GUIDE VISALE INTERMEDIATION LOCATIVE

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1 GUIDE VISALE INTERMEDIATION LOCATIVE

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3 Sommaire. La garantie Visale Une caution gratuite Catégories de bénéficiaires Contenu de la garantie Modalités de délivrance Conditions d éligibilité Conditions liées à l âge et à la nationalité Conditions liées au logement et au bail Conditions liées à la solvabilité des ménages Conditions d exclusion du dispositif Les dispositions particulières de l intermédiation locative Les modalités d agrément des organismes IL.... Etape : la demande de visa par le locataire en lien avec l organisme IL Rôle de l organisme d intermédiation locative Créer un compte utilisateur locataire IL Visale Effectuer une demande de visa Déterminer son éligibilité Saisir ses ressources Détail des ressources prises en compte Enregistrer les pièces justificatives Valider la demande de visa Démarches en cas de non-conformité de la demande de visa Obtenir son visa Durée et conditions de validité du visa Etape : la validation du contrat de cautionnement par l organisme IL Créer un compte utilisateur Visale Effectuer une demande de cautionnement Réceptionner le visa du candidat locataire Rechercher le visa certifié et valider le(s) co-titulaire(s) Saisir les caractéristiques du logement à garantir Accepter les conditions de la garantie Valider la demande de cautionnement Le 8/03/07 Page 3 sur 76

4 3.3.. Réceptionner automatiquement le contrat de cautionnement Etape 3 : la mise en jeu de la garantie en cas d impayés de loyer par l organisme d intermédiation locative Rôle de l organisme d intermédiation locative Constitution de l impayé de loyer Délais de déclaration de l impayé à la caution à respecter par l organisme Engagements à respecter par l organisme d intermédiation locative Etapes de la mise en jeu de la garantie Suivi de la déclaration Etape 4 : les démarches en cas d impayés locatifs Principes d intervention Processus de traitement adapté Rôle de l organisme d intermédiation locative Les étapes de la démarche du locataire Rembourser en ligne Réaliser un plan de remboursement en ligne Réaliser une contractualisation avec un gestionnaire Action Logement Circuit d échanges... 7 Le 8/03/07 Page 4 sur 76

5 . La garantie Visale.. Une caution gratuite La garantie Visale (Visa pour le Logement et l Emploi) est un dispositif gratuit de cautionnement accordé par Action logement au locataire souhaitant se loger dans le parc privé, visant à prendre en charge, en cas d'impayés, le paiement du loyer et des charges de sa résidence principale et ce pendant les 3 premières années du bail. La caution Visale s adresse au bailleur privé, individuel ou professionnel de l immobilier. Pour le locataire, Visale est une alternative à la caution familiale ou à un autre type de garantie de paiement des loyers. Pour le bailleur, il s agit d une garantie exclusive et fiable qui dispense de toute autre caution personne physique ou morale. Elle permet aux bailleurs d alléger leurs critères de sélection, gratuitement et en limitant les risques, afin d élargir leur choix de candidats locataires... Catégories de bénéficiaires Quatre catégories de bénéficiaires sont éligibles : Catégorie : Est éligible tout salarié (ou titulaire d une promesse d embauche sous trois mois) du secteur assujetti à la PEEC (hors secteur agricole), de plus de 30 ans, en contrat précaire, (notamment CDD, Intérim, contrats aidés, apprentis, CDI période d essai, hors CDI confirmé), entrant dans un logement avant la fin de son contrat de travail et au plus tard dans les 6 mois suivant son entrée dans l emploi, caractérisée par sa prise de fonction. Catégorie : Est éligible tout salarié de plus de 30 ans d entreprise du secteur agricole ou d organisme du secteur non assujetti, hors CDI confirmé, entrant dans un logement avant la fin de son contrat de travail et au plus tard dans les 6 mois suivant son entrée dans l emploi caractérisé par sa prise de fonction, en contrepartie d une contribution financière sur la PEEC agricole ou des organismes concernés (PSEEC) selon des modalités fixées par Directive de l UESL. Catégorie 3 : Est éligible tout jeune de 30 ans au plus à l exception des étudiants non boursiers rattachés au foyer fiscal de leurs parents, entrant dans un logement du parc locatif privé. Catégorie 4 : Est éligible tout ménage entrant dans un logement locatif privé via un organisme d intermédiation locative (IL) agréé par l APAGL. A défaut, les publics logés par ces organismes, relèveront des dispositions de «droit commun». Appartient à la catégorie 3 (jeunes de 30 ans au plus), tout jeune effectuant sa demande de garantie avant son 3 ème anniversaire. Le 8/03/07 Page 5 sur 76

6 Le visa qui aura été délivré au candidat locataire par Action Logement certifie l éligibilité du locataire au dispositif Visale. Ce visa certifié doit être présenté au bailleur qui a ainsi la garantie que ce candidat locataire est éligible. Le bailleur peut alors effectuer avec ce visa sa demande de cautionnement directement en ligne sur le site Contenu de la garantie La prise en charge de la garantie Visale porte sur les loyers/charges impayés inscrits au bail et les frais de procédure contentieuse engagés par Action Logement. Plus précisément, la garantie Visale couvre : Les 3 premières années du bail : o En cas de bail nu, la garantie est valable sur une durée de 36 mois non renouvelable à compter de la date d effet du bail et à défaut de la date de signature du bail ; o En cas de bail meublé, la garantie est valable sur une durée de mois à compter de la date d effet du bail ou à défaut de la date de signature du bail. Celle-ci est renouvelable fois consécutivement à la condition que lors du renouvellement du bail, le locataire ne soit pas en impayé; o En cas de bail meublé consenti à un étudiant d une durée de 9 mois, la garantie est valable sur une durée de 9 mois non renouvelable à compter de la date d effet du bail ou à défaut de la date de signature du bail. Jusqu à 36 impayés dans les 3 premières années du bail ; la date de survenance de l impayé de loyer correspond à la date du premier impayé de loyer : o La date de constitution de l impayé de loyer total correspond à la date du second impayé de loyer total, consécutif ou non au premier impayé de loyer total ; o La date de constitution de l impayé de loyer partiel correspond à la date à laquelle le montant total des impayés de loyer partiel dépasse mois de loyer 3. La garantie est sans application de franchise ni de carence, à condition que l impayé soit constitué et les obligations liées au contrat de cautionnement soient remplies, et non cumulable avec une autre caution solidaire ou une assurance GLI... Modalités de délivrance L obtention d un visa par le candidat locataire se fait sur le site Si le candidat locataire est éligible et que sa demande est complète, il obtiendra son visa certifié sous deux jours ouvrés. Il pourra ainsi le présenter ou l adresser au propriétaire du logement qui l intéresse. Le visa certifié contient l identité du ou des futurs co-titulaire(s) du bail, le montant loyer/charges garanti à ne pas dépasser (calculé sur les ressources du ou des co-titulaire(s)), ainsi que les délais à respecter. Le visa est renouvelable sans condition de délais dans la mesure où les conditions d éligibilité du locataire restent vérifiées. Y compris révision contractuelle ou réévaluation ainsi que, sous certaines conditions, les indemnités d occupation éventuellement prononcées en cas de résiliation judiciaire du bail, à l exception de toute autre pénalité ou indemnité réclamée par le bailleur au locataire. 3 Exemple pour un impayé de 00 à M, M+ et M+ sur un loyer de 90 ; l impayé partiel est constitué au bout de 3 mois, soit à M+. Le 8/03/07 Page 6 sur 76

7 Avant la signature du bail, l organisme devra demander en ligne un contrat de cautionnement à partir du nom et du numéro de visa certifié de son futur locataire. En acceptant les conditions de la garantie, il obtiendra en ligne un contrat de cautionnement. La date de signature du bail doit intervenir au plus tôt le jour de la validation en ligne de la demande de cautionnement et au plus tard avant la date de fin de validité du visa. La date d effet du bail doit intervenir au plus tard le er du mois suivant la date de fin de validité du visa..3. Conditions d éligibilité Dès lors qu une personne d un ménage est éligible, l ensemble du ménage l est. Le ménage locataire est défini par l ensemble des co-titulaires du bail. Dans le cadre de l intermédiation locative, le lien à l emploi ne constitue pas un critère d éligibilité. Aucune condition liée au secteur d activité du salarié ne s applique. Ainsi, le titulaire du bail peut être salarié du secteur privé, agricole ou non agricole, ou salarié du secteur public ou non salarié.... Conditions liées à l âge et à la nationalité Sont éligibles à Visale les personnes âgées de plus de 8 ans et : De nationalité française ou résidant dans l UE, EEE ou Suisse, Andorre, Monaco, Saint Martin ; Disposant d un titre de séjour Résident ou visa en cours de validité valant autorisation de travail pour les résidents hors UE/EEE 4 ; Disposant d un titre de séjour mention Etudiant ou visa en cours de validité valant titre de séjour pour les étudiants hors UE/EEE.... Conditions liées au logement et au bail Conditions liées au logement Les logements visent les locaux à usage d habitation ainsi que les garages, places de stationnement, jardins et autres locaux destinés à la résidence principale, loués accessoirement au local principal dans le même bail. Les logements doivent appartenir à des bailleurs personnes physiques ou à des personnes morales, autres que les organismes HLM et les sociétés d économie mixtes de construction et de gestion de logements sociaux, ou être des résidences étudiantes ou universitaires non conventionnées ou des logements non conventionnés gérés par tout autre personne morale (notamment les CROUS). Sont assimilés aux bailleurs personnes physiques, les sociétés civiles immobilières constituées exclusivement entre parents et alliés jusqu au quatrième degré. Dans le cadre du dispositif Visale, le locataire ne doit pas être un ascendant ou descendant direct jusqu au ème degré 5 d un des associés de la SCI familiale bailleur. 4 Les récépissés de demande de renouvellement sont acceptés dans la limite de leur validité de mois. 5 Sont parents au premier degré, les enfants, père, mère et au second degré les petits-enfants, les grands-parents, les frères et sœurs. Le 8/03/07 Page 7 sur 76

8 Le logement doit également répondre aux conditions suivantes : Résidence principale du locataire 6 ; Logement situé en Métropole ou dans les DROM (Guadeloupe, Guyane, Martinique, Mayotte, Réunion) ; Logement loué nu ou meublé ; Pour les logements ayant fait l objet d un conventionnement, seuls sont pris en compte pour les personnes morales ou physiques, les logements ayant fait l objet d une convention PLS, ou pour les seules personnes physiques, SCI familiales et indivision, les logements ayant fait l objet d un conventionnement ANAH. Logement situé sur le(s) territoire(s) d agrément de l organisme d intermédiation locative demandeur du contrat de cautionnement. Conditions liées au bail Les conditions liées au bail sont les suivantes : Bail à usage d habitation ou à usage mixte professionnel conforme à la Loi n du 6 juillet 989 et encadrant les conditions liées au bail meublé ou non et intégrant la clause résolutoire art. 4 (hors sous location) (en cas de bail mixte, seule la partie destinée à la résidence principale sera couverte) ; Ne peut être conclu entre les membres d une même famille ; Loyer (charges incluses) d exclusion à la signature du bail : 500 Paris intramuros, 300 France entière. Précision sur la notion de loyer d exclusion : tout logement dont le loyer est supérieur aux plafonds d exclusion ne pourra être garanti. Conditions liées à la colocation La colocation au sens de l article 8-de la loi du 6 juillet 989 est couverte par le dispositif Visale, sous réserve du respect des conditions suivantes : Bail signé par deux personnes (avec ou sans lien familial) : le ménage est éligible dès lors que l un des deux co-titulaires est éligible. Les revenus des deux co-titulaires sont pris en compte pour calculer le loyer maximum ; Bail signé par plus de deux personnes : chaque colocataire signe avec l organisme un bail indépendant ; il ne peut donc y avoir qu un seul éligible par bail et le loyer couvert est celui du bail individuel...3. Conditions liées à la solvabilité des ménages Le ménage locataire est éligible dans la limite d un loyer maximum, calculé à partir d un effort logement basé sur l ensemble des ressources des co-titulaires du bail (revenus d activité, de remplacement et revenus dits de complément). 6 Pour le cas des alternants ou saisonniers, la résidence principale étant liée à une notion de durée d'occupation mais également à une notion de résidence professionnelle, lorsqu ils signent un bail loi 989, il s agit bien de leur résidence principale en lien avec leur activité professionnelle pour laquelle ils ont besoin de se loger. Le 8/03/07 Page 8 sur 76

9 ..4. Conditions d exclusion du dispositif Ne peuvent bénéficier de Visale sous peine de nullité du contrat : Les bailleurs qui, à l égard du locataire, sont ascendants ou descendants directs jusqu au nd degré inclus (Père, Mère, Frère, Sœur, Grand Père, Grand-mère) ; Les bailleurs ayant souscrit une autre garantie pour les risques couverts par Visale sur la même période de cautionnement ; Un locataire n ayant pas sa capacité juridique ; Lorsqu un locataire précédemment bénéficiaire de Visale a été en impayé, au titre de ce dispositif, et qu il n a pas soldé sa dette sauf s il bénéficie d un plan de remboursement amiable en cours et respecté lors du renouvellement de sa demande d éligibilité ; Les baux pour lesquels l identité du titulaire et/ou du co-titulaire diffère de celle figurant sur le visa ; Les baux ne présentant pas une clause prévoyant la résiliation de plein droit du contrat de location pour défaut de paiement du loyer/charges aux termes convenus ; Les baux faisant suite à un bail précédemment signé par le même bailleur avec le(s) même(s) locataire(s) en place (même si un seul des colocataires était logé dans ce logement) pour le même logement, à l exception des baux meublés étudiants d une durée de 9 mois. Pour ces baux, la caution est de nouveau mobilisable pour la durée du nouveau bail (avec une nouvelle demande de visa) ; Les baux pour lesquels le montant du loyer est non conforme aux montants de loyer figurant sur le visa du locataire ; Les baux pour lesquels la date d effet est postérieure au er du mois suivant la date de fin de validité du visa ; Les logements ne répondant pas aux caractéristiques de décence fixées à l article 0 de la loi n du 6 juillet 989 ou reconnus en état d insalubrité ou de péril ; Les logements ayant fait l objet d un arrêté de péril en application des articles L.5- ou L.5-3 du code de la construction et de l habitation ou d un arrêté d insalubrité mentionné aux articles L ou L.33-8 du code de la santé publique, sauf lorsque l autorité responsable a prononcé la mainlevée de l arrêté ; Lorsque l organisme ne respecte pas ses obligations légales ou contractuelles à l égard du locataire ; Logements situés dans les Collectivités d Outre-Mer (COM) ; Logements éligibles à la Garantie LOCA-PASS ; Logements appartenant à un organisme HLM ou à une SEM de construction et de gestion de logements sociaux ; Logements appartenant à des bailleurs ayant fait l objet de fraude avérée au dispositif Visale ; Les bateau-logements ou maisons mobiles ; Les logements situés dans les résidences conventionnées gérées par les CROUS ou par toute autre personne morale ; Les logements ne se situant pas sur le(s) territoire(s) d agrément de l organisme d intermédiation locative demandeur du contrat de cautionnement. Les visas nuls ou expirés (date de validité expirée) à la date de signature du bail. Le 8/03/07 Page 9 sur 76

10 .4. Les dispositions particulières de l intermédiation locative En application de la Convention Etat/UESL du 4 décembre 05 pour la mise en œuvre de Visale, des dispositions particulières sont accordées aux organismes d intermédiation locative dans l accès et la mise en œuvre du dispositif Visale, les contreparties accordées par ces organismes, les modalités de gestion du dispositif ainsi que les relations entre les organismes agréés et les acteurs gestionnaires d Action Logement. Par dérogation aux dispositions de droit commun applicables à Visale, les organismes d intermédiation locative répondant aux critères définis, bénéficieront des dispositions particulières ci-après : Solvabilité du Ménage logé : tout candidat Locataire entrant dans un logement est éligible dans la limite d un Loyer maximum. Le lien à l emploi ne constitue pas un critère d éligibilité. Aucune condition liée au secteur d activité du salarié ne s applique. Le loyer maximum est défini en fonction de sa solvabilité au moment de la délivrance du visa. Règles de calcul du loyer maximum Le loyer maximum est égal à 50% de la somme de toutes les ressources des futurs co-titulaires du bail, dans la limite du plafond d exclusion défini (500 Paris intramuros, 300 France entière). La solvabilité du ménage est appréciée à partir de la moyenne des ressources sur les trois derniers mois précédant la demande de visa, pour le demandeur et pour le co-titulaire, quelle que soit la situation du demandeur. Le montant de l allocation logement est pris en compte intégralement dans les ressources, sous réserve que ce montant soit justifié par une simulation CAF certifiée par l organisme d intermédiation locative. A travers la certification, l organisme d intermédiation locative s engage à vérifier l exactitude et la véracité des éléments indiqués par le ménage dans le cadre de l estimation des droits d aides au logement. L organisme s engage à solliciter le versement en tiers payant dès l entrée du ménage dans le logement, à défaut la mise en jeu de la caution ne pourra être obtenue. Exemple de calcul Le taux d effort est déterminé sur la base du rapport entre le montant du loyer + charges quittancées et le revenu mensuel net du ménage. Taux d effort inférieur ou égal à 50% : o Moyenne des ressources nettes sur les 3 mois précédant la demande = 800 ; o Montant de l estimation CAF de l allocation logement certifiée : 80. o Montant loyer/charges maximum de 490. Durée de validité du visa : le visa accordé au Locataire a une durée de validité de 3 mois à compter de la date de certification. Le 8/03/07 Page 0 sur 76

11 Durée du cautionnement : Visale sera renouvelé par tacite reconduction à l issue des trois ans du bail dès lors que le Locataire est à jour de ses Loyers (dette totalement soldée) au terme du bail 7. Durée de l indemnisation : l indemnisation porte sur 36 Impayés de Loyer au maximum, y compris en cas de renouvellement du contrat Visale. Dans le cas où un impayé naît avant l échéance du contrat Visale et qu il n est pas soldé à cette échéance, l indemnisation se poursuit jusqu à la reprise du paiement du loyer, y compris si celle-ci intervient postérieurement à l échéance du contrat, dans le respect de la limite globale de 36 impayés de Loyer susmentionnée. Règles de renouvellement du contrat Visale Cas n - un impayé naît avant l échéance du contrat Visale et n est pas soldé à l issue du bail La garantie n est pas renouvelée. Au-delà de la durée de validité de la caution, la prise en charge de l impayé se poursuit jusqu à la reprise d un mois de loyer par le locataire, dans le respect de la limite globale de 36 impayés de Loyer (déduction faite des impayés déjà réglés au cours des années précédentes concernant les loyers). Cas n - un impayé naît avant l échéance du contrat Visale et la dette est soldée à l issue du bail La garantie est renouvelée par tacite reconduction. Si un nouvel impayé survient après le renouvellement de la garantie, l indemnisation ira jusqu à 36 impayés (déduction faite des impayés déjà réglés au cours des années précédentes concernant les loyers). * dans la limite globale de 36 impayés de Loyer et/ou du départ locataire 7 La signature d un plan de remboursement et l engagement dans un processus de remboursement ne constituent pas des motifs suffisants pour le renouvellement de Visale. Le 8/03/07 Page sur 76

12 .5. Les modalités d agrément des organismes IL Pour pouvoir bénéficier des conditions spécifiques définies, les organismes qui exercent les activités d'intermédiation locative et de gestion locative sociale, doivent au préalable obtenir un agrément auprès de l APAGL. L agrément de l organisme est attribué au regard de sa conformité aux clauses de la convention partenariale pour la mise en œuvre du dispositif de sécurisation Visale, et au vu des pièces justificatives produites par celui-ci. Cette décision implique une démarche d agrément individuelle engagée à l initiative de chaque organisme demandeur et soumise à validation de l APAGL après un contrôle sur pièces. Pour pouvoir bénéficier des dispositions particulières Visale, l organisme doit remplir les conditions cumulatives suivantes : ) L organisme doit être membre d une Fédération signataire de la Convention partenariale avec l UESL et l APAGL. ) L organisme doit être agréé dans le cadre d un mandat de gestion, dans les conditions prévues aux articles L et R du CCH, et titulaire de la carte professionnelle prévue à l'article 3 de la loi n 70-9 du janvier 970 réglementant les conditions d'exercice des activités relatives à certaines opérations portant sur les immeubles et les fonds de commerce. 3) L organisme doit être agrée par l APAGL 8 et avoir obtenu un numéro unique d agrément. Seuls les logements loués par des organismes d intermédiation locative agréés dans les conditions précitées sont concernés. Après validation de l agrément, l organisme peut créer un espace personnel sur en sélectionnant «oui» à la question «êtes-vous un organisme d intermédiation locative?» et en saisissant ses codes confidentiels. Ces codes confidentiels (code agrément et code organisme) sont transmis par l APAGL après la validation de l agrément. Chaque organisme IL doit avoir un espace personnel unique à partir duquel toutes les demandes de cautionnement seront effectuées et suivies. 8 Annexe : procédure de demande d agrément Le 8/03/07 Page sur 76

13 . Etape : la demande de visa par le locataire en lien avec l organisme IL La demande de visa par le candidat locataire via la création d un espace personnel sur est une étape obligatoire avant la signature du bail pour que celui-ci puisse bénéficier du dispositif Visale. La validation de la demande de visa est effectuée en ligne. Si la situation du candidat locataire évolue à la suite de la validation de la demande ou à la suite de la certification du visa, celui-ci a la possibilité d effectuer une nouvelle demande de visa. La demande de visa est renouvelable sans condition de délai dans la mesure où les conditions d éligibilité du candidat locataire restent vérifiées. Seuls les candidats locataires disposant d un visa en cours de validité au moment de la signature du bail peuvent bénéficier de la garantie Visale. Zoom sur la notion de date de signature et date d effet du bail Le dispositif Visale concerne uniquement les locataires entrant dans le logement. Ainsi, les locataires précédemment en place, pour lesquels un nouveau bail est signé, ne sont pas éligibles. La date de signature du bail doit intervenir au plus tôt le jour même de la validation du contrat de cautionnement et dans la limite de la durée de validité du visa du locataire. La signature du bail avant la validation du contrat de cautionnement rendrait celui-ci caduque. Dans le cas où la date de signature du bail serait différente de celle indiquée sur le contrat de cautionnement, celle-ci doit néanmoins correspondre aux conditions évoquées ci-dessus. A défaut, le bailleur ne serait alors pas couvert par Visale. Le 8/03/07 Page 3 sur 76

14 .. Rôle de l organisme d intermédiation locative Le visa doit être obtenu avant la signature du bail et peut être demandé en lien avec l organisme IL dès lors que le locataire aux critères d éligibilité. L organisme d intermédiation locative est chargé de présenter le dispositif Visale au locataire et doit l informer des démarches de recouvrement engagées par Action Logement en cas d impayés locatifs. L information des ménages constitue en effet une étape décisive pour favoriser leur mobilisation, en amont de l engagement de la procédure de résiliation du bail. Démarches à mener par les organismes IL en amont de la demande Lors de la demande de visa sur le site le locataire doit être accompagné par l organisme d intermédiation locative. L organisme d intermédiation locative doit s assurer de la complétude et de la conformité des éléments saisis en ligne. En amont de la demande en ligne, l organisme IL doit communiquer au locataire : Le numéro agrément (transmis lors de la validation de l agrément) L attestation de suivi de l organisme IL à adapter (avec entête et cachet de l organisme) o Cf. Annexe : Modèle d attestation de suivi de l organisme IL à adapter (avec entête et cachet de l organisme) L éventuelle simulation CAF doit être vérifiée et certifiée par l organisme via son cachet. o A travers la certification, l organisme d intermédiation locative s engage à vérifier l exactitude et la véracité des éléments indiqués par le ménage dans le cadre de l estimation des droits d aides au logement. o L intégralité du montant de l allocation logement figurant sur la simulation CAF est prise en compte. ACTIONS DES ORGANISMES IL En amont de la demande de visa Présenter le dispositif Visale au locataire Informer des démarches de recouvrement engagées par Action Logement en cas d impayés Favoriser la mobilisation du locataire concernant la demande de visa Au moment de la demande de visa Communiquer au locataire : numéro d agrément ; attestation de suivi IL ; simulation CAF certifiée S assurer de la complétude et de la conformité des justificatifs en lien notamment avec les conditions de solvabilité Accompagner, si nécessaire, le locataire dans la saisie en ligne de sa demande Validation de la demande de visa Réceptionner le visa du locataire et valider le contrat de cautionnement avant ou au moment de la signature du bail Demander le versement de l allocation logement en tiers-payant dès l entrée dans les lieux Rappeler au locataire ses engagements et les conséquences en cas d impayés locatifs Le 8/03/07 Page 4 sur 76

15 .. Créer un compte utilisateur locataire IL Visale Connexion à Le visa est délivré de manière dématérialisée via le site au candidat locataire. Des informations sur le dispositif Visale et sur Action Logement y sont mises à disposition. Un formulaire de contact est également disponible sur le site. Connexion à Accéder aux informations sur le dispositif en sélectionnant «Visale en détail» ou en cliquant sur «Locataire» ou «Bailleur». 3 Cliquer sur «Vos questions» pour accéder à la FAQ Visale. 3 Cliquer pour créer un compte locataire ou bailleur. Se connecter/ déconnecter à son compte utilisateur une fois celui-ci créé. Création du compte utilisateur Le candidat locataire souhaitant faire une demande de visa doit créer un espace personnel pour commencer et gérer sa demande. Pour créer l espace personnel locataire :. Le locataire doit répondre «oui» à la question «êtes-vous suivi par un organisme d organisme d intermédiation locative?» puis saisir le code agrément de ce dernier.. Le locataire communique un login ( ) et un mot de passe et doit valider l de confirmation envoyé pour activation. Pour le mot de passe, une double saisie est nécessaire : entre 8 et 0 caractères, avec au moins un chiffre ou un caractère de ponctuation (tous les caractères non alphanumériques sont acceptés). En cas de mot de passe oublié, un nouveau mot de passe provisoire est envoyé à l indiqué. Le 8/03/07 Page 5 sur 76

16 Cliquer sur «Mon espace Visale» puis sur «Je m inscris à Visale» pour obtenir le module de création de compte. Création du compte utilisateur Sélectionner «locataire» Répondre «oui» à la question «êtes-vous suivi par un organisme d intermédiation locative» Saisir le code agrément de ce dernier. Puis, fournir un identifiant et mot de passe au choix. Pour toute modification d adresse mail, adressez-vous à l APAGL. Cliquer ensuite sur «Je m inscris à Visale». Un de confirmation est envoyé à l adresse indiquée pour activation du compte. 3 3 Il est aussi possible de créer un compte locataire via l entrée «locataire». Le 8/03/07 Page 6 sur 76

17 Fonctionnalités du compte utilisateur Pour effectuer une demande de visa, le candidat locataire devra effectuer 4 étapes sur son espace : Déterminer son éligibilité ; Renseigner ses ressources afin de déterminer le montant de loyer/charges couvert autorisé ; Enregistrer les pièces justificatives demandées ; Valider sa demande. L espace personnel permet de gérer : Une même demande de visa pour l ensemble des co-titulaires du bail ; Une seule demande de visa active à un instant donné ; Les modifications ou la suppression d une demande de visa en cours ; Ses échanges avec un gestionnaire AL ainsi que les informations relatives à l état et au traitement de sa demande de visa ; Son visa, une fois certifié (édition sous format pdf à présenter à l organisme IL). Tant que la demande de visa n est pas validée par le locataire, elle est active pour une durée de 4 mois depuis sa dernière modification. Dès lors que le candidat locataire a validé sa demande, un numéro de visa lui est attribué et communiqué. La demande est ensuite transférée à un gestionnaire Action logement pour certification sous jours ouvrés (dès lors que la demande est complète et conforme). Fonctionnalités de l espace locataire Cliquer sur «Demander un visa» afin d effectuer une demande. Une fois la demande validée, celle-ci s affiche dans «Mes demandes / mes visas». 3 Choisir par quel(s) moyen(s) recevoir les informations et échanges avec Action Logement (mail, SMS ou les ). Le 8/03/07 Page 7 sur 76

18 .3. Effectuer une demande de visa.3.. Déterminer son éligibilité Une fois le compte utilisateur créé, le locataire peut commencer sa demande de visa. La première étape consiste à déterminer son éligibilité. S il y a co-titulaires du bail, l ensemble des situations individuelles doit être renseigné. Dès lors que l une des personnes composant le ménage est éligible, l ensemble du ménage l est également. Tant que la demande de visa n est pas validée, les informations saisies sont enregistrées et peuvent être modifiées. ETAPE : VERIFIER ELIGIBILITE DISPOSITIF VISALE : SON AU - Ajouter l éventuel co-titulaire du bail - Répondre à la question «Avezvous déjà signé le bail pour ce nouveau logement?» - Saisir le numéro d agrément de l organisme Le 8/03/07 Page 8 sur 76

19 3 Renseigner les données suivantes : - ETAT CIVIL - ADRESSE DE RESIDENCE ACTUELLE - LA SITUATION PROFESSIONNELL E ACTUELLE 3 Le locataire doit choisir entre : - Salarié - Demandeur d emploi - Minimas sociaux - Professions libérales - Autres Cliquer sur «JE TESTE MON DROIT AU VISA» Le 8/03/07 Page 9 sur 76

20 .3.. Saisir ses ressources Une fois l éligibilité du candidat locataire validée, celui-ci doit saisir les informations relatives à ses ressources 9 afin de connaître le loyer maximum pouvant figurer au bail : La moyenne des ressources sur les trois derniers mois précédant la demande de visa pour le demandeur et pour le co-titulaire (indiquer la moyenne des ressources sur les 3 mois précédant la demande : somme du revenu net perçu sur les 3 mois / 3) (et ce quelle que soit la situation du demandeur) Les ressources à renseigner sont des ressources mensuelles nettes perçues. Les revenus bruts mensuels d activité doivent être convertis en revenus nets mensuels par application d un abattement de 3% pour les employés ou 8% pour les cadres (par exemple revenus nets = 0,77*revenus bruts pour les employés). Les primes doivent être mensualisées (généralement il faut diviser la prime par ). Les montants inscrits doivent obligatoirement correspondre aux justificatifs qui vont être joints. Toute ressource devra être justifiée en 3 ème étape par une pièce téléchargée, lisible et conforme. Zoom : les aides aux logements Les aides au logement devront être justifiées par la simulation CAF certifiée par l organisme IL (cachet de l organisme). A travers la certification, l organisme d intermédiation locative s engage à vérifier l exactitude et la véracité des éléments indiqués par le ménage dans le cadre de l estimation des droits d aides au logement. L intégralité du montant de l allocation logement figurant sur la simulation CAF est prise en compte. L organisme s engage à solliciter le versement en tiers payant dès l entrée du ménage dans le logement, à défaut la mise en jeu de la caution ne pourra être obtenue. 9 Pour plus de détails sur les ressources à déclarer et les justificatifs nécessaires, voir..4 «Détails des ressources prises en compte et pièces justificatives nécessaires». Le 8/03/07 Page 0 sur 76

21 ETAPE : CALCULER SON LOYER MAXI PRIS EN CHARGE Renseigner le détail des ressources : la moyenne des ressources nettes perçues sur les 3 mois précédant la demande de visa (veiller à cocher les deux cases afin que soient déroulés les éléments à remplir). Le montant total de l allocation logement doit être inscrit dans la case dédiée Valider CALCULE LOYER» «JE MON Le 8/03/07 Page sur 76

22 .3.3. Détail des ressources prises en compte Les ressources d activité et de remplacement prises en compte TYPES DE RESSOURCES ELEMENTS DE DEFINITION PIECES JUSTIFICATIVES Traitements salaires et Le salaire correspond à la rémunération mensuelle nette (déduire 3% de la rémunération brute pour les employés et 8% pour les cadres) perçue dans le cadre du secteur privé. Le traitement correspond à la rémunération mensuelle nette perçue dans le cadre de la fonction publique. Un fonctionnaire ou un contractuel bénéficie d un traitement. Contrat de travail justifiant la situation dans l emploi. En l absence de fiche de paie (en fonction du délai d entrée dans l emploi), le salaire retenu est celui inscrit au contrat. Indiquer la moyenne des ressources sur les 3 mois précédant la demande : somme du revenu net perçu sur les 3 mois / 3. Primes Primes récurrentes perçues dans le cadre d une activité salariée à ajouter dans le calcul du salaire ou traitement. Les primes liées à l exécution du contrat de travail : prime de qualité/rendement, prime d assiduité, prime de sécurité. Les primes liées au type de travail : prime de pénibilité, de nuit, d insalubrité. Autres primes récurrentes : 3ème mois, prime d habillage ou d outillage etc. Revenus d alternance Revenus d alternance nets perçus dans le cadre d un contrat d apprentissage ou de professionnalisation Contrat de travail justifiant la situation dans l emploi. En l absence de fiche de paie (en fonction du délai d entrée dans l emploi), le salaire retenu est celui inscrit au contrat. Indiquer la moyenne des ressources sur les 3 mois précédant la demande : somme du revenu net perçu sur les 3 mois / 3. Aide Mobili-jeune Aide Action Logement qui permet de prendre en charge une partie du loyer d'un jeune en formation en alternance. Attestation de paiement. Indemnités stage de Stagiaires avec convention > 3mois Attestation de compensation de stage. En l absence d attestation, l indemnité de stage retenue est celle indiquée sur la convention. Bourses Etudiants boursiers : bourse d Etat nette Notification définitive de versement de bourse d Etat pour l année N- (avec sa demande de renouvellement) N ou N+ ou tout autre justificatif attestant du versement effectif d une bourse d Etat Bénéfices d activité Non-salariés (professions indépendantes dont entrepreneurs) : bénéfices d activité nets Déclaration sociale des indépendants Si entrepreneur : KBIS < 3 mois + bilan certifié (ou attestation comptable de bénéfice) + attestation URSSAF < 3 mois (ou déclaration) Si autoentrepreneur : Extrait Kbis pour les activités commerciales, extrait répertoire des métiers pour les artisans. Allocation Pôle emploi (ARE, ASS, PTS) ARE : Versement mensuel à terme échu par Pôle emploi selon la durée d emploi du demandeur avant la fin de son contrat de travail ; ASS : Versement sous certaines conditions d'activité antérieure et de ressources ; PTS : Prime destinée Attestation de paiement Pôle emploi. Le 8/03/07 Page sur 76

23 TYPES DE RESSOURCES ELEMENTS DE DEFINITION au demandeur d'emploi de plus de 60 ans ne pouvant pas encore percevoir sa pension de retraite. PIECES JUSTIFICATIVES Pensions (invalidité, incapacité, retraite) Pension invalidité : Versement lorsque la capacité de travail est réduite d'au moins deux tiers à la suite d'un accident non professionnel ou d'une maladie d'origine non professionnelle Pension retraite : Versement d une pension de retraite du régime général de la Sécurité Sociale dite "de base" et pension complémentaire. Bordereau de versement de la CPAM ou MSA ou de la caisse de retraite indiquant le montant perçu sur le mois/trimestre précédent ou notification d ouverture de droits. Rente d incapacité : Versement en cas d incapacité suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle. (sous forme d indemnité en capital ou de rente viagère). Indemnités journalières entraînant un arrêt de travail Versement par la Sécurité Sociale lorsque le contrat de travail est suspendu pour maladie, maternité ou accident du travail (indemnités versées sous conditions de cotisations et variables en fonction du salaire). Bordereau de versement des indemnités journalières indiquant le montant perçu ou notification d ouverture de droits. Les autres ressources prises en compte TYPES DE RESSOURCES ELEMENTS DE DEFINITION PIECES JUSTIFICATIVES Revenu Solidarité (RSA) de Active Versement du RSA par la CAF / MSA aux personnes sans ressources d un niveau minimum de revenu variable selon la composition du foyer. Attestation de paiement RSA. Prime d activité Versement de la prime d activité par la CAF / MSA aux travailleurs de 8 ans ou plus, étudiants salariés et apprentis, et non-salariés sous certaines conditions. Attestation de paiement de la prime d activité Garantie Jeunes Aide financière permettant d'accompagner tout jeune (6-5 ans) en situation de précarité vers l'emploi ou la formation. Un contrat est signé entre le jeune et la mission locale. Attestation de paiement ou copie du contrat signé avec la mission locale Allocations CAF liées à une situation de handicap ou de vieillesse ou autres AAH, Compléments de ressources, Majoration pour la vie autonome, Prestation de compensation du handicap (PCH), Allocation personnalisée d autonomie (APA), Allocation de Attestation de paiement CAF ou MSA des prestations liées au handicap ou à la vieillesse Le 8/03/07 Page 3 sur 76

24 aides sociales CAF solidarité aux personnes âgées (Aspa), Allocation supplémentaire d invalidité (Asi) Allocations familiales prestations familiales et Versement aux personnes ayant au moins enfants de moins de 0 ans à charge. Le montant des prestations dépend des ressources, du nombre d'enfants à charge et de leur âge. Les allocations sont versées tous les mois. Attestation CAF ou MSA. Complément familial, Allocation d éducation de l enfant handicapé (AEEH), Allocation de soutien familial, Allocation journalière de présence parentale (AJPP). Aides logement ; Allocation logement (AL) au Allocation de logement familiale (ALF) ; Allocation de logement sociale (ALS) ; Allocation personnalisée au logement (APL) pour les logements conventionnés ANAH ou PLS. Simulation Allocation Logement réalisée sur le site de la CAF certifiée par l organisme (cachet organisme). Pensions alimentaires ou Allocation de solidarité familiale Montant fixé en cas de divorce ou de séparation à partir de plusieurs critères, principalement en fonction des besoins de celui qui la perçoit et des ressources de celui qui la verse. Avis d imposition N- ou N-. Attestation CAF Les revenus non pris en compte Les revenus de compléments : Prestations familiales (Prestation d accueil du jeune enfant (PAJE), y compris Complément Libre Choix d Activité) ; Allocation de rentrée scolaire. Les autres revenus suivants : Revenus du patrimoine ; Loyers et charges perçus ; Dividendes ; Intérêts et placements ; Plus-values mobilières ou immobilières. Le 8/03/07 Page 4 sur 76

25 .3.4. Enregistrer les pièces justificatives Une fois les ressources saisies par le candidat locataire dans l étape précédente, celui-ci est informé du montant de loyer/charges couvert autorisé et défini automatiquement dès validation 0. Il doit ensuite enregistrer les pièces justificatives relatives aux ressources déclarées pour l ensemble du ménage tout en veillant à la lisibilité des pièces fournies et à la correspondance des informations contenues avec les éléments renseignés au cours des deux étapes précédentes. Les données renseignées aux étapes précédentes sont enregistrées. Le candidat peut revenir en arrière à tout moment afin d effectuer des modifications. L organisme d intermédiation locative doit veiller à la lisibilité des pièces téléchargées et à la correspondance des informations contenues avec les éléments renseignés au cours des étapes précédentes. ETAPE 3 : JOINDRE LES PIECES JUSTIFICATIVES Télécharger l ensemble des pièces demandées sans oublier d inclure les justificatifs pour chacun des titulaires du bail. Etat civil : carte d identité ou passeport, titre de séjour. Attestation organisme IL : attestation de l organisme signée. Ressources : justificatifs liés aux ressources déclarées Sélectionner «JE VALIDE LE TELECHARGEMENT DES JUSTIFICATIFS» 0 Il s agit d un montant donné à titre indicatif, correspondant aux informations saisies par le demandeur. Au cours de la certification, le gestionnaire pourra être amené à corriger des éléments de ressources si ceux-ci ont été mal saisis par le demandeur et ne correspondent pas aux pièces justificatives fournies. Le demandeur sera informé du montant définitif autorisé au terme de la certification. Le 8/03/07 Page 5 sur 76

26 .3.5. Valider la demande de visa Après la détermination de l éligibilité, du montant loyer/charges minimum et maximum autorisé et une fois l enregistrement des pièces justificatives validé, le candidat locataire doit confirmer sa demande de visa. Un récapitulatif des informations saisies apparaît : Nom et prénom de l ensemble des membres du ménage ; Montant du loyer/charges autorisé. Le candidat locataire doit certifier l exactitude des informations communiquées et confirmer la demande de visa. La demande n'est alors plus modifiable. Le compte utilisateur du candidat locataire est mis à jour et indique dans «Mes demandes/mes visas» la demande de visa réalisée au statut : «en attente d acceptation». Le numéro de demande de visa attribué est également affiché. La demande de visa est transférée à un gestionnaire Action logement pour certification sous jours ouvrés maximum (dès lors que la demande est complète et conforme). Certifier l exactitude des informations renseignées et la validité des pièces fournies Demander la certification du visa en cliquant sur «CONFIRMER VOTRE DEMANDE DE VISA» Une fois validé, le visa est en attente d acceptation. La demande de visa ainsi que son numéro et statut s affiche sur le compte utilisateur du locataire. La demande doit être annulée par le candidat locataire si celui-ci souhaite effectuer une modification avant le retour des gestionnaires sur la certification. Le 8/03/07 Page 6 sur 76

27 .3.6. Démarches en cas de non-conformité de la demande de visa La demande de visa peut être signalée comme «non conforme», «incomplète» ou «refusée» suite à la procédure de certification des gestionnaires Action logement. L information du changement de statut de la demande est affichée dans le compte utilisateur du candidat locataire, dans l encart «Mes demandes / Mes visas». Lorsque la demande de visa est refusée, l éligibilité du candidat locataire n a pas pu être certifiée. La demande de visa est rejetée et le motif de refus notifié. La demande de visa peut également être rejetée suite à : Une non-conformité des pièces justificatives fournies par rapport aux informations saisies. OU Une incomplétude des pièces justificatives fournies. Afin de soumettre à nouveau la demande de visa pour certification, le candidat locataire doit corriger les informations erronées. En cas de non-conformité, le locataire doit effectuer une nouvelle demande de visa. En cas d incomplétude, seules les pièces justificatives doivent être corrigées. Pour rappel, le candidat locataire peut annuler à tout moment sa demande de visa (en cliquant sur la croix positionnée sous sa demande de visa dans «Mes demandes/mes visas»). L annulation permet au candidat locataire de réaliser une nouvelle demande de visa..4. Obtenir son visa Une fois certifié, le candidat locataire est informé sur son compte utilisateur. Sa demande est au statut «certifié». Le visa certifié peut être téléchargé sous format PDF. Une fois certifié, le statut du visa est certifié. Le visa ainsi que son numéro s affichent sur le compte utilisateur du locataire. Le 8/03/07 Page 7 sur 76

28 Sur le visa, le candidat locataire est informé de la durée et des conditions de validité du visa: Durée de validité du visa (3 mois) ; Date limite de signature d un nouveau bail qui doit intervenir à la suite de la validation de la demande de cautionnement par l organisme et avant la date de fin de validité du visa ; Date limite d effet du bail, au plus tard le er jour du mois qui suit la date de fin de validité du visa. Le visa doit être fourni (notamment le numéro de visa) par le candidat locataire à l organisme IL en amont de la signature du bail. Il indique les étapes que l organisme doit suivre pour effectuer sa demande de contrat de cautionnement..5. Durée et conditions de validité du visa Le visa a une durée de validité de 3 mois à compter de la date de certification. Le visa est renouvelable sans condition de délais dans la mesure où les conditions d éligibilité du candidat restent vérifiées. Le 8/03/07 Page 8 sur 76

29 3. Etape : la validation du contrat de cautionnement par l organisme IL La demande de cautionnement par l organisme IL doit intervenir avant la signature du bail avec le candidat locataire. Afin de pouvoir effectuer une demande de cautionnement, l organisme doit créer un compte utilisateur sur L organisme IL effectue une demande de cautionnement via son compte utilisateur afin d obtenir un contrat de cautionnement à partir du numéro de visa certifié présenté par le candidat locataire. En acceptant les conditions de la garantie, il obtiendra immédiatement le contrat en ligne (celui-ci est téléchargeable sur le compte utilisateur). La prise d effet de la garantie s effectue à la date d effet du bail. Lors de la demande de contrat de cautionnement, l organisme n a pas à produire de pièces justificatives. Le contrôle de l éligibilité du bailleur et du logement est réalisé uniquement au moment de la mise en jeu de la garantie, c est-à-dire au moment de la première déclaration d impayé. 3.. Créer un compte utilisateur Visale Connexion à Après validation de l agrément, l organisme se connecte à pour accéder au site d information, créer un compte utilisateur et obtenir un contrat de cautionnement. Pour ce faire, il doit veiller à :. Sélectionner «oui» à la question «êtes-vous un organisme d intermédiation locative?». Saisir les codes confidentiels (code agrément et code organisme) remis par l APAGL lors la validation de l agrément. Chaque organisme IL doit avoir un espace personnel unique à partir duquel toutes les demandes de cautionnement seront effectuées et suivies. L organisme Il peut s y informer sur les caractéristiques de Visale ainsi que sur ses droits et obligations dans le cadre du cautionnement. Le 8/0/06 Page 9 sur 76

30 Connexion à Accéder aux informations sur le dispositif en sélectionnant «Visale en détail» ou en cliquant sur ou «Bailleur». 3 Cliquer sur «Vos questions» pour accéder à la FAQ Visale. 3 Cliquer pour créer un compte bailleur. Se connecter/ déconnecter à son compte utilisateur une fois celui-ci créé. Le 8/0/06 Page 30 sur 76

31 Création d un compte utilisateur S il souhaite créer et gérer une demande de cautionnement d un candidat locataire lui ayant présenté un visa, l organisme doit dans un premier temps créer en ligne un compte utilisateur en communiquant une adresse mail (identifiant) et un mot de passe. Le mot de passe doit être constitué de 8 caractères minimum et de 0 au maximum. Il doit contenir au moins un chiffre ou un caractère de ponctuation. Un mail est envoyé à l adresse indiquée par l organisme afin que ce dernier active son compte. Une fois le compte activé, l organisme est invité à mettre à jour ses données personnelles pour la complétude de son compte en indiquant qu il est un : Bailleur dans le cadre d un mandat de gestion ; Cliquer sur «Mon espace Visale» puis sur «Je m inscris à Visale» pour obtenir le module de création de compte. Création du compte utilisateur Sélectionner «locataire» Répondre «oui» à la question «êtes-vous un organisme d intermédiation locative» Saisir le code agrément et le code organisme de ce dernier. Puis, fournir un identifiant et mot de passe au choix. Pour toute modification d adresse mail, adressez-vous à l APAGL. Cliquer ensuite sur «Je m inscris à Visale». Un de confirmation est envoyé à l adresse indiquée pour activation du compte. 3 3 Il est aussi possible de créer un compte locataire via l entrée «bailleur». Le 8/0/06 Page 3 sur 76

32 Cliquer sur «Mettre à jour mes données personnelles» afin de finaliser la création du compte. Mise à jour des données personnelles de l organisme (/) Choisir le support souhaité pour recevoir les notifications : par téléphone, mail ou les deux. 3 Réaliser une demande de cautionnement. 3 Le 8/0/06 Page 3 sur 76

33 Indiquer dans le cadre d un mandat de gestion. Mise à jour des données personnelles de l organisme (/) Répondre ensuite aux questions suivantes et saisir ses coordonnées. 3 Enregistrer les informations saisies. 3 Fonctionnalités du compte utilisateur Une fois le compte créé et les données personnelles complétées, l organisme peut faire une demande de cautionnement et effectuer un suivi de son ou de ses contrats de cautionnement. Le compte utilisateur lui permet de : Faire une ou des demande(s) de cautionnement ; Gérer une ou plusieurs demandes de cautionnement ; Visualiser l historique des contrats de cautionnement obtenus (les contrats de cautionnement sont stockés et peuvent être téléchargés directement depuis le compte utilisateur) ; Mettre à jour son profil et les données contractuelles (modification coordonnées, déclaration de changement de situation). Pour chacun des contrats de cautionnement actifs, l organisme peut : Visualiser les données du ou des logement(s) (coordonnées, montant loyer et charges indiqué au bail, date de signature du bail, date d effet du bail, date de sortie éventuelle du ou des co-titulaires) ; Visualiser le nom du ou des co-titulaires du bail ; Effectuer une demande de mise en jeu en cas d impayé ; Réaliser l actualisation du compte locataire au fil de l eau ; Suivre ses déclarations d impayés et être informé des procédures de recouvrement en cours ; Effectuer un remboursement en cas de trop perçu ; Signaler la sortie du ou des co-titulaires. Le 8/0/06 Page 33 sur 76

34 Visualiser le ou les contrats de cautionnement Visale en cours. Fonctionnalités du compte utilisateur (/) Retrouver un contrat de cautionnement en particulier via le module de recherche. 3 Gérer le contrat de cautionnement sélectionné et choisir l action souhaitée : - Accueil : accéder à la messagerie du dossier, visualiser les données principales du contrat, les éventuelles déclarations d'impayé réalisées, le récapitulatif des règlements versés par Action Logement et le suivi des trop perçus ; - Déclarer des impayés ; - Déclarer le départ du locataire ; - Déclarer un trop perçu. Tant qu aucune mise en jeu n a été réalisée, seul «Déclarer un impayé» est disponible. 3 Le 8/0/06 Page 34 sur 76

35 Fonctionnalités du compte utilisateur : mettre à jour les données contractuelles (/) Cliquer sur l item «Pour répondre à vos question» disponible dans l écran d accueil du compte utilisateur afin d ouvrir le formulaire de contact. Choisir dans la liste déroulante «Mise à jour des informations de votre contrat de cautionnement». 3 Saisir les informations à déclarer en suivant les indications. 4 Valider et envoyer les informations saisies. 3 4 Le 8/0/06 Page 35 sur 76

36 3.. Effectuer une demande de cautionnement 3... Réceptionner le visa du candidat locataire Avant la signature du bail, le candidat locataire doit au préalable effectuer une demande de visa. Une fois le visa du locataire certifié, celui-ci doit fournir une copie au bailleur (indiquant le numéro de visa qui lui est attribué). Les démarches à effectuer par l organisme pour valider le visa du locataire et demander le cautionnement sont indiquées sur le visa (aucune pièce justificative n est à fournir). Les informations suivantes y figurent également : Noms/prénoms et dates de naissance des titulaires du visa (ou du titulaire) ; Date de début et date de fin du visa ; Date limite de signature du bail (inférieure ou égale à la date de fin de validité du visa); Date limite d effet du bail (inférieure ou égale au er jour du mois suivant la date de fin de validité du visa); Date de certification du visa du ou des titulaire(s) ; Montant du loyer/charges autorisé ; Informations sur les logements éligibles. Le 8/0/06 Page 36 sur 76

37 3... Rechercher le visa certifié et valider le(s) co-titulaire(s) L organisme réalise une demande de contrat de cautionnement en ligne avant la signature du bail ou au plus tard le jour même (cliquer sur «J ai besoin d un nouveau contrat Visale» sur le compte utilisateur). La première étape consiste à vérifier l authenticité du visa certifié fourni par le(s) candidat(s) locataire(s) en renseignant le numéro unique du visa et le nom du candidat locataire (ou de l un des deux candidats locataires). Le ménage locataire qui signe le bail doit être le même que celui mentionné dans le visa et le contrat de cautionnement. A défaut, en cas de mise en jeu de la caution, le contrat de cautionnement sera résilié de plein droit. Aussi, l organisme doit être vigilant à ce que le(s) signataire(s) du bail soi(en)t le(s) même(s) que ceux qui figure(nt) sur le Visa. Si ce n est pas le cas avant la signature du bail, l organisme doit inviter le ménage locataire à refaire une demande de visa en adéquation/cohérence avec le ou les signataires prévus dans le bail. En cas de recherche infructueuse, l organisme est informé sur son espace que le visa recherché n existe pas. La demande de cautionnement ne peut être réalisée. Le candidat locataire doit obligatoirement obtenir un visa au préalable. Rechercher le visa certifié Renseigner le numéro de visa du ou des candidat(s) locataire(s) ainsi qu un nom de famille (futur titulaire ou co-titulaire). Si le visa est reconnu, les informations correspondantes s affichent. Vérifier la conformité des informations. 3 Répondre à la question «Votre futur ou vos futurs locataires sont-ils identiques à ceux indiqués sur le visa?». En effet, ne peuvent bénéficier du dispositif Visale sous peine de nullité du contrat les baux pour lesquels, au moment de l entrée dans les lieux, l identité du titulaire ou co-titulaire diffère de celle figurant sur le visa. 4 Passer à l étape suivante. 3 4 Le 8/0/06 Page 37 sur 76

38 3..3. Saisir les caractéristiques du logement à garantir Une fois la validité du visa vérifiée, l organisme doit renseigner les informations relatives aux caractéristiques du logement et du bail et valider sur l honneur la validité des informations renseignées. Aucune pièce justificative n est à fournir au moment de la demande de cautionnement. Les informations saisies seront à justifier en cas de mise en jeu de la garantie. Les informations suivantes doivent être saisies : Caractéristiques et coordonnées du logement ; Loyer et dates de signature et d effet du bail ; Coordonnées du bailleur (informations pré saisies à vérifier). L organisme confirme ou infirme si : Le(les) locataire(s) a (ont) un lien de parenté avec le propriétaire ; Le logement est la résidence principale du (des) locataire(s) ; Le bailleur/l organisme à une autre caution ou une assurance loyer impayé ; Le bail contient une clause résolutoire ; Le bail a pour objet une sous location ; Le logement loué n est pas conventionné et localisé dans une résidence étudiante ou universitaire. Une fois ces informations validées, l organisme est informé automatiquement de la conformité ou non des informations saisies au regard : De la localisation du logement ; De la date de signature par rapport à la date de fin de validité du visa (doit intervenir au plus tôt le jour de la validation du contrat de cautionnement et au plus tard avant la date de fin de validité du visa) ; De la date d effet du bail par rapport à la date de fin de validité du visa (doit être inférieure ou égale au er jour du mois qui suit la date de fin de validité du visa) ; Des conditions d éligibilité du bail et du bailleur (type de bail, lien de parenté, cumul des garanties etc.) ; Du montant de loyer/charges saisis par rapport au montant loyer/charges autorisé (à la fois par rapport aux plafonds contractuels et aux montants indiqués sur le visa du ou des candidat(s) locataire(s)). Si l un des contrôles opérés est négatif, l organisme est notifié du refus de sa demande de cautionnement en l état. Le 8/0/06 Page 38 sur 76

39 Renseigner les informations liées au bien à garantir Inscrire les coordonnées du logement et ses caractéristiques. Si le bien a déjà fait l objet d une location avec Visale, son adresse est pré inscrite. Pour ajouter une nouvelle adresse, il faudra cliquer sur «Ajouter une adresse». Indiquer le montant du loyer/charges mensuel. Il ne peut dépasser un plafond de 500 à Paris Intramuros et 300 pour le reste de la France. Il doit également correspondre au montant autorisé sur le visa du candidat locataire. Indiquer la date de signature et d effet du bail ainsi que la nature du bail. 3 Vérifier les données personnelles du bailleur préinscrites et actualiser si besoin. 4 Répondre à chaque question posée en cliquant sur «NON» ou «OUI». 3 5 Cocher la case «Je m engage sur l honneur ( )». L étape pourra être validée dès lors que l ensemble des champs a été renseigné. Si l un des contrôles opérés est négatif, l organisme est notifié du refus de sa demande de cautionnement en l état. 4 5 Le 8/0/06 Page 39 sur 76

40 3.3. Accepter les conditions de la garantie Valider la demande de cautionnement L organisme doit ensuite prendre connaissance et valider les conditions de mise en jeu de la caution puis les conditions de prise en charge des impayés de loyer par la caution. L organisme déclare et garantit satisfaire aux conditions d éligibilité du cautionnement Visale. Il déclare également que la souscription à la garantie Visale a bien été réalisée avant la signature du bail. L inexactitude des déclarations et le non-respect des conditions indiquées dans le contrat de cautionnement, qui devront être justifiées par l organisme au moment de la mise en jeu de la caution, rendront le contrat nul et entraineront ainsi l absence de versement par la caution au bailleur et de recouvrement des impayés de loyer auprès du locataire par la caution. Une fois le contrat de cautionnement validé, l organisme ne peut pas se rétracter. En l absence de signature du bail, le contrat sera sans effet. En cas de signature du bail, l organisme pourra décider de ne pas utiliser la caution Visale en cas d impayé. Valider le contrat de cautionnement Une fois les conditions de mise en jeu et de prise en charge validées, le projet de contrat est généré. Il peut être téléchargé. Prendre connaissance du contrat et veiller à parcourir l ensemble du projet de contrat de cautionnement jusqu au bout afin de pouvoir l accepter. Sans cette acceptation, le contrat de cautionnement reste en état de projet et n est pas validé. L organisme n est alors pas garanti. Cliquer sur «Accepter» afin de valider définitivement le contrat de cautionnement. En l absence de cette validation finale, le contrat n est pas valable. Les boutons «Accepter» et «Refuser» sont disponibles après avoir parcouru le contrat jusqu en bas de page. Le 8/0/06 Page 40 sur 76

41 3.3.. Réceptionner automatiquement le contrat de cautionnement Une fois le contrat validé par l organisme, sa génération est automatique. Une notification est envoyée au bailleur afin de l informer de la mise à disposition du contrat sur son compte utilisateur. Le contrat est rattaché à un identifiant unique et est téléchargeable en format PDF. La date d effet du contrat de cautionnement est égale à la date d effet du bail. Le contrat de cautionnement comprend les mentions principales suivantes : L identification des parties (le bailleur, la caution et le mandataire lorsqu il y en a un) ; Date de signature du bail ; Date d effet du bail ; Coordonnées du logement loué ; Nom(s) du (des) locataire(s) ; Le numéro de visa obtenu au préalable par le (les) locataire(s) et sa date limite de validité ; Montant mensuel du loyer et montant mensuel des charges ; Date de validation du contrat de cautionnement ; Conditions générales. A tout moment, l organisme peut effectuer une mise à jour des informations relatives à ses données personnelles et à celles du contrat (sortie des lieux du locataire par exemple). Réceptionner le contrat de cautionnement sur son compte utilisateur Visualiser le contrat validé et télécharger le document en cliquant sur le symbole orange. Gérer le contrat de cautionnement sélectionné en cliquant sur «Action». Pour plus de détails sur la mise à jour des données personnelles ou contractuelles, voir 3.. «Fonctionnalités du compte utilisateur». Le 8/0/06 Page 4 sur 76

42 4. Etape 3 : la mise en jeu de la garantie en cas d impayés de loyer par l organisme d intermédiation locative 4.. Rôle de l organisme d intermédiation locative Lors de la déclaration des impayés de loyer sur son compte utilisateur, l organisme s engage sur l exactitude et la complétude des informations et documents fournis en ligne justifiant de sa situation et des actions réalisées avant et au moment de la mise en jeu de la caution. Au moment de la mise en jeu de la caution, il devra justifier les déclarations réalisées au moment de la demande de cautionnement par les pièces justificatives appropriées. ACTIONS DES ORGANISMES IL En amont de la mise en jeu Procéder dès la survenance de l impayé à l envoi d une relance par lettre simple ou Favoriser la mobilisation du locataire en appréciant le motif de la survenance de l impayé locatif Prévenir l impayé locatif en orientant le ménage en fonction des difficultés rencontrées Au moment de la mise en jeu Adresser, dans les 5 jours de la constitution de l impayé, la lettre en RAR de mise en demeure Déclarer, dans les 30 jours de la constitution de l impayé, les loyers et charges quittancés et les règlements effectués Valider la quittance subrogative dans les 5 jours suivants sa mise à disposition sur l espace personnel organisme Validation de la quittance subrogative Informer, dès la validation de la quittance, le ménage de la réception prochaine d un commandement de payer Présenter et valoriser la possibilité de traitement adapté pour favoriser la mobilisation du ménage Inciter le ménage à la reprise du paiement du loyer et orienter le ménage vers les dispositifs de droit commun 4... Constitution de l impayé de loyer La première mise en jeu de la garantie ne peut intervenir que dans les cas suivants : Soit à la constitution de l impayé de loyer total : après le ème impayé de loyer total par le locataire, consécutif ou non, aides au logement perçues par l organisme, déduites ; Soit à la constitution de l impayé de loyer partiel, si le cumul des impayés partiels, consécutifs ou non, dépasse mois de Loyer, aides au logement perçues par l organisme, déduites. Le dépôt de garantie n est pas couvert au titre du contrat de cautionnement. Aucune somme réclamée au titre du dépôt de garantie, de pénalité ou indemnités par l organisme au locataire ne sera prise en charge par Action Logement. Le 8/0/06 Page 4 sur 76

43 Dès la survenance du premier impayé de loyer total ou partiel 3, l organisme s engage à relancer le locataire. A défaut de régularisation par le locataire, l organisme s engage au plus tard dans les 5 jours calendaires qui suivent la date de constitution de l impayé, à adresser au locataire par lettre recommandée avec demande d avis de réception une mise en demeure de régler sous huitaine. Il s engage également à déclarer l impayé à la caution dans les 30 jours suivant la constitution de l impayé de loyer. Principe 4... Délais de déclaration de l impayé à la caution à respecter par l organisme Impayé de loyer total : Exemples Date d exigibilité loyer N : 05/07/6 Date de survenance : 06/07/6 Envoi lettre simple : 6/07/6 Date d exigibilité loyer N : 05/08/6 Date de constitution de l impayé : 06/08/6 Envoi mise en demeure par lettre A/R par l organisme : /08/6 au plus tard Déclaration impayés à Action Logement : 06/09/6 au plus tard Impayé de loyer partiel : Montant de loyer/charges de 50 et impayé partiel de 00 à M, M+ et M+ : Date d exigibilité loyer N : 05/07/6 Date de survenance N : 06/07/6 Date d exigibilité loyer N : 05/08/6 Date de survenance N : 06/08/6 Date d exigibilité loyer N 3 : 05/09/6 Date de constitution de l impayé : 06/09/6 Envoi mise en demeure par lettre A/R par l organisme : /09/6 au plus tard Déclaration impayés à Action Logement : 06/0/6 au plus tard 3 La date de survenance de l impayé de loyer intervient à J+ de la date d exigibilité (ou date d échéance figurant au bail) du premier loyer impayé. Le 8/0/06 Page 43 sur 76

44 4..3. Engagements à respecter par l organisme d intermédiation locative L organisme s engage à informer à tout moment la caution, ou au plus tard aux échéances prévues, de tout événement impactant le suivi du dossier (nouvel impayé, encaissement direct de fonds transmis de la part du locataire, départ ou abandon du logement etc.). Ces déclarations doivent être faites en ligne depuis l espace de l organisme d intermédiation locative. Nouvel impayé de loyer s ajoutant à la dette déjà déclarée du locataire En cas de nouvel impayé de loyer s ajoutant à la dette du locataire ayant déjà fait l objet d une mise en jeu de la caution, l organisme bénéficie de 5 jours calendaires à compter de la date d exigibilité du loyer pour le déclarer via son compte utilisateur de façon complète et détaillée. Il s engage à fournir l ensemble des pièces demandées dans ce délai de 5 jours calendaires. Sortie des lieux du locataire Dans un délai de 60 jours calendaires à compter de la remise des clés par le locataire ou de l état des lieux de sortie ou de la reprise des lieux par le mandataire, l organisme s engage à fournir à la caution, via son compte utilisateur, le solde de tout compte remis à votre locataire. Encaissement direct de fonds par l organisme Après règlement de la caution à l organisme, tout encaissement direct de fonds provenant du locataire et reçu par l organisme est acquis à la caution en vertu de la subrogation et doit lui être versé dans les 0 jours calendaires suite à l encaissement. Actualisation trimestrielle L organisme s engage à actualiser trimestriellement la dette du locataire via son compte utilisateur dans un délai de 05 jours calendaires à compter de la date du dernier impayé de loyer déclaré (l organisme reçoit des notifications de rappel en amont des échéances) 4. Le non-respect des conditions évoquées en amont peut entrainer le refus de prise en charge ou une prise en charge partielle des impayés de loyer concernés Etapes de la mise en jeu de la garantie L organisme doit faire sa déclaration d impayé dans un délai de 30 jours calendaires à compter de sa constitution. Sélectionner le locataire en situation d impayé et mise à jour des informations du bailleur L organisme peut accéder par le biais de son compte utilisateur à l ensemble de ses contrats de cautionnement. Afin de déclarer un impayé de loyer, l organisme sélectionne le contrat concerné et clique sur «Déclarer des impayés». Une fois les impayés déclarés et validés, d autres actions pourront être réalisées à partir de ce menu déroulant (déclarer un nouvel impayé, déclarer un trop-perçu, actualiser la situation trimestrielle, déclarer une sortie du locataire). 4 En cas d actualisation mensuelle régulière, l organisme n est pas soumis à l actualisation trimestrielle. 5 Détail des sanctions et franchises à retrouver dans le contrat de cautionnement mais aussi au chapitre Le 8/0/06 Page 44 sur 76

45 Cliquer pour mettre à jour les données personnelles. Sélectionner le locataire en situation d impayé Cliquer pour choisir le support de notification souhaité : SMS, Mail ou les deux. 3 Visualisation du ou des contrats de cautionnement en cours. 4 3 Cliquer sur «Action» puis sur «Déclarer un impayé». 4 Saisir des éléments financiers L organisme doit saisir la date d exigibilité du loyer (si la date d exigibilité est le 0 de chaque mois, alors indiquer «0» par exemple). Il doit indiquer si le loyer est à terme échu (le locataire paie en fin de mois, le loyer du mois précédent) ou à terme échoir (le locataire paie en début de mois, le loyer du mois à venir). Une fois la date d exigibilité renseignée, l organisme doit déclarer les montants d impayés. L organisme doit saisir pour chaque mois déclaré le détail des sommes dues ou réglées. Débit : Ce que doit le locataire Loyers et charges impayés ; Régularisation de charges impayée ; Remboursement à la CAF par l organisme. Crédit : Ce que verse le locataire Loyers et charges payés ; Régularisation de charge payée ; Versement CAF sur le compte bailleur. Le 8/0/06 Page 45 sur 76

46 Avant de saisir les impayés, veiller à rassembler les pièces justificatives nécessaires. Saisir des impayés de loyer (/4) Résumé de la situation d impayé : le contenu sera complété une fois la déclaration d impayé réalisée. 3 Saisir la date d exigibilité du loyer. Par exemple, si la date d exigibilité est le 0 de chaque mois, alors indiquer «0» Cliquer sur le bouton vert qui apparaît afin de passer à l étape suivante. Le 8/0/06 Page 46 sur 76

47 Saisir des impayés de loyer (/4) Inscrire le mois concerné par l impayé (format MM/AA, ex : 07/6) Choisir le libellé de l opération : les débits (impayés de loyer, régularisations de charges impayées etc.) et crédits éventuels perçus. 3 Saisir les montants concernés. Une fois le montant saisi, une nouvelle ligne apparait en dessous afin de déclarer un autre débit ou crédit Cliquer sur «Enregistrer et suivant» pour enregistrer les données et passer à l étape suivante. Le bouton «Valider la déclaration» ne sera disponible qu une fois l ensemble des étapes terminées. 4 Le 8/0/06 Page 47 sur 76

48 Saisir des impayés de loyer (3/4) Indiquer l IBAN et le BIC du compte sur lequel Action Logement versera les sommes prises en charge. Cliquer sur enregistrer puis suivant. Saisir des impayés de loyer (4/4) Mettre à jour les informations sur la situation du locataire (et co-titulaire s il y a) : en place, en préavis ou sorti. Si le locataire est sorti ou en préavis, renseigner la date. Les justificatifs (état des lieux, solde de tout compte) devront être fournis dans un délai maximum de 60 jours après déclaration. Cliquer sur «Suivant». Le 8/0/06 Page 48 sur 76

49 Télécharger les pièces justificatives Une fois les éléments financiers renseignés, l organisme doit joindre les pièces justificatives nécessaires à la validation de la déclaration d impayés. Au cours de la première mise en jeu de la garantie, les pièces demandées sont à minima : Copie de la lettre de mise en demeure faite par l organisme au locataire dans les 5 jours à la constitution de l impayé ; et copie de l'accusé de réception (non obligatoire); BAIL (copie des conditions particulières et générales, hors diagnostics ;) ; KBIS ou copie, de moins de 3 mois / pour personnes morales (SCI) ; Copie Carte Identité ou Passeport du bailleur ou du gérant si personne morale (copie) ; Copie du dernier avis de Taxe foncière ; RIB du bailleur ou de son mandataire (ADB) ; Copie du mandat de gestion si le bien est confié en gérance. Dans le cas où le locataire a quitté les lieux au moment de la mise en jeu, des pièces complémentaires sont demandées : Solde de tout compte (arrêté du compte locataire définitif) (copie); Etat des lieux de sortie (copie). Dans le cas où le montant déclaré en impayé dû par le locataire correspond au montant de la régularisation annuelle de charge et/ou taxes ordures ménagères dû par le locataire : Copie du justificatif des charges de régularisation dues (régularisations de charges locatives de l année civile en cours et l année N- impayées). Le 8/0/06 Page 49 sur 76

50 L organisme devra joindre, en fonction de sa situation, les pièces justificatives nécessaires. Télécharger les pièces justificatives Cliquer «Enregistrer». sur Le 8/0/06 Page 50 sur 76

51 Valider la déclaration A la suite de l enregistrement de toutes les pièces justificatives, l organisme est renvoyé vers la page de saisie des impayés et doit valider définitivement sa déclaration en cliquant sur le bouton «Valider la déclaration». L organisme est invité à confirmer avoir pris en compte les informations relatives aux sanctions légales auxquelles il s expose en cas de fausse déclaration ou d omission volontaire. Une fois la case confirmant cette prise en compte cochée, l organisme peut valider définitivement la déclaration d impayé. L organisme s engage sur la validité des informations saisies avant de valider sa déclaration. Valider la déclaration d impayé Cocher la case «Je m engage sur l honneur ( )» et cliquer sur «J ai pris connaissance des sanctions auxquelles je m expose et valide ma déclaration». Le 8/0/06 Page 5 sur 76

52 Réceptionner l information de prise en charge de la demande de mise en jeu L organisme est immédiatement informé de la validation de sa déclaration et reçoit un numéro de dossier de mise en jeu. Un récépissé est enregistré sur le compte utilisateur du bailleur. Réception de l information de la prise en compte de la déclaration d impayés. Réceptionner l information de prise en charge de la demande de mise en jeu Cliquer sur «OK» pour revenir sur le compte utilisateur. Les opérations déclarées sont visualisables dans le détail du dossier. Validation de la demande de mise en jeu par les gestionnaires Une fois la déclaration instruite par les gestionnaires Action Logement et si celle-ci est recevable, l organisme est informé du montant de prise en charge et de la mise à disposition d une Quittance Subrogative 6 sur son compte utilisateur. L organisme a la possibilité de contester le montant de prise en charge indiqué en contactant un gestionnaire via sa messagerie (avec envoi obligatoire d une pièce justificative). Suite à la validation de la Quittance Subrogative par l organisme, le montant pris en charge sera réglé sur le compte du RIB transmis par l organisme. Ce dernier doit veiller à indiquer dans le décompte locatif «Versement caution Visale». 6 Document par lequel Action Logement est subrogé dans tous les droits et actions issus du contrat de bail et de ses annexes et privilèges de bailleur ou du mandataire à l encontre du ou des locataires défaillants. Le 8/0/06 Page 5 sur 76

53 4..5. Suivi de la déclaration Une fois la première déclaration d impayés réalisée, l organisme peut, sur son compte utilisateur via l onglet «Action» disponible pour chacun de ses contrats de cautionnement : Déclarer des impayés ; Déclarer le départ du ou des locataire(s) ; Déclarer un trop perçu ; Effectuer une déclaration trimestrielle obligatoire. Il peut également : Suivre la situation financière du dossier ; Envoyer un message à un gestionnaire Action Logement. Déclarer un nouvel impayé En cas de nouvel impayé de loyer s ajoutant à la dette du locataire ayant déjà fait l objet d une mise en jeu de la caution, l organisme bénéficie de 5 jours calendaires à compter de la date d exigibilité du loyer pour le déclarer via son compte utilisateur de façon complète et détaillée. Il s engage à fournir l ensemble des pièces demandées dans ce délai de 5 jours calendaires. La déclaration d un nouvel impayé fonctionne de la même façon que la première mise en jeu. Actualiser la situation du ou des locataires Dans un délai de 60 jours calendaires à compter de la remise des clés par le locataire ou de l état des lieux de sortie ou de la reprise des lieux par le mandataire, l organisme s engage à fournir à la caution, via son compte utilisateur, le solde de tout compte remis à votre locataire. A condition que le Visa puis le contrat de cautionnement soient en cohérence avec le bail : En cas de congé valide d un des co-titulaires du bail, l organisme sera toujours garanti par la caution pour le co-titulaire du bail restant, dans la limite de son départ et des 3 premières années du bail. Le co-titulaire sorti restera bien redevable des impayés de loyer constitués avant son départ et jusqu à la fin de la solidarité (légale ou conventionnelle de 6 mois maximum) que le lie avec le co-titulaire restant dans le logement. En cas de congé valide d un des co-titulaires du bail et ayant entrainé un avenant au bail par l organisme, le contrat de cautionnement sera résilié de plein droit à la date de l avenant. En effet, le fait de modifier le bail ou d effectuer un avenant au bail, sauf pour des raisons liées à de nouvelles dispositions légales ou règlementaires, est une condition de résiliation de la garantie par la caution. Le 8/0/06 Page 53 sur 76

54 Cas particulier du renouvellement de conventionnement ANAH en cours de bail Le bénéfice du dispositif Visale cesse de plein droit pour toute modification du bail par voie d avenant hors application de dispositions légales ou réglementaires et à l exception d un avenant en cas de décès du bailleur. Dans le cadre d un renouvellement de conventionnement ANAH en cours de bail, la signature d un nouveau bail est autorisée uniquement si les conditions suivantes sont respectées (conditions cumulatives) : o o o Le bail initial est couvert par le dispositif Visale (contrat de cautionnement toujours en cours) Par rapport au bail initial, l évolution de loyer (charges comprises) doit être inférieure ou égale au loyer (charges maximum) du visa Les titulaires du bail doivent rester les mêmes. Si l ensemble de ces conditions est respecté, le contrat de cautionnement initial se poursuit dans les conditions initiales. Lors de la mise en jeu : l organisme doit transmettre le bail relatif au contrat de cautionnement, la copie du renouvellement de la convention ainsi que le nouveau bail signé. Déclarer un trop perçu L organisme doit déclarer les montants ayant généré un trop perçu. En effet, il doit rembourser immédiatement toute somme perçue à tort, notamment les sommes remboursées par le locataire ou tout autre organisme alors que Visale a procédé à la prise en charge d impayés. Une fois le paiement réalisé par la caution auprès de l organisme, les règlements ultérieurs effectués par le locataire seront affectés en priorité au loyer en cours. Ils ne peuvent pas être affectés aux loyers impayés antérieurs ou à la dette la plus ancienne qui a été par ailleurs remboursée par la caution. Un module dédié est disponible afin que celui-ci rembourse en ligne ou par chèque la somme concernée. Le 8/0/06 Page 54 sur 76

55 Déclarer un trop perçu Cliquer lorsqu une actualisation du dossier a été réalisée en amont et a identifié un trop perçu à reverser. Indiquer le montant à rembourser et inscrire un commentaire (origine du trop-perçu etc.). 3 Indiquer si le remboursement est réalisé par chèque ou carte bancaire puis le nom du titulaire du compte. 4 Valider. 3 4 Le 8/0/06 Page 55 sur 76

56 Effectuer une actualisation du compte locataire L organisme s engage à actualiser trimestriellement la dette du locataire via son compte utilisateur dans un délai de 05 jours calendaires à compter de la date du dernier impayé de loyer déclaré. Il reçoit une notification de rappel à J+90 suivant la dernière date de déclaration l informant du délai restant de 5 jours. Il est recommandé d effectuer l actualisation de manière mensuelle. Au moment de la déclaration, l organisme doit choisir entre une actualisation en ligne avec saisie manuelle ou la production d un décompte à joindre. L actualisation a pour objectif de reproduire les mouvements du compte locataire (débit/crédit) directement en ligne sur votre espace. Seuls les justificatifs de régularisation de charges sont requis. Elle permet à l organisme de choisir l une des trois situations proposées suivantes : Le locataire a repris le paiement de son loyer Depuis la dernière déclaration ou actualisation, le locataire a repris le paiement de ses loyers et aucun versement ou impayé supplémentaires n est intervenu. Le locataire a repris le paiement de son loyer, et il a effectué des paiements supplémentaires Depuis la dernière déclaration ou actualisation, le locataire a repris le paiement de ses loyers et a effectué un, ou plusieurs, versement(s) supplémentaire(s). Le locataire n a pas repris le paiement de son loyer Depuis la dernière déclaration ou actualisation, au moins un nouvel impayé de loyer, total ou partiel, est survenu. Renvoi au même écran que l entrée «Déclarer des impayés» Actualisation du compte locataire en ligne (/3) Cliquer sur «Action» puis «Actualiser le compte locataire». Cliquer sur l une des trois situations (voir cas détaillés par situation à partir de la page 6) Le 8/0/06 Page 56 sur 76

57 Actualisation du compte locataire en ligne (/3) Cliquer sur «Action» puis «Actualiser le compte locataire». Actualisation du compte locataire en ligne (3/3) Indiquer si le montant du loyer a changé ou non. Le 8/0/06 Page 57 sur 76

58 Situation : Le locataire a repris le paiement de son loyer Renseigner l ensemble des mois depuis la dernière primodéclaration ou actualisation Pour chaque mois, inscrire en ligne : - Le loyer attendu figurant sur le bail : sélectionner «loyer et charges quittancés» - Le loyer et les charges réglés par le locataire : sélectionner «loyers et charges payés» - Si des régularisations de charges sont intervenues : inscrire la régularisation «quittancée» (cette dernière doit être justifiée pour valider) et «payée». - En cas de versement d allocation logement : inscrire les versements CAF reçus et/ou remboursés Le locataire a repris le paiement de son loyer En cas de changement de la situation des locataires (départ locataire) : - Cliquer sur l item «situation du locataire» et sélectionner «En place», «En préavis», «Sorti» - Cliquer sur le bouton «Actualisation» pour retourner à la validation de l'actualisation 3 3 Valider l actualisation. Un accusé de réception de l actualisation est disponible dans l espace personnel. Prendre connaissance des éléments juridiques et «valider la déclaration» Le 8/0/06 Page 58 sur 76

59 Situation : Le locataire a repris le paiement de son loyer et a effectué des paiements supplémentaires Renseigner l ensemble des mois depuis la dernière primodéclaration ou actualisation Pour chaque mois concerné par un trop perçu, inscrire en ligne : - Le loyer et les charges réglés par le locataire : sélectionner «loyers et charges payés» - Si des régularisations de charges sont intervenues : inscrire la régularisation «payée» - En cas de versement d allocation logement : inscrire les versements CAF reçus Le locataire a repris le paiement de son loyer et a effectué des paiements supplémentaires En cas de changement de la situation des locataires (départ locataire) : - Cliquer sur l item «situation du locataire» et sélectionner «En place», «En préavis», «Sorti» - Cliquer sur le bouton «Actualisation» pour retourner à la validation de l'actualisation 3 - Cliquer directement sur le bouton «Valider la déclaration» pour finaliser votre déclaration. - Prendre connaissance des éléments juridiques et «valider la déclaration». - Pour régler directement, cliquer sur «Reverser un trop perçu». Le solde en faveur d'action Logement Services doit être reversé au plus tard sous 0 jours. - Indiquer un commentaire (obligatoire) et sélectionner un mode de paiement. - Un accusé de réception de votre actualisation est disponible dans votre espace personnel. 3 Le 8/0/06 Page 59 sur 76

60 Situation 3 : Le locataire n a pas repris le paiement de son loyer Renseigner l ensemble des mois depuis la dernière primodéclaration ou actualisation. Pour chaque mois, inscrire en ligne : - Le loyer attendu figurant sur le bail : sélectionner «loyer et charges quittancés» - Si aucun paiement n a été effectué par le locataire, ne rien renseigner. - Si des régularisations de charges sont intervenues : inscrire la régularisation «quittancée» (cette dernière doit être justifiée pour valider) et «payée». - En cas de versement d allocation logement : inscrire les versements CAF reçus et/ou remboursés. En cas de changement de la situation des locataires (départ locataire) : - Cliquer sur l item «situation du locataire» et sélectionner «En place», «En préavis», «Sorti» - Cliquer sur le bouton «Actualisation» pour retourner à la validation de l'actualisation Le locataire n a pas repris le paiement de son loyer 3 - Cliquer directement sur le bouton «Valider la déclaration» pour finaliser votre déclaration. - Prendre connaissance des éléments juridiques et «valider la déclaration». - L actualisation a bien été enregistrée et sera traitée dans les meilleurs délais. - Un accusé de réception de votre actualisation est disponible dans votre espace personnel. 3 Le 8/0/06 Page 60 sur 76

61 Suivre la situation financière du dossier en impayé L ensemble des informations relatives au suivi du dossier (déclaration, impayé, versements, trop perçu) est disponible dans ce module. Visualiser les informations générales liées à la situation du locataire et à l impayé déclaré/pris en charge. Suivre la situation financière du dossier en impayé Récapitulatif des déclarations d impayés de loyer réalisées par le bailleur. Le 8/0/06 Page 6 sur 76

62 5. Etape 4 : les démarches en cas d impayés locatifs Dès lors que le locataire rencontre des difficultés à honorer le paiement de son loyer, celui-ci doit se manifester auprès de son organisme IL. Dès la première demande de mise en jeu effectuée par l organisme IL, le processus de recouvrement des impayés est initié par la caution par une démarche contentieuse (envoi d un commandement de payer). Le processus de recouvrement des sommes versées au Bailleur au titre du contrat de cautionnement sera engagé par Action Logement, en vertu du principe de subrogation. Les démarches mises en œuvre s inscriront dans une double logique : Une logique de responsabilisation du Locataire visant à favoriser sa mobilisation rapide et à limiter ainsi l aggravation de la dette. Pour ce faire, un commandement de payer ou une mise en demeure seront délivrés dès la première mise en jeu payée au bailleur. Une logique de traitement adapté de l impayé, visant à rechercher avec le ménage locataire, dès lors que celui-ci se mobilise, une solution de règlement ou de relogement adaptée à sa situation. A ce titre, un diagnostic social et budgétaire avec un professionnel, ainsi qu une contractualisation personnalisée lui seront proposés. En cas d échec de la démarche adaptée, Action Logement engagera en son nom une procédure en résiliation du bail et/ou de recouvrement contentieux de la créance pour les sommes versées au bailleur Principes d intervention Une procédure de recouvrement initiée par l envoi d un commandement de payer au locataire Un accès au traitement adapté multicanal, rendu possible uniquement sur demande du locataire Des délais d intervention structurants la démarche de traitement adapté Des outils en ligne proposés au locataire via son espace personnel (visale.fr) Une proposition de diagnostic social et budgétaire avec un professionnel Action Logement, permettant d orienter le locataire vers une solution adaptée En cas d échec de la démarche adaptée, une procédure contentieuse menée par Action Logement pouvant mener à la résiliation du bail. Le 8/0/06 Page 6 sur 76

63 5... Processus de traitement adapté Rôle de l organisme d intermédiation locative Les procédures de recouvrement et notamment le traitement adapté des impayés au regard de la situation des locataires doivent être mis en œuvre en lien avec l organisme concerné. Le rôle de l organisme IL est d'accompagner le ménage dans la démarche recouvrement soit en proposant un plan de remboursement directement en ligne sur le site, soit en échangeant avec un gestionnaire Action Logement. 00% DE TRANSFORMATION Un objectif commun Tout contact de locataire en impayé locatif doit se traduire par la mobilisation effective de ce dernier dans la recherche d une solution pour régulariser sa situation Le 8/0/06 Page 63 sur 76

64 Des modalités et des démarches permettant de favoriser la régularisation de la situation pourront être proposées, l intérêt étant d optimiser les actions et mobilisation des dispositifs de droit commun au profit du locataire. Dans tous les cas, Action Logement reste seul décisionnaire des modalités de recouvrement à engager auprès du locataire. Objectifs des organismes IL L organisme IL s engage à : Informer le Locataire des démarches de recouvrement engagées par Action Logement dès la survenance des premières difficultés de paiement. L information des ménages constitue en effet une étape décisive pour favoriser leur mobilisation, en amont de l engagement de la procédure de résiliation du bail. Partager avec les conseillers d Action Logement toutes informations nécessaires à la réalisation d un diagnostic de qualité et celles devant favoriser la recherche d une solution adaptée. Mobiliser les dispositifs locaux en faveur du ménage Locataire, en concertation avec les équipes gestionnaires d Action Logement. Rechercher une solution de relogement pour les ménages accompagnés par l organisme en Impayé, dès lors que la situation sociale ne permet pas d envisager un maintien dans les lieux. ACTIONS DES ORGANISMES IL En amont de la contractualisation Inciter le locataire à se mobiliser en valorisant la souplesse des modalités disponibles sur son espace (notification IL) Présenter au locataire les différentes modalités de régularisation de sa situation disponibles sur son espace Appréhender la situation d impayé et identifier/guider vers les solutions de régularisation adaptées Favoriser la contractualisation en ligne ou via le professionnel Action Logement en fonction des situations Au moment de la contractualisation Identifier les causes de l impayé et évaluer les capacités budgétaires des ménages Prendre systématiquement les coordonnées du locataire et les transmettre aux gestionnaires pour prise de contact Accompagner le locataire dans la proposition de modalités amiables dans les délais d accès au traitement adapté S assurer de la validation de la contractualisation par le locataire (notification organisme IL) Suivi de la contractualisation Sensibiliser le ménage aux enjeux et aux conséquences en cas de non-respect de la contractualisation mise en place Actualiser de manière mensuelle les déclarations à partir de l espace organisme IL Prévenir les incidents en incitant le locataire à se manifester en cas de difficultés pour réévaluer les modalités Déclarer tout changement de situation pouvant impactant la contractualisation et le respect des engagements pris Le 8/0/06 Page 64 sur 76

65 5..4. Les étapes de la démarche du locataire ) Se rendre, suite à la réception du commandement de payer, sur son espace personnel Locataire ) Formaliser un mode de régularisation des impayés: Rembourser la dette en ligne ; Contacter un gestionnaire Action Logement afin de valider des modalités adaptées à sa situation. Mettre en place d un plan de remboursement en ligne via un module dédié 3) Valider la contractualisation pour permettre la suspension de la procédure contentieuse 4) Mettre en œuvre les éventuelles préconisations effectuées par le gestionnaire Action Logement 5) Respecter les engagements et informer son gestionnaire de toutes difficultés rencontrées Important - Le traitement adapté est accessible uniquement sur demande du locataire dans les : 60 jours suivant la délivrance du CDP pour le locataire occupant jours suivant la délivrance de la MED pour le locataire sorti POURQUOI DEMANDER UN TRAITEMENT ADAPTÉ? Une procédure adaptée avec une souplesse des modalités amiables Etre informé des modalités d accès sur son espace (notification locataire, notification organisme à venir) Echanger avec un professionnel sur les solutions les plus adaptées au regard des difficultés rencontrées (bénéficier d un diagnostic social et budgétaire si nécessaire) Bénéficier de solutions de remboursement variées, souples, flexibles et modulables, via des outils en ligne disponibles sur son espace personnel locataire Formaliser une solution adaptée à la situation d impayé via une contractualisation (pouvant être présentée au bailleur et à d autres organismes) Réévaluer à tout moment les modalités définies pour qu elles soient adaptées aux éventuels changements de situation Bénéficier d un suivi du remboursement de la dette locative et des paiements effectués Pouvoir à tout moment échanger de manière personnalisée avec un gestionnaire dédié Etre informé des droits et devoirs en tant que locataire Le 8/0/06 Page 65 sur 76

66 Cliquer pour accéder au courrier d information indiquant l engagement de la procédure de recouvrement des impayés. Réception par le locataire de l information relative au lancement de la procédure contentieuse (/) Cliquer sur «Un impayé a été déclaré, je cherche une solution de règlement» (bouton disponible dès validation de la prise en charge par Action Logement). Choisir entre «Régler ma dette» pour accéder au module bancaire et «Contacter un conseiller Action Logement» pour accéder à une solution personnalisée. Réception par le locataire de l information relative au lancement de la procédure contentieuse (/) Le 8/0/06 Page 66 sur 76

67 5..5. Rembourser en ligne Le locataire peut choisir de rembourser par carte bancaire tout ou partie de sa dette. En choisissant ce module, le locataire est conduit sur un module bancaire. Afin de valider son paiement, le locataire doit impérativement cliquer sur le bouton «Retour Boutique» du module bancaire. Une fois le remboursement réalisé, un récépissé lui est transmis sur son compte utilisateur, accusant réception du paiement. Si le paiement solde la dette, un courrier d information lui sera communiqué à la suite du traitement comptable. La procédure contentieuse est cependant poursuivie à l encontre du locataire tant que la dette n est pas soldée. Le module de remboursement en ligne par carte bancaire reste disponible à tout moment, y compris au-delà des délais d accès au traitement adapté. Module de remboursement en ligne par carte bancaire Choisir le montant du remboursement et accepter les conditions. Cliquer sur «Continuer» pour accéder au module bancaire. Le 8/0/06 Page 67 sur 76

68 5..6. Réaliser un plan de remboursement en ligne Le locataire a également la possibilité d être conduit vers un module lui permettant de proposer un échéancier de paiement en ligne. Celui-ci doit permettre le remboursement total de la dette en 8 mois maximum (6 mois pour les locataires sortis) avec une échéance minimale de 5. A défaut, il est conseillé au locataire de contacter un gestionnaire Action Logement afin d obtenir plus d informations et/ou de trouver une solution adaptée à sa solution. Une fois l échéancier finalisé, le locataire doit valider la mise en place du plan de remboursement. La validation s effectue par la saisie des coordonnées de carte bancaire et la validation du paiement de la ère échéance. Le versement de la première échéance est obligatoire pour valider l échéancier de remboursement. Le contrat validé est ensuite envoyé sur l espace personnel du locataire. Le document peut être édité et contient les informations relatives à son plan de remboursement : rappel du montant total de la dette, montant de l échéance mensuelle, date de versement de la première échéance et durée du plan. Avant chaque échéance, le locataire reçoit un rappel sur son compte utilisateur et est invité à payer l échéance dans les délais impartis. Le locataire doit respecter ses engagements (respect de l échéancier et reprise du loyer totale). Dès lors qu il rencontre des difficultés à les honorer, il s engage à se manifester auprès d un gestionnaire Action Logement. A défaut, la procédure contentieuse pouvant conduire à l expulsion du logement sera conduite à son encontre par Action Logement Réaliser une contractualisation avec un gestionnaire Action Logement Le locataire peut choisir de contacter un gestionnaire Action Logement par le biais de sa messagerie afin de trouver une solution de résolution de sa dette adaptée à sa situation. La possibilité de contact d un gestionnaire Action Logement permet au locataire de bénéficier d une information sur les différentes solutions qui conviennent le mieux pour régulariser sa situation. La définition de modalités de remboursement adaptées à la situation du locataire se traduit par une contractualisation du locataire avec Action Logement. Une fois les modalités de remboursement définies avec le gestionnaire, le locataire reçoit le contrat à valider sur son compte utilisateur. En l absence de validation dans les 7 jours calendaires par ce dernier, la contractualisation est caduque et la procédure contentieuse se poursuit. Une fois le contrat validé, le locataire s engage à respecter les modalités définies. Toutes les informations impactant la contractualisation seront transmises sur le compte utilisateur du locataire (mode de paiement, non-respect des engagements (aggravation ou incident de paiement), arrivée au terme de la contractualisation, échanges avec le gestionnaire, solde de la dette, poursuite de la procédure contentieuse etc.). Le traitement adapté ne consiste pas à annuler une dette ou à suspendre les obligations du locataire. Celui-ci doit honorer ses engagements. A défaut, le gestionnaire Action Logement a la possibilité de transférer le dossier au contentieux à tout moment. La procédure contentieuse pouvant conduire à l expulsion du logement sera conduite à son encontre par Action Logement. Le 8/0/06 Page 68 sur 76

69 Choisir le mode de contact souhaité : joindre un conseiller par téléphone, demander à être rappelé ou envoyer un mail. Module de contact d un gestionnaire Action Logement Valider la demande. En cas de demande de rappel ou d envoi de mail, le délai de traitement est de jours ouvrés. Le 8/0/06 Page 69 sur 76

70 Visualiser les échanges avec Action Logement. Visualisation du compte utilisateur dans le cadre d une contractualisation avec un gestionnaire Action Logement Cliquer sur les pièces jointes pour accéder aux documents transmis et effectuer des opérations (par exemple valider la contractualisation). Le 8/0/06 Page 70 sur 76

71 6. Circuit d échanges Pour toutes questions métiers, les organismes doivent se rapprocher de leur Fédération (FAPIL ou SOLIHA), notamment dans une logique de centralisation des questions et d alimentation de la FAQ Pour toutes questions techniques, le Centre de ressources de l APAGL se tient à disposition des organismes IL : o Boite mail «ilsecurisation@apagl.fr» o Ligne téléphonique : Le 8/0/06 Page 7 sur 76

72 ANNEXE Procédure de demande d agrément L APAGL est en charge de la réception de la demande d agrément de l organisme IL, son analyse et sa validation. ETAPE PREALABLE : DEMANDE D AGREMENT N Etape Démarches attendues Règles de gestion à respecter par l organisme Demande d agrément par l organisme Pour faire une demande d agrément, l organisme d intermédiation locative doit transmettre un mail sur la boite «il.securisation@apagl.fr» Le formalisme du mail doit être respecté et les données suivantes doivent figurer 7 : - Nom de l organisme - Nom de la Fédération dont il est membre - Mentions légales - Coordonnées, adresse complète - Téléphone et mail Données agrément au sens des articles du CCH : - La date d agrément initial de l organisme au sens des articles Envoi d un mail sur la boite ilsecurisation@apagl.fr avec en objet : «Demande d agrément APAGL Nom organisme» Les données demandées doivent figurer dans le mail. Le formalisme du mail doit être respecté. Les pièces justificatives demandées doivent être jointes au mail en format PDF. 7 Cf. Formalisme demande d agrément Le 8/0/06 Page 7 sur 76