Administration de rattachement : UNIVERSITE PARIS-SORBONNE Etablissement : CELSA-UNIVERSITE DE PARIS SORBONNE

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1 Intitulé de la fiche de poste : Responsable des stages Administration de rattachement : UNIVERSITE PARIS-SORBONNE Etablissement : CELSA-UNIVERSITE DE PARIS SORBONNE Structure de référence : CELSA, école interne Paris-Sorbonne Localisation géographique : 77 rue de Villiers Neuilly sur Seine Rattachement hiérarchique au sein de la structure : Responsable du service insertion professionnelle Quotité de travail inhérente au poste : temps plein Rémunération : Salaire brut mensuel env 1780 Type de contrat : CDD jusqu'au 31 décembre 2016 puis prolongation possible jusqu'au 30 juin 2017 Présentation de l université Présentation de l école Missions «Paris-Sorbonne» est une université consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales. Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l ESPE). Elle accueille près de étudiants, compte enseignants chercheurs et 760 personnels BIATSS. L université est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine. Elle est dotée d un budget global de 165 M dont plus de 129 M de masse salariale. Elle est membre de «Sorbonne Universités», communauté d universités et d établissements constituée de 8 membres porteurs de l initiative d excellence Sorbonne Universités à Paris pour l Enseignement supérieur (SUPER) Grande Ecole rattachée à l université Paris-Sorbonne, le CELSA dispense des formations diplômantes de haut niveau en journalisme, communication des entreprises, marketing et publicité, médias et ressources humaines. Il délivre les diplômes de Licence 3, Master professionnel, Master Recherche, Master spécialisé, Doctorat, Magistère et MBA. Les formations s adressent aux étudiants de L3 à Master 2 (recrutés sur concours) ainsi qu à des professionnels en formation continue Concevoir et mettre en place des dispositifs d aide à l insertion - Elaboration du dispositif d accompagnement à la recherche de stage en fonction des publics étudiants et des besoins repérés [Interactions : Emploi et insertion pro/ départements pédagogiques]

2 - Mise en place des actions d accompagnement (sélection intervenants et conférenciers, planification ateliers, conférences, ) [Interactions : Emploi et insertion pro / départements pédagogiques service scolarité pour réservation salles/ Service financier] - Animation des présentations information étudiants [Interactions : Emploi et insertion pro] - Evaluation des dispositifs en fin d année et adaptation [Interactions : Emploi et insertion pro/ départements pédagogiques] - En complément des dispositifs mis en place pour chaque niveau d études, accueil et conseil individualisé des étudiants dans la construction de leurs outils de recherche de stage (aide à la rédaction de CV et lettres de motivation) et dans la réflexion sur leur projet professionnel - Veille sur les problématiques de l'insertion professionnelle, de l'évolution du marché du travail, des métiers nouveaux et des débouchés [Interactions : Emploi et insertion pro] Créer et mettre à jour les supports d informations étudiants et entreprises - Création/mises à jours des rubriques du Career Center : informations destinées aux étudiants (se préparer à la recherche de stage / modalités de stages/ les stages à l étranger/ obtenir une convention ) [Interactions : Emploi et insertion pro] - Mises à jour des contenus «Stages» du site CELSA et de l extranet étudiant. [Interactions : Emploi et insertion pro/ communication numérique] Favoriser le rapprochement étudiants-entreprises - Offres de stages : validation des missions et mise en ligne des offres (environ 7000 offres par an) sur le Career Center CELSA, plateforme hébergée par Jobteaser. [Interactions : Emploi et insertion pro] - Mises à jour des contenus «Stages» du site CELSA à destination des entreprises [Interactions : Emploi et insertion pro/ communication numérique] - Informer les recruteurs sur o les dispositifs du service des stages : calendrier, réglement, dépôt d offres o l offre de formation de l école o les compétences des étudiants et le contenu des missions de stage Assurer la gestion administrative des stages Principe : centralisation des dossiers de stage de tous les étudiants de L3, M1 et M2, FI et FC (hors journalisme) Gestion des conventions de stage - Réception des demandes de convention (mails) [Interactions : service scolarité pour vérification inscriptions étudiants] - Validation des missions auprès du responsable pédagogique (échanges mails) [Interactions : départements pédagogiques] - Etablissement des conventions de stage, des avenants et des

3 documents annexes (fiches pays pour stages à l étranger,etc ), signature par l étudiant et envoi aux entreprises (minimum 500 conventions/an, + avenants) - Enregistrement des données de tous les stages sur la base Auriga (mise à jour ou création fiche entreprise, coordonnées tuteur et signataire convention, mission, dates stages ) - Récupération des évaluations de stage du tuteur + de l étudiant et transmissions aux services pédagogiques [Interactions : départements pédagogiques] - Année suivante : restitution des dossier stages complets aux coordinatrices pédagogiques pour archivage [Interactions : départements pédagogiques] Production et diffusion des bilans de stages : - Bilan statistique des stages de l année universitaire - Constitution des tableaux de stages effectués par les étudiants de toutes les promotions (entreprise/mission) [Interactions : pour info aux départements pédagogiques et services information FC et FI] Suivi de la législation des stages : - Veille documentaire - Mise à jour permanente des conventions-types et documents annexes, conformément à la législation en vigueur - Mise à jour des supports d informations correspondants destinées aux étudiants et aux entreprises [Interactions : communication numérique] Modalités de candidature Le dossier de candidature, constitué des documents suivants : - une lettre de motivation ; - un curriculum vitae ; - photocopie d une pièce officielle d identité ; - photocopie de(s) carte d étudiant, diplôme(s) et/ou certification(s). doit être envoyé par mail à Didier Kacer, secrétaire général du CELSA à l adresse : Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.

4 Fonctions de l agent

5 Compétences attendues - Elaboration du dispositif d accompagnement à la recherche de stage en fonction des publics étudiants et des besoins repérés Service Stages Missions Descriptif missions 1/ Concevoir et mettre en place des dispositifs d aide à l insertion - Elaboration du dispositif d accompagnement à la recherche de stage en fonction des publics étudiants et des besoins repérés [Interactions : Emploi et insertion pro/ départements pédagogiques] - Mise en place des actions d accompagnement (sélection intervenants et conférenciers, planification ateliers, conférences, ) [Interactions : Emploi et insertion pro / départements pédagogiques service scolarité pour réservation salles/ Service financier] - Animation des présentations information étudiants [Interactions : Emploi et insertion pro] - Evaluation des dispositifs en fin d année et adaptation [Interactions : Emploi et insertion pro/ départements pédagogiques] - En complément des dispositifs mis en place pour chaque niveau d études, accueil et conseil individualisé des étudiants dans la construction de leurs outils de recherche de stage (aide à la rédaction de CV et lettres de motivation) et dans la réflexion sur leur projet professionnel - Veille sur les problématiques de l'insertion professionnelle, de l'évolution du marché du travail, des métiers nouveaux et des débouchés [Interactions : Emploi et insertion pro] 2/ Créer et mettre à jour les supports d informations étudiants et entreprises - Création/mises à jours des rubriques du Career Center : informations destinées aux étudiants (se préparer à la recherche de stage / modalités de stages/ les stages à l étranger/ obtenir une convention ) [Interactions : Emploi et insertion pro] - Mises à jour des contenus «Stages» du site CELSA et de l extranet étudiant. [Interactions : Emploi et insertion pro/ communication numérique] 3/ Favoriser le rapprochement étudiants-entreprises - Offres de stages : validation des missions et mise en ligne des offres (environ 7000 offres par an) sur le Career Center CELSA, plateforme hébergée par Jobteaser. [Interactions : Emploi et insertion pro]

6 - Mises à jour des contenus «Stages» du site CELSA à destination des entreprises [Interactions : Emploi et insertion pro/ communication numérique] - Informer les recruteurs sur o les dispositifs du service des stages : calendrier, réglement, dépôt d offres o l offre de formation de l école o les compétences des étudiants et le contenu des missions de stage 4/ Assurer la gestion administrative des stages Principe : centralisation des dossiers de stage de tous les étudiants de L3, M1 et M2, FI et FC (hors journalisme) Gestion des conventions de stage - Réception des demandes de convention (mails) [Interactions : service scolarité pour vérification inscriptions étudiants] - Validation des missions auprès du responsable pédagogique (échanges mails) [Interactions : départements pédagogiques] - Etablissement des conventions de stage, des avenants et des documents annexes (fiches pays pour stages à l étranger,etc ), signature par l étudiant et envoi aux entreprises (minimum 500 conventions/an, + avenants) - Enregistrement des données de tous les stages sur la base Auriga (mise à jour ou création fiche entreprise, coordonnées tuteur et signataire convention, mission, dates stages ) - Récupération des évaluations de stage du tuteur + de l étudiant et transmissions aux services pédagogiques [Interactions : départements pédagogiques] - Année suivante : restitution des dossier stages complets aux coordinatrices pédagogiques pour archivage [Interactions : départements pédagogiques] Production et diffusion des bilans de stages : - Bilan statistique des stages de l année universitaire - Constitution des tableaux de stages effectués par les étudiants de toutes les promotions (entreprise/mission) [Interactions : pour info aux départements pédagogiques et services information FC et FI] Suivi de la législation des stages : - Veille documentaire - Mise à jour permanente des conventions-types et documents annexes, conformément à la législation en vigueur - Mise à jour des supports d informations correspondants destinées aux étudiants et aux entreprises [Interactions : communication numérique]

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