Recueil des Fiches Utilisateurs de «SharePoint»

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1 Recueil des s s de «SharePoint» Ce document regroupe les fiches utilisateurs décrivant la navigation et l utilisation de l application SharePoint. (Référence DSI-DT-Sharepoint-1-4 Mai 2015)

2 SOMMAIRE Accéder à une application : page 4 Naviguer dans ses documents : page 5 Tri et Filtre de colonnes : Page 6 Ajouter un document : Page 8 Changer les propriétés d un document ou d un dossier : Page 9 Créer un nouveau dossier : Page 12 Renommer un document : Page 13 Afficher l historique d un document : Page 14 Supprimer un document ou un dossier : Page 16 Modifier l affichage : page 17 Exporter vers une liste Excel : page 20 Ouvrir une bibliothèque en mode explorateur de fichiers : Page 22 Se connecter via Outlook : page 23 Programmer une alerte sur un fichier : page 26 Suivi des listes d affichage via RSS: Page 28 Prise en charge du navigateur dans SharePoint: Page 28 Remarques générales: page 31 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante : page 34 Moteur de recherche : page 41 3

3 ACCEDER A UNE APPLICATION SHAREPOINT Accès via le lien qui vous est donné; Ex: https://spf.upmc.fr/test/rsst Login précédé de admp6\ (ex : adpm6\dupont) Et mot de passe sont demandés : LOGIN MOT DE PASSE Les navigateurs Mozilla Firefox et Microsoft Internet Explorer sont recommandés 4

4 NAVIGUER DANS SES DOCUMENTS Barres d outils accessibles via les onglets Accès aux paramètres du site Zone des fonctionnalités du site 5

5 TRI ET FILTRES DE COLONNE (NOM,MODIFIE,TITRE ) (1/2) Le pointeur de la souris placé en haut de la colonne fait apparaître une zone de couleur avec sur sa droite un triangle inversé donnant accès à un menu contextuel : Un clic sur le nom de la colonne effectue automatiquement un tri par ordre croissant ou décroissant. 6

6 TRI ET FILTRES DE COLONNE (NOM,MODIFIE,TITRE ) (2/2) Le pointeur de la souris placé en haut de la colonne fait apparaître une zone de couleur avec sur sa droite un triangle inversé donnant accès à un menu contextuel : Un clic sur une des valeurs proposés permettra une sélection automatique de tous les documents ayant cette valeur. Il est possible de combiner plusieurs valeurs et différentes colonnes. 7

7 AJOUTER UN DOCUMENT Cliquer sur nouveau document pour faire apparaître la fenêtre «Parcourir» de vos répertoires et sélectionner le fichier retenu. 8

8 CHANGER LES PROPRIETES D UN DOCUMENT OU D UN DOSSIER 1/ : Cliquer sur les 2: Cliquer sur les 3: Cliquer sur «Modifier les propriétés» 9

9 CHANGER LES PROPRIETES D UN DOCUMENT OU D UN DOSSIER 2/3 Autre possibilité: 4: A partir du bandeau, dans l onglet «FICHIERS» sélectionner «Modifier les propriétés» 10

10 CHANGER LES PROPRIETES D UN DOCUMENT OU D UN DOSSIER 3/3 L astérisque indique l obligation de renseignement pour pouvoir enregistrer. 11

11 CRÉER UN NOUVEAU DOSSIER Ouvrir le menu FICHIERS puis cliquer sur nouveau dossier Saisir le nom voulu et enregistrer 12

12 RENOMMER UN DOCUMENT ATTENTION : Modifier de préférence la rubrique «Titre». En effet, changer le nom du fichier revient à désactiver tout lien URL éventuel déjà utilisé vers ce fichier. A n utiliser qu en cas de réel besoin 13

13 AFFICHER L HISTORIQUE DES DOCUMENTS 1/2 Si l option a été activée à la création de la bibliothèque de fichiers, SharePoint enregistre automatiquement toute modification de fichier ou de propriétés. 14

14 AFFICHER L HISTORIQUE DES DOCUMENTS 2/2 15

15 SUPPRIMER UN DOCUMENT OU UN DOSSIER Clic sur les à droite du nom du document ou dossier à supprimer puis à nouveau sur les de la fiche puis sur supprimer. 16

16 CHANGER L AFFICHAGE 1/3 Il est possible d accéder à d autres modes d affichage que celui présenté par défaut. Pour cela utiliser les outils de l onglet «Bibliothèque». Différents modes sont proposés dont le mode Feuille de données qui affiche les éléments dans un format «Feuille de calcul modifiable». 17

17 CHANGER L AFFICHAGE (2/3) Il est également possible de changer d affichage à partir de l onglet «BIBLIOTHEQUE» et en sélectionnant l icône «Modification rapide» 18

18 CHANGER L AFFICHAGE (3/3) Illustration du mode «Feuille de données» : 19

19 EXPORTER UNE LISTE VERS EXCEL (1/2) A partir de l onglet «BIBLIOTHEQUE» et en sélectionnant l icône «Exporter vers Excel», Vous obtenez une première fenêtre: Cliquez sur 20

20 EXPORTER UNE LISTE VERS EXCEL (2/2) L application Excel s ouvre et vous devez Saisir votre nom d utilisateur «SharePoint Et votre mot de passe. Une feuille Excel apparait reprenant les entêtes et les éléments de la liste. 21

21 OUVRIR UNE BIBLIOTHEQUE EN MODE EXPLORATEUR DE FICHIERS 22

22 SE CONNECTER VIA OUTLOOK 1/2 Dans l onglet «Bibliothèque», cliquer sur l icône «Se connecter à Outlook». La fenêtre suivante apparait: Cliquer sur «Oui» 23

23 SE CONNECTER VIA OUTLOOK 2/2 Le dossier «Listes SharePoint» est ensuite créé dans Outlook ainsi que le lien correspondant à la bibliothèque sélectionnée dans SharePoint. 24

24 LES «ALERTES» 1/3 Vous pouvez aussi créer des alertes par courrier électronique pour vous prévenir en cas de changements dans les listes ou en cas d ajout d éléments. Les alertes constituent un moyen pratique de garder trace des changements. Accès au positionnement d une alerte sur une liste ou sur un élément 25

25 PROGRAMMER UNE ALERTE SUR UN FICHIER OU SUR UNE BIBLIOTHEQUE 2/3 Fenêtre de paramétrage de l alerte : 26

26 PROGRAMMER UNE ALERTE SUR UN FICHIER OU SUR UNE BIBLIOTHEQUE 3/3 Courriel d information reçu suite au paramétrage d une alerte: 27

27 SUIVI DES LISTES D AFFICHAGE VIA «RSS» 1/2 RSS est une technologie qui permet de recevoir et d afficher des mises à jour, ou flux RSS, d actualités et d informations dans un emplacement consolidé. Les listes et les affichages peuvent utiliser «RSS» afin que les membres de votre groupe puissent ainsi recevoir automatiquement les mises à jour. L accès à cette barre d outils se peut se faire sur un écran affichant une liste puis un clic sur l onglet bibliothèque. 28

28 SUIVI DES LISTES D AFFICHAGE VIA «RSS» 2/2 29

29 PRISE EN CHARGE DU NAVIGATEUR DANS SHAREPOINT SharePoint 2013 prend en charge plusieurs navigateurs Web largement utilisés, tels que : Internet Explorer 11, Internet Explorer 10, Internet Explorer 9, Internet Explorer 8 Ils sont recommandés pour une interaction validée. Google Chrome Mozilla Firefox Apple Safari. Cependant, certains navigateurs pourraient altérer ou limiter certaines fonctionnalités de SharePoint 2013 ou ne les rendre accessibles qu après exécution d une procédure spécifique. Le navigateur Opera n est pas recommandé. 30

30 REMARQUES GENERALES 1/3 - Lors de la saisie d un formulaire, toute bascule à l aide des flèches avant/arrière du menu principal correspond à la perte des données saisies. Il faut utiliser les boutons de navigation proposés. 31

31 REMARQUES GENERALES (2/3) Sous IE, pour les machines intégrées au domaine Active Directory et avec une session ouverte à partir d un compte utilisateur de ce même domaine, il est possible d indiquer à IE d utiliser les «credential» d authentification pour éviter à l utilisateur de ressaisir Login/mot de passe : Il suffit d indiquer l url, ou le générique avec «*.upmc.fr». Etape 1 Etape 3 Etape 4 Etape 2 32

32 REMARQUES GENERALES 3/3 Pour avoir le même résultat avec Firefox, il suffit de suivre les explications => Sans mettre «*.» avec Firefox. 33

33 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante. utilisateur «SharePoint» Modifier les propriétés SharePoint D un document Office depuis l application Office correspondante 34

34 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante. Lorsqu un document Microsoft Office est ouvert depuis SharePoint, il est possible d afficher et de modifier les propriétés SharePoint de ce document (ses métadonnées en ligne) directement depuis l application Office concernée : Word, Excel, PowerPoint Cette fonctionnalité est bien utile à ceux qui utilisent le mode «Ouvrir avec l Explorateur» car c est pour eux la seule façon d accéder aux méta données 35

35 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante. Ouvrir le document depuis SharePoint 36

36 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante. Si la question est posée, cliquer sur «Modifier le document» puis aller à Fichier. 37

37 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante. Ouvrir le menu propriétés et choisir «Afficher le panneau de documents» 38

38 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante. Un panneau surplombe le document et permet de consulter et modifier les méta données SharePoint de ce document 39

39 Modifier les propriétés SharePoint d un document Microsoft Office depuis l application Office correspondante. On retrouve les données des entêtes de colonnes de SharePoint 40

40 Moteur de recherche Cette fonction permet d effectuer une recherche sur tout le site 41

41 Moteur de recherche Exemple 42

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