POLITIQUE DE COMMUNICATION

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1 POLITIQUE DE COMMUNICATION Directin des cmmunicatins Mise à jur : 15 mai 2014 Entrée en vigueur : 13 janvier 2014

2 TABLE DES MATIÈRES 1. MISE EN CONTEXTE CHAMPS D APPLICATION FONDEMENTS DE LA POLITIQUE DE COMMUNICATION MISSION DU MINISTÈRE VALEURS RESPECT DE LA MISSION ET DE L ORGANISATION DU MINISTÈRE RESPECT DES GROUPES DE CLIENTÈLE RESPECT DES PARTICULARITÉS RÉGIONALES RESPECT DES PARTENAIRES SAINE GESTION DES DENIERS PUBLICS OBJECTIFS ADHÉSION COHÉSION HARMONISATION EFFICACITÉ RESPONSABILITÉS COMITÉS RENCONTRES ET LES GROUPES DE TRAVAIL DU SECRÉTARIAT À LA COMMUNICATION GOUVERNEMENTALE PARTICIPATION DE LA DIRECTION DES COMMUNICATIONS AUX COMITÉS MINISTÉRIELS ET INTERMINISTÉRIELS TABLE DES COMMUNICATEURS RÉGIONAUX CONCLUSION La Plitique de cmmunicatin établit les grandes rientatins et les respnsabilités en matière de cmmunicatin dans le but de prmuvir une culture de cmmunicatin au sein du Ministère, d'ptimiser la cntributin de l'ensemble des ressurces en cmmunicatin et d'harmniser les activités de cmmunicatin avec les prirités ministérielles et guvernementales. Le Cadre de gestin en matière de cmmunicatin pératinnalise cette plitique en précisant les principes directeurs des différentes fnctins cmmunicatinnelles. La mise à jur de la Plitique de cmmunicatin sera effectuée au besin en fnctin de l évlutin de la situatin du Ministère et du guvernement.

3 1. Mise en cntexte La cmmunicatin est une fnctin essentielle d un État mderne et cntribue à sn bn fnctinnement. Elle repse sur le devir du guvernement d infrmer les cityennes et les cityens sur les prgrammes et les services auxquels elle a drit, de même que les respnsabilités qui en déculent. La cmmunicatin guvernementale a pur bjectif : d infrmer et de sensibiliser la ppulatin à prps de ses drits et respnsabilités; d infrmer les cityennes et les cityens sur les services et les prgrammes fferts; d assurer la visibilité des services guvernementaux partut ù ils snt présents; de prmuvir les actins et les décisins du guvernement; d attirer l'attentin de l'pinin publique sur des questins sciales; d agir sur certains cmprtements en vue d amélirer la qualité de vie de l ensemble de la ppulatin. Elle sert également à expliquer le sens et la prtée de l actin guvernementale ainsi que les bénéfices qui en déculent pur la ppulatin. Le devir d infrmer les cityennes et les cityens suppse celui de cmmuniquer efficacement. Ainsi, les renseignements sur les plitiques, les prgrammes, les mesures et les services divent être clairs, pertinents, bjectifs, faciles à cmprendre et utiles. Par ailleurs, la cmmunicatin jue un rôle stratégique au sein des rganisatins puisqu elle est un instrument d adhésin à leurs valeurs et à leur culture, qui favrise la cnstructin d une slidarité et d un engagement à ffrir des services de qualité. 2. Champs d applicatin Les cmmunicatins de l ensemble des directins générales et des unités du ministère de l Empli et de la Slidarité sciale, tut cmme les rganismes qui relèvent du ministre de l Empli et de la Slidarité sciale, s inscrivent dans la pursuite des buts énncés ci-dessus et divent tenir cmpte des prirités ministérielles et guvernementales. Les directins générales et les unités ministérielles cncernées snt : la Directin générale des services à la gestin; la Directin générale des plitiques, de l analyse stratégique et de l actin cmmunautaire; la Directin générale du sutien aux pératins et de l assurance parentale; la Directin générale des pératins territriales; la Directin générale des technlgies, des services Web et des prjets stratégiques; le Directeur de l état civil; la Directin des affaires juridiques; la Directin de la vérificatin interne et des enquêtes administratives; la Directin du sutien à la guvernance et du partenariat de Services Québec; Empli-Québec; le Cmité Entraide et sn secrétariat permanent. Les rganismes qui relèvent du ministre de l Empli et de la Slidarité sciale snt : la Cmmissin des partenaires du marché du travail; le Cnseil de gestin de l assurance parentale; le Cmité cnsultatif de lutte cntre la pauvreté et l exclusin sciale; le Centre d étude sur la pauvreté et l exclusin 1 ; 1. Le Centre d étude sur la pauvreté et l exclusin dispse d une licence de publicatin, sus réserve d infrmer préalablement le ministre, qui lui a été ctryée lrs de sa créatin. 3

4 La cmmunicatin rganisatinnelle s inscrit également dans la plitique glbale de cmmunicatin du Ministère puisque la chérence des cmmunicatins au sein de l rganisatin, cmme avec les clientèles externes, est primrdiale pur permettre l adhésin du persnnel à la missin du Ministère. Cette plitique ne s applique pas à la gestin des cmmunicatins guvernementales lrs d un sinistre réginal u natinal, assumée par l équipe de crdinatin de l infrmatin d urgence de la Directin des cmmunicatins qui reçit ses mandats de la sécurité civile du Québec. 3. Fndements de la plitique de cmmunicatin Il est essentiel que tut le persnnel du ministère de l Empli et de la Slidarité sciale recnnaisse l imprtance de la fnctin de cmmunicatin. Pur ce faire, la plitique de cmmunicatin s appuie sur certains fndements recnnus par tut le persnnel, sit : la missin du Ministère; ses valeurs; ses bjectifs. 4. Missin du Ministère Le ministère de l Empli et de la Slidarité sciale jue un rôle déterminant au sein du guvernement du Québec et de l ensemble de la sciété. La missin du Ministère est de participer à la prspérité écnmique du Québec et au dévelppement scial : en cntribuant à l équilibre du marché du travail; en sutenant le dévelppement et la pleine utilisatin du capital humain; en favrisant la slidarité et l inclusin sciale; en sutenant la cncertatin en matière d actin cmmunautaire et bénévle; en renseignant les cityens et cityennes ainsi que les entreprises sur les prgrammes et services du guvernement du Québec; en ffrant un guichet multiservice aux cityens et cityennes ainsi qu aux entreprises du Québec afin de leur simplifier l accès aux services publics. De plus, le Ministère a le mandat : de crdnner les cmmunicatins des ministères et des rganismes du guvernement du Québec dans les situatins d urgence qui nécessitent l interventin de la sécurité civile du Québec; de sutenir la campagne guvernementale annuelle Entraide. Par ailleurs, le ministre est respnsable de la directin de l état civil et en nmme le directeur qui, en tant qu fficier public, est chargé de dresser les actes de l état civil et de les mdifier, de tenir le registre de l état civil, de le garder et d assurer la délivrance des certificats, des cpies d actes et des attestatins relatifs aux événements d état civil. 4

5 5. Valeurs En plus de s inscrire en relatin avec les valeurs de l administratin publique québécise et les valeurs ministérielles que snt la cmpétence, l impartialité, l intégrité, la lyauté, le respect et la cnfidentialité, la plitique de cmmunicatin prend ses assises sur les valeurs suivantes. 5.1 Respect de la missin et de l rganisatin du Ministère Puisque le Ministère dit prmuvir les nrmes d éthique les plus strictes et faire preuve d un grand suci de justice et d équité, les cmmunicatins snt effectuées en tenant cmpte : des rientatins guvernementales et ministérielles; du cadre légal et administratif dans lequel il évlue, ntamment : de l article 6 de la Li sur la fnctin publique : «Sus réserve des dispsitins relatives à l accès à l infrmatin et à la prtectin des renseignements persnnels, le fnctinnaire est tenu à la discrétin sur ce dnt il a cnnaissance dans l exercice de ses fnctins»; de l article 8 du Règlement sur l éthique et la discipline dans la fnctin publique : «Le fnctinnaire qui se prpse de publier un texte u de se prêter à une interview sur des questins prtant sur des sujets reliés à l exercice de ses fnctins u sur les activités du ministère u de l rganisme ù il exerce ses fnctins dit préalablement btenir l autrisatin du sus-ministre u du dirigeant de l rganisme»; de la Li sur l accès aux dcuments des rganismes publics et sur la prtectin des renseignements persnnels; de la Li sur le ministère de l Empli et de la Slidarité sciale et sur la Cmmissin des partenaires du marché du travail; de la Li sur l aide aux persnnes et aux familles; de la Li visant à lutter cntre la pauvreté et l exclusin sciale; de la Li sur l assurance parentale; de la Li sur le ministère de la Famille, des Aînés et de la Cnditin féminine; de la Li sur le Centre de services partagés du Québec (CSPQ), qui sus-entend que les ministères et rganismes publics divent traiter avec le CSPQ ntamment afin d btenir des services de cmmercialisatin des publicatins, de placement médias, de publicité, etc.; de la Li assurant l exercice des drits des persnnes handicapées en vue de leur intégratin sclaire, prfessinnelle et sciale; de la Li sur le dévelppement durable; de la Li sur la sécurité civile et le Plan natinal de sécurité civile; de la Li sur la guvernance et la gestin des ressurces infrmatinnelles des rganismes publics et des entreprises du guvernement; de la Li sur l administratin publique; de la Li sur le drit d auteur; de la Li sur la transparence et l éthique en matière de lbbyisme; du Cde civil du Québec et la réglementatin afférente qui régissent la tenue, la cnservatin et la publicité du registre de l état civil; du Règlement sur les cntrats d apprvisinnement, de cnstructin et de services des ministères et des rganismes publics; du statut et des bligatins des rganismes publics (CT ); du décret qui institue le Secrétariat à la cmmunicatin guvernementale; du décret qui cnstitue le Cmité Entraide; de la Stratégie guvernementale de dévelppement durable; de la Plitique guvernementale relative à l empli et à la qualité de la langue française dans l Administratin ainsi que la Plitique linguistique du ministère de l Empli et de la Slidarité sciale; de la Plitique ministérielle en matière de médias adaptés pur la clientèle; de la plitique éditriale et le Cadre de gestin sur les médias sciaux au Ministère; 5

6 de la Plitique ministérielle de gestin envirnnementale; du Prgramme d identificatin visuelle du guvernement du Québec; du Cadre ministériel de gestin des sndages auprès des persnnes; des lignes directrices ministérielles en matière de visibilité en régin; des Lignes directrices sur l utilisatin et la gestin du réseau Internet et du currier électrnique au Ministère; des standards guvernementaux sur l'accessibilité du Web; du plan d'actin ministériel de dévelppement durable; du plan d actin en matière d analyse différenciée seln les sexes Respect des grupes de clientèle Le Ministère dit adapter ses messages aux différentes clientèles : l ensemble de la ppulatin; l ensemble des persnnes cnstituant la main-d œuvre en empli et sans empli ainsi que celles dnt les ressurces snt insuffisantes pur subvenir à leurs besins; les entreprises; les rganismes cmmunautaires; les parents puvant bénéficier du Régime québécis d assurance parentale (RQAP); les sinistrés lrs d une situatin d urgence; les usagers du Directeur de l état civil; sn persnnel. Les médias ne représentent pas une clientèle. Ils transmettent l infrmatin rendant ainsi pssible sa diffusin auprès de certains grupes de cityennes et de cityens. 5.3 Respect des particularités réginales Puisque le Ministère est présent sur l ensemble du territire québécis par l entremise des directins réginales, de ses centres lcaux d empli et de ses bureaux de service, il est primrdial : qu il y ait une chésin cnstante entre les directins générales, les unités ministérielles et la Directin des cmmunicatins; que les actins et mécanismes de cmmunicatin sient élabrés systématiquement en tenant cmpte des préccupatins et des réalités réginales, tut en restant à l intérieur des balises ministérielles et guvernementales. 5.4 Respect des partenaires Le Ministère est appelé à travailler fréquemment avec des partenaires natinaux, réginaux et lcaux, dnt : les partenaires du marché du travail natinaux et réginaux; le Grupe des partenaires pur la slidarité; les cnférences réginales des élus; les tables de cncertatin réginales, les ministères et les rganismes à vcatin sciécnmique; les cllectivités lcales, réginales u natinales; les rganismes cmmunautaires; les ministères et les rganismes qui cnçivent des prestatins intégrées de services en rapprt avec la missin de Services Québec; les partenaires du Directeur de l état civil; les partenaires philanthrpiques d Entraide. Il dit alimenter ses partenaires en leur furnissant de l infrmatin de nature publique susceptible de les intéresser. 6

7 5.5 Saine gestin des deniers publics Le Ministère dit cmmuniquer avec les grupes de clientèle en investissant, de façn rigureuse et justifiable, les deniers publics cnfiés au guvernement par les cntribuables et les entreprises. 6. Objectifs La présente plitique vise : à établir l imprtance de la fnctin stratégique des cmmunicatins pur le Ministère, y cmpris la fnctin de cmmunicatin réginale; à favriser l intégratin du vlet cmmunicatinnel dans les prcessus décisinnels; à définir le rôle des différents acteurs, en particulier le rôle de la Directin des cmmunicatins; à préciser les services fferts en matière de cmmunicatin; à mettre en place des mécanismes nécessaires à l élabratin et à la mise en œuvre d activités de cmmunicatin externes et internes efficaces. Plus particulièrement, la plitique dit réaliser les bjectifs suivants : 6.1 Adhésin Favriser la cmpréhensin qu a le persnnel de sn envirnnement prfessinnel. 6.2 Chésin Amélirer la qualité des échanges en matière d infrmatin entre les différentes unités ministérielles. Sensibiliser tut le persnnel au fait que la cmmunicatin nécessite la cllabratin des unités ministérielles cncernées. Appliquer de façn systématique les prcessus de validatin et d apprbatin. 6.3 Harmnisatin Assurer la qualité de l image et la chérence du message ministériel. Crdnner les actins de cmmunicatin du Ministère avec celles du guvernement. Harmniser les pratiques de cmmunicatin au sein du Ministère en assurant une adaptatin chérente des messages auprès des clientèles, partut au Québec. Assurer le respect des nrmes guvernementales en matière de cmmunicatin. 6.4 Efficacité Optimiser l efficacité des ressurces utilisées en matière de cmmunicatin. Établir un partage clair des respnsabilités entre la Directin des cmmunicatins et les unités ministérielles. Permettre, en étant practif, d ccuper davantage d espace médiatique tant sur le plan qualitatif que sur le plan quantitatif. Maintenir un mécanisme de rétractin ministérielle efficient en vue de répndre rapidement à des prblèmes particuliers. 7

8 7. Respnsabilités La cmmunicatin est assurée par tris principaux acteurs, sit : le Secrétariat à la cmmunicatin guvernementale; la Directin des cmmunicatins; les directins réginales, en particulier les respnsables réginaux des cmmunicatins. Ces unités travaillent en cllabratin étrite avec les directins générales et les autres unités ministérielles. Les gestinnaires, dnt les directeurs réginaux, et les autrités, c est-à-dire la sus-ministre assciée d Empli-Québec, les sus-ministres adjints, le Bureau du sus-ministre, le sus-ministre, le cabinet du ministre et le ministre, snt respnsables d appruver les prduits de cmmunicatin. Le Secrétariat à la cmmunicatin guvernementale : assure la chérence des différentes activités de cmmunicatin du guvernement dans le but de furnir aux cityens et aux entreprises une infrmatin claire, précise et accessible sur les services auxquels ils nt drit et les services guvernementaux qui leur snt fferts; maximise l investissement public en matière de cmmunicatin en mettant les ressurces en cmmun. La Directin des cmmunicatins est une cmpsante du Secrétariat à la cmmunicatin guvernementale avec ses pairs des autres ministères. La Directin des cmmunicatins : vit à l intégratin de la cmmunicatin au prcessus décisinnel et à la gestin stratégique de l rganisatin; s assure de la chésin du message cmmuniqué par le Ministère à ses grupes cibles; cnseille les autrités ministérielles et les gestinnaires en matière de stratégies de cmmunicatin en fnctin des prirités rganisatinnelles et guvernementales; analyse des situatins, élabre des stratégies, dévelppe et déplie des myens de cmmunicatin efficaces pur prmuvir les prgrammes et les actins du Ministère en cllabratin avec les unités ministérielles cncernées; aide à faire cnnaître les prgrammes et services du guvernement aux cityens et aux entreprises; rganise les événements médiatiques et cllabre à l rganisatin des événements en régin, le cas échéant; frmule les messages ministériels à véhiculer tant à l interne qu à l externe; assure des relatins dynamiques avec les médias traditinnels et sciaux, les grupes de cityens et de cityennes ainsi que les partenaires; cllabre au respect des bligatins légales du Ministère d infrmer ses grupes de clientèle sur tutes mdificatins législatives et réglementaires qui peuvent avir des répercussins sur eux; veille à l applicatin de la plitique linguistique du Ministère et dnc s assure de la qualité de la langue française dans les cmmunicatins écrites et électrniques; assure une rétr-infrmatin, une veille et une analyse médiatique, dans les médias traditinnels et sciaux; cnçit des myens et des utils nécessaires à la mise en œuvre des stratégies et des prgrammes de cmmunicatin. Cette fnctin cmprend la gestin et l éditin de sites Web (Internet et intranets), la rédactin, la révisin linguistique, la traductin, le graphisme, l éditin, l audivisuel, la gestin du Prgramme d identificatin visuelle, la diffusin et l rganisatin d activités et de manifestatins publiques, la crdinatin des cmmandites et des campagnes publicitaires; accmpagne les directins réginales dans la réalisatin d activités de cmmunicatin à prtée ministérielle, seln les besins; 8

9 cllabre à la cnceptin et à la réalisatin de stratégie de gestin du changement et de cmmunicatin afin d entretenir le dialgue entre les autrités et le persnnel; de prmuvir les valeurs et la culture institutinnelles; de dévelpper et de maintenir le sentiment d appartenance. Les directins réginales, en cllabratin avec la Directin des cmmunicatins : instaurent une cmmunicatin adaptée aux réalités lcales et réginales permettant de jindre de manière efficiente les différentes clientèles (individus, entreprises et partenaires sciécnmiques); dévelppent des stratégies de cmmunicatin réginales en assurant la mise en œuvre rapide et efficace de tute stratégie u interventin de cmmunicatin et cncurant à l atteinte des résultats pératinnels réginaux; cnseillent l'équipe de gestin réginale et le persnnel des différentes unités ministérielles en matière de cmmunicatin réginale afin d'appuyer les interventins et l'atteinte des cibles de résultats; participent, le cas échéant, à l élabratin de campagnes natinales dnt la Directin des cmmunicatins est respnsable et veillent à la cmplémentarité et à la chésin de leurs actins et celles de la Directin des cmmunicatins; cntribuent à assurer la ntriété, à augmenter la visibilité et à favriser le psitinnement stratégique du Ministère dans les régins par la réalisatin d activités et d interventins de cmmunicatin ciblées auprès de différents publics; cnçivent des stratégies, des myens et des utils, adaptés au cntexte réginal, élabrés en cmplémentarité avec ceux dévelppés par la Directin des cmmunicatins; veillent à l applicatin de la plitique linguistique du Ministère et dnc s assurent de la qualité de la langue française dans les cmmunicatins écrites et électrniques; vient au respect du Prgramme d identificatin visuelle; s assurent de la visibilité du Ministère lrs d événements u d activités publiques se dérulant en régin; rganisent des événements de relatins publiques u de relatins de presse du Ministère en régin; dévelppent une cmmunicatin interne rientée vers la mbilisatin du persnnel seln les bjectifs rganisatinnels, les attentes réginales et la missin du Ministère; cllabrent à la cnceptin et à la réalisatin de stratégies de gestin du changement et de cmmunicatin afin d entretenir le dialgue entre la directin réginale et le persnnel; de prmuvir les valeurs et la culture institutinnelles; de dévelpper et de maintenir le sentiment d appartenance. Les directins générales et les unités ministérielles : asscient la Directin des cmmunicatins aux travaux lrsqu un dssier semble exiger des actins de cmmunicatin, et ce, dès le début des réflexins; cntribuent à l élabratin de la prgrammatin annuelle de la Directin des cmmunicatins en déterminant les dssiers nécessitant de la cmmunicatin; furnissent à la Directin des cmmunicatins les cntenus relatifs aux dssiers; élabrent des échéanciers en partenariat avec la Directin des cmmunicatins qui tiennent cmpte des délais de prductin; participent au dévelppement de stratégies et de plans de cmmunicatin; participent à l élabratin des messages ministériels et sectriels en cllabrant à la cllecte de l infrmatin relative aux dssiers; appruvent avant diffusin les cntenus révisés et adaptés aux clientèles. 9

10 8. Cmités Le Secrétariat à la cmmunicatin guvernementale, la Directin des cmmunicatins et les directins réginales nt mis en place différents cmités qui les aident à assumer leurs respnsabilités et à atteindre les bjectifs de l rganisatin. 8.1 Rencntres et les grupes de travail du Secrétariat à la cmmunicatin guvernementale Des rencntres des directrices et directeurs de cmmunicatin se tiennent régulièrement. Il s agit d un lieu d échanges à l intérieur duquel les ministères partagent les principaux dssiers guvernementaux. De plus, plusieurs grupes de travail interministériels snt mis sur pied afin de prpser des stratégies de cmmunicatin répndant aux préccupatins qui interpellent les directins des cmmunicatins des ministères et la réalisatin des missins des ministères. Il s agit de la frmule privilégiée lrsque des dssiers prtent sur des enjeux guvernementaux et cncernent plusieurs ministères et rganismes. 8.2 Participatin de la Directin des cmmunicatins aux cmités ministériels et interministériels La Directin des cmmunicatins siège à de nmbreux cmités ministériels, dnt le cmité exécutif du Ministère. Elle participe également à des cmités directeurs mis en place en fnctin de dssiers d imprtance et stratégiques pur le Ministère. De plus, certaines directins générales ffrent à la Directin des cmmunicatins une participatin spécifique à leur cmité de gestin u tiennent des rencntres d échanges statutaires. Cette participatin permet à la Directin des cmmunicatins de juer sn rôle-cnseil et d intervenir en cntinu. 8.3 Table des respnsables réginaux en cmmunicatin Cprésidée par un représentant de la Directin générale adjinte aux pératins et par le directeur des cmmunicatins, la table réunit les respnsables réginaux des cmmunicatins des dix-sept directins réginales. Les bjectifs pursuivis lrs des rencntres de cette table snt : de dévelpper et de partager une visin cmmune des enjeux, des défis ainsi que des stratégies de cmmunicatin du Ministère; de faire en srte que la fnctin de cmmunicatin réginale sit intégrée cmplètement, en chérence et avec efficience, à l ensemble des pratiques du Ministère; de permettre aux respnsables réginaux des cmmunicatins de juer pleinement leur rôle dans l adaptatin, la mdulatin et l actualisatin régulière des cmmunicatins ministérielles et guvernementales; d ffrir des pssibilités de frmatin et de dévelppement des cmpétences; de créer une synergie entre les respnsables réginaux des cmmunicatins par l échange d expertise, le partage des prduits réalisés en régin et la cnnaissance de différentes stratégies réginales qui nt cnnu du succès dans l atteinte des cibles de résultats; d ffrir, par des cnférences téléphniques u d autres myens jugés pertinents, des tribunes pnctuelles aux respnsables réginaux des cmmunicatins afin que ceuxci cntribuent à l élabratin et l adaptatin de stratégies natinales de cmmunicatin en y apprtant la perspective des réalités réginales des marchés du travail; en juant un rôle d intrant dans l élabratin des stratégies natinales en y intégrant systématiquement la dimensin réginale; en analysant les effets des stratégies et des activités natinales sur les pératins réginales ainsi qu en participant à la réflexin sur les cncepts et les utils de cmmunicatin. Ces tribunes snt prévues aussi pur permettre d entreprendre rapidement une réflexin stratégique sur des dssiers urgents u pnctuels ayant une incidence réginale, vire natinale. 10

11 9. Cnclusin Cette plitique repse sur l adhésin de l ensemble des directins du ministère de l Empli et de la Slidarité sciale, ce qui inclut les unités ministérielles, les directins réginales et les rganismes relevant de du ministre. L applicatin de cette plitique de cmmunicatin permet : une meilleure chérence des messages du Ministère; une meilleure transparence; une unité au sein de l rganisatin; une efficacité accrue dans ses activités; une plus grande ntriété du Ministère et du guvernement du Québec. 11