INTERCONNEXION ENOE / BCDI / E - SIDOC

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1 INTERCONNEXION ENOE / BCDI / E - SIDOC 23/09/2014 ENOE : ENT de l'académie de Besançon Documentation sur les procédures à suivre pour mettre en place l authentification unique entre e-sidoc et ENOE. PRELIMINAIRE... 1 PRESENTATION RAPIDE... 1 Démarches administratives... 2 EXPORT DES UTILISATEURS DE L ENT AU FORMAT BCDI... 2 Accéder au dossier d'export... 2 Paramétrer... 2 INSERTION DES DONNEES EXTRAITES DE L ENT DANS BCDI... 3 Accéder à la fonction de mise à jour des emprunteurs... 3 Avertissements préalables... 3 Mise à jour des emprunteurs... 4 Sélectionner le fichier d importation... 4 Sélectionner le lot d emprunteurs à mettre à jour... 4 Contrôler les modifications... 5 A partir de BCDI 2.41 : Interface de résolution de doublons... 5 Valider l importation... 6 Rapport de la mise à jour... 6 Aide contextuelle... 6 Renouveler l'opération pour les autres types d emprunteurs... 6 Export vers e-sidoc... 6 ACTIVATION DE L AUTHENTIFICATION UNIQUE E - SIDOC / ENT... 7 Accéder à la fonction d activation... 7 Activation de l interconnexion entre l ENT et e-sidoc... 7 Sélection de l ENT... 7 Activation de l interconnexion entre l ENT et e-sidoc... 7 Cas particulier de l accès «Administrateur» d e-sidoc... 8 ACCES AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS L ENT... 9 Comment l administrateur décide d activer l accès au portail... 9 Comment e-sidoc sera présenté aux utilisateurs dans Enoé... 9 CONTACTS... 9 Contact pour toute question relative à l administration et la gestion de BCDI et d e-sidoc : 9 Contact pour toute question relative à l ENT :... 9

2 PRÉLIMINAIRE Toutes les manipulations décrites dans ce document nécessitent la mise à jour de BCDI abonnement dans sa version 2.30 minimum (BCDI Abonnement 2012). Il est recommandé d utiliser la dernière version disponible du serveur et du client BCDI. Assurezvous que la dernière mise à jour disponible de BCDI est bien installée dans votre établissement. Au démarrage de votre client BCDI, un message d avertissement peut apparaître, pour vous informer de la disponibilité d une nouvelle mise à jour du serveur ou du client. Suivez les instructions de mise à jour. PRESENTATION RAPIDE La mise en place de l'authentification unique entre l'ent ENOE et e-sidoc est un élément de confort appréciable pour les utilisateurs de ces outils. Elle leur permet d'accéder à l'ensemble des ressources gérées par ces deux portails à l'aide d'une seule authentification. Ainsi, un élève ou un enseignant, disposant d'un identifiant et d'un mot de passe lui permettant d'accéder à son environnement personnel ENOE, pourra accéder immédiatement, sans se ré-authentifier, à son espace personnel e-sidoc. A partir de là, il aura accès aux ressources d'éditeurs externes auxquelles l'établissement est abonné et qui sont gérées par e-sidoc (les vidéos du site.tv, l'encyclopédia Universalis Junior, les dictionnaires Le Robert, TexteImage, GPO2 ) Une liste de ces ressources régulièrement tenue à jour est incluse dans un document en ligne détaillant le mode opératoire de leur activation. Pour qu une authentification unifiée soit possible entre l ENT d un établissement scolaire et son portail e- sidoc, il faut avant tout qu un utilisateur soit présent dans les 2 systèmes. Les utilisateurs du portail e-sidoc sont les emprunteurs de la base BCDI de l établissement. Les utilisateurs de l ENT ne seront pas tous des emprunteurs BCDI (les parents d élèves, par exemple). À partir d'annuaires partagés au niveau académique, les services du rectorat proposent une exportation des données des utilisateurs d'enoe. Elle inclut les données nécessaires à la mise en place de l authentification unique entre e-sidoc et l ENT. Ces utilisateurs (les élèves, les enseignants, mais aussi les personnels administratifs ou de la vie scolaire) pourront accéder ainsi aux services personnalisés du portail e-sidoc. Cette exportation est produite régulièrement et automatiquement dans un format reconnu par le logiciel de gestion documentaire. Les professeurs documentalistes récupèreront ces données dans un dossier auquel ils ont accès. Ils pourront à tout moment procéder à la mise à jour de leurs emprunteurs de BCDI. Ce passage par BCDI est indispensable. Pour que des données soient disponibles sur le portail e-sidoc, elles doivent obligatoirement être présentes dans BCDI. Lors de la synchronisation des données entre BCDI et e-sidoc, les informations insérées grâce à l export de l ENT sont envoyées vers les serveurs d'e-sidoc, portail en ligne hébergé par le CANOPÉ de l'académie de Poitiers. Page 1

3 Une fois ces opérations accomplies, le professeur documentaliste peut activer l'interconnexion dans l'espace gestionnaire de son portail e-sidoc. La page de connexion de ses utilisateurs sera aiguillée vers le serveur d authentification de l ENT. Seul l accès en administration du portail e-sidoc n est pas modifié. DEMARCHES ADMINISTRATIVES Des démarches administratives sont à réaliser auprès de la CNIL pour pouvoir activer e-sidoc, parce qu'on y gère des données concernant des personnes. Elles sont présentées en détail dans un document disponible en ligne. Si ces démarches ont déjà été réalisées avant la mise en œuvre de l'interconnexion, aucune nouvelle démarche n'est nécessaire. EXPORT DES UTILISATEURS DE L ENT AU FORMAT BCDI ACCEDER AU DOSSIER D'EXPORT L'exportation des fichiers des utilisateurs de l'ent est automatique et se fait tous les jours. Ces fichiers sont au format XML d'importation dans BCDI et sont issus de l'aaf (Annuaire Académique Fédérateur). Ils sont placés dans le dossier ESIDOC-integration créé dans l'espace personnel du compte "admin" de l'établissement (U:\ESIDOC-integration). L'administrateur du réseau pourra par paramétrage les fournir automatiquement au professeur documentaliste qui gère la base BCDI, qui trouvera un dossier du même nom dans son unité U:. esidoc_rne_administratifs.xml : personnels de direction, de gestion et de secrétariat... ; esidoc_rne_eleves.xml ; esidoc_rne_enseignants.xml ; esidoc_rne_viescolaire.xml : personnels chargés de la vie scolaire : CPE, surveillants... PARAMETRER L'administrateur du réseau de l'établissement trouvera dans son dossier U:\ESIDOC-integration un fichier de paramétrage nommé ESIDOC_PARAM.txt éditable à l'aide d'un éditeur de texte, dont le contenu est le suivant : #Fichier de paramétrage de l'import XML des utilisateurs E-SIDOC #activation_xml=oui (Active la mise à jour quotidienne des XLM) activation_xml=oui Fixer ce paramètre à oui pour activer le transfert quotidien des fichiers d'utilisateurs, qui seront disponibles dès le lendemain. #documentaliste= (la saisie de l'identifiant Scribe du documentaliste permettra la copie des XLM directement dans son U:\) Renseigner ce paramètre avec l'identifiant scribe du documentaliste=prénom.nom professeur documentaliste pour qu'il reçoive directement les fichiers d'importation dans son dossier U:\ESIDOC-integration Page 2

4 INSERTION DES DONNÉES EXTRAITES DE L ENT DANS BCDI Si vous êtes professeur documentaliste, cette rubrique s adresse plus particulièrement à vous. La première mise à jour est la plus longue et la plus délicate. Il s'agit de faire correspondre des fiches émanant de deux systèmes de saisie différents, et de gérer d'éventuelles ambiguïtés. Lors des mises à jour ultérieures, seules les fiches modifiées, ajoutées ou supprimées à la source (au sein des annuaires partagés) seront modifiées, ajoutées ou supprimées dans BCDI, sans ambigüité, en conservant les prêts associés aux emprunteurs dans le cas d'une simple mise à jour. ACCEDER A LA FONCTION DE MISE A JOUR DES EMPRUNTEURS Lancez votre client BCDI et connectez-vous avec le mot de passe de gestion. Dans le menu, lancez la commande «Gestion du prêt > Gestion des emprunteurs > Mettre à jour». Avertissements préalables Le bon déroulement de cette opération est déterminé en partie par la cohérence des données saisies dans le champ Statut du fichier des emprunteurs. Il est recommandé de vérifier la pertinence de ces données : Vérifiez l'homogénéité des valeurs saisies pour un Statut donné (toutes les fiches des enseignants devraient être saisies avec la même valeur "Enseignant" par exemple) ; Vérifiez et corriger les fiches dont le champ Statut est vide. La fonction de mise à jour des emprunteurs va provoquer la suppression de fiches emprunteurs de BCDI : celles des élèves ou des personnels ayant quitté l établissement. Ces opérations ne pourront pas être annulées. Une fenêtre apparaît pour vous conseiller de sauvegarder votre base BCDI. Si vous laissez cette option cochée, une sauvegarde de la base de données aura lieu. Vous devrez indiquer où enregistrer cette sauvegarde. Vous pourrez aussi annuler cette opération de sauvegarde si vous décidez de ne pas l effectuer. La suppression des fiches emprunteurs entraîne la perte de l historique des prêts de ces emprunteurs. Si vous souhaitez conserver ces historiques à des fins statistiques, BCDI vous propose de rendre les prêts anonymes avant de mettre à jour les emprunteurs. Si vous laissez cette option cochée, la fenêtre de configuration de cette fonctionnalité apparaîtra. Vous pourrez fermer cette fenêtre pour annuler cette opération. Validez vos choix en cliquant sur le bouton «Lancer la mise à jour». Page 3

5 MISE A JOUR DES EMPRUNTEURS La fenêtre de mise à jour des emprunteurs apparaît : Sélectionner le fichier d importation Cliquez sur le bouton «Fichier d importation». Une fenêtre de choix de fichier apparait. Naviguez parmi les répertoires pour récupérer le fichier XML issue de l étape précédente : Export des utilisateurs de l ENT au format BCDI. Validez votre sélection. BCDI analyse le fichier et vous indique le résultat : Sélectionner le lot d emprunteurs à mettre à jour Cliquez sur le bouton «Emprunteurs à mettre à jour». Une fenêtre de recherche gestionnaire BCDI apparait. Saisissez une équation de recherche qui va déterminer un lot d emprunteurs à mettre à jour. L ENT ENOE exporte les données emprunteurs dans 4 fichiers XML. Chacun d eux correspond à une catégorie d emprunteurs de BCDI, et donc à une équation de recherche. Selon le fichier choisi à l étape précédente, saisir l équation BCDI suivante (ou bien adapter cette équation selon les valeurs saisies pour le champ Statut. Dans les noms de fichiers cités ci-dessous, RNE sont les 5 derniers caractères du code RNE de l'établissement) : esidoc_rne_administratifs.xml : «Statut=Direction Ou Statut=Administratif Ou Statut=Gestionnaire» ; esidoc_rne_eleves.xml : «Statut=Elève» ; esidoc_rne_enseignants.xml : «Statut= Enseignant» ; esidoc_rne_viescolaire.xml : «Statut= Vie Scolaire». Validez votre équation avec le bouton. Vous obtenez le nombre d emprunteurs concernés. Validez le choix de cette équation avec le bouton. BCDI analyse votre équation et vous indique le résultat : Page 4

6 Contrôler les modifications BCDI analyse immédiatement les informations que vous avez fournies. Il produit un tableau récapitulatif des opérations qu il fera si vous validez la mise à jour. Dans ce tableau, vous pouvez contrôler la liste des emprunteurs concernés par chaque type de modification (insertions, mises à jour, suppressions, mises à l écart), grâce au bouton «œil» de chaque catégorie. Lors de la première utilisation, Il est normal de voir un grand nombre, voire la totalité, de mises à jour ambigües. En effet, BCDI ne dispose pas encore des informations les plus pertinentes pour faire des mises à jour des emprunteurs. Il ne peut s appuyer que sur les nom et prénom des personnes. Le préfixe «?» ne sera pas ajouté au nom de l emprunteur. Il sert uniquement à différencier les cas ambigus. On pourra voir apparaître un certain nombre d'emprunteurs à la fois supprimés et ajoutés. Ils correspondent le plus souvent à des saisies différentes du nom et du prénom (orthographe, caractères accentués). La validation de la mise à jour supprimera les anciennes fiches Emprunteurs et toutes les fiches de prêt associées (sauf les prêts en cours). Si ces fiches de prêt ont été rendues anonymes lors de l'étape précédente, aucune ne sera supprimée. On peut interrompre la procédure de mise à jour à ce niveau pour corriger l'orthographe de certaines anciennes fiches (liste «supprimés») de façon à ce qu'elle corresponde à celle des fiches à importer (liste «nouveaux»). En relançant la procédure, ces emprunteurs se rajouteront alors la liste des emprunteurs mis à jour. A partir de BCDI 2.41 : Interface de résolution de doublons L utilisation des noms et prénoms des personnes peut se heurter à des cas exceptionnels d homonymie. Lors de la phase d analyse, BCDI va détecter ces homonymes et vous en alerter. Ce sont des cas d ambiguïtés que BCDI ne peut pas résoudre seul. Une fenêtre apparaît alors pour permettre au gestionnaire BCDI de décider ce qu il convient de faire pour chacun de ces cas. Il est plus efficace d indiquer le traitement de ces homonymes immédiatement lors de l importation. Page 5

7 Valider l importation Cliquez sur le bouton «Importation» pour valider la mise à jour. Rapport de la mise à jour BCDI vous propose d enregistrer un rapport des opérations faites durant la mise à jour. Il créera un fichier au format PDF. Indiquez un nom de fichier qui permettra de l archiver et l endroit où vous souhaitez l enregistrer. Aide contextuelle N hésitez pas à vous reporter à l aide BCDI. Vous y accéderez en cliquant sur le bouton de la fenêtre de mise à jour des emprunteurs. en bas à droite Renouveler l'opération pour les autres types d emprunteurs ENT ENOE exporte les données BCDI dans 4 fichiers XML regroupant les emprunteurs par statut : Administratifs ; Elèves ; Enseignants ; Vie scolaire. Répétez l opération, depuis l étape «Accéder à la fonction de mise à jour des emprunteurs» ci-dessus, pour chaque type d emprunteur à mettre à jour. EXPORT VERS E-SIDOC Ces modifications apportées à vos emprunteurs seront automatiquement transférées vers e-sidoc grâce au connecteur en charge de la synchronisation des données. Assurez-vous qu il est bien en place et opérationnel. L export de ces données devrait se produire au plus tard 20 min après avec effectué la mise à jour. Rendez-vous dans votre espace client BCDI, onglet «Mon accompagnement e-sidoc», rubrique «Suivi des transferts du connecteur (BCDI vers e-sidoc)». Vous devez voir un export en date de quelques minutes. Page 6

8 ACTIVATION DE L AUTHENTIFICATION UNIQUE E - SIDOC / ENT ACCEDER A LA FONCTION D ACTIVATION La fonction d activation est disponible dans votre espace client, dans l onglet «Mon accompagnement e- sidoc», rubrique «Interconnexion ENT / e-sidoc». L accès est possible directement depuis BCDI (en cliquant sur?, puis mon espace client) ou à l adresse suivante : ACTIVATION DE L INTERCONNEXION ENTRE L ENT ET E-SIDOC L activation se fait en 2 étapes Sélection de l ENT Pour activer l interconnexion, il faut choisir l ENT à interconnecter. Pour ENOE, choisir «Envole Lycée (ou Collège) NomDeVotreEtablissement Ville». Activation de l interconnexion entre l ENT et e-sidoc Une fois le choix de l ENT effectué, vous pouvez procéder à l interconnexion entre les deux services. Désormais, dans e-sidoc, quand les utilisateurs cliqueront sur «S authentifier», ils seront redirigés vers le serveur d authentification de votre ENT. Page 7

9 CAS PARTICULIER DE L ACCES «ADMINISTRATEUR» D E-SIDOC Comme l authentification est désormais déléguée à l ENT, l accès à l administration d e-sidoc ne peut plus se faire par la même interface que précédemment. L administrateur d e-sidoc devra désormais accéder à l interface d administration d e-sidoc en cliquant sur le bouton «Authentification administrateur». Accès administrateur Page 8

10 ACCES AU PORTAIL E-SIDOC DEPUIS L ENT COMMENT L ADMINISTRATEUR DECIDE D ACTIVER L ACCES AU PORTAIL Dans son profil ENOE, l'administrateur dispose d'un onglet e-sidoc qu'il peut activer pour les autres profils des utilisateurs de l'ent (élèves, enseignants, etc.). Il lui convient donc d'activer ces accès, en concertation avec le professeur documentaliste et le chef d'établissement. COMMENT E-SIDOC SERA PRESENTE AUX UTILISATEURS DANS ENOE L'accès à e-sidoc se fera par un onglet spécifique e-sidoc (en haut, comme Mon Bureau ou Mes dossiers). Cet accès sera possible alors quelles que soient les pages consultées dans Enoé. On accède directement à e-sidoc par un onglet spécifique. On peut ensuite ouvrir le site dans un nouvel onglet du navigateur avec l'icône en haut à droite (petit carré), pour une meilleure lisibilité. CONTACTS Contact pour toute question relative à l administration et la gestion de BCDI et d e-sidoc : Contactez votre assistance académique : Tél : cddp90.tice@ac-besancon.fr Contact pour toute question relative à l ENT : Contactez le correspondant ENT de votre établissement. Page 9