Guides d audit de l activité et de la construction de l offre académique d un réseau de formation continue

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1 Décembre 2011 Inspection générale de l'administration de l'éducation nationale et de la Recherche Inspection générale de l'éducation nationale Guides d audit de l activité et de la construction de l offre académique d un réseau de formation continue

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3 MINISTÈRE DE L EDUCATION NATIONALE, DE LA JEUNESSE ET DE LA VIE ASSOCIATIVE Inspection générale de l administration de l éducation nationale et de la recherche Inspection générale de l éducation nationale Guides d audit de l activité et de la construction de l offre académique d un réseau de formation continue Décembre 2011 Bernard BETANT Jean-Claude RAVAT Michel ROIGNOT Inspecteurs généraux de l administration de l éducation nationale et de la recherche Jean-Pierre COLLIGNON François LE GOFF Jean-Marie PANAZOL Inspecteurs généraux de l éducation nationale

4 Guide d audit-réseau académique de formation continue- IGEN-IGAENR-décembre

5 SOMMAIRE I. GUIDE D AUDIT DE LA POLITIQUE ACADÉMIQUE DE FORMATION CONTINUE DES ADULTES (ACTIVITÉ DE LA DAFCO ET DU GIP FCIP)...1 A. DIAGNOSTIC DE LA POLITIQUE ACADÉMIQUE DE LA FORMATION CONTINUE La politique académique, la formation tout au long de la vie et le continuum formation initiale/formation continue Une politique académique de réseau : logique coopérative ou concurrentielle Les moyens académiques Le marché de la formation continue au niveau académique...2 B. APPRÉCIER L ACTIVITÉ DE LA DAFCO...2 II. GUIDE D AUDIT DE L ACTIVITÉ DU GRETA...5 A. APPRÉCIER LA RELATION ENTRE GIP FCIP ET GRETA...5 B. ANALYSE DU MARCHÉ, SES CARACTÉRISTIQUES ET ACTIVITÉ DU GRETA...5 C. POINTS FORTS ET POINTS FAIBLES DU RÉSEAU DES GRETA PAR RAPPORT AU MARCHÉ...6 D. POSITIONNEMENT DU GRETA DANS SON ENVIRONNEMENT...6 E. CAPACITÉS ET AXES DE DÉVELOPPEMENT...7 F. DIMENSION RÉSEAU...7 G. COMMUNICATION LOCALE SUR L OFFRE DE FORMATION CONTINUE DU GRETA...7 III. GUIDE D AUDIT DE LA CONSTRUCTION DE L OFFRE DE FORMATION CONTINUE...9 A. FONCTION COMMERCIALE ET PRISE EN COMPTE DES EXIGENCES DES CLIENTS...9 B. CONCEPTION ET INGÉNIERIE...9 C. RÉALISATION DES PRESTATIONS...10 D. SUIVI ET ÉVALUATION DES PRESTATIONS...10 E. MODALITÉS D AJUSTEMENT DE L OFFRE DE FORMATION...10 Guide d audit-réseau académique de formation continue- IGEN-IGAENR-décembre

6 INTRODUCTION La carte actuelle de l'offre de formation des GRETA repose généralement sur des considérations administratives (localisation des établissements support, localisation des plateaux techniques...). Historiquement, ces implantations trouvent souvent leur origine dans l'existence de bassins d'emplois ou de bassins de vie. Appréhender aujourd'hui la carte des formations GRETA au sein d'une académie nécessite de prendre en compte plusieurs paramètres : économiques et commerciaux, clients potentiels (donneurs d'ordre et bénéficiaires) ; concurrents ; données macro économiques (locales, régionales ou nationales) susceptibles de faire évoluer la demande ; relations entre localisation, coût et prix de vente ; forces et les faiblesses du réseau des GRETA. géographiques, localisation des bénéficiaires des actions de formation (tout type) ; implantation des lieux potentiels de formation (locaux, plateaux techniques) ; implantation des concurrents. politique, objectifs des principaux bailleurs de fonds publics et privés ; objectifs assignés par la tutelle à l'appareil de formation continue académique. Trois étapes sont donc nécessaires : 1. Diagnostic de la politique académique de formation continue Diagnostic de l activité de la DAFCO, du GIP FCIP (guide d audit n 1) 2. Diagnostic de l'activité de chaque GRETA (guide d audit n 2) 3. Construction de l offre de formation (guide d audit n o 3) Guide d audit-réseau académique de formation continue- IGEN-IGAENR-décembre

7 I. GUIDE D AUDIT DE LA POLITIQUE ACADÉMIQUE DE FORMATION CONTINUE DES ADULTES (ACTIVITÉ DE LA DAFCO ET DU GIP FCIP) A. DIAGNOSTIC DE LA POLITIQUE ACADÉMIQUE DE LA FORMATION CONTINUE 1. La politique académique, la formation tout au long de la vie et le continuum formation initiale/formation continue Volet formation continue des adultes du projet académique (plan stratégique académique). La complémentarité avec la formation initiale Degré de prise en compte du volet formation continue des adultes par les différents acteurs académiques (services rectoraux, corps d inspection) Objectifs qualitatifs et quantitatifs assignés au réseau des GRETA Dimension réseau dans le plan stratégique académique Décloisonnement formation initiale/formation continue : objectifs fixés formalisés bilan des formations à publics mixtes FI/FC existantes part des formations initiales accueillant des stagiaires de la formation continue (part du chiffre d affaires) formations «modularisées» afin de faciliter l accueil de stagiaires de la formation continue, part de l activité en pourcentage du chiffre d affaires Le projet académique, le volet GRETA, Le plan stratégique académique, Bilans quantitatifs 2. Une politique académique de réseau : logique coopérative ou concurrentielle Fonctions support et missions mutualisées au niveau académique (relations avec les clients, des études, rapprochement FI/FC, formateurs partagés, des outils, autres) Animation du réseau dont contribution des CFC des GRETA Existence d une GPEEC commune dont plan de formation académique des personnels Communication interne et externe commune (charte, site internet, intranet, lettre du réseau) Existence d une démarche qualité réseau et prise en compte de la dimension réseau du label GRETA plus Guide d audit-réseau académique de formation continue- IGEN-IGAENR-décembre

8 Contrats d objectifs coordonnés des GRETA issus du plan stratégique académique Lettres de mission des CFC intégrant la dimension réseau Chart de valeurs partagées (engagements de service par exemple) 3. Les moyens académiques Potentiel technique, moyens mobilisés, existence de capacités sous-utilisées Compétence des ressources humaines, points forts, points faibles, compétences nouvelles à développer, compétences à reconvertir 4. Le marché de la formation continue au niveau académique Évolutions et perspectives de croissance par types de marchés Donneurs d'ordre locaux (Région, État, grands comptes) : pouvoir de marché (capacité à imposer ses conditions commerciales, ex : pourcentage par rapport au volume total de la formation continue dans l'académie) ; nature et qualité des relations avec le réseau des GRETA. Concurrence : part de marché ; compétences ; localisation ; rapports avec la concurrence (notamment AFPA, réseaux associatifs, CCI et organismes privés jeux d alliance ou de concurrence frontale pouvoir de marché. Chiffre d affaires académique par type de marché (public, privé) et par type de publics Données socio-économiques de la région Rapports et communications du CESER Cartographie des principaux bassins d'activité par type de marchés B. APPRÉCIER L ACTIVITÉ DE LA DAFCO Missions du DAFCO - 2 -

9 Déploiement du plan stratégique académique au niveau du réseau des GRETA Démarche de contractualisation entre l échelon académique et les GRETA Modalités et outils de pilotage d animation du réseau des GRETA Les liens avec les autres instances académiques : services du rectorat, corps d inspection existence ou non d un inspecteur formation continue et missions de ce dernier Fonctionnement des instances réglementaires Gestion des relations avec les principaux clients Participation au CPRDFP, aux observatoires de la relation emploi/formation régional et/ou de branches professionnelles Modalités de communication interne au réseau Modalités de communication externe au réseau (communication commerciale, présentation de l offre de formation conventionnée, des dates des sessions, des places disponibles en particulier pour les formations financées sur fonds publics) Production et mutualisation des ressources pédagogiques au niveau académique : organisation, rémunération, critères de choix Innovation et protocole pour le développement de produits nouveaux Prise en charge de fonctions support mutualisées : assistance juridique au réseau ; réponse aux appels d offre ; contrôle de gestion ; démarche qualité ; veilles de toute nature ; plan de formation des personnels. Organisation du suivi commercial du réseau Évaluation de l activité et des performances des CFC Certification qualité de la DAFCO, responsable qualité, démarche qualité réseau Lettre de mission du DAFCO Organigramme hiérarchique et fonctionnel de la DAFCO, Cartographie des processus (démarche qualité), Rapport du dernier audit de la DAFCO, Compte-rendu de la dernière revue de direction de la DAFCO, Bilan de la contractualisation entre l échelon académique et le réseau des GRETA, Lettre de mission des CFC en GRETA Nombre de GRETA dans l académie, typologie, justification Tableau de bord de suivi du réseau des GRETA, - 3 -

10 Effectif des conseillers en formation continue de l académie, répartition par GRETA Conseillers en formation continue en poste à la DAFCO : nombre? ancienneté à la DAFCO? missions? type d organisation (par pôle, par secteur, par axe du plan stratégique, autres)? - 4 -

11 II. GUIDE D AUDIT DE L ACTIVITÉ DU GRETA A. APPRÉCIER LA RELATION ENTRE GIP FCIP ET GRETA Statut et missions du directeur du GIP FCIP Rôle du CA du GIP FCIP, lien avec le réseau des GRETA Rôle du conseil d orientation, réunions annuelles et thèmes abordés Rôle du GIP FCIP dans l activité du réseau des GRETA : activité du CAFOC ; répartition des tâches entre DAVA et GRETA dans le processus de VAE ; relations pour l opérationnalisation de contrats avec des clients régionaux, nationaux, internationaux. Le GIP FCIP et les financements européens Arrêté de nomination et lettre de mission du directeur du GIP FCIP Organigramme hiérarchique et fonctionnel du GIP FCIP, Cartographie des processus (démarche qualité), Budget du GIP FCIP Ventilation du chiffre d affaires du GIP FCIP par activités, Rapport d activité du GIP FCIP, Procès-verbaux des conseils d administration et des conseils d orientation du GIP FCIP B. ANALYSE DU MARCHÉ, SES CARACTÉRISTIQUES ET ACTIVITÉ DU GRETA Situation du marché aux niveaux local, régional, national et européen ; part du GRETA sur les marchés local et régional (données DIRRECTE) Périmètre et composition de l offre du GRETA (filières, offre diplômante et titres, services apportés, prestations individuelles accompagnement, orientation, conseil, accompagnement VAE, autres à préciser) Degré d adéquation de l offre aux caractéristiques locales (lien entre les formations proposées et les secteurs ou les métiers en tension) Impact du label «lycées des métiers» sur l activité du GRETA Répartition du chiffre d affaires : fonds publics et fonds privés ; niveaux de formation (infra V, V, IV, III) ; type de clients (État, Pôle emploi, collectivités territoriales, entreprises, OPCA, individuels, autres) ; - 5 -

12 dispositifs issus de la loi sur la formation professionnelle (contrat de professionnalisation, DIF, autres) ; actions nationales ou internationales. Nombre d EPLE adhérents au GRETA? Nombre d EPLE actifs? Répartition du chiffre d affaires par établissement Bilan des formations avec publics différenciés Tableaux descriptifs de l activité du GRETA : C. POINTS FORTS ET POINTS FAIBLES DU RÉSEAU DES GRETA PAR RAPPORT AU MARCHÉ Analyse des forces et faiblesses du GRETA relativement au développement du marché : - cibles de développement repérées (prescripteurs, bénéficiaires, commanditaires conseil régional, conseil général, agglomérations, pays, Pôle emploi, entreprises, branches professionnelles, autres) ; - analyse et prise en compte de la concurrence ; - capacité à répondre aux besoins (ressources humaines et matérielles) ; - fidélité des clients ; - réactivité. Plan de formation des personnels, D. POSITIONNEMENT DU GRETA DANS SON ENVIRONNEMENT Ancrage territorial du GRETA : relations entre le GRETA et les principaux commanditaires du territoire, le conseil régional Appartenance à des instances d analyse des besoins, des observatoires Actions de partenariat avec d'autres acteurs locaux ou régionaux Rapprochement formalisé avec l AFPA et/ou avec le service formation continue de l université Si le GRETA est organisé avec des «antennes», quel est leur nombre? Quelles sont les activités déléguées? Quelles justifications à cette organisation? Qui est responsable de ces antennes? Quel est le lien avec la direction du GRETA? - 6 -

13 E. CAPACITÉS ET AXES DE DÉVELOPPEMENT Existence d une stratégie de développement du GRETA à court ou moyen terme Croissance interne : degré de mobilisation des plateaux techniques des EPLE adhérents Innovation : compétences mobilisables, plateaux techniques non utilisés, capacités logistiques et opérationnelles disponibles et non utilisées Mobilisation de ressources nouvelles en formateurs, amélioration des compétences des acteurs Document stratégique de développement du GRETA Programme annuel d activité du GRETA Rapport annuel d activité du GRETA F. DIMENSION RÉSEAU Concurrence avec les autres GRETA Mutualisation des compétences avec les autres GRETA Missions académiques au service de l activité du réseau Charte de valeurs partagées Contribution des CFC du GRETA à l animation du réseau Démarche qualité réseau Contrat d objectifs du GRETA issu du plan stratégique académique Procès-verbaux des réunions de direction du réseau Lettre de mission des CFC du GRETA Certification et rapport d audit qualité G. COMMUNICATION LOCALE SUR L OFFRE DE FORMATION CONTINUE DU GRETA Nature de la communication commerciale (cibles, message, support, budget) Notoriété et image - 7 -

14 Ce guide d audit s appuie sur le référentiel de bonnes pratiques BP X formation et prestation sur mesure (août 2009). Ce guide, support de la labellisation GretaPlus, est un bon outil pour évaluer le niveau de performance des GRETA au niveau de la prise en compte des attentes des clients, de l élaboration de la réponse, de la réalisation des prestations et de leur évaluation

15 III. GUIDE D AUDIT DE LA CONSTRUCTION DE L OFFRE DE FORMATION CONTINUE A. FONCTION COMMERCIALE ET PRISE EN COMPTE DES EXIGENCES DES CLIENTS Structuration et pilotage de la fonction commerciale, acteurs (niveau GRETA, niveau académique) Temps consacré à la mission commerciale (prospection, suivi et après vente) par les CFC, par d autres acteurs Répartition du portefeuille clients entre les CFC Modalités d identification des exigences des clients et prospection Système d information commerciale (fichiers clients, organisation de la veille ) Lobbying : interventions auprès des collectivités territoriales, des graands financeurs Adéquation de l offre à la stratégie académique Organigrammes hiérarchique et fonctionnel du GRETA Extraits de fichiers clients B. CONCEPTION ET INGÉNIERIE Organisation de l ingénierie de formation (procédures, acteurs, typologie de l offre - catalogue, sur mesure ) Temps consacré à l ingénierie de formation par les CFC et/ou par d autres acteurs Organisation de la réponse aux appels d offres (compétences, procédure - centralisée au niveau académique ou déconcentrée) (choix politiques et stratégiques) Coordination et formalisation des réponses (groupement solidaire, sous-traitance) Innovation, recherche et développement : conception, test, validation des actions de formation innovantes protocole de diffusion au réseau des GRETA Bilan d activité des CFC - 9 -

16 C. RÉALISATION DES PRESTATIONS Organisation de l information des clients ou des stagiaires et de leur accueil Organisation et gestion des formations (niveau local et niveau académique), lieux de mise en œuvre des actions de formation (en face à face ou à distance ; en établissement, hors établissement, chez les clients) Evaluation, capitalisation de l expérience, diffusion des bonnes pratiques Gestion du temps (disponibilité des personnels, des équipements et des locaux) Grille de répartition des frais pédagogiques, de fonctionnement, autres pour les établissements d accueil Répartition de la réalisation des prestations entre les établissements adhérents D. SUIVI ET ÉVALUATION DES PRESTATIONS Indicateurs de performance du processus (satisfaction client, rentabilité) : définition, suivi, analyse et exploitation Les étapes du suivi et de l évaluation de la formation : en amont, pendant et à l issue de la formation Documents de suivi en amont, pendant et à l issue de la formation E. MODALITÉS D AJUSTEMENT DE L OFFRE DE FORMATION Stratégie qualité du réseau des GRETA Modalités de prise en compte des évolutions économiques, sociales et réglementaires récentes dans l évolution de l offre Analyse forces / faiblesses de l offre académique Prise en compte des résultats de l analyse dans le processus de décision (propositions d adaptation de l offre académique de formation continue) Cartographie des processus (qualité) Bilan des audits qualité, des audits labellisation GretaPlus Compte rendu des revues de direction liées à la démarche qualité Nombre d entités labellisées ou certifiées (périmètre de la certification)

17 CONCLUSION Les principes généraux de construction d une offre académique dans le nouveau contexte du marché de la formation continue : 1. Définir de façon explicite une stratégie académique de formation continue (fixer des objectifs à court et moyen termes ; définir une stratégie d adaptation) 2. Mettre en place des procédures de pilotage explicites et préciser la responsabilité des acteurs 3. Mettre en place des indicateurs de performance académiques 4. Organiser la veille stratégique au niveau académique (concurrents, clients, réglementation ) 5. Définir les modalités de partenariat avec les différents acteurs, régionaux en priorité 6. Engager une procédure d adaptation permanente aux besoins du marché (organisation de la réponse, mobilisation des ressources humaines, financières et matérielles) 7. Systématiser la démarche qualité réseau 8. Mettre en place une politique académique de communication 9. Recentrer l activité des CFC sur la relation client et la commercialisation (?) 10. Rechercher les cohérences entre les différentes dimensions de l offre de formation (scolaire, continue, apprentissage)