FICHE 2 : Faire le suivi d une réservation effectuée en ligne

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1 Etape 1 : Vous recevez un d alerte, vous indiquant qu un dossier a été réalisé sur votre plateforme de réservation : ResanetOnline. Au même moment le client reçoit un de confirmation de sa réservation. Expéditeur = Service de réservation Objet du mail = ResanetOnline : Avis de création du dossier n xxxx Corps du texte = Le dossier n vient d'être créé sur ResanetOnline. Le paiement CB a été choisi pour ce dossier. (Sous réserve de la validation du paiement par Paypal.) Cliquez ici pour gérer ce dossier : Etape 2 : Vous vous rendez sur votre interface de gestion (back-office), muni de vos login et mot de passe, pour visualiser le dossier. La recherche du dossier peut se faire : - par le numéro de dossier (inscrit dans le mail), - par le nom du client (au moins les 3 premières lettres), - par le statut actuel du dossier (en cours, en option, ferme, clôturé, etc.). Le plus facile pour commencer est toutefois de cliquer directement sur le bouton Rechercher pour afficher les 50 derniers dossiers créés. Une fois la recherche effectuée, une liste de l ensemble des dossiers concernés s affiche. Vous avez alors accès pour chaque dossier : au numéro du dossier, à la date de création, au statut, à l initiateur (le prestataire lui-même, son site Internet, le site du CDT, son Office de Tourisme, etc.), aux dates du séjour, au nom du client. Etape 3 : Entrer dans le dossier que vous souhaitez traiter en cliquant sur le n à gauche du tableau. [Fiches techniques Résinsoft : FICHE 2] [Version1.0] [Novembre 2012] Page 1 sur 5

2 Dans l exemple ci-dessus, la réservation est pour 1 personne du 29/07 au 04/08, et l option posée est valable jusqu au 28/07/2012. Choisissez Récapitulatif pour visualiser le détail du dossier, les paiements, le nom du client, et accéder à un éventuel Commentaire Client laissé au moment de la réservation (exemple ci-dessous) Si le client ne laisse aucun commentaire, l encart ne remonte pas dans votre rubrique Récapitulatif. Bien que le client ait reçu un automatique lors de sa réservation, vous pouvez reprendre la main en envoyant un plus personnel pour lui expliquer les conditions de location de votre bien, ou répondre aux questions éventuelles exprimées. [Fiches techniques Résinsoft : FICHE 2] [Version1.0] [Novembre 2012] Page 2 sur 5

3 Remarque : Vous pouvez choisir de générer dès à présent le bulletin d inscription ( contrat de réservation), et l envoyer en pré-confirmation au client (voir étape 5). Etape 4 : Renseigner un paiement (règlement de l acompte ou du solde total par le client) pour faire basculer le dossier en résa ferme. En fonction du mode de paiement choisi : Paiement par CB : vous recevez une confirmation par l interface de paiement choisie (Paypal ou Paybox), vous indiquant que le règlement a été effectué. Résinsoft est en lien avec cette interface et prend automatiquement en compte la réception de ce paiement. Le dossier passe alors automatiquement en résa ferme. Le planning est bloqué. Seule l annulation du dossier libèrera votre planning aux dates du séjour. Paiement par chèque ou chèque-vacances : A réception du chèque de paiement, n oubliez pas de vous rendre dans le back-office de l outil (rubrique «Règlement»), pour renseigner le montant. Le dossier, jusqu alors en option, passera ainsi en réservation ferme, bloquant définitivement le planning à cette date. Paiement par virement : Au moment de la validation de sa réservation, le client a coché ce mode de paiement, puis validé son dossier. Il reçoit un de confirmation de sa réservation. Ce mail ne contient pas vos coordonnées bancaires. Pour ce règlement, vous devez reprendre la main, et envoyer vous-même votre RIB au client. Paiement sur place : pour ceux qui n ont pas le paiement en ligne (CB), les dossiers effectués à moins de 3 (ou 5) jours du début du séjour ne proposent que le paiement sur place. Le délai est en effet trop court pour pouvoir envoyer un chèque ou faire un virement. Lorsque vous renseignez le paiement, dans la partie Règlement de votre back-office, et dès que vous l avez validé, le client reçoit un lui confirmant que son règlement a bien été reçu Bonjour, Votre paiement a bien été reçu par nos services. Paiement reçu : 40,00 Dossier : 89530, créé le 29/11/ :18:00 [Fiches techniques Résinsoft : FICHE 2] [Version1.0] [Novembre 2012] Page 3 sur 5

4 Produit : Hôtel des Landes (40-CDT050). Séjour du 12/12/2012 au 14/12/2012. Participants : 2 adulte(s) Détails des prestations : Chambre Double Supérieure Chambre Double Supérieure Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez nous contacter : Vendeur test landais (). Mail : Téléphone : , rue Aristide Briand MONT DE MARSAN Etape 5 : Générer le contrat de réservation, que vous pouvez envoyer au client directement à partir du back-office RésinSoft, ou via votre propre boite . Le visuel du contrat : Rendez-vous dans la rubrique Bulletin d inscription. Au moment de générer en PDF le contrat, vous pouvez choisir la langue utilisée, et associer les conditions de vente (attention ce sont celles de Résinsoft, vérifiez les avant de les envoyer) et/ou la fiche descriptive. [Fiches techniques Résinsoft : FICHE 2] [Version1.0] [Novembre 2012] Page 4 sur 5

5 Le paiement effectué, partiel ou total, est renseigné dans la partie «décompte». 2 solutions : - Envoyer le contrat dès la réservation par le client, qu il vous retournera, signé, en même temps que le règlement de son séjour ; - Envoyer le contrat après réception du paiement pour confirmer la réservation. Les autres fiches techniques Accès simple : FICHE 1 Initier une réservation via le back-office FICHE 3 Tenir à jour ses plannings FICHE 4 Intégrer la marque blanche sur son site Internet Accès confirmé : FICHE 5 Saisir ses saisons tarifaires et ses tarifs FICHE 6 Paramétrer ses promotions [Fiches techniques Résinsoft : FICHE 2] [Version1.0] [Novembre 2012] Page 5 sur 5

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