INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DU MANS LE CHANGEMENT DE LOGICIEL DE COMPTABILITE DANS L ENTREPRISE RAPPORT DE STAGE

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1 INSTITUT UNIVERSITAIRE DE TECHNOLOGIE DU MANS LE CHANGEMENT DE LOGICIEL DE COMPTABILITE DANS L ENTREPRISE RAPPORT DE STAGE 26 juin 2008 Finance-Comptabilité

2 Sommaire Introduction... 5 Chapitre 1 : Le changement de logiciel de comptabilité... 7 I. L informatisation de la comptabilité... 7 II. Les raisons du changement... 8 III. La procédure mise en place... 8 Chapitre 2 : Les étapes importantes du changement de logiciel comptable I. L initialisation du projet II. Le lancement du projet III. La mise en place du projet IV. Les outils post-projet Chapitre 3 : Mon action dans l entreprise au sujet du changement de logiciel I. L évolution des fonctionnalités concernant la TVA II. Le travail effectué III. Les conclusions du travail effectué Conclusion Bibliographie Annexes Annexe 1 : Règlementation en matière d'informatisation de la comptabilité Annexe 2 : Planning du projet de changement de logiciel Annexe 3 : Compte-rendu de l'entretien avec Monsieur Christophe H... 26

3 Introduction De nos jours, toute entreprise automatise sa comptabilité. En effet, les écritures, les documents d analyse et même les déclarations fiscales sont enregistrés ou établis automatiquement. L automatisation des données est un atout majeur pour une entreprise. L entreprise X utilise depuis une dizaine d années le même logiciel de comptabilité et a décidé d opter pour une version plus récente. D un point de vue technique, le changement de version est assimilé à un changement de logiciel. En effet, une mise à niveau de l ancienne version n est pas suffisante en vue des nombreuses modifications, le logiciel comptable est donc entièrement réinstallé. J utiliserai donc le terme changement de logiciel plutôt que changement de version dans le présent rapport. La mission qui m a été confiée concernant le paramétrage des fonctionnalités du nouveau logiciel en matière de TVA m a conduite à l étude suivante : le changement de logiciel de comptabilité dans l entreprise. En effet, le changement de logiciel de comptabilité demande une méthodologie rigoureuse qui m était intéressante d étudier. La question que je peux me poser est la suivante : comment intégrer au mieux le nouveau logiciel de comptabilité dans l Entreprise? Tout d abord, je présenterai les actions et missions que j ai menées durant mon stage. Puis, pour répondre à ma problématique, j exposerai dans une première partie, le changement de logiciel à savoir sa définition et ses caractéristiques. Dans une seconde partie, les étapes importantes de la procédure de changement de logiciel seront expliquées précisément. Enfin, la troisième partie portera sur la mission que m a amenée à étudier le changement de logiciel de comptabilité dans l entreprise.

4 Présentation des missions durant le stage en entreprise I. Le service de gestion et de comptabilité a) L organisation du service Le service comptabilité-gestion est composé de six salariés. Il s organise de la façon suivante : Un responsable comptable et financier, un contrôleur de gestion, trois comptables et une employée administrative. Les trois comptables sont responsables réciproquement de la comptabilité générale, la comptabilité concernant les fournisseurs et enfin celle concernant les clients. Enfin, l employée administrative qui est polyvalente est responsable de la comptabilisation des factures. b) Le lien avec les autres services Le service comptabilité est au centre de tous les autres services. En effet, il comptabilise tous les mouvements de l entreprise. Il est même au centre de la production et gère son bon fonctionnement. En effet, chaque fourniture ou chaque matière première fait l objet d une demande de commande dans le service comptabilité. II. Les informations sur mon travail a) Les caractéristiques du travail prévu Mes missions consistaient à m occuper des cycles achats (commandes, rapprochement de commandes, bons de livraison et factures), ventes (facturation et suivi clients), bancaires (règlement, rapprochement bancaire) et suivi des investissements (de la demande à l immobilisation). b) Les caractéristiques du travail réel A mon arrivée dans l entreprise, plusieurs tâches m ont été confiées. D abord, j ai effectué des taches comptables comme le règlement de fournisseurs (lettres de change et chèques), du rapprochement par rapport aux bons de commande et aux factures. J ai aussi établi des commandes grâce à la GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordinateur) à partir des bons de commandes venant de l atelier par exemple. Puis, le service comptabilité m a confié des dossiers fiscaux comme la régularisation de la Taxe Professionnelle et déclaration des honoraires et autres rémunérations pour les deux établissements du groupe en sarthe. De plus, il m a été confié une mission supplémentaire. Cette mission constitue la raison pour laquelle j ai choisi le thème de ce rapport : le changement de logiciel de comptabilité dans l entreprise. En effet, ce travail portait sur la mise en place des fonctionnalités du nouveau logiciel concernant la TVA. Ce travail constitue l objet du troisième chapitre de ce présent rapport.

5 Chapitre 1 : Le changement de logiciel de comptabilité I. L informatisation de la comptabilité Pour faire face à la concurrence, les entreprises doivent être efficaces et donc posséder un système comptable fiable afin de disposer rapidement des informations nécessaires à une prise de décision. Evoluant avec les nouvelles technologies, le droit comptable permet donc à toute entreprise d informatiser sa comptabilité sous certaines conditions présentées dans l annexe 1. L entreprise X doit communiquer tous les mois le résultat provisoire au groupe. L informatisation de la comptabilité de l entreprise permet au service comptabilité d être plus efficace et de pouvoir disposer des informations nécessaires rapidement. L informatisation de la comptabilité dans l entreprise est donc un outil important d efficacité car c est le seul moyen permettant de fournir une information immédiate et fiable. a) Les avantages de l informatisation de la comptabilité De nos jours, la comptabilité des entreprises est systématiquement informatisée. En effet, son utilisation offre plusieurs avantages. Tout d abord, l informatisation de la comptabilité offre la possibilité d automatiser plusieurs traitements comptables. En effet, la saisie de certaines écritures peut se faire automatiquement concernant par exemple les assurances, les amortissements, etc. De plus, la plupart des déclarations fiscales sont simplifiées car les montants à inscrire sont plus faciles à retrouver dans une comptabilité informatisée. Aussi, grâce à une mise à disposition des informations instantanée, l informatisation de la comptabilité permet un gain de temps global et principalement dans la réalisation des états de synthèse comme le compte de résultat, le bilan, etc. Enfin, l informatisation de la comptabilité offre un contrôle de la cohérence des écritures et traitements comptables important. Pax exemple, il est impossible de saisir une écriture si le principe de la partie double 1 n est pas respecté. L informatisation de la comptabilité de l entreprise permet donc une meilleure organisation, une meilleure efficacité et donc une meilleure capacité à faire face à la concurrence. b) Les inconvénients de l informatisation de la comptabilité Même si l informatisation de la comptabilité de l entreprise présente un atout réel pour cette dernière, il existe quand même des inconvénients. Tout d abord le principal inconvénient est que comme les informations sont stockées sur support informatique, la sauvegarde des informations peut parfois être remise en cause. En effet, il faut prévoir des sécurités comme des sauvegardes régulières sur autres supports pour minimiser les risques de perte de données. De plus, en matière de contrôle fiscal, il est nécessaire d archiver toutes les données comme avec la comptabilité manuelle. La menace du contrôle fiscal implique, de la part de l entreprise, une préparation rigoureuse. 1 Partie double : a pour principe l inscription d un montant dans un compte et implique la mention du même montant dans un autre compte. L un des comptes doit être débité et l autre crédité de manière à établir une contrepartie.

6 Enfin l informatique est, aujourd hui un outil fiable mais il subsiste de temps en temps des erreurs, des «bugs» informatiques qui peuvent paralysés le traitement comptable. c) Les différents outils mis à disposition Pour informatiser sa comptabilité, l entreprise a la possibilité de choisir un logiciel spécialisé dans la comptabilité ou bien un Progiciel de Gestion Intégrée. Un PGI est un logiciel qui intègre tous les systèmes informatisés pouvant intervenir dans une entreprise. On y retrouve la facturation, la GPAO (Gestion de la Production Assistée par Ordinateur), la comptabilité, etc. Le choix entre le logiciel spécialisé et le logiciel intégré dépend des moyens d une entreprise et nécessite une restructuration de son organisation. En effet, un PGI est très coûteux et nécessite de la part des salariés, un travail en étroite collaboration. L entreprise X a étudié ces deux solutions. Au regard de ses moyens et de l organisation actuelle de l entreprise, l entreprise a opté pour la solution d un logiciel de comptabilité. II. Les raisons du changement a) La cause du changement L entreprise X a décidé de changer de logiciel de comptabilité. En effet, l ancienne version du logiciel devenait vieillissante et la maintenance en cas de problème technique n était plus assurée à compter du 31 décembre Il était donc nécessaire d entamer une procédure de changement de logiciel de comptabilité. b) Les avantages et inconvénients du changement Changer de logiciel de comptabilité permet avant tout d améliorer les fonctionnalités d un système comptable. En effet, le nouveau logiciel de comptabilité de l entreprise X est plus performant et permet l automatisation de plus de saisies comptables. Il a un aspect fiscal très important car il est possible de paramétrer la TVA. Le nouveau logiciel offre des avantages incontestables à son utilisateur comme plus de fonctionnalités et plus d autonomie. Le changement de logiciel comptable repose sur une longue réflexion. En effet, ce changement entraîne des inconvénients à ne pas négliger. Tout d abord, changer de logiciel de comptabilité suppose un investissement important. De plus, les données contenues dans l ancien logiciel doivent être transférées sur le nouveau afin de répondre aux principes comptables fondamentaux comme la continuité des exercices. Pour changer de logiciel de comptabilité, l entreprise X a dû réaliser une étude pour analyser les avantages et les inconvénients du changement de logiciel de façon à ne pas avoir de coûts supplémentaires. III. La procédure mise en place Une fois que l entreprise X ait étudié ses besoins, elle a fait appel à un prestataire pour gérer l ensemble du projet concernant le nouveau logiciel. Ce prestataire a pris en charge le besoin de l entreprise ainsi il a permis de réaliser toutes les tâches dépendantes de ce besoin.

7 L entreprise avait le choix et pouvait décider de répartir les tâches entre différents prestataires comme par exemple l achat du logiciel et son installation pouvaient être réalisés par un fournisseur et la formation effectuée par un organisme spécialisé. Choisir un unique prestataire pour l ensemble des tâches permet une meilleure organisation. En effet, le prestataire choisi par X met en œuvre le projet de changer de logiciel de comptabilité, assure l installation du logiciel, la migration des données, la formation du personnel et l assistance nécessaire. Conclusion du chapitre : L informatisation de la comptabilité demande une grande rigueur en ce qui concerne principalement le changement d un logiciel comptable. J ai observé cette rigueur et l organisation qui en découle tout au long de mon stage à travers des étapes de projet minutieusement suivies.

8 Chapitre 2 : Les étapes importantes du changement de logiciel comptable Le changement de logiciel comptable est considéré comme un projet informatique de grande envergure. En effet, un projet informatique demande une organisation structurée et efficace. C est pourquoi, il faut respecter les étapes de gestion de projet minutieusement afin d éviter toutes difficultés causées par un projet mal cadré. I. L initialisation du projet a) L analyse du besoin de l entreprise Pour analyser ses besoins, l entreprise a réalisé un cahier des charges. Il comprend les raisons de la demande, la description des fonctionnalités attendues, les services et salariés concernés et les contraintes techniques, humaines et organisationnelles. Les raisons de la demande peuvent être multiples. En effet, la demande peut être due à un développement de l entreprise, à l obsolescence des outils utilisés ou bien à la création d une nouvelle activité. L entreprise X était contrainte à ce changement à cause de la maintenance de l ancien logiciel qui prenait fin en décembre Il était donc nécessaire de faire évoluer le logiciel actuel. Dans le cahier des charges sont aussi mentionnées les fonctionnalités que l entreprise attend du nouveau système comptable mais l entreprise X n avait pas d attente particulière. En effet, sa seule demande était l évolution du logiciel de comptabilité actuel dont les fonctionnalités étaient déjà bien développées. Les contraintes techniques, humaines et organisationnelles, influençant les plannings, doivent être communiquées. Pour l entreprise X, les contraintes humaines correspondaient aux congés et aux journées de non présence à l entreprise. Les contraintes techniques concernent plus particulièrement le groupe. En effet, il impose des règles particulières de sécurité dont il est indispensable de soumettre le prestataire s occupant du projet. Les contraintes organisationnelles sont associées à des contraintes dites «Métier» comme le Reporting 1 par exemple. b) La détermination de la solution en adéquation avec les besoins Cette étape est une étape de recherches. En effet, pour trouver le logiciel qui convient le mieux aux attentes de l entreprise, il est nécessaire d effectuer des recherches approfondies. L entreprise X a fait appel au prestataire s occupant du projet et ce dernier a pris en charge cette recherche. Cette solution est ensuite communiquée au personnel concerné sous forme de réunions. 1 Reporting : C est un outil qui permet de présenter périodiquement un ensemble de données comme par exemple le chiffre d affaires, à un centre décisionnel de l entreprise.

9 II. Le lancement du projet Le lancement du projet permet de définir parfaitement les moyens, l organisation et le planning du projet avant de commencer sa réalisation. a) L organisation du projet L organisation d un projet revient à coordonner l ensemble des éléments nécessaires au bon déroulement du projet. Un projet est organisé lorsqu il peut gérer différents éléments imprévus comme : - Les incidents qui se caractérisent par des aléas survenant lors du déroulement du projet. Ils doivent être gérés à temps en entreprenant les actions nécessaires afin d y remédier de manière durable. - Les modifications : une modification ne peut être ignorée mais sa prise en compte doit être particulièrement contrôlée afin de ne pas déstabiliser l organisation globale du projet. - Les risques se caractérisent par la perception d un danger qui peut mettre en péril le bon déroulement du projet. Les risques majeurs doivent être identifiés au plus tôt afin d avoir le temps de prendre les mesures permettant de les réduire voire de les éliminer. - Les litiges : il peut exister des litiges entre le prestataire et l entreprise X. En effet, une contestation concernant le contrat ou l exécution de ce dernier peut être évitée grâce à un projet bien cadré. - La confidentialité : le prestataire se doit de respecter la confidentialité de certaines informations auxquelles il aurait accès. Cet engagement vaut pour les informations détenues dans l éventuel contrat ainsi que son exécution. b) Planification du projet Le planning permet d avoir une vue synthétique du déroulement du projet dans le temps, et en particulier des jalons 1 qui le composent. Dans un souci d efficacité, il vaut mieux établir des plannings pour répartir dans le temps les différentes étapes et actions à mener. Nous pouvons voir dans l annexe 2, le planning dans l entreprise X concernant le changement de logiciel de comptabilité. c) La communication sur le projet L organisation de réunions fréquentes durant l étape de mise en œuvre est importante afin de prendre des décisions sur les points abordés, d étudier le planning du projet et de communiquer les informations auprès du personnel concerné. 1 Jalon : Dans le cadre du planning, les jalons limitent le début et la fin de chaque phase et permettent de faire le point sur le projet et d engager la phase suivante.

10 III. La mise en place du projet a) La formation du personnel Le personnel est la clé d une bonne utilisation du logiciel de comptabilité. Mieux il sera formé, plus il sera efficace car il saura utiliser le logiciel à bon escient. Une bonne formation est donc essentielle et fournit l information, la pratique et la participation nécessaires pour tirer le meilleur parti du logiciel. Elle a pour but d appréhender les nouvelles fonctionnalités du logiciel, de maîtriser les différents paramétrages possibles et d acquérir une bonne connaissance des possibilités du logiciel. Le personnel de l entreprise X utilisant le logiciel a suivi une formation faite par le prestataire qui a duré cinq à six jours. Une première formation concernait la prise en main du nouveau logiciel sur une base test. Les autres formations étaient personnalisées en fonction des postes de chacun. La formation s est déroulée sur le site mais concernait aussi les deux comptables de l autre établissement qui se sont déplacés sur le site pour suivre ces formations. b) L installation du logiciel L installation du logiciel comptable s est faite par le prestataire. En effet, cela fait parti du contrat d achat du logiciel. Cette opération consiste en la mise à disposition du nouveau logiciel aux utilisateurs. Elle dure une journée et est complétée par la migration des données. c) Reprise d existants : migration des données La migration des données permet de garder les historiques et de renseigner manuellement le moins possible le nouveau logiciel. Par exemple, au début d un nouvel exercice, le système comptable dégage des A-nouveaux 1, ces derniers peuvent être transférer automatiquement dans le nouveau logiciel grâce à la migration des données. Cette manipulation nécessite des connaissances importantes en informatique et en manipulation de fichiers, elle est donc faite par le prestataire. La migration des données s est faite en deux journées 1 A nouveau : Tous les comptes de charges et de produits (classe 6 et 7) sont soldés à chaque fin d exercice sauf les comptes de bilan (classes de 1 à 5). Les soldes de ces comptes en fin d exercice sont reportés dans l exercice suivant sous l appellation des a nouveaux.

11 IV. Les outils post-projet a) L accompagnement au démarrage L accompagnement au démarrage est prévu pour aider les utilisateurs dans l utilisation du nouveau logiciel. Il est important qu un nouveau système soit accepté par l ensemble des utilisateurs et c est pour cela que l installateur reste une journée de plus dans l entreprise pour assister les utilisateurs le premier jour d utilisation. Cela est prévu dans le contrat conclu avec le prestataire. b) L assistance L assistance permet le dépannage ou l aide à distance ou non en cas de problème avec le logiciel en lui-même ou son utilisation. Elle est conditionnée par un contrat d assistance prévu au départ du projet avec le prestataire. Ce contrat précise les conditions d assistance et les bénéficiaires. Conclusion du chapitre : Les différentes étapes du projet de changement de logiciel sont importantes et à ne pas négliger. Si le projet est bien cadré et organisé, les étapes du projet sont facilement respectées. En revanche, si le projet est désordonné, les risques, les délais, les modifications, les incidents et les litiges deviennent ingérables et le projet devient complexe à réaliser. Dans l entreprise X, j ai assisté à l étape de la migration des données. J ai constaté que la gestion de projet est très complexe. En effet, j ai rencontré plusieurs difficultés dans la mission qui m était confiée et que j expose dans le troisième chapitre de ce rapport.

12 Chapitre 3 : Mon action dans l entreprise au sujet du changement de logiciel Quand je suis arrivée dans l entreprise, le projet de changement de logiciel était commencé depuis mi-décembre En effet, les études, l installation du logiciel, la formation du personnel concerné étaient déjà effectuées. Seule, la migration des données était en cours. J ai donc aidé l entreprise dans la migration des données de l ancien logiciel au nouveau. L entreprise X m a confié une mission concernant les nouvelles fonctionnalités en matière de TVA. Je vais donc d abord présenter l évolution des fonctionnalités, le travail effectué puis les difficultés rencontrées sur ce travail et les solutions adoptées. Enfin, j en tirerai mes conclusions personnelles. I. L évolution des fonctionnalités concernant la TVA Pour mieux connaître le nouveau logiciel de comptabilité et pour travailler efficacement dessus, j ai dû établir les évolutions entre l ancien logiciel et le nouveau. Cela m a permis de mieux comprendre son fonctionnement et l intérêt de ma mission. a) Les fonctionnalités de l ancien logiciel Dans l ancien logiciel de comptabilité, les fonctions concernant la TVA étaient toutes manuelles. En effet, aucun contrôle n était effectué, aucune déclaration ne pouvait être établie à partir du logiciel même. Des renseignements indispensables comme l assujettissement 1 de l entreprise ou des tiers n étaient pas disponibles et ainsi le logiciel ne contrôlait pas les erreurs. L ancien logiciel ne permettait donc pas d automatiser les fonctionnalités relatives à la TVA et faisait donc perdre du temps aux utilisateurs. Dans un souci d efficacité, les fonctionnalités de TVA devaient être automatisées. b) Les fonctionnalités du nouveau logiciel Tout d abord, le nouveau logiciel permet de paramétrer les profils de la TVA. Cela permet de distinguer la TVA par régime, par type (déductible, collectée) et par taux. Le logiciel permet aussi de renseigner l assujettissement des tiers. De plus, le logiciel permet de contrôler la TVA saisie par l utilisateur en fonction du profil de TVA et d établir un écart ou non. En fonction des écritures saisies, il est possible d établir un Etat préparatoire à la déclaration de TVA. Sur cet Etat, nous retrouvons la TVA collectée, la TVA déductible et tout cela en tenant compte de l assujettissement. Par exemple, si l achat est intracommunautaire, la TVA déductible est calculée en fonction du profil de TVA puis l écriture de TVA déductible est comptabilisée suivant les règles comptables et fiscales. 1 Assujettissement : c est la redevabilité d un impôt, comme la TVA, auprès de l Etat.

13 II. Le travail effectué a) Le travail effectué La mission que l on m a confiée consistait à paramétrer les profils des fournisseurs concernant la TVA. En effet, le nouveau logiciel offre des paramètres concernant la TVA que l ancien logiciel n offrait pas. Par conséquent, le paramétrage était nécessaire pour profiter au maximum des fonctionnalités de la TVA. Les fournisseurs des deux établissements étaient à paramétrer. Cela représente environ fournisseurs. Ma mission s est donc articulée en trois actions : le renseignement des adresses des fournisseurs, le paramétrage des assujettissements des fournisseurs et enfin la vérification du régime de TVA. Le renseignement des adresses des fournisseurs Pour chaque fournisseur, je devais renseigner l adresse et plus particulièrement le pays dans lequel l entreprise est localisée. En effet, la détermination du pays est importante en matière de TVA. En fonction de ce dernier, l entreprise détermine l assujettissement du fournisseur en question. Le paramétrage des assujettissements des fournisseurs Le nouveau logiciel de comptabilité dont l entreprise X dispose, permet de renseigner l assujettissement des tiers. Il existe quatre types d assujettissement : «taxable», «non taxable», «intracommunautaire» et «export». L assujettissement «Taxable» signifie que le fournisseur est localisé en France. La TVA s impose donc au taux normal. La mention «Non Taxable» signifie que l entreprise X n est pas soumise à la TVA concernant ce fournisseur. Cela est dû à la création d une franchise avec ces fournisseurs. L assujettissement «intracommunautaire» concerne les fournisseurs issus des pays de l Union Européenne. La TVA est donc soumise à des règles fiscales et comptables particulières. L assujettissement «export» dépend d un pays hors Union Européenne. L assujettissement de la TVA est soumise, dans ce cas aussi, à des règles fiscales et comptables particulières. La vérification du régime de TVA Le régime de TVA correspond à l exigibilité de la TVA. En effet, la TVA peut être exigible à l encaissement (régime général) ou à la facturation (régime sur les débits). Le logiciel indiquant par défaut un régime général, je devais donc vérifier que chaque profil des fournisseurs présentait ce type de régime.

14 b) Les difficultés rencontrées et les solutions adoptées La première difficulté que j ai rencontrée concerne l informatique. En effet, l accès au nouveau logiciel peut se faire de deux manières différentes soit par l installation du logiciel sur la machine soit par le serveur web. Sur mon poste informatique, je n avais accès au logiciel que par le serveur web mais la connexion au serveur était parfois impossible. Par conséquent, quand ce problème se manifestait, je ne pouvais pas paramétrer les profils des fournisseurs. La seconde difficulté que j ai rencontrée concerne la dénomination des fournisseurs. En effet, pour paramétrer les profils, j avais besoin des caractéristiques des fournisseurs à savoir leur dénomination ainsi que leurs adresses. Or ces caractéristiques étaient stockées dans l ancien logiciel et les dénominations n ont pas pu être remises à jour quand il y avait des changements. De ce fait, la dénomination du fournisseur sur le nouveau logiciel ne correspondait pas toujours à la dénomination sur l ancien. Je devais donc me référer aux comptables ou aux documents me permettant d associer les dénominations à un seul fournisseur. La dernière difficulté que j ai rencontrée concerne la suppression de comptes fournisseurs. En effet, la migration des données permet aussi de faire «le nettoyage» de la comptabilité. Certains fournisseurs ne font plus affaires avec l entreprise X. De ce fait, le service comptabilité a décidé de ne pas les rajouter au nouveau logiciel. Or, certains comptes fournisseurs se sont tout de même insérés dans la comptabilité du nouveau logiciel. Je devais donc les isoler pour permettre au prestataire de les supprimer en temps voulu. III. Les conclusions du travail effectué J ai consacré environ trente heures à cette mission qui a conduit à l élaboration de mon rapport de stage car tout au long de ce dernier, le service comptabilité était concentré sur le changement de logiciel. J ai ainsi pu participer à la migration des données en apportant ma contribution. Pour réaliser cette mission, j ai utilisé les connaissances que j ai acquises durant ma formation et principalement celles de fiscalité. Ce travail m a permis de m adapter aux contraintes de gestion de projet et d améliorer mes connaissances dans ce domaine. Cette mission a été pour moi très enrichissante sur tous les points. De plus, j ai apprécié la confiance que le service comptabilité m a accordée.

15 Conclusion Un changement informatique est un projet de grande envergure qui demande une organisation très rigoureuse. En effet, l intégration d un nouveau logiciel doit se faire progressivement et de façon ordonnée. Pour mener à bien un projet de cette taille, il faut suivre un certain nombre d étapes permettant de faire face aux contraintes prévues ou imprévues. J ai observé cette rigueur et cette organisation dans l entreprise X lors du changement de logiciel comptable. La mission qui m a été confiée m a permis de comprendre l intérêt de cette organisation et le fait de tenir compte de toutes les contraintes. En effet, les entreprises ont besoin d être efficaces à tout niveau pour améliorer leur compétitivité ou la stabiliser. Un projet mal organisé et mal cadré peut entraîner de lourdes conséquences pour une entreprise comme l entreprise X. Pour remédier à ces difficultés, il est important d insister sur la planification du projet et la détermination des contraintes. En effet, la stabilité d un projet repose sur ces deux étapes. Plus le planning et les contraintes seront précis, plus le déroulement du projet sera conforme aux prévisions. Le stage m a permis d améliorer mes connaissances en comptabilité, en gestion de projet et en fiscalité. En effet, le travail qui m a été confié tout au long de ce stage, m a permis de mettre en pratique ma théorie comptable et fiscale. L étude du changement de logiciel comptable a développé mes capacités à gérer et mener à bien un projet. Ce stage a été pour moi très intéressant à tout niveau. Il m a permis de connaître la vie en entreprise et de conforter mon projet professionnel à savoir devenir responsable comptable et financier dans une petite et moyenne entreprise.

16 Bibliographie Contrat avec le prestataire de l entreprise X Direction générale des impôts, 13-L-1-06 Contrôle des comptabilités informatisées, N 12, 24 janvier Morley Chantal, Gestion d un projet système d information, Edition Masson, Aïm Roger, La gestion de projet, Edition Gualino, _a3155.html La mise à niveau des logiciels de comptabilité Feb/Pages/ca_2003_01-02_ft2.aspx L organisation de la comptabilité dans l entreprise

17 Annexes Annexe 1 : Règlementation en matière d informatisation de la comptabilité Annexe 2 : Planning du projet de changement de logiciel Annexe 3 : Compte-rendu de l'entretien avec Monsieur Christophe H

18 Annexe 1 : Règlementation en matière d informatisation comptable Je vais présenter dans cette annexe les principaux articles du Plan Comptable Général ainsi que du Livre des Procédures Fiscales concernant l informatisation comptable et son contrôle. Cette annexe a pour but d expliciter le fait que l informatisation de la comptabilité est très réglementée et aussi bien contrôlée que la comptabilité manuelle mais avec quelques exigences supplémentaires. Réglementation en matière d informatisation de la comptabilité Règlement CRC n du 29 avril 1999 homologué par arrêté ministériel du 22 juin 1999 et publié au JO du 21 septembre 1999 relatif à la réécriture du Plan Comptable Général L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue, notamment, de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures. [ ] Les écritures sont passées selon le système dit " en partie double ". Dans ce système, tout mouvement ou variation enregistré dans la comptabilité est représenté par une écriture qui établit une équivalence entre ce qui est porté au débit et ce qui est porté au crédit des différents comptes affectés par cette écriture Le caractère définitif des enregistrements du livre-journal et du livre d'inventaire est assuré : I. - pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, par une procédure de validation, qui interdit toute modification ou suppression de l'enregistrement, II. - pour les autres comptabilités, par l'absence de tout blanc ou altération Une procédure de clôture destinée à figer la chronologie et à garantir l'intangibilité des enregistrements est mise en œuvre au plus tard avant l'expiration de la période suivante. La procédure de clôture est appliquée au total des mouvements enregistrés conformément à l'article Pour les comptabilités informatisées lorsque la date de l'opération correspond à une période déjà figée par la clôture, l'opération concernée est enregistrée à la date du premier jour de la période non encore clôturée, avec mention expresse de sa date de survenance. Réglementation en matière de contrôle de l informatisation de la comptabilité Article L. 13 du livre des procédures fiscales. [ ] Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contrôle porte sur l'ensemble des informations, données et traitements informatiques qui concourent directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux et à l'élaboration des déclarations rendues obligatoires par le code général des impôts ainsi que sur la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements. Article L. 102 B du livre des procédures fiscales. - I. Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Sans préjudice des dispositions du premier alinéa, lorsque les livres, registres, documents ou pièces mentionnés au premier alinéa sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai prévu au premier alinéa.[ ] II. Lorsqu'ils ne sont pas déjà visés au I, les informations, données ou traitements soumis au contrôle prévu au deuxième alinéa de l'article L. 13 doivent être conservés sur support informatique jusqu'à l'expiration du délai prévu au premier alinéa. La documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements doit être conservée jusqu'à l'expiration de la troisième année suivant celle à laquelle elle se rapporte.

19 Annexe 2 : Planning du projet de changement de logiciel Le planning du projet de changement de logiciel permet une meilleure organisation. En effet, il indique le déroulement du projet en tenant compte des contraintes du personnel.

20 Annexe 3 : Compte-rendu d entretien avec Monsieur Christophe H., responsable comptable dans l entreprise X Tout d abord, le changement de logiciel de comptabilité n a pas été «choisi». En effet, l entreprise X était contrainte à changer de logiciel de comptabilité car la maintenance de l ancien logiciel se terminait fin 2008 et ne proposait plus d évolution. Le service comptabilité appréciait l ancien logiciel de par ses fonctions diverses et ses capacités de traitement comptable et de Reporting. Il n y avait donc pas de fonctionnalités particulièrement attendues. Le nouveau logiciel propose quand même des fonctionnalités intéressantes comme par exemple le rapprochement bancaire automatique, la déclaration de TVA automatique, le paramétrage de la DAS2 6, la génération de fichiers automatiques de paiement (lettre de change par exemple). Pour mener à bien ce projet, certaines contraintes ne sont pas à négliger. En effet, il y a des contraintes humaines, techniques et organisationnelles. Les contraintes humaines correspondent aux congés et aux journées de non présence à l entreprise par exemple le mercredi pour certains salariés. Les contraintes techniques concernent plus particulièrement le groupe. En effet, il impose des règles particulières. Ces règles pré-requises concernent principalement la sécurité. Le groupe est très rigoureux sur la sécurité. Il est indispensable de soumettre le prestataire s occupant du projet à ces règles. Les contraintes organisationnelles peuvent être associées à des contraintes dites «Métier». En effet, pendant le Reporting par exemple, il n est pas possible d effectuer des manipulations de changement de logiciel sachant que l utilisation du logiciel de comptabilité est indispensable. Pour utiliser le mieux possible toutes les fonctionnalités du logiciel, le personnel utilisant le logiciel a suivi une formation qui a duré cinq à six jours. Une première formation concernait la première prise en main du nouveau logiciel sur une base test. Les autres formations étaient plus personnalisées en fonction des postes de chacun. La formation s est déroulée sur le site mais concernait aussi les deux comptables de l autre site. Pour installer correctement le logiciel, le paramétrage du serveur est nécessaire, cela se fait sur une journée. Une fois le serveur paramétré, les données de 2007 et 2008 sont récupérées en deux jours. Et enfin, le prestataire assiste les salariés au premier démarrage du logiciel sur un jour. Plusieurs difficultés ont été rencontrées. Ces difficultés concernent principalement des problèmes informatiques. La première intégration devait avoir lieu en avril, mais à cause de problèmes informatiques et de gestion de projet, elle a été repoussée à mai puis à juin. De plus, l accès au logiciel peut se faire de deux manières soit par l installation du logiciel sur la machine soit par le serveur web. Ce dernier devait être privilégié principalement à cause de l âge des machines sauf que la connexion à ce serveur est parfois impossible. 6 DAS 2 : Déclaration par laquelle toute personne physique ou morale verse, dans l exercice de sa profession, des commissions, honoraires ou autres rémunérations.