Aide au paramétrage Gestion Congés et Absences. Sommaire

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1 MICROSOFT EXCEL Révisin Février 2017 Aide au paramétrage Gestin Cngés et Absences 1. Intrductin interactif et Guide d utilisatin Onglet Synthèse Dnnées relatives aux Emplyés Paramétrage des différents types de cngés Gestin des demi-jurnées de cngés payés Astuces Onglets crrespndants aux duze mis de l'année Le calendrier annuel Onglets cachés mais indispensables Onglet Cngés Sclaires Onglet Base de travail Afficher u masquer les nglets Afficher un nglet Masquer un nglet Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

2 1. Intrductin Si dans certaines sciétés, la gestin des cngés et des absences est gérée par des lgiciels dédiés u au sein des Ressurces Humaines, le planning des cngés reste une missin imprtante dans les petites structures. Le tableau de Gestin Cngés et Absences a été dévelppé pur gérer le planning de suivi des différents types d absences (cngés payés, RTT, exceptinnels, jurnée de slidarité, récupératin, cngés maladie, ) et de répndre spntanément avec efficacité et le plus simplement pssible aux demandes des cllabrateurs et des managers. Le tableau de Gestin des cngés et absences ne dit en aucun cas se sustraire aux systèmes/lgiciels utilisés par les Ressurces Humaines ; il est un cmplément d infrmatins dédié à la gestin des cngés et absences et nn pas un util de validatin des demandes des cllabrateurs. Le tableau est enregistré sus un frmat.xlsm car il utilise des macrs. Il se peut qu à l uverture du tableau, n vus demande d activer les macrs. Cliquer sur Activer les macrs avant de pursuivre. Dans ce tableau de Gestin Cngés et Absences, vus aurez maintes fis la pssibilité de vir de nmbreuses utilisatins d ptins d Excel. Vus purrez, si vus le désirez, cnsulter les fiches pratiques dédiées à ces ptins. 2. interactif et Guide d utilisatin Un smmaire interactif permet en un seul clic d accéder à l nglet désiré Le Guide d utilisatin intégré directement dans le tableau. Il s agit d un guide simplifié. 2 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

3 3. Onglet Synthèse Pur gagner du temps et autmatiser les tâches à effectuer des butns nt été créés sur la base de macrs. Remarque : Pur en savir plus sur les macrs, je vus invite à cnsulter la fiche pratique Micrsft Excel - Créer u supprimer simplement une macr 1. Dnnées relatives aux Emplyés Afficher les dnnées Emplyés Renseigner les différents champs : Nm de l Emplyé (remplacer les dnnées actuelles par vs dnnées) Service (par emplyé s il s agit de différents services) Adresse mail Téléphne fixe Mbile La cellule R6 sera utilisée uniquement si vus suhaitez faire un tableau unique de suivi des cngés pur un seul et même service Masquer les dnnées Emplyés après utilisatin 3 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

4 2. Paramétrage des différents types de cngés Cmpléter les clnnes R et U avec le nmbre de cngés/rtt acquis Cmpléter la clnne X crrespnd au slde de cngés N-1 Dans certaines sciétés, le reliquat de Cngés N-1 peut être reprté pur être cnsmmé sur l'année en curs Cmpléter la clnne AA qui purra être mise à jur ultérieurement. Elle intégrera les jurs de récupératin acquis tut au lng de l'année Remarque : Les autres clnnes snt mises à jur autmatiquement dès utilisatin des nglets crrespndants aux duze mis de l'année La clnne AE crrespnd au nmbre de jurs à travailler dans l'année. Il sera calculé autmatiquement sur la base de 252 jurs par an Ce nmbre est le résultat du nb de jur uvrés par an - les jurs fériés Utiliser les butns Afficher u Masquer les mis pur afficher la vue par mis mise à jur autmatiquement 3. Gestin des demi-jurnées de cngés payés Certaines sciétés autrisent la prise de demi-jurnée de cngés payés d autres nn. Par défaut le tableau de Gestin des Cngés et Absences prévit la Gestin des demi-jurnées de cngés payés Utiliser les butns pur Activer u Désactiver la fnctin de gestin des demi-jurnées de cngés payés 4 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

5 4. Astuces Utiliser les butns Insérer u Supprimer des lignes sur l ensemble des nglets en même temps Pur ajuter : sélectinner la ligne sus laquelle vus suhaitez ajuter une ligne et cliquer sur le butn Pur supprimer : sélectinner la ligne que vus suhaitez supprimer et cliquer sur le butn Utiliser les butns Afficher u Masquer les clnnes Services sur chaque nglet crrespndant au mis 4. Onglets crrespndants aux duze mis de l'année La clnne A et B snt mises à jur autmatiquement avec le nm et service des emplyés Par défaut la clnne B est cachée car ces nglets nt été cnçus pur une gestin d'un seul et même service A nter que le nm du service renseigné (Service unique) dans la case R6 de l'nglet Synthèse s'affichera en cellule GHI2 Utiliser les butns Afficher u Masquer la clnne B (Service par emplyé) 5 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

6 Utiliser les listes dérulantes pur saisir les cdes des absences dans les clnnes de J à AN crrespndant à vs absences uniquement les jurs uvrés Imprtant : Ne rien mettre dans les cellules crrespndantes aux Samedi, Dimanche et Jurs fériés Remarque : Pur en savir plus sur les listes dérulantes, je vus invite à cnsulter la fiche pratique Micrsft Excel - Liste dérulante Se référer à la légende Les clnnes C à I snt mises à jur autmatiquement avec le nmbre de cngés cnsmmés Par défaut, quand le ttal d'emplyés absents est supérieur à 5 (critère de sélectin), un icne cidessus s'affiche Pur mdifier le critère de sélectin Se rendre sur l nglet Guide Utilisatin Mdifier la valeur désirée dans la case E70 5. Le calendrier annuel L nglet caché Calendrier avec les Jurs Fériés en ruge permet d alimenter autmatiquement les champs des nglets crrespndant aux duze mis de l année Utiliser la tupie de l nglet pur Sélectinner l année de référence 6 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

7 6. Onglets cachés mais indispensables 1. Onglet Cngés Sclaires L nglet Cngés Sclaires n est pas indispensable, il a été cnçu à titre infrmatif Seules les dnnées crrespndantes au calendrier sclaire et Remarque : pur les années ultérieures à ces deux années, il sera nécessaire d intégrer les nuveaux calendriers sclaires à prendre sur n imprte quel site sur internet 2. Onglet Base de travail Cet nglet nn mdifiable sert de base de travail pur l ensemble des nglets du tableau Gestin des Cngés et Absences. On y retruve les infrmatins suivantes : Les jurs de la semaine Les mis Cntrôle de mis (permettant d activer certaines frmules du tableau) L ensemble des Jurs Fériés La légende crrespndante aux différents types de cngés/absences 7 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

8 7. Afficher u masquer les nglets 1. Afficher un nglet Dans l nglet Utiliser les butns prévus à cet effet Ou prcéder cmme suit : Sur la barre des nglets situés en bas du classeur, faire un clic drit avec la suris Cliquer sur Afficher Sélectinner l nglet à afficher Cliquer sur OK 2. Masquer un nglet Les nglets au préalable masqués sernt autmatiquement de nuveau masqués à l uverture du fichier. Si vus suhaitez les masquer pendant l utilisatin du fichier, prcéder cmme suit : Sélectinner l nglet à masquer Faire un clic drit avec la suris Cliquer sur Masquer 8 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

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