Réduire et optimiser les coûts

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1 Daniel BOÉRI avec la collaboration d Éric Rubio Réduire et optimiser les coûts Méthodes, outils et exemples, 2012 ISBN :

2 Table des matières Remerciements Avant-propos Introduction Deux indicateurs L indicateur «point mort» L indicateur «positionnement concurrence» Deux principes Les processus L optimisation continue Chapitre 1 Une démarche globale Le diagnostic Les éléments de la boîte à outils L analyse fonctionnelle L analyse des processus et des projets L analyse des consommations et des contrats La rentabilité commerciale des produits (RCP) L externalisation Pour les achats, qui est le mieux placé pour faire quoi? L analyse fonctionnelle L analyse par processus La situation de départ Étape Étape

3 RÉDUIRE ET OPTIMISER LES COÛTS L analyse des consommations et des contrats Définir le juste besoin S attaquer à l essentiel et non à l accessoire! Analyser les conditions de consommation Analyser la demande, c est-à-dire réaliser une analyse de la valeur des consommations Optimiser le système Réduire les volumes Concentrer le nombre de références achetées Élaborer un cahier des charges Faire ou faire faire? Renégocier avec les fournisseurs Une consultation générale pour tout ce qui est nouveau ou vient d être remis en cause lors des étapes précédentes Analyser les contrats Analyser le portefeuille fournisseurs La rentabilité commerciale des produits (RCP) L analyse du portefeuille clients L analyse du catalogue produits/références Établir un tableau de bord de suivi de la réduction des coûts En guise de conclusion CE QU IL FAUT RETENIR Chapitre 2 Réduire les frais commerciaux Les activités de détail (retail) Définir un réel indicateur de productivité Identifier les enjeux : une première approche d économie à «grosses mailles» 63 Tester les pistes d amélioration de la productivité sur un point de vente Identifier les heures réelles de présence des vendeurs Déterminer le nombre minimum de vendeurs présents en même temps sur le point de vente Affiner l analyse de productivité, sur l ensemble des transactions Intégrer la charge de travail pour réaliser l ensemble des activités (autres que la vente) Tenir compte de la fréquentation du point de vente Établir un planning type et reformuler, si besoin est, les contrats du personnel Généraliser la démarche

4 TABLE DES MATIÈRES Les ventes en gros (wholesale) Le diagnostic du réseau Coût du réseau et contribution Analyser les visites : coût et nombre Analyser le portefeuille clients et les classer A, B, C, D Analyser les commandes Définir un niveau efficace d encadrement du réseau Calculer le seuil de rentabilité des vendeurs et du réseau Optimiser le réseau Optimiser l effectif de la force de vente Dimensionner le réseau L encadrement du réseau Le choix multicarte exclusif Optimiser l efficacité des tournées Réduire les frais de vie et les frais de déplacement Les frais de vie Les frais de déplacement Véhicule personnel ou véhicule d entreprise? Les économies sur la mise en concurrence des fournisseurs CE QU IL FAUT RETENIR Chapitre 3 Réduire les frais de structure Connaître le terrain : l analyse fonctionnelle Analyser le contenu du travail de chaque fonction Étape 1 Décrire le métier ou la fonction Étape 2 Identifier les relations Étapes 3 et 4 Formuler un (auto-) diagnostic et proposer des actions de progrès. 125 Identifier les interfaces du processus : reconstituer les relations entre les différentes fonctions analysées Intégrer le qualitatif : forces et faiblesses et rapport d étonnement Les outils de l écoute Évaluer la charge de travail Définir les unités d œuvre représentatives de chaque entité analysée Ramener l ensemble des volumes à la journée de travail «Faire parler» les chiffres! Faire des comparaisons

5 RÉDUIRE ET OPTIMISER LES COÛTS Identifier les axes d amélioration Identifier le processus complet : la finalité Quand doit-on s attaquer au processus? Le «top nombril» Dessiner le processus ou le circuit administratif Intégrer la technologie au métier Améliorer la productivité sur le terrain Travailler directement sur l original des documents Supprimer les doubles contrôles Utiliser les logiciels de façon optimale Travailler à «grosses mailles» Vérifier la qualité des systèmes de gestion Refondre le travail : améliorer son contenu CE QU IL FAUT RETENIR Chapitre 4 Réduire les frais généraux Préambule Identifier les natures de dépenses : définir le périmètre Analyser les processus de dépenses Analyser les consommations, les factures, mesurer, suivre Sélectionner une période d investigation Mettre en place des indicateurs Les écarts de consommation et le hors contrat A-t-on le bon contrat? Du bon usage des tarifs par les collaborateurs Remettre en cause Peut-on supprimer entièrement ou en partie certaines dépenses? Dépenses inadéquates ou sans objets Non-respect des règles et prise de risque Absence de prise en compte de l existant Relecture des contrats Peut-on assurer la même prestation autrement? Faire en interne ou externaliser? Est-ce urgent ou très urgent? Doit-on voyager et comment voyager? Le résultat compte aussi! Définir le «juste besoin»

6 TABLE DES MATIÈRES Des habitudes prises à reconsidérer Le service client jusqu où? Qualité et besoin Revisiter les pratiques Connaître les paramètres de facturation des fournisseurs, le besoin et le profil des consommations Le niveau de qualité actuel est-il nécessaire? Action sur le prix unitaire Quelques remarques sur le prix unitaire Organiser des consultations Focus sur quelques dépenses et exemples de propositions d économies Frais postaux Téléphonie mobile Fournitures de bureau Tableaux de bord et de pilotage de mise en place des économies Quelques conseils et attitudes gagnantes Connaître ce qui se passe ailleurs Aimer fouiner, fureter, traîner dans les factures! Connaître précisément les besoins, les consommations et suivre les évolutions Suivre les prestations des fournisseurs au plus près Concernant les contrats Conclusion CE QU IL FAUT RETENIR Chapitre 5 Augmenter le cash, c est économiser sur (presque) tout La structure financière est-elle équilibrée? Le nécessaire fonds de roulement finance-t-il l exploitation? Connaître le besoin prévisionnel en fonds de roulement Optimiser les composantes génératrices de besoin de financement Minimiser les stocks Accélérer les règlements des clients Organiser le circuit de facturation et préciser les conditions de paiement Éviter les causes, d origine interne, au non-paiement des clients Les clients doivent-ils payer comptant?

7 RÉDUIRE ET OPTIMISER LES COÛTS Du bon usage du crédit fournisseurs Le coût du crédit fournisseurs Impact de la relation crédit clients/crédit fournisseurs CE QU IL FAUT RETENIR ANNEXES Annexe 1 Enquête CEGOS frais généraux Annexe 1bis Définitions (Enquête CEGOS frais généraux 2007) Annexe 2 Analyse de la valeur des activités Annexe 3 Le Budget base zéro (BBZ) Annexe 4 Optimiser les structures et les coûts : une démarche participative «Opération 40 %» Annexe 5 Réduire les coûts avec la qualité totale Ouvrages de Daniel Boéri Le chapitre 4 de l ouvrage «Réduire les frais généraux», a été rédigé par Éric Rubio. 10