Compter et gérer 1 / 9. Compter et gérer

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1 Compter et gérer 1 / 9 Compter et gérer I. LA NECESSITE D'UNE COMPTABILITE Au-delà des obligations légales qui imposent aux entreprises de tenir une comptabilité, avoir un système comptable au sein de l'entreprise est un outil indispensable pour piloter son activité. La comptabilité est le moyen d'aboutir à des documents de synthèse, qui offrent les outils de contrôle de l'entreprise. Ainsi, c'est grâce à la comptabilité que l'on peut : Calculer ses coûts de revient ; Planifier son développement ; Vérifier sa rentabilité (bénéfices ou pertes) ; Etablir des budgets. La comptabilité est une technique qui est soumise à des règles strictes à la fois dans ses procédures et dans sa présentation. Par souci de cohérence, elle doit respecter un «Plan comptable général» propre à chaque pays, selon la législation en vigueur. Néanmoins, il est tout à fait possible à l'entreprise, notamment quand elle est de petite taille, de mettre en place une comptabilité simple, ne sollicitant que périodiquement des comptables agréés pour établir les documents comptables légaux de fin d'exercice. 1. La comptabilité en partie simple Même si cette comptabilité ne suffit pas aux obligations d'informations externes (Etat) auxquelles est soumise l'entreprise, la comptabilité en partie simple reste l'outil de base de l'entreprise. Elle est fondée sur l'enregistrement des flux monétaires dans un journal de caisse et de banque. Le cahier de recettes et de dépenses (ou le journal de caisse et de banque) Le cahier de recettes et de dépenses est l'outil de base de toute comptabilité. Il permet d'identifier les mouvements d'argent de l'entreprise, c'est à dire : A une date donnée, la différence entre les recettes et les dépenses s'appelle : le solde de trésorerie. Si l'entreprise n'a qu'une caisse, le solde de trésorerie = le solde de caisse. Si l'entreprise a une caisse et une banque, le solde de trésorerie = le solde de caisse + le solde de banque. Concrètement, pour créer un cahier de recettes et de dépenses, il suffit d'un cahier, d'un stylo, et d'une règle.

2 Compter et gérer 2 / 9 Date Libellé Entrée Sortie Solde 01/01/97 02/01/97 02/01/97 Apport en capital Emprunt Machine L'enregistrement de la comptabilité doit impérativement être fait sur la base de documents que l'on appelle les pièces comptables. Elles constituent les traces des mouvements comptables de l'entreprise. Les plus courantes sont : Les factures de vente ; Les factures d'achat ; Les fiches de salaires ; Les bons d'entrée et de sortie de caisse. Si l'on a une caisse et une banque, il suffit d'avoir un cahier de caisse et un cahier de banque. Tenir un cahier de recettes et dépenses, permet de répondre à trois questions : - Combien ai-je fait de recettes sur la période choisie? - Combien ai-je fait de dépenses sur la période choisie? - Quel est mon solde de trésorerie à une date donnée? Le simple cahier de recettes et de dépenses ne permet pas d'apporter toutes les réponses aux questions que l'entrepreneur se pose à tout moment. - Combien ai-je dépensé en emballages, en loyer, en investissements, etc.? - Combien d'argent me doivent mes clients? - Combien d'argent dois-je à mes fournisseurs, à mes salariés? - Quelle quantité de fruits ai-je en stocks? Le livre de dépenses et de recettes n'enregistre que les flux monétaires ou financiers. Elle ne représente qu'un compte (le compte de caisse ou de banque) parmi tous les autres comptes de l'entreprise. Pour tenir les autres comptes, il faut introduire la notion de comptabilité en partie double. 2. La comptabilité en partie double Les outils présentés ci-dessus relèvent d'une comptabilité simple, qui enregistre les dépenses et les recettes et fournit un solde de monnaie. Cette comptabilité peut être enrichie d'une tenue de comptes de personnes (les créances et les dettes des correspondants). Il existe néanmoins tout un ensemble de comptes permettant l'élaboration d'un système comptable dit en partie double. Ce système permet à la fois de tenir une comptabilité du patrimoine et du résultat de l'entreprise. L'objet de ce chapitre n'est pas d'expliquer la comptabilité en partie double. Elle est soumise à une réglementation et à un droit, propres à chaque pays. Mettre en place une comptabilité en partie double nécessite des compétences techniques et une formation spécifique. Pour cela, il est nécessaire de recourir aux services d'un comptable. Nous rappellerons simplement les principes de bases d'une telle comptabilité :

3 Compter et gérer 3 / Principes de base Les opérations de l'entreprise constituent un ensemble de flux. La comptabilité enregistre les mouvements de valeurs liés à ces flux, en utilisant comme unité de mesure l'unité monétaire. Quand l'entreprise vend des marchandises à crédit, il y a une sortie de marchandises : c'est un flux réel. Cette sortie engendre un droit de créance sur le client ayant reçu cette marchandise : c'est aussi un flux réel. Dans le cas d'une comptabilité simple, cette opération ne serait pas enregistrée dans le cas où l'entreprise n'a qu'un livre de recettes et de dépenses. La comptabilité en partie double permet d'enregistrer l'ensemble des flux de l'entreprise, qu'ils soient monétaires ou réels. Imaginons que vous achetiez un marteau à un commerçant de la place. Que cet achat soit effectué à crédit, de sorte que vous ne paierez le marteau que le mois prochain. On peut donc constater deux flux. Le premier correspond à l achat d un marteau échangé contre une dette auprès du fournisseur. C est un flux réel. Achat d un marteau Création d une dette D un point de vue comptable, on débite le compte «Achat» et l on crédite le compte «Fournisseur». Fournisseur Achat Débit Crédit Débit Crédit Le mois suivant, vous annulez votre dette en payant le fournisseur. C est un flux financier. Paiement Annulation de la dette D un point de vue comptable, on crédite le compte «Caisse» et l on débite le compte «Fournisseur». Fournisseur Caisse Débit Crédit Débit Crédit

4 Compter et gérer 4 / 9 A la fin de l année, selon l enregistrement chronologique de l ensemble des flux de l entreprise, la comptabilité en partie double permettra de dégager deux types de documents : le bilan et le compte de résultat. 2.2 Le bilan C'est une représentation des ressources mises à la disposition de l'entreprise et des emplois liés à ces ressources. Les ressources sont de trois sortes : Celles apportées par l'exploitant, les associés ou les actionnaires : elles sont généralement permanentes. Celles apportées par les fournisseurs, les banquiers et tout autre créancier : elles sont temporaires. Les profits réalisés par l'entreprise. L'ensemble des ressources s'appelle le PASSIF. Les emplois sont également de trois sortes : Ceux utilisés à de l'investissement immobilisé (terrains, machines, etc.). Ceux utilisés temporairement (stocks, créances, trésorerie). Les pertes (l'opposé des profits) de l'entreprise. L'ensemble des emplois s'appelle L ACTIF. Le bilan est représenté sous forme d'égalité entre les ressources et les emplois, de sorte que : ACTIF PASSIF EMPLOIS RESSOURCES Le bilan décrit le patrimoine de l'entreprise, c'est à dire l'état de son capital et de ses biens, de ses créances et de ses dettes. Le bilan s'obtient de deux manières : - Par l'enregistrement quotidien des opérations selon le principe de la partie double ; - Par les opérations d'inventaire après l'arrêté des comptes. 2.3 Le compte de résultat Le compte de résultat est un état qui récapitule les opérations de l'activité de l'entreprise ayant une incidence sur le résultat. L'entreprise fournit des biens et des services : ce sont ses PRODUITS ; pour cela, elle consomme d'autres biens et services : ce sont ses CHARGES. Le solde entre ses produits et ses charges est le résultat : PRODUITS CHARGES RESULTAT

5 Compter et gérer 5 / 9 Grâce au bilan et au compte de résultat, l'entrepreneur a une vision globale de son entreprise. Il donne régulièrement, à la fin de chaque exercice : Une photo de l'entreprise : ce qu'elle possède, ce qu'elle doit : c'est le bilan Un film de l'activité : ce qu'elle a produit, ce qu'elle a consommé : c'est le compte de résultat. II. ANALYSER SA COMPTABILITE Le bilan et le compte de résultat pour l'entreprise sont les documents à partir desquels l'entrepreneur peut faire le diagnostic de son entreprise comme un médecin fait le diagnostic de santé de ses patients. On distingue deux types d'analyse pour effectuer le diagnostic de santé de son entreprise : l analyse par les flux et l'analyse par les ratios. 1. Analyse par les flux Cette méthode permet de connaître les différentes formes de ressources et de besoins de l'entreprise. Cette analyse se fait à partir du bilan exclusivement. Nous avons vu qu'il existe des ressources à long et court terme et des emplois à long et court terme également dans l'entreprise. La différence entre les ressources et les emplois à long terme s'appelle le fonds de roulement. Il détermine l'excédent de ressources financières prévues pour durer dans l'entreprise. C'est un peu le «trésor de guerre» de l'entreprise. Il se calcule de la manière suivante : Emplois long terme Ressources long terme Immobilisations nettes Capital + résultats cumulés Fonds de roulement Emprunts à long terme De même, la différence entre les ressources à court terme et les emplois à court terme s'appelle le besoin en fonds de roulement. Il exprime les besoins en trésorerie (ou les ressources) liés au cycle d'exploitation.

6 Compter et gérer 6 / 9 Il se calcule de la manière suivante : Stocks Besoin en fonds de roulement Créances clients Dettes Fournisseurs Emplois court terme Ressources court terme L'objectif est que les besoins en fonds de roulement soient couverts par le fonds de roulement. Autrement dit, il faut que les excédents de ressources financières à long terme puissent financer les besoins de trésorerie d'exploitation. La différence entre le fonds de roulement et les besoins en fonds de roulement donne la valeur de la trésorerie disponible : Fonds de roulement Besoin en fonds de roulement TRESORERIE 2. Analyse par les ratios Un ratio est le rapport de deux valeurs économiques ou financières. Il est utilisé comme un indicateur que l'on compare à un indicateur type, qui sert de clignotant à l'entreprise. Exemple : Les délais de paiement des clients L'entrepreneur a défini un délai moyen de paiement des clients ne pouvant dépasser trente jours après la date de facturation : Clignotant : trente jours. A la fin de l'année, sur la base du bilan, les créances clients apparaissent pour Fcfa. A la fin de l'année, sur la base du compte de résultat, mon chiffre d'affaires s'élève à Fcfa. Mon ratio client est de : Créances clients x Période étudiée soit x 365 jours = 57,5 jours Chiffre d affaires Mon ratio client, c'est à dire le délai de paiement moyen sur l'année de mes clients est supérieur à mon clignotant (le délai que je ne veux pas dépasser).

7 Compter et gérer 7 / 9 Ratio clients Clignotant 57,5 jours 30 jours Il existe ainsi toute une «batterie» de ratio qui permet à l'entreprise de contrôler sa gestion, sur la base des clignotants qu'elle aura soit définis elle-même, soit qui sont définis par l'usage courant. Type de ratio couramment employé Types de ratio Nom Ratio Unité Explications Rotation client Compte client Vente quotidienne Jour Ratio de gestion Ratio financier Ratio d exploitation Rotation fournisseur Rotation stock Taux d endettement Rentabilité du capital Taux de profit Taux de main d œuvre Compte fournisseur Achat quotidien Stocks produits finis Vente quotidienne Dettes à long terme Capitaux propres Résultat net Capitaux propres Résultat net Vente Salaires Vente Jour Jour Permet de connaître le délai moyen de paiement moyen des clients. Permet de connaître le délai moyen de règlement des fournisseurs. Permet de connaître le nombre de jours de vente de produit déjà en stocks. % Ce ratio permet de connaître le niveau d indépendance financière de l entreprise. % Ce ratio donne le taux de rentabilité des capitaux investis. % Ce ratio donne le taux de profit ou de rentabilité de la marge. % Ce ratio évalue la part du travail dans la constitution du chiffre d affaires. Les ratios se comparent à des clignotants, mais surtout d'une période sur l'autre. (le plus souvent d'une année sur l'autre). Cela permet ainsi de comprendre l'évolution de l'entreprise dans le temps. Les ratios présentés ci-dessus sont obtenus à partir de valeurs économiques et financières. Il existe cependant d'autres types de ratios, basés sur des unités de temps, de matières ou d'événements. Types de ratio Ratio Unité Explications Matière Temps Evénements Quantité produite à refaire Quantité produite totale Quantité de produits finis Heures de travail effectives Nbre de pannes par machine Nbre total de machines % Exprime le taux de réfection. Ce taux renseigne sur le rendement du personnel et l objectif de qualité des produits. % Définit les cadences de travail. Ce taux évalue la productivité du personnel de production. % Définit le taux de panne de l appareil productif. M ettre en place une comptabilité d'entreprise nécessite un appui de la part d'organismes de formation comptable ou de cabinets d'expertise comptable. Définissez avec eux, en fonction de vos besoins, les outils à mettre en place mais aussi votre tableau de bord et les clignotants de votre entreprise.

8 Compter et gérer 8 / 9 III. L INFORMATISATION DE LA GESTION Depuis plusieurs années désormais, l informatique est devenue accessible au plus grand nombre. Les ordinateurs ont des coûts de plus en plus réduits, et de nombreux logiciels standardisés se sont développés. Ainsi, il existe toute une gamme de logiciels spécialement adaptés à la gestion et à la comptabilité des petites et moyennes entreprises. Ces outils permettent d automatiser de nombreuses fonctions (facturation, bons de commande, inventaire des stocks), mais aussi de ressortir des statistiques de vente ou d achat selon différents critères, et enfin de basculer les informations dans un logiciel de comptabilité. De nombreuses marques de logiciels sont disponibles sur le marché. Ces logiciels proposent sensiblement les mêmes fonctionnalités, au même prix. Le système repose d une marque à l autre sur les mêmes principes généraux : - Un logiciel de gestion commerciale permet de créer ses factures, de gérer ses approvisionnements et les stocks, ainsi que de suivre les impayés de ses clients (cf. schéma ci-dessous). - Une passerelle permet de basculer les informations commerciales vers un logiciel de comptabilité, et de sortir périodiquement les éléments de synthèse (bilan, compte de résultat). Les types d articles Les articles Les clients Les articles composés La facture

9 Compter et gérer 9 / 9 Au fur et à mesure que l on établit ses factures, que l on entre ses bons de production, que l on enregistre les règlements des clients, le logiciel traite l ensemble des données et permet d imprimer des états statistiques : Le menu impression permet de sortir régulièrement : - la valeur des stocks par article - les quantités vendues par article - l évolution du chiffre d affaires par client - les impayés - le journal des ventes et des achats - etc. L e coût de l informatisation de la gestion a considérablement chuté en quelques années. Il est tout à fait possible d acquérir un ordinateur et une imprimante pour un budget de FF. De même, les logiciels de gestion et de comptabilité adaptés aux petites et moyennes entreprises n excèdent pas FF.

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