Convention de Partenariat Billetterie Office de Tourisme Saintonge Dorée 2017

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1 Convention de Partenariat Billetterie Office de Tourisme Saintonge Dorée 2017 Entre d une part : L Office de Tourisme Saintonge Dorée, Association loi , rue de la Grosse Horloge Saint-Jean d'angély Tél. : Télécopie : Courriel : contact@saintongedoree.com N Siret : N de déclaration en préfecture : W Code APE : 7990 Z Représenté par le Directeur, Monsieur Stéphane Pipet Florence Ducrocq est en charge du dossier Billetterie : florence.ducrocq@saintongedoree.com Et d autre part : L'Entreprise ou l'association :... Adresse : Tél :... Courriel :... Représentée par... ci-dessous dénommée «le prestataire» L'Office de Tourisme Saintonge Dorée assurera la réservation et la vente de billetteries d'activités, animations ou manifestations événementielles dans sa zone géographique d intervention soit la Communauté du Communes des Vals de Saintonge, et ponctuellement, à la demande d'un prestataire, hors Saintonge Dorée. En outre, il est convenu que l Office de Tourisme Saintonge Dorée pourra faire appel à des prestataires hors Saintonge Dorée afin d organiser et réaliser une prestation. Il a été convenu ce qui suit : Article 1 : Nature et modalités de la convention Billetterie L'Office de Tourisme Saintonge Dorée s'engage à : Favoriser la réservation et la vente de billetterie «sèche», pour le compte du prestataire, en mobilisant ses services et personnels Prendre en dépôt et commercialiser la billetterie auprès d'un public d'individuels et de groupes, dans les bureaux d'accueil ouverts lors de l'activité de l'animation ou de l'événement. L'Office de Tourisme Saintonge Dorée est composé de six bureaux d'accueil : Aulnay de Saintonge, Loulay, Matha, Saint Jean d'angély, Saint- Savinien sur Charente et Tonnay Boutonne. Diffuser l'information et assurer la présentation de la billetterie confiée dans les lieux d'accueil ainsi que sur le site Internet de l'office de Tourisme Saintonge Dorée et autres supports de promotion (écrans) dans les bureaux d'accueil équipés. Effectuer les réservations, encaisser et délivrer les billets pour le compte du prestataire. Les moyens de paiement acceptés par l'office de Tourisme Saintonge Dorée sont : Carte Bancaire, Espèces et Chèques. Les réservations deviennent effectives à réception des règlements. Respecter les conditions générales de vente du prestataire SD - Convention Billetterie 2017 V1-1/3

2 Permettre au prestataire d'avoir accès régulièrement à l'état des ventes en amont, et lui adresser un relevé détaillé des réservations et des ventes au plus tard le jour même de l'activité, de l'animation ou de l'événement. Restituer au prestataire, le produit des ventes, dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la facture, déduction faite de la commission accordée. Dans le cas ou la billetterie est confiée sur une période avec plusieurs dates d'activités, d'animations ou d'événements, la restitution du produit des ventes s'effectuera à l'issue de ladite période L'Office de Tourisme Saintonge Dorée décline toute responsabilité quant aux modalités d'organisation et de tenue effective de l'événement. En contrepartie, le prestataire s engage à : Transmettre à l Office de Tourisme Saintonge Dorée, pour chaque dépôt de billetterie, au minimum trois semaines avant l'activité, l'animation ou l'événement, tous les éléments nécessaires à la réservation ou la vente (Dates, descriptif, plan d accès, conditions d accueil, tarifications, modalités et conditions générales de vente, titres de réservations) Cf annexe 1 Confier en dépôt à l Office de Tourisme Saintonge Dorée, une billetterie «sèche» destinée à un public d individuels et de groupes Remettre à l'office de Tourisme Saintonge Dorée le nombre de tickets suffisants, nécéssaires à la vente des prestations si le prestataire ne souhaite pas que l'office de Tourisme Saintonge Dorée établisse les billets via son logiciel de billetterie. Délivrer à l Office de Tourisme Saintonge Dorée, un bon de livraison mentionnant le nombre et les numéros des billets, pour chaque nouveau dépôt de billetterie Etre Adhérent de l'association Office de Tourisme Saintonge Dorée en s'acquittant du règlement de la cotisation fixée à 20, hors ca sparticuliers tels que les collectivités territoriales ou autres établissements publics. Accorder à l Office de Tourisme Saintonge Dorée, sur le chiffre d'affaires généré et encaissé, un commissionnement de : Activités de Loisirs et Sites de Visites 10 % Événementiel - Jusqu'à 500 de C.A. - Jusqu'à 5000 de C.A. - Plus de 5000 de C.A. 4 % 6 % 7% Commissionnements validés par le Conseil d'administration le 16 novembre 2016 Assurer un accueil personnalisé et une priorité pas d attente en caisse aux clients munis d un billet Adresser une facture à l Office de Tourisme Saintonge Dorée, à réception du relevé des ventes fourni par ce dernier. Article 2 : Suivi du partenariat La signature de la présente convention de billetterie engage l Office de Tourisme à construire et développer une collaboration étroite avec le prestataire partenaire. Ainsi, outre les relations liées aux opérations courantes, l Office de Tourisme Saintonge Dorée pourra organiser un rendez-vous bilan avec le prestataire L Office de Tourisme Saintonge Dorée pourra désigner, au sein de son équipe, un interlocuteur référent du prestataire partenaire SD - Convention Billetterie 2017 V1-2/3

3 Article 3 : Durée et conditions de dénonciation Les clauses du présent contrat de services sont valables pour l année 2017, à compter du jour de sa signature. Cependant, l'annexe 1 ci-joint «Descriptif et modalités Billetterie», devra être complété, et signé pour chaque dépôt de billetterie durant l'année Son exécution peut être suspendue par manquement grave de l une ou l autre des parties à ses engagements Chacune des parties signataires se réserve le droit de dénoncer cette convention de billetterie, par lettre recommandée avec accusé de réception avec préavis de deux mois. Le tribunal administratif de Poitiers est réputé seule juridiction compétente en cas de litige entre les parties résultant de l exécution du présent contrat. Déclaration : Le prestataire,... - Déclare avoir bien noté que le commissionnement sera de 4%, 6% ou 7% pour les prestations événementielles et de 10 % pour les prestations de loisirs ou sites de visites, en fonction du chiffre d'affaires généré et encaissé par l'office de Tourisme Saintonge Dorée. - Mentionne les Bureaux d'accueil auxquels il souhaite confier la billetterie : Tous Aulnay ² Loulay Matha Saint Jean d'angély Saint Savinien Tonnay Boutonne Fait à Saint-Jean d'angély, en 2 exemplaires, Le... Pour l Office de Tourisme, Le Directeur, Monsieur Stéphane PIPET. Pour le prestataire, Le représentant, M.... Documents annexés au présent contrat : «Descriptif et modalités Billetterie» et «Modèle de facture» SD - Convention Billetterie 2017 V1-3/3

4 1. LA MANIFESTATION / L'ACTIVITE Intitulé de la l'activité, l'animation ou l'événement : Type d'activité, d'animation ou d'événement (exemple : sport, théâtre, musique, concert, chant... ) : Dates et Horaires : Lieu précis (adresse complète) : Tarif(s) : (Adultes, enfants, gratuités, réduits, préférentiels, groupes...) : Description (donner des précisions sur le contenu de l'activité, l'animation ou l'événement - exemples : style de musique, morceaux joués, résumé de la pièce de théâtre, etc...) : Durée totale : Informations pratiques particulières à transmettre à la clientèle : (exemple : apporter un siège, table de 10 personnes, possibilité de se restaurer, buvette, avec ou sans entr'acte, etc ) OTSD - Descriptif Billetterie /2

5 2. L ORGANISATEUR Nom de l'organisme organisateur : Coordonnées complètes de l'organisme organisateur (adresse postale, tél, fax, mail, N Siret,...) Nom et coordonnées de la personne à contacter dans le cadre de la manifestation (fonction, adresse postale, tél, fax, mail,...) : 3. MODALITES GENERALES Placement libre Oui / Non Places numérotées Oui / Non Nombre de places réservées aux personnes à mobilité réduite :... Emplacement : Retrait des billets réservés sur place possible Oui / Non Horaires : (ouverture des portes, des visites) : Nombre total de places sur le lieu de la manifestation : Nombre de places à vendre par l'office de Tourisme Saintonge Dorée (pour chaque spectacle) : Date : Nom du Signataire : Signature OTSD - Descriptif Billetterie /2