Rapport de stage Avril Juin 2009

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1 Département documentation ITIC Université P. Valéry - Montpellier III Centre Du Guesclin Avenue Jean Moulin Béziers Rapport de stage Avril Juin 2009 Licence Professionnelle Ressources documentaires et bases de données Mention management des ressources numériques TAHAR Karima 1

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3 Résumé de stage Du 30 mars au 20 juin 2009, j ai effectué mon stage de fin de licence professionnelle «Ressources documentaires et bases de données» mention management des ressources numériques, à Agropolis International à Montpellier (Hérault) sous la tutelle de Chantal Salson. Ce mémoire présente les résultats d une étude de faisabilité pour la conception d une bibliothèque numérique pour la communauté Agropolis International. Cette étude a porté principalement sur une analyse de l existant des bibliothèques numériques et des logiciels. Celle-ci a abouti à la création d un prototype de bibliothèque numérique qui sera présenté par la suite. Agropolis International Avenue Agropolis F Montpellier agropolis@agropolis.fr Maître de stage : Chantal Salson Chargée de mission IST salson@agropolis.fr Directeur de stage : Audilio Gonzales Mots-clés : Bibliothèque numérique Information scientifique et technique Technologies de l information Document numérique Logiciel Métadonnées Open-Access 3

4 REMERCIEMENTS...5 INTRODUCTION...6 1ère Partie : Contexte...7 I. Présentation d un cas unique Agropolis International La place de l IST dans l association... 9 II. Objectifs et déroulement du stage La demande Sujet de la bibliothèque numérique Planification du projet ème Partie : Le projet bibliothèque numérique...13 I. Phase préparatoire Etude préalable Analyse de l'existant Identification et sélection des documents II. Création d'un prototype Plateforme de création Organisation de la collection Personnalisation de l'interface Web Evolution du projet ème Partie : Bilan du stage...29 I. Bilan professionnel Bilan du travail accompli De nouveaux acquis II. Bilan personnel Par rapport à mes stages précédents Mise en avant des compétences acquises La licence professionnelle CONCLUSION...33 GLOSSAIRE...34 BIBIOGRAPHIE...35 SOMMAIRE DES ANNEXES...36 Pièces jointes : CD-ROM 1 : Guide méthodologique CD-ROM 2 : Prototype de la bibliothèque numérique 4

5 REMERCIEMENTS Pendant ce stage, j'ai eu la chance de rencontrer des personnes très accueillantes qui m'ont guidées, conseillées et aidées dans les différentes tâches que j'effectuais. Toute ma reconnaissance à Michel Salas, Directeur, que j'ai eu l'occasion de rencontrer durant mon stage ainsi qu'à tout le personnel d Agropolis International pour son accueil chaleureux Je tiens à remercier principalement : Chantal Salson, maître de stage et chargée de mission IST (Information Scientifique et Technique), pour le temps qu'elle a consacré à me guider dans mes tâches et à répondre à mes diverses interrogations, mais également pour la confiance qu'elle m'a accordée en m'accueillant. Les documentalistes du réseau Agropolis International, pour leur accueil et leur disponibilité lors des visites dans les centres de documentation. Jacqueline Pericé, documentaliste au CIRAD, pour toute la documentation qu elle m a apporté sur le logiciel Greenstone. Enfin, je remercie Coleta Vaisman, pour sa disponibilité et ses conseils précieux. 5

6 INTRODUCTION A l issue de ma licence professionnelle «management des ressources numériques», un stage de trois mois en environnement professionnel nous donne l'occasion d'affiner ou d'orienter au plus juste notre projet professionnel. Après mes stages de DUT en médiathèque et bibliothèque universitaire, je souhaitais connaître davantage le milieu des associations et notamment des associations internationales scientifiques. Le choix d Agropolis International s est donc fait naturellement : il s agit de la plus grande communauté scientifique mondiale dans son domaine et d un cas unique en Languedoc-Roussillon. Pour ce stage, je tenais avant tout à étudier mes attentes étaient de connaître le fonctionnement particulier d'une association aussi importante et dans laquelle travaillent de nombreuses personnes de statuts et de fonctions diverses. Je souhaitais également approfondir mes connaissances documentaires et informatiques pour acquérir davantage d'expérience. Ce mémoire témoigne de mon intégration au sein d Agropolis International et du projet de bibliothèque numérique qui m a été confié. Avant de présenter la méthodologie suivie, il paraît utile de cadrer le contexte dans lequel s est déroulé ce projet de collaboration. Enfin, j'expose un bilan de ces trois mois de stage et je fais part de mon projet professionnel. 6

7 1ère Partie : Contexte I. Présentation d un cas unique 1. Agropolis International a) Un rôle fédérateur Née de l imagination du visionnaire Louis Malassis, l association Agropolis International a été créée il y a 23 ans, avec le soutien de l État et des collectivités territoriales, par les établissements de recherche et d enseignement supérieur impliqués, en totalité ou en partie, dans les champs thématiques de l agriculture, de l alimentation, de la biodiversité et de l environnement. Agropolis International est au cœur de réseaux scientifiques et technologiques régionaux, nationaux et internationaux et contribue à fournir les éléments scientifiques et technologiques permettant la mise en place de politiques de développement. Le rapport du CNER (Comité National D'Evaluation de La Recherche 2003) réaffirme le rôle d'agropolis en tant «qu'espace privilégié de concertation entre les représentants du pôle agronomique, ainsi que plate-forme pour la mutualisation de moyens en vue du montage de projets communs, en particulier dans les champs des relations internationales, de l'information scientifique et technique et de la diffusion de la culture scientifique et technique». Agropolis apparaît comme un espace légitime de coordination d animation et d élaboration de projets collectifs. b) Objectifs et missions L association a un double objectif : d une part, contribuer par la recherche au développement économique et social des régions méditerranéennes et tropicales. Et d autre part, se doter d un espace collectif facilitant les rapprochements entre établissements ainsi que la conduite d actions concertées. Aujourd hui, le rôle et les missions d Agropolis International se déclinent selon ces grandes fonctions : assurer la promotion des compétences de ses membres et de la communauté scientifique ainsi constituée et faciliter l accès à ces compétences pour nos différents partenaires ; gérer des outils et des services collectifs mis en place à l échelle de la communauté, sur le principe de l économie d échelle et de la mutualisation ; gérer des projets et des partenariats collectifs pour le compte de ses membres. 7

8 c) Organisation L association offre un espace de rencontres et d échanges entre établissements scientifiques et d enseignement supérieur et autres acteurs du développement économique et rural (collectivités territoriales, instituts techniques, structures de transferts, entreprises, ONG, etc.). Pour cela, elle s appuie sur des pôles de compétences thématiques, des lieux de capitalisation et de valorisation des savoirs, des espaces de formation et de transferts technologiques, des plates-formes d accueil et d échanges internationaux. L association Agropolis International est ainsi jalonnée de grands projets collectifs qui sont nés et ont mûri au sein de cet espace, des projets que Louis Malassis appelait «les enfants d Agropolis». Parmi les plus connus : - Agropolis-Museum ; - le Labex franco-brésilien ; - le pôle de compétitivité Q@LI-MEDiterranée ; - le RTRA «Agronomie et Développement Durable» porté maintenant par Agropolis Fondation ; - le volet agro-environnement des Contrats de Projets Etat-Région ; - le Comité Scientifique et Technique Agropolis ; - le projet Campus de Montpellier. d) Le personnel (cf. Annexe A : Organigramme) L équipe d Agropolis International comprend une vingtaine de salariés de l association et une quinzaine de personnes mises à disposition. Outre les chargés de projets, l équipe est constituée d agents couvrant un large champ de compétences : - communication, gestion et comptabilité ; - services juridique, informatique et réseaux ; - audiovisuel, accueil, organisation de congrès. e) Agropolis en chiffres Agropolis International rassemble une grande communauté scientifique : plus de 2000 enseignants et chercheurs ; 92 unités de recherche, dont 28 unités mixtes de recherche (UMR) et 54 unités ; 12 établissements de formation et de recherche ; 1 groupe de concertation ; 25 membres associés ; 4 collectivités territoriales locales. 8

9 2. La place de l IST dans l association a) Présentation Conscient de l importance de l IST et des services associés dans le renforcement de l attractivité d une communauté scientifique notamment au plan international (et tout particulièrement vis à vis des pays du Sud), Agropolis a encouragé depuis de nombreuses années une véritable politique en IST conduite par la Commission Information Scientifique et Technique (CIST). L objectif de la CIST est de mettre en œuvre des services et actions communes visant à faciliter la recherche d information pour la communauté scientifique régionale et internationale dans le réseau Agropolis International. La CIST réunit sur la base du volontariat depuis plus de 20 ans les responsables des bibliothèques et centres de documentation des établissements membres d Agropolis International. Le réseau IST Agropolis International c est : Plus de 40 centres de documentation et services d édition regroupant environ 250 professionnels de l information ; des fonds documentaires de plus de 1,5 million de documents. b) Les actions de la CIST Voici quelques exemples des grands projets menés par la CIST : un portail documentaire offrant un accès aux compétences de la communauté de Montpellier et de la région Languedoc-Roussillon (accès à 18 bases bibliographiques des membres d'agropolis international) ; une interface d interrogation unique des catalogues, la Bibliothèque Ouverte Montpellier- Languedoc (BOMLR), des centres de documentations et bibliothèques des organismes membres d Agropolis International, une plate-forme pilote pour développer des rapprochements inter-institutionnels et de nouveaux modes d organisation et mise en place de formations mutualisées à l IST ; organisation de journées d étude et d information destinées aux scientifiques et aux professionnels de l information ; une formation qualifiante et professionnelle pour le personnel en poste dans les centres de documentation. 9

10 Pour résumer, la CIST est un relais pour les demandes extérieures qui sont orientées vers les établissements membres : recherches d information, recherches d interlocuteurs, recherches bibliographiques, etc. Des référentiels bibliographiques sont mis en place : contribution à différentes bases nationales (Agritrop, Horizon ) et internationales (AGRIS ). L IST est à destination principalement des étudiants, chercheurs, doctorants de la communauté régionale et internationale. Selon les actions envisagées, des groupes de travail sont mis en place régulièrement. II. Objectifs et déroulement du stage 1. La demande Initialement le projet consistait à créer une bibliothèque numérique sur une thématique du Congrès Mondiale IAALD 2010, organisé par Agropolis International. La bibliothèque numérique devait regrouper la production scientifique des chercheurs et enseignants du pôle montpelliérain et permettre ainsi l accès aux ressources sur CD-ROM. En raison de la complexité à définir une thématique concrète du congrès et par souci de représentativité des établissements de recherche en relation avec Agropolis International, le projet de bibliothèque numérique s est porté sur la dernière publication du dossier d Agropolis International. De cette façon, si la CIST décide finalement de créer une bibliothèque numérique sur une thématique du congrès, elle pourra utiliser la structure de la bibliothèque numérique actuelle. Par conséquent, même si la thématique a changé, le déroulement du projet ne sera pas influencé car l objectif reste toujours le même : promouvoir la publication et la diffusion des ressources documentaires et pédagogiques produites pour la communauté scientifique d Agropolis International. Les deux objectifs principaux de ce projet sont : la création d une bibliothèque numérique ; la conception d un guide méthodologique constitué de deux parties : une analyse de l existant et un guide technique pour la réalisation d'une bibliothèque numérique avec le logiciel Greenstone. 2. Sujet de la bibliothèque numérique La thématique de la bibliothèque numérique concernera les «Dossiers d Agropolis International» notamment le dernier numéro publié «Sociétés et développement durable». La série des «Dossiers d Agropolis International» est une des productions de l association conçue dans le cadre de sa mission de promotion des compétences de la communauté scientifique. Chacun de ces dossiers est consacré à une grande thématique scientifique. On peut y trouver une présentation synthétique et 10

11 facile à consulter de tous les laboratoires, équipes et unités de recherche présents dans l ensemble des établissements d Agropolis et travaillant sur la thématique concernée. L objectif de cette série est de : Permettre aux différents partenaires d avoir une meilleure connaissance des compétences et du potentiel présents dans la communauté, Faciliter les contacts pour le développement d échanges et de coopérations scientifiques et techniques. La bibliothèque électronique permettra l accès libre aux documents numériques afin d illustrer les articles et les travaux scientifiques présentés dans chaque dossier thématique. Par "accès libre", il faut entendre une mise à disposition gratuite sur l Internet public, via le serveur d Agropolis International, de textes intégraux que chacun peut chercher, lire, télécharger, copier, transmettre, ou imprimer ; ceci se faisant dans le strict respect des règles du droit d auteur et de la propriété intellectuelle. Le texte intégral est le résultat édité de la production, quelle que soit la forme du fichier, des droits afférents et de sa localisation physique. Les documents de la collection numérique illustreront le dossier «Sociétés et développement durable». De ce fait, la bibliothèque sera accessible, via le serveur d Agropolis International, à toute la communauté scientifique en relation avec l association. La mise en place de cette bibliothèque numérique vise à promouvoir deux idées simples : Diffuser et valoriser la production scientifique des établissements, membres d'agropolis International (travaux d'étudiants et de chercheurs), en relation avec chaque publication des «Dossiers d Agropolis International» ; Réutiliser le prototype de la bibliothèque numérique pour un futur événement organisé par la CIST (ex : le Congrès Mondial IAALD 2010). 3. Planification du projet Planifier un projet de bibliothèque électronique consiste à identifier les différentes tâches liées à la création de la bibliothèque, à définir les stratégies associées, à identifier les ressources nécessaires, et à élaborer un échéancier pour accomplir ces tâches. C est pourquoi, nous avons établi un diagramme de Gantt (Voir ci-dessous), outil permettant de modéliser la planification de tâches nécessaires à la réalisation d'un projet, pour avoir une vision globale des tâches à accomplir. 11

12 Le projet s est déroulé en deux grandes phases : l état de l art (l étude du projet) et la mise en place technique de la bibliothèque numérique (création d un prototype). Ces deux grandes phases ont abouti à des réunions avec les membres de la CIST afin de présenter l avancée du projet. Pour chacune des réunions, une présentation à été réalisée et des objectifs ont été fixés pour la suite du projet (cf. bibliographie «mes présentations pour les réunions de la CIST»). Etude du projet Réunion du 21 Avril Définition et concepts utilisés Application du droit d auteur Analyse de l existant (bibliothèques numériques et logiciels) Réflexion sur la thématique Création d un prototype Réunion du 11 Juin Sélection des documents Choix du logiciel Organisation et paramétrage du logiciel Personnalisation de l interface 12

13 2ème Partie : le projet bibliothèque numérique La création d une bibliothèque numérique s inscrit dans une initiative de diffusion et de promotion de l information et du savoir c est pourquoi un long travail de réflexion est nécessaire. Une manière efficace et pertinente d entreprendre un tel examen est de réaliser un état de l art des bibliothèques et des types de solutions existantes. Après une étude approfondie du sujet, nous nous sommes lancés dans le développement d un prototype de la future bibliothèque numérique. I. Phase préparatoire Créer une bibliothèque électronique nécessite une attention particulière dans la planification, la mise en œuvre et la gestion des tâches : la bibliothèque doit répondre aux besoins des utilisateurs et doit être conforme aux exigences demandées. Toute cette phase préparatoire de réflexion est décrite plus en détail dans le guide méthodologique (cf. pièce jointe.- CD-ROM 1 : «Guide méthodologique») c est pourquoi ici j exposerai plutôt la démarche adoptée et les décisions prises pour la concrétisation de ce projet. 1. Etude préalable à la réalisation d une bibliothèque numérique scientifique thématique Pour commencer, je me suis familiarisée avec le projet en définissant les concepts utilisés autour des bibliothèques numériques. Il est important de comprendre les enjeux ainsi que les problématiques liées aux bibliothèques numériques (droit d auteur, sélection des documents). a) Définition d une bibliothèque numérique Une bibliothèque numérique est «une collection organisée et ciblée de documents numériques (incluant du texte, des images, des vidéos et de l audio) et offrant des méthodes pour l accès, la recherche, la sélection, la création, l organisation, la mise à jour et le partage de la collection». Plusieurs appellations sont utilisées lorsqu on parle de bibliothèque en ligne : bibliothèque numérique ou électronique : nécessite l informatisation des catalogues et la numérisation des fonds ; bibliothèque virtuelle : ne dépend pas d une bibliothèque conventionnelle (ceux sont des ressources uniquement numériques) ; 13

14 bibliothèque hybride : cas des ressources accessibles sur supports, ou en ligne, gérées par une politique documentaire Les bibliothèques numériques diffèrent significativement des catalogues en permettant aux utilisateurs d accéder en ligne aux versions électroniques de documents en texte intégral et aux contenus multimédia associés. Les bibliothèques numériques sont très variables en volume et en types de documents. Les ressources peuvent être des documents initialement produits dans un format numérique ou ayant suivi un processus de numérisation, il s agit alors de copies numériques de documents physiques. Dans notre cas, il s agit d une bibliothèque numérique (ou électronique) car ce sont des documents numériques «natifs» ou à numériser provenant de fonds dispersés. b) Eléments fonctionnels d une bibliothèque numérique Les bibliothèques numériques peuvent être mises en œuvre de différentes façons. Les éléments qui les composent dépendent des conditions d accès et de diffusion ainsi que de la stratégie et de la technologie choisies. La plupart des bibliothèques numériques ont des fonctions communes, en voici les principaux éléments fonctionnels : Sélection et acquisition : la sélection des documents, la numérisation et/ou la conversion de ces documents dans des formats numériques appropriés ; Organisation : attribution des métadonnées ; Indexation et stockage : pour rechercher efficacement ; Entrepôt : cœur de la bibliothèque (documents, métadonnées et index) ; Recherche et accès : interface de la bibliothèque ; Connectivité au réseau : accès en ligne. Pour se prétendre être une bibliothèque numérique, avec accès au texte intégral, celle-ci doit comprendre tous ses éléments fonctionnels. c) Identification des objectifs et des utilisateurs Dans le but de mutualiser, les ressources documentaires de la communauté Agropolis International, l association a pris l initiative de créer une bibliothèque numérique car il existe actuellement aucun produit documentaire de ce type. La bibliothèque numérique des «Dossiers d Agropolis International» augmentera la visibilité des ressources numériques de la communauté sur la thématique du dossier. Elle sera un témoin important du travail fourni par les unités de recherche et les chercheurs. Elle sera 14

15 également d un intérêt éducatif et de recherche pour les étudiants de la communauté locale et internationale. Les objectifs principaux du projet sont les suivants : Une bibliothèque en support aux dossiers Agropolis international pour diffuser la production des chercheurs et étudiants ; Réaliser un prototype réutilisable pour un congrès ou d autres dossiers thématiques ; S inscrire dans le mouvement de l «Open Access» et fournir du texte intégral ; Sensibiliser les documentalistes à l utilisation de ce produit documentaire. Pour répondre aux besoins du projet il est primordial de connaître ses cibles. La cible principale est un public scientifique composé de chercheurs, étudiants internes et externes à Agropolis International, ainsi que toute autre personne désireuse de mieux connaître l environnement d Agropolis International. Dans une optique future, la bibliothèque numérique pourrait être diffusée plus largement aux pays du Sud. En effet, les établissements de recherche tels que le CIRAD (Centre de coopération Internationale en Recherche Agronomique) et l IRD (Institut de Recherche pour le Développement) ont des implantations internationales dont les pays du Sud. Cependant dans ces pays, la connexion Internet est difficile, c est pourquoi un accès à l information documentaire via un CD-ROM sera un atout supplémentaire. d) Recommandations pour la bibliothèque numérique Pour notre projet, la création d une bibliothèque numérique représente plusieurs intérêts pour les documentalistes. Elle doit tendre vers une bibliothèque complète dans le(s) domaine(s) qu'elle décide de traiter, selon une démarche scientifique c'est-à-dire : Disposer des documents incontournables et conséquents dans le cadre des dossiers thématiques, fruit d'une sélection en association avec les documentalistes du réseau et les scientifiques concernés par le dossier thématique ; L accès aux documents primaires rassemblés dans un réservoir unique : visibilité accrue (notamment pour les travaux d étudiants peu diffusés), valorisation à l international, accès au texte intégral, regroupement de documents répartis physiquement ; Des services associés pertinents (foire aux questions, service questions-réponses, assistance à la recherche, fourniture de documents...). Des collections organisées (indexation efficace, recherche pertinente ) 15

16 Les collections de la bibliothèque numérique seront constituées essentiellement de la littérature grise scientifique récente ou ancienne (ex : les agricultures coloniales). Ce travail m a permis de définir les concepts liés aux bibliothèques numériques et d identifier les éléments fonctionnels mais aussi de comprendre les mécanismes liés à la création, à la diffusion et à l accessibilité de bibliothèques numériques. La définition des concepts a fait ressortir les avantages d une bibliothèque numérique en termes de conservation et d accès aux ressources numériques. 2. Analyse de l existant Je me suis rendu compte qu'un tel projet ne peut pas être entrepris sans connaître l'environnement et sans avoir analysé en détail l'existant. C est pourquoi j ai réalisé un état de l art des bibliothèques numériques et des solutions (outils, logiciels, plateformes) pour leur création. a) Les bibliothèques numériques Avant de démarrer un projet de création de bibliothèque électronique, il est utile d étudier quelques bibliothèques numériques existantes. Bien que certaines bibliothèques électroniques paraissent similaires dans leur fonctionnement, chacune est unique. Leur singularité peut être due à l importance donnée à un ou plusieurs des caractères suivants : objectif de la bibliothèque électronique, utilisateurs, types et formats des documents, domaines couverts, services fournis (incluant la recherche et l accès), technologie utilisée. J ai ainsi réalisé un panorama des bibliothèques numériques spécialisées dans les domaines d Agropolis International mais aussi dans d autres thématiques afin d approfondir notre étude. La sélection effectuée s est portée essentiellement sur les caractéristiques listées précédemment. Voici une liste synthétique des bibliothèques numériques analysées, dans les domaines de l agriculture et de l environnement : The New Zealand Digital Library (Bibliothèque numérique de Nouvelle-Zélande) ; Bibliothèque virtuelle de l ONU pour l alimentation et l agriculture ; Digital documents Archive in agronomy Science (Entrepôt de documents numériques en sciences agronomiques) ; Projet BINAE (Bibliothèque Numérique pour les Sciences Agronomiques, l Environnement et le Développement Durable). 16

17 La thématique de ces bibliothèques numériques correspond aux domaines de compétences d Agropolis International c est pourquoi leur étude était intéressante pour notre sujet. Pour chacune, nous avons étudié leur fonctionnalité-clé ainsi que leur logiciel de développement. Nous avons remarqué que la structure des bibliothèques numériques différait ; certaines sont organisées comme un portail avec un accès à des réservoirs documentaires (Bibliothèque virtuelle de l ONU) ou une archive ouverte (Digital documents Archive in agronomy Science). Pour notre étude, nous avons retenu «The New Zealand Digital Library» car son organisation ainsi que les sujets traités s appliquaient à notre projet. «The New Zealand Digital Library» contient plusieurs collections, allant de l information humanitaire aux rapports techniques et à des collections de démonstration de documents. Sur le plan pratique, il m a semblé opportun d étudier d autres bibliothèques numériques renommées et qui couvrent d autres domaines que les nôtres : Medic@ (Bibliothèque interuniversitaire de médecine et d odontologie) ; CNUM (Conservatoire Numérique des Arts et Métiers) ; Bibliothèque en ligne de l AUF (Agence Universitaire Française) ; NSDL (The National Science Digital Library) ; Bibliothèque numérique RERO DOC (Réseau des bibliothèques de Suisse occidentale). L étude analytique de ces bibliothèques numériques m a permis d établir des indicateurs (type et volume des documents) et des critères de sélection des documents pour la suite de notre bibliothèque numérique. Il en ressort que beaucoup de bibliothèques numériques ont pour finalité la valorisation d un fonds ancien. Nous avons également étudié des bibliothèques numériques généralistes (Gallica, Erudit, Bibliothèque numérique mondiale, Europeana, etc.) afin de comprendre la démarche de création ainsi que leurs finalités (cf. CD-ROM 1 «Guide méthodologique»). L étude d une bibliothèque numérique dans notre domaine est intéressante pour avoir des exemples de comparaison avec notre produit final. Il est certain que chaque bibliothèque a une approche et une apparence qui lui est propre. b) Les solutions pour la création d une bibliothèque numérique Un aspect très important de la création, de l organisation et de l accès aux collections de documents numériques est le logiciel utilisé. S il est possible aujourd hui de créer des bibliothèques numériques avec les technologies du web et des bases de données, cela demanderait beaucoup plus d effort de développer 17

18 un logiciel qui intègre des fonctionnalités telles que métadonnées, recherche en texte intégral, gestion des divers types et formats de documents, contenu multilingue et gestion des accès. Pour cette analyse des logiciels et outils, il était important de sélectionner des solutions open-source. Plusieurs types de solutions existent pour diffuser des documents numériques : Les logiciels spécifiques CDS Invenio est une suite d'applications qui fournit le cadre et les outils pour la construction et la gestion d'un serveur autonome pour une bibliothèque numérique ; Greenstone est une suite de logiciels pour la construction et la distribution de collections de bibliothèques numériques. Plateformes d archives ouvertes Castore est une plateforme de bibliothèques numérique ; Dspace met en place un site de diffusion de documents numériques ; Eprints est une plateforme pour les dépôts de documents concernant la recherche. CMS (Content Management System : système de gestion de contenu) Joomla avec son extension «J!Research» permet la gestion documentaire de toute une unité de recherche qui souhaite utiliser Joomla pour gérer du contenu Web ; LODEL est essentiellement utilisé pour l'édition de revues scientifiques en ligne ; PLONE permet de créer et gérer facilement les aspects d'un site Web, comme les utilisateurs, les «workflows» ou les documents attachables. Logiciels de type SIGB (Système Intégré de Gestion de Bibliothèque) PMB est basé sur les technologies du Web mais il est plus utilisé pour la gestion documentaire d une bibliothèque (catalogue interne). Nous avons envisagé plusieurs possibilités pour la diffusion des documents numériques mais toutes ces solutions n ont pas pour finalité la création d une collection numérique. En effet, les plateformes d archives ouvertes sont utilisées pour le dépôt de documents tandis que les CMS et les SIGB sont employés pour la gestion de contenu sur un site web ou encore la gestion des documents spécifiques aux tâches documentaires. C est pourquoi j ai retenu deux logiciels CDS Invenio et Greenstone pour une étude comparative et approfondie de leurs fonctionnalités (cf. CD-ROM 1 «Guide méthodologique ; section étude comparative des logiciels») 18

19 Toutes les solutions ne sont pas adaptées à la création concrète d une bibliothèque numérique et les frontières sont souvent floues entre bibliothèques numériques et archives numériques scientifiques. 3. Identification et sélection des documents Une des étapes essentielles de la création d une bibliothèque numérique est la sélection des documents qui demande une attention particulière car elle doit répondre aux critères et aux besoins informationnels du public. La sélection des documents a compris plusieurs tâches et a soulevé des interrogations. a) Visites dans les centres de documentation Pour procéder à la sélection des documents avec les documentalistes, nous nous sommes rendues directement dans les centres de documentation. Ces visites nous permettaient la traduction des requêtes dans le langage (thésaurus) et la forme (équation de recherche) de leur catalogue. Au préalable, j ai réalisé une grille d évaluation (cf. Annexe B) comprenant certains critères d évaluation (formats, types, suggestions de mots-clés, etc.) pour guider les documentalistes dans leur sélection. Cette grille permet également d avoir une première estimation du volume des documents par établissement de recherche mais aussi de connaître ceux qui nécessitent une numérisation (ouvrages anciens incontournables). En concertation avec les documentalistes, nous avons défini les contenus et types de documents à intégrer dans la bibliothèque numérique : Documents récents (cinq dernières années) ; Documents déjà sous une forme numérique (PDF, vidéo, images) ; Documents pour lesquels les droits sont cédés aux établissements ; Documents de synthèse (synthèse technique d étudiants) ; Littérature grise (rapports, mémoires de stage, thèses). Les documentalistes nous ont également fourni des documents illustrant les projets de recherche présentés dans le dossier «Sociétés et développement durable». b) L application du droit d auteur Lors de la sélection des documents, la question des droits d auteurs s est posée car les œuvres numérisées (nécessitant une numérisation ou déjà numériques) sont soumises à la législation sur le droit 19

20 d auteur. Les bibliothèques numériques ont le droit de diffuser à titre gratuit uniquement les documents tombés dans le domaine public, c est pourquoi elles sont généralement à vocation patrimoniale. L état de l art de notre projet consistait également à comprendre l application du droit d auteur pour les bibliothèques numériques. Dans notre cas, les documentalistes ont la responsabilité de s assurer du libre droit de diffusion en obtenant l accord de l auteur au travers d un formulaire de demande de diffusion du document. c) Recherche documentaire et première sélection Pour sélectionner les documents, nous avons effectué des recherches grâce à des requêtes ciblées par grande thématique du dossier «Sociétés et développement durable». Pour élargir les résultats de recherche, nous avons interrogé : les catalogues internes à partir des descripteurs du thésaurus utilisé dans les centres de documentation ; les bases de publications en ligne (cf. bibliographie) des établissements en privilégiant les unités de recherche présentées dans le dossier. Une fois les documents sélectionnés, nous avons exploité les notices en format EndNote. Nous avons décidé de choisir ce format d export car il est utilisé dans les centres de documentation mais il permet aussi de faire une sélection fine en éliminant les doublons. De plus, EndNote permet de stocker, gérer et rechercher des bases de données de références bibliographiques grâce à des filtres d interrogation. Pour compléter et enrichir la recherche bibliographique, les documentalistes ont élaboré des listes bibliographiques par thématique. Après une première sélection, une cinquantaine de documents par établissement de recherche ont été retenu pour notre prototype. d) Constitution d un comité scientifique Lors de la sélection des documents s est exprimé le besoin d un regard scientifique pour sélectionner les documents pertinents. Les membres du comité scientifique pourraient être composés de chercheurs spécialisés dans les domaines concernés. Ainsi, une première sélection des documents sera réalisée par les documentalistes de la CIST tandis que le comité aura pour mission de valider les documents sélectionnés en fonction des domaines traités dans le dossier Agropolis International. 20

21 L identification et la sélection des documents est une tâche délicate car elle soulève plusieurs interrogations en matière de droit d auteur ou de pertinence des documents scientifiques. Les documents doivent être pertinents et apporter une valeur ajoutée éditoriale à la bibliothèque numérique. Le soin et l attention apportés à la phase de sélection des documents définiront la qualité de la bibliothèque électronique offerte aux utilisateurs. II. Création d un prototype Ce prototype est une première ébauche de la bibliothèque numérique (cf. pièce jointe.- CD-ROM 2 : «Prototype de la bibliothèque numérique»). Les documents contenus dans le prototype sont des échantillons de documents que l on pourra trouver plus tard dans la bibliothèque numérique. Les documentalistes nous ont fourni quelques documents numériques pour tester le logiciel. 1. Plateforme de création a) Choix de Greenstone Pour nous décider dans notre choix, nous avons comparé les logiciels selon des critères qui nous semblaient pertinents pour notre projet tels qu une navigation avancée, la génération d index de recherche, la publication sous diverses formes, le regroupement des documents par collections thématiques, l intégration de plusieurs formats de document, la personnalisation de l interface. Les expériences réalisées par les documentalistes du CIRAD nous ont orientées pour l utilisation de ce logiciel. Elles ont testé et traduit un module de formation Greenstone disponible sur CD-ROM aux professionnels de l information (cf. bibliographie). Notre choix s est ainsi porté sur Greenstone car il nous semble être le logiciel le plus adapté à nos attentes concernant la bibliothèque numérique. C est un ensemble de logiciels dont le but est de fournir un accès à des collections d'informations constituant une bibliothèque numérique et de construire de nouvelles collections. Greenstone comprend deux interfaces : la GLI (Interface bibliothécaire de Greenstone) et l interface utilisateur disponible via le serveur fournit par le logiciel. La GLI, incluse dans l installation, est une application Java pour la création de collections de documents numériques. Plusieurs fonctionnalités clés de Greenstone correspondaient à nos critères de choix pour notre bibliothèque numérique : 21

22 Disponibilité multi plateformes Greenstone est disponible pour différents systèmes ou plates-formes d exploitation, incluant Windows (toutes versions), Linux, Sun Solaris et Mac OS. Accès et diffusion Une collection Greenstone peut être publiée sur le web ou exportée sur CD-ROM. On y accède alors à partir du CD-ROM ou du disque dur local sans recours à une connexion Internet. Cette diffusion nous permettra de donner accès à la bibliothèque numérique dans les pays du Sud. Un serveur OAI (Open Archives Initiative : protocole d échanges de données entre bibliothèques) est disponible pour exporter des notices dans une bibliothèque. Création et gestion de collections Greenstone propose à partir d une interface, la consultation de plusieurs collections thématiques pour chaque dossier. Indexation puissante Greenstone construit des index à partir des documents en texte intégral et à partir des métadonnées associées à ces documents. Il gère la création des index pour différents champs des métadonnées, qu ils soient extraits automatiquement ou associés manuellement. Recherche et navigation Le logiciel indexe le texte intégral et le contenu des champs, ce qui nous permet de disposer d une grande variété d options de recherche et d une navigation personnalisable. Formats de fichiers Greenstone gère différents formats de fichier, tels que : HTML, PDF, DOC, RTF, courrier électronique, texte intégral, texte en clair, PPT, etc. Ces formats de fichier sont convertis dans un format interne basé sur du XML standard pour une indexation utilisant des modules d extension. La diversité des formats proposée permet de diversifier la consultation des documents dans les collections. Extension et configuration C est la possibilité de configurer une collection pour personnaliser les caractéristiques de l interface, de l indexation, de la navigation et de la présentation selon nos besoins. Le logiciel permet également de gérer plusieurs profils d utilisateurs ce qui peut être intéressant pour le dépôt de documents par les 22

23 documentalistes de la CIST. De nouveaux modules d extension peuvent être développés pour des formats de fichiers que Greenstone ne gère pas. Multilinguisme Grâce au standard de codage Unicode, Greenstone permet d utiliser un large éventail d alphabets ce qui permet d avoir plusieurs choix de langues pour l interface utilisateur. b) Tests réalisés sous Greenstone Toutes les fonctionnalités ont fait l objet de tests avancées sur Greenstone afin de comprendre le fonctionnement et la gestion l intégration de plusieurs formats de fichiers (PDF, JPG, GIF, PNG, HTML, DOC, RTF, WMA, MP3) l importation des notices à partir du serveur OAI et du protocole Z39.50 (cf. glossaire) la numérisation en appliquant l OCR : Reconnaissance Optique de Caractères (cf. glossaire) sur un ouvrage ancien provenant du fonds documentaire de l INRA SupAgro à Montpellier. Afin d avoir une idée plus précise du type de collection possible avec le logiciel, nous avons examiné plus en détails «The New Zealand Digital Library» développée avec Greenstone. Le logiciel libre Greenstone fournit une nouvelle manière d organiser et de publier de l information sur Internet et sur CD-ROM. Le but du logiciel est de donner à l utilisateur les capacités de construire sa propre bibliothèque numérique. En réalisant ces tests, nous avons exploité toutes les fonctionnalités du logiciel pour créer notre collection. 2. Organisation de la collection L organisation de la bibliothèque numérique consiste à définir les fonctionnalités souhaitées pour l interface utilisateurs des collections. L organisation de la collection sous Greenstone n'est possible qu à partir de l Interface Bibliothécaire de Greenstone (GLI). a) Création d une collection 23

24 La GLI (Cf. Annexe C) est la solution technique la plus avancée pour créer des collections et pour gérer des métadonnées. La GLI permet également de définir des champs personnalisés de métadonnées. Toute modification de l interface de l utilisateur passe par la GLI. La création d une collection avec la GLI suit les étapes suivantes : rassembler : collecter les documents sources de la future collection et définir un ensemble d éléments de métadonnées appropriés ; enrichir : attribuer des métadonnées à chaque document source ; concevoir : préciser les éléments de configuration de la collection tels que les index, les éléments de classification ou «classificateurs», les formats d affichage, etc. ; créer : constituer la collection ; prévisualiser : visualiser la nouvelle collection créée. b) La recherche dans la collection (cf. schéma ci-dessous) Greenstone propose différentes possibilités pour mener une recherche dans les collections. Elles peuvent être regroupées en deux catégories principales : recherche en texte intégral (au travers d une fenêtre unique de recherche de type Google) et une recherche par formulaire. Les utilisateurs peuvent rechercher des mots ou des groupes de mots dans le texte intégral des documents ou limiter la recherche à un index spécifique. Nous avons déterminé des critères de recherche simples (par auteur, titre, sujet, date, zone géographique et établissement de recherche) appelés «index de recherche» dans Greenstone. La recherche dans la collection passe par l attribution de métadonnées à chaque document source pendant la création de la collection, afin de fournir les meilleurs résultats. L attribution des métadonnées permettra également de gérer la consultation et la recherche dans les champs. Les métadonnées sont également utiles pour présenter correctement les résultats de recherche. Pour notre collection, nous avons adopté le schéma de métadonnées Dublin Core dans la mesure où Greenstone intègre la gestion de cette norme. c) Le mode de navigation (cf. schéma ci-dessous) Greenstone définit les types de navigation possibles dans le document en utilisant des classificateurs. Ces derniers peuvent être associés à des champs spécifiques de métadonnées pour permettre une navigation dans ces champs. L information concernant les classificateurs doit être décrite dans le fichier de configuration de la collection. Nous avons spécifié des classificateurs de navigation qui nous semblaient pertinents pour notre bibliothèque numérique: «chapitres» (chapitres du dossier), «titres», «auteurs», «zones géographiques», «sources» (établissements de recherche) et «types de documents». 24

25 Naviguer Rechercher d) Présentation des résultats de recherche Avec Greenstone, les utilisateurs visualisent des pages web qui ne sont pas stockées à l avance mais générées dynamiquement selon les besoins. Ceci est valable pour l affichage des résultats de la recherche et pour la présentation des documents individuels. Deux possibilités sont proposées pour la consultation du document : consultation au format original et/ou en page Web (générée automatiquement en HTML). Pour améliorer les éléments, nous avons modifiés le format d affichage des résultats avec le langage HTML en rajoutant les champs. Avec cet affichage, l utilisateur à une vision globale des informations bibliographiques du document. Format original Format HTML 25

26 L organisation de la bibliothèque numérique est une phase très importante car elle déterminera la visibilité des documents ainsi que la pertinence des recherches pour l utilisateur. Pour paramétrer les fonctionnalités, nous avons étudié la documentation de Greenstone. 3. Personnalisation de l interface Web Il s agit de l interface Web créée par Greenstone, à partir de son propre serveur, pour prévisualiser la collection. Dans la pratique, la prévisualisation révèle souvent les insuffisances soit de l étape de conception, soit des valeurs des métadonnées. Lors de la création de notre prototype, la prévisualisation était très utile pour corriger des erreurs et avoir un aperçu de la collection sur le Web. a) Paramétrage des macros Créer une interface web riche peut rapidement devenir une tâche très complexe car Greenstone n est pas très adapté pour le paramétrage de son interface. Le fichier de configuration dans l utilisation de Greenstone est la partie la plus difficile et la structure de l interface est définie par un langage de macros. Les définitions de format et les fichiers de macros permettent de personnaliser l'aspect des collections Greenstone. Ils sont très puissants mais complexes et difficiles à apprendre, c est pourquoi la personnalisation de l interface était difficile à maîtriser surtout si l on ne dispose pas de connaissances poussées en informatique. Pour personnaliser l interface, il a fallu modifier les feuilles de style CSS ainsi que certains fichiers macros des pages Web de Greenstone. b) Style de l interface L interface Web fournit par Greenstone est épurée (cf. Annexe D) et ne permet pas une identification visuelle de la communauté Agropolis International c est pourquoi nous avons modifié les éléments graphiques de la page d accueil ainsi que de l interface de la collection que nous avons créée. Pour être conformes à la charte graphique utilisée par Agropolis International, nous avons modifié le style de l interface graphique visible par l utilisateur. La modification du style de l apparence graphique concerne la page d accueil et la collection créée. La page d accueil L arrière plan 26

27 Pour l arrière plan de l interface, nous avons décidé d utiliser le fond utilisé dans la plaquette de présentation d Agropolis International. Ce fond est adapté au sujet de notre bibliothèque numérique c'està-dire l environnement, l agroalimentaire, mutations territoriales, développement rural, etc. L image de la planète terre (cf. pièce jointe.- CD-ROM 2 «Prototype de la bibliothèque numérique») fait référence aux échanges internationaux qu entretient Agropolis International avec plusieurs pays dans le monde. Le logo Agropolis International permet d identifier de manière unique et immédiate l association. Les couleurs Les couleurs choisies permettent d identifier les éléments significatifs dans l interface. Nous avons choisi la couleur bleu pour rappeler les domaines de compétences de la communauté (environnement, biodiversité, etc.) et pour faire ressortir le texte en blanc. Barre de défilement horizontal La barre de défilement (écrit en code JavaScript) est un composant d interface graphique rattaché à une zone d 'affichage rectangulaire. La barre de défilement permet de faire défiler le contenu de la zone en cliquant sur les flèches «avant» et «après». En cliquant sur l image, l utilisateur pourra consulter et télécharger les «Dossiers d Agropolis International» pour avoir une idée du contenu des collections. Texte de présentation Ce texte présente synthétiquement et clairement le sujet de la bibliothèque numérique liée aux «Dossiers d Agropolis International». La collection La barre de navigation La barre de navigation rouge clair permet de naviguer entre les classificateurs de navigation que nous avons attribués pendant la création de la collection. En cliquant sur un classificateur, le bouton devient plus foncé ce qui permettra à l utilisateur de se repérer dans la navigation. Le texte de présentation Ce texte décrit les chapitres de la collection rattachée au dossier «Sociétés et développement durable» et présente son contenu. 27

28 La personnalisation de la bibliothèque numérique a été la partie la plus difficile à maîtriser car la configuration graphique de l interface Web de Greenstone est compliquée. Néanmoins pour donner une meilleure ergonomie à la bibliothèque numérique, il était indispensable de changer l apparence graphique du site. 4. Evolution du projet Lors des réunions avec les membres de la CIST, nous avons défini des perspectives pour la suite du projet. a) Structure de la bibliothèque numérique Le premier prototype de la bibliothèque numérique n est pas figé, il pourra bien sûr évoluer si la CIST décide de le réutiliser pour diffuser et mutualiser des ressources documentaires numériques, en vue d un congrès par exemple. C est pourquoi, ce prototype de la bibliothèque numérique doit être flexible, évolutif, facile à mettre à jour et très ergonomique. Pendant le déroulement du projet, des idées évolutives ont été soulevées et devraient être développées : L intégration des services aux utilisateurs : foire aux questions, services questions/réponses, ajout de flux RSS des nouveautés ; Développement et paramétrage du serveur OAI pour l exportation des notices ; Organisation plus pertinente de la bibliothèque numérique (par exemple : le classificateur de navigation «source» devra être renommé «instituts» pour identifier clairement les établissements de recherche) ; Trouver un nom et/ou un sigle significatif qui permet d identifier ce produit documentaire commun. b) Sélection des documents et droits d auteurs Après discussion entre les membres de la CIST et le coordinateur Pierre-Marie Bosc du dossier «Sociétés et développement durable», il a été convenu qu une première sélection des documents par les documentalistes aura lieu avant validation par un comité scientifique. Les documentalistes de chaque établissement de recherche devront s assurer du libre droit pour la diffusion des documents. 28

29 3ème Partie : Bilan du stage Il paraît essentiel d établir un bilan objectif du travail accompli pendant ce stage. Le bilan de cette expérience à Agropolis International est très positif. Mes stages réalisés précédemment m ont appris les bases du métier de documentaliste. Mais ce stage de trois mois en milieu professionnel m a permis de mettre en pratique mes acquis et de mieux comprendre l environnement d une association internationale. I. Bilan professionnel 1. Bilan du travail accompli Tout au long de mon stage, j ai pu me rendre compte de l importance de l Information Scientifique et Technique (IST) dans les réseaux d échanges d une association de ce type. En effet, l IST regroupe l'ensemble des informations produites par la recherche et nécessaires à l'activité scientifique. L IST encourage et développe les échanges, la production et la diffusion d informations scientifiques et technologiques. J ai pu voir qu un système d IST nécessitait une démarche de mutualisation des compétences, des ressources et des moyens de toute la communauté Agropolis International. Effectivement, les relations interprofessionnelles entre les documentalistes des établissements de recherche sont très importantes, ce qui rend la CIST dynamique. J ai été ravie d'effectuer mon stage au sein du service IST d Agropolis International car ses missions sont diverses et elles représentent une véritable opportunité pour la vie de l association. La CIST met en œuvre des actions et des services pour donner l accès aux ressources documentaires de la communauté or un produit documentaire tel qu une bibliothèque numérique n a jamais été développée. En créant le premier prototype d une bibliothèque numérique, j ai apporté à la CIST une nouvelle solution attractive et pertinente, s inscrivant dans le mouvement des technologies Internet et du web. De plus, j ai découvert une bibliothèque numérique ainsi que tous les concepts et problématiques liés à sa création. Le projet permettra de sensibiliser, former et encourager les professionnels de l information Agropolis International à développer ce type de produit, dont ils n avaient pas ou peu d expérience. Les pistes de travail, pour la suite du projet vont dépendre des décisions prises par les membres de la CIST mais l idée de présenter ce nouveau produit a été soulevée pour un séminaire prévu en novembre 2009 concernant les travaux de recherches menés pour Agrimonde et le Congrès Mondial IAALD La CIST m a proposé de collaborer pour produire un document de communication 29

30 (brochure ou poster) afin de présenter au public de ces congrès le projet bibliothèque numérique. De ce fait, je serais amenée à être en relation avec les documentalistes après mon stage, ce qui me permettra de suivre l évolution du projet que j ai débuté. 2. De nouveaux acquis Pour les décisions et les grandes missions réalisées, j ai travaillé en étroite collaboration avec mon maître de stage ; ce qui m a permis d échanger des idées et de me former à l informatique documentaire (cf. glossaire). Je me suis intéressée personnellement à la prise en main de Greenstone, tout en gardant à l esprit que je pouvais trouver conseil auprès de mon maître de stage. La confiance témoignée par ma responsable de stage m a permis de prendre de l assurance et des initiatives. Durant ce stage, j'ai pu utiliser les logiciels que nous avons abordés pendant la formation tel que EndNote, mais aussi exploiter le logiciel Greenstone que je ne connaissais pas. J ai eu l occasion d approfondir mes connaissances d EndNote en utilisant ses fonctionnalités diverses. Quant à Greenstone, il m était difficile de le maîtriser, mais en même temps il paraissait intéressant à utiliser pour produire une bibliothèque numérique. Je me suis formée personnellement à ce logiciel en étudiant la documentation et en testant techniquement ses fonctionnalités. Concernant la partie graphique de Greenstone, cela m a donné l occasion de mettre en pratique mes connaissances en HTML ainsi qu en CSS. Les problèmes rencontrés avec Greenstone étaient nombreux (problèmes d installation et de configuration) mais avec de l entraînement je trouvais des solutions pour les résoudre. Toutes les étapes du projet m ont donné l opportunité de faire appel à d autres sources aussi bien techniques, qu intellectuelles (recherche de documentation technique, exploitation des listes de diffusion...) et de mener une réflexion sur les documents à sélectionner, réflexion qui a porté sur leur droit de diffusion, leur usage, leur format et leur intérêt pour la bibliothèque numérique. Même si Agropolis International ne dispose pas d un centre de documentation, de part mes visites j ai découvert plusieurs centres de documentation et ainsi j'ai pu comprendre leur fonctionnement général. Ayant côtoyé pendant deux mois les membres de la CIST, je me suis très vite aperçue que les relations humaines jouent un rôle très important. En effet, une bonne entente au sein d une équipe constitue une base essentielle à un travail efficace. J ai ainsi pu développer mon réseau de relations professionnelles avec les documentalistes des établissements de recherche ce qui pourra m être utile plus tard dans ma profession. 30

31 II. Bilan personnel 1. Par rapport à mes stages précédents Mes stages réalisés en DUT étaient plutôt des stages d apprentissage des «métiers traditionnels» (documentaliste, bibliothécaire, etc.) alors que pendant ce stage, j ai pu mettre en avant mes connaissances et compétences en documentation électronique en adéquation avec les technologies numériques. Ce stage m'a apporté, en plus, la prise de conscience de ma capacité à m adapter à un environnement professionnel plutôt scientifique. Avec ce stage, j'en ai fait l'expérience et je sais qu'à terme, il me plaira d allier mes connaissances documentaires à l informatique. Mes missions à Agropolis International ont été plus proches de mes aspirations professionnelles et elles correspondent davantage à ce que je souhaitais expérimenter : l informatique appliquée à la documentation. 2. Mise en avant des compétences acquises En informatique et en documentation Ce projet m a permis de mettre en avant mes connaissances en informatique (langages utilisés, fonctionnement des macros de Greenstone ) et de réaliser une prestation de service pour un intervenant extérieur. Cet aspect m a plu. La documentation numérique nécessite une bonne maîtrise des outils de recherche et de diffusion. La mise en ligne à distance de produits, de services, de ressources ou d outils documentaires représente un avantage considérable pour promouvoir et communiquer auprès de son public. J ai également pu mettre en pratique mes connaissances documentaires (saisie des métadonnées, interrogation des bases documentaires) et informatiques. En communication Toutes les connaissances en informatique que j ai acquises durant ma formation m ont été indispensables. Tous les travaux de groupes, les mises en situations professionnelles ainsi que les exposés oraux m ont donné l occasion de me remettre en question, de prendre des initiatives et d évoluer au-delà de mes limites. Ces expériences m ont été très utiles lors de ce stage notamment en ce qui concerne les relations avec autrui. En gestion de projet 31

32 Ce stage m'a aussi permis d'acquérir des compétences en gestion de projet. En effet, j'ai eu la chance de conduire un projet collaboratif de réalisation d une bibliothèque numérique depuis sa conception jusqu'à sa diffusion sur support électronique. Souvent le travail des professionnels du management de l information, de la documentation électronique et plus particulièrement du web ont la charge de conduire un projet de développement d outils documentaire numérique, c est pourquoi cette première expérience a été une véritable opportunité pour mon projet professionnel. 3. La licence professionnelle Les missions que j ai effectuées au cours de ce stage m ont permis de mettre en pratique les enseignements suivis au cours de ma formation, notamment les cours de techniques documentaires en ce qui concerne la saisie des métadonnées, et les cours de droit d auteur pour l application du droit concernant la diffusion numérique des documents. La licence professionnelle a répondu à mes attentes et à mes aspirations personnelles. Dans cette optique, je souhaite entrer dans la vie active en cherchant un poste qui allie la documentation et l informatique afin de mettre en pratique mes connaissances et compétences acquises pendant ma formation. J espère que j aurai l occasion pendant ma vie professionnelle de conduire un projet de bibliothèque numérique ou d informatisation. 32

33 CONCLUSION Au fur à mesure de ma formation, mes goûts se sont portés vers le domaine de l informatique, et plus précisément la documentation numérique. Un métier où je serais en contact avec le public et où je pourrais toujours mettre en avant mes connaissances documentaires et informatiques correspondrait à mes attentes. Pour cela, il faut avoir un bon sens du relationnel et rester à l écoute de ses utilisateurs, être rigoureux et développer l aptitude à la négociation. Lors de ce stage, j'ai pu prendre conscience des qualités nécessaires à l'exercice du métier de professionnel en management de l information et de la documentation numérique, qualités sur lesquelles je vais devoir me concentrer pour m'approcher au plus près des réalités du métier. Néanmoins, l informatique ne doit pas faire oublier la tâche essentielle d un documentaliste, qui est d établir une médiation entre le public et le document. Ce stage m a permis de mettre en pratique mon goût prononcé pour la documentation appliquée au numérique, d évaluer concrètement mes connaissances et compétences, et de mettre en pratique les apports théoriques. Je pense avoir su apporter mon aide lors de ce stage et avoir fait preuve de professionnalisme. D autre part, mon stage à Agropolis International a affiné mon projet professionnel. Il a confirmé mon désir d exercer dans les métiers du Web et de la documentation, plus particulièrement vers la documentation numérique. 33

34 GLOSSAIRE Protocole OAI L'OAI-PMH (Open Archives Initiative s Protocol for Metadata Harvesting) ou protocole OAI facilite l échange de données entre des fournisseurs de données (par exemple des bibliothèques ou des musées...) et un fournisseur de service (qui peut être aussi une bibliothèque, un centre de documentation, un portail thématique ou local désirant rassembler des données). Ce protocole d échange permet de créer, d alimenter et de tenir à jour, par des procédures automatisées, des réservoirs d enregistrements qui signalent, décrivent et rendent accessibles des documents, sans les dupliquer ni modifier leur localisation d origine (définition du Ministère de la Culture et de la communication) Protocole Z39.50 Le protocole Z39.50 est un protocole de communication informatique client-serveur pour rechercher à travers un réseau informatique des informations dans des bases de données. Il est surtout utilisé par les bibliothèques pour interroger simultanément plusieurs catalogues. Son évolution est coordonnée par la Bibliothèque du Congrès des États-Unis dont une agence spécialisée anime le ZIG (Z Interest Group). Ce protocole a donné lieu à la norme américaine ANSI/NISO Z39.50 et aux normes ISO (définition de Wikipédia). OCR (Optical Character Recognition) La Reconnaissance Optique de Caractères est une technique qui, à partir d'un procédé optique, permet à un système informatique de lire et de stocker de façon automatique du texte dactylographié, imprimé ou manuscrit sans qu'on ait à retaper ce dernier. Un logiciel OCR permet par exemple à partir d'un texte scanné, d'extraire la partie textuelle des images, et de l'éditer dans un logiciel de traitement de texte (définition de Futura-Techno, le nouveau magazine high tech). Informatique documentaire Informatique appliquée au document. Essentiellement axée sur la recherche de documents dans les années soixante, puis sur la gestion et l'organisation, l'informatique documentaire a évolué en prenant en compte les fonctions de production et de diffusion des documents (définition de l ADBS : Association des professionnels de l information et de la documentation). 34

35 BIBIOGRAPHIE Documents papiers BOSC Pierre-Marie (coordinateur). 2008, Sociétés et développement durable : apport des sciences sociales. Montpellier : Agropolis International, 66p. (Dossiers d Agropolis International, n 7) [ BOUVIER-AJAM Laurent, COTTE Dominique, PHILIPPET Sophie. 2007, Etude d'opportunité portant sur la création d'une Bibliothèque Numérique pour les Sciences Agronomiques, l'environnement et le Développement Durable (BINAE), 69 p. (Rapport d étude) Sites Web Mes présentations pour les réunions CIST Agropolis International Site institutionnel : Portail IST : Interrogations des bases de publications en ligne Base Horizon de l IRD (Institut de Recherche pour le Développement) : Bases de publications et documentaires du Cemagref : Catalogue commun de l ENGREF (Ecole nationale du génie rural, des eaux et des forêts) AgroParisTech : Documentation Greenstone Site institutionnel : Wiki de Greenstone : Numérisation : Personnalisation de l interface : Présentation de Greenstone : Liste de discussion francophone : Weblog francophone : Etat de l art des bibliothèques numériques et logiciels Se référer au guide méthodologique (CD-ROM 1 : «Guide méthodologique») CD-ROM de formation FAO, Numérisation et bibliothèques électroniques : Kit de ressources pour la gestion de l'information (IMARK), 2006, 1 disque optique numérique (CD-ROM). 35

36 SOMMAIRE DES ANNEXES Annexe A Annexe B Annexe C Annexe D

37 Annexe A : Organigramme d Agropolis International Direction Président Directeur Bernard Hubert Michel Salas Chargés de projet Coopération internationale et partenariats - Sylvie Albert, Patrick Bisson, - Jacques Bonnafé - Paula Dias, Chantal Dorthe, - Denis Lacroix, - Yves Savidan, Michel Soulié Valorisation et développement économique - Fabien Boulier, Patrick Bisson, - Eric Fargeas, Chantal Salson Offre de recherche et de formation Fabien Boulier Information Scientifique et Technique Chantal Salson Diffusion de la culture scientifique et technique Michel Chauvet Assistantes Secrétariat présidence Marie-Claude Kohler Assistantes de projets - Brigitte Cabantou - Annie Maillard - Mireille Montes de Oca - Marisa Noël - Joëlle Nuguet Communication Gestion du site Internet Laurence Monin Chargée de communication et relations presse Nathalie Villeméjeanne Assistante de communication Inès Riera Services généraux Informatique et réseaux Jean Cerda Jean-Pierre Allano Gestion et comptabilité Jean Artacho Marion Frémont Jacqueline Lombard Accueil des scientifiques étrangers Claudine Soudais Bâtiment et salles Sonia Benassi Annie Maillard Jean-Marie Roques 37

38 Annexe B : Grille d évaluation CHAPITRES DU DOSSIER Dynamiques territoriales et mutations des systèmes de production Filières, normes, marchés et stratégies d acteurs Environnement et gestion des ressources naturelles Biens publics, politiques publiques et régulations internationales Des méthodes et des outils adaptés à la diversité des problématiques Des expertises collectives pour répondre à des questions de société Suggestions de mots-clés - Globalisation ; - Reconversions industrielles ; - Mutation d espaces ruraux ; - Action publique territoriale - Système de production - Commercialisation et distribution; - Economie de la production; - Economie de la consommation - Conservation de la nature - ressources foncières - gestion des écosystèmes - biodiversité - Mondialisation - Gouvernance - Relations internationales - Système politique - Politique publique - Régulation - Modélisation - Systèmes socioéconomiques et biologiques - Démarches comparatives et compréhensives - Acteurs secteur privé/public - Enjeux de société - Mutations des secteurs agroalimentaires Types de documents (livres, images, articles de revues, thèses, travaux d'étudiants, rapports) A numériser Déjà électroniques CRITERES Formats des documents (pdf, jpg, avi, etc.) A Déjà numériser électroniques Volumes des documents (estimation) A Déjà numériser électroniques A numériser Droits sur les documents Déjà électroniques Nature des documents (à cocher) Déjà A numériser électroniques 38

39 Annexe C GLI (Interface Bibliothécaire de Greenstone) 39

40 Annexe D Interface Web (par défaut) de Greenstone 40