CENTRE COMMUNAL D ACTION SOCIALE DE BOURG-en-BRESSE

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1 CENTRE COMMUNAL D ACTION SOCIALE DE BOURG-en-BRESSE REGLEMENT INTERIEUR DU CONSEIL D ADMINISTRATION approuvé par le Conseil d Administration lors de sa séance du 17 décembre 2009 (Délibération n 24)

2 I PRÉAMBULE L organisation et le fonctionnement du conseil d administration du Centre Communal d Action Sociale, établissement public administratif communal, sont notamment régis par les articles L et L du Code de l Action Sociale et des Familles, eux-mêmes explicités par le décret n du 4 janvier 2000 portant modification du décret n du 6 mai 1995 (codifié aux articles R à R du Code de l'action Sociale et des Familles) et par le présent règlement intérieur. L article L dudit Code stipule que «toute personne appelée à intervenir dans l instruction, l attribution ou la révision des admissions à l aide sociale et notamment les membres des conseils d administration des centres communaux ou intercommunaux d action sociale, ainsi que toutes personnes dont ces établissements utilisent le concours et les membres des commissions d admission, sont tenus au secret professionnel dans les termes des articles et du code pénal et passibles des peines prévues aux dits articles» ooooo----- Article 1 er - COMPOSITION DU CONSEIL D ADMINISTRATION Conformément aux dispositions des décrets ci-dessus visés, le nombre maximum des membres du conseil d administration des CCAS est fixé à 17 comprenant : le Maire, Président de droit ; huit membres élus en son sein, par le conseil municipal ; huit membres nommés par le Maire parmi les personnes non-membres du conseil municipal comprenant obligatoirement un représentant : des associations oeuvrant dans le domaine de l insertion et de la lutte contre les exclusions ; des associations familiales désigné par l Union Départementale des Associations Familiales (UDAF) ; des associations de retraités et de personnes âgées du département ; des associations de personnes handicapées du département. Le conseil municipal de la Ville de Bourg-en-Bresse, par délibération en date du 31 mars 2008, a fixé à onze le nombre des membres devant composer le conseil d administration du Centre Communal d Action Sociale de la Ville de Bourg-en-Bresse. Celui-ci comprend : le Maire, Président de droit ; 5 membres élus, désignés par le conseil municipal, selon les modalités de l article L du Code de l action sociale et des familles ; 5 représentants d associations nommés par le Maire, dont : 1 représentant des associations familiales, désigné par l UDAF ; 1 représentant des associations de retraités et de personnes âgées du département ; 1 représentant des associations de personnes handicapées du département ; 2 représentants d associations œuvrant dans le domaine de l insertion et de la lutte contre les exclusions. Article 2 - DUREE DU MANDAT 2

3 Le mandat des administrateurs délégués par le conseil municipal et des administrateurs nommés par le Maire est d une durée identique à celui des conseillers municipaux. Le conseil d administration est renouvelé lors de chaque changement de conseil municipal ; leur mandat est renouvelable. Le mandat des administrateurs sortants prend fin dès l élection et dès la nomination des nouveaux membres et au plus tard dans un délai maximum de deux mois suivant l élection du conseil municipal. Dans les conditions prévues par l article L du Code général des collectivités territoriales, le conseil municipal peut retirer leur délégation aux administrateurs qu il a élus en son sein. Les membres du conseil d administration qui se sont abstenus, sans motif légitime, de siéger au cours de trois séances consécutives peuvent, après que le président du conseil d administration les a mis à même de présenter leurs observations, être déclarés démissionnaires d office, par le conseil municipal sur proposition du Maire pour les membres élus ou par le Maire pour les membres nommés par celui-ci. Article 3 - SIEGES DEVENUS VACANTS Pour les membres délégués par le conseil municipal, il est pourvu à leur remplacement dans les conditions précisées par les articles R et R du Code de l'action sociale et des familles. Pour les membres nommés, le Maire pourvoit à leur remplacement en respectant les modalités prévues pour les membres nommés et notamment la représentation des associations citées à l article L du Code de l action sociale et des familles. Le mandat d un membre du conseil d administration nommé, pour pourvoir un poste vacant, expirera à la date où aurait cessé le mandat du membre qu il a remplacé. Article 4 - VICE-PRESIDENCE DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le Conseil d Administration élit en son sein un vice-président. Article 5 - ROLE DU CONSEIL D ADMINISTRATION Conformément à l article L du Code de l action sociale et des familles, le Centre Communal d Action Sociale anime une action générale de prévention et de développement social dans la commune. Le conseil d administration règle par ses délibérations les affaires du Centre Communal d Action Sociale. Il fixe notamment par délibération les différentes prestations, remboursables ou non remboursables, et les critères et conditions d octroi de celles-ci. Article 6 DELIBERATIONS SOUMISES A L AVIS DU CONSEIL MUNICIPAL En vertu de l article L du Code général des collectivités territoriales, les délibérations, changeant en totalité ou en partie l affectation des objets mobiliers appartenant au Centre Communal d Action Sociale dans l intérêt d un service public ou privé quelconque ou mettant ces objets à la disposition d un autre établissement public ou privé ou d un particulier, ne seront exécutoires qu après accord du conseil municipal. Un avis conforme du conseil municipal de la Ville est également nécessaire pour que le CCAS puisse contracter un emprunt. 3

4 Article 7 - ORGANISATION ET TENUE DES REUNIONS Le conseil d administration se réunit sur convocation du président, à l initiative de celui-ci ou à la demande de la majorité des membres du conseil, une fois par mois en principe, en séance plénière, selon un calendrier fixé deux fois par an, pour examiner : les dossiers de demandes d aide sociale légale : présentés anonymement, sous forme de synthèse à l exception des enquêtes avec obligés alimentaires examinées individuellement ; les demandes d aide sociale facultative remboursables ou non, présentées de façon anonyme ; les questions inscrites à l ordre du jour. En cas de besoin, une réunion peut être exceptionnellement avancée, reculée, annulée ou ajoutée. La convocation est adressée dans les conditions précisées à l article 8 ci-après. Les réunions du conseil d administration ne sont pas publiques. Article 8 - CONVOCATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION La convocation est adressée par le président à chaque administrateur par écrit à l adresse donnée par celui-ci TROIS JOURS FRANCS avant la date de la réunion. La convocation précise la date, l heure et le lieu de la réunion qui se tient en principe à la Maison sociale. Elle indique les questions portées à l ordre du jour arrêté par le Président. Elle est accompagnée d un rapport explicatif ou d un projet de délibération sur chacune des affaires soumises à délibération. Elle est affichée à l entrée de la Maison Sociale. Elle est mentionnée au registre des délibérations. Dans tous les cas et compte tenu des dispositions de l article L du Code de l action sociale et des familles, les rapports concernant les situations sociales des personnes et des familles sollicitant les aides légales ou les prestations remboursables ou non du Centre Communal d Action Sociale sont examinés en séance. Ils ne sont pas adressés à l avance aux administrateurs. Article 9 - ACCES AUX DOSSIERS DES AFFAIRES PORTEES A L ORDRE DU JOUR DES REUNIONS Des dossiers préparatoires sont tenus en séance à la disposition des administrateurs. Ces derniers peuvent les consulter au secrétariat du Centre Communal d Action Sociale, durant les trois jours précédant la réunion et le jour de celle-ci, pendant les jours et heures d ouverture du Centre Communal d Action Sociale. Les dossiers ne peuvent en aucun cas être emportés, que ce soit avant ou après les réunions. Les administrateurs qui souhaiteraient consulter lesdits documents préparatoires en dehors des heures d ouverture du Centre Communal d Action Sociale en feront la demande par écrit au président. 4

5 Toute demande d explication sur les affaires soumises au conseil d administration du Centre Communal d Action Sociale, qu elle soit formulée oralement ou par écrit, est adressée au président. Il n y a pas de saisine directe des services du Centre Communal d Action Sociale. Article 10 - FONCTIONNEMENT DES SEANCES Les réunions sont présidées par le Maire, président du conseil d administration. Dans tous les cas où le Maire est absent et ce, malgré les dispositions de l article L du Code général des collectivités territoriales, la séance est présidée par le vice-président. En cas d empêchement du président ou du vice-président, la présidence de la séance est assurée par le plus ancien des administrateurs présents et, à ancienneté égale, par le plus âgé. Le président de séance ouvre les séances, procède à l appel des membres, constate le quorum, fait approuver le compte rendu de la réunion précédente, dirige les débats, accorde la parole, veille à ce que les débats portent sur les affaires soumises au conseil, accorde, le cas échéant, les suspensions de séance en fixant la durée et y met fin, met aux voix les propositions et délibérations, décompte les scrutins, en proclame les résultats, prononce la clôture des séances. Le président fait observer et respecter les dispositions du présent règlement intérieur, assure la police des séances. Article 11 - QUORUM Le conseil d administration ne peut valablement délibérer que lorsque la majorité des membres en exercice assiste à la séance. N entrent pas dans le calcul de ce quorum, les pouvoirs donnés par les administrateurs absents à un autre membre du conseil d administration. Le quorum s apprécie à l ouverture de la séance et à chaque point figurant à l ordre du jour. Si le quorum n est pas atteint, le président procède à une nouvelle convocation des membres du conseil d administration dans les conditions prévues à l article 8 ci-dessus. Lors de cette nouvelle séance, le conseil d administration délibérera sur l ensemble des affaires quel que soit le nombre d administrateurs présents. Article 12 - PROCURATIONS Un membre du conseil empêché d assister à la séance peut donner à un administrateur de son choix un pouvoir écrit de voter en son nom sur les questions figurant à l ordre du jour de la séance dont la date sera portée sur le pouvoir. Un même administrateur ne peut être porteur que d un seul mandat. Le mandat est toujours révocable. Si l administrateur qui l a donné ne peut matériellement récupérer son pouvoir, il notifie sa décision par écrit à l administrateur qui l a reçu et adresse copie de cet écrit au président avant la séance. Article 13 - ORGANISATION DES DEBATS 5

6 En début de séance, le président fait adopter l ordre du jour. Le conseil peut voter des changements dans la présentation chronologique des affaires qui y sont inscrites. Le Président peut aussi soumettre au conseil d administration des «questions diverses» qui ne revêtent pas une importance capitale. Si toutefois l une de ces questions doit faire l objet d une délibération, elle devra en tant que telle être inscrite à l ordre du jour de la prochaine séance du conseil d administration. L ordre du jour étant adopté, les affaires sont examinées dans l ordre arrêté. Chaque affaire inscrite à l ordre du jour fait l objet d un résumé sommaire par le président de séance ou un agent des services sociaux ayant instruit le dossier. Le président donne la parole à l administrateur qui la demande après avoir déterminé l ordre des interventions. Nul ne peut prendre la parole s il n y est invité par le président, ni interrompre le propos d un administrateur en train d exposer son point de vue, même avec l accord de celui-ci s il n a pas l assentiment du président. Le président a la faculté d interrompre l orateur après un temps d intervention qui lui paraît trop long et de l inviter à conclure brièvement. Si un débat s enlise, le président invite le conseil d administration à fixer de manière définitive le nombre d intervenants ayant à prendre la parole et la durée d intervention impartie à chacun d eux. Il fait ensuite procéder au vote. Article 14 - DEBAT D ORIENTATION BUDGETAIRE Dans la période de deux mois précédant l examen et le vote du budget primitif, un débat a lieu au sein du conseil d administration sur les orientations générales de ce budget. Ce débat donne lieu à délibération. Article 15 - DEBAT SUR LE BUDGET ET LE COMPTE ADMINISTRATIF Les budgets primitif et supplémentaire, le compte administratif et les décisions modificatives sont proposés au Conseil d administration par le Président et soumis au vote de celui-ci dans le délai prévu par la loi. Les règles qui régissent la comptabilité des communes sont applicables au Centre Communal d Action Sociale. Le compte administratif est présenté par le président, ordonnateur des recettes et des dépenses, dans le délai prévu par la loi. Celui-ci quitte ensuite la séance, le vote du compte administratif ayant lieu en son absence. Article 16 - SECRETARIAT DES SEANCES Le Directeur du CCAS assiste aux réunions du conseil d administration. Il en assure le secrétariat. En cas d absence ou d empêchement du Directeur, celui-ci est remplacé par le collaborateur chargé de l instruction des dossiers. 6

7 Avec le président de séance, le Directeur établit la liste des présents (appel ou pointage ou émargement), vérifie si le quorum est atteint, si les pouvoirs remis au président de séance sont valables. Il assiste le président dans la constatation des votes et le dépouillement des scrutins. Il élabore les procès-verbaux, les comptes-rendus des réunions, les extraits de délibérations. Pour la présentation de dossiers importants et/ou très spécialisés, le conseil d administration entend le chef de service ou le collaborateur concerné si le rapport explicatif qu il a donné n est pas suffisant. Article 17 - VOTE DES DELIBERATIONS Les délibérations du conseil d administration du Centre Communal d Action Sociale sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés par les membres présents ou représentés. Les abstentions et les bulletins blancs ou nuls ne sont pas comptabilisés comme suffrages exprimés. Article 18 - MODALITES DE VOTE Le vote à bulletins secrets est pratiqué toutes les fois que le tiers des membres présents le réclame ou lorsque la question à débattre comporte une nomination, sauf disposition législative ou réglementaire contraire. Toutefois, lorsqu il s agit de nominations, le conseil d administration peut décider, à l unanimité, de ne pas voter à bulletin secret sauf disposition législative ou réglementaire prévoyant expressément ce mode de scrutin. Lorsqu il est recouru au scrutin secret, et notamment pour l élection du vice-président, si, après deux tours de scrutin aucun des candidats n a obtenu la majorité absolue des suffrages, déterminée à l article 17 qui précède, il est procédé à un troisième tour de scrutin et la nomination ou l élection a lieu à la majorité relative. En cas d égalité des suffrages, lors de ce troisième tour, la nomination ou l élection est acquise au candidat le plus âgé ou par tirage au sort s ils ont le même âge. Ordinairement, le conseil d administration vote à main levée ; le résultat du vote est constaté par le président de séance aidé du secrétaire. Les noms des votants avec la désignation de leur vote sont portés au compte rendu de la séance. Les votes nuls ou blancs, ainsi que les abstentions sont consignés dans les mêmes formes. Dans le cas d un vote à main levée, en cas de partage des voix, celle du président de séance est prépondérante. Le vote d une affaire est acquis. Aucun administrateur ne peut revenir sur un vote antérieur. Article 19 - COMPTE RENDU DES SEANCES Les débats sont résumés dans un compte rendu relatant les délibérations prises dans l ordre des affaires inscrites à l ordre du jour de la séance. Ce compte-rendu de séance est affiché sous huitaine à l entrée de la Maison sociale. Il est adressé aux membres du Conseil d Administration dans les mêmes délais. Comme indiqué précédemment à l article 10, le président de séance présente et fait approuver le compte rendu de la séance précédente. A ce moment là seulement, les membres ayant assisté à ladite séance précédente, peuvent demander des rectifications. Ces rectifications seront consignées dans le compte rendu de la séance suivante. Un renvoi sera porté en marge du compte rendu contesté. 7

8 Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication sans déplacement, de prendre copie totale ou partielle des comptes-rendus de séance. Article 20 - TENUE DU REGISTRE DES DELIBERATIONS La convocation et les délibérations sont répertoriées dans l ordre chronologique, dans un registre prévu à cet effet. Le compte rendu, ainsi que le registre seront communicables, conformément aux précisions apportées par l article 21 ci-après, dans la mesure où ils ne contiennent pas d informations couvertes par le secret professionnel. Par contre, compte tenu des dispositions de l article L du Code de l action sociale et des familles, les cahiers, listes et dossiers nominatifs qui comportent des informations couvertes par le secret professionnel, telles que situation sociale, ressources d une personne ou d une famille, état du montant des aides accordées à tel bénéficiaire, ne seront communicables qu aux intéressés eux-mêmes et, dans les conditions limitativement définies par la loi, aux organismes sociaux assurant le versement de prestations sociales quelles qu elles soient. Dans la pratique, le registre des délibérations est divisé en deux volumes afin de regrouper, dans un premier tome, les documents communicables et, dans le second tome, les documents non communicables. Article 21 - COMMUNICATION DU REGISTRE DES DELIBERATIONS ET DES COMPTES-RENDUS En vertu des dispositions instaurées par la loi n du 17 juillet 1978 modifiée, relative à l'amélioration des relations entre l administration et le public, la loi n du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations et décret n du 6 juin 2001 pris pour l application de l article 4 de la loi du 17 juillet 1978, toute personne physique ou morale a le droit de demander communication, de prendre, éventuellement et sans déplacement, copie totale ou partielle des comptes rendus des séances plénières du conseil d administration, des délibérations dans les limites fixées par la jurisprudence de la commission d accès aux documents administratifs et des juridictions à l exclusion de ceux comportant des informations couvertes par le secret professionnel. La personne désireuse de recourir à la présente possibilité d accès aux documents administratifs peut l obtenir auprès du président du conseil d administration du Centre Communal d Action Sociale. Article 22 - COMMUNICATION DES DOCUMENTS BUDGETAIRES Les budgets du Centre Communal d Action Sociale restent déposés au siège de l établissement public où ils sont mis à la disposition du public dans les quinze jours qui suivent leur adoption. Le public est avisé de cette mise à disposition par tout moyen de publicité au choix du président du Centre Communal d Action Sociale. Article 23 - DELEGATION DE POUVOIRS DU CONSEIL D ADMINISTRATION Le conseil d administration dispose d une compétence générale pour gérer les affaires du CCAS. Au-delà de ses pouvoirs exclusifs, le conseil d administration peut donner délégation de pouvoirs à son président ou à son vice-président dans les domaines énumérés dans les articles suivants du Code de l Action Sociale et des Familles : 8

9 - Article R : 1 ) Attribution des prestations dans les conditions définies par le conseil d administration ; 2 ) Préparation, passation, exécution et règlement des marchés de travaux, de fournitures et de services qui peuvent être, réglementairement, passés de gré à gré, en raison de leur montant ; 3 ) Conclusion et révision des contrats de louage de choses pour une durée n excédant pas 12 ans ; 4 ) Conclusion de contrats d assurance ; 5 ) Création des régies comptables nécessaires au fonctionnement du CCAS et des services qu il gère ; 6 ) Fixation des rémunérations et règlements des frais et honoraires des avocats, notaires, avoués, huissiers de justice et experts ; 7 ) Exercice au nom du CCAS, des actions en justice ou défense du CCAS dans les actions intentées contre lui, dans les cas définis par le conseil d administration. 8 ) Délivrance, refus de délivrance et résiliation des élections de domicile mentionnées à l article L L article R du Code l Action sociale et des familles, 2ème et 3ème alinéa dispose : «Sauf disposition contraire figurant dans la délibération du conseil d administration portant délégation, les décisions prises en application de celle-ci doivent être signées personnellement par le Président ou le Vice-Président. Les décisions relatives aux matières ayant fait l objet de la délégation sont prises, en cas d absence ou d empêchement du Président ou du Vice-Président, par le conseil d administration». Article 24 - POUVOIRS PROPRES DU PRESIDENT Les pouvoirs propres du président sont les suivants : - il convoque le conseil d administration ; - il prépare et exécute les délibérations du conseil ; - il est l ordonnateur des dépenses et des recettes du budget du CCAS ; - il nomme le directeur et les agents du CCAS ; - il a le droit d accepter, à titre conservatoire, les dons et legs et de former, avant autorisation, les demandes en délivrance ; - il représente le CCAS en justice et dans les actes de la vie civile. Article 25 - DELEGATIONS DE FONCTIONS ET DE SIGNATURE DU PRESIDENT En vertu de l article R du Code de l action sociale et des familles, le président du conseil d administration peut, sous sa surveillance et sa responsabilité, déléguer une partie de ses fonctions ou sa signature au vice-président et au directeur. Article 26 - ANALYSE DES BESOINS SOCIAUX Les services du Centre Communal d Action Sociale procèdent annuellement à une analyse des besoins sociaux de l ensemble de la population qui relève du Centre Communal d Action Sociale, et notamment ceux des familles, des jeunes, des personnes âgées, des personnes handicapées et des personnes en difficulté. 9

10 Cette analyse est notamment effectuée à partir des constats et des statistiques établies pour chaque prestation et chaque activité mises en œuvre par le Centre Communal d Action Sociale. Cette analyse fait l objet d un rapport présenté par le président de séance au conseil d administration avant le débat sur les orientations budgétaires. Après en avoir débattu, le conseil d administration examine sur la base de cette analyse, en fonction des moyens dont dispose le Centre Communal d Action Sociale, les modifications à apporter aux critères d accès aux prestations et activités qui relèvent de sa décision afin de mieux les adapter aux circonstances. Article 27 CREATION D UNE COMMISSION PERMANENTE Ainsi que l autorise l article R du Code de l Action Sociale et des Familles, il est créé une commission permanente au sein du Conseil d Administration, dans le but d apporter un assouplissement dans le fonctionnement du Centre Communal d Action Sociale. Article 28 - ATTRIBUTIONS DE LA COMMISSION PERMANENTE Cette commission permanente est chargée de l attribution des aides facultatives, quelles soient individuelles ou collectives, dans les conditions fixées par le Conseil d Administration. Article 29 - COMPOSITION DE LA COMMISSION PERMANENTE La commission permanente est composée : - un président ; - 4 membres titulaires comprenant 2 représentants des conseillers municipaux et 2 représentants des membres nommés ; - 4 membres suppléants. Chaque membre titulaire de la commission permanente a un suppléant qu il prévient pour ordre en cas d absence. La présidence est assurée par le Maire, président du CCAS, ou un conseiller municipal désigné par lui par arrêté municipal en application de l article R du Code de l Action Sociale et des Familles. Article 30 - ORGANISATION DES REUNIONS DE LA COMMISSION PERMANENTE La commission permanente se réunit selon un calendrier prédéfini approuvé par le Conseil d Administration. En cas de besoin, une réunion peut être avancée, annulée ou ajoutée. Article 31 - SECRETARIAT DES SEANCES DE LA COMMISSION PERMANENTE Le Directeur du CCAS assiste aux réunions de la commission permanente. Il en assure le secrétariat. En cas d absence ou d empêchement du Directeur, celui-ci est remplacé par le collaborateur chargé de l instruction des dossiers. Article 32 - INFORMATION DU CONSEIL D ADMINISTRATION La commission permanente informera le conseil d administration des décisions prises, au début de chaque séance plénière. Il ne sera pas procédé à une discussion ou à un vote sur les décisions prises par la commission permanente. 10

11 Article 33 - APPLICATION DU REGLEMENT INTERIEUR Le présent règlement intérieur abroge et remplace celui adopté par le conseil d administration lors de séance du 9 juillet Il est exécutoire après sa transmission à Monsieur le Préfet de l Ain, représentant l Etat. Il est adopté pour la durée du mandat. Le Président du Conseil d administration ou le Vice-président auquel il aura délégué ce pouvoir en vertu de l article R du Code de l'action sociale et des familles, est seul chargé de l exécution du règlement intérieur. Article 34 - MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR Le présent règlement intérieur peut, à tout moment, faire l objet de modifications par le Conseil d administration à la demande et sur proposition de son Président ou d au moins un tiers des membres en exercice dudit conseil. Lesdites modifications seront prises et appliquées dans les mêmes termes et les mêmes conditions que le règlement initial. Bourg-en-Bresse, le 17 décembre 2009 Le Président du CCAS, Jean-François DEBAT 11