SIRH 3.0 TALENTS PLANNING RH PAIE PILOTAGE PORTAIL RH.

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1 SIRH 3.0 TALENTS PLANNING RH PAIE PILOTAGE PORTAIL RH

2 LES TECHNOLOGIES NUMÉRIQUES AU SERVICE DES NOUVEAUX ENJEUX DES DRH LES NOUVEAUX ENJEUX DU DRH NUMÉRIQUE POURQUOI METTRE EN PLACE UN SIRH? QUAND LA GESTION DES RH DEVIENT COLLABORATIVE Les missions des Directions des Ressources Humaines ont fortement évolué au cours des dernières années, impactées par une législation dense et complexe et un contexte économique tendu. La rationalisation des coûts, la recherche de rentabilité et la né - ces sité de disposer de données RH fiables pour garantir un bon climat social et éviter les risques financiers sont devenues des en jeux majeurs pour le DRH. D une fonction autrefois très administrative, le DRH prend désormais part à la stratégie de développement de l entreprise. Le volume croissant des informations, les évolutions perpétuelles et rapides de la lé - gislation ou encore la nécessité de gagner du temps sur les tâches administratives pour se con centrer sur des mis - sions à plus forte valeur ajoutée conduisent le DRH à re - penser son organisation et à s in - terroger sur les ou tils susceptibles de l aider face à ces nouveaux enjeux. Plusieurs études récentes démontrent les bénéfices concrets de la mise en place d un SIRH : gain de temps, réduction du coût de la fonction RH et des prestations associées, qualité et fiabilité des données RH, amélioration du service rendu en interne, transparence dans les process RH. Une nouvelle organisation du travail se met en place, soutenue par les nouvelles technologies et l adoption grandissante du Cloud. Les outils collaboratifs, la dématérialisation, la fluidité de circulation de l information et la décentralisation des tâches administratives participent à la mutation de la struc ture organisationnelle de l entreprise et de la ges tion des Ressources Humaines. 2

3 LA RÉPONSE DE NIBELIS Dès l origine, Nibelis a construit son offre sur la technologie Cloud afin d apporter une réponse performante et moderne aux entreprises de taille intermédiaire. Le SIRH Cloud Nibelis offre une suite intégrée d applications Paie & RH, accessible à partir d un simple navigateur web, intégrant en continu et de manière transparente les nouveaux dispositifs réglementaires. CLOUD COMPUTING Accés illimité aux données Traitements instantanés Richesse fonctionnelle Paie et RH États de contrôle automatisés Connectivité web services Système d information mutualisé Hébergement sécurisé Évolution fonctionnelle continue Simulations illimitées Applications RH intégrées Paramétrages réglementaires États d analyse automatisés WEB 3

4 LE SIRH PAR NIBELIS L OFFRE NIBELIS, C EST 3 COMPOSANTES CLÉS : 1 Une solution Cloud de gestion 2 Une offre de services à forte 3 de la Paie avec une couverture fonctionnelle étendue et une interface web permettant aux utilisateurs de tous secteurs d activité de réaliser de manière autonome ou accompagnée toutes les opé - rations de paie, de contrôle et de reporting. valeur ajoutée, pour accompagner les entreprises dans la gestion déléguée ou accompagnée de tout ou partie de leur processus de paie par des consultants experts dédiés. Une suite RH totalement intégrée à la Paie, qui couvre les besoins des DRH en termes de gestion des talents, de gestion des plannings, de pilotage social et de partage de l information via une approche collaborative entre le service RH, les managers et les salariés. Talents Planning RH Paie Pilotage Portail RH Formation Compétences & Évaluations Recrutement Absences Présence Activité Administration du personnel Paie Déclaratifs Rapports légaux Simulation budgétaire Décisionnel Gestion Administrative Manager Données personnelles Notes de frais BÉNÉFICES Un portail d accès unique à toute la suite RH : une plateforme de gestion en Cloud couvrant toutes les fonctionnalités de gestion Paie et RH et offrant des mises à jour en temps réel des évolutions légales et une accessibilité totale des données. Une efficacité et une communication accrues entre les services grâce à un accès possible à tout moment sur internet, sur tout type d écran et simultanément à l aide des identifiants de connexion propres à chaque utilisateur. L information circule plus vite auprès des salariés et les tâches administratives RH sont décentralisées auprès des managers. Une fiabilité renforcée, critère fondamental dans un environnement social et légal très complexe : un socle RH qui s appuie sur la base paie afin de garantir la justesse des données exploitées, d éviter des redressements coûteux et de garantir la satisfaction des salariés. Un gain de temps et un budget maîtrisé en s affranchissant de la maintenance technique et évolutive (mises à jour légales et conventionnelles, assistance personnalisée). Une société de services à forte valeur ajoutée pour ses clients, via une équipe de consultants confirmés, une équipe juridique et un service support. Grâce à la technologie Cloud, les utilisateurs Paie et RH accèdent à tout ou partie de la Solution (en fonction de leurs droits et habilitations) et bénéficient du support des consultants Nibelis qui administrent la plateforme en temps réel. 4

5 PAIE ADMINISTRATION DU PERSONNEL PAIE DÉCLARATIFS La gestion de la Paie représente un réel enjeu pour les entreprises. Une mauvaise gestion peut induire un climat social difficile et avoir de lourdes conséquences financières. Nibelis est la seule solution de gestion de la Paie qui offre à ses clients l ensemble des avantages d une technologie de pointe : disponibilité des informations, performances techniques, évolutivité fonctionnelle, sécurité des données... Nibelis se charge des mises à jour légales et conventionnelles et gère la totalité du paramétrage de l environnement paie de ses clients en leur offrant la garantie d une base de données fiable qui vient alimenter l ensemble des applications RH. Le détail des calculs est justifié à chaque étape du processus de paie, et des états de contrôle assurent une totale traçabilité des opérations, ce qui participe à la bonne conformité des traitements. GESTION ADMINISTRATIVE DES SALARIÉS PRODUCTION DE LA PAIE DÉCLARATIFS ET ÉTATS DE GESTION Centralisation des données personnelles Paie et RH du salarié Personnalisation des champs de la fiche salarié (photo, gestion documentaire, champs RH spécifiques...) Alertes automatiques et personnalisées : fins de CDD, renouvellements de périodes d essai Gestion multi-sociétés, multi-conventions collectives Modélisation légale (table de rubriques pré-paramétrée) Import des éléments variables de paie et calcul des bulletins en temps réel, dématérialisés au for - mat PDF Télédéclaration des cotisations (DSN mensuelle) Télétransmission des attestations dématérialisées (DSN événementielle) Génération automatique des états de paiement, des virements (SEPA) et correspondance avec les écritures comptables BÉNÉFICES 1 Aucune contrainte matérielle ni technique : aucun frais de maintenance à prévoir. 2 Interface ergonomique facile d utilisation. 3 Veille réglementaire assurée par Nibelis pour une prise en compte en temps réel des évolutions légales. 4 Instantanéité des calculs pour une productivité accrue. 5 Automatisation des contrôles de paie (audit des bulletins, états de gestion M-1/M, traces des calculs...). 5

6 TALENTS RECRUTEMENT FORMATION COMPÉTENCES & ÉVALUATIONS Les applications Talents de Nibelis apportent une fiabilité et un gain de temps considérable dans les phases de recrutement, de formation et d évaluation des collaborateurs de l entreprise. Grâce à des processus collaboratifs associés à la technologie Cloud, l ensemble des actions du processus est coordonné et centralisé. RECRUTEMENT L application Recrutement vous permet : La gestion efficace de vos re - crutements et le suivi des candidats tout au long du processus, jusqu à leur intégration dans l entreprise en tant que collaborateurs La constitution d un vi vier de candidats L élaboration de grilles d évaluation par type de postes et le re - porting associé (analyse des candidatures entrantes, contrôle des coûts...) FORMATION Avec l application Formation, procédez facilement à : L élaboration de votre plan de formation La collecte, par workflow, des besoins et souhaits de formation de chaque collaborateur La préparation et au suivi de votre budget en toute simplicité, dans le respect des dispositifs légaux en vigueur COMPÉTENCES & ÉVALUATIONS L application Compétences & Évaluations offre : un outil de gestion précis des compétences internes in - dividuelles et collectives l alignement de ces compétences à la stratégie de l organisation Le respect de l obligation légale visant à évaluer les salariés tous les 2 ans lors d entretiens professionnels imposés par la ré - forme de la formation professionnelle de mars 2014 RECRUTEMENT Diffusion des annonces via job boards Dossiers de candidatures Entretiens de recrutement 1 ÉVALUATIONS 3 SALARIÉ 2 FORMATION Évaluation annuelle Souhaits de mobilité/formation Définition d un plan d actions/objectifs Recueil des souhaits de formation Construction du plan de formation Suivi des sessions RÉFÉRENTIEL GPEC Emplois Métiers Compétences Savoir être et savoir faire BÉNÉFICES 1 Rationalisation de la partie administrative des processus : un gain de temps estimé à 30 % en moyenne pour un recrutement et une mise en œuvre en quelques semaines. 2 Réponse aux enjeux financiers, organisationnels et maîtrise des budgets : garantie de l atteinte des objectifs, réduction des coûts administratifs, analyse complète des coûts directs et indirects et gestion efficace des compétences internes. 3 Responsabilisation et mobilisation de vos collaborateurs, fluidité de l information via un processus collaboratif personnalisable et automatisé. 4 Fiabilité et conformité : intégration des différentes applications entre elles, favorisant la fluidité des échanges, séquencement des processus de recrutement, de conduite d entretiens et de pilotage de formations ; conformité de la Solution avec les dispositifs légaux. 5 Traçabilité de tous les processus : historisation des dossiers candidats, des formations suivies et des entretiens. 6

7 PLANNING RH ABSENCES PRÉSENCE ACTIVITÉ Les applications Planning RH de Nibelis permettent de standardiser et de sécuriser la gestion des absences (congés payés, RTT, repos compensateurs ), de suivre le temps de travail des collaborateurs, et d analyser l activité selon différents axes (par projet, client...). GESTION DES ABSENCES L application Absences permet : La saisie décentralisée des demandes d absences par le salarié Le calcul automatique des droits conformes à la régle mentation et le suivi des soldes et des comp - teurs en temps réel (intégration automatique avec la Paie) Un circuit de validation multiniveaux couplé à des notifications par La visualisation par le salarié de son planning «d absences paie» Affichage de tout type d absence (arrêt maladie, congé maternité, congé parental ) sur les plannings individuels et collectifs GESTION DE LA PRÉSENCE L application Présence permet : Le relevé des heures travaillées par salarié au moyen de pointeuses (heure de début de journée, temps de pause, heure de fin de journée) L auto-déclaratif de présence par salarié (personnalisation du nombre de pointages attendus de 1 à 4) grâce au pointage virtuel L émission des demandes de présence exceptionnelle par salarié SUIVI DE L ACTIVITÉ L application Activité de Nibelis permet : Le relevé de l activité quotidienne détaillée L analyse du temps passé par client, par dossier, par mission afin de mieux piloter l allocation des ressources et des tâches Le suivi analytique en comptabilité Bulletin de Paie Calcul des indemnités et actualisation des compteurs LE GESTIONNAIRE DE PAIE Administre les profils horaires 3 1 LE SALARIÉ Pointe Enregistre ses activités Contrôle les variables de temps avant valorisation en paie PLANNING RH Saisit en ligne ses demandes d absences Pilote les indicateurs de temps Génération automatique d s d information Visualise en temps réel les plannings LE MANAGER Valide en ligne les demandes Corrige les anomalies de badgage BÉNÉFICES 1 Fiabilisation du processus de gestion des temps : simplification de la saisie, du contrôle et de la vali dation des demandes. Suivi du temps de travail et des absences en temps réel. 2 Intégration automatisée avec la solution de paie. 3 4 Sécurisation des données : historisation et traçabilité des temps pointés et des demandes de congés. Responsabilisation des salariés et gain d auto nomie : demandes de congés depuis le portail salarié et actualisation en temps réel des soldes prévisionnels. 5 Optimisation des provisions congés. 7

8 PILOTAGE RAPPORTS LÉGAUX SIMULATION BUDGÉTAIRE DÉCISIONNEL Les applications Pilotage de Nibelis permettent aux Directions des Ressources Humaines la mise à disposition de données sociales et RH à jour, consolidées et fiables. Plus de 250 indicateurs sociaux sont pré-paramétrés et peuvent être intégrés très facilement dans des rapports générés automatiquement. La publication des informations destinées aux IRP est instantanée et totalement dématérialisée via un portail dédié. Le pilotage de la masse salariale est facilité grâce à des outils puissants de simulation. RAPPORTS LÉGAUX L application Rapports Légaux permet la production de rapports obligatoires et l analyse des indicateurs RH à destination des IRP. Bilan social : Rapport essentiel à la mise en place d une politique RH efficace et à l ouverture du dia logue social dans l entreprise BDES : Ensemble d informations classées selon 9 thèmes, mis à disposition des représentants du personnel Egalité H/F : Nouvelle rubrique dans la BDES concernant l égalité professionnelle Contrat de Génération : Facilitateur d embauche des jeunes et du maintien dans l emploi des seniors Pénibilité : Évaluation et prévention de 10 facteurs de risques professionnels réglementairement définis SIMULATION BUDGÉTAIRE L application Simulation Budgétaire s appuie sur des données fiables issues de l application Paie afin de piloter la masse salariale au plus près des enjeux de l entreprise. Cet outil de pilotage financier permet de : Préparer efficacement le budget (populations et modèles d analyse...) Anticiper l évolution de la masse salariale Simuler des hypothèses multiples (organisation, rémunération, ) Mesurer précisément les frais de personnel Contrôler les écarts entre le budgété et le réalisé DÉCISIONNEL L application Décisionnel de Nibelis offre : Une vue RH, mais aussi comptable et financière des don nées L exploitation et l analyse facilitées des données via un requêteur puissant et intégré au SIRH Nibelis Des outils de pilotage, véritables partenaires de travail au quotidien pour l entreprise. Dotés d une ergonomie de pointe, ils sont à la fois intuitifs, simples et facilement paramétrables selon les besoins via des outils de filtrage (sélection des tableaux de bord par établissement, par département, service...) LE DAF Contrôle les écarts budgétaires (prévisionnel/réel) LA DRH Pilote la masse salariale à partir de 250 tableaux de bords sociaux pré-paramétrés PILOTAGE LE MANAGER Suit en temps réel les indicateurs sociaux de ses équipes LES IRP Accèdent aux indicateurs de la BDES LE SERVICE PAIE/RH Produit les rapports légaux à destination des organismes sociaux BÉNÉFICES 1 2 Anticipation des nouveautés législatives : mise à disposition des indi cateurs sociaux conformes aux obligations légales via une base de données unique. Mises à jour en temps réel des données sociales et RH directement exploitables au format Excel et accessibilité immédiate à l information. 3 Personnalisation des repor tings sociaux selon vos besoins et production automatique des rapports annuels obliga toires. 4 Gain de productivité : l intégration automatique des données de paie facilite le pilotage budgétaire et le reporting social (vue globale des données : RH, comptable et financière). 5 Efficacité du SIRH Nibelis : mise à disposition d outils intelligents d aide à la décision à destination des managers. 8

9 PORTAIL RH GESTION ADMINISTRATIVE MANAGER DONNÉES PERSONNELLES NOTES DE FRAIS Les applications du Portail RH de Nibelis ont pour but de favoriser le travail collaboratif entre les différents acteurs de l entreprise. L interface, le contenu et les processus RH sont adaptés au profil de chacun. Les processus RH sont ainsi décentralisés, fiabilisés et le service RH est déchargé d une partie de ses tâches administratives chronophages, tout en offrant un service plus complet et une plus grande réactivité aux salariés et aux managers. GESTION ADMINISTRATIVE MANAGER Cette application per met au manager : La saisie directement à la source des variables de paie (les don - nées suivent un workflow de validation avant d être intégrées en paie sans ressaisie) La gestion des cam pagnes d augmentations individuelles ou collectives L initialisation des embauches et la génération des con trats en toute autonomie DONNÉES PERSONNELLES Cette application permet au salarié : La centralisation et le partage des données RH auxquelles il a accès (plus besoin de faire appel au service RH, le salarié peut facilement, depuis son interface, accéder aux docu ments administratifs, à son contrat de tra vail, à ses bulletins de paie) La modification dans son espace de ses informations personnelles en tout temps La génération de ses demandes d attestations, d acomptes... GESTION DES NOTES DE FRAIS L application Notes de Frais vous permet : L automatisation et la sécurisation du processus de remboursement des frais. Elle favorise son intégration automatique en paie Une personnalisation selon la po - litique de frais en vigueur dans l entreprise Une parfaite maîtrise des frais professionnels des collaborateurs, avec la garantie de la récupération de la TVA et la dématérialisation des jus tificatifs LE MANAGER Saisit directement les éléments variables de paie des membres de son équipe Initialise les embauches et génère les contrats en autonomie Valide les notes de frais des membres de son équipe PORTAIL RH LE SALARIÉ Accède de façon autonome à ses documents administratifs (contrat de travail, bulletins de paie) Saisit ses notes de frais Modifie ses données personnelles BÉNÉFICES 1 Un point d entrée unique pour retrouver toutes les informations RH : optimisation de la communication des RH auprès des collaborateurs. 2 Accès sécurisé et personnalisé pour une actualisation des données en temps réel. 3 Optimisation des frais professionnels via une application collaborative sécurisée. 4 Responsabilisation des managers dans la gestion administrative RH (décentralisation de la saisie des variables de paie, gestion des contrats, demandes d embauches, etc.). 5 Autonomie des Ressources Humaines dans la publication de contenus via le portail RH. 9

10 DRH : CONTEXTE, ENJEUX ET RÉPONSES! LA FONCTION RH CHANGE Le métier de DRH a fortement évolué au cours des dernières années, impacté par une législation toujours plus complexe et un contexte économique fluctuant. La rationalisation des coûts, la recherche de rentabilité et la nécessité de disposer de données RH fiables pour garantir un bon climat social et éviter les risques financiers sont devenues des enjeux majeurs pour le DRH. D une fonc tion autrefois administrative, le DRH prend aujourd hui pleinement part à la stratégie de développement de l entreprise. Il agit à la fois comme conseiller auprès de la Direction Générale et comme communicant auprès des salariés. Une nouvelle organisation du travail se met en place, poussée par les nouvelles technologies, et plus particulièrement par les outils collaboratifs qui se sont développés avec l ado ption grandissante du Cloud. Dématérialisation, fluidité de circulation de l information, décentralisation des tâches administratives participent à la mutation de la structure organisationnelle de l entre prise dans laquelle le DRH joue un rôle charnière. LE CLOUD, ALLIÉ DU «DRH STRATÉGIQUE» ET ACCÉLÉRATEUR DE CHANGEMENT Le volume croissant des informations, l évolution perpétuelle et rapide de la législation, ou encore, la nécessité de gagner du temps sur les tâches administratives pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée obligent le DRH à repenser son organisation. Il est amené à s interroger sur les outils susceptibles de l aider face à ces nouveaux défis. Le SIRH en Cloud, en mutua lisant les bonnes pratiques, apporte des répon ses concrètes et efficaces à ses enjeux et se fait une place grandissante dans le quotidien du DRH. Le SIRH en Cloud offre de multiples avantages. Ses formules souples d abonnement proposent des fonctionnalités définies et stan dardisées à l ensemble de ses clients. Aussi, le Cloud Computing permet une consom mation informatique à la demande, ne nécessitant aucun investissement matériel. À cela s ajoute une facture considérablement réduite et une mise en œuvre plus rapide permettant à grand nombre d entreprises de lancer un projet SIRH quelle que soit leur taille. 10

11 QUELS SONT LES ATOUTS DU CLOUD POUR LE DRH? PLUS DE 1000 CLIENTS NOUS FONT CONFIANCE SOUPLESSE Une solution full web simple d utilisation, accessible à tout instant sur internet, sur tout type d écran, offrant une grande richesse fonctionnelle 750 salariés 400 salariés FIABILITÉ Une modélisation autour d une table de rubriques unique pour une optimisation des travaux d implémentation et une intégration automatique des évolutions légales dans la Solution salariés salariés salariés 80 salariés SIMPLICITÉ Une mutualisation des processus et des bonnes pratiques Paie et RH, l accès à des applications RH intégrées et intuitives 800 salariés 300 salariés 200 salariés 450 salariés EFFICACITÉ Une réponse à l ensemble des processus Paie et RH via une suite SIRH complète et modulaire 600 salariés 200 salariés PRODUCTIVITÉ Un modèle financier optimisé pour des coûts maîtrisés : formules d abonnement souples, consommation informatique à la demande sans aucun investissement matériel 450 salariés 100 salariés 60 salariés 900 salariés 11

12 CHIFFRES CLÉS DE NIBELIS VOTRE SIRH CLOUD suivez-nous sur : Siège Social 157, rue Anatole France Levallois-Perret Tel Agence Nord 6, rue Jean Roisin Lille Tel Agence Sud-Est 40, avenue Pompidou Lyon Tel Agence Ouest 11, allée Duquesne Nantes Tel Agence Sud-Ouest 298 Allée du Lac Labège Tel