Tableau de gestion des documents relatifs à l hygiène et à la sécurité à l Inserm

Transcription

1 Tableau de gestion des documents relatifs à l hygiène et à la sécurité à l Inserm 1

2 SOMMAIRE SOMMAIRE... 2 L HYGIÈNE ET LA SÉCURITÉ A L INSERM... 2 FONCTION ET UTILISATION U TABLEAU E GESTION... 4 TABLEAU E GESTION... 6 TABLE ES MATIÈRES LE SERVICE ES ARCHIVES EST À VOTRE ISPOSITION L HYGIÈNE ET LA SÉCURITÉ A L INSERM La politique en santé et sécurité du travail à l'inserm a pour objectif d'assurer à chaque salarié de l'institut un même niveau de sécurité au travail, quels que soient son statut, son service ou sa formation de recherche. Elle repose principalement sur l'application du décret du 28 mai 1982 modifié relatif à l'hygiène, la sécurité et la prévention médicale dans la fonction publique. Les règles applicables en matière de santé et de sécurité sont, sous réserve des dispositions du présent décret, celles définies aux livres Ier à V de la quatrième partie du code du travail et par les décrets pris pour leur application. La prévention est une démarche qui vise à recenser les risques et à les éviter, lorsque cela est possible, à évaluer ceux qui ne peuvent l être. Le principe est de confiner au plus près la source de danger et d intervenir le plus en amont possible pour intégrer les mesures de prévention dans l activité, qu elles soient techniques, organisationnelles ou humaines, en application des 9 principes de prévention (Code du travail Art. L ). Ce souci de maintien de la santé et de la sécurité au travail passe par la prise de conscience de tous les salariés des dangers liés à leur activité et de leurs responsabilités inhérentes à leur fonction hiérarchique. ans le domaine de la prévention des risques professionnels, le Bureau de Coordination de la Prévention des Risques (BCPR), a un rôle de conseil, d'expertise, d'information, de formation, de coordination et d'animation de réseaux. Avec le Bureau de coordination de la médecine de prévention (BCMP), il développe une approche d observation de la santé et de la sécurité au travail à l Inserm. Il est composé d'un Responsable et de Chargés de mission. 2

3 Organigramme du bureau de la coordination de la prévention des risques (Avril 2015) 3

4 FONCTION ET UTILISATION U TABLEAU E GESTION La conservation des documents relatifs à l hygiène et la sécurité est importante d une part dans un souci de traçabilité et d autre part parce que la réglementation l exige, notamment dans le cadre des visites d inspection de l IGAENR (Inspection générale de l'administration de l'éducation nationale et de la recherche) et en respect du code du patrimoine réglementant la gestion des archives publiques. Le tableau de gestion présenté dans ce document a été élaboré en coopération avec le bureau de la coordination de la prévention des risques. Il a pour but d améliorer la gestion des archives concernant l hygiène et la sécurité et de permettre une collecte efficace des archives historiques à l expiration de leur délai d utilité administrative (UA). Les dossiers nécessitants d être conservés à des fins administratives ou historiques pourront faire l objet d un transfert vers le service des Archives de l Inserm ou chez un prestataire en archivage. Les archives historiques seront conservées aux Archives nationales. Ce tableau de gestion permet donc : - Aux laboratoires d avoir une liste exhaustive des documents concernant le domaine de la santé et de la sécurité dans les laboratoires. - Aux services d appui à la recherche, d avoir une connaissance précise des responsabilités de chacun dans ce domaine. - Aux agents, de respecter les obligations légales et réglementaires de gestion des archives publiques. Le tableau présente une liste des types de documents ou dossiers relatifs à l hygiène et à la sécurité à l Inserm. Il est organisé selon un ordre thématique et se décline en quatre colonnes : La première colonne est consacrée à la fonction et à la typologie des documents. Elle recense les différentes catégories de documents produits ou reçus par l administration, les laboratoires ou les chercheurs dans le cadre de leur activité. La deuxième colonne indique la durée d utilité administrative (UA). Cette durée, qui commence à compter de la clôture du dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés, soit en vertu des prescriptions réglementaires, soit parce qu ils restent nécessaires et utiles à la bonne marche des services ou à son information. Ces durées restent indicatives sans valeur contraignante et ressortent d un usage de gestion sauf précision dans la colonne «Observations». La UA est définie «par accord entre le service, l établissement ou l organisme intéressé et le Service interministériel des Archives de France» (article 15 du décret n du 3 décembre 1979 modifié). 4

5 La troisième colonne indique le sort final qui doit être appliqué aux documents au terme de la UA. Elle envisage trois possibilités, indiquées par trois lettres différentes : C : Conservation définitive et intégrale des documents dont l intérêt historique ou scientifique le justifie, dans le service public d archives territorialement compétent. Au moment du versement dans ces services, la liste des documents arrivés au terme de leur UA et voués à la conservation intégrale et définitive doit être reprise dans un bordereau de versement, conformément à l article 18 du décret n du 3 décembre 1979 modifié. T : Tri, dont les modalités de tri sont précisées dans la colonne «Observations». Les documents doivent être triés avant versement afin de distinguer ceux qui, en vertu de leur intérêt historique ou scientifique, seront conservés définitivement dans le service d archives territorialement compétent, de ceux qui, après visa d un bordereau d élimination, peuvent être éliminés. : estruction intégrale et définitive des documents. La liste des documents arrivés au terme de leur UA et voués alors à la destruction est reprise dans un bordereau d élimination qui doit être visé par la responsable du service des Archives de l Inserm qui en réfère au directeur des archives territorialement compétent ; la destruction des documents doit être certifiée et opérée par incinération ou dilacération, à l exclusion du compactage et du recyclage. La quatrième colonne apporte toutes les observations nécessaires à la compréhension et à la mise en œuvre des éléments portés dans les trois autres colonnes (textes réglementaires, modalités de tri, etc.). Voici un exemple : Type de document UA Sort final Observations Organes de contrôle Rapports d inspection 5 ans C L original est à conserver par la délégation régionale, les autres exemplaires peuvent être éliminés à la fin de leur durée d utilité. Il importe de préciser que les UA et les sorts finaux sont des minima à respecter : aucun document ne peut être éliminé avant le terme de la UA ; celle-ci peut cependant être prolongée si le producteur des documents en émet le souhait, en liaison avec le service d archives. e même, par accord mutuel, des documents dont le référentiel prévoit l élimination peuvent être conservés si cela est jugé utile ; en revanche, aucun document dont la conservation définitive est prévue par le tableau ne doit être éliminé. 5

6 TABLEAU E GESTION Type de document UA Sort final Observations 1. Gestion générale des bâtiments et des machines 1.1. Généralités Livret d accueil et règlement intérieur urée d utilité Consignes de sécurité urée d utilité Registre santé et sécurité au travail (anciennement Hygiène et Sécurité) 90 ans Registre spécial d un danger grave et imminent 90 ans C Résultats de l évaluation des risques (Inserm ou partenaires) urée de vie de l unité Ce document concerne la santé et la sécurité au travail. L original est à conserver par la délégation régionale, le second exemplaire peut être éliminé à la fin de sa durée d utilité. Les copies présentes dans les délégations peuvent être éliminées dès la fin de leur durée d utilité Synthèse régionale de l'évaluation des risques urée d utilité C L original est à conserver par la délégation régionale Plan de prévention des entreprises extérieures (ex. : ménage) Liste et coordonnées des différents médecins de prévention et de la Médecine du travail urée d utilité urée d utilité Liste des personnes qui travaillent dans le service urée d utilité Attestation de la formation des nouveaux entrants 5 ans Présent dans le dossier RH de l agent 6

7 Type de document UA Sort final Observations Formation du personnel à la conduite d un autoclave écision de nomination du correspondant d Hygiène et de Sécurité (= assistant de prévention) Sauveur Secouriste du Travail (S.S.T.) : liste des personnes, la date d obtention et du recyclage 5 ans Présent dans les dossiers RH des agents urée d utilité L original est conservé dans le dossier RH de l agent. urée d utilité Les informations peuvent être retrouvées dans les dossiers RH des agents 1.2. Organes de contrôles Rapports d inspection 5 ans C Observations et mises en demeure de l inspection relatives à des questions de prévention et d hygiène Comité d hygiène et de sécurité, réunions : convocation, ordre du jour, dossiers examinés, compte rendu, procès-verbaux L original est à conserver par la délégation régionale, les copies peuvent être éliminées à la fin de leur durée d utilité 5 ans C L original est à conserver par la délégation régionale 6 ans C Les convocations peuvent être éliminées. Les autres documents sont à conserver dans les délégations régionales Instruction n AF/PACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007 relative au traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service 7

8 Type de document UA Sort final Observations 1.3. Bâtiments Conventions urée d utilité Les conventions sont conservées par la direction des affaires juridiques (AJ) Registre sécurité des bâtiments 10 ans Plan du laboratoire et des locaux spécifiques hors place Electricité : rapports de contrôle, travaux de mise en conformité, habilitation Incendie/explosion : le contrat de maintenance et contrôle des appareils d intervention Locaux à pollution spécifique et non spécifique : diagnostics, rapports d experts, contrôle des installations Amiante : rapports de contrôle, diagnostics techniques Matériel urée d utilité urée d utilité urée de vie de l équipement + 10 ans 5 ans 50 ans C Les plans des laboratoires sont conservés par le bureau de l équipement immobilier (BAI) L original est à conserver par la délégation régionale, les copies peuvent être éliminées à la fin de leur durée d utilité. L original est à conserver par la délégation régionale, les autres exemplaires peuvent être éliminés à la fin de leur durée d utilité. Contrats d entretien/maintenance des installations (ascenseurs, chauffage, ventilation, ) urée de vie de l équipement + 10 ans A conserver par le responsable de l équipement Contrats de contrôle des matériels (centrifugeuses, ) urée de vie de l équipement + 10 ans 8

9 Type de document UA Sort final Observations Contrats de maintenance et contrôle des appareils à pression (autoclaves, bouteilles de gaz, ) Mise en conformité des machines 2. Gestion des risques urée de vie de l équipement + 10 ans urée de vie de l équipement + 10 ans 2.1. Risques physiques et radioactivité Autorisation de détenir et d utiliser des radioéléments en sources scellées ou non Attestation de la formation des personnes compétentes en radioprotection 10 ans C 5 ans Présent dans les dossiers RH des agents Registre d entrée et sortie des radioéléments 5 ans C Contrat de dosimétrie urée d utilité Fiche individuelle d exposition au rayonnement ionisant Liste des personnes en catégorie A (échelle d exposition) 90 ans 90 ans Les originaux sont conservés dans les dossiers RH des agents Une copie doit être transmise au médecin de prévention : la fiche doit être conservée dans le dossier médical de l'agent 50 ans après la fin de la période d exposition (art. R du code du travail) 9

10 Type de document UA Sort final Observations Gestion des déchets (bordereaux de suivi des déchets) Rapports de contrôle des appareils (Autoclave, UV, IR, Lasers, Centrifugeuses ) 2.2. Risques biologiques Autorisation d expérimenter des Organismes Génétiquement Modifiés (O.G.M.) avec le classement et le confinement exigé par la commission Liste des micro-organismes pathogènes pour l homme et leur classement Liste des personnes exposées à des microorganismes groupes 3 et 4 5 ans urée de vie de l équipement + 10 ans 5 ans C 5 ans 90 ans écret n du 12 octobre 2007 relatif au livre V de la partie réglementaire du code de l'environnement et modifiant certaines autres dispositions de ce code (abrogeant le écret n du 30 mai 2005 relatif au contrôle des circuits de traitement des déchets) Rapports de contrôle des matériels de protection 5 ans Gestion des déchets (bordereaux de suivi des déchets) 5 ans écret n du 12 octobre 2007 relatif au livre V de la partie réglementaire du code de l'environnement et modifiant certaines autres dispositions de ce code (abrogeant le écret n du 30 mai 2005 relatif au contrôle des circuits de traitement des déchets) 10

11 Type de document UA Sort final Observations Expérimentation animale Agréments des locaux 10 ans Formation des personnels d animalerie 5 ans Présent dans les dossiers RH des agents Autorisations individuelles d expérimenter 5 ans Original conservé dans le dossier RH de l agent Registre d entrée (origine, ) et de sortie des animaux (destination, ) 5 ans Conservé pendant la durée de l agrément 2.3. Risques chimiques Liste des produits (directives de la irection Générale conformes à la réglementation) urée de vie du laboratoire Rapports de contrôle des matériels de protection 5 ans Liste des personnes exposées de façon habituelle aux cancérogènes Autorisation de détention de stupéfiants et/ou de psychotropes Registre des médicaments détenus par le laboratoire Gestion des déchets (bordereaux de suivi des déchets) 90 ans 10 ans 10 ans 5 ans écret n du 12 octobre 2007 relatif au livre V de la partie réglementaire du code de l'environnement et modifiant certaines autres dispositions de ce code (abrogeant le écret n du 30 mai 2005 relatif au contrôle des circuits de traitement des déchets) 11

12 Type de document UA Sort final Observations Contrôle technique des valeurs limites d exposition professionnelle (VLEP) : rapports d essai : - Valeurs au-dessous du seuil d exposition - Valeurs au-dessus du seuil d exposition Fiche individuelle d exposition aux produits dangereux 5 ans 90 ans 90 ans Les originaux sont à conserver par la délégation régionale, les copies peuvent être éliminées à la fin de leur durée d utilité Les originaux sont conservés dans les dossiers RH des agents Une copie doit être transmise au médecin de prévention : la fiche doit être conservée dans le dossier médical de l'agent 50 ans après la fin de la période d exposition (art. R du code du travail) 12

13 TABLE ES MATIÈRES SOMMAIRE... 2 L HYGIÈNE ET LA SÉCURITÉ A L INSERM... 2 FONCTION ET UTILISATION U TABLEAU E GESTION... 4 TABLEAU E GESTION Gestion générale des bâtiments et des machines Généralités Organes de contrôles Bâtiments Matériel Gestion des risques Risques physiques et radioactivité Risques biologiques Risques chimiques TABLE ES MATIÈRES LE SERVICE ES ARCHIVES EST À VOTRE ISPOSITION

14 LE SERVICE ES ARCHIVES EST VOTRE ISPOSITION À 14