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1 SKYPE ENTREPRISE Révisin Mars 2017 Planifier une réunin Smmaire 1. Intrductin Planifier une réunin à l aide d Outlk Optins de la réunin Espace de réunin Salle d'attente Chix du présentateur Limiter le nmbre de participants Téléphne Cde Cnfidentiel de cnnexin Ajuter des pièces jintes à une réunin Skype Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

2 Smmaire 1. Intrductin Skype Entreprise ffre la pssibilité de planifier des réunins, à partir de Micrsft Outlk Smmaire 2. Planifier une réunin à l aide d Outlk Ouvrir Outlk Sélectinner le Calendrier Dans l nglet Accueil Cliquer sur Nuvelle Réunin Skype Inviter les différents participants (nm u adresse mail) Définir un bjet Si la réunin cmprend des persnnes sur place, taper un emplacement de réunin, cmme une salle de cnférence, sinn laisser l ptin Réunin Skype Sélectinner une date et une heure Dans le ruban de l nglet Réunin Cliquer sur Assistant Planificatin pur rechercher un hraire qui cnvient à tut le mnde Imprtant : Ne pas mdifier les infrmatins relatives à la réunin Skype dans le crps de la réunin Cliquer sur Envyer Le participant reçit une demande par mail avec l heure et l bjet de la réunin ainsi que les participants et le lien pur participer à la réunin Skype 2 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

3 Smmaire 3. Optins de la réunin Dans le ruban de l nglet Réunin Cliquer sur Optins de la réunin Smmaire 1. Espace de réunin La planificatin d une réunin avec les ptins par défaut est plus adaptée aux petites réunins internes, cmme les réunins infrmelles avec peu de cllabrateurs. Pur planifier une réunin avec des persnnes extérieures à vtre entreprise u un événement imprtant, il est imprtant de mdifier les ptins de réunin avant d envyer les invitatins afin qu elles crrespndent mieux aux besins de la réunin. Smmaire 2. Salle d'attente La salle d attente est l espace ù les participants patientent avant d être autrisés à rejindre une réunin 3 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

4 En fnctin du niveau de cnfidentialité de la présentatin, il est nécessaire de maîtriser l audience Utiliser le menu dérulant pur préciser quel participant est en mesure de rejindre immédiatement la réunin et ceux qui devrnt y être autrisés Qui accède directement à la réunin? Seulement mi, l rganisateur de la réunin Persnnes de mn entreprise que j invite Tute persnne de ma sciété Descriptin Vus êtes la seule persnne à accéder directement à la réunin Tus les autres participants divent attendre que vus leur accrdiez l accès Seules les persnnes invitées peuvent rejindre directement la réunin Tus les autres participants divent attendre que vus leur accrdiez l accès N imprte quel membre de vtre entreprise peut rejindre directement la réunin, même sans être invité Recmmandée quand Vus rganisez une réunin avec un niveau de sécurité élevé et des infrmatins cnfidentielles Vus suhaitez abrder des infrmatins cnfidentielles et vus vulez limiter l accès à certaines persnnes Vus n invitez pas de participants extérieurs et vus n échangez pas d infrmatins cnfidentielles Tut le mnde (aucune restrictin) Tutes les persnnes qui nt accès au lien de la réunin rejignent directement la réunin Vus invitez des participants extérieurs et vus n échangez pas d infrmatins cnfidentielles Ccher la case Annncer l arrivée u le départ des persnnes pur infrmer l audience de la réunin de l arrivée u du départ de vs participants 4 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

5 Smmaire 3. Chix du présentateur Un présentateur de réunin a un cntrôle ttal sur la réunin. Il peut : Partager du cntenu, Enregistrer la réunin, Changer ses ptins, Désactiver le sn de certaines persnnes, Nmmer en amnt une u plusieurs persnnes cmme «présentateurs» de la réunin Qui accède directement à la réunin? Seulement mi, l rganisateur de la réunin Descriptin Vus seul, en tant qu rganisateur de la réunin, dispsez d autrisatins de présentateur Recmmandée quand Sélectinner cette ptin quand les participants ne divent pas interagir avec le cntenu de la réunin. Vus puvez désigner d autres présentateurs en curs de réunin si vus le suhaitez Tute persnne de ma sciété Tut membre de vtre sciété peut être présentateur Cnvient aux réunins infrmelles avec vs cllègues, ù tus les participants peuvent partager et mdifier du cntenu Tut le mnde (aucune restrictin) Tute persnne que vus invitez peut-être présentateur Sélectinner cette ptin lrsque vus avez des participants externes et que vus suhaitez qu ils assument le rôle de présentateur Persnnes que je chisis Vus et les persnnes que vus chisissez puvez être présentateurs À utiliser quand vus suhaitez que certaines persnnes spécifiques assument le rôle de présentateur Cliquer sur Chisir des présentateurs 5 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

6 Les persnnes invitées à la réunin Outlk sernt référencées dans la clnne Participants Sélectinner les persnnes qui devrnt être présentateurs Cliquer sur Ajuter, elles apparaîtrnt dans la clnne Présentateurs Cliquer sur OK Smmaire 4. Limiter le nmbre de participants Ccher les ptins apprpriées Désactiver la messagerie instantanée Désactiver le sn pur tus les participants Blquer la vidé des participants Remarque : Ces paramètres ne s appliquent qu aux participants. En tant que présentateur, vus puvez tujurs utiliser la fnctin audi pendant les réunins et la fnctin vidé Smmaire 5. Téléphne En fnctin de la cnfiguratin de vtre cmpte par vtre entreprise, les participants peuvent rejindre la réunin en utilisant un téléphne plutôt que la fnctin audi de leur rdinateur Cliquer sur D ù appellent la plupart des persnnes Sélectinner la régin à utiliser Remarque : Cette fnctinnalité permet d éviter tut frais d appel lngue distance Smmaire 6. Cde Cnfidentiel de cnnexin La plupart du temps, aucun cde cnfidentiel n est nécessaire pur participer à une réunin par téléphne Le cde cnfidentiel pur accéder à la réunin Skype est mentinnée dans l invitatin 6 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

7 Pur participer cmme rganisateur u appelant authentifié Cliquer sur Obtenir vtre cde cnfidentiel et suivre les instructins Remarque : Se cnnecter en tant qu appelant authentifié signifie simplement que la réunin est sécurisée et que vus devez être identifié avant de la rejindre. Une fis que vus êtes identifié, vtre nm, plutôt que vtre numér, s affiche dans la liste des participants Smmaire 4. Ajuter des pièces jintes à une réunin Skype Ajuter des pièces jintes lrs de la planificatin d une réunin Skype permet de gagner du temps sur l rdre du jur Dans l nglet Insérer Cliquer sur Jindre un fichier u Élément Outlk Sélectinner les pièces jintes à ajuter Remarque : Les pièces jintes qui sernt ajuter à partir du Clud, ne sernt pas chargées dans l invitatin tant que la réunin n aura pas cmmencé. Le présentateur devra uvrir la pièce jinte avant de le partager sur sn écran 7 Le métier d'assistante à l'ère du numérique : Vtre aide au qutidien

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