Rapport spécial sur le Fonds de la Coopération au Développement et en

Transcription

1 particulier sur les prjets réalisés pur le cmpte de l Etat par l agence guvernementale de cpératin Lux-Develpment S.A. -

2 1. Présentatin du cntrôle de la Cur Objectifs et champ de cntrôle Prgramme de travail de l année 2016 Rapprt de frmulées par la Cur des cmptes dans sn rapprt spécial sur la Cpératin au dévelppement datant du 23 mai 2012 prtant sur le Fnds de la Cpératin au Dévelppement et en particulier sur l agence guvernementale de cpératin Lux-Develpment S.A.. Péride de cntrôle Exercices cmptables Situatin financière Fnds mis à dispsitin de l agence pur réaliser des prjets u prgrammes de l Etat: 2013: 77,38 millins d eurs; 2014: 80,98 millins d eurs; 2015: 76,69 millins d eurs. Rembursement par l Etat des frais de fnctinnement de l agence: 2013: 10,52 millins d eurs; 2014: 10,79 millins d eurs; 2015: 10,94 millins d eurs. 2

3 1. Présentatin du cntrôle de la Cur Suite Objectifs et champ de cntrôle Suivi de la mise en œuvre des dix cnstatatins et recmmandatins du rapprt de Cnventins cnclues entre l Etat et Lux-Develpment : absence d un prtcle d accrd actualisé ; 2. Drits de signature : nn-respect du principe des quatre yeux ; 3. Séparatin des fnctins dans l exécutin budgétaire : nn-respect du principe de la séparatin des fnctins dans l exécutin budgétaire ; 4. Budget de fnctinnement : budget pur frais de fnctinnement incmplet ; 5. Rembursement des frais de fnctinnement : surestimatin du slde des frais de fnctinnement et accumulatin de réserves nn justifiées ; 6. Séparatin des tâches : absence de séparatin des tâches dans le cntrôle ministériel ; 7. Placement des fnds en gestin : absence de rembursement à l Etat des intérêts générés par le placement des fnds en gestin ; 8. Délais en fin de prjet : nn-respect des délais en fin de prjet ; 9. Absence de missin de suivi et de cntrôle de l affectatin des fnds ; 10. Evaluatins qualitatives des prjets et des prgrammes : absence d évaluatins qualitatives des prjets et des prgrammes. Echantilln de cinq prjets réalisés par Lux-Develpment Vérifier l évlutin des cnstatatins et recmmandatins du rapprt initial. 3

4 2. Chrnlgie des travaux de cntrôle Annnce du cntrôle Lettre d infrmatin au Ministre de la Cpératin et de l Actin humanitaire du Travaux d audit Janvier 2016 Juillet 2016 Réunins Directin de la Cpératin au dévelppement et de l actin humanitaire du ministère des Affaires étrangères et eurpéennes Directeur adjint, Crdinateur du département «Finances», Chargé de Prgramme Agence guvernementale de cpératin Lux-Develpment S.A Directeur, Directeur adjint, Directeur des Opératins, Respnsable du département «Cmptabilité et Finances», Cnseiller gégraphique du Sénégal et du Mali, Cnseiller gégraphique de l Amérique latine et du Cap Vert, Cnseiller gégraphique de la Mnglie et du Ksv, Chargée du département «Évaluatins et Gestin des Cnnaissances» 4

5 3. Le Fnds de la Cpératin au Dévelppement Fnds spécial de l Etat institué par la li mdifiée du 6 janvier 1996 sur la cpératin au dévelppement et l actin humanitaire Missin Cntribuer au financement de la cpératin au dévelppement en faveur des ppulatins des pays en dévelppement au myen de la cpératin bilatérale, de la cpératin réginale, de la cpératin avec les rganisatins internatinales, de la cllabratin avec les rganisatins nn guvernementales de dévelppement agréées par le Ministre de la Cpératin et de l Actin humanitaire. Evlutin des dépenses du Fnds et des myens financiers attribués à Lux-Develpment Myens financiers attribués à Lux-Develpment par rapprt aux dépenses du Fnds % % en millins d'eurs % 30% 20% 49,61% 50,37% 57,58% 47,98% 47,74% 36,67% 50,44% 52,62% 49,95% 50,10% 51,68% 49,24% 50,32% 50,03% 52,25% 52,02% 51,49% 50,48% Dépense du Fnds Dépense de LUXDEV % 0%

6 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.1 Cnventins cnclues entre l Etat et Lux-Develpment : absence d un prtcle d accrd actualisé Cnventin du 20 ctbre 2008 et prtcle d accrd du 23 nvembre 2012 Recmmandatins Cnventin et prtcle à adapter aux changements internatinaux intervenus dans le dmaine de la cpératin au dévelppement; Inclure des indicateurs de perfrmance (KPI) mesurables dans la cnventin et dans le prtcle: un taux de débursement minimal pur les prgrammes et prjets ; un nmbre minimal de prgrammes u prjets à mettre en œuvre ; les limites en ce qui cncerne les activités pur autres bailleurs tiers (ABT) ; le rapprt entre frais de fnctinnement rembursés et débursements des prgrammes et prjets. 6

7 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.2 Drits de signature : nn-respect du principe des quatre yeux Prcessus Stratégie et Management Délégatin des Puvirs de Validatin et de Signature Limite pur signer seul des engagements cntractuels u des rdres de virement: le directeur général eurs; le directeur général adjint eurs; Recmmandatin les autres directeurs et certains chefs de département, sus certaines cnditins: Revir à la baisse les seuils actuels en matière d engagements et de virements; Nte Engagement: eurs; Virement: eurs. Délégatins de signature en matière financière en applicatin de l article 10 de l arrêté grand-ducal du 22 décembre 2000 cncernant les délégatins de signature par le Guvernement. Autrisatin de dépenses, lesquelles snt effectuées ultérieurement par la Trésrerie de l Etat. 7

8 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.3 Séparatin des fnctins dans l exécutin budgétaire : nn-respect du principe de la séparatin des fnctins dans l exécutin budgétaire Département «Cmptabilité et Finances» (effectif de quatre persnnes) veiller au respect et à l améliratin cntinue du «Prcessus Finance» ; superviser l ensemble des activités du département et des travaux de cmptabilité. Département «Cntrôle de gestin» (un seul salarié) autriser entre autres tus les engagements pur frais de fnctinnement de l agence après vérificatin du nn-dépassement budgétaire; assurer le cntrôle et le respect des prcédures financières. Cnstatatin Le respnsable du département «Cntrôle de gestin» est également le respnsable du département «Cmptabilité et Finances»: nn-respect du principe de la séparatin des fnctins des intervenants dans l exécutin du budget. Recmmandatin Assurer le respect du principe de la séparatin des fnctins des intervenants dans l exécutin budgétaire: charger deux persnnes différentes de ces fnctins. 8

9 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.4 Budget de fnctinnement : budget pur frais de fnctinnement incmplet Cnstatatin Budgets de fnctinnement de l agence cncernant les exercices 2013 à 2016 snt libellés hrs TVA: Nn-respect de la recmmandatin de la Cmmissin du cntrôle de l exécutin budgétaire «qu à l avenir le budget sit calculé TVA cmprise». Cnstatatin Budgets pur frais de fnctinnement de l agence snt incmplets; Cmparaisn du budget prévisinnel avec le budget exécuté (cmptes audités en versin budgétaire): Recettes nn budgétisées en 2013 : les recettes liées aux mises à dispsitin du persnnel, aux stagiaires et aux assciatins mmentanées: récurrentes, prévisibles et se chiffrant à envirn un millin d eurs par an; en 2014 : les fnds mis à dispsitin par d autres dnateurs. Dépenses sus-estimées en 2013 : frais de déplacement et de représentatin. Recmmandatin Etablir des budgets pur frais de fnctinnement incluant tutes les dépenses et recettes. 9

10 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.5 Rembursement des frais de fnctinnement : surestimatin du slde des frais de fnctinnement et accumulatin de réserves nn justifiées Annexe IX du prtcle d accrd du 23 nvembre 2012: mdificatins au sujet du rembursement des frais de fnctinnement de l agence l agence ne réalisera plus de bénéfice sur les frais de fnctinnement; si à la clôture de l exercice budgétaire N, Lux-Develpment dispse d un slde suite à des avances trp imprtantes pur frais de fnctinnement, alrs ce slde est déduit du 2 e appel de fnds de l année N+1. Annexe IX du prtcle d accrd du 23 nvembre 2012 : bénéfices en relatin avec les autres bailleurs tiers (ABT) Définitins des autres bailleurs tiers (ABT) Cpératin déléguée: tute pératin cnfiée à Lux-Develpment par un bailleur autre que l Etat luxemburgeis dans un des pays partenaires u pays à prjets; rétrcessin de 4/5 du bénéfice au Fnds de la Cpératin au Dévelppement. 10

11 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins Suite 4.5 Rembursement des frais de fnctinnement : surestimatin du slde des frais de fnctinnement et accumulatin de réserves nn justifiées Définitins des autres bailleurs tiers (ABT) Opératins pur tiers sans lien avec la cpératin luxemburgeise: Cnstatatins tute pératin qui n a pas de lien avec la cpératin luxemburgeise (hrs pays partenaires et pays à prjets, hrs tut (c)financement de fnds publics luxemburgeis); rétrcessin de 1/5 du bénéfice au Fnds de la Cpératin au Dévelppement. Classificatin des prjets nn cnfrmes aux définitins reprises dans le prtcle: MLI-501: Mali est un pays partenaire de la cpératin luxemburgeise; AFR-819 : prjet cfinancé ( eurs) par la Directin de la Cpératin au dévelppement. Cnséquence : rembursements prévus au prfit de l Etat nt été sus-estimés. Cnstatatins 2014 et 2015 : aucun rembursement des bénéfices en relatin avec les autres bailleurs tiers; Accumulatin des réserves financières se chiffrant au 31 décembre 2015 à quelque eurs. 11

12 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.6 Séparatin des tâches: absence de séparatin des tâches dans le cntrôle ministériel Cnstatatin Certains actes administratifs u financiers nt été appruvés par des fnctinnaires de la Cpératin au dévelppement et de l actin humanitaire du ministère des Affaires étrangères et eurpéennes qui siègent également au Cnseil d administratin de Lux-Develpment, dnt ntamment: les budgets pur frais de fnctinnement de l agence Lux-Develpment; les répartitins par pays de l envelppe financière mise à dispsitin de l agence Lux-Develpment; l rdnnance de paiement du prjet CVE 981 «PIC IV au Cap Vert Etude sur les instruments et institutins des finances publiques et mapping du secteur des énergies renuvelables»; dix sur nze brdereaux de clôture sélectinnés; quatre sur cinq apprbatins ministérielles sélectinnées, cncernant des prjets de cpératins déléguées. Recmmandatin Lesdits fnctinnaires ne prcèdent pas à l apprbatin des actes administratifs et ne signent pas d rdnnances de paiement u tute autre pièce entraînant une dépense de l Etat en faveur de l agence. 12

13 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins Suite 4.6 Séparatin des tâches: absence de séparatin des tâches dans le cntrôle ministériel Cnstatatin L apprbatin ministérielle de certains actes administratifs u financiers u bien des cmmunicatins fficielles fnt défaut: les lettres infrmant Lux-Develpment sur l envelppe financière mise à dispsitin de l agence pur des prjets et prgrammes au curs de l année suivante; les mdificatins des répartitins par pays de l envelppe financière. Recmmandatin Frmaliser les apprbatins requises par la cnventin et le prtcle d accrd. Analyse des principes de bnne guvernance et du reprting financier de Lux-Develpment En 2014, un cnsultant externe présente 10 recmmandatins (nuvelle déntlgie de l agence). Lrs de la séance du Cnseil d administratin du 8 juin 2016, tris des dix recmmandatins snt mises en œuvre. 13

14 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.7 Placement des fnds en gestin : absence de rembursement à l Etat des intérêts générés par le placement des fnds en gestin Article 26 de la Cnventin L excédent cumulé entre les prduits de placement et les charges financières, générés par les fnds en gestin mis à dispsitin de l agence par l Etat, est à remburser au Fnds pur la Cpératin au Dévelppement. Cnstatatins Déductin du slde au 31 décembre 2012 de ,48 eurs du deuxième appel de fnds pur l exécutin des prgrammes et prjets en 2013; Clôture du cmpte interne relatif aux intérêts perçus sur fnds en gestin. 14

15 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.8 Délais en fin de prjet : nn-respect des délais en fin de prjet Pint 6. d) du prtcle d accrd au plus tard six mis après la fin des activités d un prjet u prgramme, l agence dit remettre un rapprt final et un brdereau de clôture à la Directin de la Cpératin; le délai maximum de la péride d analyse du rapprt par le ministère est fixé à tris mis. Après avir appruvé le rapprt, le ministère dnne décharge à l agence en lui transmettant un quitus. Cnstatatins Sept des duze prjets sélectinnés: le délai de réalisatin du rapprt final a été dépassé; Neuf des duze prjets sélectinnés: la décharge a été accrdée tardivement. Nuvelle prcédure de décharge : transmissin du rapprt final en deux phases Rapprt final prvisire: état de réalisatin des résultats et bjectifs, les myens mis en œuvre, les enseignements à tirer et sans état financier du prjet; Lrsque l audit financier du prjet u prgramme est finalisé, transmissin du rapprt final définitif incluant le brdereau de clôture et l état de la situatin financière et le récapitulatif des débursements réalisés. 15

16 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.9 Absence de missin de suivi et de cntrôle de l affectatin des fnds Cnstructin de l écle du Millénaire de Flavi Alfar en Equateur Participatin financière (un millin d eurs) pur cntribuer au financement de l infrastructure sclaire; Accrd précisant que l agence en cllabratin avec la Directin de la Cpératin dit effectuer un suivi du prjet (examiner les rapprts d évaluatin, appruver le rapprt final et le rapprt d audit final); Cntrôle 2012 : le Ministère de l Educatin équatrien n a remis aucun rapprt à l agence; Décisin d rganiser une missin cnjinte sur le terrain pur cnstater l avancée des travaux; Rapprt de missin (2013) dressé par un cllabrateur de la Directin de la Cpératin: «L écle du millénaire de Flavi Alfar existe et fnctinne. Le Secrétariat technique de cpératin internatinale et le Ministère de l Educatin se snt engagés à envyer le rapprt final narratif et financier aussitôt que pssible (3-6 mis).»; Rapprt final narratif et financier, établi par un cabinet d audit lcal, précise que les fnds (1 millin d eurs) mis à dispsitin de l agence luxemburgeise nt été utilisés en leur ttalité pur cnstruire l écle du Millénaire de Flavi Alfar en Equateur. 16

17 4. Suivi des cnstatatins et recmmandatins 4.10 Evaluatins qualitatives des prjets et des prgrammes : absence d évaluatins qualitatives des prjets et des prgrammes Dans le cntrôle de la mise en œuvre qualitative d un prjet, il y a tris éléments clés : le dcument-prjet qui définit les bjectifs à atteindre ; Cnventin Cnstatatins l évaluatin à mi-parcurs qui fait nn seulement le pint sur la situatin du prjet, mais qui furnit également des recmmandatins à suivre ; l évaluatin finale qui retrace les recmmandatins à mi-parcurs, cmmente la mise en œuvre de ces recmmandatins et détermine le taux de réussite des bjectifs du prjet. deux évaluatins qualitatives des prjets et prgrammes, dnt une à mi-parcurs et l autre à la clôture du prjet snt à prgrammer par l agence. Un prjet sur nze prjets sélectinnés n a pas été évalué à mi-parcurs; Pur quatre sur nze prjets, l évaluatin finale n a pas été présentée en date du 31 décembre

18 Nuvel échantilln pur vérifier l évlutin des cnstatatins et recmmandatins du rapprt de 2012 Critères de sélectin cinq prjets u prgrammes mis en œuvre par Lux-Develpment ; état d avancement du prjet u prgramme: prjets achevés en 2014 et 2015 ; prjets u prgrammes bénéficiant d un paiement entre 2013 et 2015 ; envergure de l envelppe financière du prjet u prgramme ; dmaine d interventin du prjet u prgramme ; répartitin gégraphique des prjets u prgrammes ; 5. Cnstatatins et recmmandatins nuvel échantilln bureau gestinnaire des prjets u prgrammes. Cntrôle ministériel (vir pint 4.6) Cnstatatin Certains actes administratifs u financiers nt été appruvés par des fnctinnaires de la Cpératin au dévelppement siégeant également au Cnseil d administratin de Lux-Develpment: tus les brdereaux de clôture sélectinnés; tutes les mdificatins des budgets glbaux des prjets sélectinnés. 18

19 5. Cnstatatins et recmmandatins nuvel échantilln Délais en fin de prjet (pint 4.8) Pint 6. d) du prtcle d accrd au plus tard six mis après la fin des activités d un prjet u prgramme, l agence dit remettre un rapprt final et un brdereau de clôture à la Directin de la Cpératin; le délai maximum de la péride d analyse du rapprt par le ministère est fixé à tris mis. Après avir appruvé le rapprt, le ministère dnne décharge à l agence en lui transmettant un quitus. Cnstatatins Pur tus les prjets sélectinnés le délai de présentatin du rapprt final a été dépassé, 3 fis dépassement significatif; Pur tris des cinq prjets sélectinnés la décharge a été accrdée tardivement. Absence de missin de suivi et de cntrôle de l affectatin des fnds (pint 4.9) Cnventin de financement réglant le transfert de 2 millins d eurs au Fnds Cmmun d Appui Prgrammatique (FOCAP) en faveur du «prgramme d appui aux cmmunautés slidaires»; Aucun rapprt cncernant le suivi de l utilisatin des fnds allués au FOCAP n a été présenté; Dcument-prjet ne prévyait aucun versement au FOCAP et par cnséquent cette dépense n aurait pas dû être incluse au décmpte final du prjet. 19

20 5. Cnstatatins et recmmandatins nuvel échantilln Evaluatins qualitatives des prjets et des prgrammes (pint 4.10) Cnventin u bien dcument-prjet deux évaluatins qualitatives des prjets et prgrammes, dnt une à mi-parcurs et l autre à la clôture du prjet snt à prgrammer par l agence. Cnstatatins Deux prjets sur cinq sélectinnés n nt pas été évalués à mi-parcurs; évaluatin intermédiaire intégrée dans la revue à mi-parcurs du Prgramme Indicatif de Cpératin (PIC) entre le Luxemburg et le pays partenaire; évaluatin d un prjet: analyse les bjectifs spécifiques et les résultats escmptés du prjet; revue d un PIC: vise les bjectifs glbaux de la Cpératin au dévelppement dans le pays cncerné. Pur tris sur cinq prjets, l évaluatin finale n a pas été présentée; un prjet a été réalisé en exécutin natinale et l agence est en attente du rapprt d évaluatin; un prjet: une évaluatin finale a été remplacée par une «capitalisatin des leçns apprises, des bnnes pratiques et des mdèles de gestin»; un prjet: l évaluatin finale a été annulée. 20