Communication Unifiée en pratique

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1 en pratique Digitalisation des communications Le défi de la communication simplifiée dans l ensemble des entreprises doit être relevé et vous permet d améliorer l efficacité, la productivité et la disponibilité de l ensemble de votre infrastructure. By The Way accompagne de nombreux clients dans ces domaines sur des solutions complètes articulées au travers des produits Microsoft et des partenaires référencés. Ce document présente un projet type et les fonctionnalités pratiques de Communications Unifiées et les cas pratiques dans l entreprise agile. Défi Aligner les modes de communication avec les impératifs d une entreprise agile. Intégrer les différentes situations de travail, de collaboration, internes ou externes. Optimiser le temps et les coûts de déplacement. Architecture L architecture se base sur les composants de Microsoft Lync et Exchange, ainsi que sur l éco-système Jabra, Smart Technologies et GoGetRoom. Lync est relié à la téléphonie en tant qu IPBX principal, ou au travers d une passerelle ou d un trunk SIP. Utilisateurs Les utilisateurs peuvent accéder avec l ensemble des moyens modernes aux services, qu ils soient dans les locaux ou en déplacement. Lync et Exchange sont couplés sur l ensemble des éléments. Accompagnement By The Way Architecture Nous vous accompagnons dans la définition complète de l architecture en fonction de vos besoins et contraintes. Vous aurez une parfaite connaissance des possibilités et pourrez choisir tout ou partie des équipements, pour un déploiement gradué. Mode projet Solution Une solution complète et modulaire de communication, simple, intégrée et rapidement opérationnelle. Des outils connus de tous, permettant une adoption facile : Outlook, Lync et outils tactiles Atouts By The Way maitrise l ensemble des produits et des modes de déploiement, et fournit un dossier clé en main adapté à votre besoin. Déploiement complet ou gradué dans le temps. Nous distribuons et intégrons l ensemble des produits, vous permettant d avoir un seul point de contact pour l ensemble de votre projet de communication unifiée, en terme de réalisation ou de support Expertise et transfert de compétences Avec de nombreux projets à notre actif, nous vous assurons une expertise sur la mise en œuvre, le respect des délais et des engagements. Nous portons un point d attention particulier aux documentations et transferts de compétences, pour les utilisateurs finaux et les administrateurs.

2 Téléphonie dans les locaux Dans les locaux L utilisateur à un numéro de téléphone relié à Lync (numéro SDA de l entreprise) et reçoit ses appels via Lync, directement ou au travers d une passerelle IP. Il peut décrocher son appel sur son poste de travail (client Lync) ou sur un téléphone IP relié à Lync (Snom, Polycom) Le succès des projets Lync est souvent lié à l équipement de l utilisateur final. Nous avons référencé les produits Jabra, certifiés Lync, pour cet équipement. Jabra garantit une communication aisée aux utilisateurs mobiles, sédentaires et en centres de contacts partout dans le monde. Lors de l arrivé de l appel, une fenêtre apparaît à l écran pour vous indiquer l appel et le correspondant : vous pouvez décrocher ou prendre d autres actions : renvoi, messagerie... Si l utilisateur est «occupé» ou a le statut «ne pas déranger», une notification par mail sera envoyée pour indiquer l appel en absence. Ce statut est défini par l utilisateur, mais aussi synchronisé avec son agenda Outlook Principaux avantages Confort au travail Rapidité de réponse aux appels Se mettre aux normes européennes sur le bruit au travail Gain en productivité Gamme complète et innovante JABRA Speak Reconnaissance vocale pour lire le texte Pour organiser une petite réunion avec un son de qualité Toutes les informations pour rappeler

3 Utilisateur en télétravail Lync permet de faciliter le travail en mobilité, qu il s agisse d un déplacement au sein de l entreprise dans d autres locaux, ou en télétravail (domicile, hôtel, salon professionnel ) Les appels suivent l utilisateur, le client Lync se connecte directement et automatiquement au réseau de l entreprise par Internet sans avoir a configurer ou lancer de client VPN. L utilisateur peut très facilement depuis son client Lync renvoyer en double ses appels vers son mobile ou un autre numéro. Hors des locaux L utilisateur peut recevoir ses appels via Lync en situation de télétravail, directement sur le numéro SDA de l entreprise. Efficacité Joindre une réunion virtuelle, partager des documents, travailler ensemble sur la même application sans devoir subir des heures de train ou d avion... Simplicité Un accès Wifi suffit : pas besoin de mettre en place de VPN. Le client Lync se connecte automatiquement et votre numéro de téléphone d entreprise vous suit partout. Agilité Depuis le client Lync ou depuis son téléphone, l utilisateur peut choisir de transférer ou de faire sonner en double : vers son mobile, une salle de réunion, le poste d un collègue. Depuis mon client Lync, je peux reconfigurer le comportement de mon numéro de téléphone : renvoi sur un mobile, sur un collègue, une équipe Y compris quand je suis en déplacement... Le tout en un clic, sans avoir à retenir de fastidieuses manipulations

4 Visioconférence Réunion Lync Lync permet de faciliter les réunions de travail collaboratif, en intégrant dans la même réunion virtuelle des collaborateurs internes, des partenaires externes. Chacun peut choisir le mode de connexion le plus adapté en fonction de sa situation : visioconférence sur PC, appel voix simple, salle de visioconférence. Organiser une réunion virtuelle L utilisateur qui veut organiser une réunion virtuelle utilise ses outils classiques : il crée une réunion dans Outlook et invite les participants internes ou externes à la société. Signalétique GoGetRoom Devant chaque salle : Actualisé en temps réel Écran tactile pour modification Aperçu rapide de l occupation et des prochains rendez-vous Lync crée automatiquement les invitations et la salle de réunion virtuelle, et envoie les informations de connexion aux différents participants. Rouge = occupé Directement sur l écran : Le serveur Exchange mémorise la réunion et met à jour les agendas. La signalétique de la salle de réunion est automatiquement mise à jour, permettant à chacun de connaitre son statut d occupation de manière très visuelle. Voir l agenda Réserver une salle, un créneau Modifier l agenda Confirmer une présence Annuler une réunion Code couleur visuel directement mis à jour par Exchange Compatible Exchange/Google Simple alimentation et réseau WIFI Paramétrage simple et centralisé

5 Visioconférence Au moment de la réunion Chacun des participants est dans une situation différente au moment de rejoindre la réunion, mais chacun pourra collaborer de manière efficace. Dans une salle équipée En entrant dans la salle, l utilisateur valide sa présence sur l écran tactile. La réunion démarre automatiquement, et les correspondant peuvent se joindre. Les documents sont partagés et peuvent être annotés tactilement. Une tablette permet à l animateur d animer l organisation de la réunion si besoin. Transformez vos réunions grâce à SMART Room System, solution matérielle intégrée qui combine des écrans tactiles à une caméra HD, des microphones et des enceintes afin d enrichir les collaborations audio, vidéo et de partage. Tout cela au sein du logiciel Microsoft Lync. Client natif Lync Tactile Haute qualité de son et de video Différentes tailles pour s adapter aux salles Jusqu à 6 personnes Jusqu à 12 personnes Jusqu à 16 personnes Par Internet Les invités extérieurs qui n ont pas Lync peuvent se connecter directement avec leur navigateur en suivant le lien automatique qui a été envoyé via Outlook. Ils s intègrent à la réunion en profitant de la voix, de la vidéo, du partage de document ou d écran, du travail simultané sur Office ou les outils métiers. Par Téléphone Certains invités peuvent être dans une situation de mobilité et ne pas avoir d accès Internet. Ils peuvent simplement joindre et participer à la réunion par téléphone en appelant le numéro indiqué dans l invitation Outlook.

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