Note de cadrage de la version Apogée

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1 APOGEE Auteur : Département Edition Intégration Apogée Date de création : Jeudi 27 Août 2009 Dernière modification : Nombre de pages : 14 Destinataires Les établissements Apogée Pour information : Mots Clés : Accessibilité : Sujet : LIBRE SUJET : NOTE_CADRAGE.DOC

2 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 2/14 LISTE DES MODIFICATIONS Modification Version Emetteur Validé par Date Création du document 0.1 Département Edition Intégration Apogée 17/08/2009 Département Services Apogée

3 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 3/14 TABLE DES MATIERES INTRODUCTION LES EVOLUTIONS DE LA VERSION interfacage du module PStage d ESUP avec Apogée création et modification des connecteurs Apogée Le contexte La solution générale Les limites Gestion du bloc dernier diplôme obtenu alimentation correcte des champs du bloc dernier diplôme obtenu pour un etudiant en reinscription ayant obtenu un diplôme dans l etablissement l annee precedente Le contexte La solution générale Les limites affiliation des ada pour les primo entrants saisis via le web modification de l enchainement des ecrans de couverture sociale pour les etudiants ADA Le contexte La solution générale Les limites Extraction des Etudiants issus DE L OUTIL Admission Post-Bac description de l extraction Le contexte La solution générale Les limites Purge des etudiants sans note/resultat description des evolutions du traitement Le contexte La solution générale Les limites harmonisation des criteres de tri des domaines epreuve et anonymat description des evolutions du traitement Le contexte La solution générale Les limites evolution sise «presence aux examens» description des evolutions Le contexte La solution générale Les limites maintenance corrective...12 mise a jour de la DOCUMENTATION...13

4 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 4/ Contenu de la documentation livrée avec la mise a jour calendrier et modalites de mise a disposition Documentation et base de formation Titre evolution Le contexte La solution générale Les limites...14 Mise en oeuvre technique...14

5 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 5/14 INTRODUCTION Cette note a pour objet d aider un établissement utilisateur d Apogée dans l installation et l exploitation de la nouvelle version d Apogée (Version ). La version intègre plusieurs évolutions ainsi que la prise en compte de fiches correctives. Cette note est structurée en 6 chapitres : Chapitre 1 : INTRODUCTION Chapitre 2 : LES EVOLUTIONS Ce chapitre présente l ensemble des évolutions de la : La note de cadrage n a pas pour but de décrire de façon exhaustive toutes ces évolutions. Il est donc nécessaire de se reporter aux différents «Guides des évolutions» livrés par l Agence avec la Ces guides détaillent, par domaine applicatif, écran par écran, l évolution des fonctionnalités et des traitements depuis la version Chapitre 3 : LA MAINTENANCE CORRECTIVE Cette partie présente la liste des fiches correctives issues de l assistance et prises en compte dans la version Chapitre 4 : LA DOCUMENTATION Cette partie présente la liste des documents livrés avec la et les modalités de mise à disposition. Chapitre 5 : LES OUTILS DE FORMATION Cette partie détaille les évolutions des outils de formation avec la et les modalités de mise à disposition. Chapitre 6 : LA MISE EN ŒUVRE TECHNIQUE Cette partie présente brièvement les pré-requis et le mode opératoire pour installer la version

6 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 6/14 1. LES EVOLUTIONS DE LA VERSION INTERFACAGE DU MODULE PSTAGE D ESUP AVEC APOGEE CREATION ET MODIFICATION DES CONNECTEURS APOGEE Le contexte L Amue et le consortium Esup-Portail se sont associés afin de fournir à la communauté l outil PStage, interfacé avec le logiciel de gestion de la scolarité des étudiants, Apogée. Cet outil, dont la diffusion est prévue en octobre, permettra aux établissements membres, disposant d un portail, de réaliser une gestion complète des offres de stages (voir la communication du 02 juin 2009 et la présentation fonctionnelle et technique de Pstage sur le site de l Amue) La solution générale Pour permettre au module Pstage d Esup-Portail de s interfacer avec Apogée, plusieurs connecteurs ont évolué ou ont été créés. Ceci afin de permettre au module Pstage de recueillir d Apogée les informations nécessaires à son fonctionnement. Les évolutions d Apogée concernent essentiellement les connecteurs : - fournir au module PStage les informations liées à la sécurité sociale de l étudiant (CPAM). - identifier les enseignements supports d un stage dans Apogée (se reporter au guide des évolutions SE) et récupérer l information dans le WS «Dossier Etudiant - partie pédagogique et résultats». - fournir au module PStage le numéro de sécurité sociale de l étudiant. - ajouter dans l univers Pilotage l information «ELP Type stage» de l élément. (Se reporter au guide des évolutions du domaine Pilotage) Sans objet Les limites

7 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 7/ GESTION DU BLOC DERNIER DIPLOME OBTENU ALIMENTATION CORRECTE DES CHAMPS DU BLOC DERNIER DIPLOME OBTENU POUR UN ETUDIANT EN REINSCRIPTION AYANT OBTENU UN DIPLOME DANS L ETABLISSEMENT L ANNEE PRECEDENTE Le contexte En IA gestionnaire : Au moment de la saisie de l IAA, les informations associées au dernier diplôme obtenu (année, département/pays, établissement, type SISE du dernier diplôme obtenu) sont correctement initialisées. Dans le cas où le type SISE du dernier diplôme obtenu dérivé ne correspond pas à un diplôme unique (ex : licence), la saisie du type de dernier diplôme est nécessaire. Cependant, lorsque le type de dernier diplôme obtenu dans l établissement est différent de celui de l année précédente, l utilisateur se voit dans l obligation de ressaisir les champs : année, département/pays, établissement qui sont effacés alors qu ils étaient correctement initialisés au départ. En réinscription web : Lors de la réinscription web d un étudiant ayant obtenu un diplôme dans l établissement qui n est pas lié à un type SISE de dernier diplôme obtenu dérivé unique, les champs année, département/pays, établissement ne sont pas initialisés correctement La solution générale En IA gestionnaire : Modification de l écran «inscription administrative aux étapes afin de conserver l initialisation des champs département/pays, établissement et année lorsque l utilisateur choisit un type de dernier diplôme obtenu correspondant au dernier diplôme obtenu dans l établissement. En réinscription web : Modification de la deuxième page de saisie des données annuelles du bloc «dernier diplôme obtenu» afin d initialiser les champs département/pays, établissement et année d obtention dans le cas où plusieurs types de dernier diplôme obtenu ont été identifiés pour un type SISE de dernier diplôme obtenu. Attention : Les sites, qui souhaitent que le type de dernier diplôme obtenu soit correctement initialisé lorsque le type SISE du dernier diplôme obtenu dérivé correspond à un diplôme unique, doivent paramétrer la colonne facultative «type de diplôme», à partir des informations de la table type de diplôme du référentiel. Se reporter aux guides des évolutions du domaine IA et Réinscription..

8 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 8/14 Sans objet Les limites 1.3. AFFILIATION DES ADA POUR LES PRIMO ENTRANTS SAISIS VIA LE WEB MODIFICATION DE L ENCHAINEMENT DES ECRANS DE COUVERTURE SOCIALE POUR LES ETUDIANTS ADA Le contexte Les étudiants de moins de 20 ans (ADA) qui s inscrivent par le service numérique des primo-entrants, ne passent pas par l écran de non-affiliation à la sécurité sociale étudiante. Ils passent directement à l écran de choix du régime des parents La solution générale Il s agit de modifier les écrans de couverture sociale de l application d inscription administrative à distance des primo-entrants afin d afficher l écran de non-affiliation à la sécurité sociale étudiante pour les étudiants de moins de 20 ans. Se reporter aux guides des évolutions du domaine Inscription Administrative des primo-entrants à distance. Sans objet Les limites 1.4. EXTRACTION DES ETUDIANTS ISSUS DE L OUTIL ADMISSION POST-BAC DESCRIPTION DE L EXTRACTION Le contexte Depuis cette année, l outil Admission Post-Bac a été généralisé et devient le point d entrée obligatoire pour toutes les préinscriptions. Outre la saisie d informations de type état civil, adresse, etc, cet outil permet aux candidats d émettre un vœu sur l étape d inscription à laquelle ils souhaitent s inscrire pour l année universitaire. Une interface existe entre cet outil et Apogée et permet d intégrer le flux des candidats PostBac dans Apogée, mais, aucune fonctionnalité de suivi ne permettait de connaître l adéquation entre le vœu réalisé en amont dans Post-Bac et l étape sur laquelle le candidat s est inscrit La solution générale Un traitement permettant d extraire les étudiants ayant réalisé une OPI a été rajouté et est accessible à partir de l écran «Exploitation des OPI» du domaine Exploitation.

9 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 9/14 Ce traitement permet d identifier parmi les étudiants ayant réalisé une OPI avec vœu dans Apogée : 1/ Les étudiants ayant une OPI issue d APB, avec un vœu et inscrits dans Apogée sur une ou plusieurs étapes dont l étape du vœu pour l année universitaire administrative en cours. L avis du vœu peut être favorable ou non. Les étudiants avec un avis favorable apparaitront en premier. 2/ Les étudiants ayant une OPI issue d APB, avec un vœu et inscrits dans Apogée sur une ou plusieurs VET dont aucune ne correspond au vœu pour l année universitaire administrative en cours. L avis du vœu peut être favorable ou non. Les étudiants avec un avis favorable apparaitront en premier. 3/ Les étudiants ayant une OPI issue d APB, avec un vœu et non inscrits dans l établissement. Pour l année universitaire administrative en cours. Les avis favorables apparaitront en premier. 4/ Les étudiants inscrits dans Apogée sur ces VET pour l année universitaire administrative en cours sans avoir d OPI issues d APB (cas des étudiants non passés par APB ou ayant réalisé un vœu dans un autre établissement). Pour une description complète du déroulement du traitement, se reporter au guide des évolutions du domaine Exploitation Les limites Le traitement d extraction ne prend pas en compte les étudiants insérés dans les tables OPI sans vœu. D autre part, n apparaîtront pas les étudiants inscrits dans Apogée sur une VET n apparaissant jamais en tant que VET de vœu dans les OPI issues d APB PURGE DES ETUDIANTS SANS NOTE/RESULTAT DESCRIPTION DES EVOLUTIONS DU TRAITEMENT Le contexte Le traitement existant purge les lignes résultat sans note/résultat de type VDI, VET, ELP, EPR, sans vérification des notes/résultats sur la descendance. Cela a pour conséquence de créer des perturbations dans l'affichage de certains écrans du domaine Résultat (écran de délibération) et Dossier Etudiant (cursus interne) La solution générale Pour éviter les perturbations d affichage, le traitement ne purge plus les lignes résultat au niveau des objets de type VDI ni VET. La purge traite uniquement les objets de type ELP (sans note/résultat), dès lors qu il n y a aucune note et/ou résultat sur la descendance ou l ascendance de l ELP en cours de traitement. La purge des objets de type EPR n'est pas modifiée. Se reporter au guide des évolutions du domaine Exploitation.

10 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 10/14 Sans objet Les limites 1.6. HARMONISATION DES CRITERES DE TRI DES DOMAINES EPREUVE ET ANONYMAT DESCRIPTION DES EVOLUTIONS DU TRAITEMENT Le contexte Des traitements et des éditions des domaines Epreuve et Résultat/Anonymat ont des critères de rang 3 différents. Lorsque le tri est alphabétique, tous les étudiants sont triés par NOM puis PRENOM. Mais en cas de doublons, le troisième critère peut être différent (N individu, N étudiant, N anonymat, aucun critère) La solution générale Afin d harmoniser ces différents traitements et éditions, L évolution consiste à appliquer le critère unique : Nom puis Prénom puis N étudiant. ATTENTION, si vous avez déjà des traitements en cours sur ces domaines, il vous faut vérifier, avant le passage du patch, la présence de doublons et l ordre d affichage, et après passage du patch, l ordre d affichage des doublons. Les différences seront à traiter manuellement, ou bien, en relançant les traitements et éditions, si l état d avancement le permet encore. Se reporter au guide des évolutions des domaines Résultat et Epreuve. Sans objet Les limites 1.7. EVOLUTION SISE «PRESENCE AUX EXAMENS» DESCRIPTION DES EVOLUTIONS Le contexte Conformément au dossier technique SISE session 2009, une nouvelle variable concernant l indicateur d activité des établissements d enseignement supérieur doit être remontée : Présence aux examens (PREXAM). Cette variable doit prendre la valeur O (oui) si l étudiant a obtenu au moins une note supérieure à 0 sur au moins un objet de son contrat pédagogique et la valeur N (non) si aucune note ne répond à cette définition. Pour les types diplôme non concernés par cette variable, elle doit rester à blanc.

11 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 11/ La solution générale Afin d identifier les types de diplôme concernés par la remontée de cette variable SISE, un témoin (prexam sise) est ajouté sur l écran des types diplôme Apogée. Ce témoin devra être coché ou non conformément à la liste des types diplôme publiée annuellement sur le dossier technique SISE Résultat. Se reporter au guide des évolutions du domaine REF. Le traitement d extraction SISE 05 est modifié par l ajout de la nouvelle variable PREXAM en dernière position, et par l ajout de statistiques sur le compte-rendu SISE des résultats aux diplômes. Le traitement fonctionne comme précédemment. Quand le fichier résultat est constitué, la recherche de la présence aux examens s exécute pour chaque étudiant présent dans le fichier résultat : Si le type diplôme fait partie du champ SISE Prexam, le traitement recherche pour chaque étudiant, au moins une note supérieure à 0 au statut S (saisi) ou statut I (importé) sur les épreuves de son contrat pédagogique, ou à défaut sur les éléments de son contrat pédagogique, ou à défaut sur la VET d inscription (IA). Si la recherche est positive, la variable SISE est égale à O, sinon elle est égale à N. Pour les types diplôme hors champ SISE, la variable reste à blanc. NB : Les étudiants ayant des notes uniquement au niveau de la VDI, ou ayant uniquement des résultats au niveau EPR, ELP, VET, VDI auront donc un indicateur à N pour les types diplôme concernés, même si le résultat au diplôme est positif (cas des étudiants VAE Admis sans passer d examen). Le détail du traitement et les cas particuliers sont décrits dans le guide des évolutions SISE. Afin de permettre aux établissements de vérifier l indicateur de présence aux examens, la valeur de la variable PREXAM remontée à SISE, est enregistrée dans la table Apogée (INS_ADM_ETP) et est ajoutée à l univers Pilotage d Apogée (Se reporter au guide des évolutions Pilotage). Aucun différence entre SISE et Apogée ne doit être constatée sur la variable à O (présent). Concernant la variable à N (non présents) et à blanc (non concerné par le champ SISE), il peut y avoir des différences légères pour des cas particuliers (IAE annulée puis recréée, doublons SISE ) Les limites Bien que le dossier technique précise que les étudiants en régime formation continue sont non concernés par PREXAM, en accord avec le ministère, cet indicateur concernera tous les étudiants inscrits à des types diplôme appartenant au champ SISE, quel que soit leur régime. Les étudiants de formation continue seront rectifiés directement par SISE (comparaison des remontées SISE Inscription et SISE Résultat). La valeur remontée sur SISE et enregistrée sur Apogée sera donc erronée pour ces étudiants.

12 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 12/14 2. MAINTENANCE CORRECTIVE Les fiches assistance corrigées par cette mise à jour sont les suivantes : Le détail de ces fiches est consultable par le Web de l'amue (recherche possible par titre ou par numéro de fiche). N de fiche d incident Description erreur au retour paiement extérieur maj manuel technique iaprimo web erreur DMD installation patch apo400la Type dernier diplôme obtenu n INSEE dans le récapitulatif d'une IA primo Nom du fichier d'erreur lors d'une IA primo Extraction des listes de stage impossible APOGEE AIDE EN LIGNE erreur "ORA : Nombre non valide" avec recuperercontratpedagogiqueresultatelpepr Indicateur nb de néo-entrants Aide en ligne sous firefox Pb récupération du cursus externe PB édition diplômes nationaux (impossible de quitter l'écran d'édition) Problème édition ADD (25 c au lieu 21c) APB / Statistiques : Suivi sur les inscriptions administratives Problème édition PV sous anonymat (tri) Contrat-service-pédagogique : Ajout des libellés propres RN Inversion de l'ordre des étudiants entre listes Non récupération IP et note ELP/EPR délivrance diplôme après purge des notes Batch fichier log baat-sqc Problème édition convocation étudiant avec adresse fixe

13 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 13/14 MISE A JOUR DE LA DOCUMENTATION 2.1. CONTENU DE LA DOCUMENTATION LIVREE AVEC LA MISE A JOUR La documentation livrée avec cette mise à jour contient les documents suivants : Documentation de version Documentation fonctionnelle version Documentation technique Version Note de cadrage (note_cadrage.doc) et Support au paramétrage (support_parametrage.doc) Guides des évolutions (guide_evol_*.doc) Evolutions du modèle physique des données (mdf_mpd.doc) Evolutions apportées à sources livrées (mdf_src.doc) Manuel technique de IA-PRIMO (manuel_technique_iaprimo_web.doc) La javadoc des WS 2.2. CALENDRIER ET MODALITES DE MISE A DISPOSITION La documentation sera mise à disposition sur le web de l'amue avec la livraison de cette nouvelle version. Comme pour les versions précédentes, vous retrouverez sur le web la documentation de version listée cidessus ainsi que la documentation fonctionnelle et technique de référence du produit dans sa version DOCUMENTATION ET BASE DE FORMATION TITRE EVOLUTION Le contexte La documentation et base de formation ont été mises à jour afin de prendre en compte l évolution exposée au paragraphe 1.1 (Intégration PStage). : Ajout du type Stage sur l élément pédagogique La solution générale Les manuels de formation «Connaître la structure des enseignements» et «Saisir et exploiter la structure des enseignements» sont modifiés pour intégrer cette donnée supplémentaire.

14 AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS PAGE 14/14 Sans objet Les limites MISE EN OEUVRE TECHNIQUE Pour mettre à jour la base Apogée en version , il faut être en version serveur base de données (patch apo400lu). Les sites démarrant en 2009 installeront Apogée à partir de l installation initiale fournie suite au séminaire d installation. L assistance technique à l installation reste à la disposition des établissements. Vous pouvez déposer vos demandes sur le web de l'amue.

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