AGENCE DE PLANIFICATION ET DE COORDINATION DU NEPAD

Transcription

1 AVIS DE POSTE VACANT : ASSISTANT DE CLASSEMENT ET DE SAISIE DE DONNÉES - NO.VA/NPCA/ L'Union africaine (UA) créée en tant qu'organe continental panafricain unique en son genre, est chargée de conduire le processus d'intégration rapide et de développement durable de l'afrique par la promotion de l'unité, de la solidarité, de la cohésion et de la coopération entre les peuples africains et les États africains, ainsi que par l établissement d'un nouveau partenariat avec les autres régions du monde. Son siège est établi à Addis-Abeba, la capitale de l Éthiopie. Le Nouveau Partenariat pour le Développement de l'afrique (NEPAD) est un programme de l'union africaine, adopté en 2001 à Lusaka, en Zambie, visant essentiellement à réduire la pauvreté, et à promouvoir la croissance économique et le développement durable en Afrique. À la suite de l intégration du NEPAD dans les structures et processus de l'union africaine, l Agence de planification et de coordination du NEPAD, a été établie par décision de la 14ème Assemblée de l'ua en février 2010 comme organe technique de l'union africaine, en remplacement du Secrétariat du NEPAD. Le mandat de l'agence du NEPAD est de : i. Faciliter et coordonner la mise en œuvre des programmes et projets prioritaires à l échelle continentale et régionale ; ii. Mobiliser les ressources et les partenaires pour soutenir la mise en œuvre des programmes et projets prioritaires de l'afrique ; iii. Diriger et coordonner la recherche et la gestion du savoir ; iv. Suivre et évaluer la mise en œuvre des programmes et des projets ; et v. Effectuer un plaidoyer en faveur de la vision, la mission et les principes/valeurs de l'ua et du NEPAD. Les bureaux de l'agence du NEPAD sont situés à Midrand, Johannesburg, en Afrique du Sud. Sur la base des dispositions de l'accord de siège conclu entre le Gouvernement de la République d'afrique du Sud et l'union africaine accordant au NEPAD le statut de Bureau intérimaire de l UA hors siège, l Agence de planification et de coordination du NEPAD invite les ressortissants des États membres de l'union africaine à soumettre leur candidature au poste d Assistant de classement et de saisie de données. A. Poste Titre du poste : Assistant de classement et de saisie de données Niveau du poste : GSA 5

2 Lieu d affectation : Supérieur hiérarchique : Agence de planification et de coordination du NEPAD, Midrand, Johannesburg, en Afrique du Sud Chef d approvisionnement, Agence de planification et de coordination du NEPAD B. PRINCIPALES ATTRIBUTIONS Sous la supervision du Chef de l approvisionnement de l'agence de planification et de coordination du NEPAD ou de son/sa délégué(e), l assistant de classement et de saisie de données effectuera la saisie de données, et la gestion et maintenance des dossiers. Il/elle organisera la paperasserie selon un système de classement efficace et numérisera tous les documents importants. Il/elle protégera et mettra à jour les fichiers et les rendra facilement accessibles aux utilisateurs. L assistant de classement et de saisie de données doit posséder une connaissance approfondie de la confidentialité et de la protection des données. Le candidat idéal est qualifié dans les TIC et la gestion des dossiers et fait preuve d un grand soin du détail. L objectif est de préserver les dossiers PTSD du NEPAD et de gérer efficacement les documents pour les besoins d'affaires de l'agence. Plus précisément, le titulaire assurera les taches suivantes ; 1. Tenir des dossiers de fichiers entrants dans l'organisation et les entreposer correctement en utilisant des références et des codes appropriés 2. Classer les fichiers et les maintenir en fonction du contenu, de l objet et des critères d'utilisateur. 3. Ajouter de nouvelles informations aux dossiers, et créer de nouveaux dossiers, le cas échéant. 4. Répondre aux questions sur les dossiers et les fichiers. 5. Attribuer et enregistrer ou apposer des numéros d'identification ou des codes pour répertorier les documents en vue de leur classement. 6. Maintenir un registre indexé de l'emplacement des fichiers dans le système électronique pour faciliter l'accès à l'information. 7. Éliminer les documents inutiles ou obsolètes, les détruire ou les transférer aux aires de stockage inactives selon les directives d'entretien de fichiers et/ou les exigences légales de l'union africaine.

3 8. Introduire les codes d'identification des documents dans les systèmes afin de déterminer l'emplacement des documents à récupérer. 9. Trouver et récupérer des informations à partir de fichiers en réponse aux demandes des utilisateurs autorisés. 10. Tenir des registres des documents déposés ou retirés, en utilisant les registres ou PC. 11. Modifier et améliorer les systèmes de classement, ou mettre en place de nouveaux systèmes de classement numériques. 12. Effectuer des inspections périodiques de fichiers afin d'assurer le placement correct, la lisibilité, et le bon état des documents et éliminer ou déplacer les documents anciens ou inutiles à d'autres endroits 13. Placer les documents dans des récipients de stockage, tels que classeurs, boîtes, bacs ou tiroirs, selon les informations de classement et d'identification. 14. Parcourir ou lire les documents entrants afin de déterminer comment et où ils doivent être classés ou déposés. 15. Trier ou classer l'information selon les directives de contenu, d objet, de critères d'utilisateurs, ou par ordre chronologique, alphabétique ou numérique. 16. Suivre les documents retirés des fichiers afin de s assurer que les fichiers empruntés soient retournés. 17. Concevoir des formulaires liés aux systèmes de classement. 18. Exploiter les fichiers mécanisés de rotation pour envoyer les dossiers nécessaires à un lieu particulier. 19. Maintenir la confidentialité des fichiers et s assurer que personne n utilise l'information disponible de façon illégale et que les fichiers ne soient pas remis à des personnes non autorisées. 20. Photocopier, trier et classer les documents. 21. Exécuter des tâches générales de bureau, telles que la dactylographie, l emploi des machines de bureau, et le tri du courrier. 22. Effectuer d'autres tâches connexes qui pourraient lui être confiées. Exigences en matière des connaissances techniques du poste Aptitudes et compétences requises Expérience confirmée dans un rôle de gestion des contrats (ou équivalent) dans un environnement d'approvisionnement et une bonne connaissance des processus et des techniques de gestion des contrats.

4 Connaissance approfondie des procédures et des normes internationales pour l'achat de biens et de services. Compétences interpersonnelles de haut niveau, y compris la capacité à établir des relations avec un éventail de parties prenantes de façon efficace en matière de fourniture de conseils spécialisés sur la gestion des contrats pour permettre l'atteinte des résultats souhaités. Compétences de communication de haut niveau à tous les niveaux (écrites et verbales) et la capacité d'entreprendre des négociations avec les fournisseurs dans la résolution des différends. Compétences avérées en matière d'enquête et d'analyse, y compris la capacité à utiliser MS Excel, des bases de données et des systèmes d'information. Niveau élevé de précision, d attention au détail, et de rigueur. Capacité d'examiner, d'élaborer et de mettre en œuvre des lignes directrices et des processus opérationnels. Capacité démontrée de travailler en équipe pour obtenir des résultats de projet selon les paramètres spécifiés, y compris les délais et les objectifs. Aptitude à identifier les possibilités d'amélioration et d'innovation continues dans les processus pour améliorer l'efficacité et l'efficience. Capacité à travailler avec un minimum de supervision, de façon proactive, faisant preuve d initiative et de bon sens, y compris de l expérience dans la planification, la définition des priorités et l organisation en matière de travail, pour soi-même et les autres afin d atteindre les objets et respecter les délais Connaissance manifeste du Règlement sur les marchés publics de l'union africaine, des règlements de vérification et des obligations légales relatives aux stratégies dans les contrats gouvernementaux Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multinational. Éducation et expérience : Le candidat doit être au moins détenteur d un diplôme en système de gestion de l information (SGI), technologies de l information et de la communication (TIC), bibliothéconomie ou d une qualification dans le domaine des achats et de l approvisionnement approuvée par l IT/C ou dans un domaine connexe. Un diplôme universitaire dans ces domaines ou l appartenance à un organisme professionnel compétent serait un atout supplémentaire. Les candidats doivent avoir au moins cinq (5) ans d'expérience professionnelle progressive dans le domaine de la bibliothéconomie, le système de gestion de l'information (SGI), les technologies de l information et de la communication (TIC), ou

5 être détenteur d une qualification dans le domaine des achats et de l approvisionnement approuvée par l IT/C C. Autres compétences pertinentes : i. Compétences relationnelles et en relations publiques ii. Connaissances en matière de classement et de saisie des données iii. Excellentes aptitudes à la communication iv. Connaissances en informatique v. Bonnes compétences en écriture vi. L expérience de travailler de manière indépendante et dans un environnement de collaboration axé sur l'équipe est essentielle vii. Grande attention au détail viii. Capacité à travailler sous pression ix. Connaissance de l'informatique, des logiciels ERP, tels que SAP. x. Connaissance approfondie dans l utilisation des applications informatiques (par exemple, MS Word, Excel, PowerPoint, Access). La numérisation et la photocopie. D. Exigences linguistiques : La maîtrise de l anglais et/ou du français (parlé et écrit) et la connaissance d une ou de plusieurs autres langues de travail de l AU serait un atout supplémentaire. E. Tranche d âge requise : Les candidats devraient avoir de préférence entre 25 et 35 ans. F. Durée de l engagement : La nomination à ce poste se fait sur un contrat à court terme d une période de (1) an, dont les premiers (6) mois sont considérés comme une période probatoire. G. Approche intégrée de genre : L'Agence de planification et de coordination du NEPAD est un employeur qui garantit l'égalité des chances entre les hommes et les femmes et de ce fait, encourage vivement les candidates qualifiées à postuler.

6 H. Dossier de candidature : Pour postuler, veuillez soumettre les pièces suivantes : a. Une lettre de motivation indiquant les raisons pour lesquelles le/la candidat(e) souhaite travailler auprès de l Agence de planification et de coordination du NEPAD. b. Un Curriculum vitae (CV) détaillé et mis à jour, n excédant pas cinq (5) pages et précisant votre nationalité, âge et sexe. c. Trois (3) références ayant une bonne connaissance du travail du/de la candidat(e), avec leurs coordonnées complètes, téléphone, fax et . d. Copies certifiées conformes des diplômes et certificats. I. Rémunération : Le salaire de base, à titre indicatif, est de ,00 US$ par an. A ce salaire s ajoutent d autres émoluments notamment, l indemnité de poste (7.427,60 US$ par an), l indemnité de logement (13.248,00 US$ par an) et une prime (15% du salaire brut), conformément aux règlements et procédures régissant les fonctionnaires de l Union africaine qui sont recrutés au niveau international. J. Les dossiers de candidature doivent nous parvenir au plus tard le lundi 24 avril 2017 et doivent être adressés à : Directeur des Ressources Humaines Agence de Planification et de Coordination du NEPAD PO Box 1234 Halfway House Midrand hr@nepad.org ou ericf2@nepad.org Veuillez noter que si vous n'avez reçu aucune nouvelle de notre part dans les six (6) semaines suivant la date limite de dépôt des candidatures, cela signifie que votre demande n'a pas été retenue. Le Nouveau Partenariat pour le Développement de l Afrique (NEPAD) est une vision et un cadre stratégique pour la renaissance de l Afrique reposant sur la conviction commune qu il est impératif d'éradiquer la pauvreté et de placer les pays africains sur la voie d'une croissance économique et d un développement durables. Le NEPAD œuvre en étroite collaboration avec la Commission de l'union africaine (CUA), les Communautés économiques régionales, les gouvernements nationaux, les institutions de recherche et organisations de la société civile afin d éradiquer la pauvreté en Afrique et de faire entendre les préoccupations de l Afrique au niveau mondial. Pour de plus amples informations sur le NEPAD, consultez :