Bordeaux, le 20 Mai Monsieur le Président,

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1 Le Président Références à rappeler : DCh/ROD II/ Bordeaux, le 20 Mai 2008 Monsieur le Président, Par lettre du 14 juin 2006, vous avez été informé que la Chambre régionale des comptes d'aquitaine allait procéder au jugement des comptes, de 2001 à 2004, et à l'examen de la gestion de 2001 jusqu à la période la plus récente du Centre de gestion de la fonction publique territoriale de Lot-et-Garonne. A l issue de cette vérification, l entretien préalable avec le conseiller rapporteur, prévu par l article L et R du code des juridictions financières, a eu lieu le 7 mars Je vous ai fait connaître par lettre du 22 mai 2007, les observations retenues à titre provisoire par la chambre lors de sa séance du 26 avril 2007, en vous priant d y répondre dans le délai de deux mois. Les observations le concernant avaient été adressées à Monsieur André TOURON, votre prédécesseur. Vous avez répondu par courrier le 6 juillet 2007 et Monsieur TOURON n a pas répondu. La chambre en a délibéré au cours de sa séance du 6 décembre 2007 et a arrêté les observations définitives qui vous ont été notifiées le 10 avril 2008: Le délai légal d un mois, imparti aux destinataires des observations définitives pour adresser leur éventuelle réponse à la chambre régionale des comptes étant expiré, je vous prie de bien vouloir trouver ci-après, le rapport d observations définitives de la chambre qui porte sur : - la présentation générale ; - la comptabilité de l établissement ; - l exercice des missions ; - la situation financière. Monsieur Guy BERNY Président du conseil d administration du Centre de la fonction publique territoriale du département de Lot-et-Garonne 53, rue de Cartou AGEN 3, place des Grands-Hommes CS Bordeaux Cedex Tél. : Fax :

2 1 La présentation générale 1.1 Les effectifs gérés par le centre De 2001 à 2005, l effectif total des agents gérés par le centre de gestion a progressé d un peu plus de 21 %, passant de à agents. Cette évolution générale comprend en fait une croissance de plus de 38 % de l effectif des agents de catégories A, B et C (de à 4611 agents) et une diminution de près de 54 % des agents ayant un emploi aidé (de 762 à 352 agents). En septembre 2006, les agents communaux représentaient près de 70 % des agents de catégories A, B et C et près de 81 % des emplois aidés (contrat-emploi-solidarité, emploi-jeune) gérés par le centre de gestion. En 2005, 422 collectivités étaient obligatoirement affiliées au centre de gestion et 30 collectivités l étaient volontairement. 1.2 Les cotisations Aux termes des dispositions de l article 22 de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale, les dépenses supportées par les centres de gestion pour l exercice des missions obligatoires sont financées par une cotisation obligatoire. Le conseil d administration de l établissement a fixé le taux de la cotisation obligatoire au taux maximum de 0,8 % de la masse salariale des collectivités adhérentes. Les dépenses supportées pour l exercice de missions supplémentaires à caractère facultatif que leur confient les collectivités ou établissements sont financées par ces mêmes collectivités, soit dans des conditions fixées par convention, soit par une cotisation additionnelle à la cotisation obligatoire. Cette cotisation est assise, liquidée et versée selon les mêmes règles et les mêmes modalités que la cotisation obligatoire. Le taux de cette cotisation additionnelle, arrêté également par le conseil d administration, a été fixé à 0,33 % en 2001 puis à 0,36 % en L examen des pièces relatives aux appels de cotisations a révélé que le centre de gestion ne faisait pas de distinction entre ces deux cotisations, intitulait «cotisation obligatoire» l appel des deux cotisations et qu il ne faisait aucune référence à la décision de la collectivité lui confiant une mission à caractère facultatif. Lors de l entretien préalable, le président du centre de gestion a fait savoir que les formulaires d appel des cotisations avaient été modifiés en cours de contrôle. En réponse à l observation provisoire, vous avez joint l avis d appel à cotisation du mois de janvier 2007 montrant que l établissement a procédé à la clarification demandée par la chambre. 2 La comptabilité de l établissement 2.1 Les sorties de l actif Par délibération du 30 novembre 2005, le conseil d administration a décidé de sortir de l actif du bilan des immobilisations d un montant de ,83 qui ont été cédées ou détruites en novembre 1998, du matériel de bureau et du matériel informatique d un montant de ,79 qui a été détruit à la fin de l année

3 Cette sortie d immobilisations en vue d ajuster l actif du bilan et de le rendre conforme à la réalité est une opération comptable qu il fallait mener. Toutefois, la moins-value 1 de cession, en l espèce égale à ,62, a été constatée au débit du compte 1068 «Excédents de fonctionnement capitalisés». En se référant à l instruction budgétaire et comptable M 832 du 29 décembre 1999, applicable aux centres de gestion, il ressort qu une plus-value donne lieu à une affectation au compte 1068 mais qu une moins-value doit être financée par la section de fonctionnement. Cette opération affecte donc la fiabilité du compte 2005 de l établissement en majorant le résultat de fonctionnement de cet exercice 2005 du montant de la moins-value enregistrée en diminution du compte En réponse, vous avez précisé que des écritures de régularisation avaient été passées et qu ainsi les nouveaux enregistrements comptables sont conformes aux prescriptions de l instruction budgétaire et comptable susvisée. 2.2 La comptabilité analytique Le centre a mis au point une comptabilité analytique qui distingue différents services : les missions obligatoires, la médecine, la prévention, le remplacement et le renfort, le service informatique intercommunal et les partenariats. Les dépenses sont ventilées entre ces différentes sections en fonction de règles de répartition précisées par l établissement. En ce qui concerne les recettes, la cotisation obligatoire vient couvrir les dépenses correspondant aux missions obligatoires, la cotisation additionnelle est affectée en priorité aux services de médecine et de prévention, le solde venant financer partiellement le service «Partenariats». Les autres recettes sont automatiquement affectées au service émetteur de la recette. Sous réserve des imperfections liées à la mise en place de clés de répartition des charges, l intérêt de l outil mis en place est souligné par la Chambre. Cette comptabilité analytique permet d établir des prévisions, de déterminer le coût des services, de connaître les résultats et de prendre, le cas échéant, des mesures correctrices. Sur ce dernier point, il a d ailleurs été constaté que l établissement avait pu prendre des dispositions en vue de restaurer l équilibre de certains services présentant des situations déficitaires. L examen des résultats de cette comptabilité, notamment en 2005, montre que les résultats de la section de l administration générale qui recoupe les missions obligatoires du centre sont excédentaires de plus de et que les résultats des sections correspondant aux missions facultatives : service de renfort et de remplacement, service informatique communal et service des partenariats étaient déficitaires respectivement de , et Au vu de ces résultats, indicatifs compte tenu des imperfections notées ci-dessus, l excédent des activités correspondant aux missions obligatoires couvre les déficits des activités correspondant aux missions facultatives. Il est rappelé qu en vertu des dispositions de l article 22 de la loi précitée, la cotisation obligatoire n a vocation à couvrir que les dépenses supportées pour l exercice des missions obligatoires. Le service qui gère les partenariats recouvre l activité de conseil statutaire, les opérations traitées dans le cadre des relations avec la mutuelle nationale territoriale et les missions réalisées dans le cadre de la convention signée avec la Caisse des Dépôts et Consignations caisse 1 Il y a moins-value lorsque la valeur de cession du bien immobilisé est inférieure à la valeur brute inscrite à l actif dans le cas d un bien non amortissable ou à sa valeur nette comptable (valeur brute amortissements) dans le cas d un bien amortissable. Il y a plus-value lorsque la valeur de cession est supérieure à ces mêmes valeurs. 3

4 nationale de retraite des agents des collectivités locales (CNRACL). Aux termes de l article 24 de la loi de 1984 modifiée, dans sa version avant la modification introduite par la loi n du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale, les centres de gestion apportent leur concours à la caisse nationale de retraite des agents des collectivités territoriales notamment pour constater, par délégation de cette institution, les durées de service accomplis des personnels affiliés. Dans le cadre de cette convention d une durée de trois ans, signée le 27 janvier 2004, le centre de gestion a une double mission : informer, former, renseigner sur la réglementation, les procédures et les avantages «vieillesse» servis par la caisse et vérifier les dossiers de demande de retraite. En contrepartie, le centre de gestion perçoit une rémunération constituée d un forfait annuel révisable correspondant à la mission d information/formation/assistance et d un tarif forfaitaire par dossier. En 2005, en comparant le coût de la mission réalisée pour le compte de la CNRACL, évalué au montant des salaires et des charges des agents affectés à cette mission (de l ordre de ) et le montant des rémunérations perçues à ce titre ( ), il apparaît que ce partenariat n est pas équilibré. Sur la convention avec la Caisse des Dépôts et Consignations, vous avez précisé, en réponse, que la caisse avait proposé aux centres de gestion une nouvelle convention de partenariat couvrant la période de juillet 2007 à juin En plus de sa mission de préparation des dossiers de retraite, le centre assurera une mission d information, de formation et d assistance multi-fonds et la saisie des relevés de carrières permettant de délivrer aux intéressés les relevés de situation individuelle et les estimations indicatives globales. Vous avez également indiqué que les collectivités affiliées ont manifesté le souhait de confier au centre de gestion les missions relatives à la gestion des dossiers de retraite des agents. Ces missions seront gérées dans le cadre de conventions entre le centre et les collectivités intéressées. Compte tenu de toutes ces modifications et de l évolution du coût correspondant à l exercice de ces missions étendues, il pourrait être utile de parfaire la comptabilité analytique en procédant à un découpage plus fin du service «partenariats» actuel. 3 L exercice des missions 3.1 L exercice des missions obligatoires Le comité technique paritaire Le centre de gestion a mis effectivement en place le comité technique paritaire en application des dispositions de l article 32 de la loi de 1984 précitée. Selon les informations fournies par le centre, ce comité a examiné 444 dossiers en 2001, 242 en 2002, 366 en 2003, 141 en 2004 et 120 en L importance de l activité en 2001 est liée à la mise en place de l aménagement et de la réduction du temps de travail dans la fonction publique territoriale et celle de l année 2003 est due à l examen des dossiers de transfert des agents dans les structures intercommunales. Aux termes de l article 33 de cette même loi, le centre de gestion présente, au moins tous les deux ans, au comité technique paritaire, un rapport sur l état des collectivités et établissements affiliés employant moins de cinquante agents. Ce rapport dresse notamment le bilan des recrutements et des avancements, des actions de formation et des demandes de travail à temps partiel. La présentation de ce rapport donne lieu à débat. Ce rapport est arrêté au 31 décembre de l année impaire précédant celle de sa présentation et il est présenté avant le 30 juin de chaque année paire en application du décret n du 25 avril 1997 modifié. 4

5 Les rapports, arrêtés au 31 décembre 2001, 2003 et 2005, contiennent toutes les informations requises et ont été présentés respectivement aux séances du comité technique paritaire des 24 septembre 2002, 19 octobre 2004 et 5 décembre Le centre a donc globalement satisfait à ses obligations sociales mais la chambre attire votre attention sur la nécessité de soumettre ces rapports au comité technique paritaire avant le 30 juin de chaque année paire. Vous avez précisé, en réponse, que ce retard provenait en fait de l organisation de la collecte des informations : diffusion des circulaires, disponibilité des outils de collecte, collecte de l information et vérification des données L exercice du droit syndical Aux termes de l article 100 de la loi de 1984 modifié, les centres de gestion calculent pour les collectivités et établissements obligatoirement affiliés les décharges d activité de service et leur versent les charges salariales de toute nature afférentes à ces décharges d activité de service concernant l ensemble des agents de ces collectivités et établissements. Le crédit d heures global, correspondant à 7800 heures, a été réparti entre trois organisations syndicales. La Chambre a comparé ce crédit global au total des heures utilisées par les organisations syndicales et a relevé que, de 2001 à 2005, le nombre d heures non utilisées chaque année oscillait entre (en 2003) et (en 2002). Sur cette même période, le total des heures inutilisées a atteint près de heures. En retenant un coût horaire moyen de 12, cette sous-utilisation des heures, indépendante de la volonté du centre de gestion, représente une masse financière de l ordre de La tenue des dossiers des fonctionnaires territoriaux En application de l article 40 du décret n du 26 juin 1985 modifié relatif aux centres de gestion, ces derniers constituent et tiennent à jour un dossier individuel par fonctionnaire, y compris les stagiaires, indépendamment du dossier prévu à l article 18 de la loi n du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires tenu par la collectivité ou l établissement public. Le dossier doit comporter une copie des pièces figurant au dossier principal de l intéressé et retraçant sa carrière. Ces pièces sont notamment les décisions de nomination ou de titularisation, les décisions d avancement d échelon et de grade, les décisions concernant toutes les positions administratives prises par le fonctionnaire, les décisions d affectation et de mutation, certaines sanctions disciplinaires et les décisions individuelles intervenues en matière de formation ainsi que celles se rapportant aux périodes de formation suivies par l intéressé. Le texte précise que pour l application de ces dispositions, le centre de gestion peut substituer aux documents précités des fichiers informatiques dans la mesure où ce dernier fait apparaître de façon individualisée, pour chaque agent intéressé, le contenu, la date d intervention et la date de prise d effet des décisions énumérées ci-dessus. En fait, le centre de gestion a adopté un système qui a consisté à numériser tous les documents à suivre et qui permet de faire les recherches rapides dans les dossiers. A partir du logiciel de gestion de la carrière des agents, il a été procédé à l extraction des cas ayant donné lieu à des décisions concernant aussi bien l avancement de grade et d échelon que les positions prises par les agents et les sanctions disciplinaires. Puis, il a été vérifié que les documents avaient bien été insérés dans le dossier numérisé des agents intéressés. Il s est avéré que toutes les décisions recherchées y ont été retrouvées. 5

6 En revanche, il a été noté que les dossiers des fonctionnaires ne contiennent pas les décisions individuelles de formation ainsi que celles se rapportant aux périodes de formation suivies qui sont mentionnées au 6 de l article 40 susvisé. Il a été indiqué, lors de l instruction, que cette absence pouvait provenir du fait que les collectivités, qui devaient transmettre ces informations en application de ce même article 40, ne le faisaient pas. Cette explication n est pas totalement satisfaisante. Dans votre réponse, vous estimez que le 6 de l article 40 en question ne vise que les décisions individuelles intervenues en matière de formation, c'est-à-dire celles qui impliquent un arrêté de l autorité territoriale. Ces explications ne sont pas totalement satisfaisantes. D une part, il appartient au centre de procéder aux rappels qui s imposent pour remplir sa mission. D autre part, l interprétation que vous faites du texte semble trop restrictive. Certes, le texte vise les décisions individuelles intervenues en matière de formation mais il vise également les décisions se rapportant aux périodes de formation qui ne prennent pas nécessairement la forme d un arrêté. Les lois récentes du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique et du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale contiennent des dispositions concernant la formation professionnelle des agents publics, la reconnaissance de l expérience professionnelle et la validation des acquis. Dans ce contexte, le suivi de la formation des agents de la fonction publique territoriale devient une formalité plus substantielle. La chambre note toutefois que le centre s est doté d un logiciel gérant les carrières et que sa mise en ligne pourrait permettre aux collectivités de transmettre plus facilement les données relatives à la formation. 3.2 Les missions facultatives Le service de remplacement et de renfort Au 1 er septembre 2006, le nombre de collectivités adhérentes à ce service était de 190. De 2001 à 2005, le volume annuel d heures a été au minimum de en 2004 et au maximum de en Pour financer ce service, le centre de gestion facture ses prestations aux collectivités utilisatrices en fonction de tarifs horaires arrêtés par le conseil d administration. Au vu des résultats de la comptabilité analytique, il apparaît que le service était bénéficiaire en 2001 et 2002, qu il est devenu légèrement déficitaire à compter de 2003 ( ) et que le déficit à tendance à s accroître, il était d environ en Compte tenu du mode de fonctionnement de ce service, utilisé par environ 190 collectivités, il serait normal que son équilibre soit assuré par des ressources propres. La chambre prend note de votre volonté d étudier la gestion de ce service et de proposer au conseil d administration un mode de gestion permettant de retrouver un équilibre grâce aux ressources propres. 6

7 3.2.2 Le service informatique communal Le centre de gestion a mis en place un service informatique communal qui a pour objet de conseiller les collectivités adhérentes à ce service pour leur équipement informatique, de former les utilisateurs de logiciels et de progiciels, d offrir une assistance téléphonique et sur site de premier niveau et d assurer une veille technologique et réglementaire. Ce service facultatif donne lieu à une facturation des prestations auprès des collectivités bénéficiaires. Les tarifs ont été régulièrement arrêtés par le conseil d administration. La facturation est établie au vu d une grille tarifaire fixée en fonction de la taille des communes (critère de la population). Avant 2007, la grille comprenait un tarif unique pour les budgets annexes des communes et pour les établissements publics intercommunaux. A compter de 2007, les tarifs concernant les budgets annexes et les établissements publics intercommunaux ont été fixés en fonction de leur taille (nombre d agents). Au 31 décembre 2005, le centre avait installé 1525 logiciels de la gamme «Coloris», gérait 803 ordinateurs, 687 imprimantes et 77 réseaux. Parmi les 1525 logiciels de la gamme «Coloris», on en dénombre 265 destinés à la gestion des budgets et comptes administratifs, 265 destinés à la comptabilité, 249 destinés à la gestion de la paye des agents, 215 logiciels destinés aux élections politiques, 215 destinés à la présentation de tableaux de synthèse, 202 logiciels destinés à la gestion des emprunts et 69 réservés à la facturation. Selon les données de la comptabilité analytique, sur la période 2001 à 2005, les coûts du service (33,7 %) ont progressé plus vite que les recettes (8,2 %). De ces évolutions, il ressort que seul le résultat de 2001 a été excédentaire (6 351 ) et que tous les autres ont été déficitaires ( en 2002, en 2003, en 2004 et en 2005). Au moyen de ses outils de gestion, notamment de sa comptabilité analytique, le centre a pris des mesures pour enrayer cette évolution : d une part, il a réduit les effectifs de ce service et d autre part, il a procédé en 2007 à une augmentation des tarifs. Les missions des centres de gestion de la fonction publique territoriale sont fixées par les articles 22 à 26 de la loi de 1984 modifiée précitée. Aux termes de ces dispositions, les missions des centres restent limitées à la gestion des agents des collectivités locales et des établissements publics locaux. Bien que les missions aient été étendues par la loi n du 19 février 2007 relative à la fonction publique territoriale, elles se rattachent toujours à la gestion des agents. Dans un arrêt du 10 mai 1996, centre départemental de gestion de Seine-et-Marne, le conseil d Etat a posé les limites de la création des services facultatifs par les centres de gestion. Sans remettre en cause l existence et l intérêt de ce service, la chambre attire votre attention sur les risques liés à son développement. Les risques sont d autant plus grands que ce service s écartera de ses missions originelles se rattachant à la gestion des agents et, corrélativement, interviendra plus amplement dans le domaine informatique, secteur, faut-il le rappeler, largement concurrentiel. Vous avez indiqué, en réponse, que le champ d intervention du centre de gestion n est pas celui d un prestataire de services en informatique. Il n appartient pas à la chambre de se prononcer sur la légalité de l intervention du centre de gestion dans ce secteur mais elle a tout simplement souhaité rappeler les limites posées par le juge administratif. 7

8 4 La situation financière Sur la période 2001 à 2005, les produits d exploitation ont baissé de 17,9 % et, dans le même temps, les charges d exploitation ont baissé de 18,8 %. Ces évolutions correspondent à des modifications intervenues dans l organisation des missions du centre de gestion. Les résultats nets ont progressé assez nettement de 2001 à 2004, passant de en 2001 à en En 2005, le résultat net s est établi à La capacité d autofinancement, égale en l espèce au résultat net majoré des dotations aux amortissements, a suivi la même évolution que celle du résultat : une progression de 2001 ( ) à 2004 ( ) et un recul en 2005 ( ). Ces résultats excédentaires ont permis, par la technique de l affectation, de porter les excédents de fonctionnement capitalisés, constatés au compte 1068, de en 2001 à en Ce compte a été ramené à suite au constat de la moins-value correspondant à la sortie d actifs immobilisés, déjà évoquée au paragraphe 21 du présent rapport. L analyse fonctionnelle du bilan montre que, de 2001 à 2005, le fonds de roulement net global a progressé de en 2001 à en Le besoin en fonds de roulement, égal à la différence entre les créances et les dettes d exploitation, a diminué sur la période 2001 ( ) à 2005 ( ). Ces deux éléments ont donc contribué à renforcer la trésorerie qui est passée de en 2001 à en En l absence d emprunt, la capacité d autofinancement nette, égale à la capacité d autofinancement brute diminuée du remboursement du capital de la dette, correspond à la capacité d autofinancement brute. Cette situation financière plutôt favorable mérite toutefois d être relativisée. D une part, le centre de gestion souhaite procéder à un agrandissement de ses locaux actuels en faisant appel à des subventions des collectivités publiques et à l autofinancement. D autre part, les bons résultats de fonctionnement notamment ceux des exercices 2002, 2003 et 2004 sont dus, pour partie, à la sous-utilisation des heures de décharge syndicale des agents. En application des dispositions de l article L du code des juridictions financières, le présent rapport d observations définitives de la chambre doit faire l objet d une inscription à l ordre du jour de la plus proche réunion de l assemblée délibérante. Il doit être joint à la convocation de chacun de ses membres et doit faire l objet d un débat. La chambre vous serait obligée de lui faire connaître dans quelles conditions aura été réalisée cette communication. En outre, j appelle votre attention sur le fait que ce rapport deviendra communicable à tout tiers demandeur dès qu aura eu lieu la réunion précitée. 8

9 Je vous informe qu une copie du présent rapport est transmise au préfet et au trésorierpayeur général du département de Lot-et-Garonne, en application de l article R du code des juridictions financières. distinguée. Je vous prie de croire, Monsieur le Président, à l expression de ma considération Bernard GIREL conseiller maître à la Cour des comptes 9

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