Règlement général des Producteurs de lait du Québec

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1 Règlement général des Producteurs de lait du Québec SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. Les dispositions qui suivent constituent le Règlement général de Les Producteurs de lait du Québec (ci-après le «Syndicat»), syndicat professionnel constitué en vertu de la Loi sur les syndicats professionnels (L.R.Q. c. S-40) et dont le numéro d immatriculation est Le siège social du Syndicat est situé au 555, boulevard Roland-Therrien, bureau 415, à Longueuil, J4H 4G3. Le Syndicat peut avoir d autres établissements ou bureaux d affaires dont le nombre et le lieu sont déterminés par le conseil d administration. 3. Le Syndicat a pour but l étude, la défense et le développement des intérêts économiques, sociaux et moraux de ses membres, particulièrement de : a) Regrouper les producteurs de lait de vache du Québec; b) Étudier les problèmes et enjeux relatifs à la production et à la mise en marché du lait et développer des partenariats stratégiques; c) Optimiser les revenus des producteurs provenant du marché du lait; d) Développer les outils collectifs de mise en marché du lait; e) Informer les producteurs sur la production et la mise en marché du lait et des produits laitiers; f) Coopérer au développement et à la vulgarisation de la science agronomique et des techniques de production laitière; g) Promouvoir la consommation du lait et des produits laitiers et valoriser la production laitière; h) Surveiller et inspirer toute législation intéressant les producteurs de lait; i) Promouvoir et défendre le système de gestion de l offre canadien; j) Agir comme office de producteurs en vertu de la Loi sur la mise en marché des produits agricoles, alimentaires et de la pêche (chapitre M-35.1) et, à ce titre, administrer le Plan conjoint (1980) des producteurs de lait du Québec et agir comme agent de vente et agent de négociation du lait produit et mis en marché au Québec. 1

2 SECTION II MEMBRES 4. Peut être membre du Syndicat tout producteur agricole au sens de la Loi sur les producteurs agricoles (chapitre P-28) qui est visé par le Plan conjoint (1980) des producteurs de lait du Québec. 5. Le membre qui veut se retirer du Syndicat doit en aviser par écrit le secrétaire. Le retrait prend effet le jour de la réception de l avis. 6. Le conseil d administration du Syndicat peut suspendre ou exclure un membre qui exerce des activités ou supporte publiquement des positions inconciliables avec celles du Syndicat, ou qui milite activement au sein d une autre organisation en opposition au Syndicat. Avant de procéder à la suspension ou à l exclusion d un membre, le conseil d administration du Syndicat doit convoquer le membre afin de lui donner l occasion d être entendu. Lorsque le conseil d administration conclut à la suspension ou à l exclusion du membre, il en avise par écrit celui-ci, par courrier recommandé. 7. Le membre qui se retire, est suspendu ou est exclu, cesse d avoir droit aux prérogatives et avantages liées au statut de membre du Syndicat. SECTION III ASSEMBLÉE GÉNÉRALE 8. Une assemblée générale annuelle des membres doit être tenue dans les 4 mois suivant la clôture d un exercice financier. Le lieu et la date de l assemblée sont déterminés par le conseil d administration. Le conseil d administration peut convoquer une assemblée générale spéciale lorsqu il le juge utile. Il doit également convoquer une telle assemblée sur demande écrite d au moins 5 administrateurs. Cette demande doit spécifier toute question dont l assemblée devra traiter. Le lieu et la date de l assemblée sont déterminés par le conseil d administration. 9. L avis de convocation d une assemblée générale indique le lieu, la date et l heure où elle est tenue ainsi que l ordre du jour. Il est expédié à chacun des membres à l adresse apparaissant au registre du Syndicat, au moins 20 jours avant l assemblée. L avis fait état des questions à l ordre du jour avec suffisamment de détails pour permettre aux membres de se former un jugement éclairé sur celle-ci. Il n est cependant pas nécessaire de mentionner dans l avis de convocation de l assemblée générale annuelle les sujets qui sont ordinairement traités, tels la présentation du rapport d activité, la présentation des états financiers, le dépôt du rapport de l auditeur et la nomination de l auditeur. 2

3 10. Les membres sont représentés à une assemblée générale par les délégués nommés lors des assemblées annuelles régionales. 11. Le quorum nécessaire aux délibérations d une assemblée générale annuelle est constitué des délégués présents. 12. Sauf décision contraire des délégués, le déroulement d une assemblée générale est régi par les règles de procédures prévues à l annexe Sauf disposition contraire du présent règlement, les décisions des délégués lors d une assemblée générale sont prises à la majorité absolue des voix exprimées. Le vote doit se tenir à main levée, à moins qu un scrutin secret soit demandé par la majorité des délégués présents sur vote à main levée. 14. Lors d une assemblée générale, le délégué dispose d une voix. Le président a droit à une voix lors d un scrutin secret ou lorsqu il y a un partage égal des voix. Dans ce dernier cas, le président peut exiger un second vote et ne trancher la question que s il y a un deuxième partage égal des voix. SECTION IV CONSEIL D ADMINISTRATION 15. Le conseil d administration se compose des présidents de chacun des conseils régionaux. 16. Sauf disposition contraire du présent règlement, le conseil d administration exerce tous les pouvoirs nécessaires pour gérer les activités et les affaires internes du Syndicat et en surveiller la gestion. Il s occupe notamment de : a) Préparer le programme des activités et approuver le budget; b) Donner suite aux décisions de l assemblée générale; c) Élire le président et les vice-présidents ainsi que les autres membres du comité exécutif; d) Nommer le secrétaire et le trésorier; e) Désigner les signataires des chèques et autres effets bancaires; f) Créer un ou plusieurs comités pour l étude de certaines questions ou la réalisation de certains projets et déterminer la composition de ceux-ci; g) Consulter les conseils régionaux sur toute matière, lorsqu il le juge utile; 3

4 h) Rendre toute autre décision relevant de ses attributions. 17. Le conseil d administration peut se réunir aussi souvent que le nécessitent les affaires du Syndicat. Les réunions du conseil d administration peuvent se tenir en tout lieu que le président ou le conseil détermine. Seuls le directeur général et les personnes autorisées peuvent assister aux réunions du conseil d administration. Le 1 er vice-président du conseil régional de la région du président du Syndicat peut siéger aux réunions du conseil d administration à titre d observateur. Il en est de même pour la personne nouvellement élue au poste de président d un conseil régional, et ce, jusqu à ce que le mandat du président régional sortant arrive à échéance. 18. L avis de convocation d une réunion du conseil d administration indique la date, l heure et le lieu où elle est tenue. Il est transmis par tout moyen, au moins 5 jours avant la réunion. Malgré le premier alinéa, lorsque la réunion se tient par conférence téléphonique, le délai préalable de convocation est d au moins 24 heures. 19. Tout administrateur peut renoncer à l avis de convocation par tout moyen. Sa seule présence à la réunion équivaut à une renonciation à l avis, sauf s il y assiste uniquement pour s opposer à sa tenue au motif qu elle n a pas été régulièrement convoquée. 20. Le quorum des réunions du conseil d administration est constitué de la majorité des administrateurs le composant. Lorsque le quorum est atteint, les administrateurs peuvent valablement exercer leurs pouvoirs, malgré toute absence ou vacance au sein du conseil. 21. Sauf disposition contraire du présent règlement, les décisions sont prises à la majorité absolue des voix exprimées. Chaque administrateur dispose d une voix. 22. Les administrateurs peuvent participer à une réunion du conseil d administration ou d un comité qu il a créé, à l aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone ou vidéoconférence. Ils sont alors réputés présents à la réunion. 23. L administrateur absent d une réunion au cours de laquelle une résolution a été adoptée est réputé y avoir acquiescé, sauf s il fait valoir sa dissidence dans les 7 jours suivant l ajournement de la réunion, par un avis écrit transmis au secrétaire par un moyen permettant la preuve de la date de sa réception. 4

5 SECTION V COMITÉ EXÉCUTIF 24. Le comité exécutif se compose du président, de deux vice-présidents et de deux membres élus par et parmi les membres du conseil d administration. 25. Dans les 15 jours qui suivent la clôture de l assemblée générale annuelle, le conseil d administration doit se réunir pour procéder à l élection des membres du comité exécutif. 26. L élection des membres du comité exécutif s effectue par scrutin secret, selon la procédure suivante : a) Le conseil d administration nomme des tiers pour agir à titre de président, scrutateurs et secrétaire d élection; b) Les postes sont mis aux voix tour à tour, dans l ordre suivant : président, 1 er vice-président, 2 e vice-président, membre de l exécutif (1 er poste disponible), membre de l exécutif (2 e poste disponible); c) Lorsqu un membre, après dépouillement, obtient l appui de la majorité absolue des voix et qu il accepte d occuper le poste visé, il est proclamé élu par le président d élection. Les membres du comité exécutif ainsi élus entrent en fonction dès la clôture du processus d élections. 27. Toute vacance se produisant à un poste du comité exécutif est comblée par le conseil d administration, dans les meilleurs délais, selon la procédure prévue à l article Le comité exécutif administre les affaires courantes et voit à la bonne marche du Syndicat. Il s occupe notamment de : a) Étudier tout dossier, affaire, demande ou projet intéressant le Syndicat et, s il y a lieu, de faire des recommandations au conseil d administration à leur égard; b) Étudier et recommander le budget qu il soumet au conseil d administration; c) Autoriser les dépenses administratives; d) Régler les problèmes qui exigent des décisions rapides; e) Surveiller l application des règlements du Syndicat et de voir à ce que chaque administrateur et chaque membre des conseils régionaux s occupe des devoirs de sa charge et respecte les règlements et politiques du Syndicat; 5

6 f) Adopter et surveiller les politiques d embauche du personnel et fixer la rémunération des employés-cadres. Il doit faire rapport au conseil d administration chaque fois que celui-ci se réunit. 29. Le comité exécutif se réunit à la demande du président à la date et au lieu que ce dernier détermine. Seuls le directeur général et les personnes autorisés peuvent assister aux réunions du comité exécutif. 30. L avis de convocation d une réunion du comité exécutif indique la date, l heure et le lieu où elle est tenue. Il est transmis à chaque membre du comité par tout moyen, au moins 5 jours avant la réunion. 31. Tout membre du comité exécutif peut renoncer à l avis de convocation par tout moyen. Sa seule présence à la réunion équivaut à une renonciation à l avis, sauf s il y assiste uniquement pour s opposer à sa tenue au motif qu elle n a pas été régulièrement convoquée. 32. Le quorum des réunions du comité exécutif est constitué de 3 membres. Lorsque le quorum est atteint, le comité peut valablement exercer ses attributions, malgré toute absence ou vacance. Les décisions du comité sont prises à la majorité absolue des voix exprimées. Chaque membre du comité dispose d une voix. 33. Les membres du comité exécutif peuvent participer à une réunion du comité à l aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone ou vidéo-conférence. Ils sont alors réputés présents à la réunion. 34. Le membre du comité exécutif absent d une réunion au cours de laquelle une résolution a été adoptée par le comité est réputé y avoir acquiescé, sauf s il fait valoir sa dissidence dans les 7 jours suivant l ajournement de la réunion, par un avis écrit transmis au secrétaire par un moyen permettant la preuve de la date de sa réception. 6

7 SECTION VI OFFICIERS 35. Les officiers du Syndicat sont le président, le 1 er vice-président, le 2 e vice-président, le secrétaire et le trésorier. Les fonctions de secrétaire et de trésorier peuvent être exercées par la même personne et être confiées au directeur général du Syndicat. 36. Le président est le principal représentant du Syndicat. Il exerce notamment les fonctions suivantes : a) Il préside les assemblées générales et les réunions du conseil d administration, du comité exécutif et de tout autre comité du Syndicat sur lequel il siège, il en dirige les délibérations et assure le respect des règles et, en cas de partage égal des voix, il a un vote prépondérant; b) Il représente le Syndicat dans ses rapports avec les tiers; c) Il voit à l exécution des décisions du conseil d administration et du comité exécutif; d) Il signe les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil d administration et du comité exécutif, ainsi que les rapports financiers. Il peut se faire seconder dans ses fonctions par les vice-présidents ou l un des administrateurs. 37. Le 1 er vice-président seconde le président dans sa tâche et, en cas d absence ou d incapacité, le remplace dans ses fonctions. Il exerce les fonctions que lui délèguent le président, le conseil d administration ou le comité exécutif. En cas d absence ou d incapacité du président et du 1 er vice-président, le 2 e viceprésident les remplace dans leurs fonctions. 38. Le secrétaire a la garde des livres, registres, procès-verbaux, archives et autres documents appartenant au Syndicat. Il voit aux convocations et à la préparation des ordres du jour et est responsable du dépôt ou de la production des documents que la loi exige. 39. Le trésorier est le gardien des fonds et des livres comptables du Syndicat. Il s assure que toutes les sommes perçues soient déposées auprès d institutions financières légalement constituées et autorisées à offrir des services financiers au Québec et il signe les chèques et effets bancaires du Syndicat conjointement avec toute personne désignée par le conseil d administration. Il doit veiller à la préparation du budget et du rapport financier du Syndicat. 7

8 SECTION VII ADMINISTRATEURS 40. Les administrateurs du Syndicat ont notamment pour fonctions de : a) Participer aux réunions et délibérations du conseil d administration ou de tout autre organe du Syndicat sur lequel ils ont le mandat de siéger; b) Renseigner les membres de leur conseil régional sur les affaires du Syndicat en s assurant que l information soit exacte, précise, claire et bien vulgarisée; c) Expliquer les décisions prises par le conseil d administration; d) Consulter s il y a lieu leur conseil régional sur les affaires du Syndicat; e) Assurer une formation adéquate des membres de leur conseil régional; f) Présider les assemblées de leur groupe régional ainsi que les réunions de leur conseil régional et en diriger les délibérations; g) Intervenir dans leur milieu afin de défendre les intérêts du Syndicat et de ses membres; h) Accomplir tout autre mandat ou fonction que peut lui assigner le présent règlement ou le conseil d administration. 41. Lors de la première réunion du conseil d administration à laquelle il participe, l administrateur doit recevoir une copie des Règles d éthique et du Code de déontologie du Syndicat et signer le formulaire d engagement prévu à l annexe 2. À défaut, le secrétaire doit consigner au procès-verbal qu une copie des Règles d éthique et du Code de déontologie sera remis à l administrateur lors de la réunion suivante. Il doit procéder ainsi tant et aussi longtemps que l administrateur n a pas reçu une copie des Règles d éthique et du Code de déontologie et n a pas dûment signer le formulaire d engagement. SECTION VIII GROUPES RÉGIONAUX 42. Les membres sont regroupés en 14 groupes régionaux définis à l annexe 3. Le lieu où est située l exploitation laitière du membre détermine le groupe et le secteur dont il fait partie. Un membre ne peut faire partie que d un seul groupe et que d un seul secteur. 43. Une assemblée annuelle régionale des membres de chacun des groupes régionaux doit être tenue dans les 3 mois suivant la clôture d un exercice financier pour : 8

9 a) Présenter le rapport d activité du conseil régional; b) Le cas échéant, nommer les délégués et les délégués-substituts pour les assemblées générales du Syndicat et nommer les représentants au conseil régional; c) Permettre aux membres de faire le point et délibérer sur les dossiers et les enjeux qui concernent l organisation ou sur tout autre sujet inscrit à l ordre du jour de l assemblée. 44. L avis de convocation d une assemblée régionale indique le lieu, la date et l heure où elle est tenue. Il est expédié à chacun des membres à l adresse apparaissant au registre du Syndicat, au moins 10 jours avant sa tenue. 45. Le quorum d une assemblée régionale est constitué des membres présents. Sauf disposition contraire du présent règlement, le déroulement des assemblées régionales est régi par les règles de procédures prévues à l annexe 4. Le vote s exerce conformément à ce que prévoit le Règlement sur les catégories de producteurs, leur représentation et leur cotisation annuelle à l UPA (c. P-28, r. 1). Il se tient à main levée, à moins qu un scrutin secret soit demandé par la majorité des membres présents sur vote à main levée. Les décisions de l assemblée se prennent à la majorité absolue des voix exprimées. Lorsqu il y a égalité des voix, le président régional a un vote prépondérant. SECTION IX CONSEILS RÉGIONAUX 46. Un conseil régional est constitué pour chacun des groupes régionaux. 47. Les conseils régionaux ont pour mission de regrouper, représenter, consulter, informer et mobiliser les producteurs du territoire de leur groupe régional respectif. Il s occupe notamment de : a) Réaliser des activités de consultation et d information auprès des producteurs, dont notamment une tournée annuelle des secteurs; b) Désigner les personnes qui siègent comme représentants de la production laitière dans les instances des fédérations régionales et des syndicats locaux de l UPA; c) Représenter les producteurs de lait auprès des élus régionaux des gouvernements municipaux, provincial et fédéral; 9

10 d) Réaliser des activités de promotion du lait et des produits laitiers et de valorisation de la profession; e) Délibérer sur tout dossier ou affaire du Syndicat et communiquer le point de vue régional aux instances du syndicat; f) Organiser des sessions de formation et d accueil des nouveaux producteurs; g) Gérer le budget que lui attribue le Syndicat pour la réalisation de ses activités et faire rapport de sa gestion sur demande du Syndicat; h) Organiser, au besoin, en collaboration avec la direction du Syndicat, une rencontre annuelle du conseil avec les officiers et employés du Syndicat pour discuter de dossiers d actualité et consulter sur des enjeux de l organisation; i) Organiser annuellement une assemblée où sont conviés les membres de son territoire, lors de laquelle les producteurs reçoivent un rapport d activité du conseil régional et font le point et délibèrent sur les dossiers régionaux et provinciaux. 48. Les conseils régionaux se composent des représentants nommés par les membres lors des assemblées annuelles régionales. Un groupe régional peut procéder à l élection des membres de son conseil régional qui sont représentants de secteur lors des assemblées de secteur qui se tiennent à l occasion de la tournée annuelle de consultation et d information qui précède l assemblée annuelle régionale. Le cas échéant, un compte rendu du résultat de ces élections doit être présenté lors de l assemblée annuelle régionale et être entériné par les membres. 49. Est éligible et habile à exercer la fonction de représentant au sein d un conseil régional, la personne physique qui répond à toutes les conditions suivantes : a) A comme occupation la production laitière; b) Est inscrite nommément au registre des membres du syndicat comme producteur individuel ou à titre de producteur indivisaire, ou est actionnaire d une personne morale ou associée d une société inscrite au registre; c) Détient et exploite, personnellement, en indivision, ou par l entremise d une personne morale dont elle est actionnaire ou d une société dont elle est associée, un quota émis par le syndicat sur une exploitation laitière située sur le territoire du groupe régional visé; d) Est un producteur individuel ayant droit de vote ou est mandataire d un producteur regroupé ou d un producteur indivisaire selon le Règlement sur les 10

11 catégories de producteurs, leur représentation et leur cotisation annuelle à l UPA (c. P-28, r. 1); e) Ne commet ni n a commis d actes dérogatoires selon les Règles d éthique et le Code de déontologie du syndicat. 50. Les représentants de secteur siégeant aux conseils régionaux sont nommés selon les règles suivantes : a) Le nombre de représentants de secteur à nommer pour chaque conseil régional et la séquence des élections sont prévus à l annexe 5; b) Le poste de représentant d un secteur doit être occupé par un membre provenant de ce secteur nommé par les membres de ce secteur; c) Lorsqu il y a un seul candidat, celui-ci est nommé au poste concerné; d) Lorsqu il y a plus d un candidat, une élection doit être tenue. Le candidat qui a obtenu le plus de votes de la part des membres du secteur concerné est nommé au poste de représentant; e) Lorsqu il n y a pas de candidat à un poste, les membres du groupe régional peuvent désigner un membre du secteur concerné qui ne s est pas porté candidat ou, à défaut, nommer une personne qui provient d un autre secteur; f) Nul ne peut être nommé comme représentant s il n y consent expressément; g) Le représentant entre en fonction après la clôture de l assemblée annuelle régionale; h) Le mandat d un représentant est d une durée de deux ans, mais la personne dont le mandat se termine peut soumettre à nouveau sa candidature. 51. Un groupe régional peut nommer un représentant de la relève agricole pour siéger à son conseil régional. La décision de procéder à la nomination d un tel poste doit être approuvée par le vote des deux tiers des membres présents à l assemblée annuelle régionale. L avis de convocation de cette assemblée doit mentionner que ce sujet sera à l ordre du jour. Cette décision demeure en vigueur jusqu à ce que le groupe régional en décide autrement, selon les mêmes règles de vote et de convocation. Le cas échéant, le représentant de la relève agricole est nommé selon les règles suivantes : a) Le poste ne peut être occupé que par un membre du groupe régional qui est membre de la Fédération de la relève agricole du Québec; 11

12 b) L instance régionale de la Fédération de la relève agricole Québec doit proposer un ou des candidats qui répondent aux conditions prévues à l article 49; c) Le représentant est nommé par les membres lors de l assemblée annuelle régionale; d) Lorsqu il y a un seul candidat, celui-ci est nommé au poste concerné; e) Lorsqu il y a plus d un candidat, une élection doit être tenue. Le candidat qui a obtenu le plus de votes de la part des membres du groupe régional concerné est nommé au poste de représentant; f) Nul ne peut être nommé comme représentant s il n y consent expressément; g) Le représentant entre en fonction après la clôture de l assemblée annuelle régionale; h) Le mandat d un représentant est d une durée de deux ans et la personne dont le mandat se termine ne peut pas soumettre à nouveau sa candidature pour ce poste. 52. Les présidents des conseils régionaux sont nommés selon l un ou l autre des processus prévus à l annexe 6. Le processus d élection du président de chacun des groupes régionaux correspond à celui indiqué dans le tableau qui suit : Groupes régionaux Processus d élection Estrie, Gaspésie Les Îles, Mauricie, Outaouais-Laurentides, Élu par et parmi les représentants qui siègent au conseil régional. Chaudière-Appalaches Sud, Saguenay Lac Saint-Jean, Montérégie Est, Montérégie Ouest Capitale-Nationale/Côte-Nord, Mis en candidature par et parmi les Centre-du-Québec, Abitibi- Témiscamingue, Chaudière- Appalaches Nord représentants qui siègent au conseil régional et élu par les producteurs membres à l assemblée générale régionale. Lanaudière, Bas-Saint-Laurent Élu par les producteurs membres à l assemblée annuelle régionale. Un groupe régional peut choisir un autre processus d élections parmi ceux décrits à l annexe 6. La décision de changer de processus d élections doit être approuvée par le vote des deux tiers des membres présents à l assemblée annuelle régionale. L avis de convocation de cette assemblée doit mentionner que ce sujet sera à l ordre du jour. Le changement ainsi approuvé entre en vigueur dès son adoption, ou à toute 12

13 date ultérieure fixée par l assemblée, et le demeure jusqu à ce que le groupe régional choisisse un autre processus conformément au présent article. 53. Dans les 30 jours qui suivent la clôture de chaque assemblée régionale annuelle, les représentants de chaque conseil régional doivent se réunir pour élire parmi eux le 1 er vice-président et le 2 e vice-président de leur conseil régional. 54. Le mandat d un représentant siégeant au sein d un conseil régional prend fin dans les cas suivants : a) À son échéance ou suite à la démission du représentant signifiée par écrit au conseil régional; b) Lorsque le représentant est en défaut à l égard d une condition prévue à l article 49; c) Lorsque le représentant est absent à trois réunions consécutives du conseil régional, sans motif raisonnable. 55. Toute vacance au conseil régional est comblée par celui-ci selon la procédure qu il détermine. Le mandat de la personne ainsi nommée se termine à l expiration du mandat de son prédécesseur. 56. Le conseil régional se réunit régulièrement et aussi souvent qu il est nécessaire pour l accomplissement de ses fonctions. Il est convoqué à la demande du président régional, par tout moyen, au moins 5 jours avant la réunion. Les réunions du conseil peuvent se tenir en tout lieu et par tout moyen qu il détermine, notamment par conférence téléphonique. Les membres du conseil régional peuvent renoncer à l avis de convocation. Leur seule présence équivaut à la renonciation, à moins qu ils soient présents pour contester la régularité de la convocation. 57. Le quorum d une réunion du conseil régional est constitué de la majorité des membres. Les décisions sont prises à la majorité absolue des voix exprimées. Chaque membre du conseil régional dispose d une voix. 58. En cas d absence ou d incapacité du président, le 1 er vice-président du conseil régional le remplace dans ses fonctions. En cas d absence ou d incapacité du président et du 1 er vice-président, le 2 e vice-président les remplace dans leurs fonctions. 13

14 SECTION X DÉLÉGUÉS 59. Un nombre total de 150 délégués est nommé annuellement par l ensemble des groupes régionaux. Ce nombre est ajusté à chaque année selon le nombre de producteurs, en fonction d un ratio d un délégué pour 40 producteurs. Ce nombre ne comprend pas les présidents des conseils régionaux, ceux-ci étant délégués d office. 60. Les postes de délégués sont répartis entre les groupes en proportion du nombre de producteurs situés sur leurs territoires. Malgré le premier alinéa, chaque groupe a au moins un poste de délégué. 61. Les délégués sont nommés par les membres lors des assemblées annuelles régionales. Un groupe régional peut procéder à l élection des délégués lors des assemblées de secteur qui se tiennent à l occasion de la tournée annuelle de consultation et d information qui précède l assemblée annuelle régionale. Le cas échéant, un compte rendu du résultat de ces élections doit être présenté lors de l assemblée annuelle régionale et entériné par les membres. 62. Les membres de chaque secteur d un groupe régional doivent nommer un délégué. Lorsque le nombre de délégués d un groupe régional est inférieur au nombre de secteurs, une rotation est établie par le conseil régional afin que, d une année à l autre, les délégués soient nommés à tour de rôle par chaque secteur. Lorsque le nombre de délégués d un groupe régional est supérieur au nombre de secteurs, les délégués en surplus sont répartis entre les secteurs en proportion du nombre de producteurs qui y sont situés. 63. Est éligible et habile à exercer la fonction de délégué la personne physique qui répond aux conditions prévues à l article Une personne, que ce soit en son nom personnel ou à titre de représentant d une personne morale, d une société ou de producteurs indivisaires, ne peut occuper qu un seul poste de délégué pour un seul secteur. 65. Lorsqu il y a un seul candidat, celui-ci est nommé au poste de délégué pour le secteur concerné. 66. Lorsqu il y a plus d un candidat, une élection doit être tenue. Le candidat qui obtient le plus de votes est nommé au poste de délégué pour le secteur concerné. 14

15 67. Lorsqu il n y a pas de candidat, le secrétaire d élection en fait rapport au conseil régional qui doit nommer une personne au poste de délégué du secteur concerné. Cette nomination doit tendre vers la plus grande représentativité des producteurs du groupe aux assemblées générales du Syndicat. 68. Sauf décision contraire des membres du secteur concerné, lorsqu un membre a été nommé à titre de délégué pour les assemblées générales du Plan conjoint (1980) des producteurs de lait du Québec, il est réputé avoir été nommé de façon valide à titre de délégué de ce secteur pour les assemblées générales du Syndicat, à condition qu il soit conforme à l article 63. Lorsque le nombre de délégués que doit nommer un secteur est égal ou supérieur au nombre de postes de représentants de ce secteur au conseil régional, la personne siégeant comme représentant de ce secteur au conseil régional occupe d office un poste de délégué de ce secteur, à condition qu elle ait été nommée à titre de délégué de ce secteur pour les assemblées générales du Plan conjoint (1980) des producteurs de lait du Québec et qu elle n occupe pas le poste de président du conseil régional. 69. Le mandat d un délégué prend fin dans les cas suivants : a) Lorsqu il est remplacé selon les dispositions du présent règlement; b) Suite à sa démission signifiée par écrit au conseil régional; c) Lorsqu il est en défaut à l égard d une condition prévue à l article Chaque groupe régional doit nommer des délégués-substituts. Les articles 61 à 69 s appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, à la nomination des délégués-substituts. 71. En cas d absence ou d incapacité temporaire d un délégué, le conseil régional peut désigner un remplaçant parmi les délégués-substituts. SECTION XI RÉMUNÉRATION ET INDEMNISATION 72. Les administrateurs et les représentants des conseils régionaux ont droit, en plus de leurs frais de déplacement et de séjour, à une allocation sous forme de jetons de présence par jour de session dont le montant est fixé par le conseil d administration. Le conseil peut également autoriser le paiement des allocations prévues ci-dessus à toute personne à qui il a demandé l accomplissement d un service ou d un mandat dans l intérêt du Syndicat. 15

16 73. Le Syndicat peut souscrire à une assurance couvrant la responsabilité que peuvent encourir les administrateurs, les représentants des conseils régionaux, les membres de ses comités et les dirigeants agissant en cette qualité. SECTION XII ÉTHIQUE ET DÉONTOLOGIE 74. Les administrateurs et les représentants des conseils régionaux sont tenus envers le Syndicat, dans l exercice de leurs fonctions, d agir avec prudence et diligence de même qu avec honnêteté et loyauté, dans son intérêt. Les officiers sont soumis aux mêmes obligations. 75. Les dispositions des Règles d éthique et du Code de déontologie du Syndicat auxquelles sont assujettis les administrateurs s appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, aux représentants des conseils régionaux et aux membres de tout comité du Syndicat. SECTION XIII FINANCES 76. L exercice financier du Syndicat s étend du 1 er janvier au 31 décembre. 77. Le budget annuel du Syndicat est adopté par le conseil d administration. Il y est prévu notamment le budget de fonctionnement des conseils régionaux. 78. L auditeur est nommé par l assemblée générale annuelle, sur recommandation du conseil d administration. Il accepte le type de mandat qui lui est confié par le conseil d administration en évaluant le risque, l importance relative et le cadre de contrôle interne. Il est alors tenu de respecter les normes de vérification généralement reconnues (NVGR) du Canada. 79. L auditeur peut, dans le cadre de son mandat, exiger tout renseignement relatif au Syndicat ainsi que la production de tout livre, registre, compte, dossier ou autre document. Les administrateurs, officiers, dirigeants, employés et mandataires du Syndicat doivent, sur demande, communiquer ces documents au vérificateur et lui en faciliter l examen. 80. L auditeur doit produire un rapport de mandat au conseil d administration et à l assemblée générale annuelle. 81. Le conseil d administration entérine le rapport financier et le soumet à l assemblée générale annuelle. Le rapport financier ne peut être diffusé tant qu il n a pas été entériné par le conseil d administration. 82. Les livres comptables doivent être tenus au siège social du Syndicat ou dans un lieu approprié déterminé par le conseil d administration. Ils peuvent être examinés par les administrateurs en tout temps. 16

17 SECTION XIV AMENDEMENT 83. Le présent règlement peut être amendé par le vote des deux tiers des délégués présents à l assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin. Tout projet d amendement doit être préalablement soumis au conseil d administration au moins 30 jours avant la tenue de l assemblée. L avis de convocation devra mentionner les articles qui seront visés. Le texte des propositions d amendement devra être joint à l avis de convocation et à l ordre du jour. Tout amendement au présent règlement entre en vigueur dès son adoption ou à toute date ultérieure qui y est fixée. SECTION XV DISPOSITIONS TRANSITOIRES 84. Jusqu au 1 er janvier 2015, les territoires des groupes régionaux correspondent aux territoires établis à l annexe 7, et ce, malgré le premier alinéa de l article Malgré toute disposition contraire du présent règlement, les présidents, viceprésidents, administrateurs et délégués du Syndicat des producteurs de lait de l Estrie (UPA), du Syndicat des producteurs de lait de la Côte-du-Sud, du Syndicat des producteurs de lait de la Gaspésie Les Îles, du Syndicat des producteurs de lait de Lanaudière, du Syndicat des producteurs de lait de la Mauricie, du Syndicat des producteurs de lait Outaouais-Laurentides (UPA), du Syndicat des producteurs laitiers du Centre-du-Québec, du Syndicat des producteurs de lait d Abitibi-Témiscamingue, du Syndicat des producteurs de lait de Québec (UPA), du Syndicat des producteurs de lait de la Beauce (UPA), du Syndicat des producteurs de lait du Bas-Saint-Laurent (UPA), du Syndicat des producteurs de lait du Saguenay-Lac-St-Jean, du Syndicat des producteurs de lait de St-Hyacinthe 1982 et du Syndicat des producteurs de lait de la région de Saint-Jean-Valleyfield (U.P.A.) en fonction le 17 avril 2014 deviennent les présidents, vice-présidents et représentants siégeant aux conseils régionaux ainsi que les délégués du Syndicat, sans autre formalité. Ils demeurent en fonction jusqu à ce qu ils soient nommés ou remplacés selon le présent règlement. 86. Malgré toute disposition contraire du présent règlement, le président, les viceprésidents, les membres du comité exécutif et les administrateurs de la Fédération des producteurs de lait du Québec en fonction le 17 avril 2014 deviennent le président, les vice-présidents, les membres du comité exécutif et les administrateurs du Syndicat, sans autre formalité. Ils demeurent en fonction jusqu à ce qu ils soient nommés ou remplacés selon le présent règlement. 87. Malgré toute disposition contraire du présent règlement, tous les postes des représentants aux conseils régionaux de la Gaspésie Les-Îles, de la Capitale- Nationale/Côte-Nord, d Outaouais-Laurentides, du Centre-du-Québec, de l Abitibi- Témiscamingue, de Chaudière-Appalaches Nord, de Chaudière-Appalaches Sud, du Bas-Saint-Laurent, de Montérégie Est et de Montérégie Ouest sont en élection en 2015 et est exceptionnellement d une durée d un an le mandat des représentants ainsi élus dont le poste est en élection les années paires selon l annexe 5. 17