MANUEL E-FACTURATION
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- Fabienne Pothier
- il y a 6 ans
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1 MANUEL E-FACTURATION
2 1 Généralités sur le fonctionnement Le module E-facturation de Wings permet d'envoyer une facture à un client dans un format électronique, au lieu d'une facture papier. À cette fin, le programme génère un fichier d'exportation conforme à la norme BMF-100(*) et qui peut être transmis par une application logicielle comme Isabel. (*)BMF-100 : (Belgian Ministry of Finance). Le document BMF-100 contient en fait des valeurs par défaut, telles que les spécifications et la structure du fichier, tandis qu'isabel est un de moyen de transport des factures électroniques (e-factures). L'efacture comporte une section ALC (Allowances & Charges) qui permet d'indiquer des frais ou des remises séparément par rapport aux produits ordinaires. Chacun de ces montants doit être accompagné d'un code ALC indiquant de quoi il s'agit (par exemple, PCK=emballage, EMP=vidange, ). Isabel vérifie en principe que le fichier d'exportation répond aux conditions imposées. Limite de crédit : le système e-facture ne prend pas en charge la limite de crédit. Par conséquent, aucune donnée à ce sujet n'est exportée dans le fichier de sortie. 2
3 2 E-facture 2.1 Paramètres du module E-facturation Avant d'utiliser ce module, vous devez indiquer, dans les paramètres de Wings, comment vous allez procéder. Cliquez sur Gestion Paramètres ou Appuyez sur [Alt]+[G] Appuyez sur [Alt]+[P] Pour indiquer que vous voulez utiliser le module E-Facturation, cliquez sur l'onglet "Logistique" et puis sur l'onglet "E-facture(1)" : Cliquez sur Cliquez sur Si vous souhaitez utiliser le module E-facturation, vous pouvez entrer des données supplémentaires sur votre entreprise, qui seront envoyées avec vos e- factures. 3
4 Dans l'onglet "E-facture(1)", vous pouvez entrer diverses informations concernant votre entreprise : Contact/Service : personne ou service à contacter par le client ; Site Web: URL de votre entreprise ; Adresse ; Compte en banque 1/2/3 à mentionner sur l'e-facture ; Registre de commerce : numéro RC de votre entreprise ; Chemin d'exportation : nom du dossier dans lequel Wings génère les fichiers e-facture (*.BMF). Paramètres du module E-facturation : onglet E-facture(2) Remises et frais Dans cet onglet, vous pouvez associer un code ALC aux rubriques des totaux et des lignes. Ces codes sont repris séparément dans la section "Allowances & Charges" de l'e-facture. Il s'agit en général des montants mentionnés sur la facture papier dans des rubriques séparées (par exemple Vidange, Frais de transport, ). Si vous cochez cette case, vous pouvez également mentionner la communication structurée sur l'e-facture. 4
5 2.2 Paramètres du module E-facturation Fichiers de base : Clients Un onglet E-facture est prévu dans la fiche client. Cet onglet contient une case à cocher qui vous permet d'indiquer si le client veut des e-factures ou non. Si aucune TVA ne doit être comptée pour le client en question, pour une raison qui lui est propre, vous indiquer alors le code d'exemption correspondant. Fichiers de base : - Produits 5
6 Un onglet E-facture est également prévu dans la fiche produit. Si aucune TVA n'est due pour un certain produit, en raison du produit lui-même, vous indiquez le code d'exemption correspondant. 6
7 3 Opérations 3.1 Introduction des livraisons client Onglet Financier Facture original : la norme BMF-100 impose de mentionner la facture initiale sur les notes de crédit. Ce champ est également utilisé pour le regroupement dans le cas d'une facture récapitulative. Il convient donc d'entrer dans ce champ une référence identique à celle de la facture originale. À titre d'information, pour l'utilisateur averti qui effectue lui-même l'installation des applications Wings : REFLINKINV est la variable qui contient la référence de la facture initiale. Fichier e-export : le nom du fichier contenant l'e-facture. Ce nom est attribué automatiquement par le programme Wings. 7
8 La création d'une e-facture est automatiquement connue du programme Wings, mais pas son envoi. Les factures pour lesquelles un fichier d'exportation a été créé ne devraient donc plus être modifiées. Dans le cas contraire, le programme affiche un avertissement. Onglet Détail Exemption Si aucune TVA ne doit être comptée pour un produit facturé au format électronique, le motif doit être indiqué dans la colonne Exempt pour un client qui est marqué comme client e-facture. Le code indiqué dans la colonne Exempt provient normalement de la fiche produit. Si cette dernière n'est pas compétée, le code est repris de la fiche client. Le cas échéant, ce champ peut être complété manuellement. 8
9 4 Impression 4.1 Impression des e-factures Le programme Wings génère les e-factures via le menu d'impression des factures. Lors de l'impression des e-factures d'un client, le premier exemplaire ne s'imprime pas sur papier, mais est généré sous forme d'un fichier e-facture. Ce fichier est enregistré dans le dossier d'exportation. (Voir aussi : 2.1. Paramètres du module E-facturation). Les autres exemplaires sont imprimés à partir du deuxième bac à papier de l'imprimante, comme auparavant. Remarquez que le chiffre ² (en exposant) figure a la suite des numéros de facture des clients recevant des factures électroniques, contrairement aux factures normales. L'écran d'impression présente également la case à cocher Comme copie. En cochant cette case, vous pouvez imprimer des exemplaires (papier) supplémentaires sans générer à chaque un original. 9
10 5 Importation 5.1 Importation des e-factures dans Isabel. Si vous souhaitez utiliser cette fonction, vous devez activer le module d'importation des factures. (Voir aussi : pour de plus amples informations). Les instructions suivantes s'appliquent à Isabel Business Suite 5.0. (Source : Isabel Business Suite 5.0 Partie 5 : démarrage) Isabel einvoice comprend un module d'importation qui vous permet d'importer dans Isabel les factures que vous avez créées dans votre logiciel de comptabilité. Démarrez Isabel Business Suite. Dans le menu, cliquez sur Isabel Choisissez Nouveau Choisissez Importer factures Vous obtenez alors la fenêtre suivante : Choisissez (par exemple) Importation sélective des factures. Cliquez sur Vous obtenez un écran dans lequel vous pouvez sélectionner la facture à importer. Cliquez sur Importer Si la facture ne contient pas d'erreur, elle est chargé et placée dans une enveloppe dans l'espace de travail. 10
11 Si une facture contient des erreurs bloquantes, elle ne pourra pas être importée. Si une facture ne contient aucune erreur bloquante, mais une imprécision technique qui ne s'oppose pas au traitement, un message s'affiche pour vous demander si vous voulez malgré tout importer le fichier. 11
12 5.2 Options d'importation dans Isabel Si vous cliquez sur le bouton options, vous pouvez définir un certain nombre de valeurs par défaut pour l importation. Options générales : Étant donné l'obligation légale de conserver les factures électroniques pendant 10 ans, l'option de la case Conserver automatiquement les factures envoyées est toujours cochée. Les factures sont conservées localement sur le disque dur de votre PC. Vous pouvez ici opter pour une importation sélective (facture par facture). Vous sélectionnez alors vous-même les fichiers à importer. Si vous choisissez l'importation par dossier, vous allez tenter d'importer toutes les factures d'un dossier. (Par exemple le dossier C:\Wingse~1\uit de notre illustration.) 12
13 Importation sélective Dans cette zone, vous pouvez modifier les options d'importation sélective. Importation sélective Sélectionnez : 'Afficher le contenu du dossier avant importation', si vous souhaitez examiner les factures du dossier avant de les importer ; 'Afficher le détail des erreurs pour des fichiers invalides', si vous voulez afficher une description des erreurs lorsque vous tentez d'importer un fichier contenant des erreurs ; 'Supprimer le fichier après une importation réussie' pour supprimer les fichiers dont vous avez importé les factures, une fois l'opération terminée ; 'Assignation automatique d'adresses Isabel', si vous souhaitez conserver automatiquement les adresses Isabel associées à une facture. (Recommandé!) Importation automatique par dossier Sélectionnez : 'Supprimer le fichier après une importation réussie' pour supprimer les fichiers dont vous avez importé les factures, une fois l'opération terminée ; 'Assignation automatique d'adresses Isabel', si vous souhaitez conserver automatiquement les adresses Isabel associées à une facture. (Recommandé!) 13
14 Contrôle automatique lors de l'importation : Après l'importation, un rapport s'affiche où vous pouvez vérifier si les factures sont bien enregistrées. 14
15 5.3 Expédition des factures dans Isabel Espace de travail Les factures sont enregistrées dans une enveloppe. Dans cette enveloppe, vous ne placez que les données d'un même type. (Par exemple, les factures dans une certaine enveloppe et les virements dans une autre enveloppe.) Une fois les factures importées, votre espace de travail présente les enveloppes dans un aperçu. Boîte d'envoi Pour pouvoir expédier l'enveloppe des factures importées à son destinataire, vous devez la déplacer de votre espace de travail dans la boîte d'envoi (considérée comme une boîte aux lettres), à partir de laquelle vous pouvez effectuer l'expédition. Comment placer l'enveloppe Facture importée dans la boîte d'envoi? Dans la fenêtre principale d'isabel, choisissez votre espace de travail. Sélectionnez la ou les enveloppe(s) à expédier. Cliquez sur (placer dans la boîte d'envoi). Les enveloppes sont traitées comme suit selon leur état : les enveloppes signées sont placées dans la boîte d'envoi et disparaissent de l'espace de travail; les enveloppes non signées sont préparées et un message vous demandera de les signer. 15
16 Pour les enveloppes non signées, la boîte de dialogue suivante s'affiche : Une fois votre mot de passe entré, le programme ajoute votre signature numérique aux enveloppes et les place dans la boîte d'envoi. Le message d'avertissement suivant s'affiche : Expédition Dans la fenêtre principale d'isabel, choisissez le dossier Boîte d'envoi. Sélectionnez la ou les enveloppe(s) que vous voulez expédier. Pour expédier toutes les enveloppes, cliquez sur. Cliquez sur Expédier. Cette action établit la connexion Isanet et expédie les enveloppes sélectionnées. Un message d'avertissement s'affiche ensuite. Une fois expédiées, les enveloppes disparaissent de votre boîte d'envoi. Vous pouvez vérifier le traitement d'une enveloppe expédiée dans le dossier Messages expédiés. 16
17 Contrôle de l'état des enveloppes expédiées L'icône apparaissant dans la colonne état vous permet de contrôler l'état des enveloppes. Livrée : enveloppe expédiée et réception confirmée. Expédiée : enveloppe expédiée, mais la réception n'est pas encore confirmée. Non livrée : l'enveloppe n'est pas arrivée chez le destinataire, vous devez la réexpédier. Inconnu : l'état de l'enveloppe est inconnu. Archivage des factures Comme les factures électroniques doivent être conservées au moins 10 ans, Isabel archive vos factures. Les factures que vous expédier vous même sont automatiquement archivées. Pour plus d'informations, nous vous conseillons de consulter le manuel du logiciel Isabel Business Suite
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