Epreuve Sportive ou Manifestation sur voie publique -

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1 Préfet du Haut-Rhin Epreuve Sportive ou Manifestation sur voie publique - Pour être recevable, le dossier doit être intégralement complété, signé et adressé avant le délai réglementaire requis.. Le dossier est constitué d une demande d autorisation (1 ère partie) et des pièces annexes (2 ème partie).. Une notice de renseignements et de conseils pratiques se situe en page ère partie manifestation sportive - épreuve sportive - raid nature multi-activités NB : pour les épreuves sportives, raids, duathlon, triathlon également la rubrique «renseignements complémentaires Epreuve/Manifestation : Dénomination : Date(s) :... Type (Championnat, etc) : Nature (triathlon randonnée de cyclotourisme, rollers, course cyclisme «contre la montre», raid multiactivités, etc Date(s):... Manifestation organisée sous couvert de la Fédération (indiquer le nom) :.... et inscrite à son calendrier : oui non > Si non, dans quel cadre :..... Classement : oui non Basé sur Valeur globale estimée des récompenses :... Localisation exacte du lieu de départ et horaires : Localisation exacte du lieu d arrivée et horaires :..... Pays, Département, Arrondissement, Bans Communaux traversés :.. 1

2 Bans communaux - communes traversés avec indication des horaires de passage > les voies empruntées doivent être indiquées avec précision y compris lors de la traversée d agglomération(s). > si l organisation comporte plusieurs parcours, il convient de remplir une notice pour chaque parcours avec indication des catégories engagées sur chacun. > pour les «duathlon «triathlon» et»raid» les changements de disciplines doivent apparaître. > il est possible de remplacer ces indications par le «tableau de route/horaire» Bans communaux traversés Nature et numéro des voies empruntées Horaires de passage 2

3 L organisateur: Nom de la personne morale :.. Nom du président:..... Affiliation à une fédération (n, nom, date).. Adresse du siège social : Téléphone : ou fax: Déclaration effectuée par :... Qualité :.. Adresse :.. Téléphone (fixe et portable)..:.. et/ou fax:.. Coordonnées (nom, fixe, portable, mail ou fax ) et qualité de deux responsables de l épreuve ou de la manifestation (les renseignements portés doivent permettre de joindre ces personnes à tout moment avant le déroulement de l événement ainsi qu au jour de déroulement) 1). 2). Les Participants/Concurrents/Spectateurs Participants/Concurrents Nombre attendu :.... Manifestation réservée aux seuls licenciés : oui non Participants/concurrents mineurs - : oui indiquer l âge - non Nombre de véhicules accompagnateurs et nature.. Pour les épreuves comportant la participation d animaux, préciser le type d animal et indiquer le nombre (conseil : l organisateur doit s assurer, au préalable, que ces derniers satisfassent aux règles sanitaires en vigueur ) Spectateurs attendus oui non Nombre estimé Localisation.... Le Parcours Nb : pour les épreuves sportives, triathlons, duathlons et raids complémentaires» se reporter également à la rubrique «renseignements Distance à parcourir... si la distance doit être parcourue plusieurs fois 3

4 Distance d un tour nombre de tours..... Nombre de points de rassemblements : Localisation de ces derniers ( les reporter également sur le plan).... Nombre de points de contrôle.. Localisation de ces derniers ( les reporter également sur le plan).. Nombre de points de «réchappe»... Localisation de ces derniers ( les reporter également sur le plan)... Modalités d organisation/mesures de sécurité prévues - au besoin les reporter sur une feuille annexe Procédures de départ..: Procédures d'arrivée. mesures de protections prises (lignes de «départ/arrivée», encadrement de l épreuve ou de la manifestation, etc ).... Nature et volume du dispositif de surveillance et de signalisation Effectif du personnel prévu (hors service d ordre et signaleurs). Service d ordre prévu > Nombre d agents dont signaleurs et professionnels Concours des sapeurs-pompiers : oui non > Si oui : sapeurs-pompiers de.... > dans quel cadre?.... Concours des forces de l ordre : oui non Gendarmerie Nationale : Police Nationale Police Municipale de..... Une convention a-t-elle été signée? : oui non > Si oui, à quelle date? : nature et nombre des véhicules "ouvreur" et/ou "balai»... signalisation de l épreuve faite par. mesures d informations des riverains par.. Moyens de liaisons assurés par.. Moyens de secours Date et horaire effectif de couverture médicale. Coordonnées du médecin

5 Qualité et service d'origine - pour le(s) médecin(s) "urgentiste(s)";.....:.. Coordonnées de l'organisme des secouristes... Nombre d ambulance (si non fournie par l association de secourisme)... > Coordonnées de l'organisme > origine(type ASSU, catégorie A ou type VSAV) > N d'agrément :.. Existe-t-il des portions de parcours non accessibles aux secours : oui non > si oui, procédure d accès des secours : Localisation de l'implantation des "postes de secours" (ces derniers peuvent être portés de façon lisible sur le plan de masse) Divers Mesures d exploitation du trafic (coupure de la circulation publique) oui non Y-a-t-il un parking : oui non NB : l'organisateur doit prévoir des emplacements pour personnes à mobilité réduite facilement accessibles > Si oui : situation géographique : Mesures de sécurité prévues au titre de la réglementation des établissements relevant du public : Date de la dernière visite de la Commission de Sécurité :. Avis émis :. Renseignements complémentaires relatifs aux courses : cyclisme, pédestre, etc.. Si plusieurs courses sont organisées : indiquer sur feuille annexe et pour chacune d elle (1 feuille par course) - les renseignements complémentaires portés ci dessous, ou joindre le détail d organisation effectué auprès de la fédération de rattachement- après vous être assuré que les renseignements complémentaires sollicités sont bien portés - Ne pas oublier de joindre, en cas de parcours différents, et pour chaque course l itinéraire détaillé accompagné d un plan de masse localisation exacte du lieu de départ et horaire localisation exacte du lieu d arrivée et horaire. catégorie engagée distance totale si la distance doit être parcourue plusieurs fois Distance d un tour nombre de tours.. Pour les épreuves comportant des d'étapes, préciser. 5

6 préciser l organisation et le déroulement (ex : départs échelonnés de xx personnes, en groupes de (x) personnes, ne pas oublier d indiquer les localisations des changements Renseignements complémentaires relatifs aux «triathlon» et «duathon» Si plusieurs départs sont organisés : indiquer sur feuille annexe et pour chacun d eux (1 feuille par course) - les renseignements complémentaires portés ci dessous - Ne pas oublier de joindre, en cas de parcours différents, et pour chaque course l itinéraire détaillé accompagné d un plan de masse Localisation exacte du lieu de départ et horaire Localisation exacte du lieu d arrivée et horaire. catégorie engagée.. Type d épreuve (ex : individuelle, Relais par équipe de xx coureurs, tandem : 1 cycliste, 1 coureur à pieds, etc ). Nature de l épreuve (ex : pédestre et VTT ; pédestre/natation/vélo, etc ) ou Disciplines pratiquées lors du raid.. si la distance doit être parcourue plusieurs fois Distance d un tour nombre de tours.. préciser l organisation et le déroulement (ex : départs échelonnés de xx personnes, en groupes de (x) personnes, ne pas oublier d indiquer les localisations des changements de disciplines -.. Mesures de sécurité aquatiques (pour les épreuves de natation). Renseignements complémentaires relatifs à l organisation d un raid sport nature localisation exacte du lieu de départ et horaire. localisation exacte du lieu d arrivée et horaire.. catégorie engagée distance totale si la distance doit être parcourue plusieurs fois Distance d un tour nombre de tours.. préciser l organisation et le déroulement (ex : départs échelonnés de xx personnes, en groupes de (x) personnes, ne pas oublier d indiquer les localisations des changements -. 6

7 durée de l épreuve et temps de référence pour sa réalisation... principales caractéristiques du parcours (avec indication des dénivelés)..... et matériel à utiliser... niveaux techniques et compétences indispensables à posséder. adaptation des moyens mis en œuvre pour la sécurité des tracés du parcours, caractéristiques de l épreuve, à la fiabilité des équipements installés à poste fixe (zones acrobatiques, passage sur cordes, etc ) Mesures de sécurité aquatiques (pour les épreuves de canoe, etc..).... adaptation des moyens mis en œuvre au respect de l usage du milieu naturel. A le. Date - qualité du signataire - cachet 7

8 Engagement Cet engagement fait partie de la demande Je soussigné :. agissant en qualité de.. au nom de l association m engage: 1) à décharger l Etat, les Collectivités Territoriales et leurs représentants de toute responsabilité notamment en cas de sinistre pour ce qui concerne tous les risques éventuels et notamment les conséquences des dommages qui pourraient être causés aux personnes ou au tiers par le fait soit de l épreuve/manifestation intitulée ou de ses essais éventuels, soit d un accident survenu au cours de son déroulement 2) à supporter ces mêmes risques. A cet effet, j ai contracté une assurance notoirement solvable auprès de.. ; assurance conforme aux dispositions du code du sport et de la réglementation générale applicable aux manifestations sportives sur la voie publique, et comportant la clause réglementaire aux termes de laquelle l assureur renoncera, en cas de sinistre, à tout recours contre l Etat et les autorités départementales ou municipales ainsi que contre toute personne relevant desdites autorités à un titre quelconque. 3) à prendre en charge tous les frais d un service d ordre exceptionnellement mis en place à l occasion du déroulement de l épreuve/manifestation A..le Signature et Qualité du déclarant responsable 8

9 2 ème partie : Annexes à joindre Toutes les pièces sont à joindre la demande d autorisation (pour rappel) Le programme ou règlement particulier de la manifestation pour les épreuves sportives et raids, le programme ou règlement particulier de l épreuve doit être visé par la fédération de rattachement. Une attestation de police d assurance couvrant la responsabilité civile de l organisateur, des participants et de toute personne nommément désignée et prêtant son concours à l organisation (telle que définie par l article R du Code du Sport). plan de masse en couleur situant précisément le tracé de la manifestation avec indication du sens du parcours, les points «départ/arrivée», les points de ravitaillements, de secours et de réchappes, la localisation des postes de signaleurs. Ce plan doit être réalisé en une échelle lisible au besoin faire un plan de masse du tracé dans sa totalité accompagné en une échelle plus grande - de plusieurs plans retraçant le tracé dans son intégralité si la manifestation comporte plusieurs tracés il convient de porter chaque tracé. Pièces supplémentaires relatives aux épreuves sportives et raids l extrait du calendrier fédéral portant inscription de l épreuve. Les attestations de présence des médecins, secouristes, ambulances (si présence) l attestation de présence des «secouristes» doit mentionner les moyens mis à disposition le plan de déviation validé par les Unités Territoriales du Conseil Général (pour les manifestations avec fermeture de voies ou déviations) liste nominative des signaleurs devant être en place le jour de l épreuve (rappel : ces derniers doivent être majeurs et titulaires du permis de conduire). 9

10 Renseignements et recommandations Où adresser votre demande et dans quel délai? Manifestation soumise à déclaration : hors compétition, horaire fixe et/ou classement sur une vitesse ou moyenne imposée Le dossier doit être déposé, au moins, 4 semaines avant la date de la manifestation, auprès de : la sous-préfecture compétente si l itinéraire ne franchit pas les limites de l arrondissement concerné la préfecture si la manifestation se déroule sur plusieurs arrondissements d un même département chaque préfecture concernée si la manifestation traverse plusieurs départements. Epreuve sportive soumise à autorisation : avec compétition et/ou classement basé sur une prise de temps (vitesse, chronométrage, régularité ) Le dossier doit être déposé, au moins 3 mois avant la date prévue pour le déroulement de l épreuve. Ce délai est toutefois réduit à 2 mois lorsque l épreuve se dispute dans le cadre d un seul département. Le dossier doit être déposé auprès de : la sous-préfecture compétente si l itinéraire ne franchit pas les limites de l arrondissement concerné la préfecture si la manifestation se déroule sur plusieurs arrondissements d un même département la préfecture dont dépend la commune de département de départ de l épreuve si celle-ci traverses plusieurs départements (nb : un dossier similaire est à déposer dans chaque préfecture concernée). si l épreuve se déroule également sur un pays frontalier, un dossier est à déposer à la Préfecture du département Français concerné par le trajet si l épreuve traverse plus de 20 départements, l autorisation est à solliciter également auprès du Ministère de l Intérieur. Conseils relatifs à l établissement de l'itinéraire Préalablement au dépôt du dossier, il est conseillé de prendre contact avec : a- les Maires des communes traversées => pour recueillir leur approbation et avoir connaissance de manifestations prévues à la date de l'épreuve envisagée ou de travaux locaux. b- les services du Conseil Général => pour connaître la programmation des travaux des routes concernées, hors agglomérations. c- les services de la Gendarmerie Nationale (ou de la Police Nationale) => pour déterminer les points sensibles, dangereux. d- l Office National des Forêts (ONF) => pour les accès aux chemins forestiers, etc Il est nécessaire d obtenir, préalablement au déroulement, les autorisations des propriétaires privés concernés par le tracé de la manifestation ou de l épreuve sportive. Contacts à la Préfecture du Haut-Rhin La demande est à adresser au Bureau des Usagers de la Route - Service "Epreuves Sportives" de la Préfecture du Haut-Rhin (11, rue de la République BP COLMAR Cedex) Pour toute information, vous pouvez contacter : Carole DURR. : Tél : : 10

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