Piloter son activité d'ingénierie territoriale avec Excel et Operations Dashboard SIG Octobre 2016

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1 Piloter son activité d'ingénierie territoriale avec Excel et Operations Dashboard SIG 2016 Octobre 2016

2 Sommaire La mission Ingénierie P03 Le tableau de bord : pourquoi?.....p09 Le tableau de bord : les outils.....p10 Le tableau de bord : la mise en œuvre.....p12 Perspectives d évolution...p20

3 La mission Ingénierie 27 Le Département de l Eure Population : hab. (Insee 2013) Un territoire rural (95% des communes < hab.) aux portes de la Normandie

4 La mission Ingénierie 27 Mais d abord, qu est-ce que l ingénierie territoriale? "Étude d'un projet industriel sous tous ses aspects (techniques, économiques, financiers, monétaires et sociaux) et qui nécessite un travail de synthèse coordonnant les travaux de plusieurs équipes de spécialistes." (Larousse) Le terme ingénierie publique désigne les prestations effectuées par l'etat pour les collectivités locales notamment dans les domaines suivants : voirie, ouvrages d'art, environnement, eau potable, assainissement, éclairage public, aménagement, constructions publiques Ces prestations peuvent prendre la forme de prestations de maîtrise d'œuvre (de la conception et du suivi des travaux jusqu'à leur achèvement), de conseil et d'assistance à maîtrise d'ouvrage (diagnostic, conseil, études préalables et études de faisabilité, conduites d'opération pour la réalisation d'équipements techniques, appui au montage financier d'une opération ).

5 La mission Ingénierie 27 La genèse de la mission Avant, dispositif de l Etat : Assistance Technique de l Etat pour des raisons de Solidarité et d Aménagement du Territoire (ATESAT) => dispositif crée en 2001 et supprimé en 2014 Comment aider les collectivités dans leurs projets? Projets à mener de plus en plus complexes Nécessité d'une expertise pointue dans de nombreux domaines Le Département possède des compétences, qu'il souhaite partager!

6 La mission Ingénierie 27 Le fonctionnement de la mission Ingénierie 27 créée en janvier 2014 Objectif : apporter une aide aux collectivités dans leurs projets d ingénierie Les services : Conseil gratuit Assistance à maîtrise d'ouvrage Maîtrise d'œuvre Sensibilisation / Formation Les prestations sont fournies par les services du Département ou par ses partenaires :

7 La mission Ingénierie 27 Le fonctionnement de la mission Un budget annexe : des dépenses et des recettes Structure composée de 2 agents : Traitement des demandes Animation Coordination Gestion administrative des dossiers Les prestations payantes sont réalisées par les services du Département

8 La mission Ingénierie 27 Le fonctionnement de la mission Gestion d un portefeuille de «clients» Suivi de l activité Devis, factures Système de refacturation Beaucoup d informations à gérer!

9 Le tableau de bord Pourquoi? Disposer d une vision territorialisée de nos interventions Faciliter le croisement d informations pour mieux comprendre les territoires et leurs enjeux Avoir une meilleure lecture de notre activité Partager nos informations, notamment avec nos partenaires Disposer d un outil de communication efficace

10 Le tableau de bord Les outils Outlook, pour gérer les échanges avec les collectivités et les partenaires Excel, pour gérer l intégralité de notre activité : Portefeuille de clients Suivi de l activité Devis Factures Indicateurs Word, pour la rédaction des courriers Difficile d avoir un SI efficient!

11 Le tableau de bord Les outils Pour améliorer la gestion et le suivi de l activité, nous avons décidé d utiliser le SIG Un postulat de base : conserver notre fichier de suivi existant (Excel), faute de pouvoir se doter d un véritable outil de gestion de la relation client (CRM) +

12 Le tableau de bord La mise en œuvre : principe 1. Fichier de suivi : Ajout d un identifiant unique pour chaque demande Création d un fichier de suivi unique (avant, un fichier par année civile) 2. Création de la cartographie des dossiers : Géolocalisation de chaque dossier : 360 point localisés (6 jours de travail) Pour chaque point, attachement des documents importants : comptes rendus de réunion, devis, commandes 3. Jointure entre la couche de points créée et le fichier de suivi

13 Le tableau de bord La mise en œuvre 1 2 3

14 Le tableau de bord La mise en œuvre Base de données ArcSDE contenant : Une classe d entités ponctuelles localisant les affaires Une table jointe issue de l import de notre fichier de suivi Des vues permettant d alimenter notre tableau de bord Des outils pour alimenter la base de données

15 Le tableau de bord La mise en œuvre Intégration du fichier de suivi : Convertir le fichier Excel en table SDE Utilisation de FME pour résoudre des problème de champs Création d un modèle pour faciliter l import régulier du fichier de suivi

16 Le tableau de bord La mise en œuvre Les couches de requêtes : Pour disposer d informations automatiquement actualisées Traçabilité grâce aux requêtes stockées Possibilité d ajouter des champs calculés, non existant dans la table source Permet d alimenter le tableau de bord Exemple : devis historisés par mois

17 Le tableau de bord La mise en œuvre : Operations Dashboard Un outil combinant données «non» géographiques et données SIG Une vision «carto» «graphique» Principe : Publication d un MXD sur ArcGIS Online Câblage des données avec un tableau de bord («vue des opérations») Et c est tout!

18 Le tableau de bord La mise en œuvre : pour résumer Démonstration!

19 Le tableau de bord Les problèmes rencontrés Source des données : Excel ArcGIS : couches de requêtes parfois contraignantes (notamment en cas d absence d identifiant unique) ArcGIS : vues spatiales et pièces jointes non gérées Operations Dashboard : nombre de widgets et de représentations graphiques limités / paramétrages parfois trop simples ArcGIS Online : paramétrage des symbologies parfois délicat (points proportionnels ) ; des partages parfois non compatibles avec nos règles de confidentialité ; des mises à jour de la plateforme qui peuvent faire «planter» l application

20 Perspectives d évolution Bilan positif La souplesse des outils a permis de mettre en place la solution facilement (pour qui connaît le monde ESRI ) Le tableau de bord permet aux partenaires d Ingénierie 27 d avoir une vision partagée de l activité L apport de la «carto» «graphie» est un réel avantage pour communiquer autour de notre mission et offrir une vision synthétique de notre activité L interface moderne et attrayante du tableau de bord favorise l accès aux informations et facilite leur compréhension

21 Perspectives d évolution de Dashboard vers Insights? L enjeu majeur est de se passer d Excel Mais une solution type CRM est coûteuse pour une petite structure comme la nôtre Les évolutions d Operations Dashboard (solution full web) devraient permettre d optimiser son utilisation Plus globalement, ce type d outil pourrait répondre à de nombreux besoins de la collectivité, qui a plus que jamais besoin d outils de pilotage, dans un contexte budgétaire contraint Enfin, nous nous intéresseront au futur produit Insights, qui semble très prometteur!

22 Ingénierie 27 Vos questions? Merci de votre attention!