COMITE TECHNIQUE REUNION DU 27 MARS 2017 CABINET PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION DES RELATIONS INSTITUTIONNELLES APRES PREFIGURATION

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1 COMITE TECHNIQUE REUNION DU 27 MARS 2017 CABINET PROPOSITION D ORGANISATION DE LA DIRECTION DES RELATIONS INSTITUTIONNELLES APRES PREFIGURATION RAPPORT POUR AVIS La Direction des Relations Institutionnelles est rattachée au Cabinet du Président et bénéficie par ailleurs d un rattachement à la Direction Générale des Services, sur les champs administratifs et financiers ainsi que sur la gestion des ressources humaines. Conformément à la méthode présentée lors du comité technique du 11 juillet 2016, ce rapport présente la nouvelle Direction des Relations Institutionnelles. Il décrit les enjeux (1), la méthodologie (2) et la nouvelle organisation proposée (3). 1. Les enjeux et perspectives La vocation transversale de la Direction des Relations Institutionnelles est réaffirmée dans sa nouvelle configuration : représentations du Président, gestion du fichier institutionnel et gestion du courrier réservé en tant que direction support ou soutien, en interne et en externe. La Direction des Relations Institutionnelles a vocation à incarner l interface entre le cabinet, les services, et les usagers de la Région : partenaires extérieurs et les citoyens des Hauts-de- France au titre de la nouvelle dynamique régionale. Dans ce cadre, les enjeux de la Direction des Relations Institutionnelles sont de : contribuer à l objectif de proximité en veillant à ce que les élus puissent être présents sur l ensemble du territoire des Hauts-de-France en assurant un maillage de celui-ci, contribuer à l objectif de visibilité de l institution régionale en diffusant des informations à un public ciblé, assurer le suivi de tous les courriers à destination du Président en mettant en place et gérant les outils de suivi et de reporting en lien avec les directions thématiques et la DGS. En perspective, son rôle d accompagnement et d appui au cabinet évoluera au fil : des développements des différentes fonctions des logiciels (SUIPI, SUIPI protocole et ELISE), de la redéfinition de toutes les procédures et outils concourant à l exercice de ses missions, de la dynamique de simplification et de sécurisation du processus de subvention et de gestion des aides dans le traitement des données du fichier. 2. La méthodologie Au niveau méthodologique, la préfiguration de la Direction des Relations Institutionnelles s est articulée autour des temps suivants : 4 séminaires 4 ateliers 23 entretiens individuels 1

2 7 entretiens par service La démarche a reposé sur 2 piliers : Une démarche globale : rebondir sur la présentation des enjeux et perspectives de la direction par le Chef de cabinet, initier la réflexion sur la constitution de l organigramme intégrant la nouvelle mission d interface dans un premier temps puis la mission de gestion du courrier réservé en fin de période de préfiguration. Durant cette période, toutes les procédures ont été revues et sont encore en cours d évolution pour répondre aux attentes du cabinet et du Président. Des démarches individuelles : échanger avec les agents et les équipes afin d assurer la meilleure adéquation possible entre compétences, besoins et attentes de chaque agent. Au niveau du pilotage organisationnel : Dispositifs d animation : les dispositifs classiques de management seront remis en œuvre sur les 2 sites : CODIR avec les encadrants Réunion de service avec les agents Si la visioconférence peut être privilégiée pour des besoins d efficacité et de réactivité, Les réunions physiques seront à organiser régulièrement. Lors du séminaire intermédiaire du , une demande d informations sur l activité globale a été demandée par les agents et répond au nécessaire décloisonnement des missions. Elle s illustrera par une newsletter. Outils de reporting : à redéfinir avec l Inspection générale et le cabinet à la vue des nouvelles missions. 3. Une nouvelle organisation La configuration de la direction a profondément changé par rapport à ses anciennes composantes. Dorénavant, la Direction des Relations Institutionnelles s articulera autour des 3 missions principales suivantes: La gestion des représentations du Président L équipe dédiée : - gère toutes les invitations mails et papier reçues (y compris la billetterie culturelle et sportive) à l attention du Président : dématérialisation et enregistrement dans un logiciel dédié, transmission au cabinet pour validation, - recherche un élu selon les consignes du cabinet, - fournit le cas échéant un cadeau protocolaire, une gerbe - met en œuvre cette représentation en prenant contact avec les organisateurs pour les en informer, - initie, selon la nature de la manifestation et le financement régional octroyé, une saisine automatique des services pour fournir des éléments de langage et accompagner les élus, - assure le suivi des représentations avec une cartographie dédiée et un état des retours presse, 2

3 - génère une information hebdomadaire sur les représentations en cours et à venir et sensibilise sur les situations particulières le cabinet. L ensemble des procédures a été revue pour atteindre une plus grande fiabilité de traitement et faciliter la mise en œuvre du logiciel SUIPI. A terme le traitement se fera sur le périmètre HDF, et non plus par versant, de façon unifiée et optimisée. La direction transférera les informations utiles à la DCRP afin de s assurer de la visibilité de la Région lorsqu un financement aura été attribué à un projet pour lequel le Président reçoit une invitation. Des outils de reporting et de suivi dédiés seront mis en œuvre. Le fichier Le service fichier : - gère l ensemble des contacts des élus et personnalités régionales qui ont été déclarés à la CNIL, - s assure de leur mise à jour afin de fournir aux élus et aux services les données les plus fiables possible leur permettant d envoyer des informations par mail ou par voie postale, - contribue à la campagne annuelle des vœux. Les chantiers prioritaires sont : - la refonte totale des fichiers existant dans les 2 versants pour en créer un nouveau HDF, - le transfert de toutes ces données dans le logiciel SUIPI protocole. Le fichier HDF sera conçu avec et pour l ensemble des services. Il conviendra donc de mettre en place de nouvelles procédures en lien avec les directions pour optimiser la mise à jour des données, uniformiser la formalisation et le suivi des demandes. A la demande du cabinet, ce nouvel outil devra dorénavant, dans des conditions juridiques sécurisées, inclure l ensemble des bénéficiaires des politiques publiques de la Région. L équipe sera renforcée pour faire face à l augmentation des demandes et des données à gérer. Des outils de reporting et de suivi dédiés seront mis en œuvre. La gestion du courrier réservé. L équipe dédiée assure : - la gestion du courrier réservé à destination du Président et attribué au cabinet : suivi de l enregistrement recueil des instructions du cabinet transfert aux membres de l exécutif et aux services génération d un accusé réception systématique suivi des réponses - la rematérialisation des courriers à la signature du Président et de l exécutif : suivi des courriers instruits dans ELISE suivi des parapheurs courriers rematérialisés 3

4 - Le suivi au niveau du cabinet des parapheurs contenant des notifications et des conventions Les opportunités de gestion du courrier proposées par ELISE devront permettre de suivre les courriers entrants et sortants ayant ainsi vocation à être traités de manière plus rapide par les services tout en rematérialisant les courriers et documents à soumettre à la signature du Président. Cela implique une équipe renforcée de 6 agents, encadrée par un coordinateur, pour assurer un traitement en temps réel et la production très rapide des accusés réception et réponses simples. Cette organisation se fera en cohérence avec la désignation, dans chaque direction, d un correspondant. Des outils de reporting et de suivi dédiés seront mis en œuvre. Il est proposé d organiser la Direction des Relations Institutionnelles autour : 1. D une équipe de direction composée de : 1 directeur/rice 1 directeur/rice adjoint/e 1 secrétaire assistante 1 assistant/e de gestion 1 directeur délégué 2. D un service interface institutionnel composé de : 1 secteur suivi du courrier réservé : 1 coordinateur/rice 6 assistant/e de gestion 1 secteur gestion des représentations du Président : 1 chargé/e de mission 1 secrétaire-assistant/e 6 gestionnaires administratif/ives 3. D un service fichier composé de : 1 chef de service 1 assistant/e de gestion 5 agents de gestion 4

5 CABINET Emplois de Cabinet Total des supports existants : 15 postes 1 Chef de Cabinet (A) 1 Chef Adjoint/e de Cabinet (A) 3 Assistant/e/s de Direction (B) 1 Assistant/e/s de Mission (B) 2 Secrétaires-Assistant/es (C) 2 Chauffeur/se/s (C) 2 Agent/s d Intendance (C) 1 Directeur/rice de Cabinet (A) 1 Directeur/rice Adjoint de Cabinet (A) 2 Assistant/e/s de Direction (B) Structure Administrative Présidence / Cabinet Structure Administrative Présidence / Cabinet Total des supports existants : 16 postes Supports de postes existants: 16 poste demandé par redéploiement : 0 Dont 3 postes concernés par la Direction des services du Cabinet SECRÉTARIAT PARTICULIER DU PRÉSIDENT 1 Chef du Secrétariat particulier (A) 2 Assistant/e/s de Direction (B) SUIVI DES POLITIQUES RÉGIONALES 10 Conseiller/e/s Technique/s (A) 2 Secrétaire/s-Assistant/e/s (C) 5

6 POLE «RAYONNEMENT ET SERVICES A LA POPULATION LYCEES» CT DU 06/02/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 4 Dont 1 poste concerné par la Direction des services du Cabinet 1 DGA - Responsable de Pôle (A) 1 Directeur/trice de Projet «Coordination générale» et Délégué/e à la Gestion Administrative et Financière (A) 1 Gestionnaire Administratif/ve (B) 1 Assistant/e de Mission (B) 6

7 DIRECTION DU PROTOCOLE ET DES RELATIONS PUBLIQUES 1 Directeur/trice (A) 1 Chargé/e de mission expert/e (A) 1 Assistant/e de Direction (B) CT DU 06/02/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des supports autorisés : 18 postes Dont 14 postes concernés par la Direction des services du Cabinet 1 Secrétaire-Assistant/e (C) MANIFESTATIONS ET PROTOCOLE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER ET PROMOTION PAR L OBJET 1 Chef de Service (A) 1 Gestionnaire des Supports de promotion régionale (B) 2 gestionnaires du protocole et des manifestations (B) 1 Secrétaire Assistant/e (C) FICHIER INSTITUTIONNEL 1 Assistant/e de gestion administrative (B) 1 Agent/e de gestion (C) 1 Agent/e d accueil et de ventes (C) GESTION DES INVITATIONS DU PRESIDENT 1 Gestionnaire administratif-ive (B) 1 Chef de Service (A) 4 Agent/e/s de gestion de données (C) 7

8 SERVICE DES ASSEMBLEES ET DES MOYENS DES ELUS CT DU 06/02/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 14 Dont 5 postes concernés par la Direction des services du Cabinet 1 Directeur/trice (A) Département des assemblées Département des relations extérieurs Secrétariat des assemblées Service des commissions 5 assistant/e/s (B) 1 assistant-e d élus Pôle administratif 6 chauffeurs (C) 2 assistant-es d élus 1 assistant/e de mission (B) 1 assistant/e de gestion (B) 8

9 DIRECTION DES MOYENS LOGISTIQUES SERVICE LOGISTIQUE INSTITUTIONNELLE 1 Chef de service (A) 1 Directeur/trice (A) 1 Directeur/trice Adjoint/e (A) 1 Chargé/e de mission (A) 1 Assistant/e de direction (B) NORD PAS DE CALAIS CT DU 27/03/2017 ORGANIGRAMME SOURCE Total des postes autorisés : 75 Dont 1 poste concerné par la Direction des services du Cabinet 1 Cadre Administratif/ve (A) 1 Assistant/e Administratif/ive (B) 1 Secrétaire-Assistant/e (C) SECTEUR SERVICE INTERIEURS 1 Responsable de secteur (A) 1 Assistant/e technique «qualité nettoyage» (B) 1 Agent/e Administratif/ive (C) SERVICE TECHNIQUE ET LOGISTIQUE DE L EVENEMENTIEL 1 Chef de service (A) 3 Agent/e/s techniques (C) 1 Gestionnaire Administratif/ive (B) SECTEUR GESTION DES STOCKS 1 Responsable de secteur (A) 1 Assistant/e Administratif/ive (B) SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER 1 Chef de Service (A) SERVICE CHAUFFEURS SECTEUR TECHNIQUE DE L EVENEMENTIEL ET GESTION DU MATERIEL 1 Responsable de secteur (A) 1 Assistant/e technique (B) 10 Agent/e/s techniques (C) 1 Cadre Administratif/ive et Financier/ère (A) 1 Chef de Service ( A) 1 Coordinateur/trice du Pôle «Technique Evénementiel» (B) SECTEUR DEPLACEMENTS ET POLE REPROGRAPHIE 1 Responsable de secteur (A) 1 Gestionnaire administratif/ive (B) 2 Gestionnaires de déplacements (B) 6 Agent/e/s du parc automobile (C) BUDGET 1 Coordinateur/trice Finances et Budget (B) 1 Assistant/e Administratif/ive et Financier/e (B) 1 Coordinateur/trice Conducteur/trice/s (B) 11 Conducteur/trice/s (C) 2 Assistant/e Technique (B) 2 agent/e/s techniques (C) 1 Coordinateur/trice du Pôle «Gestion du Matériel Car Podium» (B) 2 Agent/e/s Techniques (C) 1 Gestionnaire technique reprographie (B) 1 Coordinateur/rice du Pôle «Conception Aménagement et Logistique» (B) 3 Assistant/e/s techniques (B) 3 Agent/e/s logistiques (C) 2 Agent/e/s de reprographie (C) 9

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