Qui gère quoi? Salles de réunion et installations de conférence Conseils pratiques Organiser

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1 Organisation des Nations Unies pour l éducation, la science et la culture Organiser une conférence, une réunion, une exposition ou un événement culturel à l UNESCO édition 2012 Informations pour les délégations permanentes

2 Les conférences, réunions, expositions et événements culturels organisés dans les locaux de l UNESCO doivent tous être de bonne qualité et conformes aux objectifs et programmes de l UNESCO. Ils ne doivent pas nuire à l image ou à la réputation de l Organisation ni être contraires à l esprit de compréhension et de coopération internationales. Ce qu il faut savoir quand on envisage d organiser une conférence ou un événement culturel à l UNESCO 1 Dépôt de la proposition Au moins 6 mois avant la date prévue pour une réunion, une conférence ou un événement culturel, ou 18 mois avant une exposition, présenter une proposition écrite détaillée au service compétent (voir Qui gère quoi?). La proposition écrite doit comporter les éléments suivants : But et portée de l événement et pertinence de celui-ci par rapport au programme de l UNESCO Dates et durée proposées 1 Programme/calendrier Nombre probable de participants Personnalités invitées/orateurs prévus Partenaires et sponsors Nombre de salles et/ou espace demandé Besoins en matériel et en personnel (notamment, besoins d interprétation simultanée, de matériel audiovisuel, de matériel d exposition, sécurité, etc.) de façon que puissent être alloués la ou les salles de réunion et/ou espaces d exposition, bureaux, etc., les plus appropriés si l événement est approuvé Pour les expositions, il convient également de fournir des informations sur l agencement, la conception et le contenu, ainsi qu un dossier contenant toutes les œuvres, illustrations, photographies, textes et légendes et plans d exposition et de circulation, au format électronique Pour les films/documentaires : au moins deux mois avant l événement, fournir une copie du film pour que celui-ci puisse être visionné et approuvé Éléments essentiels (résumé, visuels en haute définition et coordonnées des personnes à contacter) dont l UNESCO a besoin pour ses outils de communication auprès du public (écrans d affichage/calendrier des manifestations culturelles/ pages Web consacrées aux événements) Les invitations et autres supports de communication (affiches, annonces, rappels, etc.) doivent être soumis à l équipe chargée des manifestations spéciales afin que celle-ci s assure qu ils sont conformes aux normes rédactionnelles et protocolaires de l Organisation Veuillez noter que des expositions ou événements peuvent ne pas être autorisés s il est estimé qu ils risquent d offenser des États membres, de nuire à l image ou à la réputation de l Organisation, d être contraires à l esprit de compréhension et de coopération internationales, ou si les informations n ont pas été fournies dans les délais. 2 Réservation de l espace Si votre proposition est acceptée et si l espace que vous avez demandé est disponible aux dates proposées, vous en recevrez confirmation par écrit. Si des problèmes se posent en matière de disponibilité d espace ou de dates, notre équipe ne manquera pas de rechercher un autre espace et/ou d autres dates en consultation avec vous. Aucune réservation ne sera faite pour des organisateurs qui n auront pas réglé d éventuels arriérés de loyer. 1. Les événements ne peuvent pas durer plus de deux semaines. Les expositions doivent durer au moins cinq jours ouvrables.

3 3 Coordination technique Un coordonnateur technique prendra contact avec vous pour vous aider à préciser vos besoins en matériel et personnel. Pour les événements importants qui nécessitent une grande salle de réunion ou plusieurs (salles I, II, IV, IX, XI, XII, XIII), une réunion de coordination technique sera éventuellement organisée avec vous et toutes les unités concernées. Pour les événements de moindre ampleur, les détails peuvent être mis au point par ou au téléphone. Pour les expositions, le coordonnateur technique définira les besoins spécifiques et examinera avec vous, au cas par cas, les aspects particuliers en matière d assurances, de douanes, etc. Si vous avez demandé une interprétation, un membre du service d interprétation de MSS/CLD sera à votre disposition pour préciser vos besoins. 4 Devis et contrats Dès que les besoins en matériel et en personnel auront été précisés, un devis sera établi. Au moins un mois avant l événement, vous recevrez un contrat chiffré à signer et régler. Ce contrat devra être renvoyé dans les huit jours avec l intégralité du versement en euros ou dollars des États-Unis. Le Secrétariat exige le paiement à l avance afin de pouvoir recruter l assistance temporaire nécessaire à l organisation de votre événement. En cas de dépenses supplémentaires au cours de l événement (par exemple, les heures supplémentaires après 17 h 30 ou pendant le week-end sont facturées 50 % plus cher), une facture rectifiée sera envoyée après l événement. 5 Ce que vous aurez à payer Coûts fixes Coût des salles de réunion et/ou espaces d exposition : les frais imputés aux délégations permanentes sont facturés à des taux préférentiels approuvés par le Comité du Siège et basés sur le principe de recouvrement des coûts réels. Pour obtenir les derniers taux en vigueur, prière de consulter ou d écrire à Le coût afférent au personnel requis pour assurer le service de votre événement (par exemple, agents de sécurité surnuméraires, personnel de salle, personnel d accueil, techniciens), ainsi que tous les coûts afférents à des heures supplémentaires effectuées par du personnel permanent ou surnuméraire. Coûts facultatifs Interprétation : pour obtenir un devis, adressez votre demande le plus tôt possible à Matériel technique (par exemple, matériel audiovisuel) : pour obtenir les tarifs actualisés, prière de consulter ou de contacter Visibilité et participation : publicité, relations publiques, matériel de promotion, invitations (voir section 6). Services de restauration, réceptions : les Services de restauration de l UNESCO établissent et proposent des devis sur demande, sous réserve de l absence d arriérés de paiement concernant de précédents événements ou locations. Contact : Service de restauration de l UNESCO

4 6 Maximiser la visibilité et la participation Publicité et relations publiques : ERI/DPI annoncera votre événement sur tous les sites de communication interne (calendrier des événements, UNESCOMMUNICATION, écrans d information) et en utilisant des listes d adresses électroniques de sa base de données. Contact : Mme Fabienne Kouadio, Des services supplémentaires de relations avec le public ou la presse peuvent être convenus sur demande et adaptés à vos besoins et à votre budget. Contact : Mme Phung Tran, Pour les événements organisés en partenariat avec l UNESCO : MSS/CLD peut concevoir et imprimer vos invitations, brochures, dépliants et affiches, étant entendu que la maquette et l impression seront à votre charge. Prière de présenter votre demande écrite à M. Rudi Swinnen, Chef de la Section des documents (MSS/CLD/D) : Notez toutefois que toutes les invitations à des événements organisés en partenariat avec l UNESCO doivent être visées par les services compétents (ERI et ODG). Utilisation du logo de l UNESCO : L utilisation du logo de l UNESCO est soumise à des règles spécifiques. Les délégations permanentes doivent présenter à la Directrice générale une demande d autorisation d utiliser le logo de l UNESCO à des fins non commerciales, sachant que cette utilisation doit toujours être en rapport étroit avec leur nom et, s ils le souhaitent, avec leur propre logo. ERI/ DPI peut aider à élaborer des fichiers électroniques avec les logos appropriés. Contact : Prière de noter que les délégations permanentes ne sont pas habilitées à autoriser d autres parties à utiliser, sous quelque forme que ce soit, le nom, l acronyme, le logo et/ou des noms de domaine Internet de l UNESCO. Accès aux locaux Pour accéder aux locaux où se tient l événement, les visiteurs devront obtenir un badge fourni par l UNESCO ou être munis d une invitation envoyée par l organisateur en consultation avec la Section de la sécurité et de la sûreté de l UNESCO (la liste des participants doit être fournie à l avance). L entrée sur place sera soumise aux procédures de sécurité et de détection de l UNESCO.

5 Qui gère quoi? Salles de réunion et installations de conférence Section des services de conférences, Division des conférences, des langues et des documents (MSS/CLD/C) Chef de Section : poste vacant Réunions et conférences : Administratrice de conférences M me Gilane Elgewely, Planification et contrats M me Rabiha Harkous, M me Giuliana Fasano, Interprétation : Interprètes M me Eve Boutilie, M me Maria-Eladia Aguilera, Planification et contrats M me Patricia Menendez, M me Kerstin Koch, Espaces d exposition et événements culturels Section des relations publiques et des manifestations culturelles, Division de l information du public (ERI/DPI/PCE) Chef de Section : M me Armelle Arrou, Coordonateur des expositions M. Carlos Gangoso, Planification M me Silvia Capezzali, Contrats M me Patricia Diomande, Que se passe-t-il si vous devez annuler l événement? Vous avez le droit d annuler une réservation confirmée ou un contrat de location jusqu à un mois avant l événement. Si le contrat est annulé moins d un mois avant l événement, vous serez tenu de rembourser les frais déjà engagés (par exemple, les contrats signés avec les interprètes ou avec les sociétés de location de matériel), outre les frais de location. Si l Organisation est obligée d annuler un contrat de location, les arrhes versées sont intégralement remboursées. L UNESCO est-elle tenue d assurer l événement? L UNESCO ne peut être tenue responsable de la dégradation, de la perte ou du vol de matériel ou d objets apportés dans les locaux. Les organisateurs sont donc tenus de souscrire une assurance spéciale pour couvrir ces risques. Cette assurance doit couvrir les accidents survenus au personnel et aux invités, le vol, la dégradation des locaux, y compris tous les frais qu entraînerait la détérioration des sols, plafonds, murs, cloisons ou de l ameublement et du matériel mis à disposition par l Organisation. Dans le cas des expositions, les œuvres doivent bénéficier d une couverture «clou à clou». L UNESCO ne saurait être tenue responsable de la dégradation des œuvres, ni des dommages corporels qui pourraient survenir du fait de l organisation de l exposition dans l espace mis à disposition. L ensemble des responsabilités et obligations sont spécifiées dans le contrat d assurance.

6 Conseils pratiques Pour réduire les coûts Respectez les plages horaires réservées pour votre événement pour éviter les dépenses de personnel supplémentaires Si possible, organisez les répétitions le jour de l événement Évitez les locations de week-end, pour lesquelles les coûts sont majorés de 50 % Si vous demandez des services d interprétation, réservez tôt pour éviter indemnités journalières de subsistance et frais de voyage ; le nombre d interprètes sur le marché parisien est relativement restreint, en particulier pour certaines combinaisons linguistiques Pour obtenir une assurance Obtenir le type d assurance qui convient. Elle doit prendre effet aux dates prévues, en tenant compte des dates d installation Si vous utilisez de la musique enregistrée, veillez à payer les droits d auteur aux organes de gestion des droits d auteur compétents Souvenez-vous Si possible, réservez un an à l avance pour les expositions et anniversaires importants (journées mondiales, etc.) Ne prévoyez pas d activités commerciales ou financières Choisissez des partenaires dont l image et les activités ne terniront pas votre réputation ni celle de l UNESCO Votre événement devra se terminer avant minuit pour réduire les nuisances sonores et éviter les plaintes Informez l équipe ERI/DPI/PCE chargée des relations avec la presse et le public au moins trois mois à l avance si vous voulez toucher le grand public Obtenez le consentement de l UNESCO pour tout patronage ou pour l utilisation de son nom ou logo dans des activités extérieures d information et de promotion ainsi que sur les cartons d invitation Respectez le caractère intergouvernemental de l Organisation, son universalité et ses États membres UNESCO 7, place de Fontenoy Paris 07 SP France MSS/2012/WS/3

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