TUTORIEL: Formulaire de contact assistance réseau (pièces et homologation)

Transcription

1 TUTORIEL: Formulaire de contact assistance réseau (pièces et homologation)

2 Lexique et création d une requête

3 1.1 - Lexique Classification * => * signifie que le n de VIN est obligatoire pour cette classification => signifie que le champ est obligatoire IMPORTANT La transmission du formulaire de contact (pièces ou homologation) vers nos services engendre automatiquement un de confirmation contenant votre numéro de requête. Si vous souhaitez nous contacter à nouveau au sujet d une requête (complément d information, relance ), il est indispensable de répondre à partir de l accusé de réception reçu ou de tout autre de TOYOTA France portant ce numéro de requête en objet et en pied de page.

4 1.2 - Créer une requête Nom de la concession : Saisir votre code après-vente en 4#### ou 5#### puis presser la touche TAB ou utiliser la loupe. Nom du contact de la concession : Sélectionner votre nom dans la liste proposée Si votre nom n est pas présent dans la liste, merci de vous rapprocher de la personne en charge du «user management BACS» dans votre concession

5 1.3 - Créer une requête Service : Le service «Pièces» ou «Homologation» est sélectionné par défaut si vous utilisez le lien approprié dans votre Portail DCS. Vous pouvez modifier le service si nécessaire à partir du formulaire. Objet : Indiquer l objet de votre demande (minimum 5 caractères) Description : Décrire le plus précisément possible votre demande. Inutile d indiquer dans ce champ les données (VIN, référence ), des champs spécifiques sont prévus à cet effet. Domaine : Sélectionner le domaine approprié «vente» ou «Après-vente» (uniquement disponible pour le service homologation)

6 Classifications et champs spécifiques Service Homologation

7 2.1- Classifications (service homologation) Classification 1, 2 et 3 : Pour chacune des classifications, sélectionner la désignation qui correspond à votre demande. Choix des désignations : Vous trouverez ci-après, la description des désignations disponibles pour chacune des classifications ainsi que des exemples associés. IMPORTANT : Le choix des désignations pour chacune des classifications permettra un traitement rapide de votre demande. Merci de les sélectionner avec le plus grand soin.

8 2.2- Classifications Vente (service homologation) Objet de votre demande Domaine Classification N 1 Classification N 2 VIN obligatoire Documents à joindre à votre requête Obtenir le COC d un véhicule neuf (VN non immatriculé) à la demande du client (LLD notamment) Vente Immatriculation VN* Demande COC OUI AMC ou capture d écran de la commande auprès de TFR Demander un duplicata de 3 en 1 numérique Vente Immatriculation VN* Duplicata 3 en 1 numérique OUI AMC ou copie du CPI Obtenir le COC d un véhicule neuf (non immatriculé) pour l exporter vers l étranger Pour un véhicule incomplet, obtenir l annexe 17 si celle-ci n est pas disponible sur le portail DCS Vente Export* COC OUI AMC ou capture d écran de la commande auprès de TFR Vente Transformation* Annexe 17 OUI AMC ou capture d écran de la commande auprès de TFR Demande d autorisation de transformation en Auto-Ecole Vente Transformation* Auto-école OUI AMC ET Devis ou votre bon de commande auprès de l installateur Demande de transformation pour le compte d un carrossier Vente Transformation* Carrossiers OUI AMC ET Demande de transformation du carrossier Questions diverses sans lien directe avec un VIN Vente Divers - NON

9 2.3- Classifications Après-vente (service homologation) Objet de votre demande Domaine Classification N 1 Classification N 2 VIN obligatoire Documents à joindre à votre requête Vous souhaitez reconvertir un véhicule «Dérive VP» en VP mais vous ne trouvez pas le N d agrément dans le menu déroulant de l application du portail Toyota Vous souhaitez connaitre la monte pneumatique homologuée sur un véhicule Questions diverses sans lien directe avec un VIN Aprèsvente Aprèsvente Aprèsvente Reconversion* Non-agrément OUI Certificat d immatriculation en «Dérive VP» ET Certificat de conformité complémentaire (Barré rouge) du carrossier Monte pneu* - OUI Certificat d immatriculation Divers - NON

10 2.4- Préciser votre demande Véhicule : Renseigner le numéro de VIN du véhicule (17 caractères) lorsque cela est demandé. Le VIN est obligatoire pour la plupart de vos demandes. Immatriculation étrangère : Ce champ doit être renseigné lorsque vous souhaitez des informations d homologation pour un véhicule qui n est pas immatriculé en France. Pays de provenance : Ce champ doit être renseigné lorsque vous souhaitez des informations d homologation pour un véhicule qui n est pas immatriculé en France.

11 Classifications et champs spécifiques Service Pièces

12 3.1- Classifications (service Pièces) Classification 1, 2 et 3 : Pour chacune des classifications, sélectionner la désignation qui correspond à votre demande. Nouvelles désignations : Vous trouverez ci-après, la description des nouvelles désignations maintenant disponibles. IMPORTANT : Le choix des désignations pour chacune des classifications permettra un traitement rapide de votre demande. Merci de les sélectionner avec le plus grand soin.

13 3.2- Classifications (service pièces) Une classification 3 vous permet désormais de préciser votre demande relative à un délai pièces Une classification 3 vous permet désormais de préciser votre demande d annulation de commande* Une nouvelle classification 2 «Disponibilité» vous permet désormais de demander la disponibilité d une référence avec la quantité souhaitée en complément des informations de votre DCS * Vous pouvez demander l annulation d une commande ou d une ligne de commande depuis votre DCS pièces. Merci de consulter votre guide des procédures pièces de rechange avant d utiliser cette classification.

14 3.3 Préciser votre demande Vous devez désormais faire une requête par référence Le champ «Référence PDR» n est plus champ de saisie libre Rechercher la référence souhaitée dans notre révérenciel pièces de rechange à l aide de la loupe Indiquer la référence dans le champs «Description» si votre demande concerne une référence inactive Quantité de pièces à renseigner dans le cadre d une demande de disponibilité pour une référence Quantité de pièces à renseigner dans le cadre d une demande d annulation de commande incomplète

15 3.4- Préciser votre demande Véhicule: Renseigner le numéro de VIN du véhicule dés que cela est possible. Celui-ci pourra être obligatoire en fonction de la classification choisie. Véhicule immobilisé + date: Cocher la case si le véhicule concerné par votre demande est immobilisé et d indiquer à l aide du calendrier la date de début d immobilisation. N de commande / SMR: Indiquer le numéro de commande ou de SMR concerné le cas échéant. Priorité : Vous pouvez changer la priorité à «Urgent» si votre demande le nécessite. La priorité par défaut est «Standard»

16 Joindre un document, transmettre et suivre votre demande

17 4- Pièces jointes et envoi de votre demande Bouton «Enregistrer» Cliquer sur ce bouton si vous souhaitez transmettre votre demande sans pièce jointe Bouton «Enregistrer et ajouter des annexes» : Cliquer sur ce bouton si vous souhaitez joindre un ou plusieurs fichier(s) à votre demande. Bouton «Parcourir» : Sélectionner les documents à joindre à votre demande. Bouton «transmettre des fichiers» : Attacher les fichiers à votre requête. Bouton «Annuler» : Cliquer sur ce bouton pour annuler votre demande et ne rien transmettre à Toyota France.

18 5- Suivre votre demande Dès l envoi de votre demande, un numéro de requête vous est attribué et de confirmation contenant également ce numéro vous est envoyé sur votre adresse. Bouton «Nouvelle requête» : Cliquer sur ce bouton pour effectuer une nouvelle demande. IMPORTANT La transmission du formulaire de contact assistance réseau vers nos services engendre automatiquement un de confirmation contenant votre numéro de requête. Si vous souhaitez nous contacter à nouveau au sujet d une requête (complément d information, relance ), il est indispensable de répondre à partir de l accusé de réception reçu ou de tout autre de TOYOTA France portant ce numéro de requête en objet et en pied de page.

19 Merci de votre attention