CHOIX ET IMPLANTATION D'UN LOGICIEL DE GESTION INFORMATISÉE DES LOISIRS ET DE SERVICES EN LIGNE

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1 Saint-Sauveur, du 9 au 11 octobre 2013 CHOIX ET IMPLANTATION D'UN LOGICIEL DE GESTION INFORMATISÉE DES LOISIRS ET DE SERVICES EN LIGNE Dominick Fréchette

2 Objectif de la présentation Démystifier, donner confiance et outiller les travailleurs en loisirs dans le but de faire un choix éclairé des systèmes de gestion informatisés des loisirs, pour ensuite implanter le tout de façon progressive et adaptée, pour un meilleur gage de succès.

3 Plan de la présentation Historique de la ville de Lévis Le choix du fournisseur Implantation du logiciel Question Conclusion

4 Historique Ville de Lévis 10 anciennes villes 3 logiciels de gestion des loisirs utilisés (Mensys, Sentinel, Dynabec) Besoins multiples dont les services en ligne Analyser le marché des systèmes de gestion informatisée du Québec (2008) Grande épopée vers des choix de fournisseurs (2009).

5 Le choix du fournisseur Approche des fournisseurs : Communication aux ventes Moment de voir leur sérieux, leur organisation, Démo virtuelle leurs services, leurs suivis, Démo «en bashing ligne» Prenez des notes. Si Démo on ne sur vous place. offre pas ces démos soyez suspicieux. Consultez les villes les utilisants

6 Le choix du fournisseur (suite) Comment choisir VS ses besoins (voir loin, mais pas trop!!!) passé (inscription, salle avec délais sous plusieurs options pour le client) actuel (en ligne, instantané, diriger et restreindre le client) futur et tendances (mobile, tablettes (client et personnel) centres sportifs, participation libre et variable, location des services, etc.) soutien informatique interne ou externe (la base de données : hébergé (cloud) ou non hébergé (interne)).

7 Le choix du fournisseur (suite) Outil d'analyse (préparez-vous!!!) : pas des spécialistes de produit, mais expert de votre domaine (loisirs) et de votre clientèle grille d'analyse adaptée aux besoins et tendances (services : en ligne, financier, location (salle, matériel, équipement), vente, suivi de travaux, contrôle d'accès, soutien OBNL) deux façons de voir les choses module intégré (petit - gros fournisseur) module séparé (petit - gros fournisseur).

8 Le choix du fournisseur (suite) Mise en garde : ce que le produit promet ce que le produit peut vraiment faire ce que le produit peut adapter ce que vous devrez adapter à votre façon de faire et exiger à vos citoyens (il faudra vous aussi changer des choses et parfois faire avec )

9 Le choix du fournisseur (suite) Achat et appels d'offre grilles d'analyses expérience du fournisseur adaptabilité du fournisseur.

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13 Implantation du logiciel Modèle de gestion et plan de tâches : (pénible mais capital) Décideurs Coordonnateurs Réalisateurs Ne soyez pas tout ça à la fois.

14 Implantation du logiciel (suite) Équipe de soutien (ne soyez pas seul organigramme) : élus (besoin du citoyen a un prix = pas une entreprise rentable) direction (décision = assumer aussi coût récurent) loisirs (implication dans l'identification des besoins (dès le départ), libérez des ressources ou engagez, ouverture aux changements) technologie de l'information et/ou fournisseur (partenaire+++) communications (dites ce que vous faites et vers ou vous allez si vous voulez qu on vous suive) finances (services en ligne (crédit, débit), dépôt, remboursements).

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16 Implantation du logiciel (suite) Communication aux citoyens et aux intervenants internes : la préparation au changement (ça s'en vient!!!, avantages, résistance, impatience) l'information régulière (communication) aspects stratégiques (éduquer, restreindre les choix, ne pas reculer) le droit à l'erreur (temporairement).

17 Implantation du logiciel (suite) Que fait-on des OBNL? donner le service en ligne les supporter dans un choix d outils en ligne les référer à leurs fédérations et associations cumuler leurs données, demandes et besoins.

18 Implantation du logiciel (suite) C'est jamais fini (le fameux tordeur!!!) améliorations changements de version adaptation à vos besoins nouveaux besoins.

19 Questions

20 Conclusion Le choix du fournisseur Approche des fournisseurs Comment choisir VS ses besoins Outil d'analyse (préparez-vous!!!) Achat et appels d'offre.

21 Conclusion L implantation Modèle de gestion et plan de tâches Équipe de soutien Communication aux citoyens et aux intervenants internes Que fait-on des OBNL? C'est jamais fini (le fameux tordeur!!!).

22 Saint-Sauveur, du 9 au 11 octobre 2013 Merci

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