Règlement de la consultation

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1 Procédure de référencement des fournisseurs de fournitures, consommables et petits équipements de laboratoire dans le cadre du déploiement de la carte d achat à l INRA Règlement de la consultation 1/23

2 PARTIE I DISPOSITIONS GENERALES ARTICLE 1 Objet de la consultation La présente procédure a pour objet le référencement des fournisseurs avec lesquels les unités de l INRA réaliseront leurs commandes par carte d achat. Les domaines d achat dans lesquels les unités de l INRA seront habilitées à utiliser la carte d achat sont les suivants : - Toutes les familles de la rubrique 51 du référentiel inter EPST : consommables de laboratoire et petits équipements de paillasse, - Toutes les familles de la rubrique 52 du référentiel inter EPST sauf les familles 52.01, 52.02, : produits pour la chimie, la biochimie, la biologie et services connexes. Le référencement porte exclusivement pour des transactions de niveau 3 (voir annexe 1) et des achats par correspondance L acceptation de la carte d achat ne confère pas aux fournisseurs l exclusivité des achats de l INRA. Des marchés seront passés par les unités de l INRA auprès de ces fournisseurs dans le cadre des règles habituelles de publicité et de mise en concurrence de l ordonnance n du 6 juin 2005, du décret n du 30 décembre 2005 et du décret modifiant le décret du 30 décembre 2005 pour les achats scientifiques à paraître. Cette procédure est continue. Tout fournisseur peut faire acte de candidature à partir de la date de la publicité initiale et jusqu à 6 mois avant la date de fin de validité de la procédure de référencement en cours (voir article 3). La mise en place de la carte d achat se fera progressivement au cours de l année Elle débutera, sous réserve de confirmation le 2 janvier 2007 pour les centres de JOUY, Paris et Versailles. Le mode de paiement par carte d achat sera exclusif de tout autre mode de paiement pour les unités appartenant aux centres entrés dans le dispositif et pour les commandes passées dans les domaines d achat couverts par le dispositif. ARTICLE 2 Nature et forme de la consultation La présente consultation nationale est passée dans le cadre du décret n du 26 octobre Elle se déroule en 3 étapes : 1- Candidature du fournisseur : le fournisseur intéressé par le paiement par carte d achat fait acte de candidature après avoir pris connaissance du présent RDC, de son annexe 1 : note relative à la carte d achat, de son annexe 2 : contrat type de référencement et de son annexe 3 (décret du 26 octobre 2004), 2- Négociation du contrat type de référencement : le contrat type est négocié entre l INRA et le fournisseur, notamment en ce qui concerne les modalités de passation des commandes et les conditions tarifaires préférentielles proposées par le fournisseur à l INRA en contre partie du paiement par carte d achat. 3- Signature du contrat type de référencement. Le candidat est informé qu il aura également à négocier : - un contrat avec le groupe Crédit Mutuel-CIC, partenaire financier de l INRA pour le déploiement de la carte d achat qui définira notamment les conditions d acceptation des commandes réalisées par carte d achat, les conditions de transmission des éléments de facturation et le taux de la commission appliquée aux transactions, - un contrat d abonnement avec l opérateur technique de carte d achat de son choix (OGONE ou ITS). 2/23

3 Toutes les informations utiles pour ces contrats peuvent être obtenues auprès du groupe Crédit Mutuel CIC : M. André Triboulat, , TribouAn@owa.cm-cic.fr ARTICLE 3 Durée du référencement La présente campagne de référencement a une durée de 4 ans à dater de la présente publicité. Les contrats de référencement s éteindront à cette échéance. Tout fournisseur opérant dans les domaines d achat concernés a la possibilité de faire acte de candidature jusqu à 6 mois avant la fin de cette campagne. ARTICLE 4 Etendue de la consultation La consultation est limitée aux domaines d achat indiqués en article 1. ARTICLE 5 Forme juridique de groupement d entreprises En cas de groupement conjoint ou solidaire, chaque membre du groupement devra s engager sur l acceptation de la carte d achat. ARTICLE 6 Options et variantes Sans objet ARTICLE 7 Mode de règlement du marché Sans objet ARTICLE 8 Renseignements complémentaires INRA INRA / DIFAG Service achat 147 rue de l Université Paris cedex 7 Julie Brisard (Tél : , mail : Julie.brisard@paris.inra.fr) André Fauré (Tél : , mail : afaure@tours.inra.fr) Crédit Mutuel M. André Triboulat, , TribouAn@owa.cm-cic.fr TOUTES LES DEMANDES PORTERONT LES REFERENCES DE LA PRESENTE CONSULTATION (PROCEDURE «REFERENCEMENT CARTE D ACHAT INRA») 3/23

4 PARTIE II ETABLISSEMENT DES REPONSES ARTICLE 9 Dossier remis aux candidats 9.1 Modalités de demande des dossiers Le dossier est constitué de ce seul règlement de consultation qui contient en annexe tous les documents utiles. 9.2 Contenu du dossier remis aux candidats Le dossier remis aux candidats comprend les pièces suivantes : le règlement de la consultation, son annexe 1 : note relative à la carte d achat son annexe 2 : contrat type de référencement, son annexe 3 : décret du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés par carte d achat la déclaration de candidature, à remplir obligatoirement par le candidat. ARTICLE 10 Présentation des candidatures 10.1 Modalités de réception des candidatures Le candidat renverra à l INRA la déclaration de candidature par voie postale dans les conditions suivantes : - 1 enveloppe extérieure portant la mention «REFERENCEMENT CARTE D ACHAT- NE PAS OUVRIR» - Cette enveloppe extérieure contiendra 1 enveloppe intérieure cachetée portant la mention «REFERENCEMENT CARTE D ACHAT CANDIDATURE» Pour cette première campagne de référencement, seront traitées en priorité et dans l ordre d arrivée les candidatures parvenues avant le 6 novembre à 17h à l adresse suivante : INRA DIFAG SMR/SA 147 rue de l Université Paris cedex 07 Les candidatures parvenues au-delà de cette date seront traitées au fur et à mesure de leur arrivée dans un délai qui sera porté à la connaissance des candidats à réception de leur candidature. Les réceptions sont assurées du lundi au vendredi de 9 H à 12H30 et de 14H à 17H00. Les candidatures peuvent être : - remises contre récépissé, à l adresse indiquée, avant les date et heure précisées ci-dessus ou - expédiées par la Poste sous pli recommandé avec accusé de réception et parvenir à l adresse indiquée avant ces mêmes date et heure limites. 4/23

5 10.2 Pièces à produire dans l enveloppe candidature L enveloppe relative à la candidature contient les éléments permettant de juger de sa recevabilité en application des articles 17 à 19 du décret du 30 décembre 2005 précité et d apprécier la capacité professionnelle, technique et financière du candidat. 1) Les éléments relatifs à l'identification du candidat Doivent figurer dans l'enveloppe les éléments suivants : - la dénomination sociale du candidat, - l'adresse de son siège social. 2) Les éléments relatifs à la présentation de la candidature Doivent figurer les éléments suivants : - la déclaration de candidature, - les conditions de la candidature : en cas de groupement, forme solidaire ou conjointe. 3) les éléments de capacités professionnelles, techniques et financières Doivent figurer dans l'enveloppe les éléments suivants : - le chiffre d'affaires global du candidat et le chiffre d affaires concernant les prestations, objet de la présente procédure sur ses trois (3) derniers exercices comptables, - des références contrôlables (nom de l entreprise, nature des prestations, montant concerné, contact précis avec numéro de téléphone et nom) dans un domaine d activité similaire à celui de la présente consultation, - des certificats établis par des services chargés du contrôle de la qualité et habilités à attester la conformité des fournitures ou des services à des spécifications ou des normes. Il est toutefois accepté d autres preuves de mesures équivalentes de garantie de la qualité produites par les prestataires de services, si ceux-ci n ont pas accès à ces certificats ou n ont aucune possibilité de les obtenir dans les délais, - des informations sur le réseau de carte d achat auquel le candidat est déjà éventuellement adhérent : niveau d informations communiquées (1, 2 ou 3), opérateur(s) technique(s), dispositif technique de transmission des éléments de facturation, principaux clients utilisateurs de la carte d achat, volume d affaires réalisé (nombre de transactions et montant du chiffre d affaires), établissements bancaires concernés, domaines d utilisation. 4) les attestations sur l'honneur Les attestations sur l'honneur relatives à l'interdiction de concourir aux marchés publics, aux obligations en matière de droit du travail et aux obligations fiscales et sociales dont le texte est : Je déclare sur l honneur : 5/23

6 - Ne pas être en redressement judiciaire ou sous le coup d une autre procédure de même nature existant dans un autre Etat, ou, dans le cas contraire, fournir la copie du ou des jugements prononcés à cet effet, - Ne pas faire l objet d une interdiction à concourir ou d une interdiction équivalente prononcée dans un autre Etat, - Satisfaire aux obligations fiscales et sociales énoncées à l article 18 du décret du 30 décembre 2005 susvisé ou des règles d effet équivalent pour les candidats non établis en France, - Ne pas avoir fait au cours des cinq dernières années, l objet d une condamnation inscrite au bulletin n 2 du casier judiciaire pour les infractions visées aux articles L 324-9, L , L 341-6, L 125-1, L 125-3, L 321-1, L , et L du Code du Travail, ou pour des infractions équivalentes, dans un autre Etat. Les attestations doivent être signées par le candidat et portent sur l année Les candidats sont informés que, dans l hypothèse où leur candidature serait retenue, la personne responsable du présent marché les invitera à produire : - les certificats délivrés par les administrations compétentes prouvant qu ils ont satisfait à leurs obligations fiscales et sociales, - ainsi que l attestation que les marchés passés par carte d achat seront exécutés sans recours à la dissimulation de salariés (Art.R du Code du Travail) dont le texte est : «J atteste sur l honneur que le travail sera réalisé avec des salariés employés régulièrement au regard des articles L et L du Code du Travail ou des règles d effet équivalent pour les candidats non établis en France». L absence de production dans un délai de dix (10) jours à compter de la réception de la demande entraînera le rejet de la candidature sans possibilité de régularisation. Pour les candidats établis dans un Etat autre que la France les certificats établis par les administrations et organismes du pays d origine seront également demandés en fin de procédure. Lorsqu un tel certificat n est pas délivré par le pays concerné, il peut être remplacé par une déclaration sous serment, ou dans les Etats où un tel serment n existe pas, par une déclaration solennelle faite par l intéressé devant l autorité judiciaire ou administrative compétente, un notaire ou un organisme professionnel qualifié du pays. L'attention du candidat est attirée sur le fait qu'il a la faculté de joindre dans l'enveloppe relative à la candidature les certificats fiscaux et sociaux visés supra. 5) autres éléments à fournir. - Le candidat en situation de redressement judiciaire doit fournir la(les) copie(s) du(des) jugement(s) du Tribunal prononcé(s) à cet effet. Pour produire les éléments demandés, le candidat peut utiliser tout support libre, ou les formulaires DC4, DC5 ou DC7 téléchargeables sur le site du MINEFI à l adresse suivante rubrique «formulaires» : - Le cas échéant, les demandes de sous-traitance établies sur un acte spécial de sous-traitance. - Un RIB de chacune des sociétés ayant droit au paiement direct. 6/23

7 PARTIE III SELECTION DES CANDIDATS ET DES OFFRES ARTICLE 11 Modalités de présélection des candidatures Conformément aux dispositions de l'article 23 du décret du 30 décembre 2005 susvisé, l'examen des candidatures portera sur les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat. ARTICLE 12 Négociation, modalités de sélection définitive des candidatures Une négociation sera engagée avec chaque candidat. Les dispositions du contrat-type de référencement seront négociées et finalisées, notamment en ce qui concerne la date de démarrage du paiement par carte d achat, les modalités de passation des commandes et les conditions tarifaires préférentielles appliquées aux unités de l INRA en contre partie du paiement par carte d achat et des dispositions associées. Le fournisseur s engage à signer le contrat de référencement dans les 60 jours à compter de la négociation par l INRA. ARTICLE 13 Modalités de notification du référencement La notification du référencement se fera par voie papier. Pour ce faire, le contrat de référencement définitif sera transmis après négociation au titulaire pour signature. Fait, le 25/09/2006 à Paris La personne responsable de marché pour la présidente de l INRA et par délégation de signature, le directeur du financement et de l administration générale Nicolas Vannieuwenhuyze 7/23

8 Annexe 1 : Note d information relative à la carte d achat 1. Définition et principes d utilisation de la carte d achat Depuis le décret du 26 octobre 2004, toutes les entités publiques (services de l Etat, conseils régionaux, conseils généraux, communautés urbaines, villes, hôpitaux, universités ) ont la possibilité de régler leurs fournisseurs par carte d achat. La carte d achat est une carte nominative d approvisionnement et de paiement détenue par un agent de l INRA (le nom de l agent et celui de l entité publique sont indiqués sur la carte). La carte d achat permet à l agent détenteur de la carte, de commander directement auprès d un fournisseur titulaire d un marché public exécuté par carte d achat. La carte d achat ne peut être utilisée par un agent de l INRA qu auprès des fournisseurs préalablement référencés c est à dire : - individuellement choisis par la personne responsable des marchés compétente ; - qui entrent dans le dispositif d achat par carte d achat de l INRA ; - et qui acceptent la carte d achat. La carte d achat permet d organiser le transfert de fonds correspondant à l achat de biens ou de services, sur le compte bancaire du fournisseur, dans des délais réguliers. Ce transfert de fonds est réalisé par le Crédit Mutuel avec lequel l INRA est en relation contractuelle (marché public d émission de cartes d achat). La carte d achat ne peut être valablement utilisée par l agent de l INRA qui la détient que dans la mesure où les paramètres d habilitations de la carte le lui permettent (carte active, fournisseur autorisé, plafond d achat non dépassé). A cet égard, le Crédit Mutuel émetteur des cartes d achat est responsable de l autorisation de la transaction qui consiste à contrôler systématiquement le non-dépassement des droits ouverts à l agent porteur de carte. La carte d achat est un mode de paiement qui n est pas spécifique à la sphère publique. Elle peut également être utilisée par des agents qui travaillent dans des entreprises privées. 2. Une gamme complète de systèmes d acceptation Comme pour tout paiement par carte, l acceptation d une carte d achat est réalisée sur un système électronique. Plusieurs prestataires techniques diffusent ces systèmes. La gamme des solutions présentes est suffisamment étendue pour répondre à tous les besoins et à tous les types de fournisseurs : Terminal de Paiement Electronique avec logiciel carte habituel (niveau 1, cf. ci-après), Terminal de Paiement Electronique avec logiciel carte d achat (niveau 2) Ce sont les systèmes les plus basiques, Avantages : rapidité de mise en œuvre, facilité d utilisation Inconvénient : pas d informations détaillées Solutions sur Internet : Avantages : pas de logiciel à installer, permet d enregistrer tous les éléments de la facture (niveau 3) Inconvénient : ressaisie des informations 8/23

9 Systèmes intégrés : Avantages : gain de temps, convivialité, diminution des coûts administratifs, permet de gérer des flux importants Inconvénient : mise en œuvre logicielle 3. Processus générique d approvisionnement par carte d achat : - L agent de l INRA, détenteur d une carte d achat, commande les biens ou les services, directement auprès du fournisseur, soit en situation d achat de proximité, soit en situation d achat à distance. Selon le cas, il présente sa carte physique ou fournit son numéro de carte. - Le système d acceptation du fournisseur (cf. ci-dessus) fournit les informations nécessaires aux contrôles liés à l utilisation de la carte d achat : identification du fournisseur, montant de la transaction, numéro de carte d achat - Sur la base de ces informations, le serveur d autorisation du Crédit Mutuel contrôle le respect des paramètres d habilitations de la carte d achat. - Le fournisseur peut organiser la livraison des biens ou la prestation des services commandés, dès lors que l autorisation est donnée par le serveur d autorisation. Il peut ensuite émettre sa facture et organiser la télécollecte, c est à dire demander à sa banque, le paiement des sommes dues au titre de la commande ainsi réalisée. - Le fournisseur obtient alors paiement des sommes télécollectées, dans le délai préalablement défini. - En contrepartie du paiement effectué sur le compte du fournisseur, le Crédit Mutuel constate dans ses écritures une dette au passif de l INRA. - Le Crédit Mutuel récapitule périodiquement les dettes de l INRA sur un relevé récapitulatif. - Dans les situations d achat à distance, l INRA peut rejeter auprès du Crédit Mutuel les transactions non conformes. L INRA peut à ce titre invoquer l absence de service fait ou la nonconformité à une convention préalable de prix ou l'absence ou la non-conformité légale ou réglementaire de la facture et/ou l'absence de commande. L INRA informe parallèlement le fournisseur, de cette difficulté. - Le rejet d une transaction non conforme se traduit par l annulation de la dette de l INRA dans les écritures du Crédit Mutuel. La banque demande alors au fournisseur de rembourser les sommes perçues. Le litige entre le fournisseur et l entité publique est alors traité en dehors du système de carte d achat, selon les modalités classiques. - En situation d achat en face à face ou en l absence de rejet dans les délais impartis, les factures sont réputées dues au Crédit Mutuel par l INRA : les paiements effectués au profit du fournisseur ne peuvent plus être remis en cause. - Le comptable assignataire de l INRA paie au Crédit Mutuel, les sommes dues. L INRA souhaite mettre en œuvre la carte d achat dans ses services : La carte d achat permet de réaliser de réelles économies en rationalisant le processus d approvisionnement. En délégant une partie des contrôles à un opérateur bancaire, l acheteur public peut en effet, simplifier l organisation des achats de faible enjeu. La carte d achat est adaptée aux achats récurrents de l administration. 9/23

10 4. Incidences de la mise en œuvre de la carte d achat pour le fournisseur : Les principaux avantages de la carte d achat qui ont été identifiés à ce jour pour les fournisseurs sont les suivants : - meilleure gestion de trésorerie (réduction des délais de paiement et la garantie contractuelle de paiement à date certaine) ; - suppression des frais de suivi des paiements et de rapprochement comptable ; - suppression des coûts liés aux relances de l acheteur pour obtenir le paiement ; - une gestion des ventes mieux adaptée à une gestion des stocks en flux tendus, puisque l acheteur a déconcentré la passation des commandes ; - une relation plus directe avec les personnes au plus près de l expression des besoins, ce qui facilite la compréhension des besoins de l acheteur ; - la diminution du nombre de litiges et des coûts associés, car la carte d achat favorise la gestion amiable des incidents (demandes d avoirs ) ; - meilleur service aux clients ; - accès à de nouveaux marchés (publics et privés). En contrepartie des services apportés, la banque du fournisseur se rémunère sur les transactions réalisées par carte d achat, grâce à un système de commissionnement dont le taux maximum négocié avec l INRA est le plus bas du marché. Il existe plusieurs niveaux d utilisation de la carte d achat qui requièrent des outils plus ou moins sophistiqués et permettent de remonter des informations plus ou moins détaillées sur l achat, à l INRA : - L utilisation dite de niveau 1 correspond à un paiement habituel par carte ; - L utilisation dite de niveau 2 est basée sur l utilisation d un terminal électronique de paiement avec un logiciel spécifique à la carte d achat ou sur une solution par Internet ; - L utilisation dite de niveau 3 couple des systèmes intégrés de prise de commande et des outils d autorisation bancaires. La solution la plus appropriée à l exécution du présent marché public est l utilisation de niveau 3. Renseignements complémentaires : des renseignements complémentaires sur la carte d achat peuvent être obtenus sur le site de l association des professionnels européens de la carte d achat (APECA /23

11 Annexe 2- Contrat type de référencement Les termes de ce contrat feront l objet d une négociation de gré à gré avec chaque candidat (dispositions indiquées en italique). Préambule L INRA a initié depuis 2004 une politique d achat destinée à améliorer l efficacité et la sécurité des approvisionnements de ses unités. Dans le cadre de cette politique d achat, l INRA envisage de régler les prestations effectuées par ses fournisseurs par carte d achat. L utilisation de ce mode de paiement nécessite le référencement préalable des fournisseurs. L INRA engage donc le référencement de ses fournisseurs par voie contractuelle et conformément aux règles de la commande publique, afin de déterminer le cadre dans lequel sera utilisée la carte d achat et les conditions techniques et commerciales qui s appliqueront aux approvisionnements de ses unités dans ce nouveau contexte. Ce référencement a pour objectif : - de définir les modalités d utilisation de la carte d achat dans la relation commerciale existant entre les acheteurs de l INRA et les fournisseurs, - de définir des conditions techniques et commerciales dans lesquelles seront passées et exécutées les commandes - d améliorer le service rendu aux acheteurs notamment grâce à la commande sur les sites de commerce électronique des fournisseurs ou par transmission électronique des commandes. Le présent contrat définit le cadre partenarial dans lequel se situent ces évolutions. Entre : La société, (forme sociale à préciser), immatriculée au R.C.S (préciser) sous le n (préciser) dont le siège social se situe (préciser) désignée ci-après «LA SOCIETE», représentée par (préciser), (préciser la fonction) Et l INRA, représenté par Nicolas Vanieuwenhuyze, directeur du financement et de l administration générale. Il a été convenu ce qui suit. 11/23

12 SOMMAIRE Article 1 : Objet du contrat Article 2 : Obligations pré requises pour la société Article 3 : Politique commerciale Article 4 : Publicité, mise en concurrence, demande de devis Article 5 : Modalités de mise en œuvre de la commande Article 6 : Modalités de paiement Article 7 : modalités de suivi du contrat Article 8 : Interlocuteurs Article 9 : Litiges Article 10 : durée du contrat Article 11 : confidentialité /23

13 Les dispositions apparaissant en italique feront l objet de négociations. Article 1 : Objet du contrat Le présent contrat définit les relations entre LA SOCIETE et l INRA pour l approvisionnement des unités de recherche en fourniture et consommables de laboratoire et le paiement des prestations par carte d achat. Le contrat couvre tous les achats de fournitures, consommables et petits équipements appartenant aux rubriques 51 et 52 du référentiel de prestations homogènes interepst. Le paiement de ces fournitures, consommables et petits équipements sera effectué exclusivement par carte d achat. Article 2 : Obligations pré requises pour la société. Suite aux possibilités ouvertes par le décret n du 26 octobre 2004, relatif à l exécution des marchés publics par carte d achat, l INRA a conclu un marché public avec un émetteur de carte d achat en vue de doter en cartes d achat certains de ses agents habilités des unités de recherche et expérimentales. 2.1 Obligation de se doter d un système technique d acceptation de la carte d achat. LA SOCIETE doit être dotée ou se doter d un système technique d acceptation de la carte d achat permettant une télécollecte des informations de facturation de niveau 3 et d un contrat avec le prestataire financier retenu par l INRA. Le fait que LA SOCIETE ne soit pas à la date de la conclusion de ce contrat en mesure de le faire, ne fait pas obstacle à la conclusion du contrat dès lors qu elle se met en condition de le faire une fois le contrat signé. L INRA reste étranger au contrat conclu entre LA SOCIETE et le prestataire financier mais s engage à apporter à LA SOCIETE son appui en cas de difficulté avec celui-ci. Le refus ou le retrait, en raison des risques financiers qu elle présente vis-à-vis de l émetteur ou de ses correspondants bancaires, de la qualité d adhérent à LA SOCIETE, par décision de l émetteur ou de toute personne morale de droit public ou privé habituellement chargée de mettre en place un système permettant à un fournisseur d accepter les cartes d achat public, dispense LA SOCIETE d exécuter le présent contrat par carte d achat, sans préjudice pour cette dernière vis-à-vis de l INRA. La conclusion d un contrat avec l établissement bancaire prestataire de carte d achat retenu par l INRA n oblige pas LA SOCIETE à ouvrir un compte bancaire auprès de cet établissement. 2.2 Obligation de mettre en œuvre une solution de commandes dématérialisées au profit des porteurs de cartes tels que définis à l article 5.1. Les dispositions qui suivent doivent être opérationnelles dans les 3 mois suivant la signature du présent contrat. soit pour les sociétés ayant développé un site de e-commerce LA SOCIETE met à disposition de l INRA un site de commerce électronique pour la passation électronique des commandes par ses acheteurs. Ce site facilite l accès des acheteurs de l INRA aux caractéristiques des fournitures et consommables commercialisées par LA SOCIETE. LA SOCIETE met en place un dispositif permettant aux agents de l INRA, une fois identifiés par un dispositif sécurisé d identification, d accéder aux tarifs accordés dans le cadre des accords passés avec l INRA. L INRA s engage à intervenir auprès de ses acheteurs pour que ceux-ci aient préférentiellement recours au site de e-commerce du fournisseur pour passer leurs commandes. Soit pour les sociétés recourant à la réception XML des commandes Dans la mesure où LA SOCIETE n a pas développé de site de e-commerce, elle doit fournir à l INRA un catalogue électronique au format défini par l INRA. Celui-ci sera intégré dans le système informatique d eprocurement de l INRA afin de le rendre aisément accessible à ses acheteurs. 13/23

14 LA SOCIETE s engage à accepter les commandes dématérialisées de l INRA au format XML en mode FTP. Elle assume les coûts inhérents à l adaptation de son système informatique pour l acceptation et l intégration de ces commandes. Remarque hors contrat: le maintien du bon de commande «classique» est envisageable si la société n a pas la possibilité d offrir l un des deux modes de commande dématérialisée évoqués ci-dessus. 2.3 Domiciliation de la carte dans le système informatique de LA SOCIETE LA SOCIETE accepte de «loger» le numéro des Cartes Achats de l INRA (une par unité) dans son système informatique. Elle lie le numéro de la Carte d achat à chaque code client des unités de l INRA. Ce procédé vise à éviter la saisie du numéro de la carte achat à chaque commande, l identification de l acheteur suffisant à imputer la commande à une carte d achat. LA SOCIETE s engage à n utiliser le numéro des cartes achats de l INRA que lors d une commande conforme aux termes du présent contrat, faite par un acheteur habilité, et dans les domaines d achat définis à l article 1. Article 3 : Politique commerciale. 3.1 Tarification Les avantages conférés par la dématérialisation des commandes pour la SOCIETE sont les suivants : - réduction du coût de traitement des commandes grâce aux dispositifs décrits à l article 2, - paiement plus rapide et à date certaine, - pas d obligation de transmettre les factures à l INRA. En contre partie de ces avantages, LA SOCIETE applique à l ensemble des unités de l INRA un même tarif préférentiel de base. Ce tarif sera renégocié chaque année à la date anniversaire du présent contrat ou à chaque évolution du tarif public de LA SOCIETE. Ce tarif préférentiel de base reste cependant négociable, chaque unité pouvant convenir avec la SOCIETE de l application de tarifs plus avantageux, notamment pour des commandes importantes. La SOCIETE communique, sur demande expresse de l INRA, des éléments de formation ou d évolution du prix de ses produits, fournitures ou services. L INRA s engage à assurer la confidentialité de ses informations. 3.2 Frais de port, de livraison ou de facturation Les livraisons intervenant suite à une commande dématérialisée via le site de e-commerce du fournisseur ou par transmission XML sont franco de port, pour les livraisons en France métropolitaine en rez-de-chaussée, à l exception des transports spéciaux, et ce quel que soit leur montant. L INRA s engage à intervenir auprès de ses acheteurs pour limiter le nombre de petites commandes et à faciliter leur regroupement. 3.3 Sécurité des approvisionnements Soit LA SOCIETE fait figurer sur son site Internet les informations concernant l état de disponibilité de ses produits et les délais de livraison. Soit LA SOCIETE fournit, à réception de la commande XML, un accusé de réception indiquant la disponibilité du produit et le délai de livraison. LA SOCIETE traite, sans frais supplémentaires, les commandes urgentes (livraison en 24h maximum). L INRA s engage à limiter le nombre de ces commandes. LA SOCIETE assure une procédure d alerte des acheteurs de l INRA en cas de signalement d un lot défaillant. 3.4 Management de la qualité des produits Les produits fournis par LA SOCIETE font l objet d un contrôle de qualité. 14/23

15 LA SOCIETE fournit, sur demande de l INRA, ses procédures qualité. LA SOCIETE s approvisionne préférentiellement auprès de fournisseurs sous assurance qualité. LA SOCIETE a recours autant que possible à des transporteurs certifiés. 3.5 Qualité de service LA SOCIETE met à disposition de l INRA un interlocuteur commercial privilégié ainsi qu un service avant et après vente. Dans la mesure du possible, LA SOCIETE traite les commandes groupées en assurant un conditionnement par acheteur. LA SOCIETE met à disposition des acheteurs de l INRA, par un moyen approprié, la documentation technique relative aux fournitures, consommables et petits équipements concernés par le présent contrat. 3.6 Protection de l environnement et développement durable LA SOCIETE s engage à mettre en œuvre une politique de réduction des emballages. LA SOCIETE s engage à privilégier les emballages élaborés à partir de produits recyclés. Article 4 : Publicité, mise en concurrence, demande de devis La conclusion du présent contrat ne confère pas à LA SOCIETE l exclusivité des commandes de l INRA. Conformément aux dispositions de la Loi de programme de la recherche n du 18 avril 2006, les achats destinés à la conduite des activités de recherche relèvent de l ordonnance n du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au Code des marchés publics complétée par le décret d application n du 30 décembre 2005, modifiés par le décret spécifique recherche. La procédure de référencement dans laquelle s inscrit le présent contrat a été conduite conformément aux principes fondamentaux de la commande publique inscrits dans l article 6 de l ordonnance sus-citée. Cette disposition affranchit les acheteurs de l INRA de toute autre publicité ou mise en concurrence pour les achats courants, la comparaison des tarifs préférentiels proposés par chaque fournisseur de l INRA étant réputée constituer une mise en concurrence suffisante. Toutefois, les acheteurs de l INRA peuvent mettre en œuvre, s ils le jugent utile, une procédure complémentaire de publicité ou de mise en concurrence, suivant les modalités précisées ci-après. 4.1 Publicité Les publicités de l INRA, pour les achats réalisés dans le cadre de marchés à procédures adaptées inférieurs à HT (article 10 du décret n du 30 décembre 2005) sont publiées sur le portail INTRANET FOURNISSEURS à l URL suivante : LA SOCIETE s engage à consulter régulièrement ce portail pour prendre connaissance des publicités de l INRA pouvant le concerner. La durée minimale de publication est de 15 jours. 4.2 Mise en concurrence, demande de devis Des mises en concurrence, sous la forme de demandes de devis ou de remise d offres après publicité, peuvent être effectuées par les acheteurs de l INRA, par différents moyens. LA SOCIETE s engage à répondre aux mises en concurrence pour lesquelles elle est sollicitée dans le délai précisé par l acheteur. Ce délai ne saurait être inférieur à 4 jours. 4.3 Appel d offre, marché formalisé Si le montant des dépenses pour une famille du référentiel inter EPST dépasse HT pour une de ses unités, la PRM du centre hébergeant l unité lance un appel d offre européen. LA SOCIETE peut répondre à cet appel d offre. Si LA SOCIETE n est pas retenue à l issue de cet appel d offre, les produits, fournitures ou matériels objet du marché sortent du champ du présent contrat pour l unité concernée. Si la société est retenue, le contrat dans le cadre du marché qui sera alors conclu se substitue au présent contrat 15/23

16 pour les produits, fournitures ou matériels objet du marché mais reprendra certains éléments du présent contrat, notamment en ce qui concerne les modalités de paiement par carte d achat du titulaire du marché. Article 5 : Modalités de mise en œuvre de la commande. 5.1 Conditions et modalités d émission des commandes par carte d achat. Les porteurs de cartes d achat pour les achats par correspondance sont les directeurs des unités de l INRA qui sont responsables des achats de leur unité par délégation de la présidente à concurrence de HT par famille du référentiel inter EPST. Ils désignent les acheteurs de leur unité habilités à passer leurs commandes sur le compte de leur carte d achat. La liste de ces acheteurs sera communiquée à la SOCIETE. Les commandes émises par les acheteurs habilités devront impérativement être identifiées : - pour les commandes passées sur le site Internet de LA SOCIETE : les nom, prénom, unité de l acheteur, - pour les commandes passées par fax (dans le cas du maintien des bons de commande «papier»): les noms, prénoms, unité et signature du porteur ; ainsi que le numéro de la carte d achat. 5.2 Vérification des commandes passées par carte d achat Lors d une commande par carte d achat, LA SOCIETE s engage à effectuer une demande d autorisation auprès du serveur d autorisation de la banque émettrice de la carte, visant à vérifier la qualité du porteur en contrôlant ses droits et habilitations préalablement déterminés par l INRA. Ces droits et habilitations s appliquent à tout acheteur habilité à l utilisation de la carte. La durée de validité de l autorisation est de 15 jours à compter de la demande. En conséquence, si le délai entre l autorisation et la télécollecte est supérieur à ce délai de validité, LA SOCIETE s engage à effectuer une nouvelle demande d autorisation. Une fois l autorisation obtenue, la commande est traitée et le processus de livraison peut être déclenché par LA SOCIETE. 5.3 Informations complémentaires exigées par l INRA L INRA a besoin de retrouver dans les relevés d opérations transmis par l établissement bancaire des informations qui facilitent leur gestion et leur intégration dans son système informatique. Ces informations sont transmises lors de la commande et doivent être reprises dans les éléments de facturation télétransmises par LA SOCIETE. Il s agit des données suivantes : - n de la carte - unité - nom, prénom de l acheteur, - n de la commande, - information budgétaire (n de contrat par exemple). LA SOCIETE s engage donc à mettre en place les dispositions suivantes : soit pour les sociétés ayant développées un site de e-commerce Le formulaire de commande doit comporter des champs libres permettant la saisie de ces informations lors de la passation de la commande. Elles devront apparaître dans les transactions télétransmises vers l établissement bancaire. La SOCIETE s engage à refuser toutes commandes qui ne comporteront pas les informations complémentaires exigées par l INRA. Les champs de saisie devront respecter les spécifications techniques posées par l INRA (notamment en ce qui concerne le nombre de caractères à saisir par champ, l intitulé des champs, les caractères pouvant être saisis pour que le champ soit valide ). 16/23

17 Soit pour les sociétés recourant à la réception XML des commandes LA SOCIETE fait apparaître sur les éléments de facturation télétransmis les informations propres à l INRA transmises lors de la commande par l acheteur public. 5.4 Emission de la facture Pour les commandes entrant dans le champ du contrat, LA SOCIETE n aura plus à transmettre ses factures à l INRA, celles-ci étant dématérialisées par les soins du prestataire de carte d achat et mises à disposition de l INRA sur un site agréé et sécurisé. Les transactions télétransmises après livraison ne concernent que les éléments de la commande entrant dans le champ du présent contrat. Les autres éléments figurant dans la commande sont facturés suivant les modalités habituelles de la SOCIETE et feront l objet d un paiement direct par l INRA. Article 6 : Modalités de paiement. Les commandes passées au titre du présent contrat seront exécutées par carte d achat pour tout achat de fournitures, consommables et petits équipements de laboratoire se rattachant aux rubriques 51 et 52 du référentiel de prestations homogènes inter-epst. L ensemble des dispositions mentionnées ci-dessous est applicable aux sous-traitants du titulaire intervenants dans l exécution du présent contrat. Ces dispositions ne s appliquent pas pour la part des achats qui ne s exécutent pas par carte d achat. 6.1 Extinction de la créance de l INRA à l égard de LA SOCIETE. L exécution du paiement par carte d achat éteint les créances nées à la suite d une commande et clôture le délai de paiement, au profit de nouvelles obligations entre l INRA et l émetteur des cartes d achat. LA SOCIETE accepte que le paiement correspondant aux commandes passées par cartes d achat soit effectué directement par l émetteur des cartes d achat. Le contrat passé entre le fournisseur et le prestataire financier prévoit que le délai de paiement de la société est de 4 jours ouvrés à dater du jour de la télécollecte des informations de facturation par LA SOCIETE. LA SOCIETE renonce à toute forme de paiement direct par l administration des créances nées ou à naître du fait de l utilisation des cartes d achat pour l exécution du présent contrat et des marchés publics passés ultérieurement et exécutés par carte d achat. LA SOCIETE s engage à ne pas procéder au nantissement ou à la cession de toutes ou parties des commandes passées au titre du présent contrat ou des marchés publics passés ultérieurement et exécutés par carte d achat. Compte tenu des délais de paiement très courts de la SOCIETE par l émetteur, LA SOCIETE renonce, pour les commandes passées au titre du présent contrat, au versement d avance. 6.2 Modalité de paiement Dès la livraison effectuée, LA SOCIETE doit procéder, dans les délais et selon les modalités prévues dans les conditions particulières convenues avec le prestataire de carte d achat, à la demande de règlement automatique par télécollecte auprès de l émetteur. L ensemble des commandes exécutées par carte d achat fera l objet d une télécollecte de niveau 3. Article 7 : modalités de suivi du contrat Soit pour les sociétés ayant développées un site de e-commerce S agissant des modalités de mise à jour du catalogue figurant sur le portail Internet de LA SOCIETE, l INRA autorise celle-ci à mettre à jour tout élément constituant ce catalogue à condition que les modifications induites n emportent pas d incidences financières. 17/23

18 En tout état de cause, LA SOCIETE s engage à informer le responsable du programme cartes d achat de l INRA de toutes modifications apportées. Soit pour les sociétés recourant à la réception XML des commandes S agissant des modalités de mise à jour des catalogues intégrés dans le système informatique d eprocurement de l INRA, LA SOCIETE transmet au responsable du programme carte d achat le nouveau catalogue électronique au format défini par l INRA. Article 8 : Interlocuteurs L interlocuteur INRA de LA SOCIETE dans le cadre de l exécution du présent contrat est le service de coordination des achats (SA) de la direction du financement et de l administration générale (DIFAG) représenté par André FAURE (tél ). L adresse électronique unique de ce service est «achat@tours.inra.fr» L interlocuteur de LA SOCIETE pour l INRA est : (À préciser : nom prénom, fonction, Tél. mail) Le signataire représentant LA SOCIETE est : (À préciser : nom, prénom, fonction, Tél. mail). Article 9 : Litiges Dans le cadre du système de la carte d achat, l INRA bénéficie d un dispositif lui permettant de contester les créances nées d une exécution du marché par carte d achat. 9.1 Règlement amiable des litiges LA SOCIETE et l INRA s engagent à privilégier le règlement amiable des litiges. Dans l hypothèse où les contestations s avèreraient fondées, LA SOCIETE s engage soit à procéder à une régularisation commerciale par le biais d une livraison de marchandise soit à émettre un avoir par télécollecte au bénéfice de l unité concernée par ces contestations sur simple demande de la part de l acheteur. 9.2 Dispositions réglementaires En l absence de règlement amiable des litiges, il peut être procédé à une régularisation faisant intervenir l établissement bancaire à la demande de l INRA. La mise en œuvre de ce service de remboursement entraînera un débit du compte du fournisseur par l établissement bancaire pour le montant de la transaction dans les 60 jours suivant celle-ci. En cas d impossibilité de mise en œuvre de ce dispositif pour des raisons indépendantes de sa volonté, l INRA se réserve le droit d émettre un titre de reversement lui permettant de recouvrir les créances concernées. Article 10 : durée du contrat Le présent contrat est conclu pour une durée de 4 ans. Il peut être résilié par l une ou l autre des parties avec un préavis de un mois sans qu aucune indemnité ne puisse être demandée par l une ou l autre des parties. La fin de la présente convention n entraîne pas automatiquement la fin des relations commerciales des parties signataires Article 11 : confidentialité 11.1 Les parties considèrent comme strictement confidentiel le contenu des informations émises, en particulier les informations tarifaires préférentielles émises par LA SOCIETE. Ces informations ne pourront être utilisées à d autres fins que celles prévues par les parties au titre de leurs relations contractuelles. Si les 18/23

19 parties s adressent à un tiers pour la réalisation de tout ou partie de leurs obligations, elles veilleront à faire respecter par ledit tiers la stricte confidentialité LA SOCIETE s engage à ne pas exploiter les données fournies sur les porteurs de carte à d autres fins que l objet du marché. Il se conforme aux dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 juin Etabli à Paris le.. Pour l INRA Pour LA SOCIETE 19/23

20 Annexe 3- Décret n du 26 octobre 2004 relatif à l exécution des marchés publics par carte d achat J.O n 253 du 29 octobre 2004 page texte n 3 Décrets, arrêtés, circulaires Textes généraux Ministère de l'économie, des finances et de l'industrie Décret n du 26 octobre 2004 relatif à l'exécution des marchés publics par carte d'achat NOR: ECOR D Le Premier ministre, Sur le rapport du ministre d'etat, ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, Vu le code monétaire et financier ; Vu le code des marchés publics ; Vu le décret n du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général sur la comptabilité publique ; Vu le décret n du 16 mai 1997 relatif au numéro unique d'identification des entreprises, Décrète : Article 1 Les entités publiques peuvent recourir à la carte d'achat comme modalité d'exécution des marchés publics. Les titulaires des marchés acceptant cet instrument obtiennent un paiement dans les conditions fixées par le présent décret. L'exécution par carte d'achat éteint la créance née du marché, y compris d'un bon de commande, et clôture le délai de paiement. Article 2 Ne peuvent faire l'objet d'une exécution par carte d'achat : - les marchés de travaux, sauf décision de l'entité publique motivée par des besoins d'entretien et de réparation courants n'ayant pas fait l'objet d'un programme ; - les marchés faisant l'objet d'une avance forfaitaire ou facultative. Article 3 Au sens du présent décret, on entend par : - entité publique : personne morale de droit public dotée d'un comptable public ; - émetteur : établissement de crédit et organismes mentionnés à l'article L du code monétaire et financier émettant des cartes d'achat et habilités à effectuer les opérations de banque définies à l'article L du code précité ; - porteur : agent d'une entité publique détenteur d'une carte d'achat ; - accepteur : titulaire d'un marché public acceptant le paiement par carte d'achat. Article 4 L'émetteur met à la disposition de l'entité publique les cartes d'achat des porteurs qu'elle a désignés. 20/23

21 L'émetteur ou son correspondant bancaire paye à l'accepteur toute créance née d'un marché exécuté par carte d'achat. L'émetteur ou son correspondant bancaire paye dans un délai prévu par contrat avec l'accepteur. Ce délai est inférieur ou égal au délai global de paiement prévu par l'article 96 du code des marchés publics. Il court à compter de la date d'utilisation de la carte d'achat connue de l'émetteur ou de son correspondant bancaire. L'émetteur porte chaque utilisation de la carte d'achat sur un relevé d'opérations. Le montant des fonds transférés aux accepteurs est inscrit par l'émetteur dans ses livres, au débit d'un compte technique dédié au contrat passé avec l'entité publique. Article 5 L'entité publique procède à la désignation de chaque porteur et définit les paramètres d'habilitation de chaque carte. Le porteur se fait remettre ou livrer directement les fournitures ou services commandés auprès des accepteurs. L'utilisation physique de la carte par son porteur n'est possible que lorsque l'accepteur remet les fournitures ou services commandés en présence du porteur, et que la commande n'est pas effectuée dans le cadre d'un marché conclu aux conditions prévues par une convention de prix. L'entité publique fait créditer le compte technique du montant de la créance née et approuvée. Les conditions et modalités de fonctionnement du compte technique et délais d'approbation des montants qui y sont inscrits sont fixés par le contrat passé par l'entité publique avec l'émetteur. L'approbation est acquise par l'utilisation physique de la carte et la présence du porteur lors de la remise par l'accepteur des fournitures ou services commandés. Ces dispositions sont reproduites dans le contrat passé par l'émetteur ou son correspondant bancaire avec l'accepteur. Avant de créditer le compte technique, le comptable public assignataire effectue les contrôles réglementaires prévus au décret du 29 décembre 1962 susvisé. Il procède au paiement de l'émetteur. Article 6 Pour chaque utilisation de la carte, l'accepteur contrôle auprès de l'émetteur les paramètres d'habilitation, procède à la délivrance ou à la livraison des fournitures ou services commandés par le porteur et demande à l'émetteur ou à son correspondant bancaire le paiement de la créance née. Les conditions et modalités d'acceptation de la carte de paiement de la créance née et de remboursement si elle n'est pas approuvée sont fixées par le contrat passé par l'accepteur avec l'émetteur ou son correspondant bancaire. Si la possibilité d'accepter le paiement par carte d'achat est refusée ou retirée par l'émetteur ou son correspondant bancaire à un titulaire de marché public en raison des risques financiers qu'il présente, l'entité publique dispense le titulaire d'exécuter le marché par carte d'achat. Article 7 Le contrat passé entre l'entité publique et l'émetteur stipule : a) Que chaque créance née d'une exécution par carte d'achat est portée sur un relevé d'opérations établi par l'émetteur ; b) Que ce relevé fait foi des transferts de fonds entre les livres de l'émetteur et ceux de l'accepteur ; c) Que ce relevé appuie la demande de paiement de l'émetteur à l'entité publique. Le relevé d'opérations doit mentionner le nom ou la raison sociale de l'émetteur et le nom de l'entité publique débitrice. Pour chaque créance née d'une exécution par carte d'achat porté par l'émetteur sur le relevé d'opérations, l'accepteur ou l'entité publique précise : a) Le nom ou la raison sociale, le numéro unique d'identification de l'accepteur tel que défini à l'article 1er du décret du 16 mai 1997 susvisé ; b) L'identification de la carte utilisée ou de son porteur ; c) La date d'utilisation de la carte d'achat ; d) Le montant de la créance née et, le cas échéant, l'indication de la TVA ; e) La nature de la dépense ou, pour les marchés écrits exécutés par carte d'achat et conclus aux conditions prévues par une convention de prix, le décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix et, le cas échéant, quantité. 21/23