Agenda Zimbra SOMMAIRE. 1. Connexion à l'agenda Zimbra. 2. Calendrier. 3. Préférences. 1.1 Pré-requis 1.2 Ecran de connexion à l'agenda Zimbra

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1 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Agenda Zimbra SOMMAIRE. Connexion à l'agenda Zimbra. Pré-requis. Ecran de connexion à l'agenda Zimbra. Calendrier. Présentation du calendrier. Créer un nouveau rendez-vous.. Simple.. Détaillé, sur la journée, avec des répétitions. Partage et propriétés du calendrier.. Partage du calendrier.. Propriétés du calendrier. Connecter un calendrier partagé.5 Créer un calendrier personnalisé.6 Ajouter un calendrier «ressources».6. Cas d une salle de réunion.6. Cas d un véhicule de fonction.6. Cas d un projet.7 Synchronisation d un agenda distant.8 Vue de divers calendriers.9 Suppression d un calendrier.0 Astuces.0. Copier un évènement d un autre calendrier. Préférences. Général. Calendrier. Partage. Méthode pour exporter un agenda «Google».5 Importer/Exporter.6 Méthode pour importer son agenda Zimbra dans un iphone /ipad.7 Raccourcis

2 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Connexion à l'agenda Zimbra. Pré-requis Afin de se connecter à l'agenda Zimbra, vous devez utiliser un navigateur web. Il existe deux méthodes permettant d accéder à votre agenda : Guichet numérique Mes essentiels / Agenda Ecran de connexion à l'agenda Zimbra Afin d accéder à votre agenda, vous devez vous identifier par votre adresse mail et votre mot de passe : Cliquez ensuite sur Connexion.

3 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Calendrier. Présentation du calendrier 5 5 Présentation des différents calendriers Calendrier : permet de visualiser rapidement et d accéder d un clic au calendrier Onglets d exploration : permet d accéder à tous les outils qui composent l'agenda (calendrier, tâches, préférences) Barre d'onglets de travail Agenda Le calendrier ici présenté s affiche en mode semaine ouvrée, c'est-à-dire sans le samedi ni le dimanche. 6 A tout moment, il est possible de modifier le mode d affichage de l agenda à l aide du bouton Affichage comme indiqué en 6.

4 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Créer un nouveau rendez-vous... Simple Sélectionnez la date correspondante avec la souris et glissez-la jusqu à l heure voulue. La fenêtre suivante s affiche, renseignez-la afin de préciser votre évènement.

5 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0... Détaillé, sur la journée, avec des répétitions Vous pouvez apporter plus de détail sur un évènement : - En création (Bouton «plus de détail» ou Onglet «Nouveau») - En modification (Double Clic ou Clic droit «Ouvrir»). Dans l écran ci-dessous, nous modifions l évènement récemment créé. Détail sur ce rendez vous : - Sujet de l évènement. - Endroit de l évènement. - Afficher comme : Etat à afficher en cas de consultation de votre agenda (Occupé, Libre, A confirmer, Hors du bureau). - Marquer comme : Type de l évènement (Public ou Privé). - Calendrier : Calendrier d appartenance de l évènement. Heure : - Journée entière : Pour mettre votre rendez-vous sur la journée, il suffit de cocher la case correspondante. - Début : Heure de début de l évènement. - Fin : Heure de fin de l évènement. - Répéter : Pour programmer des rendez-vous à répétition, qu il est ensuite possible de personnaliser (chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année, personnalisée). - Rappel : Pour déclencher une alerte avant le début de l évènement. Message complémentaire pouvant être indiqué (facultatif). La barre d onglet de travail permet : - Enregistrer : Enregistrer l évènement (Envoyer le message en cas de participants). - Fermer : Fermer l évènement (annuler les modifications). - Imprimer : Imprimer l évènement. - Envoyer une pièce jointe. - Vérifier l orthographe 5

6 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Une fois l évènement validé, le passage avec la souris sur celui-ci permet d en voir le détail.. Partage et propriétés du calendrier... Partage du calendrier Faire un clic droit sur votre calendrier et sélectionnez «Partager le calendrier». 5 6

7 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Utilisateurs et groupes internes - Utilisateur présent dans l annuaire de l Université d Angers. - Permet d attribuer des rôles «différents» à chacun des utilisateurs pouvant accéder à votre annuaire. Invités - Utilisateur non présent dans l annuaire de l Université d Angers. - Un mot de passe doit être saisi pour cet utilisateur. - L accès limité à la vision des évènements. Public - Votre agenda est visible de tout le monde. Adresse mail : - En fonction du choix, l utilisateur doit être présent ou non dans l annuaire de l Université d Angers. - Plusieurs utilisateurs peuvent être saisis (le séparateur est le point virgule). Ils auront le même rôle (voir la modification des rôles au paragraphe..). - Une saisie automatique (après chaque lettre saisie) permet de visualiser les adresses de messagerie déjà présentes. 5 Choisir le rôle : - Aucune : L utilisateur sait que vous avez des évènements. - Visionneur : L utilisateur peut visionner vos évènements. - Gestionnaire : L utilisateur peut gérer vos évènements. - Admin : L utilisateur peut gérer votre agenda (le partager ). Autoriser l utilisateur à consulter vos évènements privés. Envoyer ou non un message d information à l utilisateur. Possibilité d ajouter un commentaire à ce message. Attention : avec la version actuelle de Zimbra, privilégiez l option indiquée pour éviter de recevoir un message d erreur! Quelque soit l option choisie, aucun ne sera envoyé. Remarque : Cette opération peut être refaite pour ajouter des partages sur votre agenda.... Propriété du calendrier Faire un clic droit sur votre calendrier et sélectionnez «Editer propriétés»

8 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre Modifier la couleur de votre calendrier Exclure les rapports des disponibilités sur votre agenda. - Lorsqu un utilisateur voudra vous inviter à un évènement, celui-ci ne pourra pas vérifier la présence d un évènement déjà présent dans votre agenda. Liste des utilisateurs en partage sur votre agenda. - Possibilité de Modifier, Retirer ou de Renvoyer un message à l utilisateur. 9 Ajouter un nouvel utilisateur dans le partage de votre agenda (chapitre..). Connecter un calendrier partagé Vous pouvez consulter les calendriers des autres utilisateurs si ceux-ci vous ont invité à partager leur agenda. En général, un message vous a été envoyé par cet utilisateur vous autorisant à partager son agenda. Il suffit pour cela de connecter ces agendas au votre, afin qu ils apparaissent dans la liste de vos calendriers. Faire un clic droit sur l onglet «Préférences «puis sélectionnez sur le menu à gauche «Partage». prenom.nom prenom.nom Indiquer l adresse de messagerie de l utilisateur qui partage son agenda avec vous. Une saisie automatique (après chaque lettre saisie) permet de visualiser les adresses de messagerie déjà présentes. Chemin d accès du calendrier (/Calendar affiché automatiquement). Rôle que l utilisateur à décidé de vous attribuer par rapport à son calendrier. Cliquer sur le lien en bleu : Accepter Une fois la connexion au calendrier validée, lorsque vous cliquez sur l onglet «Calendrier», celui-ci apparaît dans la liste des calendriers disponibles. 5 prenom.nom Remarque : si vous ne souhaitez plus voir apparaitre les évènements d un agenda, il suffit de cliquer sur le carré situé à sa gauche comme indiqué en 5. A tout moment, il sera possible de cocher à nouveau cette case. 8

9 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0.5 Créer un calendrier personnalisé Faire un clic droit sur calendriers et sélectionnez «Nouveau calendrier» Indiquer le nom de votre calendrier personnalisé. Indiquer la couleur de ce calendrier (et de ses évènements). Exclure les rapports des disponibilités sur votre agenda. - Lors qu un utilisateur voudra vous inviter à un évènement, celui-ci ne pourra pas vérifier la présence d un évènement déjà présent dans votre agenda. Permettre la synchronisation de votre calendrier avec un autre calendrier distant..6. Ajouter un calendrier «ressources».6.. Cas d une salle de réunion Après avoir reçu un message dans le style de celui qui suit, il va être possible d ajouter dans la liste des calendriers, une ressource «salle» et d en d accepter le partage. Dans le menu Préférences, positionnez-vous dans l onglet Partage. Saisissez en la ressource «salle» ci-dessus puis cliquez en sur Rechercher des partages. 9

10 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Vous observerez par la suite en la ressource citée auparavant., dans la liste des partages non encore acceptés, A ce moment là, lorsque vous cliquerez en sur Accepter, la ressource «salle» apparaîtra sur la gauche parmi les calendriers déjà existants quand vous reviendrez sur l onglet Calendrier..6. Cas d un véhicule de fonction Le principe qui consiste à disposer d une ressource de type «matériel» est identique à celui d une ressource «salle». Cela s avère utile pour la gestion d un véhicule de fonction. Quand on souhaite l utiliser, on visualise les créneaux sur lesquels il est déjà retenu avant de programmer une nouvelle réservation..6. Cas d un projet Le principe qui consiste à disposer d une ressource de type «projet» est identique à celui d une ressource «salle». Cela permet, par exemple, de visualiser l ensemble des réunions du CA prévues dans l année..7 Synchronisation d un agenda distant - Vous avez la possibilité de synchroniser un emploi du temps géré sur Celcat avec l agenda Zimbra. Pour plus d informations, vous pouvez vous rendre sur le Guichet numérique Mes essentiels / Emplois du temps en cliquant sur l Aide ics Zimbra proposée en 5 ci-dessous. 5 Il est également possible d'ajouter un autre lien ICS que celui de Celcat..8 Vue de divers calendriers Vous pouvez sélectionner les rendez-vous des calendriers que vous voulez afficher, en cochant juste ceux qui vous intéressent. prenom.nom prenom.nom 0

11 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0.9 Suppression d un calendrier Pour supprimer un calendrier, faire un clic droit sur le calendrier et sélectionner Supprimer. Seuls les calendriers «personnalisés» peuvent être supprimés..0 Astuces.0. Copier un évènement d un autre calendrier. Préférences La partie Préférences vous permet de personnaliser votre compte Zimbra et pour cela il se présente sous forme d onglets correspondant à chaque fonction que nous venons de voir en détail. Il est possible de copier un évènement d un autre calendrier «partagé» dans son propre calendrier. Touche «Shift» + «évènement à copier» vers son calendrier. Préférences : - Permet d accéder aux différents menus personnalisables (Général, Calendrier, Partage, Importer/Exporter, Raccourcis, Zimlets). Fenêtre de mise à jour des préférences.

12 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0. Général - Options de connexion : Langue, Fuseau horaire, etc. - Recherche : Fonctions évoluées dans la barre d outils de recherche. - Autres : Affichage des cases pour faciliter la sélection des objets et des listes.. Calendrier - Affichage par défaut : vue semaine de 7 jours, affichage jour, affichage semaine ouvrée, vue mensuelle, vue programmée. - Afficher les rappels : de minute avant à 60 minutes avant, voire jamais. Partage - Afficher les dossiers partagés avec moi (accepté ou non) - Afficher les dossiers partagés par moi - Permettre le partage de calendriers (idem.). Méthode pour exporter un agenda «Google» - Se connecter sous Google agenda - Cliquer sur l icône en situé en à côté de l'encadré de gauche "Mes agendas" puis sélectionner en "Paramètres". - Cliquer en sur le lien "Exporter les agendas".

13 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 - Enregistrer le fichier proposé (exemple : prenom.nom - Dézipper ce fichier, en sélectionnant l option surlignée ci-dessous, afin d'obtenir un fichier ".ics" (exemple : Exemple de fichier obtenu :.5 Importer/Exporter - Importer/Exporter : exporter les calendriers au format.ics

14 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Importer : - Fichier : emplacement où se trouve un fichier.ics : cliquer en sur Parcourir pour le récupérer. - Destination : permet de récupérer un fichier au format.ics, et de le charger dans le calendrier de destination : cliquer en sur Importer. Après quelques instants, voici le message obtenu. Exporter : - Type : Objet à exporter (ici Calendrier) - Permet d exporter le calendrier au format.ics.6 Méthode pour importer son agenda Zimbra dans un iphone /ipad Allez dans «Réglages» puis sur «Mails, Contacts, Calendrier» comme indiqué en 5 ci-dessous. Dans la partie Comptes cliquez en 6 sur «Ajouter un compte» puis en 7 sur «Autre» : 6 7 5

15 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0 Cliquez ensuite comme indiqué en ci-dessous en sur «Ajouter un compte CalDav». Une nouvelle fenêtre apparaît. Saisir les informations concernant la connexion à Zimbra comme dans l exemple ci-dessous : Cliquez ensuite en sur «suivant» et cochez «Calendrier» puis cliquer sur Enregistrez. 5

16 Université d'angers - DDN - Service des Usages du Numérique Novembre 0.7 Raccourcis - Dans l onglet «Préférences», si vous cliquez sur la gauche le champ «raccourcis», vous pourrez visualiser la liste des raccourcis clavier Zimbra. 6

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