CORPORATION DE LA CITÉ DE CORPORATION OF THE CITY OF CLARENCE-ROCKLAND

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1 DE LA CITÉ DE CORPORATION OF THE CITY OF RÉUNION SPÉCIALE / SPECIAL MEETING Centre communautaire de Bourget Community Center 19 rue Lavigne Street, Bourget, Ont Le 3 septembre 2013 / September 3, 2013 (après la réunion du Comité Plénier / After the Committee of the Whole) 1. Ouverture de la réunion 2. Adoption de l ordre du jour 3. Divulgation d intérêts pécuniaires 4. Achat d un camion secours 5. A de deux camions ½ tonnes et équipements pour le service d incendies 6. Lettre à la Ministre des Affaires municipales, Mme Linda Jeffrey 7. Règlement de procédures 8. Déclaration des postes vacants 9. Signatures d effets bancaires 10. Avis d expropriation 11. Lettre à M. Laurier Lalonde 12. Huis-clos Services juridiques Garde de Bourget Litige potentiel Plainte au Barreau Suivi, poste de DG 13. Règlement de confirmation 14. Ajournement 1. Opening of the meeting.3 2. Adoption of the agenda Disclosure of pecuniary interest 4. Purchase of a rescue truck.5 5. Purchase of two ½ ton pick-up trucks and equipment for the fire department Letter to the Minister of Municipal Affairs, Mrs. Linda Jeffrey Procedural By-law Declaration of vacant seats Signing authority Notice of expropriation Letter to Mr. Laurier Lalonde In-camera session 26 Legal services Bourget Train Station Possible litigation Complaint to the Bar Follow-up, position of CAO 13. Confirmation by-law Adjournment

2 RESOLUTION DATE : Sept. 3, 2013 Item # : 1 Resolution # : Administration Directeur/Director : Michel Bellemare Président/President: René Campeau Objet / Subject : QU'IL SOIT RÉSOLU que la réunion spéciale soit ouverte à, tel que recommandé. BE IT RESOLVED that the Special meeting be brought to order at, as recommended. Greffière/Clerk 2

3 RESOLUTION DATE : Sept. 3, 2013 Item # : 2 Resolution # : Administration Directeur/Director : Michel Bellemare Président/President: René Campeau Objet / Subject : QU'IL SOIT RÉSOLU que l ordre du jour soit adopté, tel que recommandé. BE IT RESOLVED that the agenda be adopted as recommended. Greffière/Clerk 3

4 OF THE / DE LA CITÉ DE RESOLUTION DATE : sept. 3, 2013 Item # : 4 Resolution # : Services des Incendies / Fire Department Directeur/Director : Pierre Sabourin Représentant/Representative : Guy Félio Objet / Subject : Achat d un nouveau camion de secours/ Purchase of a new rescue truck QU IL SOIT RÉSOLU que le Conseil accepte que le service des incendies soit exempté du processus de soumission pour l achat d un nouveau camion de secours, tel que décrit dans l annexe A., pour la somme totale de 95,000$. QU IL SOIT AUSSI RÉSOLU que le service des incendies puisse faire affaire avec la compagnie Fenton Fire Equipment pour l achat de ce camion. QU IL SOIT FINALEMENT RÉSOLU que le Conseil alloue un montant additionnel de 35,000$ pour faire quelques modifications au camion afin qu il rencontre les besoins de notre service. BE IT RESOLVED that council accepts that the Fire Department be exempt from the tender process for the purchase of a new rescue truck, as described in Annexe A, for the total amount of $95, 000. BE IT ALSO RESOLVED that council grants the Fire Department permission to do business with the Fenton Fire Equipment company who owns said truck. BE IT FINALLY RESOLVED that council allows an additional amount of $35, 000 in order to modify the truck so it meets the requirements of our service. Greffière/Clerk 4

5 OF THE / DE LA CITÉ DE RESOLUTION DATE : sept. 3, 2013 Item # : Resolution # : Services des Incendies / Fire Department Directeur/Director : Pierre Sabourin Représentant/Representative : Guy Félio Objet / Subject : Achat de deux nouveaux camions et équipements Purchase of two new trucks and equipment QU IL SOIT RÉSOLU que le Conseil supporte le Chef Pompier afin qu il aille en soumission par invitation auprès des concessionnaires de Clarence-Rockland pour deux camions ½ tonnes ; et QU IL SOIT ÉGALEMENT RÉSOLU que le conseil autorise le service des incendies à aller en soumission pour le retrofit des deux nouveaux style pick-up pour un montant de $50, une fois l approbation de l achat des camions. QU IL SOIT ÉGALEMENT RÉSOLU que le conseil autorise le service des incendies à faire l achat des équipements nécessaire pour l entrée en fonction du nouveau député chef au montant de $19, QU IL SOIT QU IL SOIT RÉSOLU qu un rapport et une recommandation soit soumis à la prochaine réunion décisionnelle du conseil. BE IT RESOLVED that council support the Fire Chief to start the tender process by invitation to the truck dealers of Clarence-Rockland for the purchase of 2 pick-ups. BE IT ALSO RESOLVED that council grants the Fire Department permission to start the tender process for the retrofitting of both new pick-ups for the sum of $50, in order to meet the requirements of our service once pick-up purchase is approved BE IT ALSO RESOLVED that council grants the Fire Department permission to buy the equipment necessary for the new Deputy Chief to accomplish his duties. For a sum of $19, BE IT ALSO RESOLVED that a report and recommendation be submitted for the next decisional meeting of Council. 5

6 FINALEMENT RÉSOLU que le montant de $129, soit payes avec les redevances d exploitation déjà en réserve pour le service des incendies tel que recommander par le Comité d Administration. BE IT FINALLY RESOLVED that council allow authorize that the moneys needed for these purchases be taken out of the development charge already in reserve for the Fire Department. Greffière/Clerk 6

7 RÉSOLUTION DU COMITÉ DE L ADMINISTRATION ADMINISTRATION COMMITTEE RESOLUTION DATE : Septembre 3, 2013 Item # : Président / Chairperson : René Campeau Objet / Subject : Guy Félio Diane Choinière Lettre à la ministre des Affaires municipales Letter to the Minister of Municipal Affairs QU IL SOIT RÉSOLU que le conseil municipal donne son approbation à la lettre du 12 août 2013 préparée par M. le Maire et adressée à la Ministre des Affaires municipales, Mme Linda Jeffrey, tel que recommandé. BE IT RESOLVED that Municipal Council hereby gives its approval to the letter addressed to the Minister of Municipal Affairs, Mrs. Linda Jeffrey, on August 12 th and prepare by Mayor Guibord, as recommended. Greffière / Clerk 7

8 RÉSOLUTION DU COMITÉ DE L ADMINISTRATION ADMINISTRATION COMMITTEE RESOLUTION DATE : Septembre 3, 2013 Item # : Président / Chairperson : René Campeau Objet / Subject : Guy Félio René Campeau règlement de procédures, période de question Question period, procedural by-law QU IL SOIT RÉSOLU que le Comité de l Administration recommande au conseil municipal de maintenir sa position en ce qui a trait à la période de question et que celle-ci demeure telle que prescrite au règlement de procédures, tel que recommandé. BE IT RESOLVED that the Administration committee hereby recommends to Municipal Council to maintain its position and that the question period remain as indicated in the procedural by-law, as recommended. Greffière / Clerk 8

9 RÉSOLUTION DU COMITÉ DE L ADMINISTRATION ADMINISTRATION COMMITTEE RESOLUTION DATE : Septembre 3, 2013 Item # : Président / Chairperson : René Campeau Objet / Subject : Guy Félio Déclaration de postes vacants Declaration of vacant seats ATTENDU QUE les nominations de M. Guy Desjardins aux postes du Comité d Administration, du Comité d Aménagement, au Groupe de travail «ville et développeurs» ainsi qu au Comité consultatif ont été soustraites des responsabilités de M. Desjardins par M. le Maire ; et WHEREAS Mr. Guy Desjardins appointments to positions on the Administration Committee, the Planning Committing, the working group of the City and developers and on the Advisory Committee were subtracted from the responsibilities of Mr. Desjardins by Mayor Guibord; and ATTENDU QUE les conseillers Michel Thivierge et Raymond Serrurier ont démissionné de tous les postes de Comités et/ou représentation de service au Conseil qui leurs avait été assignés par M. le Maire, par conséquent, WHEREAS Councillors Michel Thivierge and Raymond Serrurier have resigned from their positions in committees and as representatives of departments which were assigned to them by the Mayor; therefore, QU IL SOIT RÉSOLU que le conseil municipal déclare que les sièges de M. Guy Desjardins, M. Raymond Serrurier et M. Michel Thivierge sur les comités et représentations des services au Conseil, sont maintenant vacants ; et BE IT RESOLVED that Municipal Council hereby declares that the seats of Guy Desjardins, Raymond Serrurier and Michel Thivierge on committees and as representatives of departments to Council, are now vacant; and 9

10 QU IL SOIT ÉGALEMENT RÉSOLU que M. le Maire nomme d autres membres du conseil pour combler les postes laissés vacants, tel que recommandé. BE IT ALSO RESOLVED that Mayor Guibord appoints other Council members to fill the vacancies, as recommended. Greffière / Clerk 10

11 DATE : Septembre 3, 2013 Item # : 9 Resolution # Finances Directeur/Director : Christiane Bolduc Objet / Subject : Guy Félio René Campeau Président : René Campeau Signatures d effets bancaires Signing authorities for financial documents QU IL SOIT RÉSOLU que Marcel Guibord, Maire, ou Guy Félio, conseiller ou René Campeau, conseiller (en l absence du Maire) et Christiane Bolduc, Trésorière par intérim ou Helen Collier, Trésorière adjointe par intérim, soient autorisés à signer les chèques et autres documents financier de la Corporation de la Cité de Clarence- Rockland, effectif le 3 septembre 2013, tel que recommandé. BE IT RESOLVED that Marcel Guibord, Mayor, or Guy Félio, Councillor or René Campeau, Councillor (in the absence of the Mayor) and Christiane Bolduc, Acting Treasurer or Helen Collier, Acting Deputy Treasurer, are hereby authorized to sign cheques and other financial documents for the Corporation of the City of Clarence- Rockland, effective September 3 rd 2013, as recommended. Greffière / Clerk 11

12 RESOLUTION DATE : Sept./ Sept. 3rd 2013 Item # : 10a) Resolution # : Objet / Subject : Avis d expropriation / Notice of expropriation ATTENDU Que la Cité de Clarence- Rockland doit, à certaines occasions exceptionnelles, publier des avis pendant trois semaines consécutives comme par exemple des avis d expropriation; ATTENDU QUE la Cité de Clarence- Rockland procède à la publication des avis d expropriations tel que stipulé par la Loi sur l expropriation, LRO 1990, CE26; WHEREAS the City of Clarence-Rockland must, in some exceptional occasions, publish notices during three consecutive weeks for example notices of expropriations; WHEREAS the City of Clarence-Rockland publishes the notices of expropriation as stipulated in the Expropriations Act, LRO 1990, CE26; QU'IL SOIT RÉSOLU que la Cité de Clarence-Rockland publie les avis nécessitant trois parutions consécutives dans la Tribune de Prescott-Russell pour la semaine 1 et 3 ainsi qu en anglais dans le Journal Vision et en français dans le Journal Le Droit pour la semaine 2. BE IT RESOLVED that the City of Clarence-Rockland publishes its notices needing three consecutive weeks in the Tribune Prescott-Russell for week 1 and 3 and in English in the Vision newspaper and in French in Le Droit for week 2. Greffière/Clerk CORPORATION 12

13 RESOLUTION DATE : sept 3, 2013 Item # : 10B Resolution # : Infrastructures et Ingénierie / Infrastructure and Engineering Directeur/Director : Gilles Maranda Président/President: Bernard Payer Objet / Subject : Expropriation rue Caron / Caron Street expropriation ATTENDU QUE le conseil municipal a autorisé l expropriation des terrains de la rue Caron en référence au rapport INF Caron intention d expropriation 2013; par conséquent WHEREAS the Municipal Council has authorizes the expropriation of land along Caron Street in reference to the report INF Expropriation Caron in 2013 and therefore; QU IL SOIT RÉSOLU que le conseil municipal autorise le département d infrastructures et ingénierie de procéder à l affichage dans le journal Vision pour l annonce d expropriation des terrains de la rue Caron et ce pour trois (3) semaines consécutives. BE IT RESOLVED THAT the City Council authorizes the department of Infrastructure and Engineering to post an ad in the Vision newspaper for the land expropriation along Caron Street for three (3) consecutive weeks. Greffière/Clerk 13

14 DATE : Septembre 3, 2013 Item # : 12 Président / Chairperson : René Campeau Objet / Subject : Session à huis-clos In camera session QU IL SOIT RÉSOLU que la réunion spéciale soit ajournée à afin de tenir une session à huis clos pour discuter des sujets suivants, tel que stipulé à la section 239 de la Loi sur les municipalités, 2001, tel que modifiée : Services juridiques Gare de Bourget Litige potentiel Plainte au Barreau Suivi, poste de DG BE IT RESOLVED that the Special meeting of Municipal Council be adjourned at p.m. in order to hold an in-camera session to discuss the following items, as stipulated in Section 239 of the Municipal Act, 2001, as amended: Legal services Bourget Train Station Possible litigation Complaint to the Bar Follow-up, position of CAO Greffière / Clerk 14

15 DATE : Septembre 3, 2013 Item # : 13 Président / Chairperson : René Campeau Objet / Subject : Règlement de confirmation Confirming By-law QU IL SOIT RÉSOLU que le conseil municipal de la Cité de Clarence-Rockland adopte le règlement numéro étant un règlement de déclaration de confirmation pour la réunion spéciale du 3 septembre 2013, tel que recommandé. BE IT RESOLVED that the Municipal Council of the City of Clarence-Rockland hereby adopts By-law number being a confirming by-law for the special meeting of September 3 rd, 2013, as recommended. Greffière / Clerk 15

16 DATE : Septembre 3, 2013 Item # : 14 Président / Chairperson : René Campeau Objet / Subject : Ajournement / Adjournment QU IL SOIT RÉSOLU que la réunion spéciale soit ajournée à, tel que recommandé. BE IT RESOLVED that the Special meeting of Municipal Council be adjourned at p.m., as recommended. Greffière / Clerk 16

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