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1 U N I V E R S I T E D U B U R U N D I FACULTE DES SCIENCES ECONOMIQUES ET ADMINISTRATIVES «DISCUSSION DU SYSTEME D INFORMATION COMPTABLE D UNE ENTREPRISE DES TELECOMMUNICATIONS : Cas de l ONATEL.» Par : Jean Marie GAPARAYI Sous la direction de : Richard BAMPOYE Composition du jury Président : Déo BANDEREMBAKO Membre : M.Goreth NDUWAYO Mémoire présenté et défendu publiquement en vue de l obtention du diplôme de Licence en Sciences Economiques et Administratives Option : Gestion et Administration Bujumbura, juin 2003

2 TABLE DES MATIERES Matières Pages INTRODUCTION GENERALE..1 Chapitre Un : LA PROBLEMATIQUE GENERALE I.1. L entreprise ONATEL...3 I.1.1. Aspects juridiques et organisationnels...3 I Aspects juridiques 3 I Aspects organisationnels..4 I.1.2. Aspects financiers...6 I Les éléments du patrimoine de l ONATEL.6 I Les ressources de l ONATEL...7 I Les emplois de l ONATEL..10 I Les éléments d exploitation de l ONATEL 13 I Les produits de l ONATEL.13 I Les charges de l ONATEL..14 I.1.3. Position de l ONATEL face à la concurrence...15 I Les opérateurs du secteur des télécommunications au Burundi.16 I Les tarifs des services téléphoniques..17 I La politique commerciale de l ONATEL...18 I.2. Gestion de l information comptable de l ONATEL.20 I.2.1. La fonction administrative et financière 20 I.2.2. Schéma de circulation de l information comptable de l ONATEL...24 Chapitre Deux : LA REVUE DE LITTERATURE ET CONCEPTUALISATION II.1. Discussion du concept de système d information comptable..26 II.1.1. Notion de système d information..26 II Notion de système..26 II Le concept d information...27 II.1.2. Notion de système d information comptable 29 II Fondements du système d information comptable 31 II Particularités structurelles du système d information comptable..32 II Schématisation du processus comptable 33 II.2. La comptabilité est un système d information.34 II.2.1. Définition de la comptabilité.34 II.2.2. La comptabilité, base de tout système d aide à la décision..35 II Le rôle joué par la comptabilité générale dans la gestion D une entreprise 37 II Définition de la comptabilité générale 37 II Les objectifs 37

3 II La comptabilité analytique dans le processus de prise de Décisions des managers.37 II La comptabilité budgétaire, outil de planification des activités D une entreprise.39 II.3. Les systèmes de traitement de l information 40 II.1. Le système manuel...41 II.2. Le système mécanisé.41 II.3. Les systèmes automatisés..41 Chapitre Trois : METHODES D INVESTIGATION III.0. Introduction..43 III.1. Le diagnostic du système comptable de l ONATEL...43 III.2. L enquête auprès des vendeurs de logiciels de comptabilité...44 Chapitre Quatre : DISCUSSION DU SYSTEME D INFORMATION COMPTABLE DE L ONATEL IV.1.Une note sommaire sur les systèmes comptables des organisations..45 IV.1.1. Le système classique.45 IV Le principe du système : le journal unique.45 IV Les adaptations à ce système..46 IV Les forces et faiblesses du système classique.47 IV Les forces.47 IV Les faiblesses...47 IV.1.2. Le système centralisateur...47 IV Le principe : l éclatement du journal..47 IV Les adaptations du système centralisateur..48 IV Le recours au décalque 48 IV Les autres améliorations..49 IV.2. Le système comptable de l ONATEL...49 IV.2.1. La présentation...49 IV La tenue des livres comptables IV La synthèse et la présentation des états comptables.. 50 IV.2.2. Les sous systèmes comptables fonctionnels à l ONATEL IV Les ventes, comptes clients et les encaissements IV Les achats, comptes fournisseurs et les décaissements.. 62 IV Les traitements et les salaires. 66 IV Les régularisations. 66 IV Les livres comptables. 67 IV.3. Les critiques du système d information comptable de l ONATEL. 69 IV.3.1. Les critiques par rapport aux fonctions du SIC..70 IV La tenue des livres comptables 70 IV La synthèse et la présentation des états comptables 74

4 IV. 4. Essai d amélioration du système d information comptable De l ONATEL..76 IV.4.1. La comptabilité est un domaine excellent à informatiser 77 IV.4.2. Les principes fondamentaux d une bonne informatisation.78 IV.4.3. Les avantages de l informatisation de la comptabilité 78 IV.4.4. Le choix du logiciel de comptabilité...79 IV Les progiciels de comptabilité générale 81 IV Les fonctions de base.81 IV La mise en œuvre d un logiciel comptable 82 IV L exploitation des logiciels de comptabilité..83 IV Les progiciels de paie...83 IV Les progiciels de gestion commerciale-facturation..84 CONCLUSION GENERALE.86 BIBLIOGRAPHIE..88

5 Université du Burundi Bujumbura, le 24/06/2003 Faculté des Sciences Economiques Et Administratives Section : Gestion et Administration. Résumé du mémoire intitulé : «DISCUSSION DU SYSTEME D INFORMATION COMPTABLE D UNE ENTREPRISE DES TELECOMMUNICATIONS : Cas de l ONATEL.» Pour mieux piloter une entreprise dans un environnement économique en perpétuels changements, les managers doivent disposer des informations fiables, facilement vérifiables et surtout rapides leur permettant de formuler des décisions réfléchies en ce qui concerne la croissance de leur entité. De toute une panoplie d informations dont les responsables ont besoin, les informations comptables jouent un rôle prépondérant dans la prise des décisions quotidiennes des responsables. En choisissant une discussion sur le système d information comptable de l ONATEL, nous avons voulu nous assurer si son système comptable remplissait pleinement les missions dévolues à tout système d information. Pour arriver à cette finalité, nous avons eu recours à deux hypothèses de recherche. La première hypothèse partait d un constat selon lequel le système comptable de l ONATEL accuse de beaucoup de faiblesses qui l empêchent, de ce fait, de remplir correctement sa mission. Le diagnostic du système comptable de l ONATEl posé au chapitre quatre de ce mémoire a fait apparaître, d une façon non exhaustive, les principales faiblesses qu accuse le système en place. La grande disparité entre les données fournies par les services Gestion Comptable des Abonnés et Comptabilité, en ce qui a trait à la gestion du compte client, fait que le solde annuel de ce compte n est pas connu avec exactitude. A cela s ajoute la non disponibilité immédiate des informations comptables, la mauvaise gestion de certains comptes, le manque de procédures de gestion formalisées et permettant un contrôle interne des opérations, etc. Le diagnostic nous a donc aidés à confirmer notre première hypothèse. Après confirmation de la première hypothèse, nous avons alors cherché, dans la deuxième hypothèse, à savoir si l automatisation des opérations financières de l Office pouvait éventuellement améliorer les performances du système comptable actuel. Une enquête, dont l objectif était d explorer les fonctions que les logiciels peuvent remplir dans la gestion comptable, a été menée auprès de trois sociétés opérant à Bujumbura. Nous avons conclu que ces logiciels permettent une génération automatique des écritures et des documents comptables, la sécurité des informations entrées dans le système est garantie, la rapidité d obtention des informations est garantie, en plus, les comptables disposent de plus de temps pour améliorer les informations comptables (analyse du portefeuille d activités, statistiques d activités, analyse financière, calculs de ratios, ). Mais l adoption de ces solutions automatiques passent par la mise en place des procédures de gestion qui permettent au système opérant de maîtriser les activités de l entreprise. La définition d un système d information comptable est, avant tout, une affaire des responsables qui doivent cibler les informations dont ils ont besoin avant de recourir aux solutions automatiques. Sous la direction de : Par GAPARAYI Jean-Marie. Monsieur BAMPOYE Richard.

6 Légende des pictogrammes utilisés. Pièce comptable. Exemple : Bordereau de versement. Livre comptable. Exemple : Livre de caisse. 1 Numéro de l étape dans le processus d acheminement. Jonction de documents comptables. Acheminement physique de documents. N Archivage des documents par numéro. D Archivage de documents par date. Journal comptable. Exemple : Journal des stocks.

7 1 INTRODUCTION GENERALE Aujourd hui, plus que dans le passé, les organisations en général et les entreprises en particulier, sont de plus en plus confrontées aux problèmes internes de gestion. Pour qu une entreprise arrive à survivre dans un système économique turbulent et marqué par de perpétuels changements, il faut un pilotage efficace et efficient combinant intelligence et perspicacité. Le manager qui réussit, aujourd hui est celui qui maîtrise toute la réalité de l organisation qu il pilote. Il doit pour cela disposer d énormes quantités d informations tant sur l organisation elle-même (informations internes) que sur les menaces de la concurrence externe (informations externes). Dans tout cela, les managers n ont pas la tâche facile. Pour arriver à maîtriser toutes les sphères de la vie de l entreprise, il leur faut un bon système d information leur permettant d atteindre leurs objectifs à court et long terme. La comptabilité constitue ainsi le premier système d information à être implanté dans les entreprises et a pour ambition de constituer un système cohérent d information et de communication au service de l entreprise. Elle doit permettre de fournir des informations sur l exploitation quotidienne et des synthèses périodiques sincères et donnant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat afin que cette information soit utile à l ensemble des utilisateurs de celle-ci lorsqu ils prennent leurs décisions de gestion. Nous nous intéressons ainsi dans ce travail au système d information comptable en général et au SYSTEME D INFORMATION COMPTABLE DE L ONATEL en particulier. Nous avons opté pour une entreprise en transition entre le système manuel et le système comptable automatisé afin de mieux saisir les limites du système manuel et les avantages des systèmes automatiques d actualité. Nous adressons ainsi les questions de recherche suivantes: - Le système comptable de l ONATEL est-il suffisamment élaboré pour aider réellement aux décisions quotidiennes que les gestionnaires de l entreprise doivent prendre?

8 2 - Quelles améliorations peut-on lui apporter pour qu il réponde aux impératifs de gestion efficace? Ce travail est présenté en trois chapitres: - Le premier chapitre intitulé PROBLEMATIQUE GENERALE présente l entreprise ONATEL, cas de notre étude et a pour objectif de dégager les questions de recherche. Nous étudions, dans ce chapitre, l ONATEL sous ses aspects juridico-organisationnels et surtout financier. Le secteur des télécommunications au Burundi y fait également objet de présentation sommaire. - Le second chapitre, REVUE DE LITTERATURE ET CONCEPTUALISATION, nous a aidé à formuler les hypothèses de notre recherche. Ce chapitre fournit une littérature sur la théorie des systèmes d information en général, et en particulier, le système d information comptable. - Le troisième chapitre, METHODES D INVESTIGATION donne les principales méthodes que nous avons utilisées pour vérifier nos hypothèses ainsi que les sources de données utilisées. - Le quatrième et dernier chapitre, DISCUSSION DU SYSTEME D INFORMATION COMPTABLE DE L ONATEL, constitue le cadre pratique de notre travail de recherche. Au travers du système comptable que nous décomposons en sous-systèmes opérationnels afin de mieux le diagnostiquer, nous essayons de dégager les faiblesses majeures imputables au système comptable de l ONATEL. Ce chapitre se termine par un essai d amélioration du système comptable existant, s inspirant des évolutions technologiques actuelles en matière de systèmes d information comptable. Nous y décrivons les avantages d une informatisation du système comptable de l ONATEL, les étapes à suivre pour mieux réussir ainsi que les logiciels de gestion comptable disponibles sur le marché burundais. Aux gestionnaires de l ONATEL d opérer des choix judicieux.

9 La connaissance intime de l entreprise commence par la découverte de ses chiffres» AUTEUR ANONYME. Chapitre Un : LA PROBLEMATIQUE GENERALE

10 3 I.1. L entreprise ONATEL. Avant que le Burundi n accède à son indépendance, il n y avait qu une agence des télécommunications du Burundi et du Rwanda, connue sous le sigle de l A.T.C.B.R. Une année après son indépendance, l A.T.C.B.R. fut dissoute pour donner place à un département attaché au ministère des travaux publics et communications. C est ce département qui a donné naissance à la régie des téléphones, télégrammes et aéronautiques (RTTA) laquelle n a pas duré longtemps parce que créée en 1965 au mois de mars, elle fut dissoute la même année et scindée en deux départements, celui des télécommunications et celui de l aéronautique. Après une douzaine d année, on pensa à réorganiser le département des télécommunications pour en faire un office dans le but d accroître la rentabilité de ses services. I.1.1. Aspects juridiques et organisationnels. I Aspects juridiques. L Office national des télécommunications fut créé par le décret-loi n 100/146 du 8 novembre 1979 pour une durée illimitée comme établissement public à caractère industriel et commercial. L ONATEL est doté d une personnalité morale et d une autonomie de gestion, et est régi par le code des sociétés privées et publiques. Il est attaché au ministère des transports, postes et télécommunications.(statuts de l ONATEL) Le capital social de l ONATEL est de Fbu divisé en actions de Fbu chacune et entièrement souscrit et libellé par l Etat du Burundi. L Office a pour activité principale la gestion des télécommunications c est à dire les transmissions des messages de tout genre par support matériel, fils, câble ou autre, ou par radio, dans le cadre d un service public. Les mêmes statuts précisent la mission de l ONATEL. Elle se résume dans les points suivants: - la construction et l entretien des réseaux publics,

11 4 - la construction, l entretien et le fonctionnement des autres installations lui autorisées par la loi. L ONATEL peut aussi prendre, et ceci est une nouveauté des statuts harmonisés en 1997, toute participation directe ou indirecte dans toutes les opérations présentant un intérêt quelconque pour le développement des télécommunications au Burundi. I Aspects organisationnels. Pour une seine gestion de l ONATEL, son administration est répartie entre le Conseil d Administration, le Directeur-Général, les Directeurs et les Chefs de service. Les attributions de chacun des organes principaux sont les suivantes, d après les statuts de l entreprise. On peut consulter à cet effet l organigramme en annexe à la présente étude. - Le Conseil d Administration. Un conseil d Administration constitue l autorité suprême de l organisation de l entreprise. Il décide de la politique interne de l ONATEL, supervise et contrôle ses activités selon ses objectifs. C est lui qui définit le règlement et le statut du personnel, nomme les administrateurs et met fin à leurs fonctions. Il approuve les plans pluri-annuels et annuels de l entreprise, publie les rapports annuels, bilans et autres documents comptables. Il fixe les tarifs compte tenu des conventions internationales et des accords particuliers. qui sont: Le Conseil d Administration de l ONATEL est composé de sept membres - cinq représentants de l Etat dont le Directeur-Général, - un représentant du personnel de l Office, - un représentant des consommateurs. Le mandat de ce Conseil est de 5 ans renouvelables une fois. - Le Directeur-Général. L exécution des décisions du Conseil d administration ainsi que la gestion quotidienne de l ONATEL sont confiées à un Directeur-Général assisté de trois directeurs, technique, administratif et financier, commercial et d exploitation. Ses attributions sont les suivantes:

12 5 - Il fixe les objectifs à atteindre chaque année, - Il coordonne les activités des départements administratif et financier, commercial et d exploitation ainsi que technique, - Il évalue régulièrement les activités de l entreprise, - Il préside le comité de direction qui est l organe exécutif du conseil d administration. - Le Directeur Administratif et Financier. Il est subordonné au Directeur-Général à qui il rend compte. Il organise et gère les comptabilités, établit et exécute le budget en autorisant tout engagement des dépenses. Il analyse la situation financière de l entreprise en mettant en place les plans de trésorerie, d investissements et le plan de leur financement. Il négocie et suit le tableau de remboursement des emprunts. Il participe à l élaboration des plans directeurs et plus spécifiquement en ce qui concerne les aspects financiers. Il élabore la politique de gestion du personnel. - Le Directeur commercial et d exploitation. Subordonné au Directeur-Général à qui il rend compte, il assure la gestion du service de clientèle et veille à la gestion, mise en service, au transfert, à la suppression des abonnés et de leurs équipements. C est lui qui contrôle la facturation, le recouvrement et le règlement des litiges et veille à l information du public. Il soigne ainsi les relations avec la clientèle. Il fixe les normes pour la qualité des services et veille à leur accomplissement. En collaboration avec le service de planification, il procède aux aménagements tarifaires. Il assure le suivi budgétaire de son département et participe à l élaboration des plans directeurs en ce qui concerne l établissement des besoins en service des télécommunications et le dimensionnement des réseaux. - Le Directeur technique. Relevant du Directeur-Général de l ONATEL, il a autorité sur les chefs de services centraux de son département et les chefs de services régionaux ainsi que sur les conseillers chargés des secteurs spécialisés. Il assiste le Directeur Général dans la gestion quotidienne de l Office. Il participe ainsi à la définition des politiques, stratégies et méthodes de gestion de l ONATEL. Il planifie les objectifs de qualité de services des télécommunications et les ressources matérielles et humaines nécessaires à leur réalisation, supervise leur mise en oeuvre. Il collabore

13 6 au développement du réseau des télécommunications ainsi qu à la définition des voies d acheminement. - Les chefs de service. Les directions commerciale et d exploitation, technique ainsi qu administrative et financière supervisent seize (16) services et une trentaine de sections. Nous présentons uniquement les attributions du chef de service comptabilité, un service clé dans le processus de préparation, de présentation et de diffusion de l information comptable. Le chef comptable: - il supervise les travaux de comptabilité et s occupe de la conservation des valeurs, - il exerce la fonction de payeur de l entreprise et signe conjointement avec le Directeur-Général les documents de paiement et de sortie de fonds, - il présente la situation ex-post du mouvement de trésorerie, - il établit dans les délais réglementaires les états financiers de l entreprise, - il amortit la dette de l entreprise. - il met à jour le fichier des immobilisations. - il supervise la comptabilité auxiliaire. I.1.2. Aspects financiers. I Les éléments du patrimoine de l ONATEL. La structure financière d une entreprise se révèle être en quelque sorte le panorama de ce qui est d une part l ensemble des acquis de l entreprise et d autre part les moyens de financement de l entreprise. L ensemble des acquis et des moyens de financement constituent le patrimoine de l entreprise représenté par le bilan. Le bilan est un document de synthèse qui donne la composition du patrimoine de l entreprise à la fois dans ses éléments actifs et dans ses éléments passifs. Il récapitule donc à un moment donné le total des ressources et le total des emplois.

14 7 I Les ressources de l ONATEL (Le Passif) «Par ressource, on peut entendre la raison d être, la justification économique ou si l on veut dire, l origine, la source des biens et services, créances et transferts dont peut disposer l organisation. Ces ressources peuvent provenir du système lui-même (de son activité économique) ou de son environnement.» (MEYER, J., 1962). La ressource est donc pour une entreprise, toute origine de fonds susceptibles de répondre à son besoin de financement. Parmi les ressources de l ONATEL, on distingue les Capitaux permanents et les dettes à court terme. a) Les capitaux permanents. On retrouve dans cet agrégat comptable les éléments suivants: - le capital, - le report à nouveau, - les subventions de l Etat, - les emprunts à long et moyen terme, - la caution des clients, - les provisions pour charges et pertes. b) Les dettes à court terme. Il s agit des dettes que l entreprise a contracté auprès des tiers et dont le terme est court. Le tableau suivant montre l évolution temporelle des postes du Passif de l ONATEL en Fbu:

15 8 Tableau n 1: Evolution des postes du Passif au 31/12 en Fbu Passif-Intitulé Capitaux permanents Capital Réserves légales Report à nouveau Différence de conversion Passif Subventions de l Etat Emprunts à long et moyen terme Cautions des clients Provisions pour charges et pertes Total Capitaux permanents (1) Dettes à court terme - Fournisseurs locaux Fournisseurs étrangers Personnel Organismes nationaux Etat-IPR Etat-Impôt & taxe Etat-impôt sur le résultat Contributions solidaires nation Gouvernement OTBU Prélèvements forfaitaire STT Prélèvements forfaitaire IR Organismes internationaux Administrations confrères Débiteurs et créditeurs divers Emprunts à moins d un an Provision des titres de participat PPD des créances diverses PPD des comptes financiers Chèques en circulation

16 9 - Autres versements Total DCT (2) Compte de régul.passif (3) Résultat de l exercice (4) Total Passif ( ) Source: Service Comptabilité.

17 10 I Les emplois de l ONATEL (L Actif). «Par emploi, on peut comprendre l utilisation qui a été faite des ressources dont l organisation a disposé, l état actuel, le stade auquel sont parvenus les biens et services, créances et transferts.» (MEYER, J., 1962). L emploi, pour une entreprise correspond donc à une affectation de dépenses. Dans les emplois de l ONATEL figurent: - les immobilisations, - les valeurs d exploitation, - les valeurs réalisables et disponibles. Le tableau ci-dessous montre l évolution des divers postes d actif de l ONATEL en Fbu.

18 11 Tableau n 2. Evolution des postes de l Actif de l ONATEL au 31/12 en Fbu Actif Intitulé Frais et val.immobilisées Immobilisations corporelles - Terrains Autres immo.corporelles Immo.corporelles en cours Autres valeurs immobilisées - Commande des équipements Dépôts et cautionnements Titres de participation Total des val. Immobilisées Amortissements Val.nettes des immobilisations (1) Valeurs d exploitation (VE) - Stock en magasin Provisions des VE Valeurs nettes des VE (2) Valeurs réalisables et disponibles - Fournisseurs étrangers Clients ordinaires Clients douteux Personnel Etat Organismes internationaux Administrations confrères Débiteurs et Créditeurs divers Dépôts à moins d un an Certificats de trésor Chèques impayés Mouvements de fonds Banques Caisses

19 12 - Crédocs Versements caisses intérieures Total des val.disponibles et réal Provisions Total val.nettes réalisables et disp.(3) Compte de régul. Actif Compte d attente Provisions compte d attente Val.nettes compte d attente (4) TOTAL ACTIF ( ) Source : Service Comptabilité.

20 13 I Les éléments d exploitation de l ONATEL. L exploitation de l ONATEL comprend d un côté, les produits et les charges, de l autre. I Les produits de l ONATEL. Il s agit des recettes sur les services offerts aux abonnés ainsi que d autres produits entrant dans l exploitation de l ONATEL. Le tableau suivant montre l évolution de ces produits. Tableau n 3: Evolution temporelle des produits de l ONATEL Intitulé Chiffre d affaires Travaux faits par l entreprise pour ellemême Produits divers Produits financiers Reprise sur provisions Boni sur cession d élements d actif cédés Total des produits dont Exploitation dont Hors-exploitation Source: Service comptabilité de l ONATEL Comme on peut facilement le remarquer, le chiffre d affaire est le premier résultat enregistré par l ONATEL. Il représente en moyenne 85% des produits de l Office. Sa fluctuation permet de juger de la bonne marche des affaires de l entreprise. L ONATEl offre principalement les services de téléphonie fixe, de fax, de téléx et de télégramme. Le tableau de la page suivante montre l évolution du chiffre d affaires en Fbu:

21 14 Tableau n 4: Evolution du Chiffre d affaires de l ONATEL en Fbu Intitulé Téléphone local et international Téléphone international Frais d entretien téléphone Travaux d installation Recettes sur services nouveaux Telex local et international Fax Frais d entretien telex Télégramme Taxe sur circuits directs Taxe sur radio électrique Recettes sur commutateurs de paquets Décomptes sur administrations étrangères Total Source: Service comptabilité I Les charges de l ONATEL L ONATEL enregistre des dépenses pour pouvoir assurer sa mission. Ces dépenses constituent des charges d exploitation. Le tableau ci-dessous montre l évolution de ces charges.

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