaux de l IAE ou des épreuves sur dossier. L évaluation formative sur la plate-forme se décline de la façon suivante : des travaux de synthèse sont à rendre sur une échelle d une à plusieurs semaines, les recherches sur Internet étant un élément pris en compte dans les travaux de synthèse, des exercices en temps limité auto-corrigés, type QCM (ce type d exercice est plutôt nouveau par rapport à la formation présentielle). Pour ce qui est du temps de préparation des tests d évaluation, ils ne sont guère différents de ce qui serait nécessaire en enseignement traditionnel ; le seul surplus de temps apparaît lors de la mise en place des exercices type QCM sur la plateforme : il faut compter en moyenne une heure d intégration pour un QCM d une vingtaine de questions (plus ou moins long selon la nature des questions à mettre en place : il y a cinq types de questionnaires différents sur la plate-forme WebCT). 8 - Fonctionnalités, médias et techniques La plate-forme utilisée est la plate-forme WebCT version 2.2 (la version 3 est attendue pour la rentrée prochaine en version française). Sur les postes clients, seul un navigateur Internet récent est demandé (si possible des versions à jour de Netscape ou Explorer) ; des plug-in peuvent être nécessaires pour visualiser certaines parties de cours (lire les animations par exemple). Pour la création de documents, les éditeurs HTML les plus en usage sont Frontpage ou Dreamweaver. Les fonctionnalités de la plate-forme ne sont pas toutes également utilisées : les plus utilisées sont la messagerie, le forum, la possibilité d envoi de documents, la consultation des cours interactifs en ligne bien sûr, les QCM, les moins utilisées sont le «chat» (ou conversation simultanée à plusieurs participants) et le tableau blanc, pour des raisons d emploi du temps. Les modes synchrones de communication comportent davantage de contraintes en termes d emploi du temps et de gestion de groupe : il faut réunir le groupe à une heure précise, prévenir du rendez-vous suffisamment longtemps à l avance. L expérience montre également que le «chat» n est plus très pratique au delà de quatre à cinq intervenants simultanés. En ce qui concerne les médias, la vidéo et l audio sont pour l instant peu utilisés pour des raisons de lourdeur en amont de la production des documents (investissements matériels et humains importants) mais aussi pour des raisons d insertion dans les documents multimédia (nécessité d installer un plug-in pour lire les fichiers vidéo sur Internet) et de temps de chargement pour les particuliers (faible débit des modems). C est pourquoi le cédérom est le relais idéal dans ce cas de figure.

10 10 C/ Les moyens mis en œuvre 9 - Externalisation Les moyens mis en œuvre sont internes à l IAE ou internes à l Université Nancy 2 (centre de production multimédia par exemple), le but étant de faire travailler ensemble des composantes distinctes au sein d un même projet. Une fois le dispositif mis en place, les seuils prévisibles sont ceux du nombre d apprenants simultanément gérables par un même formateur, et du nombre de formateurs. Actuellement, il semble impossible de gérer 200 auditeurs pour le CAAE à distance, vu les ressources humaines disponibles Infrastructures et équipements En ce qui concerne les équipements, un parc informatique est à la disposition des auditeurs inscrits à l IAE, mais ils y ont peu recours en réalité ; l essentiel des connexions se fait du bureau ou du domicile. Les apprenants qui se connectent de chez eux ont en charge leur propre équipement. S ils se connectent sur leur lieu de travail, il leur faut évidemment un poste en réseau Internet. Il n y a donc pas de politique établie pour faciliter l acquisition de matériel auprès de fournisseurs informatiques (ce besoin n avait pas été exprimé). Une machine spécialement dédiée à faire tourner le serveur de la plate-forme est gérée par le centre de ressources informatiques de l université. Le serveur a donc pour support immédiat le réseau universitaire nancéen. L accès à la plate-forme est sécurisé par un mot de passe. Un support technique est prévu par téléphone assuré par l administrateur de la plate-forme. Les outils complémentaires à la plate-forme comme les cédéroms, l Internet, les centres de documentation n ont nécessité aucun équipement supplémentaire. En tant que système de fonctionnement, on peut déployer ce dispositif à un plus large public, et les évolutions technologiques attendues comme les réseaux hauts débits ne pourront que faciliter son développement Compétences techniques Il n y a pas eu besoin de compétences techniques externes à l université Nancy 2. Les seules compétences externes à l IAE sont celles présentes dans les centres de production multimédia de l université comme Vidéoscop, service commun audiovisuel et multimédia de l Université Nancy 2 qui réalise des médiatisations et des développements plus pointus nécessitant un matériel spécifique (animations Flash, images de synthèse, vidéos numériques, applets Java, ). Les compétences requises en amont du dispositif technique sont quasiment celles d un ingénieur système : ce sont des compétences réseau, système d exploitation, gestion de serveur. La personne chargée de cette tâche est nommée administrateur de la plate-forme.

11 11 Cette fonction support est actuellement celle d un enseignant NUO qui possédait déjà ces compétences. Le choix d un enseignant pour ce rôle est motivé par l objectif de faciliter les échanges avec la communauté enseignante. De fait, cette personne ressource a joué le rôle de formateur particulier pour les enseignants de l équipe pédagogique du CAAE en assurant un soutien individuel ponctuel à l usage de la plate-forme et à la mise en ligne de cours. Mais l essentiel s est fait sur la base de l autoformation du personnel chargé de la médiatisation. La médiatisation des cours nécessite des compétences en HTML (plus ou moins poussées selon le degré d exigence des applications) ainsi que des connaissances générales sur le fonctionnement d Internet et de ses «plug-in» Documents Tout d abord, les formateurs de l équipe pédagogique du CAAE ont pu s approprier la plate-forme pour les trois quarts d entre eux, c est à dire qu ils sont parvenus à y installer leur propre cours de façon autonome. Les autres ont eu recours à l administrateur de la plate-forme. La médiatisation s est faite en plusieurs étapes selon le degré d élaboration des documents de départ. En effet, le travail de médiatisation est facilité par un document numérique déjà configuré pour l hypertexte (ex : documents Word avec des liens interactifs). D autres supports sont moins maniables électroniquement : des polycopiés par exemple doivent subir une phase de numérisation qu il faudra souvent retoucher, avant de pouvoir découper le document selon sa structure logique. Il semble difficile de généraliser la méthodologie employée qui correspond à chaque situation. Cependant, une réflexion est presque toujours nécessaire : on passe d une logique d édition papier à une logique d édition numérique. Les exigences d une logique d édition numérique L hypertexte met en jeu de nombreux liens interactifs, qui sont autant de petits fichiers à relier. Par exemple, les mots clés employés dans un texte vont pouvoir renvoyer par simple clic à un glossaire, une nouvelle page d explication, un article Cela demande aussi de structurer logiquement les documents en chapitres, sous chapitres, etc., lorsque le texte de départ ne l est pas suffisamment. De plus, sur un plan pédagogique, on raisonne davantage en séquences de travail où les exercices doivent être mis au même niveau que le cours lui-même. Tout le travail de refonte du cours est en général réalisé par l enseignant-auteur ; il est aidé dans cette tâche, s il le désire, par les enseignants NUO. Le format final des documents tient compte des technologies actuellement disponibles : tout est fait en fichier HTML avec des images ou de courtes animations (par exemple avec le logiciel Flash ou le logiciel Powerpoint). Des documents vidéo et audio sont sur les cédéroms.

12 Equipes de formateurs : rôles, compétences, organisation du travail L équipe pédagogique propre au CAAE à distance réunit au total 12 enseignants dont un enseignant «NUO» spécifiquement recruté pour l usage de la plate-forme. Les enseignants peuvent avoir différents rôles. Les rôles se répartissent comme suit : un enseignant responsable pédagogique de la formation pour l organisation globale un enseignant NUO expert en informatique pour gérer la médiatisation des cours et l administration de la plate-forme un stagiaire MIAGE Informatique assistant de l administrateur pour la médiatisation en liaison avec les enseignants les enseignants-auteurs chargés de médiatiser leurs cours ou au minimum de préparer le cours à la médiatisation les enseignants-tuteurs (dans le CAAE cette fonction se double très souvent de celle d auteur du cours). D autre part, un secrétariat et un secrétaire général s occupent des tâches administratives pour tous les diplômes de l institut. Un jury spécifique est formé chaque année pour effectuer le recrutement parmi les candidats. Voyons plus précisément en quoi consiste ces différentes fonctions prévues dans l équipe de formateurs : enseignant-auteur, administrateur, enseignant-tuteur, chargé de médiatisation.

13 13 Rôles L administrateur de la plate-forme (qui est un enseignant dans notre cas) L'enseignant- auteur L'enseignant- tuteur L enseignant responsable de(s) module(s) Une personne chargée de la médiatisation (enseignant ou personnel technique) Fonctions Gère le serveur, les sauvegardes et les restaurations Gère les comptes (création, suppression, modification) des différents utilisateurs (enseignant, étudiant, ) ainsi que leurs droits (sur WebCT : designer, grader ou étudiant), S occupe de la veille technologique sur WebCT (test de nouvelles versions et fonctionnalités) et sur les platesformes en général, Met en place les supports et tutoriels de formations, démonstrations, Apporte une aide aux utilisateurs (utilisation de la plate-forme, aide au développement, ) Gère la création des différents modules de cours qui seront mis ensuite à la disposition des auteurs pour y intégrer leur cours : chaque module est un bloc distinct sur la plate-forme qui comporte ses contenus, ses exercices, son groupe d étudiants inscrits, son forum, un étudiant peut être inscrit à plusieurs modules selon le nombre de cours dont il a besoin (finances, comptabilité, système d information, etc. ) Personnalise la plate-forme en proposant des modèles de présentation de modules, de mise en page, Assure la coordination avec l ingénierie pédagogique ou les autres responsables de l ingénierie technique. L administrateur de la plate-forme est un enseignant dans le cas du CAAE à distance de l IAE Nancy Est le créateur du cours et des exercices du module L'enseignant peut être qualifié d'auteur scientifique lorsqu'il rédige son cours. Il a aussi pour tâche de vérifier que l'expression technique réalisée (cd-rom, pages html, etc.) Respecte la substance de son cours. Accomplit un certain nombre de tâches qui correspondent à un suivi individualisé de l'apprenant : Répondre aux questions disciplinaires (les solliciter) Animer les phases de travail collaboratif Corriger les épreuves Contrôler la fréquentation et les résultats individuels. Doit accomplir un certain nombre de tâches d'organisation pédagogique, quel que soit le nombre d'apprenants inscrits Élaboration du planning Organisation des séances de regroupement Résolution des problèmes Organisation de l'évaluation finale (validation du module), Organisation des réunions pédagogiques. Gère le contenu et la mise en place d un ou de plusieurs cours sur WebCT Intègre les modifications éventuelles sur un cours Peut gérer les étudiants comme l enseignant tuteur (inscription, évaluation, suivi ) Met en place les outils d évaluation (devoirs à rendre, auto-évaluation, tests en temps limités, etc.) fournis par l auteur. Nombre de personnes L organisation du travail n a pas radicalement changé ; le temps consacré à la formation n a pas été modifié mais il s est transformé en temps de connexion. Un travail supplémentaire est nécessaire pour adapter un cours au multimédia ; ce travail est rémunéré au travers des droits d auteurs (voir E-1).

14 14 Le statut de chacun est resté le même qu en présentiel et il n y a pas eu de démarches particulières de reconnaissance ou de valorisation du travail (si ce n est par les droits d auteurs). De fait les pratiques pédagogiques ont évolué vers un suivi plus individualisé, passant essentiellement par l outil informatique (messagerie principalement). On constate également que le style de l enseignant, sa façon d être, continue d exister à travers la communication électronique ; une présence virtuelle s exerce donc qui rejoint les caractéristiques réelles Logistique et administration Globalement, le dispositif à distance n a pas eu d impact notable sur la partie administrative existante. D/ Les démarches de suivi, d évaluation 15 - Méthode d évaluation. Indicateurs de résultats. Deux indicateurs de résultats, une enquête de satisfaction et une évaluation externe ont été mis en oeuvre. Le premier indicateur de résultats utilisé est la comparaison des évaluations avec ce qui se fait en présentiel, sur des sujets identiques posés aux examens. Les conclusions à ce niveau sont plutôt satisfaisantes, puisqu on observe des résultats semblables, voire meilleurs pour l enseignement à distance. Cependant, les écartstypes sur les notes obtenues sont plus grands dans le dispositif à distance. Le deuxième indicateur, plus formalisé, est une étude faite dans le cadre des Sciences de l Education à Nancy dont un résumé est joint en annexe. Deux questionnaires/sondages, l un pour les apprenants et l autre en direction des formateurs ont été distribué à tous. A part ces deux indicateurs, une enquête de satisfaction a été réalisée dans le cadre d un cours de Marketing qui révèle un accueil favorable des auditeurs au dispositif mis en place. Techniquement, le taux de connexions réussies est élevé et il n y a pas eu de problèmes majeurs qui n aient pu être résolus rapidement par l administrateur. Du côté financement, il y a un suivi budgétaire mais pas d indicateur économique synthétique : cette démarche ne correspond pas à une politique habituelle de l institut. Côté organisation, il n y a pas eu de véritables problèmes ; la difficulté dans un premier temps fut liée à la prise en main de la plate-forme par les enseignants. Evaluation externe : synthèse

15 15 Synthèse opérationnelle du dispositif a distance et en ligne- formation continue IAE, Hélène Papadoudi- Maître de Conférences-Nancy 2, responsable du dispositif d'observation Cette synthèse opérationnelle présente ce que nous avons appris du regard que portent les acteurs sur la formation médiatisée. Les questions que nous nous sommes posées sont les suivantes : - comment l'ead et les outils proposés sont-ils investis par les acteurs pour produire des effets? - comment comprendre l'activité des apprenants et des enseignants pour suggérer de nouvelles méthodes et de nouveaux outils? Synthèse du dispositif d observation du CAAE à distance CONSTATS- PREMIERE ANNEE DE FORMATION 1/ La communication médiatisée, comme la médiation humaine, est surdéterminée par le contrat pédagogique ; la potentialité des technologies s'inscrit dans une logique pédagogique et organisationnelle, décidée par chaque enseignant ou négociée entre enseignants et entre enseignant et apprenants ; ainsi le "statut didactique" des outils technologiques se construit selon les objectifs et la planification du dispositif de formation, et la présence seule des instruments (cédéroms ou Internet)- ne suffit pas pour comprendre les pratiques. Les conditions d'exercice du métier de l'enseignant et de l apprenant définissent ainsi la place des outils technologiques. 2/ Les objectifs du projet de formation des apprenants se construisent principalement autour des objectifs d'ordre cognitif (accéder et maîtriser des nouveaux domaines). L'EAD (enseignement à distance) a une valeur ainsi essentiellement en tant que système d'accès aux savoirs et ensuite en tant que système avec ses propres spécificités (technologies, communication distante, etc.). Les indicateurs intellectuels (maîtrise de temps, prise des décisions, organisation) sont considérés comme des éléments de réussite aux études, suivis des indicateurs psychologiques (communication, rapports). 3/ La "valeur symbolique" du diplôme (originalité du diplôme et le programme d'études lié aux moyens technologiques) joue sur deux niveaux : des indicateurs motivationnels sont ici identifiés comme liés à la spécificité du dispositif ; celle-ci fonctionne comme un élément mobilisateur, et soutient les efforts malgré les premières difficultés. En outre c'est une formation "diplômante", elle est donc valorisante (par elle-même). 4/ L'absence de relations dont est "stigmatisée" l'ead ou tout dispositif de médiatisation semble être une caractéristique relative et discutable. Des réseaux de communication s'établissent entre les apprenants et un paradoxe apparaît : la "distance", qui structure les systèmes médiatisés, devient aussi un prétexte pour la construction des rapports par les apprenants, rapports voulus régulés et organisés par eux mêmes. 5/ Les communications ( s, ou forums plus rarement) sont établies presque quotidiennement ; leur principal objectif concerne le contenu (demandes et implications d'ordre cognitif), et l'établissement du contact (dimensions affectives). Le rôle et la place voire l'importance, accordés aux autres sont ici plus conscients et constituent une stratégie dans l'activité de l apprentissage 6/ La nature de la pratique éducative dans les systèmes d'ead est à priori non connue et associée soit à la réduction des contraintes soit à l'innovation. La façon de voir son activité (d'apprentissage ou d'enseignement) avec les outils technologiques est liée aux perceptions que l'acteur (enseignant ou apprenant) en a préalablement construites. Il est important d'explorer ses représentations afin de comprendre ses stratégies 7/ "L'art du temps" est au centre des préoccupations des apprenants-professionnels qui suivent des formations à distance. Le temps d'études est partagé entre la consultation des ressources et l'établissement des contacts avec les autres ( s, principalement). Mais la rapidité d'accès aux savoirs n'aplanit pas les difficultés liées à l'assimilation de ces savoirs et la temporalité différente, par les apprenants ayant des prérequis et besoins différents. 8/ L'engagement initial (pour les enseignants) connaît des détours et subit des réajustements tout au long de la mise en place de la formation. Ceci tient aussi au caractère exploratoire et au renouvellement du cahier des charges pour les apprenants et les enseignants. Au début, les premières

16 16 difficultés sont liées à "l'absence d'aide pédagogique pour penser l'ensemble de la formation", d'autant plus "qu'il faut tout organiser à l'avance" ; elles sont suivies de la nécessité de "s'adapter au matériel", et souvent de "le compléter", enfin par les difficultés "pour penser le suivi personnel" et "l'évaluation". Par ailleurs, si on reconnaît que le problème majeur de l apprenant- professionnel est le temps, peut-on penser une autre "économie" pour la formation mise en place? Les contraintes complémentaires peuvent conduire certains enseignants à ne pas vouloir poursuivre en EAD. Si initialement, la souplesse des horaires, ou le fait de ne pas être obligé de se déplacer constituent des éléments attrayants, en définitive, à la fin de l'année c'est le sentiment de "participer à une innovation" et l'expérience d'une "nouvelle communication liée aux technologies" qui deviennent les éléments mobilisateurs. 9/ Enfin, les conditions de travail d'un enseignant en EAD se comparent à celles du télétravail ; on ne compte pas le temps et le moment de la journée ou de la semaine, l'enseignant alloue une partie de son matériel et de son temps "privé", la surface de son habitation sans limites dans l'engagement. Intégrer ces données, leurs avantages ou leurs inconvénients, est d'autant plus difficile que les pratiques à distance ne sont pas valorisées et reconnues (selon les enseignants). 10/ Il faut abandonner l'idée que la formation à distance est un système qui réduit l'engagement des enseignants ; il y a une régulation nouvelle des fonctions mais leur rôle se confirme et semble évident pour les apprenants indépendamment de la nature des outils. 11/ Le travail avec les instruments technologiques est une action finalisée. La capacité de régulation de la distance et de la proximité à gérer avec les autres ne s'accomplit pas d'une manière fiable en ayant une position "en négative" et pessimiste du rôle des acteurs et de l'organisation. Leur implication forte semble garantir la réussite du dispositif. 12/ Le suivi, plus souple, continu et individualisé est considéré fondamental pour la réussite. Les enseignants constatent, de leur côté, la difficulté et le temps exigés pour sa mise en place. 13/ La notion de "regroupement" évolue tout au long de la formation : son rôle dans la satisfaction des demandes d'ordre cognitif (contenus) se réduit progressivement et sa contribution au sentiment "d'appartenir à un groupe ou une institution" devient incontestable. C'est à travers lui que l'institution " se concrétise" et la "matérialité" des partenaires s'exprime dans une "co-présence". 14/ Les fonctions des enseignants sont principalement pensées par rapport à un modèle de référence : ainsi dans une logique de transmission, les fonctions des enseignants sont orientées vers les contenus et les compétences valorisées sont les compétences disciplinaires. Dans une logique d'accompagnement, c'est le rôle de "planificateur" des actions et des objectifs ainsi que celui "d'évaluateur" qui sont mis en avant (par les apprenants) ; il s'y ajoute " l'aide à la compréhension" (par les enseignants). Aucune mention n'est faite d'une place et d'un rôle, éventuels, à attribuer à d'autres professionnels (excepté de celui des techniciens). Ce dernier point confirme la difficulté dans l'approche du dispositif de formation médiatisée comme une structure spécifique. 15/ Les questions liées à l'ergonomie font partie des critères de qualité du matériel didactique. Elles sont aussi importantes que celles liées au contenu (sa nature et sa richesse). C'est ici le statut des technologies comme "médiateurs" qui s'associent à l'action des acteurs, et soulèvent la question de la pertinence, de la facilitation ou des contraintes par rapport à l'action engagée. 16/ Le matériel didactique rencontre toujours les différences et les demandes individuelles (et ceci de la part des enseignants et des apprenants) aussi bien sur la nature du contenu que sur le plan du mode de représentation, sur le contenu lui même ou sur ses applications. 17/ Le rôle des outils technologiques ne se limite pas à la transmission du contenu. Il s'agit d'assumer un rôle réellement "pédagogique", dans le sens de "médiateur", en les pensant comme des éléments associés à des actions diversifiées. La masse d'informations n'est pas toujours considérée comme positive. On préfère (à travers les cédéroms) les exercices et une structuration animée (importance de la structuration de l'information et de l'esthétique). Ceci se rapproche du modèle choisi par le consortium (la structure "leçon") mais qui n'est pas appliqué aux cédéroms encore disponibles. 18/ La création des forums, la multiplicité des sites à consulter (etc.) posent aussi la question de la durée d'une formation (nombre d'heures par module) mais aussi celle de la disponibilité des étudiants par rapport à un rythme d'études imposé par l'institution. 19/ Maîtrise et transparence des outils : la formation semble nécessaire. La connaissance des outils

17 17 devrait se construire en référence explicite aux actions à engager. La maîtrise des outils, même pour ceux qui ont une certaine familiarisation, n'est pas acquise car elle est plutôt déterminée par l'action pédagogique spécifique à accomplir dans les dispositifs à distance. 20/ A travers les outils technologiques (et même les types d'usages) associés aux activités d'enseignement et d'apprentissage se jouent divers enjeux qu'il est utile d'expliciter (notamment, l'identité de l'établissement ou du département ou encore la mise à l épreuve ou une valorisation des logiques des acteurs). 21/ La "mutualisation" des ressources pédagogiques (objectif du consortium), est un enrichissement certain pour les enseignants mais pas sans contraintes. La nature et la qualité du matériel ainsi que sa pertinence par rapport aux objectifs ou préférences de l'enseignant demandent un examen préalable et au cas échéant des compléments. La question même de l'évaluation est liée à la nature du matériel proposé. Les difficultés et les exigences en temps, temps consacré à la conception des devoirs dans un tel contexte, semblent aussi être importantes. DESS CAAE à distance synthèse opérationnelle 16 - Repérage des problématiques D un point de vue technique (plate-forme), le système est évolutif et on le met facilement à jour. Ses fonctionnalités ont toutes été testées et appréciées. Une version entièrement en français de la plate-forme n est pas encore disponible. Outre les remarques faites dans la synthèse opérationnelle, plusieurs questions reste cependant posées, concernant d abord les utilisations des documents par les apprenants et ensuite l économie du dispositif et la rémunération des intervenants. Cela constituant peut-être une problématique d ordre culturel, on constate chez les apprenants un fort attachement au support papier : les cours, bien que numérisés, se retrouvent très souvent imprimés pour leur étude. Une surcharge de travail a été liée à la médiatisation des cours par les enseignants L aspect diplômant du CAAE à distance qui a justifié cette surcharge ; si la formation avait été seulement qualifiante, il est probable que l investissement des uns et des autres eût été moins flagrant. De même, l augmentation conséquente du nombre de candidats à la formation poserait des problèmes de logistique lors des recrutements par manque de personnel, de suivi (nombre d apprenants par formateur) et de formation à l usage de la plate-forme. Ces questions n ont pour l instant pas de réponse institutionnelle. Problématique des droits d auteurs Le problème des droits d auteurs s est posée de façon institutionnelle et n est pas encore complètement résolu. Nous nous plaçons ici dans l'hypothèse d'un module représentant 30 à 40 heures équivalent TD en présentiel, délivré via Internet sur une période de 10 semaines, avec 20 à 200 inscrits. Dans un projet de FOAD, la fonction d'enseignement est divisée en plusieurs fonctions qui peuvent être assumées par des intervenants différents (voir la partie 13 qui traite de ce point). Les données qui vont suivre sont fournies à titre indicatif ; ce sont des propositions qui servent de base aux réflexions menées actuellement chez les enseignants et les personnels administratifs ; elles ne sont donc pas définitives.

18 18 L enseignant-auteur est titulaire de droits d'auteurs sur l'œuvre, droit moral et droits patrimoniaux. Il doit céder ces derniers à son établissement, par contrat, pour autoriser la diffusion de l'œuvre. La rémunération de cette cession peut se faire de 3 moyens différents : Intégration dans le temps de service de l'enseignant, au titre de Prime de Responsabilité Pédagogique, en HETD. Paiement en droits d'auteurs, soit de manière forfaitaire et définitive, soit de manière proportionnelle à la diffusion, si vente en dehors de l'établissement On peut distinguer plusieurs catégories de travail fourni par cet enseignant, avec des niveaux de rémunération différents.les catégories de rémunération peuvent éventuellement se panacher. Dans tous les cas, un contrat de cession des droits sera signé avec l Université. Conception des documents pédagogiques Fourniture d'un polycopié en format Word Fourniture d'un cours en format html, avec un certain nombre de caractéristiques (lexique, concepts parents, concepts enfants, etc.) Fourniture d'un cours avec des fonctionnalités élaborées (ex : animations, études de cas, etc.) + suivi de la réalisation technique (validation et tests) Fourniture d'un cours s'appuyant sur une interactivité très élaborée (ex : simulation)+ suivi de la réalisation technique (validations et tests) Prime de Responsabilité Pédagogique Droits Auteur forfaitaires et définitifs Droits Auteur proportionnels (vente hors établissement) 10 HETD 5 KF 3% de 15 à 20 HETD de 7,5 à 10 KF 5% de 20à 60 HETD de 10 à 30 KF 5% de 40 à 80 HETD de 20 à 40 KF 5% DESS CAAE de l IAE de Nancy Note : HETD signifie Heure Equivalent TD ; une HETD correspond à 246,13 F brut. Problématique du suivi L'enseignant-tuteur accomplit un certain nombre de tâches qui correspondent à un suivi individualisé de l'apprenant. Chaque enseignant peut effectuer ce suivi pour un groupe de 15 à 20 apprenants. Ce travail est évalué à 1 ou 1,5 HETD par apprenant, soit 20 à 30 HETD pour un groupe de 20 apprenants (toujours sur la base de 10 semaines de travail). Si le module comprend 200 apprenants, il faut 10 enseignants, pour un total de 200 à 300 HETD. Les tâches de l'enseignant- responsable de module peuvent être prises en compte au titre des Primes de Responsabilité Pédagogique, pour 10 à 20 HETD, en fonction du nombre d'étudiants. Pour un module équivalent à 30 ou 40 HETD en présentiel, on obtient le résultat suivant :

19 19 Tâches de suivi Coûts proportionnels 20 apprenants 40 apprenants 100 apprenants 200 apprenants Enseignant 20 HETD 40 HETD 100 HETD 200 HETD Enseignant responsable 10 HETD 10 HETD 20 HETD 20 HETD Total 30 HETD 50 HETD 120 HETD 220 HETD DESS CAAE de l IAE de Nancy Comme il a déjà été signalé précédemment, les données fournies ne sont pas validées officiellement. Conseils et recommandations Ne pas hésiter à diversifier les supports (Internet, cédérom, papier) en fonction des phases de travail et des besoins des apprenants et éviter du même coup la numérisation de textes longs plutôt réservés au support papier ; une alternative intéressante consiste à préparer les gros fichiers textes pour un téléchargement via la plate-forme et pour une impression directe sur le lieu d étude si l apprenant en éprouve le besoin (et c est encore très souvent le cas!). E/ Economie du dispositif de formation Le CAAE à distance de l IAE de Nancy a concerné 17 personnes en ; ce nombre sera à peu près identique en La durée la formation est de deux ans. 2 personnes sont chargées du suivi technique, 12 du suivi pédagogique et 9 de la conception des documents. Les droits d inscription sont, pour , de F par année de formation, pour , F par année.

20 20 Economie du CAAE à distance de l IAE de Nancy Investissement Serveur Achats d équipements Production de ressources pédagogiques Coûts de fonctionnement dont Tâches d enseignement Déplacements liés à l EAD Matériels pédagogiques Secrétariat, logistique, téléphone Ressources KF 90 KF 221 KF Réponse à l appel d offres MENR : 5 postes NUO dont deux à l IAE 425 KF F F F F F Subvention du Conseil Régional de 400 KF Inscriptions : 191,25 KF F (environ augmentation de 5 à 10% des coûts) Idem pour les subventions Inscriptions : F par apprenant IAE Nancy Les tâches d enseignement correspondent à l enseignement, le suivi pédagogique, l assistance documentaire. Les matériels pédagogiques correspondent à notamment une vingtaine de cédéroms par apprenant. La subvention du Conseil Régional correspond à la médiatisation (conception et production) de 4 modules. Les F d inscription correspondent à F par 17 inscriptions