CONVOCATION À L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE

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1 T.C.O.C. SECTEUR MARIA-CHAPDELAINE CONVOCATION À L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Déjeuner de 8h à 8h45. Début de la réunion : 8h45. Auberge La Diligence, 414, avenue de la Friche, secteur Dolbeau. Chers membres, C est avec plaisir que nous vous invitons à l assemblée générale annuelle de la TCOC secteur Maria-Chapdelaine, qui se tiendra jeudi le 3 juin 2010 à la Diligence à compter de 8h45. Il y aura période de déjeuner de 8h à 8h45 gratuit pour deux membres par organisme. Noter que les personnes inscrites au déjeuner qui ne se présenteront pas devront débourser pour leur repas en cas d annulation. Cette AGA sera l occasion de vous présenter le rapport de nos activités de , ainsi que les états financiers de l année. Nous procéderons aussi à l élection des membres du conseil d administration Pour cette année, quatre (4) postes au sein du conseil d administration seront à combler. Il est important de voir auprès de votre organisme la possibilité de déléguer une personne afin que la table puisse continuer ses activités. Vous devez confirmer votre présence avant vendredi 28 mai 2010 auprès de Kathy Rondeau au Vous pouvez également confirmer par courriel à t.c.o.c@hotmail.com. En espérant votre présence, veuillez agréer, chers membres, nos sincères salutations. Nancy Labrie, Présidente P.j. : (à lire à l avance) Ordre du jour Procès-verbal de l Assemblée Générale Annuelle du 4 juin 2009 N.B. : Aucun déjeuner ne sera servi après 8h45, donc arrivez tôt! 1

2 T.C.O.C. SECTEUR MARIA-CHAPDELAINE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Jeudi le 3 juin 2010, 8h (début officiel : 8h45) Auberge la Diligence 1. Mot de bienvenue. Ordre du jour 2. Présentation des participant (e) s et vérification du quorum. 3. Lecture et adoption de l ordre du jour. 4. Lecture et adoption du procès-verbal de l AGA du 4 juin Présentation du rapport annuel; 5.1 Rapport de la présidente; 5.2 Rapport d activités; 5.3 Adoption de l état des revenus et dépenses du 1 er avril 2009 au 31 mars Ratification des actes du CA Cotisation annuelle et membership. 8. Information; 8.1 Formation et information; 8.2 Priorités Élection. 10. Levée de l Assemblée. 2

3 Table de concertation des organismes communautaires 1. Mot de bienvenue ASSEMBLÉE GENÉRALE ANNUELLE Date : jeudi 4 juin 2009 Heure : 8h00 Lieu : Auberge la Diligence (414, ave. de la Friche, secteur Dolbeau) Ordre du jour 2. Présentation des participant(e)s et vérification du quorum 3. Lecture et adoption de l ordre du jour 4. Lecture et adoption du procès-verbal de l assemblée générale annuelle du 22 mai Présentation du rapport annuel 5.1 Rapport de la présidente 5.2 Rapport d activités 5.3 Adoption de l état des revenus et dépenses du 1 er avril 2008 au 31 mars Ratification des actes du conseil d administration Cotisation annuelle et membership 8. Information 8.1 Formation et information 8.2 Priorités Corporation de Développement Communautaire (CDC) 9.1 Ateliers 9.2 Décision 10. Élections 11. Questions diverses 11.1 Comité vigilance 11.2 Conseil des partenaires 11.3 Représentation au Regroupement Régional de Développement Social (RRDS) 11.4 Représentation à la table d économie sociale 11.5 Représentation à la Table Régionale des Organismes Communautaires (TROC) 12. Levée de l assemblée 3

4 Présences : Rosanne Carrier Louise Guertin Chantale Boivin Fabienne Gagné Nancy Labrie Ginette Pelletier Paméla Dufour Jeanne-d Arc Malenfant Josée Dion Comité de bénévoles Ste-Élisabeth-de-Proulx CSSS Maria-Chapdelaine CSSS Maria-Chapdelaine Association des familles monoparentales et recomposées La Relance Association des familles monoparentales et recomposées La Relance Comité de santé St-Ludger-de-Milot Maison Halte-Secours Bénévoles de Girardville Centre de Santé Mentale l ArrimAge Marie-Ange Caouette Service d aide 55+ Reine Darveau Fernande Blackburn Véronique Tremblay Maria Lavertu Rosanna Perron Denise Bouchard Nicole St-Pierre Sarah Verreault Emmanuelle Lapointe Suzie Besson Audrey Noël Francine Chiasson Annette Guay Franco Giannini Les amis des aînés de Normandin Bénévoles volontaires de St-Augustin Entraide bénévole de Notre-Dame de Lorette Entraide bénévole de Notre-Dame de Lorette Groupe Espoir Groupe Espoir Le Cran d Arrêt Service budgétaire et communautaire de la MRC Maria-Chapdelaine Toxic-Actions Centre de femmes du pays Maria-Chapdelaine Grands frères, grandes sœurs Lac-St-Jean Comité des malades Albanel Comité des malades Albanel Comité de bénévoles de Girardville 4

5 1. Mot de bienvenue Mme Nancy Labrie souhaite la bienvenue à tous et procède à l ouverture de l assemblée à 8h Présentation des participants et vérification du quorum Mme Labrie présente les membres du comité de gestion. Un tour de table est fait, chacun des membres se présente ainsi que l organisme qu il représente. Nous avons quorum et pouvons procéder à l assemblée. 3. Lecture et adoption de l ordre du jour Mme Nancy Labrie fait la lecture de l ordre du jour. Il est proposé par Mme Rosanna Perron et appuyé à l unanimité que l ordre du jour soit accepté, en ajoutant le point 11.5 : Représentation à la TROC. Accepté à l unanimité. 4. Lecture et adoption du procès verbal de l assemblée générale annuelle du 22 mai 2008 Il est proposé par Mme Reine Darveau et appuyé par Mme Rosanne Carrier que le procès verbal de l assemblée générale annuelle du 22 mai 2008 soit accepté tel que lu. Accepté à l unanimité. 5. Présentation du rapport annuel 5.1 Rapport de la présidente Mme Nancy Labrie fait la lecture de son mot. 5.2 Rapport d activités Le rapport d activités est lu à tour de rôle par les membres du comité. Il est proposé par Mme Fabienne Gagné et appuyé par Mme Suzie Besson que le rapport d activités soit accepté avec une modification au point Statistiques : le conseil d administration s est réuni à 5 reprises au cours de l année, plutôt que 4. Accepté à l unanimité. 5

6 5.3 Adoption de l état des revenus et dépenses du 1 er avril 2008 au 31 mars 2009 Mme Nicole St-Pierre nous présente l état des revenus et dépenses pour l exercice Une question est posée au sujet de la personne contractuelle. Mme St-Pierre répond qu il reste un montant de 75$ à lui verser. Il est proposé par Mme Audrey Noël et secondé par Mme Francine Chiasson d adopter l état des revenus et dépenses avec un solde de 3 103,45$ à la fin de l exercice Accepté à l unanimité. 6. Ratification des actes des administrateurs Il est proposé par Mme Suzie Besson et appuyé par Mme Audrey Noël que les décisions des administrateurs soient approuvées pour l année Accepté à l unanimité. 7. Cotisation annuelle et membership Il est proposé par Mme Francine Chiasson et appuyé par Mme Véronique Tremblay de conserver la cotisation des membres à 20$ pour l année Information 8.1 Formation et information Chacun a la possibilité de s exprimer quant à son besoin en terme de formation. Après discussion, il est ressorti que des formations sur les thèmes suivants seraient appréciées : Revenu Canada (TPS, TVQ, retenue à la source ); Information sur différents organismes de la TCOC; Formation Simple Comptable; Proche aidant. 8.2 Priorités Refaire la liste des conférenciers disponibles; Faire un sondage pour connaître le besoin de formation des membres; Continuer la formule déjeuner; Offrir une période d environ 10 minutes aux organismes intéressés de présenter leur organisme durant les réunions. 6

7 9. Corporation de Développement Communautaire (CDC) 9.1 Atelier Quatre sous-groupes sont formés. Deux membres du conseil d administration sont présents dans chaque sous-groupe dans le but de faire la présentation des amendements aux règlements généraux pour devenir une CDC et de permettre les échanges. 9.2 Décision Mme Nancy Labrie invite les membres à voter sur la décision de débuter les démarches dans le but de devenir une corporation de développement communautaire. Un vote secret est demandé par un membre. Le résultat du vote est oui. Il est proposé par Mme Fabienne Gagné, appuyé par Mme Jeanne-d Arc Malenfant et accepté à l unanimité que les démarches soient entreprises pour devenir une corporation de développement communautaire. 10. Élections Il est proposé par Mme Fabienne Gagné et appuyé par Mme Audrey Noël que Mmes Louise Guertin et Chantale Boivin soient nommées à titre de présidente et secrétaire d élection. Accepté à l unanimité. Les postes sortants sont ceux de Mmes Emmanuelle Lapointe, Sarah Verreault et Josée Dion. Toutes sont rééligibles pour un autre mandat. Début de la mise en candidature : Reine Darveau propose Emmanuelle Lapointe refuse Nicole St-Pierre propose Sarah Verreault accepte Audrey Noël propose Josée Dion accepte Fabienne Gagné propose Audrey Noël accepte Rosanna Perron propose Franco Giannini refuse Audrey Noël propose Suzie Besson accepte Nicole St-Pierre propose Francine Chiasson refuse Il est proposé par Mme Rosanne Carrier et appuyé par Mme Fabienne Gagné de mettre fin aux mises en candidature. 7

8 Puisqu il y a quatre candidates et trois postes à combler, nous passerons au vote. Un vote secret est demandé. Les mises en candidature : Suzie Besson Audrey Noël Josée Dion Sarah Verreault Élues : Audrey Noël Josée Dion Sarah Verreault Il est proposé par Mme Fabienne Gagné et appuyé par Mme Fernande Blackburn de fermer les élections. 11. Questions diverses 11.1 Comité vigilance Mme Nancy Labrie rapporte qu à l automne, le comité vigilance débutera. Il sera composé d un citoyen, de deux représentants d organismes communautaires, d un représentant de la Commission Scolaire et de deux représentants de la ville Conseil des partenaires Mme Louise Guertin explique en bref les objectifs de ce comité et mentionne que désormais, Québec en forme fera partie de ses responsabilités. Cette année, quatre représentants des organismes doivent être nommés pour faire partie du conseil. Il est à noter qu au sein de ce conseil, les personnes qui y siègent le font au nom de l organisme qu ils représentent et non en leur nom personnel. Groupes d âge Représentants actuels 0-5 ans Parensemble 6-17 ans Toxic-Actions ans C.S.M. l ArrimAge 65 ans et + Amis des aînés de Normandin Pour élire les nouveaux représentants, les personnes intéressées peuvent manifester leur intention de siéger sur le comité ou être proposée par un tiers. 8

9 Pour le groupe 0-5ans : Personne ne manifeste son intérêt. La représentante de l année dernière, Mme Isabelle Lamontagne de Parensemble, étant absente, il est proposé par Rosanna Perron et appuyé par Fabienne Gagné de vérifier auprès du même organisme s ils sont toujours intéressés à siéger sur le conseil des partenaires. Si oui, la personne qu ils auront désignée sera la représentante pour le groupe 0-5 ans. Accepté à l unanimité. Pour le groupe 6-17 ans : Emmanuelle Lapointe de Toxic-Actions et Franco Giannini de la Maison des jeunes de Girardville manifestent leur intérêt. Un vote à main levée est demandé. Emmanuelle Lapointe est élue. Il est accepté à l unanimité qu Emmanuelle Lapointe représente le groupe 6-17 ans. Pour le groupe ans : Josée Dion du CSM L ArrimAge et Nancy Labrie de la Relance sont intéressées, un vote secret est demandé. Nancy Labrie est élue. Il est accepté à l unanimité que Nancy Labrie soit la représentante pour le groupe ans. Pour le groupe 65 ans et plus : Sarah Verreault du service budgétaire et communautaire de la MRC Maria-Chapdelaine est intéressée. Personne d autre ne manifeste son intérêt. Il est accepté à l unanimité que Sarah Verreault soit la représentante pour le groupe 65 ans et plus. Groupes d âge 0-5 ans Parensemble Nouveaux représentants 6-17 ans Toxic-Actions ans L association des familles monoparentales et recomposées La Relance 65 ans et + Service budgétaire et com 11.3 Représentation au Regroupement Régional en Développement Social (RRDS) Mmes Louise Guertin et Chantale Boivin se rendront à l assemblée générale annuelle du RRDS mardi le 16 juin Elles mentionnent que si quelqu un est intéressé à faire partie de cette table, de communiquer avec elles car un poste est disponible. Le bottin du RRDS est remis aux membres. 9

10 11.4 Représentation à la table d économie sociale Mme Chantal Boivin nous parle brièvement de cette table. Mme Johanne Tremblay du CSSS y siège Représentation à la Table Régionale des Organismes Communautaires (TROC) Mme Rosanna Perron a été mandatée par son conseil d administration afin d être représentante à la TROC. 12. Levée de l assemblée Mme Nancy Labrie remercie tous les membres de leur présence. Il est proposé par Mme Fabienne Gagné et appuyé par Mme Jeanne-d Arc Malenfant de lever l assemblée à 11h00. Accepté à l unanimité. Présidente Secrétaire 10

11 Membre du Conseil d administration Fonction Nom Association Présidente Nancy Labrie, Association des familles monoparental et recomposées La Relance Vice-présidente Josée Dion CSM l Arrimage Trésorière Nicole St-Pierre Le Cran d Arrêt Secrétaire Sarah Verreault Service Budgétaire et Communautaire de la MRC Maria-Chapdelaine Administratrice Audrey Noël GF/GS Lac St-Jean Nord Administratrice Judith Cantin Maison Halte Secours (Paméla Dufour) Représentante Louise Guertin CSSS Maria-Chapdelaine Contractuelle Kathy Rondeau 11

12 Rapport de la Présidente Bonjour chers (e) membres C est avec un immense plaisir que je tiens à vous accueillir à cette AGA de la TCOC. Cette rencontre, nous permet de faire un bilan de l année et d établir les priorités à venir. Comme vous pouvez le constater, le rapport annuel témoigne du fait que l année qui vient de s écouler fut une année remplie de défi, de réflexions et d actions. Les membres du CA se sont réunis à quatre (4) reprises pendant l année et les membres trois (3) fois. Je profite de l occasion pour remercier tous les membres du CA pour leur travail, leur disponibilité, leur dévouement et leur engagement tout au long de l année ENCORE UNE FOIS UN GROS MERCI! Merci aux membres sortants, et nous espérons que d autres personnes se joignent au CA pour la prochaine année. Pour ma part, je quitte l exécutif de la table pour relever de nouveaux défis. Sur ce, je vous souhaite une agréable fin d avant-midi et au plaisir de vous revoir. Bonne été! Et bonne chance dans vos projets. Nancy Labrie Présidente 12

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14 Statistiques Quarante (40) organismes communautaires du territoire de la MRC Maria- Chapdelaine incluant St-Ludger-de-Milot ont fait partie de la TCOC en Le Conseil d administration s est réuni à quatre (4) reprises au cours de l année, soit les 22 juin 2009, 22 septembre 2009, 14 janvier 2010, 13 avril Les membres de la TCOC se sont rencontrés à trois (3) reprises : soit pour l AGA du 4 juin 2009 et lors des réunions du 22 octobre 2009 et le 18 février

15 Deux formations ont été données : Volet formation Nous avons reçu un invité de CSSS Maria-Chapdelaine pour une explication ½ heure concernant son rôle. TCOC a payé 10 repas au coût de 173,29 $. Très belle formation. Nous somme maintenant des Sentinelles ceux qui ont participé à cette formation. Nous avons reçu un invité Annie Tremblay, pharmacienne pour nous parler de la prudence des médicaments. TCOC a payé le café au coût de 30,69 $. Très belle formation. Volet information Mme Céline Benoît du CSSS est venue nous parler de la pandémie. M. Louis Guénard nous a parlé de la fermeture de Bowater. Mme Emmanuelle Lapointe de Toxic-Action nous a présenté son organisme. Mme Claudia Gagnon de Québec en forme est venue nous parler de cet organisme. 15

16 Volet représentation locale et régionale CRAB : (Comité réflexion et d action sur le bénévolat en maintien à domicile) Cette année, une rencontre de réflexion a été organisée le 28 octobre 2009 en a.m. avec l ensemble des organismes communautaires en maintien à domicile. Il a été décidé de maintenir le comité, la mission du comité est d offrir aux organismes communautaires en soutien à domicile de la région Saguenay - Lac- St-Jean, un lieu de réflexion, d information et d action touchant les différentes problématiques les concernant, particulièrement celles reliées au bénévolat. * Représentation MRC : un représentant des organismes en maintien à domicile, personne pour l instant TABLE RÉGIONAL D INTERVENANTS PROCHES AIDANTS (TRIPA) : Une rencontre régionale des organismes et établissements intervenant auprès des proches aidants a eu lieu le 28 octobre 2009 en p.m. Il a été décidé de mettre sur pied un comité régional. La table régionale s adresse aux intervenants oeuvrant auprès des proches aidants, peut importe la problématique touchée. Objectifs : Agir comme lieu de concertation régional et de réseautage pour les intervenants Agir à la reconnaissance des proches aidants Agir comme défenseur des droits des proches aidants et des organismes à leur service Agir comme diffuseur d informations et agent multiplicateur Agir comme agent négociateur pour les différents programmes et voir à une bonne répartition des budgets et des services au niveau régional 16

17 * Représentation MRC : un représentant des organismes intervenant proches aidants: Josée Dion CSM l Arrimage, représentant des organisateurs communautaires : Louise Guertin Regroupement régional en développement social : Le RRDS-02 est toujours en démarche avec la CRE afin de conclure une entente spécifique en développement social pour la région. Réalisation de la Semaine en développement social. * Représentation MRC : personne pour l instant TROC-02 : Entre le 7 octobre 2009 et le 8 avril 2010, six (6) réunions régulières qui ont eu lieu. Cette année a été une année de consolidation au sein de la TROC du à la démission de la directrice générale, Manon Ouellet, en décembre dernier. Mélanie Gagné, agente de liaison a été promue au poste de direction et Nadine Girard au poste d adjointe administrative et de liaison. Cette nouvelle équipe démontre un grand dynamiste envers la réalisation de la mission de la TROC-02. La TROC est présente sur divers comités soient le comité de mobilisation, le comité PPP (partenariat public privé), les structures participatives, le comité de liaison TROC/ASSS et au comité de financement TROC/ASSS. Cette année, deux formations ont été prévues. La formation sur la reddition de comptes a été donnée et la formation sur le Conseil d administration sera offerte à l automne et elles seront offertes à chaque année. Les déjeuners-causerie ont eu lieu dans chaque MRC. Dans notre secteur, ce fut le 7 avril et 6 personnes étaient présentes. Cette activité sera renouvelée une à deux fois par année car la TROC trouve ce contact favorise la connaissance des organismes qu elle représente. 17

18 Un site web est en construction et sera accessible dès l automne. Ce site sera informel et interactif. Les organismes pourront publier leurs activités ou d autres informations pertinentes. Projet Clinique : Cette année il y a eu des travaux seulement avec la table clinique santé mentale, il y a eu deux rencontres. CONSEIL DES PARTENAIRES : Les représentantes sont : Louise Guertin, CSSS Maria Chapdelaine Isabelle Lamontagne, Parensemble (Petite enfance 0 à 5 ans) Emmanuelle Lapointe, Toxic Actions (Jeune 6 à 17 ans) Nancy Labrie, L Association des familles monoparentales et recomposées La Relance (Adulte 18 à 64 ans) Sarah Verrreault, Service Budgétaire et communautaire (Personnes Aînés 65 et + ans) Le conseil de partenaires s est rencontré quatre (4) fois cette année. COMITÉ DE VIGILANCE : Les représentantes sont : Nancy Labrie, L Association des familles monoparentales et recomposées La Relance Chantal Boivin (remplaçante Erika Vincent) du CSSS Maria Chapdelaine Carol Sasseville, déléguée pour la Ville de Dolbeau-Mistassini Le comité s est rencontré une (4) fois cette année. Nancy Labrie a rencontré Monsieur Michel Fortin et Monsieur Carol Sasseville le 19 avril dernier pour établir la situation et d avoir une liste des bâtiments libres. 18

19 CONSEIL RÉGIONAL DES FAMILLES : La représentante est : Nancy Labrie, L Association des familles monoparentales et recomposées La Relance (Adulte 18 à 64 ans) Le conseil s est rencontré six (6) fois cette année. Il y a eu une rencontre avec les membres. Nous avons discuté : Portrait des membres, Dossier de PPP, FQOCF (Fédération québécoise des organismes familles) et FAFMRQ (Fédération des familles monoparentales et recomposées du Québec). 19

20 Liste des organismes membres ORGANISMES Représentants # TÉL. Les Amis des Aînés de Normandin Reine Darveau ASS. santé Mentale Rob Ass. des Familles monoparentales et Recomposées La Relance Nancy Labrie Ass. des Grands Frères Grandes Sœurs Lac St-Jean Nord Audrey Noël Ass. Des Personnes Handicapées Visuelles de la région 02 Marie-Rose Villeneuve Bénévoles des Ainés de Ste-Jeanne d'arc Claudine Cloutier CALACS Entre elles Émilie Fortin Centre d alphabétisation du compté Roberval Nicole Julier Centre de Femmes du Pays Maria-Chapdelaine Raymonde Gagné Centre Plein Vie inc Chantale Noël Comité des malades d Albanel Monique Allard Comité bénévole de St-Eugène Lise Carbonneau Comité de Santé Milot inc. Ginette Peltier Comité bénévole Ste-Élisabeth-de-Proulx Rosanne Carrier-Simard CSM l ArrimAge Josée Dion Entraide bénévole Notre-Dame de Lorette Maria Lavertu Groupe Espoir Dolbeau-Mistassini Rosanna Perron Le Cran d Arrêt Nicole St-Pierre Les Bénévoles de Saint-Thomas Didyme Céline Houde Les volontaires de St-Augustin Anne-Marie Devin Comité de bénévoles de Girardville Lisette Simard Le service bénévole Péribonka Audrey Duchesne Maison Colombe Veilleux Martine Morris Maison D'Intégration Norlac Monique Cadoret Maison des Jeunes L Illusion Christine Richer Maison des Jeunes l Exode Renée Desmeules Maison des Jeunes le Jouvenceau Sharon Savard Maison des Jeunes Le Pentagone Sandra Morin Maison Halte-Secours Fabienne Boulianne Parensemble Isabelle Lamontagne Securi-Cœur Maria-Chapdelaine Raymond Imbeau Service budgétaire et communautaire Maria-Chapdelaine Gisèle Fortin Service d aide 55 et plus Marie-Ange Caouette Société Alzheimer de la Sagamie Mélissa Fortin Société Alzheimer Sagamie Denise Fortin Société canadienne de la Sclérose en plaques (Lac St-Jean) Ginette Gagnon Soupe Populaire De Chez-Nous Jacques Guay Toxic-Actions Emmanuelle Lapointe Table de Concertation de St-Élisabeth-de-Proulx Odette Bouchard