Apprentissage des ERP. Prélude ERP. Version 7. Manuel d utilisation. Gérard Baglin - Groupe HEC. Février Prélude 7 ERP Manuel d utilisation

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1 Apprentissage des ERP Prélude ERP Version 7 Manuel d utilisation Gérard Baglin - Groupe HEC Février 2009 Prélude 7 ERP Manuel d utilisation i

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3 Sommaire Objet et avantages de Prélude 1 La pédagogie des ERP 1 Plusieurs niveaux d utilisation 2 Des fonctions de planification étendues 4 Des besoins matériels réduits 4 Version de démonstration 4 Étendue de la licence 4 Licence étudiant 4 Les fonctions accessibles selon le niveau de licence 4 Options complémentaires 5 Installations 6 Configuration nécessaire 6 Installation sur des postes individuels 6 Installation sur les ordinateurs des étudiants 7 Installation sur un serveur de réseau local 7 Espace de travail 8 Mises à jour 8 Composants logiciels 8 Les configurations 9 Configuration en monoposte (multiples) 9 Logiciel sur le serveur 9 Configuration multipostes 10 Dossiers et archives 12 Les dossiers et les archives 12 Récupération d un dossier Prélude 3 13 Liste des fonctionnalités 14 Gestion des données techniques 14 Gestion des ventes 14 Gestion des stocks et des achats 14 Planification 14 Ordonnancement 15 Gestion de la distribution 15 Valorisations 15 Comptabilité générale 15 La documentation 16 Les diaporamas 17 Décompression des diaporamas 18 Prélude 7 ERP Manuel d utilisation iii

4 Les exercices 19 Le cas Picaso 20 Le cas Fabric 21 Exercices thématiques 22 Exercice DRP 23 Exercices sur l analyse globale des flux 24 Le module Supply Chain 26 Le principe des jeux en temps réel sous Prélude 7 26 L'organisation des dossiers 27 Le mode de fonctionnement «temps réel» de Prélude 7 ERP 28 Les fonctions de PPilote 28 Accès au répertoire commun 29 Connexion directe au serveur 29 Accès à un répertoire réseau 30 Accès à un serveur FTP via internet 31 Le mode Client-Serveur 31 Communication avec les équipes 33 Le programme PPvisu 34 Le jeu simple 35 Les configurations de jeux 36 Jeu en chaîne de distribution 36 Jeu en supply chain industrielle 36 Jeu compétitif 37 Les exercices 37 Le jeu de la bière 37 Le jeu compétitif 38 Nouveautés de Prélude 7 ERP 40 Généralités 40 Gestion des ventes et des achats 40 PIC 41 Planification 41 Gestion des co-produits 41 Gestion des flux 41 Comptabilité Tiers 41 Comptabilité générale 41 Fonctionnement en réseau (module Supply Chain) 42 Assistance 43 Site Web 43 Prélude 7 ERP Manuel d utilisation iv

5 Objet et avantages de Prélude La pédagogie des ERP Prélude 7 ERP est un ensemble d outils pédagogiques destinés à un apprentissage approfondi des la ERP et des mécanismes de la Supply Chain. Prélude ERP est utilisé comme outil de formation par plus de 200 établissements d'enseignement. Pour une présentation générale consulter le diaporama Prélude6.PPT dans le répertoire Documentation. A la différence des logiciels opérationnels, Prélude est un logiciel destiné exclusivement à la pédagogie des ERP. Il possède la majorité des fonctions les plus courantes des ERP mais offre un accès simplifié ce qui autorise un apprentissage rapide. Il permet de démontrer l intégration des fonctions (commercial, production, achats, coûts de revient, comptabilité, ) depuis la prise de commande jusqu à l enregistrement du règlement du client. Ce logiciel est de plus accompagné de supports de cours et d exercices progressifs : cas entièrement préparés et corrigés, documentation explicite, diaporamas, Prélude ERP a pour objectif de permettre aux participants de faire le tour complet des fonctions des ERP et d en comprendre les mécanismes et les contraintes. Prélude ERP est conçu pour être utilisé de façon individuelle, chaque participant effectuant lui-même l ensemble de la démarche de gestion intégrée, via la réalisation d exercices proposés. Dès la première session de formation, le participant parvient très rapidement à la maîtrise du système et peut ainsi se concentrer sur le contenu conceptuel de la formation. Depuis la version 5, grâce à son module Supply Chain, Prélude permet maintenant une véritable mise en situation des participants en les faisant travailler en "temps réel"; elle permet également le jeu en réseau, chaque équipe de participants prenant en charge un maillon de la Supply Chain ce qui permet de démontrer les inter-relations entre entreprises. La version 6 apporte les fonctions comptables à deux niveaux : une comptabilité Tiers : facturation des expéditions avec calcul de l'escompte et de la TVA, saisie des règlements et suivi des comptes clients avec lettrage et, symétriquement, saisie des factures des fournisseurs et des paiements effectués aux fournisseurs, une comptabilité générale et analytique complète, depuis la définition des comptes jusqu'à l'établissement des documents de synthèse, avec une intégration automatique des comptabilités clients et fournisseurs et des mouvements comptables issus de la gestion industrielle (mouvements de stock, déclarations de production). Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 1

6 Plusieurs niveaux d utilisation Prélude offre la possibilité de travailler à des niveaux de complexité croissante. Plutôt que de mettre d emblée les participants devant des écrans complexes et décourageants, il est recommandé de commencer la formation au niveau élémentaire sur un exemple simple pour comprendre les mécanismes généraux avant de passer à des niveaux de complexité plus élevés. Les niveaux d utilisation accessibles dépendent de la licence acquise (voir plus bas). Prélude 7 ERP s'adapte aux besoins de chaque utilisateur en ne lui présentant que les menus et les zones nécessaires. Il est possible de commencer une formation très simplement sans que les participants ne s'interrogent sur la signification de zones inutiles. On peut ensuite leur donner aux autres fonctions quand ils maîtrisent les fonctions de base. Niveau élémentaire Ce niveau donne accès à toutes les fonctions de la GPAO de façon très simplifiée pour offrir un abord facile. Définition des articles, des nomenclatures multiniveaux, des gammes de fabrication (temps machine uniquement) Calcul des besoins avec nombreux paramètres Gestion commerciale, gestion des achats, gestion des stocks Ordonnancement à capacité finie Suivi de fabrication Comptabilité Clients et Fournisseurs Lien avec documents multimédia d'illustration Niveau intermédiaire Ce niveau apporte de nombreuses fonctions supplémentaires. Nombreuses informations complémentaires pour toutes les entités gérées Dates de validité dans les nomenclatures Notion d'atelier, temps main-d'œuvre sur les gammes, opérations continues Options supplémentaires dans le calcul des besoins Chevauchement dans le jalonnement et l'ordonnancement Commandes ouvertes à l'achat et à la vente Post-consommation Comptabilité analytique complète (définition des sections analytiques, calcul des coûts de revient prévisionnels et réels avec de nombreuses options) Plan industriel et commercial (définition d'articles familles, des ressources et de leurs capacités, nomenclatures associées, calcul des charges à long terme, éclatement des PIC) Calcul des coûts fixes et variables par article et des quantités économiques Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 2

7 Niveau avancé Ce niveau inclut des fonctions permettant de rapprocher le fonctionnement du didacticiel de celui d'un progiciel opérationnel. Gammes arborescentes Décalages MRP par les temps gammes, planification à l heure, planification des composants à l opération Gestion du personnel par qualification, effectifs variables par qualification Gestion des outillages Bibliothèque d opérations Nomenclatures de fabrication multiples Changement de nomenclature d un OF Modification des besoins sur les OF Calcul des besoins et affermissement par groupe de planification Analyse des charges par atelier, par équipe, par qualification, par outillage Fonctions étendues dans l'ordonnancement (liens entre OF par les stocks prévisionnels, prise en compte de la disponibilité des outillages, figer l ordonnancement d un OF Post-consommation à l opération EDI : communication de commandes clients / fournisseurs entre dossiers Prélude Gestion de la distribution : notion d entrepôt de distribution, ventes par entrepôt, règles de gestion par entrepôt, calcul des besoins par entrepôt, gestion des ordres de transferts,... Analyse globale des flux : estimation des rapports charge/capacité, des temps de cycles et des interférences dues au pannes ou à la maind'œuvre Fonctions pouvant être activées ou masquées Accès aux documents multimédia Calcul des coûts de revient et valorisations Plans industriels et commerciaux Gestion de la distribution EDI Analyse globale des flux Comptabilité Tiers Comptabilité générale Le mode «Négoce» Si une formation approfondie en gestion de production n est pas nécessaire, il est possible de travailler en «mode Négoce» où les fonctions de gestion industrielles sont masquées. On conserve les fonctions de vente, d achat, de gestion des stock et de comptabilité. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 3

8 Des fonctions de planification étendues Prélude ERP propose un processus de planification hiérarchisée complète. On peut entrer un programme industriel et commercial (PIC) pour ajuster les charges et capacités à long terme et l optimiser par la programmation mathématique. On procède ensuite au calcul des besoins nets à partir des prévisions de vente et des commandes clients ce qui engendre des ordres d achat et des ordres de fabrication. Ceux-ci sont jalonnés à capacité infinie et peuvent être ordonnancés à capacité finie. Des besoins matériels réduits Les bases de données très compactes : elles occupent généralement que quelques dizaines de kilo-octets. Il est ainsi possible de conserver plusieurs états successifs d un exercice. Les bases de peuvent être sauvegardées sous une forme compressée. Plusieurs postes peuvent partager une même base de données pour simuler le fonctionnement d une entreprise (voir la section Configurations). Version de démonstration Une version de démonstration est proposée gratuitement. Cette version travaille sans licence. Elle donne accès à toutes les fonctions du logiciel. Elle ne peut cependant ouvrir un seul dossier déjà préparé à des fins de démonstration : le dossier EXEMPLE. Étendue de la licence La licence accordée est une licence valable pour un seul site géographique. Il est interdit d installer Prélude avec une même licence dans plusieurs établissements d un même organisme. Licence étudiant Les établissements peuvent demander une licence temporaire pour les étudiants pour la durée d un cours. Les étudiants peuvent installer le logiciel sur leur ordinateur personnel avec cette licence. Les fonctions accessibles selon le niveau de licence Selon le niveau de licence dont vous avez fait l acquisition, vous avez accès à une étendue de fonctions différentes : Prélude niveau A Logiciel de base au niveau élémentaire + Liaison documents multimédia + Comptabilité Tiers (Clients et Fournisseurs) Prélude niveau B Logiciel au niveau intermédiaire + Comptabilité industrielle + Plans industriels et commerciaux Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 4

9 Prélude niveau C Option C Logiciel au niveau avancé + Gestion de la distribution + Liaison EDI entre dossiers + Analyse globale des flux N. B. : L'option B permet de travailler au niveau A et l'option C permet de travailler aux niveaux A ou B. De plus, dans chacune des grandes fonctions, les options disponibles dépendent également du niveau de la licence. Options complémentaires Ces options font l objet d une facturation additionnelle. Comptabilité générale Permet de traiter une comptabilité générale complète Intégration automatique des mouvements de stock et des déclaration de production dans la comptabilité. Module Supply Chain Permet d organiser des jeux en réseau entre dossiers Prélude pour simuler le fonctionnement d une supply chain. La communication entre les «entreprises» passe par l EDI. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 5

10 Installations Configuration nécessaire Le logiciel demande une configuration modeste : un ordinateur personnel de type PC, disposant d une mémoire d au moins 512 Mo, une capacité disponible sur le disque dur d environ 40 Mo, Windows 95, 98, ME, NT 3.51, NT 4.0, 2000, XP, Vista Accès à une imprimante. Installation sur des postes individuels Insérer le CD-Rom Prélude dans le lecteur et aller dans le répertoire Install. Le logiciel installant des fichiers dans le répertoire Windows, assurez-vous que vous disposez des droits d écriture nécessaires (Administrateur). Double-cliquer sur l exécutable SETUP.EXE. Si vous disposez d une licence, le fichier licence (PRELUDE.LIC) doit se trouver dans le même répertoire que le programme Setup.exe. Vous pouvez aussi copier ultérieurement le fichier licence dans le répertoire où a été installé Prélude. Suivre les instructions qui apparaissent à l écran. Si le programme d installation annonce qu un fichier plus récent est présent sur l ordinateur, répondre : Conserver le fichier existant (si vous utilisez Windows XP, quelques fichiers sont plus récents que ceux présents dans l installation qui a été préparée à partir de Windows XP). Le programme d installation crée des entrées dans le menu Programmes. Pour désinstaller le logiciel, utilisez l entrée de désinstallation qui est présente dans le menu Prélude 7 ou la fonction de Windows «Ajout/Suppression de programme» à partir du panneau de configuration. NOTA : si Prélude 6.0 est déjà présent sur l ordinateur, il est recommandé de le désinstaller avant d installer Prélude 6.5. Installation de la police codes-barres La police codes-barres Code128.TTF est copiée par le programme d installation dans le répertoire Windows\Fonts. Si elle n est pas prise en compte par le système, il faut faire l opération manuellement, c'est-à-dire copier ce fichier Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 6

11 manuellement à partir du CD-rom, répertoire Install dans le répertoire Windows\Fonts. Problème lors de l installation du serveur graphique Il peut arriver sur certaines machines que le serveur graphique ne soit pas correctement enregistré. Les feuilles contenant des graphiques ne peuvent s afficher. Microsoft fournit un utilitaire pour enregistrer et dé-enregistrer manuellement les contrôles OLE et les DLLs. Il s agit de REGSVR32.EXE qui se trouve dans le répertoire Windows\System32. La syntaxe de la ligne de commande est la suivante : REGSVR32 [/u] nom_de_fichier nom_de_fichier est le nom complet du contrôle OLE ou de la DLL. Le switch /u permet de dé-enregister le composant. Si l on ne met pas ce switch, le composant est enregistré. On doit taper dans le menu Démarrer / Exécuter la ligne suivante : REGSVR32 graphs32.ocx Le système informe que le composant est correctement enregistré ou s il a rencontré un problème. Installation sur les ordinateurs des étudiants Vous pouvez installer sur des ordinateurs appartenant au étudiants à la condition de remplacer la licence illimitée qui est fournie avec le logiciel par une licence Étudiants qui sera envoyée gratuitement sur demande. Il s agit d une licence temporaire valable pour la durée d un cours. Envoyer un à baglin@hec.fr en précisant votre numéro de licence et la date de fin du cours. Installation sur un serveur de réseau local Créer un répertoire sur le serveur (assurez-vous que vous avez les droits d écriture sur le serveur). Insérer le CD-Rom Prélude dans le lecteur et aller dans le répertoire Install. Décompresser la totalité des fichiers contenus dans le fichier Prelude7Reseau.zip dans le répertoire du serveur. Sur chacun des postes utilisateurs, il est nécessaire de copier quelques DLL dans le répertoire Windows\System32 et de les enregistrer dans la base de registre pour afficher les graphiques. Assurez-vous que vous avez les droits administrateur pendant cette opération. Lancer le programme SetupGS70.exe et accepter les options proposées par défaut. Créer sur chaque poste de travail un raccourci vers le programme Prelude.exe du serveur : Sur chaque poste, recherche Prelude.exe sur le serveur. Faire un click droit. Sélectionner l option Envoyer vers, puis Bureau (créer un raccourci). Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 7

12 Espace de travail Que l on soit en configuration monoposte ou en configuration réseau, les postes doivent disposer d un espace accessible en écriture. Celui-ci se trouve généralement sur le chemin C:\Documents and Settings\user. Prélude crée le répertoire C:\Documents and Settings\user\Application Data\Prelude dans lequel il place ses fichiers temporaires. Si ce répertoire n est pas accessible, on peut préciser un chemin avec autorisation d écriture dans la ligne de commande, exemple : K:\Prelude\prelude.exe U:\TempPP01 Il faut créer pour chaque poste un chemin d accès particulier pour éviter tout conflit. Mises à jour Des mises à jour (correction d anomalies ou fonctions complémentaires) sont proposées sur le site page Mises à jour, sous forme de fichiers compressés. Pour installer ces mises à jour, télécharger et décompresser les fichiers proposés et les copier à l endroit où ils figurent dans l installation. Composants logiciels Le logiciel PRELUDE ERP est écrit en Visual Basic 6 Édition professionnelle de Microsoft. L installation est assurée par le logiciel Setup2Go de SDS Software. La gestion de fichiers est assurée par le logiciel CodeBase 6.5 de Sequiter Software. Les sauvegardes et la restauration des fichiers sont effectuées par le logiciel DYNAZIP Max 5.0 de Inner Media. Les graphiques sont affichés grâce au logiciel de Graphics Server 6.1. L optimisation du PIC est réalisée par les routines GLPK (GNU Linear Programming Kit) distribuées sous licence GNU GPL. Veuillez consulter cette licence avant d utiliser le logiciel. Les éditions sont réalisées au moyen du générateur d'états R&R Report Writer 10.0 de Liveware Publishing. Prélude Production ne comprend pas le logiciel de définition des états. Le manuel ainsi que l'aide en ligne ont été réalisés au moyen du logiciel Doc- To-Help 6.5 de Component One. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 8

13 Les configurations Prélude autorise un fonctionnement dans de multiples configurations. Se reporter au diaporama Configurations.PPT qui se trouve dans le répertoire Documentation. Configuration en monoposte (multiples) Procéder à l installation du logiciel sur chacun des postes. Prélude 1 Prélude 2 Prélude 3 Prélude 4 Prélude 5 Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Chaque poste travaille sur ses propres dossiers qui se trouvent sur le poste de travail, soit sur le disque dur principal, soit sur des disques annexes (clé USB par exemple). Logiciel sur le serveur Procéder à l installation Réseau. Installer le serveur graphique sur chacun des postes. Créer les raccourcis de lancement de Prélude sur chacun des postes. Prélude Serveur Dossier Dossier Dossier Dossier Dossier Chaque poste travaille sur ses propres dossiers qui se trouvent sur le poste de travail, soit sur le disque dur principal, soit sur des disques annexes. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 9

14 Configuration multipostes La configuration multipostes permet de simuler le fonctionnement d un système d information en entreprise. Cependant il n existe pas de système d autorisation d accès aux fonctions selon les utilisateurs : tous peuvent utiliser toutes les fonctions. Il existe néanmoins une protection entre les fonctions : deux utilisateurs ne peuvent modifier la même fiche simultanément. Procéder à l installation du logiciel sur chacun des postes. Prélude 1 Prélude 2 Prélude 3 Prélude 4 Prélude 5 Serveur Dossier Les postes doivent avoir accès à un serveur de réseau local. Un dossier partagé doit être créé sur le serveur. Chaque poste peut intervenir sur ce dossier. Pour éviter de faire apparaître à chaque ouverture du dossier le message L unité n est pas reconnue comme un disque de l ordinateur, aller dans le menu Fichiers, fenêtre Préférences, onglet Contrôles et cocher la case Ne pas contrôler les dossiers sur réseau. L animateur peut ainsi répartir le travail de saisie entre les postes et confier à chacun le travail d une fonction de l entreprise : - Commercial - Achats - Production - Comptabilité - etc. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 10

15 On peut procéder de la même façon à partir d une installation Réseau. Serveur Serveur Dossier Le logiciel se trouve sur le serveur auquel accèdent les postes de travail. Ils travaillent sur un dossier commun placé sur le serveur. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 11

16 Dossiers et archives Les dossiers et les archives Les données de Prélude se trouvent dans un répertoire contenant 35 fichiers dont le préfixe est PP7 avec des extensions.dbf et.mdx. Ils représentent l ensemble des données relatives à une entreprise à une date donnée. Le répertoire et ses fichiers est appelé un dossier. Le répertoire d un dossier peut se trouver sur le disque d un ordinateur individuel sur un serveur sur une clé USB, disque externe, Prélude 7 permet d ouvrir soit un dossier contenu dans un répertoire (comme dans les versions antérieures de Prélude), soit des dossiers contenus dans des fichiers d archive (fichiers de sauvegarde des versions précédentes sans passer par la fonction de restauration) avec l extension.ppz (recommandé) ou.zip. A l ouverture, le dossier est décompressé dans l espace de travail de Prélude On utilisera un dossier permanent (contenu dans un répertoire) lorsque le dossier est très volumineux ou doit être partagé par plusieurs utilisateurs simultanément. Un dossier permanent doit être archivé pour des raisons de sécurité (sauvegarde). Dans tous les autre cas, il est préférable de travailler directement sur des archives car cela évite de créer de nombreux répertoires et prend beaucoup moins de place. Sur la fenêtre de gestion des dossiers, les dossiers (répertoires ou archives) au format Prélude 7 sont repérés par des icônes de couleur verte. Si le répertoire ou le fichier d archive contient un ancien dossier créé par Prélude 4, 5 ou Prélude 6, le système l ouvre et le convertit au nouveau format dans son espace de travail. Les dossiers et fichiers d archive au format Prélude 4/5 sont repérés par une icône de couleur rouge ; les dossiers et fichiers d archive au format Prélude 6 sont repérés par une icône de couleur bleue. Le dossier devra être enregistré dans un répertoire ou dans une nouvelle archive. On peut travailler sur un nombre quelconque de dossiers (on n est pas limité à un dossier par installation) mais à un moment donné, on ne peut ouvrir qu un seul dossier. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 12

17 On peut conserver les données relatives à une entreprise à des moments différents dans plusieurs dossiers. Il n y a pas de limitation de taille à un dossier (la limite théorique est de plus de 2 milliards d enregistrements). La plupart des exercices proposés sont de très petite taille : ils occupent quelques dizaines de kilo-octets. Les dossiers sont archivés dans des fichiers compressés. L extension de ces fichiers de sauvegarde est.ppz par défaut mais on peut choisir l extension.zip. Récupération d un dossier Prélude 3 Il faut en premier convertir le dossier Prélude 3 en dossier Prélude 4/5 au moyen du programme PPCONV5.EXE et procéder ensuite comme indiqué ci-dessus. Ce programme se trouve dans le répertoire où est installé Prélude. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 13

18 Liste des fonctionnalités Prélude ERP offre donc une très grande richesse dans la description des systèmes de production, dans les méthodes de planification, d ordonnancement et de valorisation de la production et des stocks et dans la tenue d'une comptabilité. Gestion des données techniques gestion des articles, gestion des nomenclatures, gestion des ressources main-d'œuvre, gestion des postes de charge et des machines, gestion des gammes de fabrication et de leurs évolutions. Gestion des ventes saisie des prévisions de vente (avec imputation des commandes reçues), module de prévision à court terme à partir d'un historique hebdomadaire, gestion des clients, enregistrement des commandes clients, expédition des quantités commandées, facturation des expéditions, enregistrement des règlements, tenue des comptes clients (lettrage). Gestion des stocks et des achats gestion des fournisseurs, passation de commandes aux fournisseurs, transformation des ordres d achat en commandes, réception des marchandises, enregistrement des factures fournisseurs et des paiements, tenue des comptes fournisseurs, saisie de nombreux types de mouvements de stock, consultation des stocks par article et par magasin, clôture des stocks. Planification définition des calendriers de fonctionnement (multicalendriers), plans industriels et commerciaux (par familles), programmes directeurs par article, calcul des besoins nets, génération d ordres de fabrication (OF) et d achat (OA) suggérés (selon les paramètres de chaque article), gestion des OF (suggérés, fermes, lancés), jalonnement des OF (à capacité infinie), lancement des OF (vérification de la disponibilité des composants), Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 14

19 analyse des charges par poste et des marges par OF. Ordonnancement chargement des OF à capacité finie au plus tôt et au plus tard, ordonnancement par règles de priorité de gestion des files d attente devant les postes (10 règles), chevauchement d opérations. Suivi de l'avancement sortie des composants, enregistrement des quantités fabriquées (pièces bonnes et rebutées) et des temps passés, analyse des opérations en attente et réalisées, clôture des ordres. Gestion de la distribution définition d'entrepôts avec un délai de transport, prévisions de vente et commandes clients par entrepôt, calcul des besoins dans les entrepôts (technique DRP), exploitation des besoins entrepôts au niveau de l'usine, expédition vers les entrepôts et réception dans les entrepôts, livraison des clients à partir des entrepôts. Valorisations gestion des centres de coût et des rubriques budgétaires, calcul des coûts standards des articles (avec un très grand nombre d options), valorisation des stocks des produits achetés au CUMP, calcul du coût réel des ordres de fabrication terminés et décomposition des écarts. Comptabilité générale définition des comptes et des journaux comptables, saisie d'écritures (avec modèles d'écriture), interrogation des comptes en détail et en cumuls, définition des états de synthèse, ventilation analytique sur les centres de coûts, clôture annuelle. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 15

20 La documentation La documentation détaillée est fournie dans le document Prelude.PDF (440 pages) qui se trouve dans le répertoire Documentation du CD-Rom. Cette documentation correspond à l aide en ligne de Prélude. Elle est accessible directement depuis le menu Aide de Prélude (Acrobat Reader doit être installé). Signification des icônes Devant certains paragraphes ou sections figurent des icônes qui spécifient la portée du texte : Niveau élémentaire : correspond aux fonctions élémentaires, Niveau intermédiaire : correspond aux fonctions présentes dans la version 3 de Prélude, Niveau avancé : correspond aux fonctions plus complexes à mettre en œuvre, Documents multimédia : fonctions liées à l utilisation des documents multimédia, Valorisations (comptabilité industrielle) : ensemble des fonctions de calcul des coûts, Plans industriels et commerciaux : détermination et optimisation des plans à long terme, Analyse globale des flux : étude des effets des phénomènes d attente dans le système de production, Gestion de la distribution : calcul des besoins de réapprovisionnement d entrepôts distants, Échange de données entre dossiers (EDI) : communication entre dossiers Prélude. Comptabilité Tiers (Clients et Fournisseurs) : création des factures et saisie des règlements, interrogation des comptes, balances. Comptabilité générale : Saisie et interrogation des écritures passées ; interrogation des comptes et des centres de coût, balance générale, comptes de résultat, bilan Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 16

21 Les diaporamas Prélude est fourni avec des diaporamas explicatifs sur chacune des fonctions. Ces diaporamas peuvent être utilisés par l animateur pour démontrer le fonctionnement du logiciel et introduire les notions essentielles qu il veut enseigner. Les diaporamas peuvent être affichés directement à partir de Prélude, menu Aide. Elles sont au format PowerPoint Elles ne peuvent être décompressées qu'au moyen du logiciel Prélude (voir page suivante). Les diaporamas disponibles sont les suivants : Informations générales Les ERP : ERP.pps (40 diapos) le cadre général de la Gestion de production : GP.pps (40 diapos) le travail sur les dossiers Prélude : Dossiers.pps (15 diapos) Niveau élémentaire Visite guidée sur le cas Picaso (10 diaporamas) Les documents multimédia : Docum.pps (11 diapos) Niveau intermédiaire Les articles : Articles.pps (26 diapos) Les nomenclatures : Nomenc.pps (38 diapos) Les fonctions de gestion des nomenclatures : NomencG.pps (13 diapos) La gestion des ressources et des gammes de fabrication : Gammes.pps (38 diapos) La gestion commerciale : Ventes.pps (18 diapos) La planification : Planif.pps (63 diapos) Les achats : Achats.pps (15 diapos) Les stocks : Stocks.pps (33 diapos) L'ordonnancement : Ordo.pps (35 diapos) Le suivi de fabrication : Suivi.pps (29 diapos) La comptabilité industrielle et les valorisations : Valor.pps (49 diapos) Le plan industriel et commercial : PIC.pps (45 diapos) Niveau avancé La fonction PDP : PDP.pps (41 diapos) Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 17

22 Les rebuts dans le système : Rebuts.pps (11 diapos) La gestion à l'affaire : Affaire.pps (14 diapos) La sous-traitance : Sous-traitance.pps (39 diapos) La distribution : Distrib.pps (35 diapos) L'EDI : EDI.pps (26 diapos) L'Analyse Globale des Flux : AGF.pps (35 diapos) La comptabilité générale ComptaGéné.pps (78 diapos) Décompression des diaporamas Les diaporamas sont fournis sous forme compressée dans les fichiers Visite.ZIP et Diaporamas.ZIP qui se trouvent dans le répertoire Prélude. Ils ne peuvent être décompressés que par le logiciel Prélude. La procédure est la suivante : 1. Lancer le logiciel Prélude et se placer sur la fenêtre de gestion des dossiers, 2. Créer éventuellement un répertoire qui recevra les présentations (bouton Créer un répertoire), 3. Cliquer sur le bouton Décompresser, 4. Entrer le mot de passe administrateur 5. Sélectionner le type de fichier ZIP, 6. Rechercher et sélectionner le fichier à décompresser dans le répertoire Prélude, 7. Cliquer sur OK. Le fichier est alors décompressé. On peut alors ouvrir la présentation.pps dans le répertoire des présentations au moyen du logiciel PowerPoint ou de la visionneuse. Prélude 7 ERP Manuel d utilisation 18