TROUSSE D INFORMATION À L INTENTION DES ENTREPRISES D ÉCONOMIE SOCIALE Comment faire affaire avec les organismes municipaux

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1 TROUSSE D INFORMATION À L INTENTION DES ENTREPRISES D ÉCONOMIE SOCIALE Comment faire affaire avec les organismes municipaux 1

2 Ce document a été réalisé par la Direction du développement régional, rural et de l économie sociale du ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire (MAMROT). Il est publié en version électronique à l adresse suivante : Gouvernement du Québec, ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire, 2014 ISBN (PDF) Dépôt légal 2014 Bibliothèque et Archives nationales du Québec Bibliothèque et Archives Canada Tous droits réservés. La reproduction de ce document par quelque procédé que ce soit et sa traduction, même partielles, sont interdites sans l autorisation des Publications du Québec.

3 Table des matières Introduction Ce qu il faut savoir sur les marchés municipaux Trois modes de sollicitation d un contrat Attestation de Revenu Québec et autorisation de l Autorité des marchés financiers Bonnes pratiques Se faire connaître Lire les politiques de gestion contractuelle et les politiques d approvisionnement Faire le lien avec le développement durable S inscrire au fichier des fournisseurs Adhérer à Commerce solidaire Quelques témoignages Pour plus d information

4 Introduction Les entreprises d économie sociale qui souhaitent conclure des contrats d approvisionnement, de services ou même de travaux de construction avec les organismes municipaux trouveront dans cet outil plusieurs éléments d information clés pour instaurer ou consolider leurs relations d affaires avec eux. L élaboration de cette trousse d information constitue l une des actions prévues aux Initiatives pour développer l achat public auprès des entreprises collectives. Lancées en juin 2011, ces initiatives visent à instaurer un mouvement en faveur de l approvisionnement des organismes publics et municipaux en biens et en services produits par les entreprises d économie sociale. Ce qu il faut savoir sur les marchés municipaux Par «organismes municipaux», on entend : les municipalités locales et régionales de comté; les communautés métropolitaines; les sociétés de transport en commun; les centres locaux de développement; les conférences régionales des élus; les régies intermunicipales; les autres organismes pour lesquels la loi déclare expressément applicables les dispositions concernant les règles d adjudication des contrats municipaux. Les marchés municipaux sont encadrés par des normes et des obligations qui sont prescrites par les règles légales sur l adjudication des contrats 1, les politiques de gestion contractuelle, les politiques internes d approvisionnement et la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme. En fonction des montants que comporte un contrat, les lois municipales permettent aux organismes municipaux de conclure un contrat soit de gré à gré, soit après invitation d au moins deux fournisseurs, soit à la suite d un appel d offres public. Trois modes de sollicitation d un contrat 1. De gré à gré Les coopératives et les mutuelles peuvent conclure des contrats de gré à gré avec les organismes municipaux. Ces contrats ne doivent pas dépasser le montant de ,99 $, taxes incluses (voir le tableau 1) 2. Un contrat de gré à gré est une négociation directe avec un fournisseur sélectionné au préalable. Ce seuil est fixé par les lois, mais les organismes municipaux peuvent décider de se fixer un plafond inférieur à ce montant pour leurs contrats de gré à gré avec les coopératives et les mutuelles. Advenant cette situation, ils l inscriront dans leur politique d approvisionnement. 1 Deux lois principales encadrent les marchés municipaux : la Loi sur les cités et villes (LCV) et le Code municipal du Québec (CMQ). 2 Toutefois, une mutuelle municipale d assurance peut conclure des contrats d assurance de gré à gré avec les municipalités, peu importe leur montant (LCV, articles et 573.3, 2 et CMQ, articles et 938, 2 ). 4

5 Pour ce qui est des OBNL, les organismes municipaux peuvent conclure un contrat de gré à gré avec eux, peu importe la somme engagée 3. Seulement deux domaines font exception à cette règle : la gestion des matières résiduelles et les travaux de construction. En mode gré à gré, les termes du devis et les conditions d acquisition (prix, délai de livraison, etc.) sont présentés au fournisseur par le responsable des approvisionnements de l organisme municipal. Tableau 1 Modes de sollicitation selon la valeur des contrats et le type d entreprise Modes d adjudication OBNL Coopératives et mutuelles Gré à gré Appel d offres sur invitation (AOI) Peu importe le montant 4, sauf en ce qui a trait aux contrats dans le domaine de la gestion des matières résiduelles et de la construction 5 de $ à ,99 $, taxes incluses de 0 $ à ,99 $, taxes incluses de $ à ,99 $, taxes incluses Appel d offres public (AOP) $ et plus $ et plus Source : ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire 2. L appel d offres sur invitation Dans le cadre d un appel d offres sur invitation, les entreprises d économie sociale (coopératives, mutuelles, OBNL) peuvent conclure, comme c est le cas pour l entreprise privée, des contrats entraînant une dépense variant entre $ et ,99 $ 6, taxes incluses (voir le tableau 1). Un appel d offres sur invitation est effectué auprès d au moins deux fournisseurs. Ce barème s applique aux contrats d assurance, d exécution de travaux, de fourniture de matériel et de services. À noter qu un fournisseur qui n a pas reçu d invitation écrite ne peut pas soumissionner pour un projet. 3 Malgré ces possibilités offertes par les lois municipales, certaines municipalités peuvent décider de se fixer des seuils maximaux pour les contrats de gré à gré. Pour en savoir plus, les entreprises d économie sociale sont invitées à consulter la politique d approvisionnement de la municipalité avec laquelle elles souhaitent faire affaire. 4 Sauf lorsque les municipalités se sont donné des seuils inférieurs (voir le second paragraphe du point 1 «De gré à gré»). 5 Pour ce qui est de la gestion des matières résiduelles et pour le domaine de la construction, les seuils suivants s appliquent : de 0 $ à ,99 $ taxes incluses pour le gré à gré, de $ à ,99 $ taxes incluses pour l AOI et de $ et plus pour l AOP. 6 Voir l article de la LCV et l article 936 du CMQ. 5

6 3. L appel d offres public Les organismes municipaux doivent procéder par appels d offres publics pour les contrats de $ et plus (voir le tableau 1). Toutes les entreprises répondant aux critères d admissibilité ont le droit de soumissionner en réponse à un appel d offres public provenant d un organisme municipal. Ceci comprend les OBNL, les coopératives et les mutuelles. L appel d offres public est une procédure officielle d appel à la concurrence qui se caractérise par l obligation, pour un organisme public ou municipal, de publier un avis d appel d offres dans le Système électronique d appel d offres (SEAO). Pour répondre à un appel d offres public, les entreprises d économie sociale ont avantage à s abonner au SEAO et à vérifier régulièrement les nouveaux avis qui peuvent les intéresser. Pour s abonner au SEAO, il suffit de cliquer sur la section Abonnement du site. L utilisateur peut alors choisir le type d abonnement qui lui convient. La recherche dans le SEAO peut se faire par thème. Le système dispose d un service à la clientèle pouvant répondre à toutes les interrogations des fournisseurs inscrits. Le SEAO offre aussi des formations gratuites sur ses services et son fonctionnement. Les entreprises doivent se procurer les documents d appel d offres à partir du SEAO pour la présentation d une soumission. Le coût pour l obtention de ces documents peut varier. Les entreprises peuvent consulter gratuitement, et ce, jusqu à cinq fois, un document d appel d offres avant de se le procurer pour soumissionner. L avis public comporte une description sommaire du bien à acquérir, du service requis ou des travaux à exécuter, conformément à l accord ou aux accords de libéralisation des marchés correspondants 7. L avis public précise aussi le lieu où la soumission doit être déposée, l heure et la date auxquelles les soumissions devront avoir été reçues et le moment de l ouverture des soumissions. Autant pour l appel d offres sur invitation que pour l appel d offres public, selon la nature du contrat, celui-ci est accordé au candidat conforme ayant fait la soumission la plus basse ou à l entreprise ayant obtenu la meilleure note. Si une grille d évaluation des soumissions est utilisée par l organisme municipal lors de son processus d appel d offres, celui-ci le mentionnera dans les documents d appel d offres. 7 Pour en savoir plus sur les accords en vigueur, les entreprises d économie sociale sont invitées à consulter le site du Secrétariat du Conseil du trésor. 6

7 Attestation de Revenu Québec et autorisation de l Autorité des marchés financiers Depuis le 1 er janvier 2012, les entreprises du domaine de la construction qui souhaitent conclure un contrat comportant une dépense de $ et plus avec un organisme municipal doivent obtenir une attestation de conformité de l Agence du revenu du Québec 8. Depuis l entrée en vigueur de la Loi sur l intégrité en matière de contrats publics le 7 décembre 2012, les entreprises souhaitant conclure un contrat ou un sous-contrat avec un organisme public peuvent avoir à effectuer une demande d autorisation à l Autorité des marchés financiers (AMF). Pour vérifier si cette étape est nécessaire, il faut voir la section Contrats publics du site de l AMF. Certains projets de contrats de la Ville de Montréal font aussi actuellement l objet d un examen de l AMF. Par ailleurs, toute entreprise qui doit présenter une demande d autorisation à l AMF doit aussi obtenir une attestation de conformité de l Agence du revenu du Québec. Bonnes pratiques Se faire connaître Il importe que l entreprise d économie sociale se fasse connaître par les organismes municipaux. Elle devra toutefois se faire connaître en respectant la Loi sur la transparence et l éthique en matière de lobbyisme. À noter que les élus et les fonctionnaires municipaux ont aussi un code d éthique et de déontologie à respecter 9. Lire les politiques de gestion contractuelle et les politiques d approvisionnement L entreprise d économie sociale est invitée à consulter la politique de gestion contractuelle de la municipalité avec laquelle elle souhaite faire affaire. Les lois municipales obligent les municipalités à se doter d une politique de gestion contractuelle applicable à tout contrat (article de la Loi sur les cités et villes et article du Code municipal du Québec). L entreprise est aussi invitée à consulter la politique d approvisionnement de l organisme municipal avec lequel elle souhaite faire affaire. Plusieurs municipalités (par exemple, Montréal, Saint-Siméon et Deux-Montagnes) se sont dotées d une politique d approvisionnement qui valorise soit l économie sociale dans le cas de Montréal, soit l achat local dans les autres cas. Ces politiques d approvisionnement sont applicables dans le respect des accords en vigueur et visent particulièrement les contrats dont la valeur se situe sous les seuils. 8 Une attestation de Revenu Québec est un document produit par Revenu Québec qui confirme qu une entreprise répond aux conditions suivantes : elle a produit les déclarations exigées en vertu des lois fiscales québécoises, elle n a pas de compte en souffrance à l égard du ministre du Revenu du Québec, ou si elle a un compte en souffrance, elle a conclu une entente de paiement qu elle respecte, ou si elle a un compte en souffrance, le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu. Cette attestation est valide pour 90 jours. Pour se la procurer, il faut se rendre sur le site de Revenu Québec. 9 Les municipalités ont adopté un code d éthique et de déontologie pour les élus et pour les employés en vertu de la Loi sur l éthique et la déontologie en matière municipale. 7

8 Faire le lien avec le développement durable Les entreprises d économie sociale devraient démontrer que leurs activités génèrent des bénéfices sociaux souvent profitables à toute la collectivité. Les organismes municipaux soucieux de mettre en œuvre les principes du développement durable dans la gestion de leur organisation seront sensibles à ces arguments. À noter que la Stratégie gouvernementale de développement durable vise en premier lieu les ministères, organismes et entreprises du gouvernement et s appliquera éventuellement aux organismes municipaux, aux établissements d enseignement et aux établissements de santé et de services sociaux. Le ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire a mis en ligne le site qui propose aux organismes municipaux d adopter une démarche intégrée de développement durable. Ce type de démarche peut notamment comprendre la mise en place d une politique d approvisionnement responsable. L approvisionnement auprès des entreprises d économie sociale constitue un des moyens de contribuer à l atteinte des objectifs du développement durable. Lorsqu ils acquièrent des biens et services, les organismes municipaux sont invités à prendre en compte les principes du développement durable, et ce, dans le respect du cadre législatif. S inscrire au fichier des fournisseurs Certaines villes possèdent un portail ou un fichier des fournisseurs (par exemple, Montréal, Québec et Gatineau). Les entreprises d économie sociale auront avantage à s y inscrire pour proposer leurs biens et leurs services à la Ville. La Fédération québécoise des municipalités (FQM) et l Union des municipalités du Québec (UMQ) mettent également à la disposition des municipalités des fichiers de fournisseurs. Plusieurs entreprises se sont donc inscrites, moyennant certains frais, au site Marché municipal de la FQM ou à la section Fournisseurs municipaux du site de l UMQ. Adhérer à Commerce solidaire Les entreprises d économie sociale sont invitées à adhérer à Commerce solidaire. Il s agit d un OBNL ayant pour mission de soutenir la consolidation des entreprises d économie sociale et l accroissement de leur rentabilité sociale et économique, notamment par des services de commercialisation. Au cours de l automne 2014, la plateforme transactionnelle (boutique en ligne) devrait être fonctionnelle et les organismes publics et municipaux et les sociétés d État pourront effectuer des achats directement auprès des entreprises qui y sont inscrites. Les entreprises d économie sociale sont aussi invitées à s inscrire dans les répertoires dressés par les pôles régionaux d économie sociale et à être à l affût des activités de maillage entre les entreprises et les organismes publics et municipaux qui sont organisées dans les différentes régions du Québec. 8

9 Quelques témoignages En tant qu entreprise d insertion et service traiteur, notre partenariat avec les organismes gouvernementaux (commissions scolaires, municipalités de Lanaudière, etc.) nous a permis de faire reconnaître, à plus grande échelle, l importance de notre mission. Être le traiteur désigné lors d évènements organisés par les municipalités de notre région nous a permis de nous tailler une place de choix dans la communauté lanaudoise et d établir des contacts qui favorisent notre croissance. Contribuer à la communauté, c est aussi en faire partie! Buffet Accès Emploi Entreprise d insertion socioprofessionnelle et service traiteur Petites-Mains est une entreprise d insertion qui accompagne des femmes immigrantes durant leur parcours d intégration sociale et professionnelle. Nous les aidons à intégrer le marché du travail. La formation se concentre sur l apprentissage des machines à coudre industrielles. Nos participantes apprennent la confection de sacs en tous genres (épicerie, congrès, etc.), de tabliers, de t-shirts, d uniformes, de polos, d objets promotionnels, etc. Parmi nos partenaires, nous pouvons citer notamment la Ville de Montréal et l Ambulance Saint-Jean. Notre objectif est de fournir à nos clients-partenaires un travail de qualité dans un délai raisonnable tout en respectant notre mission sociale qui donne une valeur ajoutée à nos produits et services. Nos clients assument ainsi leur responsabilité sociale. Petites-Mains Entreprise d insertion socioprofessionnelle dans le secteur de la couture industrielle Pour plus d information Pour plus d information sur les marchés municipaux, les entreprises d économie sociale peuvent s adresser aux directions régionales du ministère des Affaires municipales, des Régions et de l Occupation du territoire. 9

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