La gestion financière et la comptabilité des ADL établies sous forme de régie communale ordinaire

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1 Réseau ADL - Formation technique Clés pour comprendre et réaliser la comptabilité de votre ADL La gestion financière et la comptabilité des ADL établies sous forme de régie communale ordinaire Katlyn Van Overmeire Conseiller à l Union des Villes et Communes de Wallonie

2 La gestion financière et la comptabilité des ADL établies sous forme de régie communale ordinaire 1. Sur le plan juridique 2. Foire aux questions 3. Résultats de l enquête 4. Cas pratique

3 La gestion financière et la comptabilité des ADL établies sous forme de régie communale ordinaire 1. Sur le plan juridique 2. Foire aux questions 3. Résultats de l enquête 4. Cas pratique

4 La législation applicable La RCO n a pas de personnalité juridique propre -> fonctionne comme un service communal avec une comptabilité à part Base juridique : Le CDLD, articles L à L L arrêté du Régent du 18 juin 1946 relatif à la gestion financière des régies communales, tel que modifié par le décret tutelle du 22 novembre 2007

5 La mise en place de la RCO Créée par le conseil communal Statut non obligatoire mais présent dans la pratique Séparation de patrimoine Bilan de départ Inventaire

6 Le rôle des mandataires Idem service communal Délégation de la gestion journalière possible : Recouvrement recettes Engagement dépenses Nomination de personnel temporaire ou ouvrier Placements provisoires Retraits de fonds de trésorerie Surveillance journalière des services

7 Les liens financiers entre la commune et sa régie Caisse séparée Fonds de roulement via caisse communale Bénéfices nets versés chaque année à la caisse communale Prise en charge des pertes par la caisse communale Rétrocession des fonds en cas de liquidation

8 Le fonds d amortissement et le fonds de réserve Fonds d amortissement et de renouvellement Fonds de réserve Prélèvement annuel minimum de 5 % sur bénéfices nets Jusqu à une limite fixée par la commune

9 Le trésorier et le comptable de la RCO Incompatibilité entre les deux fonctions Trésorier = manie les fonds appelé comptable spécial dans art. L du CDLD receveur communal (local ou régional) ou agent soumis aux mêmes règles (-> statutaire + caution) A la clôture, dresse état des recettes et des dépenses Comptable = procède aux écritures obligatoirement un membre du personnel communal, statutaire ou contractuel -> pas possibilité d un comptable externe A la clôture, dresse les comptes de l exercice

10 La comptabilité (1) Obligatoirement en partie double (art. 18) Chaque opération implique deux écritures (débit crédit) Pas de plan comptable imposé Lien avec comptabilité communale = bénéfice net ou perte nette de la régie

11 La comptabilité (2) Mandats de paiement signés par l échevin délégué à la régie, puis paiements effectués par le trésorier Vérification trimestrielle des écritures comptables Réalisé par le délégué de la régie Situation générale des comptes dressée par le comptable PV de la vérification et situation des comptes transmis au collège

12 Le budget (1) Budget séparé du budget communal Calendrier : Délibération du conseil communal : 1 ère quinzaine septembre Publication dans commune : 10 derniers jours de septembre Soumis à tutelle spéciale d approbation du collège provincial transmission dans les 15 jours de l adoption Droit d évocation du Gouvernement transmission dans les 15 jours de l adoption Pas de règle des douzièmes provisoires

13 Le budget (2) Comprend toute les recettes et dépenses inhérentes au fonctionnement du service Pas de modèle obligatoire Séparation des volets ordinaire et extraordinaire Les allocations de dépenses inscrites au budget ordinaire peuvent être rendues non limitatives Les allocations de dépenses inscrites au budget extraordinaires sont toujours limitatives

14 Les documents de fin d exercice (1) Fin d exercice = 31 décembre Compte de la régie = bilan, compte d exploitation et compte de pertes et profits bilan et compte de résultat dressé par le comptable de la régie Etat des recettes et des dépenses tableau reprenant les différentes recettes et dépenses pas de forme imposée dressé par le trésorier de la régie

15 Les documents de fin d exercice (2) Rapport sur la gestion de l exercice écoulé : l arrêté du Régent ne précise ni son contenu ni son auteur Calendrier : Compte et état des recettes et dépenses visés par le(s) délégué(s) du collège Compte, état des recettes et dépenses et rapport de gestion remis au collège au plus tard le 1 er mars suivant. Approbation provisoire du compte et de l état des recettes et des dépenses par le conseil communal dans la 1 ère quinzaine du mois de mars Publication du compte et de l état des recettes et dépenses dans la commune les 10 derniers jours de mars Compte de la régie soumis à tutelle spéciale d approbation du collège provincial transmission dans les 15 jours de l adoption

16 Divers Les régies communales ordinaires sont : Soumises aux règles relatives aux marchés publics Soumises au même régime TVA que les communes Lien budget communal budget régie pour les frais de personnel

17 La gestion financière et la comptabilité des ADL établies sous forme de régie communale ordinaire 1. Sur le plan juridique 2. Foire aux questions 3. Résultats de l enquête 4. Cas pratique

18 Foire aux questions Liste détaillée dans le portefeuille de documents Mise à disposition d immobilier et de mobilier Peut-on établir une convention de mise à disposition? Faut-il la valoriser dans la comptabilité? Peut être reprise dans le calcul des 30 % vis-à-vis de la DGO6

19 La gestion financière et la comptabilité des ADL établies sous forme de régie communale ordinaire 1. Sur le plan juridique 2. Foire aux questions 3. Résultats de l enquête 4. Cas pratique

20 Questions posées 1.Qui est le comptable de la régie? 2. Qui est le trésorier de la régie? 3. A quelle période de l année votre budget est-il voté? 4. Utilisez-vous un logiciel spécifique pour réaliser votre comptabilité? 5. Exemples de budget, compte, état des recettes et des dépenses, rapport de gestion Taux de réponse : 28 ADL sur 33 (85 %)

21 Le trésorier et le comptable de la RCO Le comptable de la régie : Dans environ la moitié des cas agent ADL Dans environ la moitié des cas agent d un service communal Quelques situations mixtes Le trésorier de la régie : Le receveur communal

22 Budget et logiciel comptable Période à laquelle est voté le budget de l ADL : très variable Utilisation d un logiciel spécifique : la majorité n en utilise pas et se limite à Excel quelques ADL utilisent ou comptent utiliser Eurobooks (logiciel libre) autres logiciels utilisés : Bob, Popsy, Ciel, EBP

23 Budget et logiciel comptable Période à laquelle est voté le budget de l ADL : très variable Utilisation d un logiciel spécifique : la majorité n en utilise pas et se limite à Excel quelques ADL utilisent ou comptent utiliser Eurobooks (logiciel libre) autres logiciels utilisés : Bob, Popsy, Ciel, EBP

24 Exemples de budgets et de documents de fin d exercice Budget et compte de la régie : Budget : en général, pas de référence à un plan comptable Cas pratique : ADL de Bernissart (Pierre Fagnart) Etat des recettes et des dépenses : tableau récapitulatif mois par mois structure semblable au budget cf. modèle comptabilité simplifiée des asbl Rapport de gestion : Comparaison budget réalisé + explications

25 Etat des recettes et des dépenses Tableau récapitulatif mois par mois Journal recettes-dépenses : septembre Exercice 2009 Solde xx Date Libellé Recettes Dépenses Report xx xx 3/09/08 Frais de téléphone xx 8/09/08 Frais de déplacement xx 12/09/08 1ère tranche subside région wallonne xx 25/09/08 frais de formation xx 28/09/08 Facture d'électricité xx A reporter xx xx Solde xx

26 Etat des recettes et des dépenses Tableau récapitulatif mois par mois Récapitulatif Exercice 2009 Solde 01/01 xx Libellé Recettes Dépenses Janvier xx xx Février xx xx Mars xx xx Avril xx xx Mai xx xx Juin xx xx Juillet xx xx Août xx xx Septembre xx xx Octobre xx xx Novembre xx xx Décembre xx xx Total xx xx Solde 31/12 xx

27 Etat des recettes et des dépenses Structure semblable au budget Dépenses Recettes Intitulés Montants Intitulés Montants Frais de personnel xx Subvention RW xx Loyer bureau xx Subvention commune xx Frais formation xx Frais déplacement xx Autres frais de fonctionnement xx Total xx Total xx

28 Etat des recettes et des dépenses Modèle comptabilité simplifiée asbl Dépenses Recettes Marchandises - Cotisations - Rémunérations - Dons et legs - Biens et services divers - Subsides - Autres dépenses - Autres recettes - Total dépenses - Total recettes -

29 Rapport de gestion DEPENSES : Frais de formations : INFERIEURS AUX PREVISIONS car les seuls frais de formations ont été des frais de déplacements (toutes les formations auxquelles ont participé les agents en 2009 étaient gratuites). On passe donc de xx à 0. RECETTES : Subvention de la Région Wallonne : IDEM PREVISIONS Subvention commune : INFERIEUR AUX PREVISIONS car les dépenses étant inférieures aux prévisions, la commune a limité son intervention à la part de subvention minimale imposée par la Région wallonne. On passe donc de xx à xx.

30 La gestion financière et la comptabilité des ADL établies sous forme de régie communale ordinaire 1. Sur le plan juridique 2. Foire aux questions 3. Résultats de l enquête 4. Cas pratique

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