Présentation Microsoft ACCESS

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2 STOCKAGE DES DONNEES 2 Toute entreprise ou organisme possède des données à gérer qui concernent des domaines très variés tels que les clients, les fournisseurs, le personnel, les éléments de comptabilité, le parc de machines, etc Avant l avènement du (quasi)tout-informatique leur stockage était confié principalement à des supports de type «papier». Avec l informatique ce sont les serveurs qui assurent cette fonction. Les données sont enregistrées sur les disques durs. Les disques durs sont destinés à recevoir des «fichiers» de type informatique. HIER AUJOURD HUI

3 STRUCTURE D UN FICHIER «PAPIER» 3 Rubriques Fiches Nom de rubrique Contenu de rubrique

4 TRANSPOSITION D UN FICHIER «PAPIER» EN FICHIER «INFORMATIQUE» 4 Nom de champ Contenu de champ Enregistrement 1 Enregistrement 2 Enregistrement 3 Champs Rubrique.. CHAMP Nom de rubrique.. NOM DE CHAMP Contenu de rubrique. CONTENU DE CHAMP Fiche. ENREGISTREMENT

5 NATURE DU CONTENU DES CHAMPS 5 Pour optimiser le stockage des données, la nature du contenu des champs doit être prédéfini. Natures de contenu de champ usuelles Champ contenant du texte (caractères alphabétiques) Champ composé de chiffres sur lesquels ne s applique aucun calcul Champ composées de chiffres sur lesquels peuvent s appliquer des calculs Champ contenant une date ou heure Champ contenant une valeur binaire (vrai,/faux) Champ une valeur monétaire Texte Texte Numérique Entier, Entier long, Réel simple, Réel double Date/heure Oui/Non Monétaire

6 NATURE DU CONTENU DES CHAMPS 6 Autres natures de contenu de champ Champ composées de tous types de caractères mais ne pouvant faire l objet d une requête Mémo Champ contenant une URL (adresse site Web) Lien hypertexte Champ une données issue d une autre application (ex. Image) Objet O.L.E. Champ une valeur numérique générée par Access (s utilise principalement pour les champs clé) NuméroAuto

7 STOCKAGE DES DONNEES 7 Les données sont enregistrées dans les fichiers informatiques ne sont pas directement lisibles par un utilisateur, leur organisation étant complexe. Les applications de gestion de bases de données permettent de lire ces fichiers en les présentant sous forme de «tables» Attention : cette présentation rappelle le référentiel de travail d Excel. Il n y a aucun fonctionnement similaire!!!

8 LES FORMULAIRES ACCESS 8 Les formulaires permettent de présenter les données d une table ou d une requête sous-jacente. Ils améliorent le confort et la qualité de saisie. Ils permettent aussi, via des contrôles, la présentation de données sélectives.

9 ETATS et SOUS-ETATS ACCESS 9 Les états s utilisent pour imprimer des données sur du papier. Les techniques de mise en œuvre sont identiques à celles des formulaires. Seul le support de sortie est différent. Il faut donc tenir compte des spécificités d impression lors de la composition des pages

10 LES REQUETES ACCESS -Exemple- 10 Table Générateur SQL Langage SQL SELECT tblvehicules.immatriculation, tblvehicules.marque, tblvehicules.modele, tblvehicules.annee, tblvehicules.kilometrage, tblvehicules.categ_location FROM tblvehicules WHERE (((tblvehicules.marque)="renault") AND ((tblvehicules.kilometrage)>6000)) OR (((tblvehicules.marque)="peugeot")); Table résultat

11 LES REQUETES ACCESS 11 La plus utilisée. Permet d extraire des entités selon les critères indiqués Permet l analyse de données. Il est préférable d exporter la table dans Excel pour y effectuer le même traitement Permet de créer une nouvelle table selon les critères indiqués. Utile pour l exportation de données Permet de mettre à jour des des entités à partir d expressions numériques Comme son nom l indique, elle permet de supprimer des entités devenues obsolètes. Permet d ajouter des entités à une table à partir d une autre table possedant la même structure

12 LES REQUETES ACCESS -Exemple- 12 ET Tout ce qui commence par F ET : tous les critères doivent correspondre OU OU : un seul des critères doit correspondre Tout ce qui possède 3 caractères et dont le 3ème est 6 Pour les données numériques De haut en bas : * Inférieur * Supérieur * Entre * Différent Toutes les valeurs «SAUF» Booléens : * Vrai * Faux

13 LES REQUETES ACCESS 13 La plus utilisée. Permet d extraire des entités selon les critères indiqués Permet l analyse de données. Il est préférable d exporter la table dans Excel pour y effectuer le même traitement Permet de créer une nouvelle table selon les critères indiqués. Utile pour l exportation de données Permet de mettre à jour des des entités à partir d expressions numériques Comme son nom l indique, elle permet de supprimer des entités devenues obsolètes. Permet d ajouter des entités à une table à partir d une autre table possedant la même structure

14 Tutoriel ACCESS 14 Ce tutoriel va vous apprendre à : Créer une TABLE SAISIR des enregistrement dans une table TRIER ces enregistrements FILTRER ces enregistrements Créer un FORMULAIRE Utiliser un formulaire pour la saisie de nouveaux enregistrements dans la table Créer une REQUETE de type SELECTION Créer un ETAT Créer une REQUETE de type MISE A JOUR