Guide du trésorier 2014

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1 Guide du trésorier 2014 GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 1

2 Bienvenue... 3 Rôles et responsabilités du trésorier... 3 Objectifs... 4 Sept étapes faciles pour gérer la campagne... 5 Étape 1 Établir un système de suivi interne... 6 Étape 2 Vérifier l information... 6 Étape 3 Préparer les enveloppes... 8 Étape 4 Déposer les fonds des événements spéciaux Étape 5 Remettre les enveloppes Étape 6 Administration du site epledge et rapports Étape 7 - La fin de la Campagne Annexe A : Exemple de lettre pour un employé en affectation Annexe B - Succursales de la Banque Scotia dans la RCN GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 2

3 BIENVENUE Le Guide du trésorier est conçu pour servir de complément à votre séance de formation des trésoriers. Pour obtenir des renseignements supplémentaires au sujet des procédures à suivre ou des rapports à préparer, communiquez avec le gestionnaire de la CCMTGC affecté à votre ministère ou organisme. RÔLES ET RESPONSABILITÉS DU TRÉSORIER Voici les principales responsabilités du trésorier dans chaque ministère : 1. Superviser et assurer le bon fonctionnement des opérations financières et administratives de la campagne au sein de son ministère. 2. Assister aux séances de formation de la CCMTGC : Séance de formation du trésorier (information détaillée sur les procédures et les étapes appropriées) Séance de préparation des enveloppes et d établissement de rapports (séance pratique) 3. Assister à la séance de débreffage de la CCMTGC. 4. Assister à toutes les réunions de l équipe principale du ministère concernant la campagne. 5. Recruter et former les membres de son équipe de campagne, dont les sous-trésoriers, les responsables de la formation, les coordonnateurs d événements spéciaux et les solliciteurs. 6. Mettre au point et gérer un processus interne de collecte de tous les formulaires de don papier, des formulaires d événements spéciaux, des dons en espèces ou par chèque. 7. Rassembler les fonds et les garder dans un lieu sûr jusqu à ce qu ils soient remis à votre gestionnaire de la CCMTGC ou au représentant délégué, dans les enveloppes du trésorier. Dans certains cas, le trésorier doit déposer les fonds recueillis dans le cadre d événements spéciaux. Il doit alors déposer tous les fonds en espèces et les chèques encaissables dans le compte de la CCMTGC RCN à la Banque Scotia. Centraide Ottawa se chargera de déposer tous les dons des employés. Remarque : Toute la saisie des données est effectuée par le donateur pour les epledge, et par Centraide Ottawa pour les dons effectués au moyen du formulaire de don papier. 8. Préparer les enveloppes du trésorier et demander à votre gestionnaire de la CCMTGC ou représentant délégué de venir les chercher. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 3

4 À noter que le nombre maximum de formulaires de don par enveloppe est de 20, pour tenir compte du poids des pièces de monnaie. 9. Veiller à ce que l information concernant les retenues à la source soit acheminée au bureau de la paie. Vérifier la date limite pour les retenues à la source auprès du bureau de la paie de votre ministère ou organisme. Vérifier la fréquence des périodes de paie. Pour les organismes fédéraux qui ne sont pas payés par l entremise de TPSGC : créer le fichier des retenues à la source de toutes provenances (EPledge et formulaires papier) et transférer le fichier électronique à l aide du protocole de transfert de fichier sécuritaire mis en place par votre ministère ou organisme. Pour les organismes fédéraux qui sont payés par l entremise de TPSGC : pour les dons faits par retenues à la source (RAD) à l aide du formulaire de don papier, acheminer tous les talons de RAD à votre bureau de la paie. Centraide Ottawa transfère l information des epledge par RAD en recourant à un protocole de transfert de fichiers sécurisé, à la suite d une entente conclue avec TPSGC 10. Préparer différents rapports sur demande : Le suivi hebdomadaire des résultats de campagne, du taux de promesses de dons, etc. Les comptes rendus au gestionnaire de campagne de la CCMTGC, au chef de campagne et à l équipe principale. OBJECTIFS Ce manuel a pour objet : de décrire les procédures financières et administratives établies à l intention des ministères et des organismes qui participent à la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada (CCMTGC); de présenter les procédures financières et administratives à suivre pour faire rapport sur les contributions au bureau de la CCMTGC. Permis et reçus Pour obtenir de l information au sujet des licences pour les événements spéciaux et de l émission de reçus, veuillez consulter le Manuel des événements spéciaux. L émission de reçus pour les dons en nature ou les dons en espèces faits dans le cadre d événements spéciaux est assujettie à des procédures spéciales. À titre de trésorier, vous devez soumettre toutes les demandes de reçus aux fins d impôt des événements spéciaux. Elles doivent accompagner le formulaire d événement spécial en question et être incluses dans l enveloppe du trésorier. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 4

5 Il y a deux formulaires distincts, que vous pouvez télécharger à partir de la Boîte à outils du trésorier, sur le site Web de la CCMTGC. Il faut s assurer d utiliser le bon formulaire : Formulaire des dons en nature : pour les dons non monétaires Demande de reçu pour événement spécial : pour les dons en espèces SEPT ÉTAPES FACILES POUR GÉRER LA CAMPAGNE 1. Établir un système de suivi interne pour les dons effectués au moyen du formulaire papier. 2. Vérifier l information consignée sur les formulaires avec de les remettre au bureau de la CCMTGC. 3. Préparer les enveloppes du trésorier. 4. S il y a lieu, préparer les bordereaux de dépôt et déposer (seulement) les fonds des événements spéciaux. 5. Remettre les enveloppes scellées à votre gestionnaire de la CCMTGC ou représentant délégué, pour tous les événements spéciaux et les dons effectués au moyen des formulaires papier. 6. Administrer le site epledge et faire rapport. 7. Dresser le bilan de la campagne. Sécurité Quiconque se voit confier des sommes d argent pendant la campagne doit en assurer en tout temps la sécurité. Les sommes d argent et les formulaires de don doivent être déposés dans un coffre-fort ou dans un classeur fermé à clé ou par combinaison dont l accès est limité au trésorier et au sous-trésorier. Il est recommandé de confier la combinaison du coffre-fort ou du classeur au service de la sécurité, et de modifier la combinaison si l on soupçonne un accès non autorisé ou encore si un employé autorisé n a plus besoin d avoir accès au coffre-fort ou au classeur. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 5

6 ÉTAPE 1 ÉTABLIR UN SYSTÈME DE SUIVI INTERNE Comme le système epledge vise les dons effectués par retenues à la source, par carte de crédit ou au moyen de PayPal, les donateurs qui désirent faire un don en espèces ou par chèque doivent utiliser le formulaire papier. Il est donc vivement recommandé de mettre sur pied un système interne pour faire un suivi sur les dons effectués au moyen du formulaire papier, afin de pouvoir tenir compte des fonds collectés avant la saisie des données par Centraide Ottawa (en sa qualité de gestionnaire de la CCMTGC). Le rapport d enveloppes recommandé à l étape 3 peut être utilisé dans le cadre de votre système de suivi interne. Pour la reddition de compte et le suivi, il est vivement recommandé d utiliser le Rapport du solliciteur en format Excel pour acheminer les dons effectués au moyen du formulaire papier et les fonds correspondants reçus des solliciteurs remis au capitaine d équipe ou sous-trésorier et ensuite au trésorier. Il est essentiel que l information et les fonds soient vérifiés à chacune des étapes. On peut télécharger le Rapport du solliciteur à partir de la Boîte à outils du solliciteur au ÉTAPE 2 VÉRIFIER L INFORMATION Tous les dons faits au moyen du formulaire de don papier doivent être vérifiés avant de les remettre au bureau de la CCMTGC pour la saisie des données. Veuillez noter que les solliciteurs et le coordonnateur de direction générale/chef d équipe devraient avoir vérifié l information des formulaires de don avant de les remettre au trésorier. Ces renseignements sont confidentiels et doivent être protégés contre tout accès non autorisé. Ne faites jamais de copies du formulaire de don (ou de la partie concernant les retenues à la source) d'un donateur pour vos dossiers. Formulaire de don Les renseignements suivants doivent être inscrits correctement sur le formulaire de dons : Prénom et initiale(s), s il y a lieu Nom de famille et forme d adresse L organisation (tous les niveaux) pour lequel l employé travaille, en reprenant la même terminologie que celle qui se trouve dans le système epledge Le donateur a distribué la totalité de son don (REMARQUE : un don minimum de 26 $ s applique à tous les autres organismes de bienfaisance enregistrés canadiens) Le montant total indiqué sur le formulaire de don doit correspondre à la somme des montants consignés dans les sections 1, 2, 3, 4 et 5. En d autres mots, le formulaire de don doit être équilibré Si le don est fait par retenues à la source, il faut s assurer que le montant de chaque désignation puisse être divisé par le nombre de périodes de paie (p. ex $/26 paies = 39 $ par paie) GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 6

7 Si le don a été fait par carte de crédit, il faut veiller à ce que le numéro de carte de crédit et la date d expiration soient lisibles, que le donateur ait signé dans la case prévue à cet effet et qu il ait indiqué clairement s il s agit d un don ponctuel ou d un don mensuel Si le don est fait au comptant ou par chèque, il faut s assurer d abord bien reçu la totalité du montant (il est recommandé de glisser l argent dans une enveloppe et de la brocher au formulaire) Mode de paiement du don : généralement, une seule case est clairement sélectionnée. Il est aussi possible de choisir plusieurs méthodes de paiement, mais le donateur doit préciser clairement quelle méthode de paiement s applique à quelle désignation Adresse complète : l Agence du revenu du Canada exige qu une adresse complète (numéro d appartement s il y a lieu, numéro et nom de la rue, ville, province et code postal) soit indiquée afin d émettre les reçus aux fins de l impôt. Ces champs doivent être remplis pour tous les dons en espèces, par chèque et par carte de crédit Signature du donateur : le donateur doit signer et dater le formulaire s il s agit d un don par retenues à la source ou par carte de crédit. Pour un don en espèces ou par chèque, la signature du donateur est facultative mais fortement recommandée Date de la transaction : veuillez inscrire la date à laquelle le donateur a rempli le formulaire Un donateur qui utilise le formulaire de don papier pour les retenues à la source doit remplir la section au bas du formulaire REMARQUE à l intention des organismes fédéraux qui utilisent le système de rémunération de TPSGC : Le trésorier doit détacher la partie inférieure du formulaire de don avant de remettre les formulaires au bureau de la CCMTGC. Vous devrez ensuite la remettre au bureau de la paie et des avantages sociaux de votre ministère. Pour les fonds recueillis dans le cadre d un événement spécial, veuillez remplir le formulaire d événements spéciaux. Ce formulaire doit être joint aux enveloppes qui sont transmises à la CCMTGC. Remarque : les formulaires d événements spéciaux doivent être dûment remplis et signés par deux employé(e)s de votre équipe. Le trésorier (ou le sous-trésorier le cas échéant) appose sa signature dans la case «approuvé par». Si les fonds recueillis dans le cadre d événements spéciaux sont remis à la CCMTGC pour dépôt, vous devrez remplir le Formulaire d événements spéciaux de la CCMTGC (voir l Annexe B, formulaire 1). Une version électronique du formulaire se trouve sur le site de la CCMTGC au Si vous déposez les fonds de vos événements spéciaux directement dans le compte de la CCMTGC, vous pouvez utiliser le formulaire Événement spécial Formulaire 2. Une version électronique du formulaire se trouve sur le site de la CCMTGC. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 7

8 Employés en affectation Un employé en affectation est une personne qui travaille au sein d un ministère ou organisme autre que le sien, et ce pendant une période donnée. Durant la campagne, il pourrait y avoir au sein de votre organisation un employé en affectation. Cette personne peut choisir la campagne de l organisation fédérale où sera désigné son don. Le don peut être comptabilisé par votre campagne d affectation ou par son organisation d origine. Ce choix ne s applique pas aux avocats de Justice Canada. Leur don est toujours comptabilisé par leur ministère d origine. Si l employé désire que son don soit comptabilisé par votre campagne et qu il choisit les retenues à la source, il peut faire un don en ligne seulement si son ministère d origine et le ministère d accueil sont tous les deux rémunérés par TPSGC. Si ce n est pas le cas, il doit utiliser le formulaire de don papier. Pour les dons faits en ligne : Un employé en affectation rémunéré par TPSGC doit fournir les données de paye de son «ministère d origine» lorsqu il fait un don. Cela sera intégré au transfert de fichier de données sécurisé à TPSGC à la fin de la campagne. Pour les dons faits à l aide du formulaire papier : Il faut détacher la section des RAS du formulaire de don. Il faut glisser le formulaire de don dans l envelopper du trésorier qui sera remise à votre gestionnaire de la CCMTGC/représentant délégué. Vous devez acheminer la section des RAS et la lettre numéro 2 au trésorier de la CCMTGC de «l organisation d origine», pour que ce dernier l achemine au bureau de la paye et des avantages sociaux. Si un employé désire que son don soit comptabilisé par la campagne de son organisation, il doit remplir un formulaire papier (ou obtenir l adresse PURL de son organisation si cette dernière utilise le système epledge, et faire un don en ligne.) Le formulaire intégral et la lettre numéro 1 doivent être acheminés au trésorier de «l organisation d origine» de l employé. Veuillez communiquer avec votre gestionnaire de la CCMTGC/représentant délégué pour obtenir les coordonnées nécessaires. Les deux lettres de trouvent à l Annexe A. ÉTAPE 3 PRÉPARER LES ENVELOPPES Avant de créer une enveloppe, vous devez rassembler tous les formulaires de don pour cette enveloppe (un maximum de 20 formulaires de don). Vous devez recueillir tout l argent comptant et les chèques correspondants de cette enveloppe. N oubliez pas de prendre en compte le poids et la quantité de pièces de monnaie que vous mettrez dans l enveloppe GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 8

9 Dans certaines circonstances, vous devrez déposer les fonds associés aux événements spéciaux (seulement). Si c est le cas, vous devez inclure le bordereau de dépôt (estampillé par la banque) dans l enveloppe. Le bordereau doit correspondre à l enveloppe en question. Il faut donc planifier les dépôts en conséquence. Veuillez vous reporter à l étape 4 pour un complément d information. REMARQUE : si vous déposez vous-même les fonds de vos événements spéciaux, vous devez les déposer dans une enveloppe distincte (qui ne contient aucun don d employé). L enveloppe ne doit contenir également que les dépôts effectués au cours d un même mois. Pour les organisations fédérales rémunérées au moyen du système de rémunération de TPSGC Il faut détacher la section des RAS de tous les formulaires de don pour les retenus à la source et l acheminer au service de la paye et des avantages sociaux de votre ministère avant la date d échéance. Voici ce que vous devez remplir sur la face extérieure de l enveloppe du trésorier. Mentionnez toutes les méthodes de paiement contenues dans l enveloppe en cochant les cases appropriées. Séparer les dons comme suit : A. (Dons des employés) B. (Retraités pour les ministères/organismes qui ont leur propre régime de pension) C. (Événements spéciaux) Remplir le devant de l enveloppe en indiquant le nombre de donateurs (colonne 1), le montant payé en comptant espèces, chèque et don ponctuel par carte de crédit - (colonne 2), le montant des retenues à la source (colonne 3), le montant des promesses de dons (dons mensuels par carte de crédit et chèques postdatés) (colonne 4) et le total des colonnes 2 à 4 (colonne 5). Il faut veiller à séparer les dons selon la valeur consignée dans chaque catégorie. Additionner ensuite les cinq colonnes dans Grand total. Remarque : À la section C Activités spéciales, le nombre de donateurs correspondra au nombre de formulaires d événements spéciaux que vous aurez glissés dans l enveloppe. Mettre les formulaires de don et les formulaires d événements spéciaux correspondants dans l enveloppe. Assurez-vous d inclure le rapport de suivi d enveloppe si votre organisation utilise une méthode de rapport selon les niveaux organisationnels. Nous pourrons alors faire en sorte que chaque donateur soit assigné au bon service organisationnel. La terminologie utilisée doit GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 9

10 correspondre à celle qu utilise epledge. Un document modèle se trouve dans la section Boîte à outils du trésorier, sur le site Web de la CCMTGC. Vous pouvez personnaliser ce document pour faciliter le suivi interne sur les dons faits au moyen de formulaires papier. Vous trouverez une version électronique de ce rapport spécimen sur le site Web de la CCMTGC au Sceller l enveloppe, signer et dater au bas de l enveloppe, et s assurer de photocopier l enveloppe. Lorsque votre gestionnaire de la CCMTGC ou votre représentant délégué vient la ramasser, demandez-lui de signer l enveloppe aussi et la copie que vous en avez faite. Démarche pour la préparation des enveloppes pour les événements spéciaux où les dons seront désignés Selon la politique du Conseil du Trésor, les sommes collectées lors des événements spéciaux ne peuvent pas être désignées. L argent collecté lors des événements spéciaux est réparti entre les Centraide locaux et PartenaireSanté. La répartition se fait en fonction du pourcentage des recettes de la campagne que chaque bénéficiaire réalise suite à la campagne de votre ministère. Certaines exceptions peuvent être faites à condition que la demande d'approbation de la désignation soit soumise avant l événement à votre gestionnaire de campagne de la CCMTGC, et que le Comité directeur de la CCMTGC ait donné son accord. Si vous avez reçu l'approbation pour que l argent collecté lors d un événement spécial soit désigné, le processus suivant doit être suivi. Les enveloppes qui contiennent les événements spéciaux désignés (formulaire et fonds) doivent être très bien identifiées. Dans la section Remarque de l'enveloppe, écrire lisiblement : «Contenu provenant d un événement spécial dont la désignation a été approuvée» Nom de l'événement (par exemple : vente de pâtisseries) Le nom du bénéficiaire désigné (par exemple : Société canadienne du cancer) ÉTAPE 4 (LE CAS ÉCHÉANT) DÉPOSER LES FONDS DES ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX Centraide Ottawa, en sa qualité de gestionnaire de la CCMTGC, est responsable de faire les dépôts liés aux dons des employés et des fonds collectés dans le cadre d événements spéciaux. Comme les sommes ainsi amassées peuvent être considérables, les trésoriers des ministères peuvent déposer ces fonds dans le compte de la CCMTGC à n importe quelle succursale de la Banque Scotia. Veuillez discuter de ce processus avec votre gestionnaire de la CCMTGC avant de faire un dépôt. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 10

11 Procédure pour déposer les fonds des événements spéciaux Endosser chaque chèque (y compris ceux qui sont postdatés) dès réception, en y apposant le timbre de dépôt «Deposit to the credit of GCWCC». Pour obtenir le timbre de dépôt, communiquez avec votre gestionnaire de la CCMTGC attitré. Inscrire également au verso de chaque chèque le numéro d enveloppe correspondant et le numéro de dépôt. Faire la somme des chèques. Veuillez utiliser le bordereau de dépôt électronique (en format Excel, voir l exemple) et y inscrire les détails de chaque chèque. Une version électronique en format Excel du bordereau de dépôt se trouve au Veuillez noter que la Banque Scotia ne vérifie pas toujours la date des chèques déposés. Ne déposez aucun chèque postdaté. Vérifier les dons en espèces contre les formulaires d événements spéciaux correspondants. Trier les dollars par coupure, rouler les pièces de monnaie (la Banque Scotia exige que les pièces de monnaie soient roulées de manière appropriée si les quantités sont suffisantes) et additionner le tout. Remplir un bordereau de dépôt de la Banque Scotia. Vous pouvez avoir plusieurs bordereaux de dépôts dans une enveloppe, mais il faut vérifier que les montants concordent (c.-à-d. que tous les montants déposés doivent correspondre au montant total de tous les chèques et espèces, sauf les chèques postdatés, qui se trouvent dans l enveloppe. De plus, les copies des bordereaux insérés dans les enveloppes doivent être estampillées par la banque. Reportez-vous à l annexe B pour la liste des succursales de la Banque Scotia dans la région de la capitale nationale. Bordereau de dépôt Il faut consigner les renseignements suivants sur chaque bordereau de dépôt : Numéro d identification du ministère ou de l organisme Un numéro de deux à trois chiffres propres à un ministère ou à un organisme; vous les trouverez à la section Aide du site de votre administrateur epledge. Numéro de l enveloppe Le numéro de l enveloppe est le numéro de fichier figurant sur l enveloppe. C est un numéro unique prédéterminé, c est-à-dire «14-x», où «x» représente une valeur numérique de 6 chiffres. Insérer les chiffres qui suivent le numéro 14- dans le champ approprié. Numéro du dépôt Chaque bordereau de dépôt est numéroté en ordre séquentiel, c est-à-dire «numéro d identification du ministère X, où «X» représente votre numéro de suivi de dépôt unique, comme par exemple 001, 002, etc. Nom de la personne qui dépose les fonds Date du dépôt GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 11

12 Lorsque vous faites un dépôt, rappelez au caissier ou à la caissière de consigner dans le système de la Banque le numéro de série figurant au bas du bordereau. ÉTAPE 5 REMETTRE LES ENVELOPPES Il importe de remettre les enveloppes complètes rapidement à votre gestionnaire de la CCMTGC ou à votre représentant délégué. Dès qu une ou plusieurs enveloppes sont prêtes, communiquez avec votre gestionnaire de la CCMTGC pour qu elles soient ramassées. Ne pas envoyer les enveloppes à Centraide Ottawa ou au bureau de la CCMTGC par service de messagerie. Certaines enveloppes peuvent contenir des dons par cartes de crédit qui doivent être traités, c est pourquoi il ne faut pas attendre à la fin de la campagne pour faire les enveloppes. RAPPEL AUX MINISTÈRES/ORGANISMES RÉMUNÉRÉS À L AIDE DU SYSTÈME DE RÉMUNÉRATION DE TPSGC Vous devez détacher la partie qui se trouve au bas du formulaire de don avant de remettre les formulaires au bureau de la CCMTGC. À titre de trésorier, vous devrez acheminer la section des RAS à votre service de la paye et des avantages sociaux avant la date d échéance. Pour que nous puissions comptabiliser correctement les sommes et éviter les retards de traitement, ne soumettez que les enveloppes répondant à tous les critères suivants. Voici une liste des documents que doit contenir chaque enveloppe. Tous les formulaires de don et d événements spéciaux. Tous les chèques et l argent comptant correspondants à des dons d employés doivent être agrafés aux formulaires de dons appropriés. Le rapport de suivi des enveloppes (optionnel mais recommandé). Si vous avez fait un dépôt pour vos événements spéciaux Inclure les formulaires d événements spéciaux et les bordereaux de dépôt correspondants. Il faut veiller à ce que le caissier estampille le bordereau de dépôt ou inclure le récépissé que vous a remis le caissier. Ces documents ne doivent pas être dans la même enveloppe que les dons des employés. Ils doivent également être groupés selon la date du dépôt l enveloppe ne doit pas contenir de bordereaux de mois différents. Les enveloppes qui ne répondent pas à tous les critères seront retournées au trésorier pour qu il apporte les corrections nécessaires. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 12

13 ÉTAPE 6 ADMINISTRATION DU SITE EPLEDGE ET RAPPORTS Le système epledge est une plateforme de dons électroniques dont peuvent se servir les donateurs pour faire des dons en ligne. C est également ici que vous, en tant que trésorier et administrateur du site, pouvez mettre tous vos rapports à jour. Les administrateurs autorisés peuvent voir immédiatement les nouveaux dons enregistrés dans le système, qui sont aussi comptabilisés dans les rapports de campagne. Ce système permet également d autoriser immédiatement les cartes de crédit, d émettre des reçus électroniques aux fins d impôt et aux donateurs, de gérer leur profil personnel. Accès des administrateurs du site au système epledge Les trésoriers des ministères seront désignés administrateurs du système epledge et auront accès au site epledge de leur ministère. Il est recommandé que tous les chefs de campagne laissent aux trésoriers le soin de préparer les rapports financiers. On peut donner des permissions d administrateurs de campagne aux chefs de campagne, qui pourront alors avoir un aperçu du déroulement de la campagne. Chaque organisation fédérale obtiendra une adresse PURL unique qui ressemblera à : uwco.ca/ccmtgc/nom de l organisation ou acronyme L accès comme administrateur du site court-circuitera le processus d enregistrement, mais assurez-vous que l information qui se trouve dans votre profil est exacte. Les administrateurs désignés auront un accès exclusif au menu suivant : 1. Progrès de la campagne Fournit un compte rendu en temps réel du déroulement de votre campagne. Les dons des employés et les événements spéciaux que traite Centraide Ottawa seront aussi enregistrés, ainsi que les totaux des enveloppes qui ont été ramassées mais dont les données n ont pas encore été saisies dans le système. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 13

14 2. Employés et transactions Permet de faire une recherche et de mettre à jour des employés, par nom ou identité d employé. 3. Rapports Permet de sélectionner quatre rapports a. Rapport détaillé Contient de l information détaillée sur les employés, les dons, les méthodes de paiement, les détails des retenues à la source, etc. Ce rapport peut être trié selon la date, le montant des dons ou l organisation (si l information du ministère a été fournie avant le lancement de votre campagne). Les rapports peuvent être en format PDF, csv (feuille de calcul) ou les deux. Retourner à la page «Rapports» pour télécharger le rapport une fois qu il est terminé. Vous pouvez créer ce rapport pour les dons faits à l aide du système epledge, de formulaires papier ou les deux. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 14

15 b. Rapport de donateurs Ce rapport vous fournira le nom et l information organisationnelle de tous les employés qui ont fait un don à l aide du système epledge. Les rapports peuvent être en format PDF, CSV ou les deux. Lorsque vous téléchargez un fichier.csv, vous pouvez l ouvrir à l aide de l application Excel. Vous pouvez alors le trier de manière à donner aux solliciteurs une liste des employés pour lesquels un suivi n est pas nécessaire. c. Bilan de campagne Contient un sommaire des dons reçus à ce jour. Les soustotaux des employés et des dons peuvent être triés par organisation. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 15

16 d. Bilan des désignations Fournit un sommaire des œuvres de bienfaisance que choisissent les employés du ministère. Ce rapport est utile à la fin de la campagne et lorsque vous donnez un compte-rendu au chef de campagne de la nouvelle équipe de l année suivante. Cliquez sur «Soumettre» pour traiter un rapport. Pour le visualiser, cliquez sur «Rapports» dans le menu de gauche. Vous y verrez une liste de rapports ; il suffit de cliquer sur le titre du rapport pour le télécharger. NOUVEAU Nous avons ajouté un champ dans lequel vous pouvez ajouter de l information pour vous aider à récupérer le rapport plus tard (p. ex., le nom de l unité organisationnelle pour laquelle vous avez dressé le rapport ou encore un rapport de chefs de file). Pour tous les rapports sous forme CSV, vous pourrez sélectionner les colonnes (champs de données) à inclure. Une explication des différentes colonnes des rapports et des conseils quant à celles qui peuvent être ignorées se trouvent à la rubrique Aide de votre page d administrateur epledge. Nous avons également créé des «rapports rapides», dans lesquels nous avons éliminé les colonnes «inutiles» (mais qui comprennent des colonnes dont votre ministère n a pas besoin). Vous pourrez effectuer un tri, mais vous ne pourrez pas sélectionner une période donnée ou certains montants. Les rapports pourront être imprimés en version PDF et CVF. Les rapports rapides se trouvent sur la page principale des Rapports (voir ci-haut). Sélectionner le bouton radio à côté du rapport que vous désirez imprimer, cliquer sur Soumettre, enregistrer les paramètres de tri et cliquer ensuite sur Soumettre. Sélectionner ensuite le format du rapport lorsqu il est prêt dans la section des Résultats de la page principale des Rapports. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 16

17 Vous pouvez toujours obtenir de l assistance technique en utilisant l adresse courriel qui se trouve dans le pied de page du système epledge ou en composant le Retenues à la source Pour toutes les organisations fédérales qui utilisent le système de rémunération de TPSGC, nous avons conclu une entente avec TPSGC dans le cadre de laquelle Centraide Ottawa lui transmettra un fichier de saisie globale à l aide d un logiciel de transfert géré de fichiers (LTGF), à la fin de la campagne. Ce fichier contiendra tous les dons faits par retenues à la source à l aide du système epledge. À titre de trésorier, vous devrez acheminer la section des RAS au service de la paye et des avantages sociaux de votre ministère pour tous les dons faits à l aide du formulaire de don papier. Les organisations fédérales qui n utilisent pas le système de rémunération de TPSGC, devront commander le Rapport des retenues à la source et sélectionner la source transactionnelle «les deux». Il doit ensuite l acheminer à son service de la paye et des avantages sociaux à l aide du protocole de transfert de fichiers sécurisé convenu, au plus tard à la date d échéance. Le système epledge contient des instructions sur la manière de commander des rapports. Assurezvous que les talons RAS sont bien remplis et annexés pour tous les formulaires que vous soumettez à la CCMTGC aux fins de saisie. ÉTAPE 7 - LA FIN DE LA CAMPAGNE Il est probable que vous receviez des dons après la fin de votre campagne. Voici les directives pour les retenues à la source, les dons en espèces et les fonds provenant d événements spéciaux, ainsi que d autres exigences liées à la fin de la campagne. Les dons Retenues à la source Pour les ministères qui utilisent le système de rémunération de TPSGC, la date limite pour les retenues à la source au moyen du système epledge est le 31 décembre Pour les dons par retenues à la source faits au moyen du formulaire de don papier, communiquez avec le bureau de la paie pour savoir quand vous devez soumettre toutes les bordereaux RAS. Habituellement, la date limite est vers la mi-novembre. Toutes les retenues à la source débuteront en janvier de l année suivante. Les dons par retenue à la source qui sont reçus après la date de clôture doivent être soumis au Bureau de la paie et avantages sociaux, avec un formulaire PWGSC-TPSGC 2517T (Formulaire de saisie de paie du personnel) ou PWGSC-TPSGC 2549 (Formulaire de saisie du personnel paie et récapitulation du temps) dûment rempli. Les retenues à la source inscrites sur ces formulaires doivent correspondre au don total pour les périodes de paie restantes de l année. Il est recommandé de confirmer les procédures applicables auprès du service de la paie et des avantages sociaux de votre ministère ou organisme. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 17

18 Dons en espèces Un reçu aux fins d impôt sera délivré l année suivante pour tous les dons en espèces, par chèque ou par carte de crédit effectués après le 31 décembre de l année de la campagne. Vous devez communiquer avec votre gestionnaire de la CCMTGC pour qu il vienne prendre le formulaire de don et les fonds correspondants, surtout pour les dons par carte de crédit. Événements spéciaux Tous les fonds collectés dans le cadre d événements spéciaux organisés après le 1 er décembre et avant le début de la campagne de l année suivante, doivent être remis à votre gestionnaire de la CCMTGC pour que Centraide Ottawa puisse les traiter et les déposer. Matériel non utilisé Une fois la campagne terminée, il est recommandé de conserver tous les bordereaux de dépôt et le timbre de dépôt. Toutes les enveloppes non utilisées doivent être retournées à votre gestionnaire de la CCMTGC. Les formulaires de don et les formulaires d événements spéciaux non utilisés doivent également être retournés. Reçus aux fins d impôt Il incombe à chaque ministère et organisme de distribuer les reçus officiels aux fins d impôt aux personnes qui ont fait des dons en espèces, par chèque ou par carte de crédit (au moyen du formulaire de don). Les reçus seront préparés par le bureau de la CCMTGC, puis envoyés au trésorier ou au chef de campagne. Un don minimum de 20 $ (espèce, chèque et carte de crédit) est requis pour qu un reçu aux fins d impôt puisse être délivré. Quant aux personnes qui ont donné par retenues à la source, le montant du don apparaîtra sur le relevé des gains et des déductions (T4), qui servira de reçu officiel. Le bureau de la CCMTGC ne participe pas à la délivrance des reçus pour les dons effectués par retenues à la source. Les reçus aux fins d impôt des dons ponctuels par carte de crédit ou par retenues à la source faits en ligne seront envoyés par courriel directement aux donateurs lorsqu ils font un don. GUIDE DU TRESORIER 2014 CAMPAGNE DE CHARITÉ EN MILIEU DE TRAVAIL DU GOUVERNEMENT DU CANADA 18

19 Annexe A : Exemple de lettre pour un employé en affectation Lettre 1 : Employé en affectation à votre ministère qui choisit de faire un don à la campagne de son ministère/organisme d origine : À : N o de téléphone : Ces donateurs ont été affectés à notre ministère, et désirent que leur don compte pour votre campagne. Je vous envoie donc leurs formulaires de don pour que vous puissiez les intégrer dans les totaux de la campagne de votre organisation. Merci, De : N o de téléphone : ************************************ To: Phone Number: These donors have been seconded to our department and wish to donate towards your campaign. Their donation should count for your campaign, therefore I am forwarding their gift form(s) to you so they can be entered under your organization s campaign totals. Thank you, From: Phone Number: 19

20 Lettre 2 : Employé en affectation à votre ministère qui choisit de faire un don dans le cadre de la campagne de votre ministère/organisme À : N o de téléphone : Ces donateurs ont été affectés à notre ministère et ont contribué à notre campagne. Ils désirent donner par retenues à la source, et pour ce faire, la portion détachable au bas de leur formulaire de don doit être acheminée à votre bureau de paie. Je vous saurais gré d acheminer dès que possible la portion détachable au bas de leur formulaire de don à votre bureau de paie. Merci, De : N o de téléphone : ************************************ To: Phone Number: These donors have been seconded to our department and have donated towards our campaign. They wish to donate through payroll deductions; therefore the detachable bottom portion of their gift form must be forwarded to your payroll office. Please forward the enclosed GCWCC detachable bottom portion of their gift form(s) to your payroll office as soon as possible. Thank you, From : Phone Number : 20

21 ANNEXE B - SUCCURSALES DE LA BANQUE SCOTIA DANS LA RCN Gatineau Gatineau - Hull 139, boul. du Plateau Gatineau QC J9A 3G Gatineau - Centre-ville 144, boul. de l'hôpital Gatineau QC J8T 7S Gatineau - Gloucester Centre 381, boul. Maloney Est Gatineau QC J8P 1E Gatineau - Hull 61, promenade du Portage Gatineau QC J8X 2J Gatineau - Les Galeries de Hull 320, boul. Saint-Joseph Gatineau QC J8Y 3Y Gatineau - Plaza Glenwood 210, chemin d'aylmer, Gatineau QC J9H 1A Local 20 Gatineau - Buckingham 526, av. de Buckingham Gatineau QC J8L 2H Ottawa Bank et Alta Vista 2714, prom. Alta Vista Ottawa ON K1V 7T Bank et 4e Avenue 828, rue C. P Station E Ottawa ON K1S 5B Bank Bank et Gloucester 186, rue Bank Ottawa ON K2P 1W Université Carleton 1231, prom. Colonel By Ottawa ON K1S 5B Carling et Kirkwood , av. Carling Ottawa ON K1Z 7L Hampton Park Plaza Carling et Parkdale 1085, av. Carling Ottawa ON K1Y 4K Carling et Woodroffe C. P Station J - Ottawa ON K2A 1R , av. Carling 118, rue Sparks C. P. 865 Ottawa ON K1P 5T Elgin et Frank 366, rue Elgin Street Ottawa ON K2P 1M Mail Herongate 1670, chemin Heron Ottawa ON K1V 0C Ottawa Est 65, rue Main Ottawa ON K1S 1B Centre-ville 119, rue Queen, 3e étage Ottawa ON K1P 6L Ottawa Sud 1145, rue Bank Ottawa ON K1S 3X Paul Anka et McCarthy 3310, ch. McCarthy Ottawa ON K1V 9S Centre commercial Pinecrest 2685, rue Iris Ottawa ON K2C 3S Preston et Norman 425, rue Preston Ottawa ON K1S 4N Rideau et William 117, rue Rideau Ottawa ON K1N 5X Mail Riverside 751, av. Ridgewood Ottawa ON K1V 6M Succ. Riverside Sud 655, ch. Earl Armstrong Ottawa ON K1V 2G Somerset et Bronson 661, rue Somerset Ouest Ottawa ON K1R 5K Centre commercial Southgate 2515, rue Bank Ottawa ON K1V 8R Vanier 211, ch, Montreal, Ottawa ON K1L 8E C. P Westboro 388, ch. Richmond Ottawa ON K2A 0E Nepean Centre Barrhaven 3701, prom. Strandherd Ottawa ON K2J 4G Bells Corners 3750, ch. Richmond Ottawa ON K2H 5B Merivale et Meadowlands 1649, ch. Merivale Ottawa ON K2G 3K Kanata Chemin Beaverbrook 2, ch. Beaverbrook Kanata ON K2K 1L Centre commercial Bridlewood 701, ch. Eagleson Kanata ON K2M 2G Kanata Town Centre 482, ch. Hazeldean Kanata ON K2L 1V Terry Fox et prom. Campeau 8111, prom. Campeau Kanata ON K2T 1B Gloucester Centre commercial Beacon Hill 2339, ch. Ogilvie Gloucester ON K1J 8M Centre commercial Gloucester 2400, prom. City Park Gloucester ON K1J 1H Orleans Chemin Innes 3888, chemin Innes Orléans ON K1W 1K

22 Place d'orléans 110, Place d'orléans Orléans ON K1C 2L Plaza Charlemagne 470, boul. Charlemagne - Orléans ON K4A 1S Unité 1 Autres succursales : 22