Préambule et objectif général du dispositif de formation

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1 Mission Centrale Prévention Formation Permanente Nationale Cahier des charges d un dispositif de formation Plan d Urgence Interne de Centre (PUI) Lot 1 «Introduction à l élaboration d un plan d urgence interne de centre» Lot 2 «Elaborer un plan d urgence interne de centre : enjeux, méthodes et outils» Préambule et objectif général du dispositif de formation Ce cahier des charges, à l initiative de la Mission centrale prévention (MCP) et la Formation permanente nationale (FPN) de l Inra, présente les attentes relatives à la réalisation d un dispositif de formation, en lien avec les plans d urgence interne de centres. Le cahier des charges présente les deux lots du dispositif de formation : 1) Introduction à l élaboration d un plan d urgence interne de centre, 2) Elaborer un plan d urgence interne de centre : enjeux, méthodes et outils. Les finalités des formations attendues, en cohérence avec le contexte de la prévention à l Inra sont : pour le lot 1 (Introduction à l élaboration d un plan d urgence interne de centre), à l issue de la formation, les participants doivent être en mesure de : o Sensibiliser les futurs acteurs du projet au plan d urgence interne, o Mener une réflexion sur les pré-requis et points de vigilance pour l élaboration du PUI de centre. pour le lot 2 (Elaborer un plan d urgence interne de centre : enjeux, méthodes et outils), à l issue de la formation, les participants doivent : o s être constitués en équipe projet opérationnelle pour le lancement du projet d élaboration d un PUI ; o s être forgés une vision globale des enjeux du projet ; o avoir acquis les connaissances fondamentales pour l élaboration d un PUI à l aide des outils fournis dans le guide ; o avoir élaboré les premières pistes d action pour engager le projet. 1. Présentation de l Inra L Inra (Institut national de la recherche agronomique), premier institut de recherche agronomique en Europe, deuxième dans le monde, mène des recherches finalisées pour une alimentation saine et de qualité, pour une agriculture compétitive et durable, et pour un environnement préservé et valorisé _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 1 / 8

2 Les recherches sont guidées par l'évolution des questionnements scientifiques, et, orientées par les défis planétaires posés par l'alimentation, l'environnement et la valorisation des territoires, que l'agriculture et l'agronomie ont à relever. Changement climatique, nutrition humaine, compétition entre cultures alimentaires et non alimentaires, épuisement des ressources fossiles, équilibre dans la gestion des territoires sont autant d'enjeux qui positionnent l'agronomie comme fondatrice d'un développement harmonieux sur les plans économique, social et environnemental. L'Inra produit des connaissances fondamentales et construit grâce à elles des innovations et des savoir-faire pour la société. L Inra met son expertise au service de la décision publique. L Inra, créé en 1946, est un EPST comptant plus de 8500 agents, placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'agriculture. Deuxième institut de recherche publique en France, l Inra a développé un fort ancrage régional : près de 150 implantations réparties dans 19 centres de recherche sur l ensemble du territoire français. L Institut comporte plus de 200 unités de recherche et 51 unités expérimentales (dispositif unique en Europe : ha, animaux) et une centaine d unités d'appui et de service à la recherche. Pour tout complément d information, nous vous invitons à parcourir le site internet : 2. Présentation de la prévention à l Inra. L'Inra s'est doté d'une structure et d'un mode de fonctionnement propre à assurer la sécurité des personnes, des biens et de l'environnement. Cette structure est basée sur le principe de la responsabilité de la hiérarchie (direction générale, chefs de département, présidents de centre et directeurs d'unité). Elle s'appuie sur des personnes ressources (délégués prévention, médecins de prévention, agents chargés de prévention (ACP), personnes compétentes en radioprotection) et sur des instances compétentes en la matière (comité central d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail, comités d'hygiène de sécurité et des conditions de travail). Au niveau national, la mission d'assistance et de conseil auprès de la direction générale, en matière de prévention, est assurée par la Mission centrale prévention (MCP), animée par le délégué national prévention (DNP). Sur les centres, le président est assisté par le délégué prévention de centre (DPC) et par un ou plusieurs médecins de prévention (MP). Les dispositions générales relatives à l'hygiène, à la sécurité et à la santé des personnes au travail, ainsi qu'à la protection des biens et au respect de l'environnement, font l'objet des notes de service internes 97/01 et 99/34. Ces dernières ont été prises en application du décret n du 28 mai 1982 relatif à l hygiène et la sécurité du travail ainsi qu à la prévention médicale dans la fonction publique (décret par ailleurs récemment modifié par le décret du 28 juin 2011). Structure de la prévention à l'inra : Niveau dans l organisation National Local Responsables Décideurs Direction générale Président de centre CCHSCT * CTP * CHSCT * Conseil de gestion Assistés par des structures de Conseil et de concertation Délégué national prévention Délégué prévention de centre ** Unité de recherche Directeur d'unité Conseil de service Agent chargé de prévention Médecin coordonnateur national Médecin de prévention * CTP : Comité Technique Paritaire CCHS : Comité Central Hygiène, Sécurité et des Conditions de Travail CHS : Comité Hygiène, Sécurité et des Conditions de Travail ** 5 Délégués prévention de centre assurent également la fonction de Délégué régional prévention _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 2 / 8

3 3. Contexte et enjeux L Inra a déjà dû faire face à plusieurs situations d urgence et de crise, cela en dépit de toutes les mesures de prévention et de protection que notre institut met en œuvre. Tous ces événements ont des conséquences économiques mais aussi des conséquences humaines auxquelles il faut ajouter les dommages sur les programmes de recherche et une dégradation de l ambiance de travail. De plus, l évolution du contexte fait que l Inra sera sans doute de plus en plus confronté à des situations d urgence ou de crise : exigences réglementaires croissantes, maladies émergentes, développement de nouvelles technologies, ouverture de nouveaux champs de recherche, intérêt croissant du public voire contestation- vis-à-vis de certaines activités de l Inra, situations de multi-partenariat, développement de l urbanisation autour des sites Inra, etc. Pour faire face à de tels événements, il faut les anticiper et s être préparé à les affronter pour être à même de réagir efficacement et limiter leurs impacts. L objectif d un Plan d Urgence Interne de centre (PUI) est de disposer localement d une organisation, de méthodes d intervention et de moyens adaptés pour réagir efficacement en cas de survenue d un événement grave, ceci afin d en limiter ses conséquences. Ainsi, chaque centre doit établir un PUI sous une forme adaptée à ses risques respectifs. Cette action constitue l une des actions phares du programme pluriannuel de prévention et de sécurité de l Inra. Pour cela, un guide pour l élaboration d un plan d urgence interne est paru début Un plan de formation destiné à l appropriation de ce guide et à l accompagnement à l élaboration d un PUI a été construit. 4. Détail de la prestation attendue Le présent cahier des charges est constitué de deux lots. Plusieurs cabinets de consultants pourront être chargés de la mise en œuvre de ces formations : le ou les consultants pourront répondre à l un ou à l autre de ces lots ou aux deux. 5. Lot 1 : Introduction à l élaboration d un plan d urgence interne de centre Le «lot 1» constitue le premier module du dispositif de formation envisagé. 5.1 Public concerné par la formation La formation est destinée aux futurs acteurs du plan d urgence interne de centre : - Pour leur capacité à mobiliser les équipes et donner l impulsion au projet : o Les responsables hiérarchiques : président de centre, directeur des services d appui, directeurs d unité ; - Pour leur connaissance du centre, leurs compétences techniques et leur rôle d animation : o Les agents exerçant des fonctions transversales : prévention, travaux, communication, formation o Les agents impliqués dans la prévention: agents chargés de prévention, membres du Comité Hygiène Sécurité, sauveteurs secouristes du travail _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 3 / 8

4 L effectif de chaque session sera compris entre 6 et 12 personnes 5.2 Les objectifs et contenus de formation envisagés La formation doit permettre à chaque stagiaire de : - Mieux connaître les notions et concepts liés à l urgence et la crise ; - S être familiarisé avec le guide d élaboration d un PUI et être en mesure de sensibiliser ses collaborateurs au plan d urgence interne (grandes notions et vocabulaire) ; - Identifier les pré-requis et les étapes-clés du lancement d un projet d élaboration d un PUI : comité de pilotage, équipe projet, plan de communication, plan de formation - Identifier les pré-requis et points de vigilance pour mettre en œuvre un PUI adapté au contexte du centre : compétences et moyens humains à mobiliser, moyens matériels, données disponibles. - Saisir l intérêt des exercices de mise en situation. 5.3 Modalités pédagogiques Il est indispensable que les connaissances diffusées au cours de cette formation présentent un caractère pragmatique et opérationnel, et qu elles permettent une appropriation et une mise en œuvre rapide. Le déroulement de la formation devra favoriser l interactivité entre l intervenant et les participants et entre les participants eux-mêmes. Une documentation, support pédagogique complémentaire à chaque formation, sera remise à chaque participant. En résumé, cette journée de formation devra s articuler autour d une alternance entre : - des apports théoriques ; - une mise en situation ; - des échanges entre participants sur les enjeux de l élaboration d un plan d urgence interne à l Inra (en se rapportant le cas échéant aux expériences vécues). 5.4 Durée de formation : souhaits et contraintes Afin de tenir compte des contraintes d organisation et de disponibilité des participants, nous envisageons une durée de la formation d une journée. Toutefois, il peut nous être proposé, de façon optionnelle, une durée de formation supérieure. La proposition d une telle organisation devra être explicitée et argumentée. 5.5 Calendrier et lieu de formation Les sessions débuteront dans le courant du premier semestre Elles se tiendront sur chaque centre Inra se préparant à établir son PUI. Les dates précises seront arrêtées ultérieurement en concertation avec le ou les formateurs retenus. 5.6 L évaluation de la formation L évaluation de chaque session sera réalisée de façon formelle à l issue de la journée sur des critères définis conjointement entre le prestataire retenu, la Mission centrale prévention et la Formation permanente nationale de l Inra _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 4 / 8

5 6. Lot 2 : Elaborer un plan d urgence interne de centre : enjeux, méthodes et outils Le «lot 2» constitue le second module du dispositif de formation envisagé. Il complète les apports du premier module intitulé «Introduction à l élaboration d un plan d urgence interne de centre». 6.1 Public concerné par la formation La formation est destinée aux membres de l équipe projet PUI identifiés sur le centre. Ce groupe pourra d ores et déjà être constitué (par nomination du comité de pilotage) ou en cours de constitution. Les membres de l équipe projet sont choisis pour leur connaissance du centre, leurs compétences techniques et leur rôle d animation et le chef de projet est nommé pour sa disponibilité et son aptitude à gérer un projet. La composition préconisée par le guide est : le délégué prévention du centre, le responsable travaux ou une autre personne ayant des compétences techniques particulières, un ou plusieurs Agents Chargés de Prévention. A chacune des étapes du projet pourront être associées à l équipe d autres compétences (communication, formation, qualité ). Des membres du comité de pilotage pourront également participer à ce module. L effectif de chaque session sera compris entre 6 et 12 personnes. 6.2 Les objectifs et contenus de formation envisagés Cette formation doit permettre de compléter les actions en cours et d accompagner les acteurs du projet en répondant à leurs attentes et besoins. Elle se référera à la méthode de travail contenue dans le guide et s adaptera au contexte de chaque centre. Elle doit permettre aux stagiaires de : Se constituer en équipe projet : o Identifier, expliquer et préciser le rôle et les missions de chacun des membres de l équipe projet lors de l élaboration et ensuite lors de la vie du PUI ; o Clarifier et expliquer les relations opérationnelles entre l équipe projet les autres acteurs de centre concernés par le PUI ; S approprier le guide pour l élaboration d un plan d urgence interne de centre et sa méthodologie ; Identifier les étapes de l élaboration d un PUI (évaluation des risques, détermination de la gravité, schéma de déclenchement, organisation d urgence ) ; Identifier les étapes critiques de mise en place du projet en fonction des spécificités de centre et envisager un plan d actions approprié : o Estimer le délai de réalisation du PUI ; o Avoir évalué les contraintes envisageables (techniques, matérielles, organisationnelles, humaines et financières) et autres obstacles éventuels ; o Avoir repéré les moyens existants (techniques, matériels, organisationnels, humains, et financiers ) et les besoins complémentaires à prévoir ; Participer à un exercice de mise en situation. 6.3 Modalités pédagogiques Au regard des finalités de la formation, nous souhaitons une organisation constituée de modules consécutifs avec des périodes d intersession _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 5 / 8

6 Lors de la formation les participants travailleront autour d un ou plusieurs scenarii spécifiques au centre. Ces scenarii constitueront la trame logique de la formation. Le formateur fera des points d étapes réguliers sur la production du groupe avec le chef de projet désigné afin d ajuster au mieux les besoins en formation avant chaque module en fonction de l avancement du projet sur le centre. Il est indispensable que les connaissances diffusées au cours de cette formation présentent un caractère pragmatique et opérationnel, et qu elles permettent une appropriation et une mise en œuvre rapide. Le déroulement de la formation devra favoriser l interactivité entre l intervenant et les participants et entre les participants eux-mêmes. Une documentation, support pédagogique complémentaire à chaque formation, sera remise à chaque participant. 6.4 Durée de formation : souhaits et contraintes Afin de tenir compte des contraintes d organisation et de disponibilité des participants, nous envisageons une durée de la formation de 2 à 4 jours. La formation devra comporter au moins une intersession pour permettre aux stagiaires de mettre en pratique les points abordés lors du premier module de formation. Toutefois, il peut nous être proposé, de façon optionnelle, une durée de formation supérieure. La proposition d une telle organisation devra être explicitée et argumentée. 6.5 Calendrier et lieu de formation Les sessions débuteront dans le courant du premier semestre Les sessions se tiendront sur chaque centre Inra se préparant à établir son PUI. Les dates précises seront arrêtées ultérieurement en concertation avec le ou les formateurs retenus. 6.6 L évaluation de la formation Un premier type de questionnaire d évaluation sera remis à chaque stagiaire à la fin de chaque session de formation. Ensuite, un second questionnaire d évaluation sera envoyé 3 mois après la fin de la formation pour mesurer l impact de cette dernière vis-à-vis de l avancement du projet de plan d urgence interne de centre. La synthèse des résultats sera transmise à la MCP et à la FPN. 7. Forme du marché Le marché est un marché à bons de commande passé pour une durée d un an à compter de sa date de signature et pour les quantités suivantes : Lot 1 : 4 sessions minimum et 10 sessions maximum ; Session d une journée ( 4.4) ; Environ 6 à 12 personnes par session _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 6 / 8

7 Lot 2 : 1 session minimum et 4 sessions maximum ; Session de 2 à 4 jours ( 5.4) ; Environ 6 à 12 personnes par session. En cas de besoin et sous réserve de la politique menée par la Direction générale, ce dispositif pourrait être reconduit en 2013 et La reconduction éventuelle fera l objet d un avenant à la convention qui précisera les conditions d exécution de ce renouvellement (nombre de sessions, dates, lieu ). 8. Forme attendue de la réponse La proposition devra comprendre : - Le programme de la formation (décrivant : objectif(s) pédagogique(s) visé(s), contenus et modalités associés) ; - L approche pédagogique et les modalités d organisation retenues ; - Le nom et l expérience du ou des intervenants dans le domaine concerné ; - Le coût détaillé de la prestation (coût pédagogique, documents, frais de déplacements, etc.) et son coût global. - Les coûts complets ou le coefficient d ajustement en cas de reconduction éventuelle du dispositif en 2013 et A noter : le remboursement des frais de mission de l intervenant, si nécessaire, se fait selon les critères de la fonction publique (trajets sur la base d un billet SNCF 2 nde classe ; repas : forfait de 15,25 /repas ; nuitée : 60 en province ou 90 à Paris maximum). Si la proposition satisfait aux caractéristiques du cahier des charges, les critères de sélection des intervenants seront : - l expérience des intervenants dans le domaine d intervention ; - la connaissance des intervenants sur les caractéristiques spécifiques à l écriture journalistique pour le grand public ; - la qualité de la formation proposée - l articulation entre l approche pédagogique retenue, le contenu et les objectifs pédagogiques ; - la réalisation dans le calendrier prévu ; - le coût de la journée de formation ; - le respect de la procédure d envoi des offres (cf. infra). Plusieurs cabinets de consultants pourront être chargés de la mise en œuvre de ces formations : le ou les consultants peuvent répondre à l un ou à l autre de ces lots ou aux deux. L Inra se réserve la possibilité de procéder à l audition de 2 ou 3 des répondants, parmi les mieux disant, aux fins d informations complémentaires et approfondissement. Dans cette éventualité, les auditions devraient se tenir dans les locaux de l Inra à Paris-7 ème, en présence d un représentant de l organisme et du formateur affecté sur cette(es) action(s), (date et horaires à convenir ultérieurement). 9. Convention et facturation La convention sera établie à partir d un modèle-type fourni par la Formation permanente nationale de l Inra. Le règlement sera effectué sur présentation de facture à l issue de chaque intervention _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 7 / 8

8 10. Délai de réponse Les propositions de formation devront parvenir au plus tard avant le : Vendredi 20 janvier heures Les propositions de formation doivent être adressées par courrier électronique dans un premier temps (au plus tard à la date limite indiquée ci-dessus), auprès de Emilie Riche (emilie.riche@paris.inra.fr) et Roch Maestracci (roch.maestracci@nantes.inra.fr) et devront obligatoirement être confirmées par envoi postal, dans les meilleurs délais, à l adresse suivante : INRA Formation permanente nationale Roch Maestracci BP NANTES Cedex 03 Les candidats qui adresseront leurs propositions uniquement par voie postale doivent respecter la date limite d envoi mentionnée au portail Inra. Les propositions faites par mail mais qui n auront pas été confirmées par voie postale dans les délais indiqués ne pourront pas être étudiées. 11. Contacts : Chargée de mission Mission centrale prévention : Emilie Riche, tél. : , emilie.riche@paris.inra.fr Chargé de mission Formation permanente nationale : Roch Maestracci, tél. : , roch.maestracci@nantes.inra.fr _CdC_PUI_VDEF INRA\DRH\FPN page 8 / 8