DIRECTIVE. Entrée en vigueur le 1 er janvier 2010 annule et remplace la directive du 1 er janvier 2009

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1 DIRECTIVE RÉGLEMENTANT L INFORMATION FINANCIÈRE, SOCIALE ET DES ACTIVITÉS AINSI QUE LES PRINCIPES COMPTABLES ET LES QUALIFICATIONS ET L INDÉPENDANCE DU CONTRÔLEUR DES COMPTES RELATIFS À LA FORMULE DE REPORTING DES COMPTES DES ÉTABLISSEMENTS MÉDICO-SOCIAUX (EMS) Y COMPRIS DES DIVISIONS C POUR MALADES CHRONIQUES DES HÔPITAUX, DES HOMES NON MEDICALISES (HNM) ET DES CENTRES DE TRAITEMENT ET DE RÉADAPTATION (CTR) RECONNUS D INTÉRÊT PUBLIC Entrée en vigueur le 1 er janvier 2010 annule et remplace la directive du 1 er janvier 2009

2 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -2- RENSEIGNEMENTS Service des assurances sociales et de l hébergement (SASH) Section Economie Avenue des Casernes 2, 1014 Lausanne (021) /67 courriel : sash.bdfa@vd.ch

3 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -3- TABLE DES MATIÈRES 1. INTRODUCTION RÈGLEMENT (RCCMS)... 5 Champ d application... 5 Modifications applicables dès le 1 er janvier COMPTABILITÉ ET REPORTING (Art. 4 & 8, RCCMS)... 6 Formule de Reporting :... 6 Analyse, contrôle et surveillances des aspects juridiques, economiques, comptables et financiers des etablissements et entités (Art. 15 à 18, RCCMS) LES PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES AUX ÉTABLISSEMENTS MÉDICO-SOCIAUX PRINCIPES FONDAMENTAUX L ORGANISATION COMPTABLE A/ Distinction entre section d exploitation, d investissement et hors exploitation : B/ Les règles dans le cadre de regroupement d établissements : C/ Les règles d enregistrement dans le cadre des raisons individuelles et les sociétés de personnes physiques : PRINCIPES D ÉVALUATION FONDAMENTAUX A/ Créances à risques : B/ Titres cotés faisant partie de l actif circulant : C/ Stocks : D/ Acomptes versés : E/ Immobilisations financières : F/ Immobilisations corporelles : G/ Immobilisations incorporelles : H/ Donations ou échanges : LA NOMENCLATURE DU PLAN DES COMPTES COMMENTÉE LES OBJETS SPÉCIFIQUES IMMOBILISATIONS CORPORELLES SUBVENTIONS, REDEVANCES ET CONTRIBUTIONS À L INVESTISSEMENT MOBILIER ET IMMOBILIER TRANSACTIONS DE LEASING PROVISIONS... 64

4 Directive concernant l information financière, sociale et des activités OPÉRATIONS HORS BILAN ANNEXE... 66

5 Directive concernant l information financière, sociale et des activités INTRODUCTION 1.1 RÈGLEMENT (RCCMS) Le règlement du 7 mai 2008 fixant les normes relatives à la comptabilité, au contrôle des comptes et à l analyse des établissements médico-sociaux et des divisions pour malades chroniques des hôpitaux et des centres de traitement et de réadaptation reconnus d intérêt public (RCCMS) définit les règles relatives à : la comptabilité et reporting (art. 4 à 8), la révision des comptes (art. 9 à 14) et à l analyse, contrôle et surveillance des aspects juridiques, économiques, comptables et financiers des établissements et entités (art. 15 à 18). Conformément à l article 4, le Service des assurances sociales et de l hébergement (SASH) fixe annuellement les directives comptables applicables aux établissements. La présente directive entre en vigueur le 1 er janvier Elle annule et remplace la précédente. CHAMP D APPLICATION Le RCCMS s applique à tous les établissements médico-sociaux (ci-après les établissements), à toutes les divisions pour malades chroniques des hôpitaux et des centres de traitement et de réadaptation reconnus d intérêt public définis à l article premier dans la mesure où ils exploitent des lits C (sauf le CHUV) et aux homes non médicalisés. Les entités, de quelque forme juridique que ce soit, gérant un ou plusieurs établissements sont également concernées. Plusieurs établissements disposant chacune d une exploitation propre peuvent se rassembler et se constituer en une entité. Pour ces entités assurant la gestion administrative et la comptabilité pour l ensemble des activités de plusieurs établissements, juridiquement indépendants ou non, une organisation comptable particulière doit donc être mise en place. Le département doit être informé de cette organisation. Les obligations comptables de l entité diffèrent partiellement cependant de celles, spécifiques, des établissements qui lui sont rattachés. Les articles du règlement relatifs à la révision des comptes (art. 9 à 14) ne s appliquent pas aux divisions C des hôpitaux et aux centres de traitement ou de réadaptation. MODIFICATIONS APPLICABLES DÈS LE 1 ER JANVIER Le plan comptable n est pas modifié (seuls quelques comptes ne sont plus accessibles). - Rappel : les règles d enregistrement comptable dans le cadre des raisons individuelles et autres sociétés de personnes physiques cf. 2.2 C/ - Des précisions relatives à des cas spécifiques d imputation ont été apportées dans certains comptes.

6 Directive concernant l information financière, sociale et des activités COMPTABILITÉ ET REPORTING (Art. 4 & 8, RCCMS) FORMULE DE REPORTING : Au sens de l article 6 du règlement, la formule de «Reporting» de l établissement à remplir sous forme informatisée se compose : le bilan ; le compte d exploitation ; le compte d investissement ; le compte hors exploitation ; les annexes (informations complémentaires/immobilisations corporelles, incorporelles et financières/excédents sur contributions de l Etat à l investissement, provisions et réserves/frais, prestations, apports et prélèvements privés de l exploitant, de la direction et autres) ; la statistique des activités ; la statistique du personnel et des salaires ; la répartition du personnel (multi-sites, multi-activités) ; la déclaration d intégralité. Le SASH a également pour compétence de modifier annuellement la formule de «Reporting». ANALYSE, CONTRÔLE ET SURVEILLANCES DES ASPECTS JURIDIQUES, ECONOMIQUES, COMPTABLES ET FINANCIERS DES ETABLISSEMENTS ET ENTITÉS (ART. 15 À 18, RCCMS) Les établissements du secteur médico-social sont des gestionnaires de services. Cela signifie souvent : la gestion d une ou plusieurs activités à caractère médico-social ; l existence de financements publics ou parapublics par le biais de conventions ou de subventions ; des relations avec les administrations (autorité de tarification, administration de contrôle, etc.) ; la nécessité de déterminer des coûts par activité, etc. Partant, l analyse de l établissement peut porter sur les caractéristiques suivantes : les formes juridiques ; la séparation des formes privées et d exploitation ; le financement, en particulier l affectation des montants alloués directement et indirectement par les assurances ou régimes sociaux ; la rémunération maximale des fonds propres investis au sein des formes juridiques à but lucratif ; l organisation générale de l établissement.

7 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -7- Délivrance des prestations financées Dans le cadre de l appréciation juridique, économique, comptable et fiscale de l établissement, toute activité rattachée à la mission médico-sociale, financée directement ou indirectement par les assurances ou régimes sociaux et délivrée sous quelle que forme que ce soit par un établissement reconnu d intérêt public au sens de l article 4 LPFES, peut faire également l objet d une analyse approfondie dans les limites exposées à l article 16 RCCMS. Prestations externalisées Toute prestation définie au sein de la feuille de calcul du standard SOHO et ayant une influence au niveau du calcul tarifaire socio-hôtelier peut être également soumise à vérification si cette dernière a été externalisée en toute ou partie par l'établissement (soustraitance, coentreprise, alliance, collaboration, etc.), et ceci indépendamment de la forme contractuelle retenue. Procédure d audit et appui extérieur L intervention par le département est à formuler clairement à l établissement au moyen d une lettre qui lui parviendra avant la date de visite. Cette lettre précise les objectifs de l analyse et les éventuels documents nécessaires à la vérification que l établissement doit mettre à disposition. Les domaines à auditer ainsi que la technique utilisée sont exposés. A l issue des travaux, un entretien final permet d opérer un bilan d ensemble avant la rédaction du rapport d audit par le département. Ce dernier est expédié généralement dans les trente jours. La direction de l établissement ou tout organe compétent prend ensuite position et procède aux ajustements sollicités voire exigés, ceci dans un délai raisonnable. Le département peut procéder au sein des établissements à la vérification des données comptables et financières, le recours éventuel à des appuis extérieurs étant de sa compétence.

8 Directive concernant l information financière, sociale et des activités LES PRINCIPES COMPTABLES APPLICABLES AUX ÉTABLISSEMENTS MÉDICO-SOCIAUX 2.1 PRINCIPES FONDAMENTAUX Les principes fondamentaux de la formule de «Reporting» sont : l image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats ; L objectif principal est de permettre la comparabilité de la formule de «Reporting» de l établissement et d assurer une base fiable tant à comptabilité financière qu à la comptabilité analytique. Le reporting annuel doit respecter l image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats de l établissement. En particulier, les réserves de remplacement et les réserves latentes supplémentaires admises par le code des obligations dans le cadre des sociétés anonymes sont proscrites. Font exception à cette règle les immobilisations et le fonds de rénovation des immeubles de l exploitation principale pour lesquels l existence de réserves latentes est admise. la continuité de l exploitation ; L application du principe de continuité de l exploitation à la formule de «Reporting» signifie que la poursuite de l activité de l entité dans un avenir prévisible est possible. Ce principe de continuité de l exploitation n est plus valable si la liquidation de l entité est envisagée ou inévitable, s il y a intention de réduire sensiblement l étendue des activités ou si cela apparaît comme nécessaire. l importance relative ; Doivent être considérés comme présentant de l importance tous les éléments dont l incidence sur l évaluation ou la présentation de la formule de «Reporting», aussi bien que sur certaines rubriques de celle-ci, est telle qu elle pourrait influencer les destinataires de ce «Reporting» dans leurs décisions concernant l entité. Si le critère mentionné ci-dessus n est pas suffisant pour juger si un élément est important ou non, il peut être judicieux de le comparer à une valeur de référence appropriée et de juger ainsi de son importance. Lorsque le cumul d éléments non importants influence d une manière significative la formule de «Reporting», il en sera tenu compte. la délimitation correcte des exercices comptables. La délimitation des exercices comptables est correcte si toutes les charges nécessaires à la réalisation des produits afférents à l exercice sont prises en considération (rattachement des charges aux produits).

9 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -9- L établissement du reporting annuel doit tenir compte des principes suivants : l intégralité ; Tous les faits économiques qui ont un effet sur les capitaux engagés doivent avoir été pris en compte. la clarté ; Les enregistrements passés en comptabilité doivent être lisibles ; les faits et les opérations doivent être désignées de manière précise et être présentées tant avec netteté qu avec un renvoi précis aux justificatifs. la prudence ; La formule de «Reporting» répond au principe de prudence lorsque : les produits ne sont pris en compte que lorsqu ils sont réalisés ; les pertes et les charges pour risques prévisibles, non exactement déterminées, sont prises en considération quand leur origine se trouve dans l exercice de référence ou dans un exercice antérieur et ceci même si elles ne sont connues qu après la date de clôture, mais avant l établissement du bilan (principe d imparité). la permanence dans la présentation (méthode brute), dans l information fournie et dans l évaluation ; La formule de «Reporting» répond au principe de la permanence lorsque les comptes de l exercice de référence sont établis selon les mêmes principes que ceux utilisés pour établir les comptes donnés en comparaison. Cette permanence se réfère aussi bien à la présentation de ces comptes dans leur ensemble qu à l information fournie et à l évaluation des différentes rubriques. la non compensation (principe de la présentation à la méthode brute). La formule de «Reporting» répond au principe de la non compensation lorsque les actifs et les passifs ainsi que les charges et les produits ne sont compensés que dans des cas objectivement fondés et s il n en résulte pas une présentation trompeuse. Les ristournes annuelles obtenues sont enregistrées directement en diminution des comptes de charges, même si elles concernent des exercices antérieurs. Par contre, les restitutions qui ne sont pas considérées comme pérennes (p. ex. participations aux bénéfices sur contrat d assurances) doivent être comptabilisées dans les recettes d exploitation (compte No 68900). Les ventes à des tiers et au personnel sont comptabilisées au crédit des comptes de produits, qu elles soient effectuées au prix coûtant ou au prix du marché. Les éléments constitutifs d une rubrique de l actif ou du passif doivent être évalués séparément. L évaluation séparée ne signifie pas que chaque poste doit être évalué individuellement. Pour les marchandises par exemple, I évaluation peut se faire par article ou par groupe d articles (méthodes d évaluation simplifiées). La méthode choisie doit être utilisée uniformément pour toute la rubrique.

10 Directive concernant l information financière, sociale et des activités L ORGANISATION COMPTABLE L établissement constitue la personne morale, support juridique des activités. La mise en place d une organisation comptable doit donc s attacher à répondre, en premier lieu, aux obligations comptables auxquelles l établissement pourrait être soumis. Les modalités d organisation minimales et générales de la comptabilité à mettre en œuvre sont les suivantes : une comptabilité tenue par chaque établissement, d une façon indépendante ; une comptabilité unique avec une ventilation analytique par établissement et par section dans le cas d un regroupement ou similaire. A/ DISTINCTION ENTRE SECTION D EXPLOITATION, D INVESTISSEMENT ET HORS EXPLOITATION : Les différents textes applicables au secteur médico-social imposent que les opérations relatives à un établissement soient retracées en des sections différentes : une section d exploitation qui enregistre toutes les charges et les produits liés à l exploitation médico-sociale (comptes de classe 3, 4 et 6) ; une section d investissement qui retrace les opérations d investissement et ses sources de financement au titre d un exercice (comptes de classe 5) ; une section de hors exploitation qui enregistre toutes les charges et les produits n étant pas reconnus comme liés à l exploitation (comptes de classe 7). Si l établissement gère plusieurs prestations de natures différentes (ou s il y a plusieurs financeurs), il doit individualiser les charges et produits de chacune d entre elles (UAT/UATp, PSAC, etc.). B/ LES RÈGLES DANS LE CADRE DE REGROUPEMENT D ÉTABLISSEMENTS : Les obligations comptables pour les établissements regroupés (ou les entités) sont les suivantes : Obligation de tenir pour chaque établissement juridiquement indépendant ou non une comptabilité distincte de celle des autres établissements appartenant au même organisme. Cette comptabilité comprend, au minimum, toutes les opérations liées à l exécution des charges et produits de l exploitation, à la part de l investissement comme aux activités en hors exploitation. Elle s applique dans le cas d un établissement juridiquement non indépendant. Les actifs et passifs ne seront donc pas publiées de manière spécifique au sein de la formule de «Reporting». En revanche, si l établissement est juridiquement indépendant, toutes les opérations à caractère patrimonial doivent être présentées sous la forme d un bilan. Dans ce cas, la comptabilité propre à un établissement juridiquement indépendant doit être organisée de telle sorte que l autorité de contrôle puisse déterminer notamment : Le montant et la nature des ressources de financement affectées à l établissement ; Le montant et la nature des dettes ; Le montant et la nature des biens immobilisés affectés à l établissement ; Le montant et la nature des actifs circulants ; Le montant et la nature des disponibilités, y compris les mouvements de trésorerie entre l établissement et le siège ou l entité.

11 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -11- La formule de «Reporting» de chaque établissement juridiquement indépendant sera donc publiée de manière intégrale. Obligation de rattacher la comptabilité propre à chaque établissement juridiquement indépendant ou non à la comptabilité principale de l entité ou du siège. Cette obligation s applique dans tous les cas de figure. L entité doit pouvoir présenter des comptes consolidés reprenant l ensemble des activités des établissements juridiquement indépendants ou non. Dans le cas d un ou d établissement(s) juridiquement non indépendant(s), les positions patrimoniales (actifs et passifs) seront publiées de manière consolidée, ceci dans le cadre d une formule de «Reporting» propre à l entité ou au siège. C/ LES RÈGLES D ENREGISTREMENT DANS LE CADRE DES RAISONS INDIVIDUELLES ET LES SOCIÉTÉS DE PERSONNES PHYSIQUES : La raison individuelle Au plan du droit civil, les biens commerciaux et les biens privés de l exploitant ne forment pas deux patrimoines séparés. Toutefois, au regard des articles 957 & 959, CO et 3 RCCMS, la comptabilité de l entreprise individuelle traitera exclusivement des biens représentant la fortune commerciale des créances et des dettes de l entreprise et des opérations de nature économique et juridique s y rapportant. Toute dépense privée, tels, à titre d exemple, les honoraires (revenus et salaires), l impôt personnel, l AVS, doit être inscrit, en cours d exercice exclusivement, au sein d un compte privé réservé à cet effet. Les prélèvements privés après clôture de l exercice ne sont en principe pas autorisés. - Les sociétés de personnes physiques Sont considérées comme sociétés de personnes physiques, la société simple, la société en nom collectif et la société en commandite simple. Les associés et les commandités sont indéfiniment responsables (569 & 607, CO). Chaque associé dispose d un compte courant débité, en cours d exercice exclusivement, de chaque prélèvement privé et crédité des honoraires (revenus et salaires), des intérêts sur les mises de fonds et autres produits qui lui sont dus. 2.3 PRINCIPES D ÉVALUATION FONDAMENTAUX La base d évaluation dans la formule de «Reporting» est la valeur historique (coût d acquisition ou coût de revient), sous déduction des amortissements et corrections de valeurs nécessaires. Des dérogations aux méthodes d évaluation mentionnées ci-après sont possibles à condition d être justifiées objectivement. Elles doivent être précisées dans l annexe I-P «Faits significatifs» ou IX «Commentaires».

12 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -12- A/ CRÉANCES À RISQUES : Les créances prescrites doivent être amorties et ne peuvent par conséquent plus figurer au bilan. Les créances à risques doivent être évaluées individuellement. Lorsque l évaluation individuelle des créances à risques n est pas possible, les critères d ajustements forfaitaires sont les suivants : Factures émises : Provision : depuis plus de deux ans 100% depuis plus d un an et moins de deux ans 50% depuis plus de six mois et moins d un an 10% depuis plus de trois mois et moins de six mois 5% depuis moins de trois mois 0% Ces critères d ajustements forfaitaires ne s appliquent pas aux créances envers l Etat, la CEESV et les assureurs. B/ TITRES COTÉS FAISANT PARTIE DE L ACTIF CIRCULANT : Les titres cotés en bourse peuvent être évalués au plus au cours moyen qu ils ont enregistré le dernier mois précédant la date de clôture. C/ STOCKS : Les stocks sont évalués au coût d acquisition, de fabrication ou de transformation ou, si celle-ci est plus basse, à la valeur d aliénation réalisable. Le calcul du coût d acquisition ou de fabrication peut se faire à l aide d un calcul approximatif simplifié. D/ ACOMPTES VERSÉS : Lors de l évaluation d acomptes versés, il est nécessaire d apprécier la solvabilité et la capacité du destinataire à fournir la prestation convenue, les sûretés éventuelles, ainsi que l utilisation conforme des acomptes. E/ IMMOBILISATIONS FINANCIÈRES : Les immobilisations financières sont maintenues au coût d acquisition, aussi longtemps que la capacité de rendement durable n est pas réduite. F/ IMMOBILISATIONS CORPORELLES : Les immobilisations corporelles sont évaluées conformément aux principes mentionnés au chapitre «Objets spécifiques» des présentes directives.

13 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -13- G/ IMMOBILISATIONS INCORPORELLES : Les amortissements des immobilisations incorporelles sont calculés sur leur durée d utilisation économique et non sur des critères légaux comme par exemple la durée de la protection du droit de propriété intellectuelle. Les frais de fondation, d augmentation du capital et d organisation doivent être amortis linéairement sur cinq ans. H/ DONATIONS OU ÉCHANGES : Les transactions de donation ou d échange seront portées au bilan ou au compte de résultat à la valeur de marché, à la date de la donation ou de l échange. Les donations monétaires se rapportant exclusivement à un objet spécifique, par exemple une immobilisation, ne sont pas portées en diminution du prix d achat ou de revient, mais au compte hors exploitation, avant d être attribuées au compte No «réserves à but spécifique». L amortissement d une immobilisation ayant été financée en tout ou partie par une donation est porté au compte hors exploitation, la réserve à but spécifique étant dissoute par le biais du compte hors exploitation pour un montant identique.

14 Directive concernant l information financière, sociale et des activités LA NOMENCLATURE DU PLAN DES COMPTES COMMENTÉE Les comptes de la classe 1 «Actifs» regroupent : Les liquidités(100) ; Les débiteurs pour pensions et assimilés (105) ; Les autres débiteurs (106) ; Les stocks (107) ; Les autres actifs circulants (109) ; Les immobilisations corporelles immeubles (110) ; Les immobilisations corporelles meubles (111) ; Les immobilisations financières (113) ; Les immobilisations incorporelles (114) ; Les comptes de régularisation d actifs (15). Les comptes de la classe 2 «Passifs» regroupent : Les dettes résultant d achats et prestations (200) ; Les dettes envers les résidents (202) ; Les dettes bancaires à court terme (203) ; Les passifs transitoires (204) ; Les dettes à long terme (206) ; Les contributions d Etat à l investissement et les provisions (208) ; Le capital propre (210) ; Les réserves légales (2121) ; Les autres réserves (2122) ; Bénéfice / perte reporté (2129). Les comptes de la classe 3 «Salaires et charges sociales» regroupent : Personnel médical (30) ; Personnel soignant (31) ; Personnel des autres disciplines médicales, d encadrement et d animation (32) ; Personnel administratif (33) ; Personnel de l économat, cuisine, service de maison (34) ; Personnel du service technique (35) ; Charges sociales (37) ; Honoraires pour prestations de tiers (38) ; Autres charges de personnel (39). Les comptes de la classe 4 «Autres charges d exploitation» regroupent : Matériel médical d exploitation (40) ; Produits alimentaires (41) ; Autres charges ménagères (42) ; Entretien, réparations des installations, équipements et immeubles (43) ; Charges d investissements non activés (44) ; Eau et énergie (45) ; Intérêts s/c/c, emprunts non liés aux investissements (46) ; Frais de bureau et d administration (47) ; Évacuation des déchets (48) ; Autres charges d exploitation (49).

15 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -15- Les comptes de la classe 5 «Investissements» regroupent : Les charges mobilières des investissements supérieurs à 15'000 francs ; Les produits mobiliers des investissements supérieurs à 15'000 francs ; Les charges immobilières des investissements supérieurs à 15'000 francs ; Les produits immobiliers des investissements supérieurs à 15'000 francs. Les comptes de la classe 6 «Produits d exploitation» regroupent : Résidents domiciliés hors canton (606) ; Résidents domiciliés dans le canton (607) ; Divers (609) ; Autres prestations médicales (62) ; Autres prestations aux résidents (65) ; Intérêts créanciers (66) ; Recettes UAT/UATp (67) ; Prestations au personnel et à des tiers (68) ; Divers et subventions d exploitation (69). Les comptes de la classe 7 «Hors exploitation» regroupent : Charges et produits sur immeubles en exploitation annexe (70) ; Charges et produits sur domaines agricoles (71) ; Charges et produits sur cafétéria, kiosque (72) ; Pertes et produits sur aliénation d actifs (74) ; Charges et produits sur organisations de soins à domicile (75) ; Charges et produits sur encadrement socio-éducatif (76) ; Charges et produits de capitaux (78) ; Autres charges et produits hors exploitation (79). Les lignes de la classe 8 «Affectation et répartition» permettent les attributions ou les diminutions à diverses provisions, réserves et fonds, voire au paiement des dividendes et tantièmes. Les lignes de la classe 9 font référence aux «Apports et prélèvements privés».

16 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -16- A/ COMPTES D ACTIF (CLASSE 1) 10 ACTIF MOBILISÉ 100 LIQUIDITÉS Caisses Tous les inventaires en argent liquide sous forme de billets de banque et de pièces de monnaie, c'est-à-dire toutes les caisses principales et accessoires, sauf les liquidités concernant l'argent de poche des résidents qui doivent figurer dans le compte CCP Tous les comptes de chèques postaux de l'entreprise. Si le compte postal présente un solde négatif en faveur de l'office des chèques postaux, on le mentionnera également dans cette rubrique en négatif Banques Tous les types de comptes bancaires. Si le compte présente un solde négatif, on le mentionnera dans le compte Résidents (argent de poche) Compte(s) de liquidités (caisse séparée, CCP, banques) où l'argent de poche des résidents est déposé Dépôts à terme Placements fixes, placements fiduciaires, papiers monétaires Titres facilement réalisables Actions, bons de participation, titres de parts sociales de coopératives, obligations et bons de caisse, ainsi que les titres et droits cotés facilement réalisables ( court terme ) et négociables en bourse. 105 DÉBITEURS POUR PENSIONS ET ASSIMILÉS CEESV Solde en faveur de l'ems auprès de la centrale d'encaissements. Si à la date du bilan le compte présente un solde négatif en faveur de la CEESV, ce montant figurera sous les passifs (no 20100) Débiteur Etat de Vaud pour pensions Solde en faveur de l'ems auprès de l'etat de Vaud concernant les aides individuelles en relation avec les pensions (PC, LAPRAMS, aides sociales) et la participation supplémentaire aux courts séjours. Si à la date du bilan le compte présente un solde négatif en faveur de l'etat de Vaud, ce montant figurera sous les passifs (no 20110) Débiteurs résidents Tous les soldes ouverts à la date du bilan en faveur de l'ems liés à la facturation aux résidents.

17 Directive concernant l information financière, sociale et des activités Débiteurs "contribution journalière des résidents à l'investissement" Tous les soldes ouverts à la date du bilan en faveur de l'ems liés à la facturation relative à la contribution journalière des résidents à l'investissement Provision pour pertes sur débiteurs (Ducroire) Provisions pour pertes sur débiteurs pour pension sont à comptabiliser dans cette rubrique. Le montant de la provision peut dépendre de critères d ajustements forfaitaires mentionnés en page 16 des présentes directives, ceci pour autant qu une évaluation du risque demeure difficilement réalisable. Compte tenu de la couverture sociale dont bénéficient les résidents actuellement, le risque, pour un établissement de se retrouver avec des créances irrécouvrables, est minimisé et ne concerne quasiment qu'une population très marginale. En principe, les pertes sur créances irrécouvrables pour des raisons de non solvabilité ne concernent pas les organismes d'etat. Les pertes de l'exercice en cours sont enregistrées au débit du compte Une perte antérieure à l'exercice sera amortie par la provision ad hoc créée initialement par le début du compte AUTRES DÉBITEURS Avances de frais pour résidents Tous les soldes ouverts des résidents à la date du bilan en faveur de l'ems concernant les avances relatives aux différents frais (vêtements, chaussures, etc.) non encore facturées et pour lesquels il n'y a pas de compte MDP Débiteur Etat de Vaud Tous les soldes dus par l'etat de Vaud à la date du bilan en faveur de l'ems relatifs aux subventions UAT et autres Subventions d'etat à l'investissement à recevoir Tous les soldes dus par l'etat de Vaud à la date du bilan en faveur de l'ems relatifs à l'investissement (forfaits, service de la dette, redevances). Ce compte est à utiliser tant que le système de compensation à double flux perdurera AFC, impôt anticipé à récupérer Les revenus grevés de l'impôt anticipé doivent être comptabilisés à leur montant brut sous les rubriques no et Le montant de l'impôt anticipé retenu de 35 % doit être débité sous cette rubrique. Celle-ci enregistrera également au crédit, lors de leur versement, les montants de l'impôt anticipé remboursés Débiteurs assurances sociales Tous les soldes en faveur de l'ems relatifs aux décomptes de charges sociales à la date du bilan, soit AVS/AI/APG/AC, LPP, assurance maladie, assurance accident, allocations familiales, etc Débiteur TVA Correspond aux décomptes TVA présentant un solde en faveur de l'ems, dont le remboursement ou la compensation sera effectué lors de l'exercice suivant.

18 Directive concernant l information financière, sociale et des activités Autres débiteurs Toutes les autres créances envers des tiers qui ne sont pas comprises dans les autres postes "Débiteurs" Prestations au personnel Toutes les créances envers le personnel de l'ems sous forme de prêts, avances ou autres prestations Débiteurs actionnaires ou associés Créances à court terme envers les actionnaires ou associés de l'ems Débiteurs sociétés affiliées à un groupe Créances à court terme envers d'autres sociétés du groupe et fondation liée. 107 STOCKS Stocks Correspond aux différents inventaires des marchandises en stocks à la date du bilan. 109 AUTRES ACTIFS CIRCULANTS Actifs transitoires Charges payées d'avance et produits à encaisser.

19 Directive concernant l information financière, sociale et des activités ACTIF IMMOBILISÉ 110 IMMOBILISATIONS CORPORELLES IMMEUBLES Terrains Valeur des terrains bâtis au coût historique qui aura été volontairement séparée du prix de construction ou d'achat des immeubles et la valeur des parcelles non bâties Fonds d'amortissement et subventions sur terrains Amortissements enregistrés à la date du bilan et subventions encaissées à l'investissement Immeubles - exploitation principale Immeubles et équipements fixes au coût historique dont l'affectation est directement liée à l'exploitation principale de l'ems Fonds d'amortissement et subventions sur immeubles en exploitation principale Amortissements enregistrés à la date du bilan et subventions encaissées à l'investissement Constructions et transformations Biens immobiliers en cours de construction ou en cours de transformation. Dès l'achèvement des travaux, le prix de revient de construction sera transféré dans la rubrique d'immobilisation corporelle immeuble concernée Subventions sur constructions et transformations Subventions encaissées sur constructions et transformations Immeubles pour le personnel Immeubles ou maisons d'habitation du personnel au coût historique Fonds d'amortissement sur immeubles pour le personnel Amortissements enregistrés à la date du bilan Immeubles - exploitation annexe Immeubles au coût historique dont l'affectation n'est pas directement liée à l'exploitation principale de l'ems Fonds d'amortissement sur immeubles en exploitation annexe Amortissements enregistrés à la date du bilan.

20 Directive concernant l information financière, sociale et des activités IMMOBILISATIONS CORPORELLES MEUBLES Mobilier et agencement Mobilier d'exploitation, agencement, mobilier de bureau, etc au coût historique. Un inventaire détaillé des investissements doit être tenu à jour de manière permanente (date d'achat, fournisseur, prix d'achat, localisation) Fonds d'amortissement sur mobilier et agencement Amortissements enregistrés à la date du bilan Véhicules Véhicules au coût historique de tout genre utilisés pour les besoins de l'ems et propriété de l'établissement, par exemple les automobiles, les camionnettes, les véhicules spéciaux Fonds d'amortissement sur véhicules Amortissements enregistrés à la date du bilan Machines et outillage Toutes les machines de bureau, systèmes de communication, installations de sécurité, appareils électroniques non médicaux, outillages, etc. au coût historique. Un inventaire détaillé des investissements doit être tenu à jour de manière permanente (date d'achat, fournisseur, prix d'achat, localisation) Fonds d'amortissement sur machines et outillage Amortissements enregistrés à la date du bilan Équipements médicaux Toutes les installations, machines et appareils médicaux au coût historique. Un inventaire détaillé des investissements doit être tenu à jour de manière permanente (date d'achat, fournisseur, prix d'achat, localisation) Fonds d'amortissement sur équipements médicaux Amortissements enregistrés à la date du bilan Matériel informatique Matériel informatique (hardware et software) au coût historique. Un inventaire détaillé des investissements doit être tenu à jour de manière permanente (date d'achat, fournisseur, prix d'achat, localisation) Fonds d'amortissement sur matériel informatique Amortissements enregistrés à la date du bilan Autres immobilisations corporelles meubles Immobilisations corporelles meubles au coût historique dont la désignation ne figure pas dans les rubriques précédentes. Celles-ci seront mentionnées en détail dans l'annexe II "Immobilisations corporelles, incorporelles et financières". Un inventaire détaillé des investissements doit être tenu à jour de manière permanente (date d'achat, fournisseur, prix d'achat, localisation.)

21 Directive concernant l information financière, sociale et des activités Fonds d'amortissement sur autres immobilisations corporelles meubles Amortissements enregistrés à la date du bilan. 113 IMMOBILISATIONS FINANCIÈRES Dépôts de garantie Montants déposés à titre de garantie, tels que garantie de loyer, etc Participations permanentes Les participations sont des parts du capital d'autres sociétés, qui sont détenues à titre de placement durable et qui permettent d'exercer une influence déterminante. En vertu de la loi, les parts donnant droit à 20% des droits de vote au moins sont considérées comme participations Prêts à des actionnaires ou associés Créances à long terme envers les actionnaires et associés de l'ems Prêts à des sociétés affiliées à un groupe Créances à long terme envers d'autres sociétés du groupe ou fondation liée Prêts à des tiers Prêts à long terme accordés à des tiers Actions propres [Applicable aux SA et autres formes juridiques s'y référant] Actions propres que l'ems détient dans son portefeuille Autres immobilisations financières Immobilisations financières dont la désignation ne figure pas dans les rubriques précédentes. Celles-ci seront mentionnées en détail dans l'annexe II "Immobilisations corporelles, incorporelles et financières" Correction de moins-value Correction de valeur devant être apportée aux immobilisations financières, en cas de moinsvalue.

22 Directive concernant l information financière, sociale et des activités IMMOBILISATIONS INCORPORELLES Frais de 1er établissement, d'augmentation de capital et d'organisation Frais engagés au coût historique au moment de la fondation d'un EMS, de son extension ou de sa restructuration, par exemple le droit de timbre, les frais de notaire, les émoluments du registre du commerce, les frais pour des conseils, les frais de lancement et d'organisation Fonds d'amortissement sur frais de 1er établissement, d'augmentation de capital et d'organisation Amortissements enregistrés à la date du bilan Autres immobilisations incorporelles Immobilisations incorporelles au coût historique dont la désignation ne figure pas dans les rubriques précédentes. Celles-ci seront mentionnées en détail dans l'annexe II "Immobilisations corporelles, incorporelles et financières" Fonds d'amortissement sur autres immobilisations incorporelles Amortissements enregistrés à la date du bilan. 15 COMPTES DE RÉGULARISATION D ACTIFS Capital non libéré Capital-actions et capital social non libéré par les actionnaires ou les associés. La part non libérée du capital est un engagement inconditionnel de l'actionnaire ou de l'associé de verser cette part à la demande de l'ems.

23 Directive concernant l information financière, sociale et des activités -23- B/ COMPTES DE PASSIF (CLASSE 2) 20 CAPITAL ÉTRANGER 200 DETTES RÉSULTANT D ACHATS ET PRESTATIONS Fournisseurs et créanciers divers Dettes envers des fournisseurs résultant d'opérations d'achats pour des matières, des marchandises, des moyens d'exploitation, des services et des biens d'investissements. 201 AUTRES DETTES À COURT TERME CEESV Solde en faveur de la CEESV auprès de l'ems. Si à la date du bilan le compte présente un solde positif en faveur de l'ems, ce montant figurera sous les actifs ( no 10500) Créancier Etat de Vaud Solde en faveur de l'etat de Vaud auprès de l'ems concernant la restitution du supplément investissement facturé aux résidents non vaudois, la restitution éventuelle liée aux aides individuelles (PC, LAPRAMS, aides sociales) et la restitution éventuelle liée à la participation supplémentaire aux courts séjours. Dans les deux derniers cas, si le compte présente un solde positif en faveur de l'ems, ce montant figurera sous les actifs (no 10510) Contributions des résidents à l'investissement dues à l'etat de Vaud Solde en faveur de l'etat de Vaud auprès de l'ems concernant l'encaissement des contributions à l'investissement facturé aux résidents. Ce compte est à utiliser tant que le système de compensation à double flux perdurera. Si le compte présente un solde position en faveur de l'ems, ce montant figurera sous les actifs (no 10525) Créanciers assurances sociales Tous les soldes en faveur des organismes sociaux relatifs aux décomptes de charges sociales à la date du bilan, soit AVS/AI/APG/AC, LPP, assurance maladie, assurance accident, allocations familiales Créanciers collaborateurs Toutes les dettes de l'ems en faveur du personnel sous forme de salaires, gratifications, frais à payer Créancier TVA Correspond aux décomptes TVA présentant un solde en faveur de l'administration fédérale des contributions, dont le paiement sera effectué lors de l'exercice suivant Autres créanciers à court terme ( y.c. I.A. ) Tous les créanciers à court terme y compris l'impôt anticipé dont la nature de la prestation est différente des rubriques précédentes.

24 Directive concernant l information financière, sociale et des activités Créanciers actionnaires ou associés Dettes à court terme de l'ems envers les actionnaires ou associés Dividendes et tantièmes Ce compte enregistre les dividendes et tantièmes non versés aux actionnaires et administrateurs Créanciers sociétés affiliées à un groupe Dettes à court terme de l'ems envers les autres sociétés du groupe ou fondation liée. 202 DETTES ENVERS LES RÉSIDENTS Dépôts des résidents Tous les soldes ouverts relatifs aux dépôts des résidents à la date du bilan Autres dettes envers les résidents (y.c. argent de poche) Tous les autres soldes ouverts à la date du bilan en faveur des résidents, y compris l'argent de poche. 203 BANQUES Banques à court terme Crédits bancaires sur comptes courants. Pour les comptes courants à l'actif, voir no PASSIFS TRANSITOIRES Passifs transitoires Charges à payer (ajustement de charges pour factures non reçues à la date du bilan) et produits encaissés d'avance. Cette rubrique ne doit pas contenir des provisions spécifiques car celles-ci sont indiquées sous le no DETTES À LONG TERME Banques à long terme Dettes bancaires sous la forme d'avances fixes et de prêts d'une durée de plus de 12 mois Emprunts tiers à long terme garantis par le DSAS Dettes envers des tiers sous la forme d'avances et de prêts d'une durée de plus de 12 mois et garanties par le DSAS Autres emprunts tiers à long terme Autres dettes envers des tiers sous la forme d'avances et de prêts d'une durée de plus de 12 mois.

25 Directive concernant l information financière, sociale et des activités Hypothèques sur immeubles garantis par le DSAS - exploitation principale Dettes à long terme garanties par le DSAS suite à la publication d'un décret ou d'un gage immobilier qui servent au financement de biens immobiliers liés à l'exploitation principale de l'ems, le service de la dette étant assuré par le versement d'une subvention d'etat reconduite annuellement Autres hypothèques sur immeubles - exploitation principale Autres dettes à long terme garanties par un gage immobilier, généralement des cédules hypothécaires, qui servent au financement de biens immobiliers liés à l'exploitation principale de l'ems (dettes non garanties par le DSAS) Hypothèques, immeubles pour le personnel Dettes à long terme garanties par un gage immobilier, généralement des cédules hypothécaires, qui servent au financement de biens immobiliers liés à l'hébergement du personnel de l'ems Hypothèques, immeubles - exploitation annexe Dettes à long terme garanties par un gage immobilier, généralement des cédules hypothécaires, qui servent au financement de biens immobiliers liés à l'exploitation annexe de l'ems Emprunts actionnaires ou associés à long terme Les emprunts de plus de 12 mois de l'ems auprès des actionnaires ou associés doivent être indiqués séparément sous cette rubrique Emprunts sociétés affiliées à un groupe à long terme Les emprunts de plus de 12 mois de l'ems auprès des autres sociétés du groupe ou fondation liée doivent être indiqués séparément sous cette rubrique.

26 Directive concernant l information financière, sociale et des activités PROVISIONS Fonds de rénovation immobilière En qualité de provision à long terme, le fonds de rénovation immobilière a pour but de financer la rénovation et l entretien de l immeuble appartenant à l établissement médicosocial. L alimentation annuelle du fonds de rénovation immobilière provient des revenus journaliers des résidents aux charges d entretien, ceci conformément à l article 4 du règlement du 6 décembre 2006 sur les charges d entretien et mobilières des établissements médico-sociaux reconnus d intérêt public (1.25 % de la valeur intrinsèque ou d expertise de l immeuble, selon l art. 4 du RCEMMS). Au cas où l immeuble ne serait pas propriété de l établissement, les revenus journaliers des résidents aux charges d entretien servent à couvrir une part du loyer à payer par l EMS au propriétaire Fonds d acquisition et de renouvellement mobilier En qualité de provision à long terme, le fonds d acquisition et de renouvellement mobilier a pour but de financer l achat d installations et d équipements, les locations et leasings d exploitation, l entretien et la réparation des installations et équipements mobiliers comme les amortissements des immobilisations corporelles meubles. L alimentation annuelle du fonds d acquisition et de renouvellement mobilier provient des revenus forfaitaires des résidents aux charges mobilières définis par l article 5 du règlement du 6 décembre 2006 sur les charges d entretien et mobilières des établissements médicosociaux reconnus d intérêt public. Au cas où le contrat de bail voire la convention y relative prévoirait que les charges mobilières sont supportées par le propriétaire de l établissement, les revenus forfaitaires acquis servent à couvrir une part du loyer à payer par l EMS au propriétaire Provisions spécifiques Soldes des provisions spécifiques à la date du bilan dont le détail, la constitution et l'évolution sont présentés dans l'annexe III "Provisions et réserves" lettre B. Ces provisions doivent être constituées pour couvrir les engagements incertains et risques de pertes sur les affaires en suspens. Il s'agit donc d'engagements dont le montant et l'échéance ne sont pas encore connus à la date du bilan. La provision pour pertes sur créances envers les résidents (Ducroire) ne doit pas figurer dans cette rubrique mais à l'actif sous le no Dans le cas où des provisions non justifiées économiquement seraient constituées, elles doivent figurer sous la rubrique no "Réserves à but spécifique".

27 Directive concernant l information financière, sociale et des activités CAPITAL PROPRE Capital propre ou capital de fondation ou capital-actions Capitaux de constitution et de fondation ainsi que les augmentations et les réductions de capitaux conformément aux inscriptions du Registre du commerce. Pour les raisons individuelles, cette rubrique correspond au capital propre. Le capital non libéré par les actionnaires ou associés doit figurer à l'actif sous le no Réserve générale [Applicable aux SA et autres formes juridiques s'y référant] Correspond à la réserve générale selon l'article 671 CO Réserve pour actions propres [Applicable aux SA et autres formes juridiques s'y référant] Lorsque l'ems achète ses propres actions (voir la rubrique no 11370), le montant correspondant à la valeur d'acquisition doit être affecté à une réserve séparée (réserve pour actions propres). Le but de cette réserve est de garantir que l'acquisition d'actions propres n'entraîne pas le remboursement du capital. Si les actions propres sont aliénées ou annulées, la réserve peut être dissoute dans la limite de leur valeur d'acquisition conformément à l'article 671a CO Réserve de réévaluation [Applicable aux SA et autres formes juridiques s'y référant] Les dispositions de l'article 670 CO permettent une réévaluation des immeubles et des participations (rubrique no 11010, 11030, 11040, 11320) dont la valeur réelle dépasse le coût d'acquisition ou le coût de revient, jusqu'à concurrence de cette valeur, s'il ressort que la moitié du capital et des réserves n'est plus couverte par suite d'une perte résultant du bilan (art. 725 CO). Le montant de la réévaluation doit figurer séparément au bilan sous cette rubrique. La réévaluation ne peut intervenir que si l'organe de révision atteste par écrit à l'attention de l'assemblée générale que les conditions légales sont remplies. Selon l'article 671b CO, cette réserve ne peut être dissoute que par transformation en capital, par amortissement ou aliénation des actifs réévalués. La comptabilisation de cette réserve est neutre par rapport au résultat et s'opère directement au bilan Réserves statutaires Ces réserves sont celles qui doivent être constituées à partir du bénéfice en conformité avec les statuts de l'ems. La constitution et l'évolution de cette réserve sont mentionnées dans l'annexe III "Provisions et réserves" lettre C Réserves à but spécifique Ces réserves sont en principe celles qui ne se fondent ni sur une base légale ni sur une disposition statutaire, mais qui ont été constituées volontairement par décision des organes dirigeants de l'ems. Ces réserves sont constituées à partir du bénéfice et attribuées à des buts spécifiques. Le détail, la constitution, l'évolution de ces réserves sont mentionnés dans l'annexe III "Provisions et réserves" lettre D.

28 Directive concernant l information financière, sociale et des activités Réserves à but non spécifique Ces réserves sont en principe celles qui ne se fondent ni sur une base légale ni sur une disposition statutaire, mais qui ont été constituées volontairement par décision des organes dirigeants de l'ems. Ces réserves sont constituées à partir du bénéfice et attribuées à des buts non spécifiques. Le détail, la constitution, l'évolution de ces réserves sont mentionnés dans l'annexe III "Provisions et réserves" lettre E Réserves spéciales (RCLPFES) Ces réserves découlent de l art.11 du règlement RCLPFES et ne que concernent les établissements médico-sociaux privés reconnus d intérêt public de forme commerciale, lesquels sont assujettis à la limitation de distribution du bénéfice réalisé. Elles sont alimentées (ou constituées) chaque année de la part non distribuée du bénéfice réalisé de l'exercice courant, selon les détails fournis dans l annexe III-G du reporting. Elles doivent être mobilisables afin de couvrir des pertes d'exploitation ou permettre le financement de mesures d'exploitation d'ordre général ainsi que celui de l'investissement, ceci conformément à la mission de l'établissement. Dès lors, leur utilisation est soumise à l'accord exprès du département, sur demande motivée de l'établissement, cas échéant sur préavis du contrôleur des comptes Bénéfice / perte reporté(e) Cette rubrique reprend automatiquement le bénéfice à reporter de l'exercice précédent Bénéfice / perte à reporter Cette rubrique reprend automatiquement le bénéfice de l'exercice ressortant du compte d'exploitation.