Client Lotus Notes Version 8.5 Guide de référence

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1 Client Lotus Notes Version 8.5 Guide de référence Septembre 2010

2 Client Lotus Notes Version 8.5 Guide de Référence Accès au Client Lotus Notes De votre bureau, double click sur l icône Lotus Notes. Entrer dans Client Lotus Notes Le client est configuré avec votre nom d usager. Entrer votre mot de passe dans le champ password et cliquer sur Log In. Rafraîchir Pour rafraîchir les vues dans lesquels vous naviguez, cliquer sur la flèche courbée située en haut dans le menu. Sinon, vous pouvez en tout temps appuyer sur la touche F9 de votre clavier. Préférences Vous pouvez choisir des préférences pour le courriel et le calendrier en cliquant sur More situé dans la barre de menu.

3 Signatures automatiques Signer votre nom automatiquement à chaque envoi de courriels, cliquer More, Preferences. Une nouvelle fenêtre apparaît; sélectionner l onglet Mail ensuite Signature. Cocher la case Automatically append a signature to the bottom of my outgoing mail messages ensuite taper votre signature personnelle dans la boîte. Ce message sera automatiquement apparent à chaque courriel envoyé à partir de votre boîte. Cliquer OK. Note: Ajouter 2 espaces blancs avant de commencer à taper. Courrier L application courrier Le courrier permet de communiquer avec les autres utilisateurs Lotus Notes et avec d autres boîtes courriers. Ouvrir boîte de réception, cliquer sur l icône situé dans la barre de menu des favoris à gauche de votre fenêtre principale. Panneaux Les panneaux sont les différents secteurs de l'espace de travail qui montrent une partie d'une application ouverte. Navigation dans les panneaux affichage des noms des dossiers, des vues des applications, courriers, calendrier, et contacts. La vue des panneaux affichage du contenu des dossiers actuels ou vue sélectionnée dans la barre de navigation.

4 Aperçu des panneaux permis d avoir un aperçu rapide des documents sélectionnés dans la vue. La navigation du panneau de courriers Inbox les messages reçus et envoyés. Drafts les messages enregistrés, non envoyés. Sent les messages envoyés. Follow up les messages marqués pour un suivi. Junk Mail les messages bloqués. Trash les documents, courriers non envoyés mais non supprimés. On peut aussi les trouvés dans All Calendars Entries. All Documents fournir une vue de tous les documents dans l application des courriers. Mail Threads fournir une vue des messages regroupés avec les réponses. Folders contient les dossiers créés par l usager pour sauvegarder les documents. Archive dépôt des messages anciens ou inutilisés. Désolé cette option est non permise au département. Rules contient les règles pour le triage ou pour supprimer les courriers entrants. Stationary contient les gabarits disponibles pour les messages dans la boîte courriers. Non disponible pour notre département.

5 Vue de courrier 1. Cliquer sur l icône Inbox situé sur le panneau de navigation pour l application des courriers. Une liste des messages reçus apparaîtra dans cette vue. 2. Cliquer sur un des messages de la vue, un aperçu apparaît dans le panneau Preview ou double click, le message va s ouvrir dans une nouvelle fenêtre. 3. Fermer le message en sélectionnant Move to folder ou appuyer sur ESP de votre clavier, ou cliquer sur fermer. Vue fenêtre *Note: Voir les messages non lus seulement, cocher la case View Unread situé en haut à gauche de la vue Inbox. Pour avoir une vue de tous les messages, cocher la case View All. Ouvrir le panneau Preview Il y a deux possibilités pour voir le panneau Preview: 1. Cliquer sur Preview situé sur la fenêtre ouverte Inbox. 2. Cliquer sur Preview Pane situé à l onglet View dans la barre de menus en haut. Composer un courrier Créer un nouveau message, cliquer sur New Message dans la vue du panneau.

6 Adresser un message 1. Taper manuellement l adresse dans le champ To : 2. Utiliser la fonction de taper en avant: commençons par taper le nom de la personne dans le champ To : Appuyer sur la touche Enter de votre clavier à n importe quel moment que vous rentrez le nom de la personne. Si le nom est unique il apparaîtra, sinon une liste de noms apparaîtra.

7 3. Une autre façon de localiser une adresse est de cliquer sur To: une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pouvez naviguer dans le carnet d adresses et chercher vos contacts. Options 2 et 3 peuvent aussi être utilisé pour sélectionner les contacts à assigner dans les champs CC (Carbon Copy) et BCC (BlindCarbon Copy). Envoyer un courriel avec un fichier joint (un attachement) Placer la souris dans le corps du message. La pièce jointe sera mise exactement où votre curseur de souris sera pointé. Cliquer sur l icône Attachment situé dans la barre de menu View Pane. Sélectionner les fichiers que vous voulez attachés. Dans le cas où vous désirez attacher plusieurs fichiers à la fois, appuyer sur la touche Ctrl de votre clavier et cliquer en même temps sur chaque dossier. Finalement, cliquer sur la touche Create. Correcteur d orthographe Il y a trois options pour le correcteur d orthographe d un message. 1. La vérification orthographique met un gribouillis rouge sous n'importe quel mot mal orthographié. Le clic droit de votre souris du mot mal orthographié affiche une liste de corrections possibles.

8 2. L'icône de correction orthographique ouvrira la boîte de correcteur orthographique. Il cherchera dans l objet et le corps du message afin de trouver tous les mots mal orthographiés. Pour chaque mot mal orthographié, vous pouvez soit Skip, Replace, ou Add to Dictionary. 3. Le clic Send affichera automatiquement la boîte de Spell Check. Vous pouvez choisir l option 2 décrite du correcteur d orthographe, ou envoyer tel quel (Send As Is). Options d affichage Il y a trois options disponibles pour l affichage. 1. BCC affichage du champ Blind Carbon Copy. 2. Options additionnels de courriers affichage des options suivantes dans le champ d adresse: High Importance, Return Receipt, Sign, Encrypt, et Mark Subject Confidential. 3. Information de l expéditeur affichage sous les champs d adresse, qui envoie le message et à quel moment le message a été envoyé. *Note: Des options supplémentaires sont listées en haut de chaque nouveau message pour vous permettre de choisir les options de livraison de message (Delivery Options). Envoyer un message Lorsque le message a été composé (nouveau, faire suivre ou répondre), il y a différentes catégories qui s offrent à vous Send, Send and File, Save as Draft. Le message envoyé transmet le message désiré à toutes les adresses entrées dans les champs appropriés et sauvegarde une copie personnelle dans le fichier envoyé (Sent). Le bouton Send et File permet de sauvegarder une copie des messages envoyés et offre la possibilité de classer le courrier envoyé dans un de vos dossiers. Le bouton Save as Draft permet de sauvegarder votre message dans le dossier Draft jusqu au moment vous décidez de l envoyer.

9 Recevoir un courrier Pour ouvrir un nouveau message reçu, double clic sur ce dernier. Une nouvelle fenêtre apparaîtra. Répondre à un message reçu Lorsque vous ouvrez un message ou vous lisez un message, il y a l option Reply en haut de votre message. En cliquant sur la liste déroulante Reply, plusieurs options s affichent, et chacune d elles ouvrira un nouveau message. le champ To : Affichera les adresses des expéditeurs et dans le champ de l objet, les lettres RE apparaîtront. Reply with History Only C'est l'option préférée. Répondre à l'expéditeur sans aucun attachement qui a été inclus dans le message original. Il ajoute directement dans le corps du message original en gardant l historique en dessous. Reply with History & Attachments Répondre à l expéditeur en gardant le message original et en incluant les pièces jointes (attachement). Reply Répondre à l expéditeur sans mettre le message original. Reply To All Répondre à tous les expéditeurs sans mettre le message original. Le message sera envoyé à tous les destinataires du message original et ils seront placés dans le champ CC. Attention : vérifier toujours avec cette option, car parfois cela n est pas nécessaire de répondre à tous les destinataires de la liste en question, à moins que vous ayez l'intention de répondre à tous destinataires de la liste.

10 *Note : Lorsque vous répondez à un message, vous verrez cet icône apparaîtra à côté du message envoyé dans votre boîte de courriers. Forward Pour faire suivre un message reçu à un autre destinataire, cliquer sur le bouton Forward lorsque vous avez ouvert et lu le message. Cliquer sur la liste déroulante qui vous offre plusieurs options vers un nouveau message. Le champ objet contiendra les préfixes Fw : Cette option de Forward est similaire aux options de Reply. *Note: Lorsque vous faites suivre un message, vous verrez cet icône à côté du message envoyé dans votre boîte de courriers. apparaîtra

11 Recevoir un message avec un attachement Lorsque vous recevrez un message avec une pièce jointe, vous verrez le fichier attaché exactement à l endroit où l expéditeur a attaché la pièce. Vous pouvez simplement double-clique sur la pièce attachée, sélectionner ouvrir et/ou enregistrer. Pour ouvrir et pouvoir lire les documents attachés vous devez vous assurer d avoir les installations nécessaires. Par exemple, si vous ouvrez un fichier.pdf, c est important d avoir Adobe Acrobat Reader installé sur votre poste. Follow Up Message À partir de la vue de vos messages, sélectionner le message pour lequel vous désirez placer un indicateur de suivi. Sélectionner l icône (drapeau) pour le suivi. Sélectionner Add or Edit Flag de la liste déroulante de l icône. Cocher les cases désirées Urgent Priority, Normal Priority, Low Priority. Spécifiez l action du suivi dans la case Enter a Follow Up Action. Entrer une date et une heure de suivi dans l option When to Follow Up box. Pour mettre une alarme, cocher l option Set an alarm dans votre message et remplir les options appropriées. Cliquer OK quand vous aurez fini. L icône apparaîtra dans la vue de votre boîte de courriers, à côté du message désiré et dans l en tête de votre message. *Note: Pour enlever le drapeau de votre message, sélectionner le message, sélectionner Follow up du menu Actions et sélectionner Remove Flag du menu.

12 Sauvegarde d un message dans un dossier La façon suggérée pour sauvegarder et organiser les messages est de les placer dans des dossiers. Pour sauvegarder un message dans un dossier, cliquer sur l icône et sélectionner l option Move to Folder ainsi vous choisissez le lieu où placer ou copier votre message dans le dossier désiré. Sélectionner le dossier désiré et appuyer sur Move. Référez-vous s'il vous plaît à la section ' Dossiers' de ce document pour créer et supprimer des dossiers.

13 Mettre Out of Office Message Vous pouvez mettre l option hors de votre bureau pour laisser savoir les autres que vous ne serez pas à votre bureau. Du menu View Pane, sélectionner More, Out of Office. La fenêtre ci-dessous apparaîtra; remplir les champs appropriés et appuyer sur Enable and Close. Les champs Leaving et Returning devraient correspondre à votre journée de départ et à votre journée de retour au bureau. Si vous cochez la case, I am unavailable for meetings, le temps que vous avez mis étant hors du bureau sera marqué comme indisponible dans votre calendrier. L option Standard Notification sera envoyée à chaque adresse courrier qui vous enverra des messages durant la période à laquelle vous avez indiqué que vous serez hors de votre bureau. Les champs Subject, Body et Additional body text afficheront la notification d absence pour chaque message dirigé vers votre boîte de courriers.

14 La Alternate Notification peut être configurée pour alerter des destinataires spécifiques. Remplir les champs comme pour la Standard Notification ou modifier dans la boîte Additional body text. L'option d'exclusions permet de ne pas envoyer le message d absence à certaines personnes spécifiques ou lorsque l objet du courrier contient une phrase particulière. Vous pouvez remplir les champs nécessaires dans cet onglet. Drafts Lorsque vous composez un message, il est possible d enregistrer le message actuel et de l envoyer plus tard. Dans ce cas ci, vous sauvegardez votre message en cours dans le dossier Draft, avec un clic de l option Save as Draft, ce message sera mis automatiquement dans le dossier Drafts. Pour récupérer un message non envoyé, cliquer sur le panneau de navigation Drafts, ensuite double cliquer sur le message en question, l ouvrir, continuer et envoyer. Sent Ce dossier contient tous les messages que vous avez envoyés de votre boîte de courriers (new, forward, reply). Avec toutes les vues et les dossiers, vous avez la possibilité de trier les messages par colonnes: pour y arriver, il suffit de cliquer sur l en tête des colonnes (Sender, Subject, Date, ou Size) et cela pour vous organiser les colonnes tel que désiré afin de localiser les messages avec un ordre précis et facile. All Documents All Documents est une vue de référence. Cela contient tous les liens de tous les documents que vous avez dans votre base de données de messages. C est une vue utile pour chercher des éléments. Pour organiser vos messages, vous pouvez seulement cliquer sur l en tête des colonnes (Who, Subject, Date, or Size) et choisir parmi vos choix respectifs.

15 Trash Lorsque les messages sont supprimés à partir de n importe quel vue ou dossier, ils sont sauvegardés dans le dossier Trash où ils restent dans ce dossier jusqu au moment où vous supprimez manuellement les messages, ou sinon après 48 heures le dossier Trash se vide par défaut. Pour une gestion d espace, vous devriez vider régulièrement le dossier Trash. Pour supprimer un message, sélectionner ce dernier et appuyer sur la touche Suppr de votre clavier ou sinon un clic droit de votre souris, appuyer sur Delete. Ces options envoient directement ces messages supprimés dans la boîte Trash. Pour vider le dossier Trash, sélectionner de votre panneau de navigation et cliquer sur l option Empty Trash. Supprimer les documents Aussi longtemps que votre message est encore dans le dossier Trash, c est possible de le récupérer avant que ce dernier ne soit complètement supprimer de votre base de données. Pour cela, sélectionner votre message dans votre vue de dossier Trash et cliquer sur l option Restore. Note: Une fois que la corbeille est vide, les messages sont supprimés de façon permanente. Folders Pour créer un dossier, de la barre de menu, choisir Create, Folder. Taper le nom du dossier, sélectionner Folderset cliquer OK. Le nouveau dossier créé sera placé sous la section Folder dans le panneau de navigation. Pour créer un sous répertoire, après avoir taper le nom du répertoire, sélectionner le dossier existant qui sera parent avec le nouveau répertoire créé. Pour supprimer le dossier, vous devez premièrement supprimer ou déplacer tous les messages contenus dans le dossier. Une fois le dossier vide, un clic droit sur le dossier nommé, appuyer sur l option Remove Folder.

16 CALENDRIER L application du calendrier permet d organiser vos rendez-vous, événements, réunions, rappels et anniversaires. Navigation dans le calendrier Ouvrir le calendrier, cliquer sur l icône situé dans le menu des favoris. Choisir le format de calendrier situé dans l en tête de la vue calendrier. Cette option permet de changer le nombre de jours, semaines, mois. Cliquer sur Back and Forward pour aller au mois suivant ou précédent. Utiliser aussi la barre de navigation située à droite de la fenêtre pour se déplacer dans le temps. Cliquer sur Today dans le calendrier du mois situé à votre gauche, dans le panneau de navigation, vous pouvez retourner dans le temps et revenir à aujourd hui. Créer une entrée dans le calendrier Pour créer une entrée de calendrier, cliquer sur l icône New, avec la flèche déroulante, choisir l option appropriée. Une fois l option sélectionnée, une nouvelle fenêtre apparaît et un formulaire à remplir. Remplir les informations désirées et ensuite, cliquer sur Save & Close situé dans le haut de la fenêtre; l entrée sera ensuite ajouté au calendrier.

17 Les types d entrée de calendrier 1. Appointment planifier un temps dans votre calendrier. 2. Meeting planifier un temps dans votre calendrier et inviter d autres personnes. Voir la section dans le document sur la créer et envoyer les invitations à partir du calendrier. 3. Anniversary ajouter un événement annuel à votre calendrier. 4. Reminder rappeler à vous-même quelque chose dans un temps particulier. 5. All Day Event planifier une entrée de jour ou une série de plusieurs jours. 6. Event Announcement inviter d autres personnes, sans options de réponse. Note: Pour changer de couleur d une entrée de calendrier, sélectionner More du menu Actions, et sélectionner Preferences du menu résultant. Cliquer sur l onglet Calendar & To Do et cliquer sur les choix de couleurs. Faire une sélection et cliquer OK. Réunions Accepter une réunion Quand une personne place une rencontre et inclut la liste des invités, vous recevrez un courrier dans votre boîte de message de la part de cette personne. Pour accepter la réunion et ajouter celle-ci à votre calendrier, vous avez simplement qu à cliquer sur l option Accept. Celle-ci se place automatiquement dans votre calendrier dans la plage horaire de cette réunion. Ainsi, vous pouvez choisir Accept ou Decline; une note sera envoyée à la personne principale de la réunion afin de la mettre au courant de la décision prise des invités.

18 Créer et envoyer une réunion aux invités Envoyer une invitation à une réunion, créer une entrée de réunion à partir d une section du calendrier. Remplir les informations appropriées afin de mettre au courant les autres personnes de l invitation. Ensuite, choisir Save & Send lorsque vous aurez fini. Rédiger ou replanifier une entrée de réunion Double-clique sur l entrée que vous désirez rédiger. Mettre les changements à cette entrée. Cliquer sur Save and Send Invitations pour une réunion, ou bien cliquer sur Save and Close pour tous les autres entrées. Imprimer un calendrier Dans le calendrier, sélectionner Print de la barre de menu sous l onglet File, ou bien cliquer sur l icône Print directement dans la barre de menu. Une fenêtre Print View apparaîtra, cocher Print Calendar sous la section What to Print. Avec la liste Calendar Style, sélectionner un style pour votre calendrier. Sous l option Print Range, sélectionner les dates From et To. Cliquer sur OK pour imprimer.

19 CARNET D ADRESSES DES CONTACTS Le carnet d adresses des contacts est une application utilisée pour stocker l information des personnes avec qui on communique. Pour ouvrir le carnet d adresses des contacts, cliquer sur l icône Contacts situé dans la barre des favoris. 1. My Contacts affiche tous les contacts stockés dans votre carnet d adresses. 2. By Category affiche les contacts organisés par catégorie. 3. By Company affiche les contacts organisés par compagnie. 4. Groups affiche une liste de groupe 5. Birthdays and Anniversaries affiche les anniversaires et les Anniversaires de fêtes dans votre carnet d adresses. 6. Advanced contient l accès à Accounts, Certificates, Connections, International MIMR, et locations. Montrer les contacts dans le carnet d adresses Cliquer dans My Contacts dans le panneau de navigation de l application du carnet d adresse. Une liste des contacts stockés apparaîtra dans la vue. Double-clique sur un contact et il s ouvrira. *Note: Pour fermer un contact, sélectionner close du menu File, appuyer sur la touche Esc, ou cliquer sur le bouton close de la fenêtre. Ajouter un contact Un nouvel écran apparaîtra, les champs les plus importants à remplir sont les premiers et les derniers noms comme les adresses courriers. Être sûr de cliquer sur Save and Close lorsque vous aurez fini. *Note: Pour écrire un contact, sélectionner le contact et cliquer sur Edit.

20 Créer un groupe Un groupe est une liste d usagers ou de serveurs qui peuvent être utiliser par les directives Domino, carnet d adresses, contrôle d accès, listes de courriers, etc Dans Contacts, cliquer sur le dossier de Groupes qui est situé dans le panneau de Navigation. Cliquer sur nouveau New Group dans la vue du panneau et sélectionner Group. Entrer un nom de groupe. Cliquer sur le lien Members. Sélectionner les contacts que vous souhaitez ajouter et cliquer sur Add. Cliquer par la suite sur OK et Save and Close.

21 Imprimer l étiquette du contact Dans le carnet d adresses, sélectionner les noms des contacts que vous voudriez imprimer, (sélectionner les noms, cliquer la colonne à gauche des noms et appuyer sur Ctrl+A pour sélectionner les contacts). Sélectionner Print du menu avec l option File. Cliquer sur les documents Style. Cocher Print Multiple Documents on each page. Sélectionner le format d étiquette et le type de papier. Click OK pour imprimer les étiquettes. Liste des tâches à faire La liste de base de données des tâches à faire et à suivre La liste des tâches vous permet d organiser les assignées à d autres. Pour ouvrir la liste des tâches, cliquer sur l icône menu des favoris. tâches personnelles et celles To Do situé dans la barre de 1. Incomplete affiche les tâches To Do non complétés avec les dates dues de chaque tâche. 2. All To Do's affiche les tâches personnelles To Do et les tâches pour lesquelles les personnes sont assignées. 3. Personal affiche seulement les tâches To Do personnelles 4. Group affiche les tâches To Do de groupe. 5. By Category affiche les tâches To Do par catégorie. 6. Complete affiche les tâches To Do complétées. Création de tâche To Do personnelle Cliquer sur New To Do Item situé en haut de la vue du panneau. Remplir les informations appropriées et ensuite cliquer Save & Close situé en haut de cette fenêtre. Note: Pour créer rapidement une tâche dans l icône To Do, glisser le courrier ou l entrée de calendrier, ou la tâche To Do sous l icône To Do.

22 Indiquer une tâche complétée Dans la liste des tâches, sélectionner une tâche To Do que vous souhaitez marquer comme complète. Cliquer sur Mark Complete. Assigner une tâche To Do à d autres Suivre les mêmes étapes que pour la création de tâche personnelle. Dans l option Assign to, cocher Others. Dans la section des participants, remplir les champs Required, Optional, et FYI ou bien sélectionner les contacts à partir de l adresse des contacts. Cliquer Save and Send Assignments.

23 Autres caractéristiques Les signets (Bookmarks) Les icônes pour les signets Chaque dossier des signets contient des signets ou autres dossiers. Plusieurs dossiers de signets apparaissent par défaut dans votre menu de signets. 1. Favorite Bookmarks les signets les plus fréquemment utilisés. 2. Applications fournir l accès à l espace de travail Notes et permettre de chercher ou de naviguer dans les bases de données. 3. More Bookmarks contient les liens de dossiers Lotus, les liens de recherches Internet, la création de dossier, les fichiers de lancement pour l espace de travail et de dossier de démarrage. 4. History contient une liste chronologique de signets pour tous les articles (tâches, fonctions) que vous visitez. Le dossier History peut fournir des informations par date, par site ou par titre. Vous pouvez aussi utiliser le dossier History pour trouver des documents ou des bases de données récemment utilisés. Note: Pour ouvrir un dossier de signets, cliqué sur l icône qui se trouve dans le menu des signets. Déplacer les signets et les dossiers des signets 1. Un clic droit sur le signet ou sur le dossier que vous désirez déplacer. 2. Sélectionner le signet ou le dossier de signets à déplacer du menu. 3. Cliquer Yes pour confirmer. Note: Lorsque vous déplacer un fichier de signets, vous déplacez aussi tous les signets dans ce fichier.

24 Les applications Une application Notes est un fichier unique qui contient plusieurs documents relies habituellement à un intérêt commun. Courrier, calendrier, contacts, réservation sont tous des exemples d applications. Votre application, comme le courrier et le calendrier se sont déjà vos des signets. Autres applications comme le courrier ou le calendrier d un autre personne sauront disponible seulement si l autre personne vous donne l accès de délégation. Ouvrir une application Sélectionner une application du menu File. Sélectionner Open du menu résultant. Entrer le nom du serveur d application où est stocké votre application ou bien sélectionner un serveur parmi la liste des serveurs. Sélectionner une application de la boîte d application, ou entrer le chemin et le nom du fichier de l application dans la boîte Filename. Cliquer Open. Quitter Lotus Notes Pour quitter Lotus notes client, cliquer sur X situé dans le coin supérieur de votre client Lotus Notes; ou choisir de cliquer sur File, Exit de votre barre de menu.

25 Accès de délégation à votre boîte de courriers Vous pouvez spécifier aux usagers l accès à votre application de courriers et mettre différents niveaux d accessibilité. D autres peuvent tout simplement regarder pour le courrier alors que d autres peuvent donner un accès seulement pour les courriers envoyés, ou aussi seulement pendant la période que vous êtes hors de votre bureau. 1. Sélectionner More du menu Actions. 2. Sélectionner Preferences du nouveau menu Actions. 3. Cliquer sur l onglet Access and Delegation. 4. Cliquer sur l onglet Access To Your Mail & Calendar. 5. Voici les étapes: 1. Ajouter une personne ou un groupe, cliquer sur Add Person or Group. 2. Modifier un accès, sélectionner le nom et cliquer sur Change Access. 6. Entrer les informations d accès. 7. Cliquer sur OK.

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