MODES D EMPLOI Comptes secondaires et gestion des comptes

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1 MODES D EMPLOI Comptes secondaires et gestion des comptes Introduction Ouverture des comptes secondaires par le titulaire du compte principal 5 Tableau de bord des comptes secondaires 5 A Identification du compte secondaire : 6 B Configuration du compte secondaire : 8 C Inscription du compte secondaire aux téléprocédures : 9 D Formalités de la procédure EDI-TDFC : 10 2 Gestion des Comptes 13 A Modification du compte principal par son titulaire : 13 B - Modification d un compte secondaire par le titulaire du compte principal : 16 C - Modification d un compte secondaire par son titulaire : 16 Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 1

2 Introduction Lors de l inscription en ligne, l adhérent configure le compte principal et choisit le nombre de comptes secondaires, qui seront créés pour travailler avec le portail. Dès qu il reçoit son mot de passe, le titulaire du compte principal, seul, est autorisé dans une seconde étape à ouvrir les comptes secondaires. En cours d exploitation, il est pratique de pouvoir modifier certaines caractéristiques du compte principal et des comptes secondaires : la gestion des comptes permet de le faire, pour l ensemble des comptes par le titulaire du compte principal, pour un compte secondaire par son titulaire. Le compte principal dispose de tous les droits de modification de tous les comptes, le compte secondaire n accède qu à son compte avec des droits limités. Ces deux opérations sont accessibles dans l espace privé des comptes. Pour accéder à votre espace privé et personnalisé, connectez vous sur et cliquez sur Espace privé Cliquer Alerte de sécurité Les informations échangées entre portail et poste-client sont chiffrées, afin d empêcher leur lecture ou leur interception par des tiers. Vous en êtes avisés par un message «alerte de sécurité» : une coche en bas à droite vous permet de désactiver cette alerte. Pour accéder à votre espace privé, vous devez saisir votre nom d utilisateur (de la forme ) et votre mot de passe (8 caractères alpha numériques). Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 2

3 Nom d utilisateur Mot de passe Info : Ces informations vous ont été communiquées par écrit lors de la confirmation de votre inscription au portail Sécurité : Pour une sécurité optimale : ne jamais cocher l option «Enregistrer ce mot de passe dans votre liste de mot de passe Choisissez OK pour entrer dans votre espace privé. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 3

4 Le serveur vérifie vos droits d accès et affiche la page de garde de votre espace privé. A gauche quatre boutons de commande pour effectuer votre choix, à droite une page d information et d actualité : recommandations d utilisation du portail, informations sur les téléprocédures, informations DGI Choisir la rubrique Informations importantes Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 4

5 1 - Ouverture des comptes secondaires par le titulaire du compte principal Tableau de bord des comptes secondaires Votre choix Le portail indique le nombre de comptes secondaires souscrits lors de la phase d inscription, parmi ceuxci le nombre de comptes ouverts, le nombre de comptes en cours de traitement, et en final le nombre de comptes secondaires restant à ouvrir. Un compte ouvert est un compte, qui a déjà fait l objet d une procédure d ouverture, qui a été validé par le portail et qui a reçu son mot de passe : il peut émettre des télédéclarations Un compte en cours de traitement est un compte, qui a déjà fait l objet d une procédure d ouverture, qui n est pas validé et qui n a pas reçu son mot de passe Pour obtenir un tableau de bord rapide des comptes secondaires, cliquez sur Afficher la liste des comptes secondaires. La liste comporte les rubriques suivantes : nom du compte secondaire, responsable, Numéro SIRET et état du compte secondaire. Pour ouvrir un compte secondaire, cliquer sur étape suivante. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 5

6 Etat des ouvertures Afficher la liste Pour ouvrir un compte secondaire, le responsable du compte principal doit compléter l identification, la configuration et l inscription aux téléprocédures. A Identification du compte secondaire : Technique : Lorsque le champ à remplir est marqué d un astérisque, la saisie est obligatoire. Si l un des champs à saisie obligatoire n est pas complété, un message d erreur est affiché lors du passage à l écran suivant. La resaisie des données manquantes est obligatoire. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 6

7 NIC : champ à modifier Tous les champs Marqués d un Astérisque sont obligatoires Informations d identification du responsable du compte Numéro d inscription à l Ordre des experts-comptables : il ne peut être modifié. Numéro SIRET : seul le numéro interne de classement de 5 chiffres (NIC) est modifiable. Ce dernier identifie les établissements en tant qu unité géographiquement localisée. Responsable du compte secondaire, contact technique d exploitation et contact administratif : Modifiez les informations, en veillant à remplir les champs obligatoires (astérisque). En l absence de responsable technique et de responsable administratif, cliquez sur le bouton Copie. Les informations du responsable de compte secondaire seront copiées automatiquement dans les champs correspondants. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 7

8 Cliquez pour copier dans ces deux champs les informations du responsable de compte Contact technique : champs obligatoires Contact administratif : champs facultatifs B Configuration du compte secondaire : 1. Le nom du compte secondaire : est obligatoirement associé à celui du compte principal. Si le compte principal s intitule par exemple «demo», le compte secondaire sera nommé «marco.demo». Comme pour le compte principal, le choix du nom du compte secondaire est libre, mais attention de ne pas mettre d accent, d espace, de majuscule ou de caractère du type - _ # ~. Il est utilisé comme nom de la boîte aux lettres ouverte sur le portail à partir de laquelle seront expédiées les télédéclarations. Technique : L identifiant (8 caractères) est celui, qui est choisi par l adhérent. En cas d homonymie le service d adhésion propose alors un identifiant modifié. Le mot de passe est attribué par le service d adhésion : il ne peut être modifié par l adhérent. La boîte aux lettres est exclusivement dédiée aux opérations télédéclaratives, elle ne peut servir à l envoi et à la réception de courriels venant de ou allant vers l extérieur. 2. Le système Question/Réponse : en cas de perte de votre identifiant et/ou de votre mot de passe, le support client pourra vous identifier précisément grâce au système Question/Réponse. Il pourra vous transmettre à distance identifiant et mot de passe en toute sécurité. Pour un bon fonctionnement vous devez indiquer une question, dont la réponse vous est personnelle et unique. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 8

9 Nom du compte secondaire ouvert sur le portail = nom de la boîte aux lettres Système d identification de secours en cas de perte de l identifiant et du mot de passe C Inscription du compte secondaire aux téléprocédures : Par l inscription du compte secondaire aux téléprocédures, le compte principal décide de la spécialisation de chaque compte secondaire. Ce choix peut cependant être délégué au responsable du compte secondaire (voir Gestion des comptes). Parmi les téléprocédures suivantes : Pour une déclaration de résultat : choisissez EDI-TDFC (TDFC=Transfert de déclaration fiscale et comptable) Pour une déclaration de Taxe à la valeur ajoutée : choisissez EDI-TVA Pour une déclaration de données sociales : choisissez DUCS -EDI (DUCS=Déclaration unifiée de cotisation sociale) En face de chaque sélection, il est demandé d indiquer le logiciel utilisé pour chaque téléprocédure. Si le cabinet met en œuvre pour une même téléprocédure plusieurs logiciels, c est le logiciel, qui est le plus fréquemment utilisé, qui doit être mentionné. Si le logiciel n est pas dans la liste, choisissez Autres (non compatibles). Toutes ces informations contribuent à l amélioration de la qualité du support technique. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 9

10 Choisissez les téléprocédures utilisées par le compte secondaire Indiquez le logiciel utilisé par le compte secondaire D Formalités de la procédure EDI-TDFC : Comme pour un compte principal, le rappel des formalités pour un compte secondaire est destiné à éviter tout oubli. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 10

11 Mandat Convention DGI 1. Le téléchargement d un document est obtenu en cliquant sur l icône correspondante : lorsque le fichier se trouve sur le PC connecté, il est possible de l éditer, le compléter et de l imprimer. Technique : Les fichiers au format PDF (exploitables par les logiciels de la gamme Acrobat d Adobe ) peuvent être complétés car ils sont édités en mode formulaire. Les fichiers au format RTF sont directement modifiables sous WORD de Microsoft. Technique : Pour lire des fichiers au format PDF, il est possible de télécharger la version gratuite d Acrobat Reader sur le site d Adobe en cliquant sur l icône Get Acrobat Reader. 2. Choisissez la Convention DGI, selon que l entreprise adhérente est soumise à l obligation de télédéclarer ou qu elle veuille adhérer volontairement à la télédéclaration. Les informations concernant le partenaire EDI sont déjà remplies. Faîtes signer le client et déposez la Convention au Centre local des impôts, dont dépend le client. (voir annexe 3 : documents téléchargeables) 3. Le mandat : faîtes signer le mandat par votre client en y incluant la procédure EDI-TDFC (voir annexe 3 : documents téléchargeables) E Validation de la configuration du compte secondaire : Le dossier complet des paramètres du compte secondaire est présenté pour validation. Vous pouvez encore revenir en arrière en cliquant sur étape précédente et modifier telle ou telle rubrique. Cliquez pour valider sur étape suivante. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 11

12 Cliquer pour terminer Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 12

13 L ouverture du compte secondaire est réussie! En revenant à l écran initial «Ouverture des comptes secondaires», vous constaterez que le nouveau compte secondaire apparaît pour l instant avec le statut en cours de traitement. Après un certain délai, le portail notifie par mél, que le nouveau compte secondaire est créé et que les codes d accès sont envoyés au responsable du compte. Vérifiez, que le compte secondaire apparaît maintenant avec le statut ouvert : le compte secondaire est prêt à l envoi de ses premières télédéclarations. Faîtes configurer la messagerie du poste utilisant le compte secondaire en mode sécurisé. Votre choix 2 Gestion des Comptes La gestion des comptes rend possible la modification des caractéristiques du compte principal et des comptes secondaires. Le titulaire du compte principal peut modifier son propre compte et tous les comptes secondaires, qui lui sont rattachés. Le titulaire d un compte secondaire ne peut agir que sur les modifications de son propre compte. A Modification du compte principal par son titulaire : Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 13

14 Cliquer pour modifier le compte principal Comptes secondaires Cliquez sur le nom du compte principal. Les modifications sont classées dans quatre onglets : Identification, Configuration, Facturation et Formalités. Identification : ni le numéro SIRE N, ni la raison sociale du compte principal ne peuvent être modifiés. Seul le numéro interne de classement de 5 chiffres (NIC) est modifiable, en cas de changement d implantation géographique. Les informations relatives au responsable du compte, au contact technique et au contact administratif peuvent aussi être rectifiées, en veillant à remplir les champs obligatoires. Configuration : le système de secours, composé d une question et d une réponse est modifiable, ainsi que le choix de figurer ou non sur la liste rouge des adhérents au portail. Facturation : l adresse de facturation est modifiable. Le nombre de comptes secondaires, rattachés au compte principal, peut être augmenté, en aucun cas diminué (pour des raisons de sécurité). Formalités : la souscription aux téléprocédures est modifiable. En cas d ajout, ne pas oublier de sélectionner dans la liste déroulante le logiciel utilisé. C est à cet endroit, que le responsable du compte principal donne ou non l autonomie de choix des téléprocédures à ses comptes secondaires. Par défaut (case non cochée), le titulaire du compte principal choisit pour chaque compte secondaire les téléprocédures utilisées, soit au moment de l ouverture des comptes secondaires, soit en modifiant ses choix dans la gestion des comptes. Si la case est cochée, chaque titulaire d un compte secondaire choisit lui-même ses téléprocédures par la gestion des comptes. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 14

15 Responsable du compte, contacts technique et administratif Question/Réponse Liste rouge Adresse de facturation Nombre de comptes secondaires Souscription aux téléprocédures Contrôle ou autonomie des comptes secondaires Les commandes sont identiques pour chaque étape et se situent en pied d écran : Cliquez sur enregistrer, pour enregistrer les modifications de la page courante. Cliquez sur étape précédente pour revenir à l écran précédent sans enregistrer les modifications de la page courante. Ecran précédent Enregistrer les modifications Ecran suivant Cliquez sur étape suivante : cliquez sur Annuler pour rester sur la page courante ou cliquez sur OK pour enregistrer les modifications de la page courante et passer à la page suivante. Accepter les changements Refuser les changements Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 15

16 B - Modification d un compte secondaire par le titulaire du compte principal : Cliquez sur le nom du compte secondaire. Les modifications sont limitées à trois onglets : Identification, Configuration et Formalités. Le déroulement est identique à celui des modifications du compte principal pour les trois rubriques (voir rubrique A Modification du compte principal). C - Modification d un compte secondaire par son titulaire : Accédez à votre espace privé avec votre nom d utilisateur (de la forme et votre mot de passe (8 caractères alpha numériques). Cliquez sur le nom du compte secondaire. Les modifications sont aussi limitées à trois onglets : Identification, Configuration et Formalités. Le déroulement est identique à celui des modifications du compte principal pour les trois rubriques (voir rubrique A Modification du compte principal), sauf pour la rubrique Formalités, quand le compte secondaire ne dispose d aucune autonomie de choix des téléprocédures. Pour des raisons de sécurité et pour assurer la redirection des messages, la fermeture des comptes secondaires n est pas disponible en mode interactif : elle doit être demandée par mél par le titulaire du compte principal au service Abonnement du portail. Jedeclare.com : comptes secondaires et gestion des comptes - 16

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