Que couvre l Assurance comptes clients?

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1 GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES Nous vous remercions d avoir assuré vos comptes clients auprès d EDC. Vous pouvez maintenant offrir du crédit à vos clients tout en vous protégeant contre une gamme de risques commerciaux et politiques. Nous sommes heureux de pouvoir ainsi appuyer la croissance de vos ventes à l étranger. title

2 TABLE DES MATIÈRES 3 QUELQUES MOTS SUR VOTRE POLICE D ASSURANCE 4 DÉTERMINATION DE L ASSURABILITÉ DE VOS ACHETEURS 6 DÉCLARATIONS ET PAIEMENT DES PRIMES 7 PAIEMENT 8 GESTION DES COMPTES EN SOUFFRANCE 9 PRÉSENTATION D UNE DEMANDE D INDEMNISATION 10 LISTE DE CONTRÔLE POUR LES INDEMNITÉS 11 PARTENARIAT AVEC VOTRE BANQUE 12 CONTACTS 2 EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA

3 QUELQUES MOTS SUR VOTRE POLICE D ASSURANCE Que couvre l Assurance comptes clients? L Assurance comptes clients d EDC couvre jusqu à 90 % de vos pertes si votre acheteur ne paie pas. Vos contrats de vente peuvent être assurés contre une gamme de risques commerciaux et politiques, notamment : la faillite de votre acheteur; le défaut de paiement de votre acheteur; le refus de votre acheteur de prendre livraison des marchandises (à condition que vous ayez respecté les modalités du contrat); l annulation du contrat avant l expédition des marchandises (à condition que vous ayez une couverture préexpédition); les retards dans les paiements causés par le blocage des fonds ou par des difficultés de transfert; la guerre ou des troubles civils dans le pays de votre acheteur ou dans d autres pays qui touchent le pays de votre acheteur; l annulation ou le non-renouvellement de permis d exportation ou d importation. Vos obligations aux termes de la police Pour être couvert, vous devez : payer les frais d acceptation de votre police et les frais d administration annuels de 250 $ à la date anniversaire; veiller à ce que tous les contrats de vente soient admissibles à la couverture en confirmant la solvabilité de votre acheteur à la date de l expédition ou de la vente; déclarer vos ventes admissibles et payer la prime correspondante; prendre les mesures nécessaires pour prévenir et atténuer les sinistres, y compris gérer les comptes en souffrance, tel qu il est décrit plus loin. Pays couverts Le Certificat de couverture énumère les pays où doivent se trouver vos clients pour être admissibles à la couverture et précise les modalités de paiement maximales ainsi que les taux de prime correspondants. GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES 3

4 DÉTERMINATION DE L ASSURABILITÉ DE VOS ACHETEURS Pour que votre police d assurance soit valide, vous devez déterminer la solvabilité de vos acheteurs. Nous avons indiqué ci-dessous les diverses façons d établir une limite de crédit pour vos acheteurs (c est-à-dire le montant maximal de sinistre par acheteur qui sera couvert). Comment établir la limite de crédit pour un acheteur Vous pouvez vérifier la solvabilité de l acheteur en utilisant votre limite de crédit discrétionnaire (reportez-vous à la section 1 du Tableau de gestion du crédit pour petites entreprises de votre police). Veuillez d abord consulter ce tableau pour savoir si des restrictions s appliquent à certains de vos pays. Utilisation de votre limite discrétionnaire Joindre EDC Limite de crédit requise Jusqu à $ Jusqu à $ Plus de $ n Antécédents favorables n n Recommandations bancaires n Information sur les fournisseurs* n Information sur les fournisseurs* n n Recommandations bancaires n n Recommandations des agences n n d évaluation du crédit Cote selon les agences d évaluation du crédit Information verbale Information écrite n n n * Au moins deux recommandations verbales ou écrites sont exigées; la limite ne devrait pas dépasser le moins élevé des montants indiqués dans les recommandations. Consultez le Tableau de gestion du crédit pour petites entreprises, qui fait partie de votre police, pour obtenir des précisions. 4 EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA

5 Si vous devez établir une limite de crédit dépassant votre limite de crédit discrétionnaire ou que vous ne pouvez pas établir de limite pour un acheteur au moyen des méthodes présentées dans le Tableau de gestion du crédit, vous pouvez demander une approbation de crédit à EDC. Veuillez fournir toute information qui pourrait nous être utile, comme un rapport de solvabilité, des états financiers ou des références commerciales. Il n y a pas de frais associés aux approbations de crédit d EDC. Cependant, lorsque votre acheteur ne figure pas dans notre base de données, nous devrons peut-être obtenir un rapport de solvabilité avant de pouvoir prendre un décision. Vous pouvez nous soumettre le rapport vous-même ou EDC en commandera un; dans ce dernier cas, nous vous facturerons le rapport. Vous pouvez demander une approbation de crédit à EDC de trois façons. En ligne Dans EDC en Direct, au Centre d assurance comptes clients, vous pouvez demander rapidement en ligne des approbations de crédit pour vos acheteurs. Le Centre peut approuver les demandes d approbation de crédit très rapidement. Près de la moitié des demandes sont approuvées sur-le-champ, les autres étant acheminées de manière électronique à un souscripteur afin qu il y donne suite. Les frais, si applicables, sont réduits de 25 % si vous demandez les approbations de crédit par l entremise d EDC en Direct. Pour accéder à ce site, communiquez avec votre souscripteur ou appelez le Service d assistance d EDC en Direct au , de 7 h à 17 h 30 HE. Par TÉLÉCOPIEUR Remplissez une demande d approbation de crédit, dont un exemplaire est joint à votre police, et télécopiez-la au Par téléphone Appelez un souscripteur d EDC à son numéro sans frais. Il nous arrive de découvrir que nous ne pouvons pas assurer les ventes effectuées à un acheteur donné et, ce faisant, de l exclure de la couverture de votre police. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas expédier de marchandises à ce client. Si vous le faites, ces expéditions ne seront pas assurées et vous n aurez pas à payer de primes pour ces ventes. GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES 5

6 DÉCLARATIONS ET PAIEMENT DES PRIMES Déclaration de vos ventes et paiement des primes Pour être assuré, vous devez déclarer vos ventes à crédit et payer les primes applicables. Informer EDC de la valeur de vos ventes dans chacun des pays et payer les primes correspondantes constituent deux de vos obligations les plus importantes aux termes de la police. Processus de déclaration Vous pouvez déclarer vos ventes de deux façons. En ligne Dans EDC en Direct, au Centre d assurance comptes clients, vous pouvez faire vos déclarations en ligne. Grâce à ce service en ligne, vous pouvez également : demander l ajout de pays ou de nouvelles modalités de paiement à votre police; présenter une nouvelle déclaration ou une déclaration supplémentaire en y ajoutant des pays ou des modalités de paiement; consulter vos déclarations et vos relevés de compte des 12 derniers mois; examiner votre relevé de compte en temps réel et générer vous-même votre facture. Par la poste Si vous êtes incapable de présenter vos déclarations en ligne ou préférez ne pas le faire, vous pouvez demander qu EDC vous envoie de la documentation par la poste. Cette documentation comprend une facture, un relevé de compte et un formulaire de déclaration qui énumère les pays où vous effectuez des ventes et les taux de primes correspondants. Pour remplir le formulaire de déclaration, il vous suffit de suivre les instructions qui l accompagnent. Chaque mois, vous devez déclarer toutes les ventes à crédit (c est-à-dire non réglées d avance) dans tous les pays au cours de la période de déclaration (sauf les ventes effectuées à des acheteurs ou dans des pays qui sont exclus de la police). Si vous avez une couverture pour les ventes au Canada, vous devez nous fournir une ventilation par province et payer la taxe de vente provinciale applicable sur la prime, conformément aux exigences des autorités fiscales. 6 EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA

7 Comment établir votre facture En ligne Lorsque vous présentez vos déclarations en ligne, le système calcule automatiquement la prime pour vous et l ajoute indiquant la somme payée. Il suffit d inscrire le montant de votre paiement dans la case précisant la somme payée et d imprimer le tout. Par la poste Si vous ne présentez pas vos déclarations en ligne, ajoutez votre prime totale à payer au solde de fermeture de votre relevé de compte. (Si votre solde de fermeture est créditeur, vous n avez qu à soustraire ce montant de la prime totale à payer.) PAIEMENT Déclarations en ligne Vous pouvez payer vos primes et vos frais d administration au moyen des services bancaires en ligne de votre banque. Il suffit d indiquer le numéro de compte figurant sur votre facture et votre relevé de compte pour effectuer un paiement en dollars canadiens. Veuillez noter que si vous payez en ligne, EDC ne peut accepter que les paiements en dollars canadiens. Nom du bénéficiaire : Exportation et développement Canada Vous pouvez obtenir un complément d information au sujet de ce mode de paiement à partir d EDC en Direct, la section de notre site Web réservée à nos clients. Consultez la section Contacts à la fin du présent guide pour en savoir plus sur EDC en Direct. Par chèque Imprimez ou faites une copie de votre facture. Faites votre chèque à l ordre d Exportation et développement Canada. Inscrivez votre numéro de police sur le chèque. Postez votre chèque accompagné de votre facture. Enfin, si vous ne faites pas de déclarations en ligne, joignez une copie de votre formulaire de déclaration à votre facture et à votre chèque. Veuillez libeller votre chèque à l ordre d Exportation et développement Canada et le poster à l adresse suivante : Exportation et développement Canada 150, rue Slater Ottawa (Ontario) K1A 1K3 GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES 7

8 GESTION DES COMPTES EN SOUFFRANCE Les acheteurs ne paient pas toujours à la date d échéance de la facture. Or, nous savons que plus le retard de paiement est long, plus vous courez le risque de subir un sinistre. Nous vous encourageons donc à intervenir rapidement. Aux termes de votre police, vous avez la responsabilité de surveiller tout compte en souffrance et de déclarer mensuellement à EDC les créances de plus de $. Si vous désirez qu EDC vous aide à recouvrer des créances de moindre valeur, il est possible de les déclarer aussi. Un compte en souffrance peut être signalé et géré en ligne auprès du Centre d assurance comptes clients (RIC) d EDC en Direct. Consultez la section Contacts à la fin du guide pour en apprendre davantage sur EDC en Direct. EDC est là pour vous aider à atténuer les risques associés à la vente de vos produits et services à l étranger. Lorsque vous déclarez vos comptes en souffrance, nous vous offrons aussi les services de gestion des créances suivants : 1. Services de recouvrement : EDC peut, en votre nom, confier la créance à une agence de recouvrement. Vous bénéficiez ainsi du service de qualité d une agence de recouvrement que privilégie d EDC, de taux escomptés et du soutien décisionnel d EDC tout au long du processus de recouvrement. 2. Conseils portant sur l atténuation des sinistres : Pour les comptes en souffrance plus importants ou plus complexes, vous pouvez consulter un spécialiste des recouvrements à EDC. Il vous aidera à réduire votre sinistre, et pourrait même vous éviter de faire une demande d indemnisation. Reportez-vous à votre Tableau de gestion du crédit, car il peut préciser des mesures que vous pouvez prendre lorsque vos comptes sont en souffrance. Si vous avez des questions ou des problèmes à cet égard, appelez le Service de gestion des créances au ou envoyeznous un courriel à 3. Pprésentation d une demande d indemnisation : Vous pouvez demander qu on transforme votre compte en souffrance en une demande d indemnisation dès qu il devient admissible et vous pouvez suivre en ligne l évolution de votre dossier à chaque étape du processus décisionnel. 8 EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA

9 Vous trouverez ci-après les grandes lignes des mesures à prendre en matière d atténuation de vos sinistres. État de la créance Non échue En souffrance depuis moins de 60 jours En souffrance depuis 60 à 120 jours En souffrance depuis 120 à 365 jours Mesure conseillée Aucune Assurez un suivi fréquent auprès de l acheteur aux fins de paiement Accédez à EDC en Direct et faites une demande de services auprès d une agence de recouvrement ou signalez une créance pour obtenir des conseils en matière d atténuation des sinistres Présentez une demande d indemnisation à EDC Reportez-vous à votre Tableau de gestion du crédit, car il peut préciser des mesures que vous pouvez prendre lorsque vos comptes sont en souffrance. Si vous avez des questions ou des problèmes concernant votre compte en souffrance, communiquez avec le Service de gestion des créances d EDC au Veuillez noter que si vous expédiez des marchandises à un acheteur qui est en défaut de paiement, vos expéditions pourraient être exclues de la couverture. PRÉSENTATION D UNE DEMANDE D INDEMNISATION Si présenter une demande d indemnisation constitue votre seul recours, un règlement efficace est de mise. À cette fin, EDC a établi un processus clair destiné à vous guider. Quand présenter une demande d indemnisation Dans la plupart des cas, un compte en souffrance peut faire l objet d une demande d indemnisation quatre mois après la date d échéance initiale du paiement. Aussitôt qu un acheteur fait faillite ou devient insolvable, vous pouvez présenter une demande pour le sinistre subi. Nous n acceptons que les demandes d indemnisation présentées dans les 12 mois suivant la date d échéance initiale du paiement, c est-à-dire la date à laquelle le paiement de la facture était exigible. Pour signaler un compte en souffrance en ligne, vous pouvez demander la conversion de cette créance en une demande d indemnisation dès qu elle devient admissible. Présenter une demande d indemnisation Toute demande d indemnisation, sans égard de sa valeur, et les pièces justificatives s y rapportant peuvent être présentées en ligne au Centre d assurance comptes clients. Veuillez noter que nous n offrons plus le service d indemnisations express. Vous pouvez soumettre les demandes, peu importe le montant, par voie électronique en utilisant ce processus. Si vous présentez une demande d indemnisation de moins de CAD ou USD et vous avez confié votre créance à une agence de recouvrement (idéalement, par l entremise des Services de recouvrement du RIC; reportez-vous à la section «Gestion des comptes en souffrance») ou que vous avez un numéro de dossier d insolvabilité, il n est pas nécessaire de joindre les documents justificatifs. Cependant, il est important que vous gardiez des copies de tous les documents pertinents, car EDC effectuera des vérifications au hasard des demandes d indemnisation soumises par ses clients dans le cadre de son processus de diligence raisonnable. GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES 9

10 Dans le cas d une demande d indemnisation de plus de $ (CAD ou USD), vous devez remplir et signer un formulaire de demande d indemnisation et l accompagner de la documentation pertinente. Vous devez joindre à chaque formulaire les pièces justificatives suivantes : une preuve de la créance (qui montre que la dette existe bel et bien et à combien elle s élève); l information relative au crédit de l acheteur (dans le cas où vous n auriez pas reçu une approbation de crédit, une preuve que votre acheteur était solvable à la date de l expédition ou de la vente, que vous aurez obtenue en observant les méthodes décrites dans votre Tableau de gestion du crédit); une preuve de l expédition; la facture (où figurent les articles, la valeur et les conditions de vente); une preuve écrite de l insolvabilité ou de la faillite de l acheteur (pour le risque d insolvabilité seulement); la documentation relative aux mesures de recouvrement (une preuve que vous avez entrepris une démarche de recouvrement en temps utile, conformément à la police); tout document qui peut justifier votre demande. Nous vous encourageons à présenter votre demande d indemnisation et votre documentation en ligne au moyen d EDC en Direct. Pour faire une demande d accès, veuillez communiquer avec votre souscripteur ou appeler le Service d assistance d EDC en Direct au entre 7 h et 17 h 30 HE. Partage des frais Le partage des frais de recouvrement est un autre avantage de votre Assurance comptes clients. Sous réserve d une approbation des frais par EDC, les frais directs engagés pour recouvrer une créance peuvent être répartis entre vous et l assureur. Vous devez transmettre une copie de la facture et une preuve de paiement à EDC. Ces frais incluent habituellement la commission versée à l agence de recouvrement ou les frais juridiques. (Les frais indirects et d exploitation ne sont pas couverts par la police.) Pour en savoir plus à ce sujet, consultez votre police sur le partage des frais. LISTE DE CONTRÔLE POUR LES INDEMNITÉS Avant l expédition Après l expédition Renseignements SUR LE CRÉDIT Avez-vous obtenu des renseignements sur le crédit selon les exigences de votre police en ce qui a trait à l encours dans les limites de votre limite de crédit discrétionnaire? Ou une approbation de crédit par écrit d EDC? Preuve de créance Avez-vous des documents prouvant l expédition des marchandises? Vous devriez avoir l un ou l autre des documents suivants ou les deux : bon de commande ou contrat signé par votre acheteur traite ou billet à ordre signés la preuve de créance peut également être établie après l expédition (se reporter à la rubrique ci-contre «Après l expédition»). Preuve de créance Si vous n avez aucun des quatre documents précités (soit bon de commande, contrat, traite ou billet à ordre), quels documents avez-vous pour prouver l existence de la créance? Il peut s agir d un des documents suivants : chèque non encaissé reconnaissance écrite de créance par l acheteur confirmation, par le syndic de faillites, du montant que doit l acheteur tout autre document prouvant que l acheteur a reçu les marchandises ou les services en question et qu il vous doit un montant 10 EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA

11 PARTENARIAT AVEC VOTRE BANQUE De nombreuses entreprises utilisent leurs créances assurées pour obtenir un fonds de roulement ou une marge de crédit opérationnelle auprès d une banque ou d une autre institution financière. Exigences bancaires Certaines institutions financières n exigent qu une simple confirmation de la souscription de la Police d assurance comptes clients pour petites entreprises, tandis que d autres ont des exigences plus strictes. Un ordre de paiement est un document qui autorise EDC à verser toute indemnité visée par la police directement à une institution financière. Aux termes de ce document, EDC est aussi tenue d envoyer à l institution financière une copie de toute correspondance que nous vous transmettons. Une convention tripartite est utilisée lorsqu une institution financière escompte ou achète vos comptes clients. Marche à suivre Communiquez d abord avec EDC. Nous pourrons vous conseiller quant à l outil répondant le mieux à vos besoins et vous remettre les documents appropriés. Ensuite : remplissez et signez la convention tripartite ou l ordre de paiement; faites signer le document par votre institution financière (s applique seulement aux conventions tripartites); télécopiez ou postez à EDC le document dûment rempli; une fois approuvé, nous le signerons, vous en enverrons une copie et en transmettrons aussi une copie à votre institution financière. Établissement du sinistre Preuve d expédition Avez-vous des documents prouvant l expédition des marchandises? Vous devriez avoir l un ou l autre des documents suivants : connaissements lettres de transport autre preuve d expédition Recouvrement Avez-vous signalé le compte en souffrance conformément aux exigences de votre police? c Oui c Non Indemnisation Avez-vous présenté une demande d indemnisation dans les douze mois suivant la date à laquelle la créance était due? c Oui c Non Insolvabilité Avez-vous obtenu une preuve d insolvabilité? c Oui c Non Déclarations Avez-vous déclaré et payé des primes à l égard des marchandises expédiées, du contrat ou des services? c Oui c Non GUIDE De VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES 11

12 CONTACTS Accédez à EDC en Direct, l espace protégé du site Web d EDC, où vous pouvez gérer en ligne votre couverture comptes clients et en suivre l évolution auprès du Centre d assurance comptes clients. Par l entremise du Centre, vous pouvez : commander des approbations de crédit concernant des acheteurs étrangers et canadiens; modifier des approbations existantes ou les retirer; présenter vos déclarations; voir l historique de vos déclarations et de vos relevés de compte; imprimer vos factures et présenter des demandes d indemnisation de faible valeur. Pour accéder gratuitement à EDC en Direct, communiquez avec un souscripteur d EDC ou appelez le Service d assistance d EDC en Direct au , en semaine, de 7 h à 17 h 30 HE. Par TÉLÉPHONE Communiquez avec un souscripteur d EDC à son numéro sans frais, en semaine, de 8 h 30 à 17 h, de partout au Canada. Pour obtenir des renseignements non directement liés à votre police, communiquez avec un directeur de comptes pour petites entreprises à EDC, au , en semaine, de 8 h à 18 h HE. Par la poste Exportation et développement Canada 150, rue Slater Ottawa (Ontario) K1A 1K3 This document is also available in English. EDC est propriétaire de marques de commerce et de marques officielles. Toute utilisation d une marque de commerce ou d une marque officielle d EDC sans sa permission écrite est strictement interdite. Toutes les autres marques de commerce figurant dans ce document appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Les renseignements présentés peuvent être modifiés sans préavis. EDC n assume aucune responsabilité en cas d inexactitudes dans le présent document. Exportation et développement Canada, Tous droits réservés.

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