Domaine 1. «Conduite de la définition et de la mise en œuvre du projet d établissement ou de service»

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1 Domaine 1. «Conduite de la définition et de la mise en œuvre du projet d établissement ou de service» DANS LE RESPECT DU PROJET ET DU FONCTIONNEMENT DE LA PERSONNE MORALE, EN CONFORMITE AVEC LA LEGISLATION ET LA REGLEMENTATION 1. Projets, politiques et instances associatifs Attention! Le PCD ne doit pas avoir de pouvoir de décision dans ces domaines. Sinon, il pourrait être qualifié de dirigeant de fait de l association. Quel est le rôle du PCD lors de l élaboration du projet Associatif ou de la charte de l Association? Recommandation : Sa contribution se situera dans l ordre de la participation à la réflexion. Le PCD devra veiller au respect du projet Associatif au sein des établissements et services et le déclinera de façon opérationnelle (exécution actualisation articulation avec les projets d établissements). 2. Stratégie de l association, projet de développement, action de recherche Qui initie la réflexion, qui décide en matière de projets de création, de reprise d établissements? Qui élabore les dossiers de création ou d extension? Recommandation : Le PCD participe à la réflexion sur la stratégie associative et met en œuvre les décisions prises.

2 3. Projet d établissement ou de service et projets techniques (éducatif, thérapeutique, social, de vie, pédagogique, ) Article L311-8 CASF : «Pour chaque établissement ou service social ou médico-social, il est élaboré un projet d'établissement ou de service, qui définit ses objectifs, notamment en matière de coordination, de coopération et d'évaluation des activités et de la qualité des prestations, ainsi que ses modalités d'organisation et de fonctionnement.» Quel est le rôle du PCD dans l identification et l analyse des besoins? Recommandation : Le projet d établissement est élaboré par la direction et sera validé au final par le Conseil d Administration. Le projet d établissement doit être cohérent avec le projet Associatif. Exemple : Dans le secteur des enfants handicapés : le décret actualisant les "ANNEXES 24" «Après concertation menée avec l'ensemble des personnels placés sous son autorité, le Directeur propose au Conseil d'administration un projet d'établissement fixant les objectifs pédagogiques, éducatifs et thérapeutiques du centre ainsi que les modalités d'évaluation de leurs résultats; ce projet d'établissement, adopté par le conseil d'administration, est conforme à la législation et porté à la connaissance de la tutelle» (...)" Article 30 des dispositions générales du Décret N du 27 octobre 1989 NB : Concernant certains projets «techniques» [exemple : projet de soins], la responsabilité du PCD sera plus à situer au niveau de la cohérence et de l articulation au projet d établissement qu à celui de l élaboration. URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

3 4. Mise en œuvre et respect des droits des usagers (règlement de fonctionnement / livret d accueil / conseil de la vie sociale / contrat de séjours ou document individuel de prise en charge / projets individualises / bientraitance) Règlement de fonctionnement : Article R CASF : «Le règlement de fonctionnement est arrêté par l'instance compétente de l'organisme gestionnaire, après consultation des instances représentatives du personnel de l'établissement ou du service et du conseil de la vie sociale ou des autres instances de participation instituées en application de l'article L » Conseil de la Vie Sociale ou autres formes participatives : Article L CASF «Afin d'associer les personnes bénéficiaires des prestations au fonctionnement de l'établissement ou du service, il est institué soit un conseil de la vie sociale, soit d'autres formes de participation». Article D : «La décision instituant le conseil de la vie sociale fixe le nombre et la répartition des membres titulaires et suppléants de ce conseil» Article D : «Le directeur ou son représentant siège avec voix consultative.» Contrat de séjour ou document individuel de prise en charge : La signature du contrat de séjour ou du DIPC relève de la compétence de la personne qui représente l association dans tous les actes de vie civile. Si c est le Président, il pourra déléguer cette attribution au PCD. Livret d accueil, Charte des droits et liberté de la personne accueillie (diffusion affichage), Article 7 de la loi (7 séries de droits). Qui élabore la charte du résident? Quel est le rôle du PCD dans la prévention des situations de violence? Quel est le rôle du conseil d administration dans la formalisation de ces documents? Qui rédige ces documents? Qui les signe? Quel est le rôle du conseil d administration dans le conseil de la vie sociale? Bientraitance et maltraitance : A minima, élaboration d un protocole de signalement. Application des textes réglementaires.

4 5. Admission, orientation et sortie des usagers Qui établit les procédures d admission? Qui prononce l admission? Qui s assure du respect des droits des usagers lors de l admission (équité, consentement éclairé, ) Qui définit et prononce la sortie l un usager? Qui définit et gère les dossiers administratifs des usagers? Qui calcule la participation financière des familles? Recommandation : En principe, le PCD prononce l admission 6. Conformité de l accueil des usagers aux normes de sécurité Sont visées les normes d hygiène et de sécurité liées à l accueil des usagers, à l accueil du public. Qui assure la responsabilité de la conformité aux normes? Recommandation : Le PCD assure la conformité de l accueil aux normes de sécurité. Il en rend compte à l Association. 7. Relations avec les familles, les représentants légaux et les proches Le rôle du PCD sera plutôt à situer dans une relation d arbitrage en cas de conflit. URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

5 8. Evaluation et démarche qualité Dans le cadre des obligations réglementaires, qui élabore le dispositif global d évaluation? Qui choisit l évaluateur? Qui le valide? Qui le pilote et l organise? Qui adopte les résultats de l évaluation interne? Qui est destinataire du rapport d évaluation? Qui les transmet aux autorités compétentes? Recommandation : Intérêt à distinguer l évaluation interne et externe. L évaluation interne est mise en œuvre par le PCD en lien étroit avec les organes dirigeants. 9. Système d information Art. L CASF : «L'Etat, les collectivités territoriales et les organismes de protection sociale concernés se dotent de systèmes d'information compatibles entre eux. Les établissements et services mentionnés à l'article L se dotent d'un système d'information compatible avec les systèmes d'information mentionnés à l'alinéa précédent. Les systèmes d'information sont conçus de manière à assurer le respect de la protection des données à caractère nominatif.» Qui élabore, valide, met en œuvre les systèmes d information? N.B. Sont visés les dossiers des usagers, les registres réglementaires des entrées et sorties, les tableaux de bords d activité, les indicateurs sociaux et médico-sociaux, Le PCD est notamment chargé de garantir le respect de la confidentialité des informations, le respect du secret professionnel (notamment le secret médical).

6 10. Rapport d activités Vise les activités développées par les établissements et services. Qui élabore le rapport d activité? Qui le présente? Qui l argumente? Qui le valide? Qui l adopte? Recommandation : Généralement élaboré par le PCD, adopté par l instance compétente 11. Continuité des prises en charge Est visée la continuité de surveillance, des soins, le respect de l obligation de «sécurité» des usagers. Renvoi à l organisation du service. Qui décide de l organisation des services, de la mise en place d astreintes? Recommandation : Le PCD met en place une organisation garantissant la continuité du service, notamment lors de ses absences. Thème en relation étroite avec le thème 6 : conformité de l accueil des usagers aux normes de sécurité Attention! d adopter des positions cohérentes. URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

7 Domaine 2. «Gestion budgétaire, financière et comptable» DANS LE RESPECT DU PROJET ET DU FONCTIONNEMENT DE LA PERSONNE MORALE, EN CONFORMITE AVEC LA LEGISLATION ET LA REGLEMENTATION 1. Budget prévisionnel / procédure contradictoire R CASF : Les prévisions sont arrêtées sous forme de proposition par l organe délibérant de l organisme gestionnaire. Qui prépare? Qui adopte le budget prévisionnel? Qui a qualité pour représenter l établissement dans le cadre de la procédure budgétaire et établir le rapport budgétaire (R )? Qui conduit la procédure contradictoire, qui négocie le budget et avec quelles marges? Qui négocie un éventuel CPOM? Qui décide de demander une décision modificative du budget (art. R314-46)? Qui participe aux réunions de suivi budgétaire? Recommandation : Le PCD prépare le budget, le présente, le justifie puis il est adopté par le Conseil d'administration. 2. Recours tarifaire Qui décide du recours gracieux? De l action contentieuse? Qui a la capacité à ester en justice? Qui représente l Association? Qui prépare le dossier? Recommandation : La capacité d ester en justice appartient à l Association. Le niveau de décision peut varier (AG CA bureau). Le directeur peut représenter l Association en justice.

8 3. Budget exécutoire et ordonnancement des dépenses R CASF : établissement du budget exécutoire. Qui établit le budget exécutoire? Qui l adopte? Qui élabore le processus de planification des dépenses? Qui engage les dépenses? Dans quelles limites? Qui a mandat de signature du paiement et dans quelle limite? Attention! aux compétences du Président ou Trésorier prévues dans les statuts. Dans l ordonnancement des dépenses, distinction à faire entre investissement et gestion courante. 4. Contrôle de gestion, suivi comptable et budgétaire Qui définit, organise et met en œuvre le dispositif de suivi et de contrôle (tableaux de bord) en lien avec l expert comptable? Existence de système d alerte pour anticiper toute dérive budgétaire/trésorerie URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

9 5. Gestion de trésorerie / politique d achat Qui assure la gestion de la trésorerie? Qui décide des placements (placement éthique, solidaire)? Qui contrôle? Qui élabore les dossiers de financement? Politique d achat : qui définit la politique d achat (appel d offre, de choix des fournisseurs dans l ESS, ESAT, entreprises adaptées)? Quels critères de choix? Quelles limites d engagement? 6. Gestion de la logistique Qui décide des achats d équipements? Qui assure le suivi des stocks? 7. Gestion des risques Qui négocie? signe? décide? les contrats d assurance, de mutuelle, de prévoyance, de retraite complémentaire, de retraite supplémentaire, de médecine du travail. Qui négocie? signe? décide? les choix financiers. Attention! sur le périmètre des contrats d assurance et distinction entre : - l assurance de l association, - l assurance de ses adminsitrateurs, - l assurance de ses membres, - l assurance de l activité de l établissement et des services.

10 8. Respect des règles comptables et fiscales Qui a en charge le respect des règles comptables et fiscales? Existe-t-il un contrôle externe de l application de ces règles (place de l expert-comptable et/ou commissaire aux comptes)? Attention! aux seuils de recours au commissaire aux comptes et au problème de financement de cette prestation. 9. Contrôle interne Mise en place des indicateurs de contrôle? Mise en place des procédures? Contrôle des procédures? Périodicité des contrôles? URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

11 Domaine 3. «Gestion et animation des ressources humaines» DANS LE RESPECT DU PROJET ET DU FONCTIONNEMENT DE LA PERSONNE MORALE, EN CONFORMITE AVEC LA LEGISLATION ET LA REGLEMENTATION 1. Création de poste / organigramme du personnel Qui décide des créations de postes? Qui arrête l organigramme? Qui définit les profils des postes? Qui identifie les besoins en personnel? les besoins en compétences? Qui répartit et organise les activités? Qui gère les relations avec les bénévoles? avec les stagiaires? 2. Recrutement (cadres / non cadres - CDD et CDI) Qui fait passer les entretiens? Qui procède au recrutement des cadres de direction, des cadres, des non cadres? Qui procède au recrutement des salariés en CDI, en CDD, dans le cadre de l intérim? Qui gère l obligation d emploi des travailleurs handicapés? Attention! aux dispositions variables pour les cadres. Il est nécessaire d être très précis. 3. Embauche et contrat de travail, dossiers du personnel Qui garantit le respect des formalités d embauche? la rédaction des contrats de travail? Qui signe les contrats de travail? Qui peut faire les déclarations auprès de la CNIL? Attention! au respect de la législation relative à l embauche de salariés de nationalité étrangère. 4. Respect de la législation sociale Qui assure le respect du droit du travail (code du travail, CCN, accords d entreprise, )?

12 5. Gestion de la protection sociale complémentaire Qui définit la politique associative en matière de protection sociale complémentaire? Qui négocie avec les organismes de protection sociale? Attention! Ne pas confondre retraite complémentaire prévoyance mutuelle Attention! A respecter la même logique que pour le thème 7 du domaine 2 sur la gestion des risques. 6. Gestion de la paie et des déclarations sociales Qui détermine les salaires d embauche? Qui ordonne le paiement des salaires? Qui assure le respect des dispositions conventionnelles en matière de rémunération? Qui assure la conformité des paies? Qui a la responsabilité des déclarations sociales et fiscales en matière de salaire? des affiliations obligatoires? Qui représente l Association lors de contrôles (URSAFF impôts)? URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

13 7. Hygiène et sécurité Article L du code du travail : «I. - Le chef d'établissement prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs de l'établissement, y compris les travailleurs temporaires. Ces mesures comprennent des actions de prévention des risques professionnels, d'information et de formation ainsi que la mise en place d'une organisation et de moyens adaptés. Il veille à l'adaptation de ces mesures pour tenir compte du changement des circonstances et tendre à l'amélioration des situations existantes. II. - Le chef d'établissement met en oeuvre les mesures prévues au I ci-dessus» Qui assure le respect des dispositions du code du travail en matière d hygiène et de sécurité? Qui participe à la rédaction du document unique relatif à l évaluation des risques pour la sécurité et la santé des travailleurs? 8. Pouvoir disciplinaire (cadres et non cadres) Qui dispose du pouvoir disciplinaire? Qui décide des sanctions des cadres et des non cadres? Des différences sont-elles prévues selon la nature de la sanction? Attention! les statuts et/ou le règlement intérieur peuvent prévoir les règles spéciales notamment pour les cadres. 9. Rupture du contrat de travail Qui décide de la rupture du contrat de travail des salariés cadres, non cadres? Qui signe les lettres de licenciement? N.B. Sont visées toutes les formes de rupture (licenciement, rupture d un commun accord, retraite).

14 10. Relation avec les I.R.P. Qui préside le Comité d entreprise, le Comité d Hygiène, de sécurité et des conditions de travail, les comités d établissement et le Comité Central d Entreprise? Qui conduit la réunion mensuelle des délégués du personnel? Qui conduit la négociation avec les organisations syndicales? Qui signe les accords collectifs? Qui peut dénoncer/réviser les accords collectifs? 11. Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) et politique de formation évaluation du personnel Qui décide de la politique de formation? Qui arrête les orientations en matière de formation professionnelle? Qui établit le plan de formation? Qui choisit l OPCA? Qui gère les relations avec les OPCA? Qui veille à la cohérence du plan de formation avec le projet d établissement? Qui met en place un dispositif de GPEC (gestion de carrière)? Qui définit les modalités d évaluation du personnel? Qui mène les entretiens annuels d évaluation? Attention! le choix de l OPCA est limité et parfois imposé par les partenaires sociaux de la branche professionnelle. URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

15 12. Tableaux de bord sociaux Qui assure le suivi et l analyse des tableaux de bord sociaux (répartition hommes / femmes, pyramide des âges, taux d absentéisme, )? 13. Gestion des contentieux / relations avec l inspection du travail Qui a capacité à représenter l association devant le conseil des prud hommes? devant le tribunal des affaires de sécurité sociale, devant le tribunal d instance, devant le tribunal de grande instance, devant le tribunal administratif, devant les juridictions pénales? Qui a capacité à négocier et à transiger avec un salarié? Attention! La signature d une transaction implique la capacité à engager financièrement l Association Qui conduit les relations avec l inspection du travail? 14. Communication interne Qui définit la politique de communication interne? Qui l adopte? Qui la met en œuvre? (le droit d expression des salariés par exemple) 15. Organisation du travail Organisation du travail : modalités d aménagement du temps de travail, durée du travail, détermination des plannings, définitions des taches, des missions, gestion quotidienne du personnel (absences/remplacements/réunion du personnel, accueil et encadrement des stagiaires ), registres obligatoires, affichages Qui arrête les principes d organisation du travail? Qui décide de l organisation du travail? Qui met en œuvre? Qui anime, supervise, contrôle les équipes de directions des établissements et services?

16 URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

17 Domaine 4. «Coordination avec les institutions et intervenants extérieurs» DANS LE RESPECT DU PROJET ET DU FONCTIONNEMENT DE LA PERSONNE MORALE, EN CONFORMITE AVEC LA LEGISLATION ET LA REGLEMENTATION D E LA DIRECTION 1. Participation à l élaboration des politiques publiques Qui assure la veille sur les différentes instances où s élaborent les politiques publiques? (planification, schémas, instances de concertation, groupes de travail, ) Qui représente l Association auprès des élus, des collectivités locales, des services de l Etat,? 2. Actions de coordination externe Qui décide de la mise en place d actions de coordination avec d autres institutions? Qui décide des partenariats? Qui répond aux appels à projet? Qui choisit les partenaires (public, lucratif, associatifs)? Qui négocie les conditions de la coordination? Qui signe les conventions? Qui les met en œuvre? 3. Actions de coopération externe Qui décide des rapprochements avec d autres institutions? Qui décide de la constitution, de l adhésion à un Groupement de Coopération Sociale et Médico-Sociale (GCSMS)? Qui décide de la constitution ou de l adhésion à un Groupement d employeur?

18 D E LA DIRECTION 4. Relation avec les intervenants libéraux Qui a capacité à négocier et conventionner avec les intervenants libéraux? 5. Relations avec les autorités de contrôle et de tarification Qui représente l établissement ou le service dans les relations avec les autorités de contrôle? Qui argumente le budget? Cf. thème 1 du domaine 2 «Budget prévisionnel. Procédure contradictoire». 6. Relation avec le syndicat patronal, les fédérations et les unions Qui décide de l adhésion à un syndicat d employeur, à une fédération patronale, à une fédération, à une union interfédérale (URIOPSS)? Qui siège dans ces organismes? 7. Représentation de l association au sein des instances partenariales Maisons Départementales des Personnes Handicapées, participation aux groupes de travail sur les schémas départementaux, participation aux réflexions sur les orientations des politiques publiques, participation aux CLICS (centres locaux d information et de coordination gérontologiques), Qui décide de la participation de l association à ces instances? Qui y participe? URIOPSS PACA et Corse Janvier 2008 Ce document a été élaboré à l appui du document réalisé par l Uriopss Rhône Alpes

19 D E LA DIRECTION 8. Communication externe Qui définit la politique de communication externe? Qui la met en œuvre? (élaboration d un support de présentation par exemple)

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