ISO- PROCEDURES SERVICE DE GARDE

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1 SDG-ISO ISO- PROCEDURES SERVICE DE GARDE Formation à l intention des nes et des s en service de garde, ainsi que des s des écoles primaires Chantal Lamoureux, agente Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys Service des ressources éducatives Services de garde Mise à jour : janvier 2013

2 Nous tenons à remercier tous les collaborateurs : Service des ressources financières Service des ressources informatiques Service des ressources humaines Secrétariat général - Gestion des documents et des archives et accès à l information Secrétariat général - juridique Ainsi que Madame Carmen Lemire, coordonnatrice des services de garde et de surveillance des dîneurs.

3 Table des matières 1. GESTION DES COMMUNICATIONS GESTION DES REVENUS PROVENANT DES PARENTS Table des tarifs, des frais et autres tables Inscription de l élève Modification de la fréquentation Facturation État de compte Encaissement Dépôt Suivi des comptes à recevoir Fiches d assiduité GESTION DES SUBVENTIONS Déclaration de la clientèle au 30 septembre Enfant gardé dans une école de la CSMB autre que celle où il est scolarisé à la CSMB Enfant gardé dans une école de la CSMB et scolarisé dans une institution scolaire autre Demande d allocation - journées pédagogiques CONFORMITÉ AUX RÈGLES MINISTÉRIELLES Règlements des services de garde en milieu scolaire Règles budgétaires du MELS (mesure 30010) GESTION BUDGÉTAIRE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES GESTION DOCUMENTAIRE... 29

4 Intention : Conditions : Démarche : Cette démarche fait suite au rapport du Bureau de la vérification interne de la Commission scolaire Marguerite-Bourgeoys, portant sur la gestion administrative des services de garde. Au cours de cette formation, l agente s assure que la gestion du service de garde est conforme aux normes et aux procédures administratives de la commission scolaire Marguerite-Bourgeoys. Le processus s effectue en collaboration avec la ne ou le en service de garde et la d école. La présence de la est essentielle pour la réussite de la démarche. Des rencontres,, ne/ et agente se dérouleront à chaque étape du processus. Des grilles seront utilisées pour vérifier l application des procédures administratives. Des suivis et des commentaires seront notés. À l occasion, des documents devront être préparés pour la prochaine rencontre. La formation se déroulera chaque semaine, selon un calendrier préétabli. La durée des rencontres sera de deux heures. Le processus sera d une durée de 3 à 5 semaines. Calendrier des rencontres Procédures vérifiées 1 e rencontre 2 e rencontre 3 e rencontre 4 e rencontre 5 e rencontre 6 e rencontre - 4 -

5 1. GESTION DES COMMUNICATIONS 1. Obtenir un code d utilisateur pour l accès aux différents programmes informatiques et ceci, pour chaque usager (Avant-Garde, Infini, etc). 2. Actualiser le message de la boîte vocale téléphonique. 3. Vérifier les courriels, boîte de courrier personnelle et boîte de courrier du service de garde. 4. Consulter régulièrement le portail administratif des services de garde. Il est possible de le configurer comme page d accueil dans internet. 5. Rendre disponible les documents de référence pour la ne : Convention collective Plan de classification Guide de l utilisateur (PAIE) Fiches techniques / Avant-Garde Guide de sécurité (conseil de l île) 6. Vérifier le nom de la ne ou du et de la dans Avant-Garde, table service de garde. 7. Utiliser le calendrier des tâches disponible sur le portail. 8. Utiliser un agenda pour planifier son travail. 9. Utiliser un cahier de communication pour transmettre les messages aux éducateurs. 10. Mettre en place un système pour assurer la communication classe et service de garde (récupération, sortie, etc.)

6 11. Planifier des rencontres régulières avec la pour assurer le suivi des dossiers administratifs et éducatifs du service de garde. 12. Rendre disponible un registre des allergies chez les enfants, pour les membres du personnel du service de garde. 13. Faire compléter par le parent un formulaire des médicaments. 14. Consigner la prise des médicaments sur un formulaire, à chaque fois. 15. Au besoin, rendre accessible des formulaires vierges pour les éducateurs (administration de médicament, constat de retard, fiche d inscription, etc.). 16. Assurer le respect des renseignements confidentiels lors de l envoi des documents aux parents. État de compte : plié et broché Fiche d inscription et avis de paiement : sous enveloppe 17. S assurer que la transmission des autorisations pour le départ des élèves (départ seul, personnes autorisées) ne compromet pas la sécurité de ceux-ci. La boîte de courriel du service de garde est-elle consultée? Le portail est-il utilisé? La ne ou le a-t-il accès aux documents de référence? La ne ou le utilise-t-il le calendrier des tâches et un agenda? Des moyens de communication sont-ils mis en place? (classe / service de garde, éducateur, parent) Les formulaires CSMB et registres sont-ils utilisés? (médicament, allergie) Des réunions régulières avec la ne ou le ont-elles lieu? Les renseignements confidentiels sont-ils protégés? - 6 -

7 2. GESTION DES REVENUS PROVENANT DES PARENTS 2.1. TABLE DES TARIFS, DES FRAIS ET AUTRES TABLES 1. Vérifier la table de tarifs dans Avant-Garde. Les montants inscrits dans cette table doivent correspondre à ceux inscrits dans les règles de fonctionnement remises aux parents. 2. Vérifier la table des frais dans Avant-Garde. Les montants inscrits dans cette table doivent correspondre à ceux inscrits dans les règles de fonctionnement remises aux parents. 3. Mettre à jour les autres tables dans Avant-Garde : Service de garde Calendrier scolaire (conforme à celui de l école) Périodes Groupes-repères Éducateurs Groupes S assurer que les tarifs et les frais dans Avant-Garde sont conformes à ceux annoncés dans les règles de fonctionnement, approuvées par le CE. Le tarif pour les enfants réguliers est-il exact? Le tarif pour les enfants dîneurs est-il exact? Le tarif des enfants sporadiques est-il exact? Les frais de retard sont-ils utilisés? Les frais pour les chèques sans provision sont-ils exacts? Les autres tables dans Avant-Garde sont-elles mises à jour? - 7 -

8 2.2. INSCRIPTION DE L ÉLÈVE 1. Utiliser la fiche d inscription (modèle CSMB). 2. Recevoir la fiche d inscription. 3. Remettre aux parents, les règles de fonctionnement du SDG, mises à jour annuellement. 4. Vérifier les informations inscrites sur la fiche et la présence de la signature du parent. 5. Activer le dossier de l élève dans Avant-Garde. 6. Saisir la réservation de base et valider le statut de fréquentation. 7. Enregistrer le calendrier de garde, si l élève est en garde partagée. 8. Utiliser l astérisque (*) pour indiquer les problèmes de santé (onglet inscription). 9. Entrer les autres données apparaissant à la fiche d inscription. 10. Signer la fiche et confirmer le statut sur celle-ci. 11. Classer la fiche au dossier de l élève. Vérifier, au hasard, quelques dossiers d élèves. Le dossier d élève contient-il une fiche d inscription (modèle de la CSMB)? La fiche est-elle signée par le parent et la ne ou le? L élève est-il activé dans Avant-Garde? La réservation de base est-elle conforme à la fiche? Le statut est-il confirmé sur la fiche? - 8 -

9 2.3. MODIFICATION DE LA FRÉQUENTATION 1. Faire compléter et signer l avis de modification de la fréquentation, lors d un changement de fréquentation ou du départ d un élève. 2. Effectuer une nouvelle réservation de base dans Avant-Garde et valider le statut (ne jamais effacer une réservation de base qui est en lien avec une facturation). 3. Indiquer une date de fin à la réservation de base dans Avant- Garde, lorsqu un élève quitte le service de garde et désactiver le dossier. 4. Signer l avis et confirmer le statut sur celui-ci. 5. Classer l avis au dossier de l élève. L avis doit être complété lors de modification de la fréquentation (changement ou départ). Ces changements ont un impact sur la facturation. Demander de consulter quelques dossiers d élèves, dont le statut de fréquentation a été modifié dans Avant- Garde. Entre autres, sur la liste des frais facturés, la fréquentation «mixte» peut indiquer un changement concernant le statut de fréquentation

10 2.4. FACTURATION 1. Vérifier la mise à jour du calendrier scolaire dans Avant-Garde (journées pédagogiques, tempêtes bien inscrites). 2. Si nécessaire, effectuer les mises à jour des réservations de base. 3. Déclencher l opération «préparer la facturation», pour la période (facturation selon les réservations de base). 4. Facturer les frais selon les règles, y compris les frais de retard. 5. Inscrire les élèves aux journées pédagogiques. 6. Facturer les journées pédagogiques en séparant le tarif de base ($7,00) et les frais supplémentaires. 7. Facturer les élèves en présence réelle (facturation selon la fiche d assiduité). 8. Vérifier et imprimer, au besoin, la liste des élèves facturés. Tous les usagers doivent être facturés. 9. Facturer un élève qui arrive au cours de mois (après la facturation). 10. Compléter une lettre d entente, autorisée par la, pour tout allégement des frais à payer. L entente est classée au dossier de l élève. Un modèle est disponible sur le portail administratif. Le calendrier scolaire d Avant-Garde est-il conforme au calendrier officiel de l école? Tous les enfants sont-ils facturés? Les montants facturés sont-ils représentatifs de la réalité? Les journées pédagogiques sont-elles facturées? Les frais de retard et les autres frais sont-ils facturés? Les enfants occasionnels ont-ils été facturés (présences réelles)? Pour les allègements des frais de garde, une entente doit être autorisée par la

11 2.5. ÉTAT DE COMPTE 1. Imprimer des états de compte détaillés (CSMB modèle officiel Internet), selon la fréquence établie. Il est suggéré d imprimer le mois courant et le mois précédent. Les états de compte doivent être idéalement remis chaque mois ou selon la procédure suivante : Lorsque le parent a un solde à payer : remettre un état de compte mensuel. Lorsque le parent n a pas de solde à payer : remettre un état de compte aux deux mois. 2. La s assure que les états de compte sont remis à chaque mois. À la demande de la, les états de compte peuvent lui être remis pour vérification. 3. Distribuer les états de compte aux parents, en s assurant de la confidentialité (pliés et brochés). 4. Conserver dans un dossier administratif, les états de compte détaillés au 30 juin. 5. Remettre aux parents, dont l enfant quitte le service en cours ou en fin d année, un état de compte final. L état de compte est-il imprimé pour tous les élèves selon la fréquence établie? L état de compte est-il détaillé? Des états de compte sont-ils conservés au 30 juin?

12 2.6. ENCAISSEMENT 1. Avoir une boîte-courrier sécuritaire, fixée au mur et barrée, où les parents peuvent déposer les messages et les enveloppes. Cette boîte doit être accessible et elle doit être vidée tous les jours par la ne ou le. 2. Percevoir le paiement. 3. Compter l argent en présence du parent, lorsque possible. 4. Remettre obligatoirement un reçu aux parents, idéalement d Avant- Garde. Au moment de la réception de l argent, si Avant-Garde n est pas accessible, vous pouvez utiliser le «registre des encaissements» pour noter l information et par la suite émettre un reçu par Avant-Garde. Vous pouvez également utiliser des reçus manuscrits, toutefois, veuillez vous assurer de choisir un modèle avec une séquence numérique et ayant une double copie. 5. Ouvrir les enveloppes laissées par les parents en présence d une deuxième personne et émettre un reçu en deux (2) copies; par Avant- Garde, pour tout argent comptant. 6. Remettre toujours une copie du reçu aux parents. 7. Déposer, dans le coffre-fort, l argent, les copies des reçus et les chèques. 8. Saisir les encaissements dans Avant-Garde, régulièrement. Les encaissements d un mois devraient être enregistrés dans Avant-Garde, avant le dernier jour du mois

13 9. Identifier le numéro du chèque lors de l encaissement dans Avant-Garde (référence). 10. Endosser les chèques (tampon autoencreur : dépôt seulement avec numéro du compte). 11. Identifier le mandat-poste comme de l argent. 12. Répartir, seulement au besoin, les encaissements dans Avant-Garde (fonction rarement utilisée). 13. Appliquer le trop-perçu au membre d une même famille. 14. Utiliser le mode d encaissement «montant encaissé par la CS», lors d un recouvrement de créance (effectué par l agente ). 15. Utiliser le mode d encaissement «montant assumé par l école», lors d entente d allégement des frais de garde. 16. Enregistrer les chèques sans provision (CSP) en utilisant l annulation de l encaissement. Ajouter les frais reliés aux chèques sans provision (CSP), si applicable. 17. Rembourser le trop-percu d un élève, uniquement par chèque. 18. Enregistrer les chèques postdatés dans Avant-Garde (mois courant). Une boîte courrier barrée et un coffre-fort sont-ils utilisés? Est-ce qu il y a la présence d une 2 e personne pour l ouverture des enveloppes? Les encaissements sont-ils enregistrés régulièrement dans Avant-Garde? Vérifier à l aide des rapports provenant d Avant-Garde (comptes à recevoir et ventilation par poste budgétaire), les remboursements, les mauvaises créances (radiation), les montants assumés par l école, les montants encaissés par la CS, les chèques sans provision (CSP) et demander des explications au besoin

14 2.7 DÉPÔT 1. Ouvrir le dépôt dans Avant-Garde. 2. Imprimer la liste des encaissements. 3. Vérifier la liste des encaissements et apporter les corrections au besoin. Il est important de bien vérifier les encaissements avant de procéder à la fermeture du dépôt. 4. Fermer le dépôt et imprimer le bordereau de dépôt d Avant-Garde (2 copies). 5. Rassembler les documents suivants : deux (2) copies du bordereau de dépôt l argent comptant et les chèques la liste des encaissements les copies des reçus 6. Transmettre les documents à la de l école ou à une autre personne déléguée pour la vérification. 7. La personne qui vérifie le dépôt doit : Compter les chèques et l argent; S assurer que les reçus pour les paiements en argent comptant balancent avec l argent comptant; S assurer que le total correspond à celui inscrit sur le bordereau de dépôt; S assurer que les chèques sont endossés; S assurer que le dépôt ne contient pas de chèques postdatés; S assurer que tout balance; Apposer sa signature sur le bordereau. 8. Déposer les recettes à l institution financière de façon régulière. 9. Apporter les 2 copies du bordereau de dépôt, à l institution financière

15 10. Revenir avec 1 copie estampillée par l institution financière ou le bordereau de transactions remis par l institution financière. 11. Assembler et classer les documents suivants : bordereau de dépôt estampillé par l institution financière et bordereau de transactions (si applicable); liste des encaissements; copies de reçus; 12. Conserver les documents selon la procédure de gestion des documents et des archives. Ne pas envoyer les documents avec la conciliation bancaire. Il n est pas nécessaire d imprimer le bordereau relatif à un dépôt de transactions par Internet. 13. Lors d une erreur signalée par la banque, utiliser le dépôt correctif, qui doit être isolé et contenir une explication claire, et être au préalable, autorisé par l agente. Un reçu est-il émis pour tout encaissement en argent comptant? Les dépôts sont-ils faits régulièrement? L argent (reçus émis), les chèques et la liste des encaissements sont-ils conciliés? Le bordereau de dépôt est-il généré par Avant-Garde et contre vérifié (signature)? Le bordereau de dépôt est-il estampillé ou un bordereau de transactions est-il joint? Les dépôts correctifs sont-ils expliqués et autorisés?

16 2.8 SUIVI DES COMPTES À RECEVOIR 1. Consulter le rapport des comptes à recevoir AG ou utiliser le rapport de vérification des frais impayés reçu par courriel, le 25 e jour du mois (rapports centraux CSMB). 2. Vérifier la liste des comptes. Informer et s entendre avec la sur les étapes à suivre. 3. Mettre par écrit tout arrangement financier concernant le paiement des frais de garde 4. Compléter le 1 er avis écrit en lien avec Avant-Garde et faire signer la. 5. Compléter le 2 e avis en lien avec Avant-Garde et faire signer la. 6. Remplir le formulaire d envoi d une mise en demeure, faire signer la et l acheminer au Secrétariat général. 7. Noter la date du 1 er avis, du 2 e avis, de la mise en demeure et des autres suivis dans Avant-Garde. 8. Assembler et classer les documents suivants dans le dossier de l élève : l état de compte le 1 er avis écrit le 2 e avis écrit le formulaire d envoi d une mise en demeure. 9. L agente du SRÉ enregistre les paiements dans Avant-Garde, en utilisant le mode «encaissé par la CS». 10. Radier, après approbation de la d école, le compte en souffrance dans Avant-Garde. Le rapport des comptes à recevoir est-il régulièrement vérifié (ou vérification des frais impayés)? Des avis de retard sont-ils envoyés régulièrement et ces avis sont-ils indiqués dans Avant-Garde? La radiation de comptes est-elle effectuée selon la procédure de radiation?

17 2.9 FICHES D ASSIDUITÉ 1. Des fiches d assiduité provenant d Avant-Garde sont utilisées pour la prise de présence lors des jours de classe. 2. Le modèle de fiche d assiduité est conforme au modèle officiel de la CSMB (présences attendues). 3. Les présences sont prises, par le personnel, au début de chaque période, à l aide d un crayon à l encre. 4. Les ajouts et les absences sont validés par la ne ou le. 5. Lors d une absence non justifiée, une procédure est clairement établie pour vérifier rapidement la situation (enseignants, parents, etc.). 6. Les ajouts sont facturés dans Avant-Garde. 7. Les absences sont enregistrées dans Avant-Garde, si nécessaire. 8. Le départ des élèves est noté sur la fiche d assiduité. 9. Les initiales de l éducateur et la signature de la sont apposées sur les fiches d assiduité. 10. Pour les 3 semaines de déclaration de clientèle, les fiches d assiduité contrôle sont utilisées. 11. Lors des journées pédagogiques, les fiches d assiduité provenant d Avant-Garde sont utilisées (modèle CSMB). Les fiches d assiduité utilisées lors des jours de classe sont-elles conformes? Les fiches d assiduité utilisées lors des journées pédagogiques proviennent d Avant-Garde? Les noms ajoutés à la main sont enregistrés dans Avant-Garde? Les départs des élèves sont notés (mesure de sécurité en cas d urgence)?

18 3 GESTION DES SUBVENTIONS 3.1 DÉCLARATION DE LA CLIENTÈLE AU 30 SEPTEMBRE 1. S assurer que tous les élèves qui fréquentent le SDG ou SSD aient une fiche d inscription. 2. Vérifier les réservations de base dans Avant-Garde. 3. Utiliser pour la prise de présence, la fiche d assiduité - déclaration de la clientèle pour les 3 semaines ciblées. 4. Déterminer, au besoin, l assiduité quotidienne de chaque élève (deux périodes partielles ou complètes) sur la fiche d assiduité. 5. Identifier le statut de chaque élève, selon les présences réelles sur la fiche d assiduité (régulier, sporadique). 6. Imprimer les listes d Avant-Garde (réguliers, sporadiques et sans statut au 30 septembre). 7. Comparer les listes extraites de Jade à la mi-septembre et celles d Avant-Garde et apporter les modifications sur les listes de Jade. 8. Utiliser la liste des rejets afin d identifier les actions à poser. Vous n avez pas à analyser la liste de rejets, elle est simplement un outil d aide. 9. Effectuer les corrections dans Avant-Garde pour le 30 septembre. 10. Faire remplir un formulaire motivant l absence des enfants, pour la semaine incluant le 30 septembre, pour les enfants réguliers ou sporadiques (handicapés) qui ne sont pas présents selon leur statut

19 11. Compléter le sommaire des fiches d assiduité - déclaration de la clientèle et le joindre aux listes de Jade au 30 septembre. Les totaux doivent correspondre aux totaux des listes de Jade. 12. Retourner les listes extraites de Jade, corrigées et signées à la coordonnatrice au dossier SDG, selon la date établie. 13. Compléter le document IV, concernant les allocations supplémentaires, en utilisant le nombre réel d enfants au 30 septembre. 14. Si nécessaire, réviser le budget du service de garde et transmettre l information aux ressources financières. Les réservations de base enregistrées dans Avant-Garde sont-elles conformes à la réalité? Les listes de Jade sont-elles vérifiées? Le nombre d élèves qui sont déclarés réguliers et sporadiques est-il conforme à la réalité? Le document IV, pour les allocations supplémentaires est-il à jour? Le budget doit-il être révisé?

20 3.2 ENFANT GARDÉ DANS UNE ÉCOLE DE LA CSMB AUTRE QUE CELLE OÙ IL EST SCOLARISÉ À LA CSMB 1. S assurer qu une fiche d inscription est complétée. 2. Communiquer avec l école qui scolarise l enfant. 3. Remplir le formulaire 1 : Enfant gardé dans une école de la CSMB autre que celle où il est scolarisé à la CSMB. 4. Indiquer le statut dans Avant-Garde (le même pour les 2 écoles). 5. Indiquer le code de l école de l école qui scolarise l enfant. 6. Indiquer le code de bâtisse de l école qui scolarise l enfant. 7. Indiquer le code de bâtisse du SDG de l école qui garde l enfant. 8. Indiquer le montant prévu qui sera transféré à l école qui scolarise l enfant, concernant la période du dîner. Le transfert sera géré par Infini et non par Avant-Garde. 9. Utiliser le champ «remarque» à la réservation de base, pour spécifier le nom de l autre école. 10. L école qui scolarise l enfant ne facture pas celui-ci à l heure du dîner. C est l école qui garde l enfant qui facture celui-ci. 11. Retourner le formulaire complété et signé à la coordonnatrice au dossier SDG, selon les dates établies. 12. Aviser l école qui scolarise, si l élève cesse de fréquenter le service de garde en fin de journée. L enfant qui est scolarisé et gardé dans deux écoles est-il répertorié? Le formulaire 1 est-il rempli? La demande de transfert budgétaire en fin d année, est-elle complétée?

21 3.3 ENFANT GARDÉ DANS UNE ÉCOLE DE LA CSMB ET SCOLARISÉ DANS UNE INSTITUTION SCOLAIRE AUTRE QUE LA CSMB Au préalable, s assurer que l enfant a une entente de scolarisation, qu il est d âge primaire et qu il fait partie de notre territoire. Il faut vérifier l information auprès de la de l école. 1. S assurer qu une fiche d inscription est complétée. 2. Remplir le formulaire 2 : Enfant gardé dans une école de la CSMB et scolarisé dans une institution scolaire autre que la CSMB. 3. Indiquer le statut dans Avant- Garde. 4. Indiquer le code de l école 730 (730 : école fictive de la CSMB pour les élèves scolarisés par entente). 5. Indiquer le code de bâtisse Indiquer le code de bâtisse du SDG de l école qui garde l enfant. 7. Utiliser le champ «remarque» à la réservation de base, pour spécifier le nom de l autre école. 8. Faire la demande à l agente pour créer un tarif spécial (régulier - scolarisé autre école), selon le montant demandé pour le dîner. 9. Retourner le formulaire complété et signé à la coordonnatrice au dossier SDG, selon les dates établies. L enfant gardé a-t-il une entente de scolarisation? Le formulaire 2 est-il rempli?

22 3.4 DEMANDE D ALLOCATION - JOURNÉES PÉDAGOGIQUES 1. Remettre une lettre d information détaillant les activités prévues lors de la journée pédagogique. 2. Recevoir les autorisations signées des parents. Indiquer le lieu de la sortie sur le coupon-réponse. 3. Demander le paiement des frais pour la journée pédagogique lors de l envoi de l état de compte. 4. Utiliser Avant-Garde pour la gestion des journées pédagogiques (inscription, facturation, présence). 5. Utiliser la fiche d assiduité d Avant- Garde pour noter les présences (modèle CSMB). 6. Cocher les élèves présents à la journée pédagogique dans Avant- Garde. Il est obligatoire de décocher les élèves absents lors de la journée, pour fins d allocation. 7. S assurer que le calendrier scolaire dans Avant-Garde est conforme au calendrier officiel de l école, mis à jour selon les évènements. 8. Compléter la demande d allocation et le sommaire en janvier et juin. 9. Si nécessaire, lors de la révision budgétaire, revoir l estimation des revenus lors des pédagogiques. L information est-elle remise par écrit et les activités sont-elles détaillées? Un coupon-réponse est-il complété par le parent, pour autoriser l enfant à participer à la journée? La gestion des journées pédagogiques est-elle effectuée par Avant-Garde? La demande d allocation est-elle complétée et signée? L estimation des revenus dans le budget est-elle représentative de la réalité?

23 4 CONFORMITÉ AUX RÈGLES MINISTÉRIELLES 4.1 RÈGLEMENTS DES SERVICES DE GARDE EN MILIEU SCOLAIRE ARTICLES Assurer la garde en dehors des heures où les services éducatifs sont dispensés. Veiller au bien-être général, poursuivre le développement global (élaboration d activités en complémentarité aux services éducatifs de l école). Assurer une période pour la réalisation des travaux scolaires. Assurer santé et sécurité (respect des règles de conduite / des mesures de sécurité, approuvées par le CE). Offrir le service lors des journées de classe. Offrir le service lors des journées pédagogiques / de la relâche. Remettre, lors de l inscription, un document de règles de fonctionnement du service. S assurer que les membres du personnel sont titulaires d un document attestant la réussite d un cours de secourisme général. 6 Respecter le ratio 1/ S assurer d une personne disponible en cas d urgence. Réclamer l assistance médicale. Aviser le parent ou le titulaire. S assurer que les médicaments, les produits toxiques et les produits d entretien sont sous clé et à l écart des denrées alimentaires

24 ARTICLES Afficher près du téléphone, la liste des numéros de téléphone d urgence. Avoir à portée de la main la liste des numéros de téléphone du personnel, des parents et autres personnes à rejoindre en cas d urgence. Prévoir des mesures particulières lors des sorties. S assurer que les locaux, les équipements, le mobilier, le matériel de jeux sont en bon état. Posséder une trousse de premiers soins. S assurer que chaque élève quitte avec son parent ou une personne autorisée à venir le chercher, à moins que ce parent ait consenti, par écrit, à ce que celui-ci retourne seul à la maison. S assurer de la tenue d une fiche d inscription, de sa disponibilité et de sa mise à jour. S assurer de la tenue d une fiche d assiduité, de sa disponibilité et de sa mise à jour. Formation d un comité de parents du service de garde. Référence : Loi sur l'instruction publique (L.R.Q., c. I-13.3, a ; 1997, c. 58, a. 51; 1997, c. 96, a. 132) Tous les articles du règlement sont-ils respectés? Des mesures sont-elles prévues s il y a lieu?

25 4.2 RÈGLES BUDGÉTAIRES DU MELS (MESURE 30010) 1. La garde doit être assurée par le personnel de la CS. 2. Le service doit être disponible le matin, s il y a lieu, le midi et après les cours, au moins jusqu à 17 h. 3. Une portion du temps est consacrée à la réalisation des travaux scolaires. 4. Les enfants réguliers sont gardés au moins deux périodes partielles ou complètes par jour, trois jours par semaine. 5. La contribution financière exigible des parents ne dépasse pas $7,00 par jour, par enfant régulier, pour cinq heures de garde incluant une période de travaux scolaire. 6. Lors des journées pédagogiques, la contribution financière exigible des parents ne peut dépasser $7,00 par jour pour dix heures de garde. 7. Lors de la semaine de relâche, la contribution financière exigible des parents ne peut dépasser $14,00 par jour pour dix heures de garde. 8. Une subvention pour les frais de collation dans les écoles regroupant 30p100 des élèves les plus pauvres permet d offrir une collation aux élèves. Ce programme est offert dès le début de l année. Les règles budgétaires sont-elles respectées? Les mesures nécessaires sont-elles prises, s il y a lieu?

26 5 GESTION BUDGÉTAIRE 1. Les bons de commande sont complétés et les achats sont effectués, après approbation de la. 2. La codification budgétaire de la CSMB est connue. 3. Les demandes de paiement sont complétées et remises à la pour signature. 4. Le formulaire de remboursement est utilisé, au lieu de l utilisation d une petite caisse. 5. Les données (dépenses) sont enregistrées dans Dofin, sur une base hebdomadaire, en vue de la préparation de la conciliation bancaire. 6. L outil de budgétisation est utilisé pour estimer les revenus et les dépenses du service de garde. 7. Les documents de l outil sont présentés à la pour l élaboration du budget. 8. Les dépenses et les revenus sont ventilés adéquatement pour transmettre des données financières précises. 9. Un suivi budgétaire est effectué régulièrement, via Infini. 10. Une révision budgétaire est effectuée à l automne, selon la déclaration de la clientèle, au 30 septembre. Les achats sont-ils autorisés? Les données sont-elles enregistrées régulièrement dans Dofin? La ventilation budgétaire est-elle effectuée? Le suivi dans Infini est-il fait régulièrement?

27 6 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES 1. Préparer les horaires du personnel en fonction du nombre d enfants inscrits et des ratios à respecter. 2. Du temps de planification est prévu à l horaire. 3. Du temps de réunion est prévu à l horaire. 4. Des pauses sont données selon les règles de la convention. 5. Les canevas de postes sont imprimés à partir du logiciel de rappel au travail pour être présentés au personnel. 6. Effectuer le rappel au travail des éducateurs du service de garde par ordre d ancienneté tel que prévu au plan d effectif et envoyer au SRH dans les délais prescrits. 7. Les congés sans traitement sont autorisés par la, selon les règles de la convention. 8. Effectuer le rappel au travail des surveillants d élèves par ordre d ancienneté. 9. Faire les requêtes en personnel, au besoin. 10. L horaire des employés sur paie automatique et à la pièce est clairement identifié. 11. Utiliser des feuilles de temps (suivi des heures travaillées) pour noter les heures du personnel (remplacement, surcroît, etc.). Les feuilles de temps sont signées par l employé et la. 12. Les absences partielles sont consignées et enregistrées. (par exemple : remplacement des enseignants, départ hâtif, etc.)

28 13. Faire autoriser les ajouts d heures par la. Ces ajouts sont octroyés selon les règles de la convention (faire requête si nécessaire). 14. Le travail effectué en plus de 35 heures par semaine ou après la fermeture est considéré comme du temps supplémentaire (taux 150%). 15. Saisir les paiements et les absences dans le programme Paie-SQL. 16. Imprimer ou vérifier à l écran la liste des paiements et des absences, avant la date de fermeture pour le calcul de la paie. 17. Imprimer la liste d autorisation des paiements versés et faire signer la. 18. Imprimer la liste d autorisation des absences déclarées et faire signer la. 19. Imprimer les attestations d absence. Faire signer l employé et la. 20. Faire l analyse des ratios, et vérifier si des ajustements sont nécessaires concernant le nombre d éducateurs et de surveillants, tout en respectant la convention. Le rappel au travail est-il effectué selon le nombre d enfants inscrits au service de garde? Du temps de planification, de réunion est-il prévu à l horaire? Des pauses sont-elles octroyées selon les règles de la convention? Les canevas de postes sont-ils imprimés? Les congés sans traitement sont-ils autorisés selon les règles? Les ajouts d heures et les absences du personnel sont-elles autorisées? Des feuilles de temps (formulaire suivi des heures travaillées) sont-elles complétées et signées? Le temps supplémentaire est-il payé selon les règles (taux simple et taux 150%)? Les rapports d autorisation et les attestations d absence sont-ils signés?

29 7 GESTION DOCUMENTAIRE 1. Ouvrir un dossier élève pour chaque enfant et les classer en ordre alphabétique. 2. Imprimer des étiquettes conformes pour les dossiers élèves (nom et date de naissance). Ces étiquettes sont disponibles par Avant-Garde. 3. Ouvrir des dossiers administratifs selon la procédure de gestion des documents et des archives. 4. Imprimer des étiquettes pour identifier les dossiers administratifs (disponible sur le portail administratif des SDG). 5. Vérifier le contenu des dossiers annuellement. 6. Conserver les documents selon les délais prescrits. Se référer à la procédure de gestion de documents et des archives. 7. Archiver les dossiers, selon les délais prescrits. Les dossiers d élèves et les dossiers administratifs sont-ils identifiés (étiquettes)? L archivage des dossiers est-il effectué chaque année?