Le PESv2 doit remplacer à horizon 2015 les protocoles tels qu Indigo utilisé aujourd hui par les collectivités

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1 Qu est ce que la dématérialisation de la chaîne financière et comptable? La génération de flux comptables : La génération des éléments nécessaires au Trésorier ( bordereau + mandats/titres + pièces justificatives) au format électronique dans un seul et même flux via le Protocole d Echange Standard (PES) Il s agit d un format différent de celui utilisé aujourd hui. Plus élaboré, il permet de transporter davantage d informations et donc d améliorer la qualité comptable signés électroniquement l élu ou son délégataire signe électroniquement le flux à l aide d un outil de signature et d un certificat électronique ce qui permet également de supprimer les envois de documents papiers au Trésorier Le PESv2 doit remplacer à horizon 2015 les protocoles tels qu Indigo utilisé aujourd hui par les collectivités

2 Pourquoi dématérialiser les flux comptables? Un gain de temps et une optimisation des coûts grâce à la dématérialisation des pièces justificatives pour la collectivité, une amélioration globale du délai de paiement grâce à un envoi simultané des données et de tous les documents au comptable Une dématérialisation de bout en bout, sans rupture de la chaîne de confiance des échanges électroniques Des recherches simplifiées via le logiciel de comptabilité et l accès rapide aux pièces justificatives Des outils de signature électronique permettant à l élu de visualiser et de signer les flux à distance. Une souplesse dans le processus de visa et signature des flux Une amélioration de la qualité des flux comptables et des restitutions que peut fournir le Trésorier grâce à un protocole enrichi Un projet gagnant-gagnant pour l ordonnateur et le comptable

3 Ce qui change avec le PES Votre fonctionnement actuel : Génération du bordereau et des mandats/titres dans le logiciel Enregistrement sur le poste de travail Connexion au portail DGFIP et chargement du fichier Edition du bordereaux et des mandats/titres copie des pièces justificatives papiers Préparation du parapheur pour signature Signature manuscrite de l élu Envoi papier au trésorier

4 Votre Fonctionnement en mode PES : Dématérialisation des Pièces Justificatives papiers Rattachement des Pièces Justificatives dans le logiciel comptable Génération du bordereau et des mandats/titres dans le logiciel comptable Envoi du flux dans un outil de signature Signature électronique du flux par l élu Transmission des flux à la Trésorerie

5 Les enjeux d un tel projet pour une collectivité Cadrer et piloter un projet faisant intervenir de multiples acteurs au sein et en dehors de la collectivité : élus, direction, responsables de services, agents du service comptabilité, correspondant dématérialisation de la DDFiP, Trésorier, éditeur, autres partenaires ou fournisseurs Adopter de nouvelles pratiques et conduire le changement : Organiser la gestion des pièces justificatives dématérialisées et adapter le fonctionnement de la collectivité intégrant de nouveaux outils Mettre en oeuvre la signature électronique en collaboration avec le ou les signataires Adopter de nouveaux outils : outils liés à la gestion des pièces justificatives, nouveau fonctionnement du logiciel de comptabilité en mode PES, outils de signature électronique et certificat électronique, mode de transmission des flux à la Trésorerie

6 Exemple de nouvelle pratique : la gestion des pièces justificatives dématérialisées Validation papier de la PJ Numérisation de la PJ Nommage de la PJ Classement de la PJ Rattachement à l écriture Comptable

7 Exemple de nouveaux outils : le parapheur électronique et le tiers de télétransmission Génération du flux Visa et signature du flux Envoi du flux au Tiers de télétransmission Agent du service comptabilité-finance Agent du service comptabilité-finance Elu ayant pouvoir de signer Agent du service comptabilité-finance Logiciel comptable Parapheur électronique Logiciel comptable Télétransmission du flux Réception du flux Tiers de télétransmission Hélios puis Trésorerie Visa et signature du flux via un parapheur électronique adossé au logiciel de comptabilité : signature de l élu à l aide d un certificat électronique sur support physique Transmission de l acte via le tiers de télétransmission e-mégalis interfacé avec les outils de l éditeur

8 Le rôle de START A.B.I La mise en place des outils nécessaires à la génération, signature et transmission au Trésorier de flux de type PES nécessite un accompagnement de la part de START A.B.I et de ses partenaires (E-Megalis pour la plateforme de dépôt de flux et SRCi pour l outil ixbus de Télétransmission notamment, ) Vous Devez planifier avec START A.B.I l accompagnement à apporter sur l ensemble des étapes techniques et mesurer le coût éventuel associé. Ci-après les préconisations en matière d accompagnement de START A.B.I : Choisir l outil de signature électronique et le mode de transmission des flux au Trésorier Mettre en conformité PES le logiciel de comptabilité Audit préalable de votre environnement technique TEST : Création de votre compte sur la plateforme PESOS et Accompagnement pour une prise en main de cette nouvelle plateforme TEST : Dépôt des différents flux attendus Passage en production

9 Socle d accompagnement minimum préconisé Formation fiabilisation de la Base Tiers Formation utilisation du logiciel en mode PES Prise en main de l outil de la DGFIP PESOS Paramétrage du logiciel métier et de la solution de signature électronique Formation Outil de signature

10 Pour mener à bien votre projet e-mégalis vous accompagne La possibilité d adhérer à un tiers de télétransmission homologué par la DGFIP Les collectivités ayant activé le service de télétransmission des actes disposent déjà du tiers de télétransmission e-mégalis Bretagne La délivrance de certificats électroniques sur support physique Le conseil aux collectivités tout au long de leur projet

11 Pour mener à bien votre projet e-mégalis vous accompagne Un atelier dispensé aux collectivités et intégralement pris en charge par e-mégalis (Atelier d une journée) Piloter un projet de dématérialisation de la chaîne financière et comptable Conduire le changement au sein de la collectivité, facteur clé de succès de votre projet Mettre en oeuvre les outils de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable Remise d un kit méthodologique de travail lors de l atelier Des outils d aide à la gestion de projet (planning, fiche de procédure) Un dossier permettant d accompagner la collectivité dans l adaptation de son organisation sur la signature électronique et la dématérialisation des pièces justificatives Un document permettant au chef de projet de présenter le projet et ses impacts pour la collectivité aux élus et agents concernés

12 Vos contacts auprès du Syndicat mixte e-mégalis Bretagne : Hélène Raffray Responsable pôle promotion et accompagnement Nicolas Viel Chargé de mission pôle promotion et accompagnement

13 TIERS DE TELETRANSMISSION??? C est un outil informatique qui met les technologies de signature électronique au service de la dématérialisation des échanges de tout type de documents présentant une valeur juridique ou financière Élevée. A ce titre, il est ce qu on appelle un "Tiers de Télétransmission" ou "Tiers de Confiance" : c est-à-dire qu il fournit à la fois un ensemble de services et toutes les garanties de sécurité, confidentialité et fiabilité requis pour le développement de l administration électronique.

14 TIERS DE TELETRANSMISSION??? Le service mutualisé de télétransmission des flux comptables proposé par e-mégalis s appuie sur le Tiers de Télétransmission de la société SRCI. Celui-ci supporte également le transfert des actes au contrôle de légalité (actes réglementaires et budgétaires).

15 A VENIR Réflexion plus approfondie sur la sauvegarde des pièces justificatives : (Saint-Joachim commune de habitants dans le 44 atteindra un volume de 3 Go environ pour l année 2012) Utilisation possible d un logiciel de télé-sauvegarde ou pas? (une sauvegarde externalisée peut être mise en place que pour ces documents) Renommer les Pièces Justificatives dans le logiciel de comptabilité ( «Mini Gestion Electronique des documents intégrée»)

16 A VENIR AUSSI UNE NOUVELLE URGENCE INTEGRATION NORME SEPA ET DISPARITION DU ROLMRE AU 1 er FEVRIER 2014 RENTREE 2013 POUR START ABI ADAPTATION DES LOGICIELS DE FACTURATION ET DE COMPTABILITE - MISE EN PLACE DE L ORMC Ordre de Recouvrement Multi-Créanciers - MISE EN PLACE D UNE GESTION DES MANDATS DE PRELEVEMENT (Identifié par le couple ICS (Identifiant Créancier SEPA et RUM (Référence unique de mandat) L archivage à valeur probante ou «légal» indissociable de la dématérialisation : Assurer la conservation des fichiers électroniques, Utilisation des documents nativement numériques comme preuves, Existence d un cadre normatif : NFZ Solution de «coffre-fort électronique» à l étude chez E-Megalis

17 La dématérialisation des Actes Budgétaires Ce dispositif consiste à envoyer vos maquettes budgétaires (budgets et compte administratif 2012) en préfecture et en trésorerie, sous le format XML, en lieu et place d un envoi papier, habituellement utilisé. La taille du fichier télétransmis est considérablement diminuée par l utilisation du format XML et facilite les échanges et également les contrôles des données. Ce fichier xml sera généré automatiquement depuis votre applicatif de gestion financière si celui-ci est à jour. Cette dématérialisation ne pourra être mise en place que si la collectivité utilise déjà la télétransmission des Actes, elle s effectuera avec les mêmes outils. Les démarches de mise en place Il est impératif que la collectivité intéressée se rapproche préalablement des différents partenaires pour établir les conventions et/ou avenants de mise en oeuvre de la dématérialisation des actes budgétaires (Préfecture et Direction Départementale des Finances Publiques DDFIP).

18 A CE JOUR En Région Bretagne : 35 collectivités en production A CE JOUR AVEC START ABI : 4 Mairies en production : CRACH (56) depuis Mars 2012, PLUNERET(56) depuis Février 2013, BELZ(56) et LOCMIQUELIC(56) depuis Mars 2013 En production avant l été : PRIMELIN(29),COMCOM Bellevue Océan (56), SAINT-JOACHIM(44)

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